Operations Management

Journal Summary :Insights from Research :

A Method for Assessing JIT Effectiveness

Kelompok 2:Rudy Prasetyono (11P2163)

Stefanus Andre Setiawan (11P2164)Tri Tunggal Hariyanti (11P2165)Vinandi Kurniawan (11P2166)

Viola Maulina (11P2167)

Kelas Paruh Waktu - 21 B

Master of ManagementFaculty of Economics and Business

University of Gadjah Mada

A Method for Assessing JIT Effectiveness

Definisi Just In TimeAdalah sistem produksi tepat waktu (Just In Time) adalah sistem produksi atau sistem manajemen

pabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan Jepang yang pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah yang diperlukan dan pada saatdibutuhkan oleh konsumen. Just in time merupakan sebuah filosofi yang berpusat pada pengurangan biaya dengan jalan peniadaan persediaan. Semua bahan dan komponen harus tiba di tempat kerja kita dibutuhkan ± tidak lebih awal dan tidak pula belakangan. Produk-produk diselesaikan dan tersedia bagi pelanggan saat pelanggan menginginkannya ± tidak lebih awal dan tidak pula belakangan. Metode sistem just in timemensyaratkan tidak adanya persediaan bahan baku, barang dalamproses, dan barang jadi. Ini dikarenakan baik bahan baku maupun suku cadang dijadwalkansampai dipabrik hanya pada saat dibutuhkan, yaitu pada saat proses produksi akan dilakukan berdasarkan pesanan dari pelanggan. Yang mendasari penerapan JIT adalah kebutuhan untuk melaksanakan seluruh rangkaian strategi penting untuk meningkatkan fasilitas tata letak, desaign produk, perencanaan dan penjadwalan produksi, aliran material, supply chain dan SDM management.

Prinsip dasar Just In Time adalah peningkatan kemampuan perusahaan secara terus menerus untuk merespon perubahan dengan minimisasi pemborosan. Terdapat empat aspek pokok dalam konsep Just In Time yaitu: 1. Menghilangkan semua aktifitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan nilai tambah

terhadap produk atau jasa. 2. Komitmen terhadap kualitas prima. 3. Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi, menekan biaya

produksi lebih rendah yang pada akhirnya akan meningkatkan profitabilitas.4. Memberikan tekanan pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas aktivitas

yang memberikan nilai tambah.

Keunggulan dan Keterbatasan Penerapan Sistem Just In TimeKeunggulan penggunaan sistem just in time sebagai metode pengendalian persediaan danproduksi

adalah sebagai berikut:1. Mengurangi biaya tenaga kerja sebagai akibat adanya penghapusan kegiatan sepertipenyimpanan

persediaan.2. Mengurangi ruangan atau gudang untuk penyimpanan barang.3. Mengurangi waktu set up, dan penundaan jadwal produksi.4. Menciptakan hubungan yang lebih baik dengan pemasok.5. Mengintegrasikan dan komunikasi yang lebih baik antarfungsi, seperti pemasaran, pembelian dan

produksi.6. Mengurangi pemborosan barang rusak dan barang cacat dengan mendeteksi danmeminimalisir

kesalahan secepatnya.

7. Mengurangi waktu tunggu (lead time).8. Penggunaan mesin dan fasilitas secara lebih baik.9. Tata letak (lay out) pabrik yang lebih baik.

Keterbatasan penggunaan sistem just in time sebagai metode pengendalian persediaan danproduksi adalah sebagai berikut:

1. Sering timbul masalah dengan pemasok, meski ada kontrak jangka panjang2. Pandangan negatif dari karyawan yang merasa diperas tenaganya3. Jika tidak dijalankan dengan baik ada resiko kehilangan penjualan yang bisa jadi

merupakanpenjualan yang hilang selamanya.4. Kurangnya antisipasi terhadap pesanan yang mendadak karena tidak ada persediaan

yangmencukupi karena pengurangan atau peniadaan cadangan persediaan.

Sistem just In Time tidak dapat dilakukan hanya pada satu divisi/fungsional dalam organiasi, tetapi sistem ini akan memberikan hasil yang efisien dan efektif bila dilakukan diseluruh elemen fungsional dari top management sampai karyawan yang paling rendah terutama yang mempengaruhi sistem produksi. Untuk memantau seberapa cepat dan efektivitas sistem Just In Time dilakukan dengan benar diperlukan suatu metoda pengontrolan (audit) untuk mengukur kinerja dan memastikan bahwa sistem penerapan Just In Time akan memberikan manfaat yang diharapkan. Idealnya metoda audit Just In Time harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Objectivitas metoda harus jelas Bisa diukur (dikuantitatifkan) Memberikan hasil yang jelas dan tidak ambigu, jelas, mudah diterima dan simple.

Berikut prosedur pemantauan yang dapat digunakan dalam Pengukuran Efektivitas Just In Time dapat dibagi 5 kategori sebagai berikut :

No Kategoripoint

monitoring1 Manufacturing technical systems requirements 272 Supplier relationship 113 Human resources 104 Quality and reliability 125 Appraisal and evaluation of benefits of implementation 17

Kategori 1 sampai 4 merupakan INPUT pelaksanaan JITyang dilakukan oleh pabrik, sedangkan kategori 5 merupakan OUTPUT yang berhubungan dengan efektivitas pelaksanaan unsur-unsur 1-4. Setiap kategori dibuatkan list daftar periksa yang dikuantitatifkan dengan skala linkert 1 sampai 4 :

1= No (tidak ada elemen yang dilakukan) 2=beberapa elemen yang dilakukan 3=Sebagian besar elemen dilakukan 4= yes (Semua elemen dilakukan)

List point monitoring masing-masing kategori sebagai berikut :

No Point Monitoring SkalaI Manufacturing technical systems requirements 1 2 3 4

1 Penyederhanaan produksi 2 Penyelarasan produksi 3 Penggunaan MRP untuk perencanaan kapasitas internal dan

penjadwalan vendor 4 Gunakan jadwal master produksi untuk stabilkan pada akurasi 95 % 5 Replaning jadwal secara berkala 6 forecasting kebutuhan produksi 7 penggunaan sistem manufaktur seluler 8 Penggunaan palet/kontainer standar untuk pengiriman atau di sekitar

pabrik 9 ketersediaan enginering manufaktur secara instan di rea produksi

10 Inspeksi proses produksi untuk mendeeksi adanya ketidaksesuian pada sistem produksi

I Manufacturing technical systems requirements 1 2 3 411 Pemasangan ANDON ( line stop alarm light) pada lantai produksi 12 Pelimpahan wewenang pada operator untuk menghentikan jalur

produksi atau mesin bila ada defect product 13 Pemasangan slogan/Informasi penting yang harus diketahui setiap

karyawan 14 Penetapan standar setiap kali produksi 15 Menetapkan standar setiap kali set up produksi 16 Pengenalan sistem Kanban (pull system) 17 Pengurangan jumlah kanban minimum 18

Pengiriman material ke point yang menggunakan komponen/material 19 meminimalkan buffer stock 20 Balancing produksi bulanan terhadap demand sales 21 Mengurangi kuantitas order ke vendor 22 Penggunaan kuota produksi harian 23 Menfokuskan pada penghapusan aktivitas yang non valuable 24 Sesuai dengan instruski kerja 25 Adanya poster yang mengingatkan keselamatan kerja di setiap lini

produksi 26 Penyderhanaan prosedur akuntansi 27 Harmonisasi anatara finansial dan Just In Time

II Supplier relationship 1 2 3 428 Perencanaan jadwal supplier 29 Pengiriman dalam kuantitas kecil secara teratur 30 memberikan bantuan pada supplier untuk meningkatkan kualitas

No Point Monitoring Skala

31 Menseleksi supplier berdasarkan geografis 32 Membina hubungan jangka panjang dan saling percaya dengan

supplier 33 Memberikan program edukasi pada supplier 34 Memprlakukan suplier sebagai bagian dari proses perencanaan

produksi 35 Meminimalkan paper work terhadap supplier 36 Improving komunikasi terhadap supplier 37 Menggunakan electronic data interchange 38 mengarahkan dan menekankan implementasi sistem JIT pada suplier

III Manpower and Human Resources 1 2 3 439 Top management commit untuk pelaksanaan JIT 40 Merubah sikap management dan karyawan (disiplin, kontrol dan

hubungan dengan karyawan) untuk membentuk teamwork yang solid dan menyelesaikan masalah yang timbul dalam pelaksanaan JIT

41 Melibatkan seluruh karyawan untuk implementasi JIT 42 Setiap karyawan mengerti Prinsip-prinsip JIT 43 Edukasi dan training JIT bagi seluruh karyawan 44 Mengumpulkan data kinerja umpan balik (feedback performance) 45 Memberikan program training ulang 46 Menggunakan karyawan multi fungsi 47 Tingkat fleksibilitas karyawan 48 Memberikan informasi pada papan pengumuman yang berhubungan

dengan peningkatan kinerja prpduksi IV Quality Control and Reliability 1 2 3 4

49 Keberadaan kebijakan mutu yang jelas 50 Keberadaan cara Quality Controll yang jelas 51 Penggunaan filosofi TQM 52 Tingkat Pncapaian operasi zero defect 53 Pengunaan statistic process controll 54 Pengunaan audit process produksi 55 Tingkat inspeksi kualitas terhadap komponen atau material produksi 56 penggunaan quality controll pada design tahapan produksi 57 penggunaan quality controll circles 58 Penggunaan prosedur produksi pemeliharaan yang preventif 59 Mengatasi masalah kualitas pada saat teridentifikasi 60 Konfirmasikan standart kualitas an spesifikasi teknis dengan ISO 9000

dan BS 5750 V Penilaian dan Evaluasi 1 2 3 4

61 Penngkatan produktivitas 62 Peningkatan kualitas produk 63 Perbaikan proses produksi 64 Peningkatan komunikasi dalam perusahaan 65 Peningkatan dalam Inovasi

No Point Monitoring Skala

66 Peningkatan dalam menangani fasilitas 67 Penurunan transportasi dan material 68 Penurunan set up times 69 penurunan lead time 70 Penurunan inventory level 71 Penurunan WIP 72 Penurunan space Inventory 73 Penurunan rework 74 Penurunan Jumlah Supplier 75 Peningkatan service & delivery kepada konsumen 76 Peningkatan fleksibilitas manufaktur dalam memenuhi pemintaan yg

fluktuatif 77 Pengurangan biaya kerja langsung 78 Pengurangan biaya produksi total

Perhitungan score :

(Jumlah kategori 1-4) Input score =

(240x100)

(Jumlah kategori 5)Output score =

(68X100)

Hasil score perusahaan dibandingkan dengan rata-rata perusahaan lain dengan metoda yang sama dengan penilaian sebagai berikut :

A: 75-100 jauh di atas rata-rataB: 50-75 diatas rata-rataC: 25-50 dibawah rata-rataD: 0-25 Input tidak mencukupi

Validasi Metode dilakukan di 13 perusahaan dengan hasil sebagai berikut :

Company JIT input JIT output

1 A (75.25) C (38.00)2 A (97.75) A (97.50)3 B (69.50) A (89.25)4 B (73.00) A (88.00)5 A (81.75) A (92.50)6 A (82.75) A (92.50)7 B (70.00) A (92.75)8 A (96.75) A (85.50)9 A (83.50) A (88.00)

10 B (62.50) B (57.50)11 A (84.00) A (92.50)12 A (83.75) A (97.50)13 A (82.75) A (75.00)

Average A (80.25) A (83.57)

Ini terlihat bahwa bila Input JIT diimplementasikan dengan benar maka output /manfaat JIT akan memberikan hasil yang seimbang . namun metode ini harus divalidasi lebih lanjut dengan aplikasi sampel yang lebih besar dan didasarkan secara teoritis analisis diskriminan.