Cartilha de voluntariado

Atados Cartilha de Voluntariado

2013

Atados – Juntando gente boa

Cartilha de Voluntariado

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As melhores práticas

2 O processo de voluntariado

A

B

p. 6

p. 7

2 Depoimentos C p. 13

2 Como o Atados pode ajudar D p. 15

2 Manual de Utilização do Atados E p. 16


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Introdução

Este é um guia para ONGs e instituições do terceiro setor que querem melhorar a gestão de voluntários. Em uma linguagem simples e direta, são apresentadas as melhores práticas e dicas de como as ONGs conseguem atrair e reter voluntários. A cartilha é um resumo do trabalho já realizado por ONGs que são referência na gestão de voluntários. Siga as orientações para criar uma melhor relação com grandes e pequenos grupos de voluntários. Este trabalho exige esforço e a leitura desta cartilha é somente o começo! Então?

É HORA DE AUMENTAR E QUANTIDADE E QUALIDADE DOS

VOLUNTÁRIOS NO BRASIL! VAMOS FAZER ISSO JUNTOS?


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Parceiros:

Parceiros

Queríamos primeiramente agradecer aos nosso parceiros, que contribuíram para a criação deste conteúdo, revisaram as informações e deram um toque especial a este material.

Realização:

SITE atados.com.br CONTATO [email protected]

SITE cvsp.org.br CONTATO [email protected]

SITE ligasolidaria.org.br CONTATO voluntariado@ligasolidaria. org.br

SITE teto.org.br/brasil CONTATO [email protected]

SITE cantocidadao.org.br CONTATO [email protected]


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A As melhores práticas

Nesta seção, estão as melhores práticas de voluntariado, ideias simples que são fundamentais para a gestão eficaz de voluntários.

1 ACREDITE NOS VOLUNTÁRIOS

O ponto de partida é acreditar nos voluntários e entender a capacidade que eles têm de contribuir para a instituição. Com uma boa gestão de voluntários, é possível ter pessoas capacitadas e comprometidas. Existem diversos exemplos já funcionando no Brasil.

2 COMUNIQUE-SE COM RAPIDEZ Imagine um voluntário motivado que acaba de mandar um email demonstrando seu interesse e só recebe a resposta depois de muito tempo. Ele pode perder a vontade, se desestimular e ter uma imagem de falta de profissionalismo da ONG. Portanto, responda com frequência e rapidez os candidatos e voluntários.

3 TENHA UM RESPONSÁVEL É muito importante existir um responsável pelo voluntariado. Esta pessoa é responsável por todo processo de voluntariado (veja na seção seguinte) e também por conhecer os voluntários, suas habilidades e disponibilidades.

4 TENHA UM SONHO GRANDE Os voluntários precisam entender qual o seu papel na ONG e que objetivo eles atendem com o trabalho. O voluntário tem que sentir que está contribuindo para a construção de uma sociedade melhor e como seu esforço está sendo revertido em impacto para a ONG. Portanto, tenha um sonho grande e comunique!


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B O processo de voluntariado

Para recrutar voluntários, deve-se pensar em todas atividades para ATRAIR e RETER estes colaboradores. É importante notar que todas estas etapas têm importância. Uma boa experiência do voluntariado depende que todas etapas sejam cumpridas com qualidade. A seguir são apresentadas as dicas para cada etapa:

1. Determine sua necessidade; 2. Divulgue suas vagas; 3. Monte um processo seletivo; 4. Acolha e treine.


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1. Determine sua necessidade

O primeiro passo é saber em quais áreas a sua ONG precisa de voluntários. Reúna-se com os diversos cargos e áreas da instituição e veja quais as necessidades atuais. Aproveite para explicar para as outras áreas a importância do trabalho voluntário. Também converse com outras ONGs para entender as necessidades dessas organizações, que podem se aplicar a sua organização. Abaixo, segue uma lista de ideias que podem ser utilizadas em várias áreas de uma ONG (áreas de atuação direta e indireta).

DICAS DE NECESSIDADES* Veja algumas ideias de necessidades nas ÁREAS DIRETAS DE ATUAÇÃO de ONGs:

Veja algumas ideias de necessidades em ÁREAS DE GESTÃO:

Depois de identificadas as necessidades, é muito importante determinar quais as atividades dos voluntários, horário e local de atuação e um responsável pelo voluntário. O voluntário tem que saber exatamente o que ele vai fazer, como o seu trabalho se encaixa no contexto da ONG e como isto vai contribuir socialmente’.

Finanças: Captação de Recursos Contador e Advogado Crowdfunding

Tecnologia da Informação: Treinamento em Excel Desenvolvimento web

O segredo para criar uma vaga atrativa para o voluntário é pensar da seguinte forma: “Eu me candidataria a esta vaga?”. Outra dica importante é oferecer alguma flexibilidade para o colaborador, para que ele possa dar novas ideias e criar projetos por conta própria, com a supervisão de um responsável.

* Quer saber quais vagas podem ser incluídas na sua ONG? Entre em contato: [email protected]

Comunicação e Marketing: Gestão de Mídias Sociais (ex: Facebook) Design de peças publicitárias e logo Cobertura de eventos (ex: fotógrafos) Newsletter e email-marketing

Recursos Humanos: Gerenciamento de Voluntários Treinamentos

Recreação Aula de línguas Aulas de música Oficina de arte

Auxílio a educação Leitura de histórias Participação em coral Eventos (festas e bazar)

Palestras Serviços profissionais (dentista, advogado,

pedagogo, psicológo, contador, nutricionista, DJ, designer e fotógrafo, etc)


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1. Determine sua necessidade

* Quer saber quais vagas podem ser incluídas na sua ONG? Entre em contato: [email protected]

• Descrição da vaga*: Voluntários caracterizados de palhaços realizam visitas em hospitais ou asilos, após um período de treinamento e estágio.

• Informações adicionais para a descrição: Os treinamentos são realizados na sede do Canto Cidadão e as visitas acontecerão em hospitais que possuem parceria com o Canto Cidadão.

• Pré-requisitos: Ter no mínimo 17 anos até o início do treinamento

• Carga horária semanal: Três horas, as segundas-feiras no período da tarde.

• Data de início*: 30/06/2013

• Local*: Rua Galeno de Almeida, 557 – Cerqueira Cesar, São Paulo.

• Responsável*: Nome do Responsável

• Próximos passos*: enviar email para [email protected] com o título [Atados][Título da vaga] para participar. D e *Campos obrigatórios

Título da vaga: Doutores cidadãos

Ao criar sua necessidade, detalhe o máximo de informações possível para alinhar as expectativas entre o voluntário e a ONG. Assim, o voluntário saberá o que fazer e a ONG saberá o que pode cobrar do voluntário.

Se não houver carga horária e data de início específicas, informar “a combinar”, dentro dos horários disponíveis da

ONG.

Com o responsável e os próximos passos

definidos, o candidato sabe exatamente com

quem falar e o que deve fazer para participar

Com atividades bem definitas o voluntário

sabe qual o trabalho que vai desempenhar, o que

é esperado da ONG e quais os pré-requisitos para participar da vaga

mailto:[email protected]


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2. Divulgue a sua vaga

Depois de saber exatamente quais as vagas que a sua organização precisa, é necessário garantir que o maior número de pessoas tenham conhecimento destas vagas. Existem diversas formas de divulgar: facebook, email marketing, contatos ou pelo site do Atados.

A grande dica é: capriche! Existem dois motivos para isso: as pessoas são atraídas por imagens bonitas e estão rodeadas de muitas informações, então é importante apostar em chamadas atrativas.

O clichê “a primeira impressão é aquela que fica” também é válido na divulgação das vagas. Se a divulgação for boa, interessa às pessoas. Caprichar na divulgação é fazer uma peça publicitária, escolhendo uma imagem bonita e um layout que chame a atenção. Talvez você esteja pensando: “Eu não tenho habilidade, nem sou o criativo suficiente para fazer esse tipo de coisa”. Se você está pensando desta forma, pode ser uma ótima oportunidade para divulgar uma vaga de voluntariado

Existem dois motivos para

caprichar na divulgação:

as pessoas são atraídas por

imagem bonitas e são rodeadas

de informações, portanto só

notam chamadas atrativas.

“

”

Outra dica importante é: explore ao máximo as redes sociais. As redes sociais são extremamente baratas (quase sempre gratúitas) para a divulgação. Crie seu ato voluntário e compartilhe no facebook a página do ato.

Peça para seguidores compartilharem seus posts, tweets e utilize as redes com frequência. Novamente, se você não se sentir confortável para mexer em email marketing, fanpage, etc., encontre um voluntário que entenda do assunto.


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3. Monte um processo seletivo

Para selecionar os voluntários ideais para cada vaga, é preciso ter um processo seletivo que seja capaz de medir a capacidade e o comprometimento do voluntário. Processo seletivo é um conjunto de atividades que o voluntário precisa fazer para iniciar o trabalho. O voluntariado é diferente de um trabalho remunerado e assim também deve ser o processo de recrutamento. Faça um processo divertido, em que a ONG possa conhecer os voluntários e eles possam conhecer a organização.

Como medir o COMPROMETIMENTO de um voluntário?

Existem vagas de voluntariado que exigem alto comprometimento. Portanto, é necessário criar tarefas no recrutamento que possam medir o comprometimento do voluntário antes de ele começar o trabalho. Algumas ideias são: Participação nas palestras do CVSP; Realização de atividades cidadãs (ex: doação de sangue); Preenchimento de formulários; Realização de um período de “teste” na ONG por 1 mês, por exemplo.

Para vagas que não exigem tanto comprometimento, tenha uma abordagem mais simples. Talvez uma reunião e a troca de alguns emails já sejam suficientes para verificar a vontade, disponibilidade e comprometimento do voluntário.

Como medir a CAPACIDADE de um voluntário?

>

> Algumas das vagas de voluntariado não exigem nenhum conhecimento prévio, mas podem exigir habilidades, como por exemplo lidar com crianças. Para medir se um voluntário é capaz de realizar uma atividade, você pode: Aplicar testes e provas (ex: inglês); Verificar o trabalho no campo (ex: acompanhar o trabalho do voluntário por

algumas horas); Pedir um currículo ou certificado de graduação.


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4. Acolha e treine o voluntário

A última, e talvez mais importante, etapa é receber o voluntário e prepará-lo para o trabalho. Esta é a etapa que concretiza todas as outras e possibilita que o voluntário entenda o método de trabalho da organização. Mas, antes de iniciar o trabalho, é recomendado ter um termo de voluntariado.

Esse termo de voluntariado pode ser simplificado pelo cadastro do voluntário no ato da ONG no Atados, o que respalda a organização, torna o processo fácil para o voluntário e permite um controle gerencial através do Atados (mais detalhes, pag. 21).

No acolhimento, apresente a ONG, os projetos realizados, a estrutura da instituição e, principalmente, as pessoas que trabalham na organização. Desta forma, o voluntário vai se sentir dentro da organização, logo nos primeiros dias de trabalho. Também treine os funcionários da ONG, para que eles atendam igualmente bem o voluntário.

Na capacitação, realize um treinamento dos voluntários, explicando quais as regras e procedimentos da ONG, qual é o trabalho que o voluntário irá fazer (de forma detalhada) e como deve ser desenvolvido o trabalho (ex: quais os prazos, como lidar com as pessoas, o que não se pode fazer, etc.). Também acompanhe de perto o trabalho dos voluntários nas primeiras semanas, até que ele se sinta com autonomia para desenvolver as suas funções.

Quando o voluntário já estiver trabalhando, precisa passar por um processo de avaliação e receber um feedback do trabalho realizado (pontos positivos e a desenvolver). Isto é essencial para que o voluntário sinta que seu trabalho está fazendo a diferença e também para que ele perceba o voluntariado como uma via de mão dupla: ele ajuda, mas também aprende. No processo de saída, é importante que haja um processo de transição, para que não fique um "vazio" entre a saída dele e a entrada de alguém novo, que irá desenvolver as atividades do antigo voluntário.

“O bem mais precioso que o voluntário doa é o TEMPO. Para recompensá-lo por esse tempo, devolva o resultado e o impacto do seu trabalho!” – Silvia Naccache - CVSP


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C Depoimentos

Veja os depoimentos de ONGs que já são referência em voluntariado:

“

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Silvia Maria Louzã Naccache, Coordenadora do Centro de Voluntariado de São Paulo

Voluntariado é compromisso com a felicidade. É multiplicação de energia. A conta e simples, quando você ajuda o próximo, percebe que o poder de transformação da realidade está em suas mãos. Porque com pequenos gestos você é capaz de fazer a diferença na vida de muitos, em uma comunidade, em um país. Ser voluntário é ter uma atividade positiva com a vida. Por isso, contagie seu voluntário de felicidade.

Priscila Rodrigues,

Coordenadora de voluntariado da Liga Solidária

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O trabalho voluntário é uma união de esforços de pessoas que enxergam a vida diferente e que se propõe a minimizar as dificuldades do outro, muitas vezes tão distantes se seu próprio entendimento e convívio. Todos juntos na construção de uma sociedade baseada em valores como solidariedade, compaixão, participação; formando pessoas capazes de construir famílias mais felizes, empresas mais saudáveis e comunidades mais justas e cidadãs, onde todos se percebem parte da solução para transformar o mundo em um lugar melhor para todos nós e para as gerações futuras.


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C Depoimentos

Veja os depoimentos de ONGs que já são referência em voluntariado:

A boa gestão de voluntários é algo essencial para o desenvolvimento positivo de uma ONG. Afinal, se ela não acontece os resultados das atividades sociais podem diminuir bastante e a credibilidade da instituição ficar ruim. O Canto acredita que o primeiro passo é ter uma equipe interna equilibrada e treinada, pois sem esses pontos é mais complexo por as ideias de gestão em prática mesmo que elas sejam ótimas. Além de aumentar a quantidade e qualidade de voluntários, a gestão é muito importante para demonstrar respeito por aquele que decidiu se dedicar a uma boa causa. Portanto é preciso dar uma atenção especial a essa tarefa que é acessível a qualquer organização, independente de tamanho, tipo de trabalho realizado e recursos disponíveis.

“ Priscila Pacheco dos Santos -Canto Cidadão

O grande desafio na gestão do voluntário é garantir que ele esteja frequentemente motivado e comprometido com a organização. Para isso, é muito importante que se faça um acompanhamento frequente do voluntário, para saber quais são suas expectativas e, paralelamente, quais metas têm a cumprir, dando sempre feedbacks dos trabalhos realizados e abrindo a possibilidade para que ele também possa desenvolver projetos de iniciativa própria, garantindo que ele tenha espaço para exercer a criatividade. É preciso ainda que a organização seja uma ferramenta: forneça os recursos humanos, os recursos financeiros e toda sua estrutura para que os voluntários sejam os grandes responsáveis pelo desenvolvimento do projeto. É muito importante que os voluntários estejam ligados à causa, a um trabalho de campo, em que sejam tangíveis os impactos de suas ações. No caso do TETO, é fundamental que os voluntários estejam frequentemente nas comunidades, conhecendo as famílias, a realidade em que vivem, sabendo de fato qual é o nosso objetivo: superar a pobreza nas comunidades precárias no trabalho em conjunto com as famílias,

Bruno Dias, Diretor de

Formação e Voluntariado -

TETO

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D Como o Atados pode ajudar

Nesta seção, apresentamos o Atados e como podemos auxiliar a sua ONG atrair e reter mais voluntários.

O que é o Atados?

Quais os benefícios de utilizar o Atados?

O Atados é uma rede social para facilitar que pessoas predispostas a praticar o bem encontrem as mais diversas oportunidades de voluntariado. Nosso principal objetivo é estimular boas ações na sociedade. Para as ONGs, o Atados funciona como um divulgador de vagas e um meio de comunicação e coordenação dos voluntários.

Divulgação de vagas de voluntariado: O Atados funciona como um portal de divulgação de vagas de voluntariado específico para as pessoas que querem realizar o bem.

Comunicação e coordenação com voluntários: O site permite que as ONGs controlem a atuação dos voluntários e se comuniquem individualmente ou por grupos.

Desenvolvimento e parceria com ONGs: Ajudamos a desenvolver nossas ONGs parceiras e fazemos isso de diversas formas, como por exemplo, com esta cartilha ou oferecendo benefícios de nossos parceiros


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E Manual de Utilização do Atados

1. Cadastro das ONGs

Na página inicial do site (www.atados.com.br), existe um botão no canto superior direito “SOU UMA ONG”. Para realizar o cadastro, clique neste botão, para ser encaminhado para o formulário de cadastro.

Esta seção mostra como utilizar as principais funcionalidades do Atados para as ONGs. As funcionalidades são:

1. Cadastro de ONGs. 2. Edição do Perfil das ONGs 3. Cadastro de Atos voluntários:

Pontuais Recorrentes Doação de Material

4. Edição dos Atos 5. Gerenciamento dos Atos e voluntários 6. Sistema de Mensagens


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1. Cadastro de ONGs (continuação)

Preencha todas informações possíveis do formulário para ter um perfil completo no site. Os campos com asterisco são obrigatórios. No final da página, clique em “Criar nova conta” para concluir o cadastro. Não se esqueça de caprichar nas fotos e informações.


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2. Edição do Perfil das ONGs

Caso queira realizarn uma alteração nas informações da ONG, primeiro faça o login (canto superior direito do site) como o perfil da instituição. Em seguida, clique no perfil da ONG (destacado como A na figura abaixo). Você irá entrar em uma página semelhante à abaixo. Clique em “Editar Perfil” (B abaixo) e você poderá alterar as informações da instituição. Caso deseje alterar a senha ou email, clique em “Minha conta” (C abaixo) e em seguida em Configurações.

A

B

C


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3. Criação de Atos voluntários

Para criar um ato voluntário, primeiro faça o login (canto superior direito do site) entrando com a conta da sua instituição. Em seguida, escolha um dos três tipos de ato e clique no botão (destacado na figura abaixo). Os três tipos de ato são: - Doação de material: doações de itens físicos não monetários - Ato pontual: ato que acontece uma única vez (ex: festa junina, ajuda no bazar) - Ato Recorrente: ato que acontece repetidas vezes por um período de tempo

(ex: professor de inglês, contador de histórias por 6 meses) Ao clicar neste botão, você será redirecionado para o formulário do ato.


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3. Criação de Atos voluntários (continuação)

Preencha todas informações possíveis do formulário para ter um ato completo no site. Os campos com asterisco são obrigatórios. No final da página, clique em “Salvar” para concluir o cadastro. Não se esqueça de caprichar nas fotos e informações. Em caso de dúvida no preenchimento dos campos, entre em contato conosco Lembre-se de prencher os “Próximos Passos” – O que o voluntário deve fazer para efetivamente iniciar o trabalho com a ONG


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4. Edição dos Atos

Para editar um ato, clique no ato que deseja fazer as alterações (é necessário estar logado). Em seguida, clique em “Editar ato”, como destacado na imagem abaixo. Ao clicar no botão, irá aparecer o formulário do ato e todas informações poderão ser alteradas. Ao terminar as alterações, clique em “Salvar”. Caso as vagas estejam preenchidas, você pode fechar o Ato, clicando em editar e dentro do campo de informação, clique em “fechar ato”


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5. Gerenciamento do Atos e voluntários

Para visualizar as informações dos candidatos a um ato, entre na página do ato (é necessário estar logado). Em seguida, clique em “Gerenciar Ato”, como destacado na imagem abaixo. Ao clicar no botão, você será redirecionado a uma página com as informações dos voluntários. Para um melhor gerenciamento de voluntários recomendamos a criação de um email exclusivo para o processo de recrutamento de voluntários, o que permite uma resposta mais rápida da organização e evita a perda de emails dos voluntários. Recomendamos também que o processo de recrutamento seja realizado por email, ou seja, que os próximos passos cadastrados sejam: Envie um e-mail para a ONG com o título [Atados][Nome do Ato] revelando interesse em paticipar do ato voluntario em questão.


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5. Gerenciamento do Atos e voluntários (continuação)

Ao entrar na página de gerenciamento, você tem acesso as informações para entrar em contato com o candidato ( email, telefone e mensagem). Nesta página, também é possível extrair os dados para Excel, como destacado na imagem abaixo


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6. Sistema de Mensagens

Para acessar as mensagens dos usuários, basta realizar o login e entrar na página inicial. Em seguida clique em “Mensagens”, como destacado abaixo, e você será redirecionado para a página de mensagens.


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6. Sistema de Mensagens (continuação)

No sistema de mensagens, você pode verificar mensagens novas, responder e escrever novas mensagens. Para responder as mensagens de usuários, clique na mensagem recebida (como destacado abaixo) e você será redirecionado para escrever sua resposta. Depois, é só clicar em “enviar”.


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Quer saber mais? Entre em contato com o Atados. Podemos ajudar na estruturação da área de voluntariado e auxiliar na gestão de seus voluntários. Email: [email protected] Site: www.atados.com.br Facebook: www.facebook.com/atadosjuntandogenteboa Blog: www.atados.com.br/blog

OBRIGADO

Esperamos que esta cartilha tenha ajudado a sua organização aumentar a quantidade e a qualidade dos voluntários! Lembramos que essa cartilha é só um começo e o Atados deseja ajudar cada vez mais as organizações no trabalho com voluntários. Compartilhe essa cartilha com outras organizações que trabalham ou querem trabalhar com voluntariado. Quanto mais voluntariado, melhor! =) Boa sorte!

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