Upload
leanh
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
e-Office SystemWORKSHOP TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KEMENAG RI, BALI, 8 NOV 2012
by R D HARTANTO
VPN / VSAT IP MPLS Services
MultiPoint to MultiPoint Connection
Services Based : Multiservice Offering, Provisioning Scalability, Manageability, Cost-Saving Opportunity, Secure Network”
“ Dedicated INTRANET”
VPN / VSAT IP MPLS Optimizing : “Voice Over IP, Video Conferencing, e-Office and OPTIMALISASI INTRANET”
Definisi
E-Office merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran, korespondensi surat-menyurat bagi setiap karyawan suatuperusahaan/institusi secara elektronis (office automation)
Why e-Office ?..
“Ahmad Rifai, kuasa hukum Zainal Arifin,
mengatakan kliennya sebagai korban
pemalsuan tanda tangan. Namun,
kliennya justru menjadi tersangka.
Sedangkan aktor intelektual kasus tersebut
belum diketahui hingga kini.”
sumber : metrotvnews.com
“Karena itu menurut saya petanya mesti dipilah, siapa yang menginisiasi,
siapa yang membutuhkan, siapa yang mengorder, lalu siapa yang
memproses, kemudian siapa yang menggunakan," ujar Ganjar kepada
wartawan di Gedung DPR, Senayan, Jakarta, Selasa (6/9/2011).”
Sumber http://news.okezone.com
Example : e-File
• Secara eletronik meregister surat dan file
• Electronic Movement untuk terima/kirim surat dengan Digital Signature
• Pembuatan Draft Dokumen untuk proses approval dan hasil akhir
• Pendistribusian surat masuk/keluar
• Penentuan tanggal Due Dates and Reminders
• Queries and Reports
Electronic File
Tracking
System
DAK
&
ScanningSearch
Setting Due
Dates
Digital
Signature
Receipt
Registration
File
Creation
e-File Movement
Manfaat e-Office
Kecepatan Nota Dinas
Sebelum e-Office(Paper-based)
Setelah e-Office(Paperless)
2-4 Hari (tergantung pada
lokasi kerja)
15-30 menit (nation-wide
coverage)
Tidak Termonitor Actual Date (auditable)
Penomoran & PenanggalanSurat
Terbatas hanya di lingkungan kantor
Dapat diakses nation-wide
Coverage
Manfaat e-Office (2)
Sebelum e-Office(Paper-based)
Setelah e-Office(Paperless)
Sulit, karena dokumen tersebar dan hanya dapat diakses pada
jam kerja
Mudah, dapat diakses via akses apapun ke network perusahaan
kapan saja.
Terpisah-pisah sesuai unit masing-
masing
Satu kultural berbasis IT
Membutuhkan ruang yang luas
untuk arsip
Kebutuhan ruang arsip relatif lebih
kecil
Kemudahan akses & manajemen dokumen
Ruang Arsip
Budaya Kerja
Contoh Proses Surat Masuk Eksternal
Surat Masuk akan diterima dandiagendakan pada unit tertentu
(mis. Unit TU).
Surat secara fisik akan dikirimkanvia kurir, beserta buku agenda
kepada penerima surat
Jika penerima surat akan mendisposisikansurat, surat akan difotokopi kemudian
dibagikan secara fisik melalui kurir dengandisertakan lemabr disposisi
Surat dari Instansi Lain
Unit TU
Kurir Kurir
Penerima Surat
Penerima Disposisi
Simplify... Dengan e-Office
Unit TU/Masing2
Unit
Penerima Surat
Penerima Disposisi
Surat dari Instansi Lain
Proses penerimaan hingga pengiriman surat menggunakan e-Office
Lebih Cepat
Realtime
Paperless
Anytime, Anywhere
Any media
Paket Produk E-Office
Standard• Modul Dasar
• Modul Surat Masuk
• Modul Pembuatan Surat Keluar:
• 5 Jenis Surat
• 10 Jenis Kop Surat
• Modul Advanced
• Mobile Version.
Enterprise• Modul Dasar
• Modul Surat Masuk
• Modul Pembuatan Surat Keluar:
• 5 Jenis Surat
• 10 Jenis Kop Surat
• Modul Advanced
• Modul e-Mail / PIM
• Kastemisasi Identitas Organisasi• Pemetaan Struktur Organisasi dan Jabatan• Notifikasi via Email
Fitur E-Office (1)
Modul Dasar
• Kastemisasi Layout Surat• Kategorisasi Masalah / Tata Naskah• Penomoran dan Pengagendaan Otomatis• Process Edit / Persetujuan Online• Tracking posisi edit / persetujuan surat• Distribusi secara elektronis
Modul PembuatanSurat Keluar
• Scan Surat Masuk manual•Penomoran dan Pengagendaan Otomatis•Distribusi surat secara elektronis•Disposisi Surat•Tracking
Modul Surat Masuk
• Fungsi Personal Asistant• Fungsi Delegasi Jabatan
Modul Advanced
Fitur E-Office (2)
• Email System• Calendaring & Scheduling• To Do List• Share Calendar• Management sumberdaya perkantoran( ruang rapat, projector, konsumsi )
Modul e-Mail & PIM
• Dapat mengakses mobile version dariOS dan browser apapun
Mobile version
Market Shift: From perpetual license…
Customer pays up-front for a license for the software.
Customer is responsible for defining the architecture of the IT infrastructure
Customer is responsible for deployment, operation & maintenance of the IT infrastructure
Customer is responsible for customizing software to business requirements
Customer pays maintenance to fix software
Customer is responsible for upgrading the software as vendors issue new releases
Risk
Customer ISV
Market Shift: …to perpetual accountability
Customer fees are “Pay as you go” based on appropriate metrics, such as: per seat per month, per transaction, per software module, flat monthly fee
Provider is responsible for defining the architecture of the IT infrastructure
Provider is responsible for the deployment, operation & maintenance of the IT infrastructure.
Customer is responsible for configuring software to business requirements
Provider maintains application and adheres to service levels or pays penalty
Provider upgrades the software as new features are developed.
Transfer
Of
Risk
Customer ISVService Provider
Software as a Service is Helping Fuel Innovation
Ann WinbladHummer Winblad Venture Partners
“We're beyond the tipping point. The next era of business computing is being driven by on-demand software.”
Aberdeen Research
“Leading CIOs are making SaaS an important part of their IT portfolio. IT skills constraints are not diminishing. Inserting SaaS into that mix gives CIOs a lot more budget and staffing flexibility than they had before.”
Software as a Service is the delivery of application functionality via a subscription model over the Internet. The customer does not take ownership of the software but rather ‘subscribes’ to a
total solution that is delivered remotely.
“Rather than purchasing and deploying applications inside the enterprise, many companies are buying access to externally hosted applications… Of the senior IT executives surveyed, 38% said they plan to use the software-as-a-service approach during the next 12 months.”
Two New Tools that CIOs Want in 2007: A McKinsey Survey
SAP aims to ride smaller-business wave with Business By Design
USA Today, September 19, 2007
Adobe takes on Microsoft and Google with SaaS products.
ComputerWorldUK, October1, 2007
Microsoft steps up on SaaS… with online family of applications
PC World October 1, 2007
IBM buys WebDialogs & expands Sametime line-up
Network World, August 22, 2007 Salesforce.com launches SaaS platform…hopes to be hub for future SaaS development
InfoWorld, April 23, 2007
Cisco goes SaaS with $3.2B WebEx buy
InfoWorld, March 15, 2007
Isu-Isu Bisnis : Implementasi e-Office
Apa untungnya buat perusahaan?
Berapa biayanya?
Apakah e-Office mengubah proses saat ini?
Apakah butuh organisasi baru untuk menangani e-Office?
Bagaimana caranya pegawai dapat memanfaatkan e-Office dengan sebaik-baiknya?
Pelatihan apa yang dibutuhkan?
Bagaimana mengukur tingkat keberhasilan dari implementasi e-Office?
Apakah perusahaan-perusahaan lain juga menggunakan?
Isu-Isu Teknologi : Implementasi e-Office
Bagaimana kita merancang e-Office agar sesuai dengankebutuhan bisnis?
Apakah dapat menggunakan teknologi eksisting?
Apa saja yang dibutuhkan untuk mengelolacontent/information?
Bagaimana melindungi e-Office dari pengguna yang tidakdiinginkan?
Bagaimana mendukung e-Office?
Apa saja kebutuhan personil operasional?
Step6: The Consolidated Workplace
Step5: Digital Dashboard
Step4: Enterprise Information Portal
Step3: Collaboration Driven
Step2: Self Service Intranet
Step1: Communication & Information Sharing
Maturity Level
Office Automation (OA) System POINT
Sistem Informasi yang mendukung aktivitas Unit Bisnis dalam Perusahaan untuk:
menyediakan suatu aliran informasi dan data yang formal (Flow Process) dalamaktifitas kantor diantara para karyawan yang ter-struktur dengan baik,
serta membantu para karyawan dalam membuat dan berbagi dokumen (Sharing)dalam mendukung aktivitas kantor.
Tujuan:
Kecepatan penyebaran informasi dan pengambilan keputusan
Efisiensi waktu dan biaya pengelolaan Surat Menyurat, Dokumen & Knowledge
Efektif dalam menciptakan ‘one habit & working culture’
Integrated system berbasis IT
Definisi & Tujuannya
Surat Keluar (Manual)
0,5 – 1 Hr
0,5 – 1 Hr
0,5 – 1 Hr
0,5 – 1 Hr
2-4 Hari
Staf/Sekr :• Konsep Surat• Isi Baju Surat• Print
Management :•Koreksi•Return•Reject•Approval
Sekretaris :• Penomoran• Pencatatan• Pengiriman
Surat Masuk (Manual)
Kendala :• Waktu • Lokasi
SPS Pusat
SPS Lokal
P1 P2
0,5 – 1 Hr
0,25 – 0,5 Hr
0,25 – 0,5 Hr 0,25 – 0,5 Hr
0,25 – 0,5 Hr
1,5-3 HariMediator :• Kurir • Fax
Disposisi
Surat Keluar (POINT)
Staf :•Konsep Surat•Isi baju surat•Print
Management :•Koreksi Surat•Approval•Return•Reject
Sekretaris :•Penomoran•Pencatatan•Pengiriman
5’ – 10’
5’ – 10’
5’ – 10’
5’ – 10’
20’ - 40’
Surat Keluar
X
X
X
X
Surat Masuk (POINT)
Sarana yg digunakan•Kurir•Fax
Kendala :• Waktu yg Lama• Lokasi
Kurir SPS Pusat
Kurir
Kurir
SPS Lokal
P1 P2
Staf
0,5 – 1 Hr
0,25 – 0,5 Hr
0,25 – 0,5 Hr 5’ – 10’ 5’ – 10’
Surat Masuk
10’ – 20’
X
X
X
XX
X
Manfaat POINT
Dimensi Sebelum POINT Sesudah POINT
Kecepatan Nota Dinas 2-4 Hari 15-30 Menit (nation-wide
coverage)
Penomoran & Penanggalan
Surat
Tidak termonitor Actual date (auditable)
Kemudahan akses &
manajemen dokumen
Sulit, dokumen tersebar,
terbatas jam kerja
Mudah, setiap saat,
darimana saja
Klasifikasi urgensi Tidak ada Ada notifikasi via sms, e-
Budaya Kerja Fragmented Satu budaya berbasis TI
Ruang Arsip Dibutuhkan ruang yang luas Tidak dibutuhkan
Pengembangan otomatisasi
kerja
- Mudah dan terpadu
Kunci Sukses Implementasi
• Tone of the Top Policy
• Instruksi Direktur Utama IR No.01/PR180/CTG00/2004 “tentang Aktualisasi BudayaThe Telkom Way 135 dengan Pendayagunaan Sistem Informasi untuk SimplifikasiProses Interaksi Internal (Korespondensi Internal) menuju Paperless Office”
• Keputusan Direktur SDM dan BISKUNG No. KR. 05/HK000/SDM-60/2004 tanggal 10Juni 2004 “tentang Pedoman Implementasi Sistem Kolaborasi Elektronis di LingkunganTELKOM”.
• Launching POINT dan Telkom KM secara Nasional oleh DIRUT tanggal 6 Desember2004
• Keputusan Direktur SDM dan BISKUNG No. KR. 21/PS360/SDM-20/2006 tanggal 18Mei 2005 “tentang Implementasi Cuti Online”.
• Aplikasi harus sesuai dengan User Requirements
• Kemudahan dan Fleksibilitas
• Evolusi dan Change Management yang kontinyu