Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio de Jusli~ia y del DerechoR~rLJbllca dp Corcnl~'"

CIRCULAR 39 ~~,

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PARA:

DE:

ASUNTO:

NOTARIOS DEL CiRCULO NOTARIAL DE BOGOTÁ YMUNICIPIOS DE CUNDINAMARCA

2 6 JU;f, ~af2SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTROGOBERNACiÓN DE CUNDINAMARCA

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACiÓN Y PAGO DELIMPUESTO DE REGISTRO EN EL DEPARTAMENTO DEGUNDINAMARCA

La Superintendencia de Notariado y Registro y el Departamento de Cundinamarcasuscribieron el convenio interadministrativo de cooperación SH-004-2009, con elfin de aunar esfuerzos técnicos y económicos que permitan la integración de losservicios de liquidación y recaudo del impuesto departamental de registro y elderecho de registro en un mismo espacio de atención como parte de la estrategiade simptificación de la Ventanilla Única de Registro VUR

En desarrollo de dicha iniciativa. el Departamento de Cundinamarca ha realizadoajustes al proceso de pago del impuesto de registro. mejorando y racionalizandolos procedimientos hasta ahora empleados. lo que permite continuar con la fasede expansión del proyecto de digitalización e implementación de un GestorDocumental denominado GEVIR (Gestión Virtual del Impuesto de Registro)

En virtud de lo anterior, se establece

1. Fijar como procedimiento unico para la atención, digitalización. liquidación ypago del impuesto de registro, el Sistema de Gestión Virtual del Impuestode Registro GEVIR en las Notarias del Circulo Notarial de Bogotá D,C y lasdel Departamento de Cundinamarca

Se tendrán como únicas excepciones al Los casos en los que el ciudadanoadelante trámites en notarias que no estén ubicadas en el circulo notarial

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de Bogotá D.C o en el Departamento de Cundinamarca y b) Respecto delos actos y providencias judiciales o administrativas su¡etas a registro

2 El Departamento de Cundinamarca, en una segunda fase deimplementación del GEVIR. permitirá la validación de los pagos en lineacon el fin de garantizar el proceso de registro de titulas y documentosmediante radicación electrónica, conforme el procedimiento adoptado por laSuperintendencia de Notariado y Registro

3 Los SUjetospasivos del impuesto de registro podrán autorizar para que a sunombre, las Notarias establecidas en la jurisdiCCión rentistica deldepartamento de Cundinamarca Incluido el Distrito Capital. efectúen el pagohaciendo uso de la herramienta informática GEVIR.

4 La Gerencia de Operaciones del Sistema de Gestión Financiera Territorial(SGFT) de la Secretaria de Hacienda del Departamento de Cundinamarca,garantizará la operación, el acceso al sistema y brindará la capacitaciónnecesarra a los usuarios en relación con su implementación ymodificaciones

5 La Gobernación de Cundinamarca, brindará soporte técnico a los Notariosrespecto del uso del GEVIR, a través de la Gerencia del Sistema deGestión Financiera Territorial (SGFT) de la Secretaria de Hacienda delDepartamento de Curtdirtamarca en el teléfono 749 1884 Y en el correosoporte-gevir@cundirtamarca.gov.co.

6 La operación del nuevo sistema se regirá por lo establecido en el 'Manualdel Usuario", el cual forma parte integral de la presente circular.

7 la Gobernación de Cundinamarca. garantizará los niveles adecuados deatención, para la prestación de un servicio eficiente al Ciudadano

8, Para el acceso al Sistema de Gestión Virtual del Impuesto de RegistroGEVIR, las Notarias deberárt cumplir COrt los siguientes requerimientostécnicos

a Microcomputador con Acceso a Internetb Un (1) scanrter para el proceso de digitalización de la escrituraconfigurado en formato PDF

c Tener habilitado el usuario en la aplicación GEVIR (Gestión Virtual delImpuesto de Registro)

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d. Contar con firma digital para el cargue de la escritura digitale. Contar con el servicio de transferencia electrónica con la entidad o

entidades bancarias autorizadas

En el siguiente anexo, denominado "Manual del Usuario". se listan los pasos quedeben realizar nos Not<\." s para el uso del aplicativo GEVIR

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ENRIQUE JOSE NATES GUERRASuperintendente Delegado para el Registro

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"MANUAL DEL USUARIO"ANEXO CIRCULAR No. DE

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PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL APLICATIVO DEL IMPUESTO DEREGISTRO. GEVIR

1. - GENERALIDADES

1.1Definición

Entiéndase como Sistema de Gesti6n Virtual del Impuesto de Registro la atención,digitalización, liquidaci6n y pago automatizado del Impuesto de Registro, causadoen las transacciones inmobiliarias por los contribuyentes que adelantentransacciones en elterntorio rerrtístico del Departamento de Cundinamarca

El aplicativo GEVIR. es una herramienta tecnológica diseñada para tramitar,controlar, admirristrar de forma digital. eficiente y especializada la gestión de lasescritUlas digitales inmobiliarias que recibe la Gobernación de Cundinamarca yque son la fuente de la liquidaci6n del Impuesto de Registro Su acceso es viaweb ingresando al link hltp:/Igevir,cundmamarca.gov.col

1.2 Usuarios

Podrán ser usuarios del Sistema de Gesti6n Virtual del Impuesto de Registro losNotarios, la Superintendencia de Notariado y Registro y las EmpresasConstructoras. que se mscriban ante la Secretaria de Hacienda de la Gobernaci6nde Cundinamarca tal y como lo establece el numeral Tercero del presente Anexo

2. DESCRIPCiÓN DE LA OPERACiÓN DEL SISTEMA

2.1 Modo de Acceso

El Ingreso al aplicativo GEVIR. se realiza a través del linkhllp:l/gevir cundinamarcagovco/, seleccionando el bot6n "Ingresar at sistema"(Ver Figura No. 1) Una vez se acceda a dicho modulo (Ver Figura No, 2), sedeberan ingresar los datos correspondientes a usuario y contraseña, los cuales

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seran proporcionados por el administrador del sistema, de acuerdo con elprocedimiento dispuesto en el numeral tercero del presente Anexo,

Figura No. 1Aplicativo GEVIR

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Figura No. 2Ingreso al aplicativo GEVIR

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Al ingresar al aplicativo. en la parte izquierda de la pantalla, el usuario encontraráun menú. que tiene la estructura similar al utilizado para la admmistraclón delcorreo electrónico, con las opciones Bandeja de Entrada. Enviados, Borradores,Descarga CSV Ticket

El aplicativo cuenta con funcionalidades qLJepermiten solicitar IiqLJidaciones ver elestado en que se encuentran y generar archivos de pago

Figura No. JAccl!sO Bandl!ja de Entrada GEVIR

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2.1 Procedimiento utilizada por los Usuarios

2.1.1 Notarias

Para la atención, digitalización, liquidación y pago automatizado del impuesto deregistro se deben adelantar las siguientes actividades'

a. Las Notarias incorporadas al nuevo sistema de atención, utilizaran el Sistemade Gestión Virtual del Impuesto de Registro "GEVIR", el cual involucra losprocesos de digitalización, liquidación y pago del impuesto de registro con sufirma digital, trasmitiendo las escrituras al Centro de Mando dispuesto por laSecretaria de Hacienda

b. El Centro de Mando-Secretaria de Hacienda recibira las escrituras en formatodigital a través del sistema "GEVIR" dispuesto para tal fin

c. Los funcionarios que designe la Secretaria de Hacienda, darán lectura a lasescrituras digitales e ingresarán los datos pertinentes al Sistema SAP para laliquidación automática del impuesto por los actos encontrados en la escritura

d Et funcionario de la Notaría realizara la veriticación de la liquidación recibidaDe encontrarla errada, realizara una solicitud de corrección a través de GEVIRal Centro de Mando-Secretaría de Hacienda, quien de inmediato debeproceder a su corrección, En caso contrario procederá a realizar el pago

e El sujeto pasivo o quíen lo represente efectuara el pago en forma electrónica através de la funcionalidad "Botón de Pago' dispuesta por el Departamentopara tal fin e imprimirá el comprobante de pago para su presentación ante laOficina de Registro de Instrumentos Publicos

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f. Los recursos recaudados por las Notarías deberán ser trasladados alDepartamento de Cundinamarca dentro de los tres (3) días siguientes dehaber sido autorizada la escritura

Procedimiento "Botón de Pago'

Para tal efecto, el usuario deberá acceder al módulo de consulta desde laURL hUpl/W\V\vl.cundinamarcaqovco/construcloras. ingresando el usuarioy contraseña suministrados pOI el administrador del sistema, Ver Figura No4

Figura No, 4Acceso al BOTÓN DE PAGO

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Al acceder a esta funcionalidad, el usuario tendrá la opción de ingresar lainformación del pago, efectuar la consulta de movimientos y realizarcambios de contraseña

Figura No. 5Ingreso opción pagos BOTÓN DE PAGO

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En el evento que el ciudadano decida realizar el pago directamente. podrásolicitar a la Notaria el "Recibo de Pago", el cual será remitido por el Centro deMando-Secretaria de Hacienda, junto con la liquidación. de acuerdo con loestablecido en el literal precedente.

En una segunda fase de implementación, se permitirá la validación de lospagos en linea con el fin de garantizar el proceso de registro de titulos ydocumentos mediante radicación electrónica a través del portal VUR

g, Una vez se efectúe el pago del impuesto de registro, este deberá ser validadOen tiempo real por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos Para talefecto en el momento de la solicitud de la anotación. el funcionario designadopodra realizar dicha validación. utilizando la funcionalidad de consulta delsistema "GEVIR" dispuesta para dicho fin por parte de la Secretaria deHacienda. tal y como se establece a continuación

2.2 Superintendencia de Notariado y Registro

Para los tramites provenientes de Notarias y constructoras que utilizall el sistemaGEVIR y los pagos a través de la funciollalidad de Botón de pago. los funcionariosdel area de Liquidación de la Superintendellcia de Notariado y Registro deberantener en cuen\<llo siguiente

a Verificar la fecha del illstrumellto y el término que tiene el ciudadano de dosmeses para solicitar la IIlscripción del mismo, En caso de presentarse unaextemporaneidad en la sOlicitud de registro. se debera direccionar alciudadano a la Notarta en la que realizó el tramite con el objeto que seproceda a través del Celltro de Malldo-Secretaria de Hacienda, a laliquidación y pago de los illtereses de mora

b Solicitar al ciudadano el comprobante impreso del pago generado a travésde la funcionalidad de "Botóll de Pagos' o ellfregado por el BancoAutorizado, efectualldo la verificación de los datos consignados en esfedocllmellfo a través de la funcionalidad de consulta del sistema "GEVIR"

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dispuesta por la Secretaria de Hacienda, la cual tendrá igual validez que lahoy denominada Boleta Fiscal

e, Para realizar la verificación del pago efectuado a traves del Bolón dePagos, se debe Ingresar con el usuario y contraseiía asignados a laaplicación GEVIR y efectuar la consulta a partir de los datos impresos en elcomprobante entregado por el ciudadano o entidad

d Verificar que los dato" impresos número de liquidación, fecha de pago,actos liquidados mlervinientes y totales, corresponden con los que sevisualiza en pantalla

e, En el evento de encontrar alguna Inconsistencia entre la información delpago y la transacción solicitada, o número de actos sobre los cuales se harealizado efectivamente el pago, o total cancelado. debera reportar deinmediato dicha situación al Centro de Mando-Secretana de Hacienda

1 Cuando la información del pago sea consistente, se deberá proceder arealizar la liquidación de los derechos de registro del caso y a radicar eldocumento junto con el comprobante de pago

2.3 Centro de Mando.Secretaria de Hacienda

Cuando el coordinador del Centro de Mando-Secretaria de Hacienda reciba lasescrifuras con nota devolutiva por alguna inconsistencia identificada por el area deLiquidación de la Superintendencia de Notariado y Registro, verificara lainformación contra los dafos eXistentes en la base de dafos del Sisfema deGestión FinanCiera Territorial de la Secretaria de Hacienda. De establecer que noexisfe información o esta es inconsistente, reportara tal sifuación al Jele inmediatopara iniciar el proceso fiscal y las denuncias penales ante la Fiscalía

3. ASIGNACiÓN DE CLAVES Y MANTENIMIENTO DE USUARIOS

La Gerencia del Sistema de Gestión Financiera Territorial (SGFT) de la Secretariade Hacienda del Departamento de Cundinamarca sera el administrador delsistema "GEVIR" Por tal motivo, sera el único autorizado por parte de laGobernación, para la inscripción de usuarios y la asignación de las claves deacceso

Para tal electo, el representante legal de cada usuario o su delegado, deberaremitir solicitud de autorización a través del correo regíslro-sap@cundinamarca.goy.co Para tal electo ufilizara el formato Inscripción deUsuarios

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SISTEMA DE GESTION VIRTUAL DEL IMPUESTO DE REGISTROGEVIR

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