1

ToolkitGuia pràcticaDeis Eolais

INDEX

ENGLISH ................................................................... 4

CATALÀ .................................................................... 12

GAEILGE ................................................................. 21

4

CHANGING TRACKS, a recipient of EU Culture Programme 2007-2013 funding, was a multi-site contemporary visual and digital public art project which realised a range of temporary artworks along former railway lines and present day greenways.

Three international artists, Aideen Barry (IE) Xevi Bayona (CAT) and Noah Rose (UK) were commissioned by the partners Northamptonshire County Council (UK), Mayo County Council (IE) and Consortium Transversal, Cultural Activities Network (CAT). The artworks created were launched in the summer of 2014 across the three participating EU regions.

The work included several outdoor cabinets as a series of ‘museums of interconnected events’, monumental sculptural interventions on a bridge, lake and viaduct invoking memories of the former railway and steam trains, and stop motion animations experienced in a variety of unusual settings, a water tower, a goods shed, or via QR code trails and hidden books.

This toolkit briefly summaries the key learning acquired from the experience by the participating project managers, offering useful tips and advice for artists, commissioners and organisations who might embark on a similar journey. Copies are available to download via the CHANGING TRACKS website www.changingtracks.eu with further print copies distributed via local libraries and arts organisations.

INTRODUCTION

TOOLKIT

Aideen Barry’s artwork/ picture: Marc Planagumà

5

• Identify whether your local council or region has any economic / tourism-related development agency representatives within Brussels as a route to identifying and securing project partners.

• Alternatively, use your national EU Cultural Contact Point who can provide both advice on your project application and help secure appropriate partners.

• Undertake initial meetings with potential partners to further develop and refine ideas - online, in-person.

• Ensure potential partners are aware of finance, time and expertise required.

• If possible employ independent expertise to facilitate meetings.

• Note that a common language can be a big issue for Partners and artists.

•Identify local strategic initiatives the bid could complement / support.

•Identify broad common / shared European themes - history of Europe / EU good starting point for inspiration for project.

•Brainstorm different approaches to audience or target audience and how you might reach them.

•Be mindful of other funding routes local / national that may exist to support the project should EU application be successful.

•Ideally secure external advice on how to develop project and application - consultant or other successful projects.

•Identify lead coordinator and supporting roles in preparing application.

•Identify skills and expertise across the partners, let them lead in these areas, and share out tasks among the Partners e.g. Website development, marketing / communications, seminar programme, finance etc.

•Ensure budget is clear and fully understood by all partners before starting the project, including reporting procedures.

•Allow for time in preparing project idea & application - CHANGING TRACKS took 12 months from initial concept to start of successful application.

FINDING PARTNERS

DEVELOPING THE PROJECT PLAN

6

•Ensure brief allows some flexibility where possible to encourage a high level of initial interest.

•Advertise brief through local, regional and national networks where possible, and include budget for advertising costs.

•Offer flexibility in how to submit proposals - hard copy, dropbox, email etc.

•Ensure clear feedback is given to shortlisted artists to enable them to develop their proposals, and pay an honorarium.

•Be prepared to challenge fellow Partners regarding artist selection and selected artists re their proposals.

•Retain all artist proposal ideas for future spin-off initiatives / projects.

•Have a plan B in case no proposals are good enough, e.g. via direct commission, rather than compromise.

•Have all rejected proposals available to view for all partners for further review if required. •Ensure good prompt feedback is given to all artists out of respect for the time and effort put into their application.

•Ask shortlisted artists to sign a document outlining the key commitments of the project to ensure they are understand and are available etc.

•Establish Local Selection Panel to review artist applications. Must have arts experience / credentials and understand nature of the project.

•Have draft contracts ready in advance.

•Communicate clearly with host towns, venues and local communities with regard to their selected artist.

•Bring all Partners and artists together at the outset of the project and explain clearly what is required of them, in particular the financial aspects of the project.

ARTISTS BRIEF & COMMISSIONING PROCESS

PARTNER & ARTIST MEETINGS

7

ARTIST’S RESEARCH & DEVELOPMENT

•Both artists and Project Managers must be prepared for a very busy schedule of site visits and meetings – these initial visits are crucial for the success of realising the artworks!

•Project Manager to line up a variety of meetings with appropriate useful contacts, specific to each artist’s needs.

•Ensure artists are looked after, have maps, extensive contact lists and that meetings are facilitated.

•Leave time towards end of the visit to review progress or to revisit sites or follow up from meetings.

•Make appropriate arrangements for residency accommodation, taking into account cost, location, specific artist requirements.

•Inform local groups / venues / stakeholders about the project and artists in advance, and ensure they realise the time frame and commitment required of them should they wish to get involved – however do not make promises to any groups until artists have a plan of action.

•Project Managers need to be prepared for extensive on the ground support for all artists throughout the project.

•N.B. Artists all have other commitments - commissions, teaching, family, that impact on their availability – they don’t all work in the same way – request that the artist clearly communicates issues of this nature to Partners.

•Try to schedule activities, workshops, talks etc to tie in with other ongoing activity.

Noah Rose’s artwork/ picture: Marc Planagumà

8

ARTISTS RESIDENCY

•Communications - ensure accommodation / studios have wifi access for artists.

•Ensure artists know when to invoice to avoid them having to make large up front payments and remind them regularly.

•Ensure breaks are scheduled in the programme to avoid burn out and so that holidays can be factored in.

•As much as possible, let artists concentrate on the residency in hand and avoid excessive requests for information or attendance in other regions during this time.

•Be prepared for changes, missed flights, change of sites, and be flexible and responsive to this.

•Support artists in the event of disagreements with local authority, or with local groups, who may not all be positive about the work.

MARKETING AND PR

•Consider joint marketing initiatives internationally and put all PR companies in touch with one another;

•Work closely with marketing / PR people to ensure they promote the project correctly to local, regional and national networks and where possible co-ordinate marketing and publicity to make best use of artists time and avoid taking them away from their work.

•Prepare a written brief and offer a small fee to a selection of web design companies to review sample website design proposals.

•If necessary consider separate contracts for design / branding and for website production.

•Expect hiccups with websites, especially when they are translated into different languages.

•Ensure contact details are clear on the website for all partners and general / press enquiries, and remember to keep website updated with all relevant information.

•Do not underestimate the time involved in managing designers, web companies, PR and marketing consultants.

•Factor in additional time for design-making, translation etc;

•Be prepared for last minute press, Project Managers must be on hand during last week for radio/TV/press interviews.

9

INSTALLING AND DE-COMMISSIONING WORK

•Try and source any local in kind support, e.g. caretaking service, workers scheme, local staff, councils etc to help with installation and de-commissioning.

•Different EU countries have different planning regulations, be prepared for the work and time involved.

•Ensure time is given for final install, often relying on other suppliers to deliver work on behalf of the artists, e.g. plumbers, electricians, crane hire etc.

•Consider whether the work need invigilation, is this budgeted for? Who will do it?

•Ensure there is a decommissioning budget in place and that the artists know what their responsibilities are in relation to this.

LAUNCH EVENTS

•Allow time for any printed materials and translation time.

•Secure photographer / film maker and guest speakers early on.

•Secure venue(s) and agree catering and all related costs in advance.

•Consider whether the sites are close enough to visit, will additional transport be needed?

•Have a bad weather plan.

• Additional administrative help may be required as the demands of the artists and time

Xevi Bayona’s artwork/ picture: Xevi Bayona

10

SEMINAR PLANNING

•If possible try to partner with local college / university.

•Consider different audiences, who is the event aimed at?

•If possible offer visits to the artworks.

•Check all IT at venue in advance.

•Are there other activities / events the seminar could tie in with to support event and increase audience?

•Organising seminar, gathering speaker biographies, preparing text, design, translation and print takes time – ensure it is planned for.

FINANCE – BUDGETS AND CLAIMS

•Be aware that lead coordinators require a very tight control of the project finances.

•Managing project finances is very time consuming for the lead coordinator, Partners and Artists – be prepared for budget adjustments.

•Understand tax position of partners in advance.

•Note that different Partners may have different mileage / kilometre rates for claims.

•Project Managers - different Partners have different ways of claiming project expenses e.g. set EU subsistence rates for some countries, not claimed via receipts.

•Remember there is some movement of funds within the budget allowed without permission by the EACEA – a maximum of 10% between chapters.

•However, higher movement of funds between chapters requires official approval and amendment by the EACEA.

•Regularly monitor all assumed costs, e.g. – actual international flights might be cheaper, local travel costs higher.

•If reports are required to enable final payment, inform artists well in advance so that these can be prepared.

•It is crucial that artists payments are dealt with promptly, and prioritised over all other admin – however there must be adherence to the EACEA financial monitoring requirements.

•Additional finance support to lead coordinator is essential. Additional support to artists would also be welcome, budget allowing.

11

EVALUATION AND REPORTING PROCESS

•Ensure all aspects of the process are documented as well as the final product.

•Gather feedback at launch and seminar events, and where possible get further feedback from audiences and participants via questionnaire/survey.

•Don’t underestimate time involved in preparing for meetings and ensuring correct project managers and £€ reporting procedures in place.

•It is important for artists and Partners to get to know one another through some social activities.

•Ensure enough time is given for final reporting - project managers still need to squeeze in their annual leave too!

•Minute all meetings so that there is no confusion regards what has been agreed.

•Ensure de-briefing time is programmed in so outstanding issues can be dealt with in an appropriate setting.

ONGOING PROFESSIONAL DEVELOPMENT

•Consider professional development opportunities for artists and project managers and cost this in if at all possible.

•Be aware of your limitations, and seek help and advice where you need it.

PREPARE FOR THE UNEXPECTED

•Be prepared for partners dropping out at the last minute, ideally have 4 partners in place. •Be prepared for changes in personnel among Partners and own organisation.

•Be prepared for artists dropping out – have 2nd choice / reserve artist identified as a minimum.

•Be prepared for vandalism, have a contingency budget to cover this and have an action plan in place with artists.

12

GUIA PRÀCTICA

INTRODUCCIÓ

El projecte CHANGING TRACKS, finançat pel Programa Cultura de la Unió Europea 2007-2013, va ser un projecte d’art públic contemporani, visual i digital, distribuït en diverses ubicacions. Va consistir en la creació de diferents obres d’art temporals que es van situar en antigues línies ferroviàries, actualment reconvertides en vies verdes.

Tres artistes internacionals, Aideen Barry (Irlanda), Xevi Bayona (Catalunya) i Noah Rose (Regne Unit), van rebre l’encàrrec de dur a terme aquestes obres, per part dels socis impulsors del projecte: el Consell del Comtat de Northamptonshire (Regne Unit), el Consell del Comtat de Mayo (Irlanda) i el Consorci Transversal Xarxa d’Activitats Culturals (Catalunya). Les obres d’art creades es van inaugurar l’estiu del 2014 a les tres regions participants de la UE.

Entre les obres resultants hi podem trobar diverses cabines que configuraven un ‘museus dels esdeveniments interconnectats’ a l’aire lliure; intervencions escultòriques monumentals en un pont, un llac i un viaducte, que evocaven els records de les antigues vies fèrries i els trens de vapor; i també animacions en stop motion aplicades en tot un seguit d’entorns poc habituals, com ara una torre d’aigua, un magatzem de mercaderies o convertint-se en un itinerari amagat que es podia recòrrer mitjançant codis QR, o buscant llibres amagats mitjançant pistes.

Aquesta guia pràctica resum breument l’aprenentatge clau que els gestors del Changing Tracks han adquirit arran de l’experiència en aquest projecte. També ofereix consell i suggeriments útils per a artistes, comissaris i organitzacions que tinguin l’oportunitat d’embarcar-se en una aventura similar. Podeu baixar-ne còpies del lloc web de CHANGING TRACKS: www.changingtracks.eu. A més a més, hi haurà distribuïdes altres còpies impreses a biblioteques locals i organitzacions artístiques.

Obra de Xevi Bayona / foto: Xevi Bayona

13

RECERCA DE SOCIS

•Identifiqueu si el vostre municipi o regió té representants a Brussel·les d’una agència de desenvolupament relacionada amb l’economia o el turisme. És una bona via per identificar i captar socis per al projecte.

•Com a alternativa, podeu utilitzar el Punt de Contacte de Cultura de la UE, que pot proporcionar assessorament a la vostra proposta de projecte i ajuda per captar els socis adequats.

•Celebreu reunions preliminars amb socis potencials per desenvolupar i definir amb més precisió les idees, tant en línia com en persona.

•Assegureu-vos que els socis són conscients dels recursos econòmics, del temps i dels coneixements necessaris per a portar a terme un projecte com aquest.

•Si és possible, empreu serveis professionals independents per facilitar les reunions.

•Tingueu en compte que un idioma comú pot ser una qüestió fonamental per a socis i artistes.

DESENVOLUPAMENT DEL PLA DEL PROJECTE

•Identifiqueu iniciatives estratègiques locals que podrien complementar/donar suport al projecte.

•Identifiqueu temes generals comuns/compartits entre els europeus: la història d’Europa o de la UE és un bon punt de partida per trobar inspiració per al projecte.

•Feu una pluja d’idees sobre les diferents aproximacions al públic o al públic objectiu i com els podeu assolir.

•Tingueu en compte altres mitjans de finançament local/nacional que puguin existir per donar suport al projecte en cas que la proposta a la UE sigui acceptada.

•Si és possible, obtingueu assessorament extern, com ara una consultoria o referències d’altres projectes reeixits, sobre com desenvolupar el projecte i la proposta.

•Identifiqueu els rols directius de coordinació i suport en la preparació de la proposta.

•Identifiqueu les competències i els coneixements dels socis, permeteu que liderin les seves àrees respectives i delegueu-los tasques, com ara el desenvolupament de la pàgina web, màrqueting/comunicacions, el programa de seminaris o les finances.

•Procureu que tots els socis tinguin una comprensió clara i exhaustiva del pressupost abans d’iniciar el projecte, inclosos els procediments de presentació d’informes.

•Reserveu temps per preparar la idea del projecte i la proposta: CHANGING TRACKS va requerir 12 mesos des del concepte inicial a l’inici d’una proposta vàlida.

14

CONVOCATÒRIA PER A ARTISTES I PROCÉS DE CONTRACTACIÓ

•Assegureu-vos que les especificacions requerides a la convocatòria permetin una certa flexibilitat, sempre que això sigui possible, per fomentar un fort interès inicial.

•Si podeu, publiciteu les especificacions a través de xarxes locals, regionals i nacionals, i preveieu pressupost per a costos de publicitat.

•Oferiu flexibilitat sobre la forma de presentar les propostes: en còpia impresa, a través d’emmagatzematge a la xarxa, correu electrònic, etc.

•Procureu respondre amb claredat als artistes preseleccionats perquè puguin desenvolupar les seves propostes, i pagueu-los honoraris quan l’encàrrec suposi una important inversió de temps i dedicació.

•Estigueu preparats per confrontar els socis amb la selecció d’artistes i els artistes seleccionats en relació amb les seves propostes.

•Conserveu totes les idees de propostes dels artistes per a futures iniciatives o projectes derivats.

•En cas que cap de les propostes tingui una qualitat suficient, tingueu a disposició un pla B. Si cap de les propostes presentades té el mínim de qualitat exigible, és millor fer un encàrrec directe a un artista, que fer concessions tirant endavant un projecte que no és suficientment bo.

•Poseu tots els projectes rebutjats a disposició de tots els socis en cas que sigui necessària una revisió posterior. •Assegureu-vos de respondre amb rapidesa a tots els artistes, per respecte pel temps i l’esforç que han invertit en la proposta.

•Sol·liciteu als artistes preseleccionats que signin un document on s’indiquin els compromisos clau que suposarà el projecte per així garantir que els han entès i tenen disponibilitat per assumir-los.

•Designeu un comitè de selecció local per revisar les propostes artístiques. Han de tenir experiència/credencials en el món de l’art i han de comprendre la naturalesa del projecte.

•Prepareu amb antelació esborranys de contractes.

•Comuniqueu-vos amb claredat amb les ciutats amfitriones, els llocs on tindran lloc els esdeveniments i les comunitats locals, en relació amb el seu artista seleccionat.

15

REUNIONS DE SOCIS I ARTISTES

•En la fase inicial del projecte, reuniu tots els socis i artistes i expliqueu-los clarament què se n’espera, especialment pel que fa als aspectes econòmics del projecte. És important que la reunió amb tots els artistes tingui lloc durant la fase inicial.

FASE DE RECERCA I DESENVOLUPAMENT DELS ARTISTES

•Tant els artistes com els gestors del projecte han d’estar preparats per assumir un programa atapeït de reunions i visites a les instal·lacions. Aquestes visites són crucials per a la correcta execució de les obres d’art.

•Els gestors del projecte han de concertar una sèrie de visites amb contactes útils, adequats i específics per les necessitats de cada artista.

•Assegureu-vos que els artistes disposin de totes les facilitats, mapes o llistes completes de contactes, i organitzeu-los reunions amb els contactes locals.

•Reserveu temps al final de la visita per revisar el progrés de cerca, tornar a visitar les instal·lacions o fer el seguiment d’allò acordat a les reunions.

•Organitzeu l’allotjament dels artistes per la residència, tot tenint en compte el cost, la ubicació i les necessitats específiques dels artistes.

•Informeu amb antelació els grups locals, els que acolliran l’esdeveniment o els grups d’influència sobre el projecte i els artistes, i assegureu-vos que són conscients dels terminis i els compromisos necessaris en cas que s’hi vulguin implicar. Tanmateix, no feu promeses a cap grup fins que els artistes hagin elaborat un pla d’actuació.

•En termes generals, els gestors del projecte han d’estar preparats per donar un intens suport als artistes sobre el terreny.

•Nota: els artistes tenen altres compromisos, com ara altres encàrrecs artístics, docència o família, que afectaran la seva disponibilitat. No tots treballen de la mateixa manera. Demaneu a l’artista que comuniqui clarament aquesta mena de qüestions als socis.

•Intenteu programar activitats, tallers, xerrades, etc., per vincular-les amb altres activitats en curs.

16

RESIDÈNCIA DELS ARTISTES

•Comunicacions: assegureu-vos que l’allotjament/estudi tingui connexió wifi per als artistes.

•Assegureu-vos que els artistes sàpiguen quan han de presentar factures, per tal d’evitar pagaments anticipats elevats, i recordeu-los-ho periòdicament.

•Assegureu-vos de planificar pauses en el programa per evitar l’esgotament i poder tenir en compte els períodes de vacances.

•Sempre que sigui possible, permeteu que els artistes es concentrin en la seva residència i, durant aquest temps, eviteu l’excés de sol·licituds per part d’altres regions.

•Estigueu preparats pels canvis, vols perduts o canvis d’ubicació, i mostreu-vos flexibles i amb capacitat de fer-hi front.

•Oferiu suport als artistes en cas de desavinences amb l’autoritat local o els grups locals, que podrien no mostrar-se totalment favorables envers les obres.

INSTAL·LACIÓ I LLIURAMENT DE LES OBRES

•Tingueu disponibles els contactes locals que seran necessaris per als artistes, com ara serveis de manteniment, proveïdors, personal local, ajuntaments, etc., perquè col·laborin en la instal·lació i el lliurament.

•Els diferents països de la UE tenen diferents normatives de planificació. Preveieu la feina i el temps que això implica.

•Assegureu-vos de reservar temps per a la instal·lació de l’obra, un moment en el qual sovint, per indicació dels artistes, haureu de confiar la tasca a altres proveïdors, com ara llauners, electricistes, lloguer de grues, etc.

•Pregunteu-vos si l’obra necessita vigilància: està prevista al pressupost? Qui se n’encarregarà?

•Assegureu-vos de preveure un pressupost de lliurament i que tots els artistes coneguin la seva responsabilitat al respecte.

MÀRQUETING I RELACIONS PÚBLIQUES

•Plantegeu-vos iniciatives conjuntes de màrqueting d’abast internacional i poseu en contacte les empreses de relacions públiques dels diferents socis.

•Col·laboreu estretament amb el personal de màrqueting/relacions públiques per garantir que promoguin correctament el projecte a través xarxes locals, regionals i nacionals i, si és possible, coordineu els esforços de màrqueting i publicitat per optimitzar el temps dels artistes i evitar apartar-los de la seva feina.

•Prepareu un document d’especificacions i encarregueu propostes remunerades a una selecció d’empreses de disseny web per estudiar mostres de disseny del lloc web.

•Si cal, plantegeu-vos contractes separats per al disseny/desenvolupament de la marca i per a la producció del lloc web.

•Espereu contratemps amb el lloc web, especialment quan es tradueixi a altres idiomes.

•Assegureu-vos que els detalls de contacte de tots els socis siguin clars al lloc web per tal de facilitar consultes generals o de premsa. No oblideu actualitzar el lloc web amb tota la informació pertinent.

•No subestimeu el temps necessari per gestionar dissenyadors, empreses de serveis web i consultors de relacions públiques i màrqueting.

•Preveieu temps addicional per a la realització del disseny, traduccions, etc.

•Estigueu preparats per a compromisos d’última hora amb mitjans de comunicació. Durant l’última setmana, els gestors del projecte hauran d’estar disponibles per concedir entrevistes de ràdio/TV/premsa.

Obra de Noah Rose/ foto: Marc Planagumàa

18

INAUGURACIÓ DELS ESDEVENIMENTS

•Preveieu temps per a la producció del material imprès i la traducció.

•Contracteu el fotògraf/realitzador i els ponents convidats amb antelació.

•Assegureu-vos la reserva dels llocs on es faran els esdeveniments i acordeu el càtering i tots els costos relacionats amb antelació.

•Pregunteu-vos si els llocs on estan instal·lades les obres són prou propers per fer-hi la visita. Caldrà transport addicional?

•Disposeu d’un pla en cas d’inclemències meteorològiques. Pot ser necessària ajuda administrativa si les demandes dels artistes i el temps que comporta la planificació dels esdeveniments resulten excessius.

PLANIFICACIÓ DE SEMINARIS

•Si és possible, cerqueu una aliança amb una universitat o entiat educativa local.

•Tingueu en compte diferents tipologies de públic: a qui va dirigit l’esdeveniment?

•Si és possible, oferiu visites a les obres d’art.

•Comproveu amb antelació tots els sistemes informàtics del lloc de l’esdeveniment.

•Hi ha altres activitats/esdeveniments amb els quals es pot relacionar el seminari per donar suport a l’esdeveniment i incrementar l’audiència?

•Organitzar seminaris, reunir les biografies dels ponents, preparar el text, el disseny, la traducció i la impressió demana temps. Assegureu-vos de planificar-ho.

Obra d’Aideen Barry / foto: Aideen Barry

19

FINANCES: PRESSUPOSTOS I JUSTIFICACIÓ DE DESPESES

•Tingueu en compte que el coordinador en cap requerirà un control molt detallat de les finances del projecte.

•Gestionar les finances del projecte és una tasca laboriosa per al coordinador en cap, els socis i els artistes: estigueu preparats per realitzar ajustaments pressupostaris.

•Coneixeu prèviament la situació fiscal dels socis.

•A l’hora de justificar despeses, tingueu en compte que els diferents socis poden tenir diferents tarifes de quilometratge.

•Gestors del projecte: els diferents socis poden tenir diferents formes de justificar les despeses vinculades al projecte; per exemple, alguns països tenen llindars establerts per la UE de despesa diària en dietes, en comptes de justificar les despeses amb rebuts.

•Recordeu que, dins del pressupost, es permeten determinats moviments de fons sense permís de l’EACEA: com a màxim, un 10% entre capítols.

•Tot i això, un moviment de fons superior entre capítols requereix una aprovació i una esmena oficial per part de l’EACEA.

•Superviseu periòdicament tots els costos que assumiu. Per exemple, els vols internacionals podrien ser en realitat més econòmics del previst, mentre que els costos de desplaçament locals podrien ser més alts.

•Si calen informes per autoritzar el pagament final, informeu-ne els artistes amb suficient antelació perquè els puguin elaborar.

•És essencial gestionar els pagaments als artistes amb diligència i prioritat sobre tots els altres aspectes administratius. Tanmateix, s’han de complir els requisits de supervisió financera de l’EACEA.

•És essencial oferir suport financer al coordinador en cap. També és recomanable oferir suport addicional als artistes, si el pressupost ho permet.

20

PROCÉS D’AVALUACIÓ I INFORME

•Assegureu-vos de documentar tots els aspectes del procés i el producte final.

•Recopileu opinions als esdeveniments d’inauguració i als seminaris i, si és possible, reuniu altres comentaris del públic i dels participants mitjançant un qüestionari o una enquesta.

•No subestimeu el temps necessari per preparar les reunions i garantir una implantació correcta del procediments de presentació d’informes econòmics i de gestió del projecte.

•Es important que els artistes i els socis facin coneixença entre ells mitjançant activitats de caire social.

•Reserveu temps suficient per als informes finals: els gestors del projecte també hauran d’encabir les seves vacances anuals enmig de tot el procés.

•Preneu acta de totes les reunions per esvair confusions sobre els acords assolits.

•Assegureu-vos de programar temps per a les reunions de final de projecte per poder abordar les qüestions pendents en un marc apropiat.

DESENVOLUPAMENT PROFESSIONAL CONTINUAT

•Tingueu en compte les oportunitats de desenvolupament professional del artistes i gestors del projecte i comptabilitzeu-les si és possible.

•Sigueu conscients de les vostres limitacions i cerqueu ajuda i assessorament quan sigui necessari.

PREVISIÓ D’IMPREVISTOS

•Estigueu preparats davant de renúncies de socis a última hora. Idealment, hauríeu de disposar de quatre socis. •Estigueu preparats davant de canvis de personal tant en les organitzacions dels socis com en la pròpia.

•Estigueu preparats davant de renúncies d’artistes. Disposeu d’una segona opció o identifiqueu un artista en reserva com a mínim.

•Estigueu preparats en cas de vandalisme. Preveieu un pressupost de contingència per aquests casos i acordeu un pla d’acció amb els artistes.

21

DEIS EOLAIS

Tionscadal físeach comhaimseartha ealaíne pobail, ilsuite agus digiteach, a fuair maoiniú faoi Chlár Cultúir 2007-2013 an AE ba ea AN BÓTHAR GAN IARANN. Cruthaío-dh dá bharr réimse saothair ealaíne de leataobh iar-rianta bóthar iarainn agus bealaí glasa ár linne féin.

Coimisiúnaíodh trí ealaíontóirí idirnáisiúnta, Aideen Barry (IRE), Xevi Bayona (CAT) agus Noah Rose (UK) ag na páirtnéirí Comhairle Contae Northamptonshire (UK), Comhair-le Contae Mhaigh Eo (IE) agus Feadhnacht Trasnaí, Gréasán na nGníomhaíochtaí Cultúir (CAT). Seoladh na saothair a cruthaíodh i dtrí dhúiche rannpháirteacha an AE samhradh 2014.

Chuimsigh na saothair roinnt bothóg faoin aer mar shraith de ‘iarsmalanna imeachtaí gaolmhara’, ar nós cur i láthair ollmhóra ar dhroichead, ar loch agus ar tharbheala-ch, a spreag chun cuimhne an seanbhóthar iarainn agus na traenacha gaile, agus beochana stadghluaiseachta i suíomhanna éagsúla, fágaim, túr uisce, bothán earraí, nó via conairí cóid MF agus leabhair a bhí curtha i bhfolach.

Tugann an deis uirlisí seo achoimre ar na príomhghnéithe a thug bainisteoirí tionscadail rannpháirteacha leo ón taithí a fuaireadar. Is leideanna áisiúla iad seo d’aos ealaíne, do lucht coimisiúnaithe agus d’eagrais a mb’fhéidir leo tabhairt faoina mhacasamhail de thionscadal. Is féidir cóipeanna a íosluchtú ón suíomh AN BÓTHAR GAN IARANN ach gabháil chuig: www.changingtracks.eu agus gheofar cóipeanna clóbhuailte sna leabharlanna áitiúla agus ag eagrais ealaíne.

Saothar ealaíne le Noah Rose | Grianghraf le Marc Planagumà

RÉAMHRÁ

22

AIMSIÚ PÁIRTNÉIRÍ • Féach an bhfuil ionadaithe ag gníomhaireachtaí forbairt turasóireachta / geilleagair ag do chomhairle áitiúil nó réigiúnda sa Bhruiséil mar bhealach le páirtnéirí tionscadail a aithint agus a cheapadh; • Mura bhfuil, beidh do Ionad Teagmhála Cultúir AE in ann comhairle a roinnt leat faoi d’iarratas tionscadail agus cuidiú leat teacht ar na páirtnéirí cuí; •Tabhair faoi chruinnithe tosaigh le páirtnéirí tualangacha le tuairimi a fhorbairt 7 a athchíoradh - ar líne, le chéile; •Cinntigh to dtuigeann páirtnéirí tualangacha an maoiniú, an t-am agus an oilteacht a theastóidh; •Fostaigh más féidir, oilteacht neamhspleách le cruinnithe a éascú; •Is féidir le gnáth-theanga i measc Páirtnéirí agus aos ealaíne a bheith an-íogair.

FORBAIRT PHLEAN AN TIONSCADAIL •Aimsigh tionscnaimh oirbhirt áitiúla a thacódh / chuirfeadh leis an iarratas; •Is tús maith agus is spreagadh don tionscadal iad téamaí leathana coitianta / comhrannta na hEorpa - stair na hEorpa / AE; •Féach daoine nó sprioclucht féachana leis an iliomad iarrachtaí agus féach an dóigh le teacht thart orthu; •Cuimhnigh go bhféadfadh bealaí maoinithe eile a bheith ar fáil go háitiúil / náisiúnta dá nglacadh an AE leis an iarratas; •Is fearr comhairle sheachtrach a fháil ar an dóigh leis an tionscadal agus an t-iarratas a fhorbairt - comhairleoir nó iarratas rafar eile; •Aimsigh an comhordaitheoir ceannais agus na rólanna taca le linn ullmhú an iarratais; •Aimsigh oilteacht agus saineolas i measc na bpáirtnéirí, scaoil leo ceannaireacht sna réimsí sin, agus roinn na dualgais i measc na bPáirtnéirí m.sh. forbairt suíomh idirlín, stocaireacht / tráchtáil, clár seimineár, airgeadas; •Cinntigh go dtuigeann gach páirtnéir an buiséad go soiléir agus go hiomlán sula dtosaíonn an tionscadal, nósanna imeachta san áireamh; •Leag am go leor amach do choincheap 7 d’iarratas an tionscadail - bliain go leith i gcás AN BÓTHAR GAN IARANN ón mbun-choincheap go hiarratas rafar.

23

BEART NA NEALAÍONTÓIRÍ 7 MODH AN CHOIMISIÚNAITHE

•Cinntigh go bhfuil an beart roinnt solúbtha nuair is féidir, ionas go spreagfar spéis mhór ann ón tús; •Fógair an beart ar ghréasáin áitiúla, réigiúnda agus náisiúnta nuair is féidir, agus áirigh ann buiséad na gcostas fógraíochta; •Tairg solúbthacht faoi sheoladh moltaí isteach - cóip chrua, Dropbox, rphost srl; •Cinntigh go roinntear aischothú le healaíontóirí an ghearrliosta ionas go dtig leo a moltaí a fhorbairt, agus le honorarium a íoc; •Bí ullamh dúshlán do chomhpháirtnéirí a thabhairt faoi roghnú ealaíontóirí, agus dúshlán na n-ealaíontóirí roghnaithe faoina gcuid moltaí; •Coinnigh éirim tairiscintí gach ealaíontóra le haghaidh tionscnaimh / tionscadail eile amach anseo; •Ar fhaitíos go dteipfeadh na moltaí, bíodh dhá abhras ar do choigeal agat m.sh. via coimisiún díreach, in ionad socrú comhréitigh;

•Bíodh deis ag gach páirtnéir dearcadh athuair, más gá, ar na hiarrachtaí go léir ar diúltaíodh dóibh; •Cinntigh go roinnfear aischothú gan mhoill le gach ealaíontóir in urraim don am is don iarracht a bhain lena iarratas; •Iarr ar ealaíontóirí an ghearrliosta cáipéis imlíne phríomhghealltanais an tionscadail a shíniú le cinntiú go dtuigeann siad é is go mbeidh siad ar fáil srl.; •Bunaigh an Coiste Ceapacháin Áitiúil le hiarratais ealaíontóirí a mheas. Is den riachtanas taithí / dintiúirí ealaíne chomh maith le tuiscint ar éirim an tionscadail. •Bíodh dréachtchonarthaí ullmhaithe roimh ré; •Déan cumarsáid go soiléir leis na bailte óstacha, na hionaid agus leis na pobail áitiúla i dtaca lena n-ealaíontóir roghnaithe.

CRUINNITHE PÁIRTNÉIRÍ LE HEALAÍONTÓIRÍ •Cruinnigh na Páirtéirí agus na healaíontóirí go léir le chéile ag tús an tionscadail agus mínigh go soiléir a mbeifear ag súil uathu, gnéithe airgeadais an tionscadail go háirithe.

TAIGHDE AGUS FORBAIRT SAOTHAIR AN EALAÍONTÓRA •Caithfidh na healaíontóirí agus na BTeanna (PMs) a bheith ullamh do shraith an-ghnóthach cuairteanna suímh agus cruinnithe - tá na cuairteanna tosaigh seo fíor-riachtanach do rath na saothar ealaine!; •Eagróidh an BT cruinnithe ilchineáil le teagmhálacha áisiúla feiliúnacha atá sainiúil do riachtanais achan ealaíontóra; • Cinntigh go ndéantar cúram d’ealaíontóiri, go mbeidh acu léarscáileanna is liostaí téagartha teagmhálacha ach iad a iarraidh 7 go n-éascaítear cruinnithe; •Fág am breise ag deireadh cruinnithe le dul chun cinn a athmheas nó le haghaidh athchuairt ar shuíomh, nó ar ar eascair as cruinnithe; •Eagraigh an lóistín cónaitheach nuair a iarrtar é, ag cur sa mheá an costas, ionad agus riachtanais sainiúla an ealaíontóra; •Cuir grúpaí áitiúla / ionaid / rannpháirtithe ar an eolas faoin tionscadal is faoi na healaíontóirí roimh ré, agus cinntigh go dtuigeann siad an coinníoll ama agus dualgais más mian leo páirt a ghlacadh ann - ná geall a dhath áfach d’aon dream sula mbeidh an cur chuige beartaithe ag na healaíontóirí; •Caithfidh na Bainisteoirí Tionscadail a bheith ullamh le cuidiú leitheadach ar an láthair a roinnt le gach ealaíontóir; •N.B. Bíonn srianta eile ar aos ealaíne - coimisiúin, múineadh, teaghlach, nithe a shrianann a n-infhaighteacht - ní oibríonn cách ar an dóigh chéanna - iarr ar an ealaíontóir na sainriachtanais seo a chur in iúl go soiléir do na Páirtnéirí; •Déan iarracht gníomhaíochtaí, ceardlanna, cainteanna srl. a nascadh le gníomhaíochtaí reatha eile.

24

25

CÓNAITHEACHT NA NEALAÍONTÓIRÍ •Cumarsáid - cinntigh go bhfuil fáil ar wifi sa lóistín / stiúideo agus b’fhéidir guthán áitiúil a cheannach do na healaíontóirí; •Cinntigh go dtuigeann na healaíontóirí agus meabhraigh dóibh go minic cathain is cóir sonrasc a chur isteach ionas nach mbeidh éilimh cnapshuimeanna acu; •Cinntigh go mbeidh sosanna áirithe ar an gclár ionas nach dtraochfar éinne agus d’fhonn laetha saoire a sholáthar ann; •A fhad agus is féidir, lig do na healaíontóirí an chónaitheacht idir lámha a bhéimniú, agus seachain an iomarca iarratas as ceantair eile i rith an ama seo; •Bí ullamh d’athruithe, eitiltí nár ceapadh, athrú ionad, agus bí solúbtha dá réir; •Tacaigh le healaíontóirí má théann údaras áitiúil ina n-aghaidh, nó i gcás dream áitiúil, a mb’fhéidir a bheith diúltach faoin saothar.

Saothar ealaíne le Xevi Bayona | Grianghraf le Xevi Bayona

26

MARGAÍOCHT AGUS AN CP (CAIDREAMH POIBLÍ) •Cuimhnigh ar chomhthionscnaimh margaíochta go hidirnáisiúnta agus naisc gach comhlacht CP lena chéile; •Comhoibrigh le muintir CP / margaíochta le cinntiú go gcuirfidh siad an tionscadal chun cinn i gceart ar líonraí áitiúla, réigiúnda agus náisiúnta agus comhordaigh nuair is féidir, an mhargaíocht agus poiblíocht leis an bhfeidhm is fearr a bhaint as am na n-ealaíontóirí is gan a ghabháil idir iad agus a saothar; •Ullmhaigh cuntas gairid agus tairg táille cuí do roinnt comhlachtaí dearadh líonra le tuairim a fháil ar mholtaí eiseamláracha de shuíomhanna gréasáin; •Meas conarthaí éagsúla, más gá, le haghaidh dearaidh / feathlú agus le haghaidh cruthú gréasáin; •Bí roimh na deacrachtaí le suíomhanna gréasáin, go háirithe nuair a aistreofar go teangacha éagsúla iad; •Cinntigh go bhfuil na sonraí teagmhála ar an suíomh gréasáin soiléir do gach páirtnéir / fiosrú preasa, agus cuimhnigh ar athshonrú an tsuímh le gach eolas ábhartha; •Ná meas faoina luach an t-am a bhíonn i gceist le láimhseáil dearthóirí, comhlachtaí líonra, CP agus comhairleoirí margaíochta; •Cuir san áireamh am breise do dhéanamh dearaí, aistriúchán srl.; •Bí ullamh do phoiblíocht deireanach déanach, caithfidh bainisteoirí tionscadail a bheith réidh an tseachtain deiridh le haghaidh agallaimh raidió/teilifíse/preasa.

LONNÚ AGUS DÍCHOIMISIÚNADH NA SAOTHAR •Féach an bhfuil fáil ar aon tacaíocht mar chúiteamh, m.sh. seirbhís airíochais, scéim oibrithe, foireann áitiúil, comhairlí srl. le cuidiu leis an lonnú agus an díchoimisiúnadh; •Is éagsúil na ceadanna pleanála i dtíortha éagsúla an AE, bí ullamh don obair agus don am atá i gceist; •Cinntigh go dtugtar am sprice do lonnú deiridh na hoibre, ag brath go minic ar sholáthróirí eile leis an obair a sheachadadh do na healaíontóirí, m.sh. pluiméirí, leictreoiri, fruiliú crann tógála srl.; •Féach an gá feitheoireacht a dhéanamh ar an obair, an bhfuil sé sa bhuiséad? Cé dhéanfas é?; •Cinntigh go bhfuil buiséad díchoimisiúntha cruthaithe agus go dtuigeann na healaíontóirí na dualgais atá orthu ina leith seo.

PLEANÁIL SEIMINEÁIR

•Féach le gabháil i bpáirt, más féidir, le coláiste / ollscoil áitiúil;

•Machnaigh ar éagsúlacht lucht féachana, cé air a bhfuil an t-imeacht dírithe?;

•Tairg, más féidir, cuairteanna ar na saothair ealaíne;

•Athchinntigh teicneolaíocht faisnéise an ionaid roimh ré;

•An bhfuil gníomhaíochtaí / imeachtaí a dtiocfadh leis an seimineár nascadh leo le tacaíocht agus le líon an lucht féachana a mhéadú?;

•Glacann sé am seimineár a eagrú, beathaisnéisí cainteoirí a thiomsú, téacs a ullmhú, dearadh, aistriúchán agus dul i gcló - cinntigh go mbeartaítear dá réir.

IMEACHTAÍ AN TSEOLTA •Leag amach am le cló a chur ar ábhar agus le haghaidh aistriúcháin;

•Cur in áirithe grianghrafadóir / déantóir scannáin agus aoichainteoirí go luath;

•Cur in áirithe iona(i)d agus socraigh lónadóireacht agus gach costas eile ar fad roimh ré;

•Tomhais an bhfuil na suíomhanna gar go leor le haghaidh cuairt a thabhairt nó an mbeidh gá le cóir taistil breise? •Bíodh athphlean do lá doininne réitithe; b’fhéidir gur ghá cúnamh breise riaracháin más iomarcach éilimh na n-ealaíontóirí agus am pleanála imeachtaí.

Foilseachán le Aideen Barry | Grianghraf le Aideen Barry

28

AIRGEADAS - BUISÉAD AGUS ÉILIMH

•Cuimhnigh gur mian leis na príomh-chomhordaitheoirí go gcoinneofar smacht daingean ar airgeadas an tionscadail; •Alpann bainistiú airgeadas tionscadail an-chuid ama ar an bpríomh-chomhordaitheoir, bíodh na Páirtnéirí 7 na healaíontóiri ullamh do athruithe buiséid;

•Tuig seasamh cánach na bpáirtnéirí roimh ré;

•Tabhair faoi deara go mb’fhéidir rátaí éilimh ar mhíleáiste / cileiméadair a bheith éagsúil ag páirtnéirí éagsúla;

•Bainisteoirí Tionscadail - bíonn modhanna éagsúla éileamh costais tionscadail ag Páirtnéirí éagsúla m.sh. ráta caolmhaireachtála AE seasta ag roinnt tíortha, nach n-éilítear via admhálacha;

•Cuimhnigh go bhfuil bogadh maoine éicint ceadaithe laistigh den bhuiséad ar neamhchead don EACEA - gan dul thar 10% idir chaibidlí;

•Is gá, áfach, cead oifigiúil agus leasú an EACEA a fháil le haghaidh maoin níos airde a bhogadh idir chaibidlí;

•Déan faireachán rialta ar gach costas sílte, m.sh. - thiocfadh le heitiltí idirnáisiúnta iarbhíre a bheith níos saoire, costais áitiúla taistil níos daoire;

•Más gá tuairiscí le híocaíocht deiridh a údarú, inis do na healaíontóirí go luath roimh ré sa dóigh gur féidir iad a ullmhú;

•Is den riachtanas é go láimseáltar íocaíochtaí le healaíontóirí go sciobtha, agus go dtugtar tús áite dó thar gach ní riaracháin eile - ach caithfear cloí le ceangaltais faireacháin airgeadais an EACEA;

•Is riachtanach breis tacaíocht airgeadais don phríomh-chomhordaitheoir. Ba mhaith an rud breis tacaíochta do na healaíontóirí freisin ag brath ar an mbuiséad.

29

MEASÚNÚ AGUS MODH AN TUAIRISCITHE

•Cinntigh go n-áirítear ar dhoiciméid gach gné den chóras chomh maith leis an táirge deiridh;

•Bailigh aischothú ag an seoladh agus ag imeachtaí seimineáir, agus nuair is féidir faigh tuilleadh aischothaithe ó lucht féachana agus ó rannpháirtithe via ceistiúchán/taighde;

•Ná gannmheas an t-am a bhaineann le hullmhú cruinnithe agus i gcinntiú modhanna cearta tuairiscithe £€ agus na mbainisteoirí tionscadail cuí a bheith ar an bhfód;

•Is tábhachtach go gcuirfeadh ealaíontóirí agus Páirtnéiri aithne ar a chéile trí ghníomhaíochtaí sóisialta éicint;

•Cinntigh go dtugtar am go leor le haghaidh tuairisciú deiridh - caithfidh bainisteoirí tionscadail an tsaoire bhliantúil a fháil chomh maith!;

•Glac miontuairiscí ag gach cruinniú sa chaoi nach mbeidh iomrall ar éinne faoinar aontaíodh ann;

•Cinntigh go bhfuil am ann do mhioncheistiú sa dóigh gur féidir nithe gan socrú a láimhseáil mar is cuí.

FORBAIRT GHAIRMIÚIL LEANÚNACH

•Déan measúnú ar dheiseanna forbairt ghairmiúil na n-éalaíontóirí agus na mbainisteoiri tionscadail agus áirigh an costas dá réir, más féidir;

•Tuig n méid nárbh fhéidir leat a dhéanamh agus iarr cuidiú nuair is gá.

BÍ ULLAMH DON NÍ GAN CHOINNE •Bí ullamh do thitim ar lár páirtnéirí idir long is lamairne, is fearr 4 pháirtnéirí a bheith réitithe;

•Bí ullamh d’athruithe pearsanra i measc na bPáirtnéirí agus san eagras áitiúil;

•Bí ullamh do thitim ar lár ealaíontóirí - bíodh ealaíontóir cúltaca ar intinn agat mar an dara rogha ar a laghad;

•Bí ullamh do loitiméireacht, bíodh ciste cúltaisce agat a chuimseoidh an méid seo agus bíodh plean gníomhaíochta réamhshocraithe leis na healaíontóirí.

30

31

www.changingtracks.eu

With the support of the Culture Programme of the European Union

Amb el suport del Programa Cultura de la Unió Europea.

Le cúnamh taca ó Chlár Cultúir an Aontais Eorpaigh