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Comment se servir du Google Document du secteur robotique
Diffusion: groinVersion 1.0 du 20 mars 2010
F.S
Objectifs com’ interne !
1) Favoriser la formalisation du savoir-faire2) Faciliter le travail collaboratif
Béné/Béné/Perma3) Permettre une vision transverse inter-
commission (document et planning)4) Mieux gérer nos projets et nos ressources5) Favoriser l’arrivée des nouveaux arrivants
Par quels moyens
• L’outil gratuit Google Doc & Agenda *– Accessible de n’importe où à l’aide de n’importe
quel terminal internet non-préparé– Ergonomique & intuitif– Gestion des droits simplifiés et mode accès par
adresse (comme Doodle).– Accepte désormais n’importe quel document– Possibilité d’associer cet outil avec son propre
compte Gmail et gadget i.google*En attendant un outil made in Planète Sciences équivalent….
Google Document et Google Agenda sont associés au compte mail [email protected] à saisir à
l’adresse https://mail.google.com/ (Demandez le mot de passe à [email protected]
L’outil « Document »
Un dossier par commission
L’outil « Agenda »
Un calendrier par commission et
permanent
Partager les ressources de « document et/ou dossier »
• Avec un compte mail pour des droits complets (réservé à tout les membres
bureau restreint et permanents)
• Avec un lien à distribuer pour limiter l’accés sans distribuer de mot de passe(philosophie Doodle)A utiliser pour élargir l’accès avec
des bénévoles GROIN hors restreint
Partager les ressources de « Agenda »
– Avec un compte mail pour des droits complets (Les agendas avec la mention « usage interne » sont réservés aux membres du GROIN
uniquement)
Partager les ressources de « Agenda »– Avec un lien à distribuer pour limiter l’accés sans
distribuer de mot de passe(Les agenda avec la mention « usage interne » sont réservés aux membres du GROIN
uniquement)
Cliquez ici Lien à copier/coller
Que met-on dans « Document »• Tout document en cours de travail collaboratif (montage équipe
bénévole, règlement, planning etc…) (le serveur de Planète Sciences doit
rester l’organe de sauvegarde de référence une fois le travail terminé). • Les tables de répartition des tâches par commission• Les ordres du jour des bureaux• Les rétro-planning par commission• Les logo usuels valides pour l’année en cours• Des notes synthétiques d’aide à l’intégration de nouveau arrivant
dans le dossier « nouveau arrivant Qui peut éditer ?:Tous sous la responsabilité et coordination des référents &
permanents
Que mets-on dans « Agenda »
• Les rétro-planning par commission• Les différents évènements du secteur• Les dates et lieux des bureaux• Les dates et lieux d’évènement autre (expo, émission TV sur
la robotique ou autre en rapport avec la robotique)• Les planning de dispo des permanents
Qui peut éditer ?:Tous le Groin avec un minimum de coordination ! Plus il y aura
de participant, plus l’outil sera intéressant à consulter
Recommandations• Les membres du restreint doivent accéder au compte
[email protected] uniquement le temps de faire les paramétrages (partage) nécessaires avec leur compte perso afin de rendre visible les auteurs des modifs sur l’ensemble du compte Google. (Les permanents ne sont pas soumis à cette contrainte).
• Utiliser les méthodes de partage par lien pour travailler avec les commissions (pourquoi pas insérer en pied de page des listes de diffusion les liens de partage des dossiers des commissions)
• N’hésitez à expérimenter ! Il vaut mieux faire des bêtises que de ne pas chercher à progresser
Mise en garde• Cette approche repose sur l’autogestion et son succès repose
sur la responsabilisation de chacun car il est très permissif et va à contre-courant du désormais célèbre «vous n’avez pas les droits, contactez un admin. »
• Voici une liste non exhaustive de boulettes potentielles– Partager un dossier Coupe et/ou Eurobot à un bénévole Trophées ET
participant Coupe – Rendre public un calendrier interne – Modifier un document dont on n’est pas responsable du suivi (ex:
fichier de montage d’équipe bénévole) – Diffuser au delà du bureau restreint le mot de passe du compte
