Child and Youth  Centralized Psychiatry 

Services ‐Hamilton  Family Health Team

A One Year Review of Our  Shared Experience in 

Primary Care

June 20 & 21, 2014

Disclosures

Speakers:•Dr. Kathryn Macdonald, Michelle Stockwell, 

Sheri Clark•None of the speakers have any relationship 

with commercial interests•Have received financial support other than as 

employees of the HFHT•Have any known conflict or bias in presenting 

this material

Presenters and Collaborators

Speakers:•Dr. Kathryn Macdonald – Psychiatrist Clinical 

Lead and Development – CYCPS•Michelle Stockwell RN MHSc –

Coordinator of 

CYCPS•Sheri Clark MSW – Intensive Stabilization 

Program‐

CYCPS

CYCPS –

Child & Youth Centralized Psychiatry Services

Collaborators

• Dr. Cathy Mancini ‐

Complex Anxiety  Disorders

• Dr. Peter Kondra ‐

Indirect  Psychiatry Service• Dr. Lindsey George – HFHT Psychiatry Lead• Catherine McPherson‐Doe ‐

Manager Mental 

Health Program• Special thanks to summer student Lana 

Vedelago and Elka Persin

Hamilton Context

Hamilton Family Health Team

Success of the HFHT Mental Health  Model

Objectives of Session

• Review the role of a child and youth centralized  psychiatric service (CYCPS) within primary care in  

Hamilton Family Health Team Hamilton Ontario‐ our first year experience

• Examine the successes and challenges of the first  year of our CYCPS experience

• Encourage an interactive exchange with the  audience to have the opportunity to discuss child 

psychiatry within the primary care setting

How the Initiative Originated

• In response to the need in Primary Care for  enhanced and centralized psychiatric services 

(not emergency) ages 5 to 24 year olds and  their families

• Moderate to severe complex mental health  disorders –

difficult to diagnose/treat /not 

responding at the practice level• Identified need to address the gap in capacity 

and wait times in existing system

CYCPS Vision

• Early identification, assessment and treatment of  moderate to severe mental illness in 5 to 24 year  olds and families

• CYCPS and primary care collaboration will build  and support the strengths and capacity in 

primary care settings to– provide timely, practical and effective care, build  

stronger relationship with community partners – schools, CAS/CCAS, community and social services

• Ongoing evaluation ‐

opportunity to plan,  allocate resources, address feedback and need 

for change

Early Intervention

Early Intervention

Early Intervention

Early Intervention

Anxiety Disorders

Mood Disorders

Depression

Mental Health in Children and Youth  History of Service CYCPS

• Service originated 2011/12 with Dr. Mancini seeing cases with a specialized child 

and youth MHC. Also an indirect telephone consultation to family

practices about 

treatment questions

• Started CYCPS in 2013• Mental health counsellors saw over 3000 new cases 2013 in the 5 to 24yr age in 

primary care practices

Referral to CYCPS• MHC, FP and NP can refer jointly to the CYCPS• Referral form and assessment questionnaires are all downloaded from the website• General Health Screening Questionnaires, SCARED (parent and child) SNAP (if 

relevant)

• Also included are all previous assessments and consultations, and recent notes by 

MHC/FP

• Information is faxed to the central office and appointments are booked for the 

family, MHC and other service providers, if relevant

• Anywhere from 2 to 8 weeks with an average of 6 weeks for appointment

Assessment‐Treatment Plan ‐ Stabilization 

• The Mental Health Counsellor referring the  case is expected to come to the assessment

• Treatment plan is discussed and follow up  arranged

• Intensive stabilization is an option for a  flexible 6‐8 sessions

Intensive Support and Stabilization

Intensive Support and  Stabilization

Intensive Support and  Stabilization

2013 CYCPS Year One

Direct –

Reason for Referral

Indirect –

Reason for Referral

Primary Care Referrals

• 73 Physicians and MHC referred a total of 171  times 

• Direct Service saw  ‐

92 –

F/U 76• 1 clinic ‐

½ day/week

1 clinic ‐

1 day/week • Additional day added in late 2013

• Indirect Service     ‐

72 ‐

1 clinic day /week

Demographics of Referrals to  CYCPS

Complex Anxieties • N=29    M=9  F=20•Range from 5yrs to 22yrs•Highest concentration ‐

DOB ’95 to 2000  

• ‐

13 yrs to 18 yrs•Total – 26/29 in this range •Clusters 13‐15  and 15–18 for both M/F

Demographics for Referrals to  CYCPS

Mood – GAD – ADHD‐BehaviourN=65    M=28  F=35Range   5yrs to 22yrsHighest concentration DOB – ’95 to 2000

‐Total    ‐

55/65 in this age range – 20 M /35 F

‐

further breakdown 20/35 F ’96 –’9716 – 17 yrs

Who Referred?

• 73 FP referred  ‐

171 patients• Complex Anxieties   ‐

N=  34 – 28 FP/20MHC

• Mood – Anxiety‐ADHD‐Behaviour‐

N=65 ‐

36FP/28MHC/1NP

• Indirect ‐

‐

N=72 ‐

64FP/9MHC/1NP

Question

Average Response 

(on a scale of 1 [“Not at all”] to 7 [“Very much”])

Drs. K. Macdonald and C. Mancini 

(direct)Dr. P. Kondra (indirect)

4) Referral process was clear from website, mental health counsellor 

information meeting, telephone/email support. 5.4 4.7

5) Referral process was timely. 4.7 5.2

6) Were your concerns identified at the time of referral addresses in 

the assessment consultation? 5.4 5.0

7) Did you have an opportunity to provide input during the 

assessment? 4.2 5.3

8) Were the recommendations useful? 5.0 4.8

9) Did you receive timely feedback from the consultation?

Same day faxed feedback sheet: 5.4 4.2

Full assessment: 3.1 4.0

10) Did the consultation and feedback increase your ability to manage 

patient care? 4.4 4.5

11) Did the consultation process increase your ability to manage

other 

patients with this diagnosis? 3.2 4.5

12) Were you able to follow through with the recommendations?4.0 4.7

13) Were you able to reach members of the team if you had 

questions? 5.2 4.3

14) Was this experience with the CYCPS collaborative?4.1 4.8

Feedback From ‐

Direct

Feedback From ‐

Indirect

Direct Family Feedback

Direct Family Feedback

Opportunities and Challenges for C&YPCS  and Early Intervention in Primary Care

• We need to identify youth earlier in illness• Minimize losses• Minimize missed developmental opportunities

• Need to intervene to reduce morbidity • Need to support reintegration into developmentally appropriate 

social and occupational settings

• Need to reduce the risk and impact of relapse • Need to close the gaps in the system that contribute to loss of 

follow‐through

• Wait times• Lack of organization and links between services• Multiple assessments

• Support mental health work in primary care

Year 1 Lessons Learned

• More attention to systems entry both the HFHT and community• Meeting with FP/MHC more often• Education, organization, feedback, follow up• Learning from our experience that more children and youth with 

mental illness are being seen in primary care and being managed by 

FP/MHC in the HFHT

• Greater collaboration with community resources  (Schools, 

CAS/CCAS, other children’s health services)

• Need for early identification, assessment, treatment, programs• Need for early family support and community involvement to build

skills and foster resiliency which will offer some protection

• Camp, sports, arts, music