Company

LOGO

Chapter 3: Skimming

Skimming Schemes

Cash Schemes

Skim28.9%

Larceny4.1%

Fraud Disb67.0%

• Skimming makes up approximately 29% of cash frauds.

• 316 cases of skimming were reported, with a median loss of $50,000.

What is Skimming?• Definition: theft of cash from victim organization before the cash

hits the accounting system• Off-book fraud• No direct audit trail• Books stay balanced • Most common form of cash fraud

• Definisi: pencurian tunai dari organisasi sebelum masuk sistem akuntansi

• penipuan diluar pembukuan• Tidak ada jejak audit yang langsung • pembukuan tetap balance• wujud paling umum dari penipuan tunai

Deterrence Steps for Skimming• Identify all revenue sources• Determine where they enter the organization• Record accountability immediately• Restrictively endorse all checks “For Deposit Only” immediately• Include revenue sources in organization’s budget• Review budget versus actual revenue• Identify and investigate significant variances

• Identifikasi semua sumber pendapatan • Tentukan di mana mereka masuk organisasi • rekam dengan segera • terbatas menguasakan cek “untuk deposit Saja” dengan segera • Termasuk sumber pendapatan di dalam anggaran organisasi • mereview Anggaran dengan aktual• Identifikasi dan selidiki perbedaan yang signifikan

Common Skimming Schemes• Sales skimming• Receivables skimming• Refunds and other skimming schemes

Skimming Schemes – Breakdown of Cases

Recvbls25.3%

Sales64.2%

Other10.5%

• Of 316 skimming schemes that were studied, 203 involved the theft of sales, as opposed to receivables.

• Sales skimming is easier to conceal because payments are not expected.

Skimming Schemes -Median Losses

$52,000

$44,500

$30,000 $35,000 $40,000 $45,000 $50,000 $55,000

Skimming -Receivables

Skimming -Sales

Sales Skimming• Unrecorded sales

– Perp makes a sale– Pockets money– Never records sale

• Understated sales– Perp pockets a portion of a sale– Either records sale at lower price or smaller quantity of goods sold

Penjualan tidak tercatat• tersangka membuat suatu penjualan • Uang jajan • tidak pernah merekam penjualan Penjualan yang dikecilkan • Perp mengantongi sebagian dari penjualan • Mencatat penjualan dibawah harga atau mengecilkan barang yang dijual

Sales Skimming• Register manipulations

– Cash register clerk rings “no sale”– Pockets money– Looks like transaction was recorded

• Skimming during off-hours– Perps sell company merchandise on weekends or after hours

Manipulasi pengawasan (register )• Membuat cash register menjadi “tanpa penjualan” • Uang jajan • Kelihatan seperti transaksi direkam Skimming diluar jam kerja • Perps menjual barang dagangan perusahaan di akhir pekan atau sesudah jam kerja

•

Sales Skimming -Countermeasures• Surveillance of employees at point of sale• Maintain secure area for employees to store coats,

purses, etc.• Look for coded markers near registers (e.g., employee

who has stolen $500 from register keeps nickel by register to remind himself of the amount taken)

• Investigate gaps in transaction sequence/pre-numbered receipts

• Pengawasan dari karyawan pada poin penjualan • Pelihara kawasan pengamanan karyawan untuk daerah

penyimpan pakaian, dompet, dll. • Menandai dekat pengawas /register (eg., karyawan yang

sudah mencuri $500 untuk mengingatkan)• Selidiki gap dalam transaksi pre-numbered /nomor kritis

Sales Skimming - Countermeasures

• Look for excessive non-sale transactions (voids, refunds) at cash registers

• Encourage customers to request receipts (forces employees to ring up sales)

• Rotate employee schedules, measure variances in revenue based on employee

• Use a secret shopper service

• Mencari transaksi bukan penjualan berlebihan (voids, refund) pada mesin kas

• Dorong pelanggan untuk meminta uang kembalian (menekan karyawan u/ menekan rigister penjualan)

• Jadwal shift karyawan, mengukur pendapatan berdasar pada karyawan

• Gunakan layanan pembelanja yang rahasia

Skimming Off-Site Sales• Remote salespersons largely unsupervised• Common with insurance salespersons:

– Sell a policy, policy never filed• Property managers:

– Lease a property, list it as vacant– Pocket rents

• Sales sebagian besar tidak disupervisi • Umumnya pada sales asuransi:

- Menjual kebijakan, kebijakan tidak tertulis • Para manajer property:

- menyewakan harta, dimasukkan daftar yang kosong- Menyewakan dalam sekala kecil

Skimming Off-Site Sales – Countermeasures

• Require external sales staff to maintain activity logs• Spot-check activity log entries by independent personnel• Monitor customer complaints independent of sales staff• Conduct sales trend analysis on external salespersons

• Minta staf penjualan eksternal untuk mencatat aktivitasnya • Spot-check aktivitas membukukan masukan-masukan oleh

personil yang mandiri • Monitor Keluhan pelanggan tidak terikat pada staf penjualan • Analisis kecenderungan penjualan untuk para sales

Theft in the Mailroom• Mailroom employees steal incoming

checks• Checks never logged• Usually occurs when one employee

opens mail unsupervised

• Karyawan Mailroom mencuri cek-cek yang datang • Cek-cek tidak pernah dibukukan • Biasanya terjadi ketika karyawan membuka surat yang tidak diawasi

Theft in the Mailroom - Countermeasures

• Open mail in visible area with supervisory presence or video cameras

• Use two employees to open mail• No purses or briefcases where mail is opened• Have incoming payments sent to lockbox• Mail marked checks to company, verify that they are logged

• Buka surat di tempat sesuai dengan pengawasan atau camera• Gunakan dua karyawan untuk membuka pos • Tidak ada dompet atau tas kantor ketika surat dibuka • Segera pembayaran dikirim ke peti• Tandai cek-cek perusahaan, pastikan telah dibukukan

Receivables Skimming• More difficult to conceal than sales skimming• Incoming payments “expected”• Can result in delinquent customer accounts• Perp must take steps to conceal the fraud

• Lebih sulit disembunikan dibanding penjualan • Pemasukan yang diharapkan• Dapat mengakibatkan pos langganan pelanggar • Perp harus bertahap untuk merahasiakan penipuan

Concealing Skimming• Destroy or alter transaction records• Lapping• Steal customer statements• False account entries• Inventory padding• Hancurkan/mengubah rekaman transaksi • Tukar menukar• Mencuri laporan keuangan pelanggan • Memasukkan pos palsu • Melapisi persediaan

Destroying/Altering Transaction Records

• Salesperson discards records of stolen sale

• Alter records to reflect lower sales price• Missing records can signal fraud

• Sales menghapus rekaman atas penjualan yang dicuri• Mengubah rekaman untuk mencerminkan harga penjualan lebih rendah • Rekaman yang hilang merupakan sinyal penipuan

Lapping• Steal customer A’s payment• Apply customer B’s payment to A’s account,

etc.• Most common concealment technique• Perp may keep 2nd set of books to track

misapplications• Mencuri pembayaran pelanggan A • Menerapkan pembayaran pelanggan B kepada klien A, dll. • Merupakan teknik menyembunyikan yang paling umum • Perp mungkin menyimpan kedua buku untuk penyalahgunaan tadi

Lapping – Countermeasures• Watch for employees who put in a lot of time after-

hours and on weekends (lapping schemes take a lot of work)

• Enforce mandatory vacations • Spot-check daily deposits to accounts receivable,

verify names on checks match postings• Compare a/r postings to dates payments were mailed

by customers

• Amati karyawan yang lembur dan akhir pekan (rencana skema penipuan dalam waktu tersebut)

• Menguatkan/menyelenggarakan liburan-liburan wajib • Periksa penerimaan tiap hari ke piutang usaha, periksa nama dalam cek

dengan yang dicatat• Bandingkan pencatatan A/R dg tanggal pembayaran yang dikirim pelanggan

Stealing Customer Statements• This is done when skimming causes a customer

account to become delinquent• Usually change customer address in billing system• Replace real statements with counterfeits showing

account current• Keeps customer from alerting company

• Dilaksanakan ketika menyaring suatu rekening langganan untuk menjadi sasaran

• Biasanya mengubah alamat pelanggan di dalam sistem penagihan • Gantikan laporan keuangan riil dengan memalsu menunjukkan yang baru• Membiarkan pelanggan dari peringatan perusahaan

Stealing Customer Statements -

Countermeasures• Independent confirmations of aging a/r with customers

• Separate collections department from sales, accounts receivable

• Separate mail function from accounts receivable

• Melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan• Memisahkan bagian penjualan dan piutang usaha • Memisahkan Fungsi surat menyurat dari piutang usaha

False Account Entries• Debit expense account instead of cash• Debit aging receivables or very large

accounts• Write off accounts as bad debts• Create fraudulent “discounts”• Force account balances (add wrong)• Mendebit pos biaya dengan tunai • Menahan piutang atau dengan jumlahpos yang banyak • Menhapus perkiraan seperti hutang tak terbayar• Membuat kecurangan “diskon-diskon” • Membuat perkiraan tetap balance ( dg menambahkan kesalan)

False Account Entries – Countermeasures

• Separate duties of receiving cash, posting payments, and reconciling accounts

• Match deposit totals to a/r postings• Investigate shortages in cash account• Require supervisory approval for write-offs• Look for rising trend in write-offs, discounts• Look for large number of aging accounts

• Memisahkan tugas penerima kas, posting pembayaran, dan rekonsiliasi perkiraan

• Menyocokkan total masukan dengan A/R yang diposting• Selidiki kekurangan dalam perkiraan kas• Perlukan persetujuan pengawasan untuk penghapus bukuan • Mengamati tren kenaikan dalam penghapus bukuan, diskon-diskon • Mengamati sejumlah besar dari perkiraan yang sudah berumur

Inventory Padding• Unrecorded sales cause inventory

shrinkage• Common concealment techniques:

– Forced reconciliation of perpetual & physical inventory

– False credits to inventory – Write off as lost, stolen, obsolete

- Penjualan tak tercatat menyebabkan penyusutan persediaan - Teknik-teknik menyembunyikan umumnya:

- Memaksa menilai persediaan dengan perpetual & pisikal- Kredit palsu untuk persediaan- Menghapuskan seperti hilang, dicuri, usang

Skimming Controls• Segregate all cash receipting functions• Supervise employees at all cash collection

points• Supervise employees who open mail• Place restrictive endorsements on all checks

received• Enforce mandatory vacations• Conduct surprise audits/cash counts• Beri tanda terima untuk semua fungsi penerimaan kas• Mengawasi karyawan dalam pengumpulan kas• Mengawasi karyawan bagian pembuka surat• Kuasa terbatar untuk penerimaan cek• Menguatkan/menyelenggarakan liburan-liburan wajib • Pemeriksaan tiba-tiba/penghitungan kas

Skimming Controls• Supervisory authority for all price

modifications and write-offs• Independently confirm delinquent customer

accts.• Random customer satisfaction surveys• Follow up on customer complaints• Otoritaskan semua modifikasi harga dan penghapus bukuan • Mengkonfirmasikan aktivitas pelanggaran pelanggan• Mensurvey acak Kepuasan pelanggan • Ikut menangani keluhan-keluhan pelanggan