CAPITULO IV PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS ...ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7161/5/352.0072... · • Mejorar las Relaciones Públicas internas y externas. •

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CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHALATENANGO, UBICADA EN EL DEPARTAMENTO DE CHALATENANGO. A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA En este capitulo se presenta la propuesta de un Plan de Relaciones Públicas

que mejore la Imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Chalatenango, el

cual será una herramienta de trabajo que ofrecerá diferentes alternativas de

solución para la Alcaldía, debido a que la información recopilada de los

públicos internos como externos, muestran la necesidad de implementar

estrategias que ayuden a resolver problemas de imagen que actualmente esta

afectando a la Alcaldía, los cuales son la falta de comunicación y motivación

de los empleados e identidad corporativa.

Además la propuesta conlleva un Análisis Situacional FODA, que indique las

áreas a mejorar y sobre las cuales se trabajará, a fin de lograr crecimiento en

la Institución.

También se propondrá una Misión y Visión Institucional tomando en cuenta la

razón de ser de la entidad, se plantean nuevas políticas las cuales servirán de

orientación mediante guías de acción globales.

Asimismo el Plan contendrá estrategias de Relaciones Públicas Internas y

Externas, dentro de las cuales se detallan las de servicio al cliente, de

motivación al personal, broshure, página Web, difusión de información en la

radio local, entre otras, mismas que detallaron los sujetos que se investigaron.

De igual forma se propone un plan de capacitación que detalle los

lineamientos que se deben seguir para el desempeño de las actividades. Luego

se incluyen la evaluación, cronograma de actividades y presupuesto que

conllevan a la implementación del mismo.

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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 1. OBJETIVO GENERAL Proponer un plan de Relaciones Públicas que mejore la imagen Institucional de

la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a. Proporcionar un Plan de Relaciones Públicas que permita proyectar una

imagen favorable hacia el público externo.

b. Aportar estrategias de Relaciones Públicas Internas y Externas a fin de que

las ponga en práctica la Alcaldía Municipal de Chalatenango y que logre

una mejor Imagen Institucional.

c. Capacitar al personal interno, sobre las estrategias de Relaciones Públicas

d. Detallar la Misión, Visión, y el FODA a la Alcaldía Municipal de

Chalatenango a efecto que tengan una mejor organización.

e. Fortalecer la Imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

f. Evaluar el aprendizaje de los empleados.

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C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA Este Plan permitirá a través de la propuesta, dar solución a los problemas de

imagen que enfrenta actualmente la Alcaldía Municipal de Chalatenango,

además se pretende buscar alternativas que ayuden a mejorar la comunicación

entre los empleados, motivación y servicio al cliente.

Al implementar un Plan de Relaciones Públicas, la Alcaldía Municipal de

Chalatenango se beneficiará tanto internamente como exteriormente, logrando

así proyectar una imagen positiva y teniendo como resultado la aceptación del

usuario.

Está propuesta también permitirá mejorar el desempeño de los empleados a

través de capacitaciones, ya que estos son considerados parte importante en el

desarrollo de la entidad y es necesario que tengan el conocimiento adecuado

del puesto en el que ellos laboran.

Al implementar el Plan de Relaciones Públicas, la Alcaldía Municipal de

Chalatenango, se dará cuenta que es necesario poseerlo, porque les

beneficiaría no solo para incrementar la imagen Institucional sino que los

empleados serian parte importante a la hora de dar ideas y anexarlas al plan.

Los usuarios son importantes porque son parte fundamental de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango, pues sin ellos la entidad no tendría razón de ser,

además con la propuesta se ayudará a que estos tengan satisfacción del

servicio que se les brinda, ya que se les dará importancia a las capacitaciones

de ésta índole.

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D. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA 1. BENEFICIOS PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHALATENANGO.

El Plan de Relaciones Públicas facilitará la forma de buscar la participación de

los usuarios y mantener un contacto cercano con los empleados de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango, por el cual se pretende utilizar los medios

necesarios para mantener informado al usuario de lo que está sucediendo

dentro de la Institución y en toda la comunidad. Es por ello que la Alcaldía

necesita el desarrollo de este Plan, ya que ayudará a brindar un mejor servicio

para los usuarios y a la vez mejorará la imagen Institución, obteniendo un mejor

desempeño en las funciones de los empleados.

Con la implementación del Plan se buscará una mayor participación de

empleados y usuarios para conocer de cerca las opiniones que tienen estos

públicos sobre diversas actividades que lleve a cabo la Alcaldía, lo que

generará integración y a partir de esta se logrará proyectar la imagen que se

busca, obteniendo así un mayor profesionalismo en las actividades y funciones

que se realizan dentro de los medios.

2. BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS.

Con está propuesta la Alcaldía Municipal de Chalatenango dará a conocer

información sobre los cambios, proyectos, y otras actividades que este

realizando la Alcaldía dentro y fuera de la entidad. Se buscará un acercamiento

con la comunidad a través de charlas, cabildos abiertos, y conferencias de

información, en los cuales se de a conocer lo que esta sucediendo dentro de la

Alcaldía y la comunidad, a su vez tener la oportunidad de mejorar la atención y

servicio al cliente.

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E. ALCANCE DE LA PROPUESTA El Plan de Relaciones Públicas para mejorar la Imagen de la Alcaldía Municipal

de Chalatenango será aplicado en la entidad y tendrá una duración de 1 a 3

años dependiendo de resultados anuales que se obtengan.

Un Plan puede seguir el curso ya establecido, pero se debe tomar en cuenta

que se presentan factores internos y externos que pueden alterarlo, el Plan

puede estar sometido a cambios que deberán ser aceptables, si cumplen los

beneficios planteados anteriormente.

Debe adecuarse a la Alcaldía y se debe adaptar a las necesidades más

importantes que se deseen mejorar dentro de la Institución, además puede ser

aplicado por otras Alcaldías del País.

F. DISEÑO DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHALATENANGO

Con la finalidad de guiar a los lectores de la propuesta, presentamos a

continuación un índice general, que orientará sobre los diferentes puntos que

contendrá el plan de Relaciones Públicas.

1. Diseño del Plan a) Esquema del Plan

2. Desarrollo del Plan

FASE I a) Eje de Inducción

a) Análisis Situacional FODA

b) Misión y Visión

c) Objetivos

d) Políticas

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FASE II b. Eje Estratégico a) Estrategias de Relaciones Públicas Internas

b) Estrategias de Relaciones Públicas Externas

FASE III c. Eje de Capacitación a) Introducción

b) Planteamiento del Plan de Capacitación.

c) Justificación del Plan de Capacitación

d) Misión y Visión del Plan de Capacitación

e) Objetivos del Plan de Capacitación.

f) Políticas del Plan de Capacitación.

g) Contenido programático del Plan.

FASE IV d. Eje Conclusivo a) Implementación

b) Evaluación

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a. Esquema del Plan

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2. DESARROLLO DEL PLAN En este apartado se describe cada una de las fases con las que cuenta el plan de

Relaciones Públicas:

FASFASE I “EJE DE INDUCCIÓN” A. GENERALIDADES DE LA FASE En esta fase se darán a conocer algunos aspectos que la Alcaldía Municipal de

Chalatenango debe tomar en cuenta para mejorar el desarrollo de la Institución,

dentro de estos se mencionan los siguientes: Análisis FODA, Misión Institucional,

Visión Institucional, Objetivos y Políticas, ya que en el capitulo III la mayoría de

personas investigadas indicaron que no poseen los elementos antes

mencionados, por lo que es conveniente iniciar un diagnóstico interno por medio

del Análisis Situacional FODA.

B. OBJETIVOS DE LA FASE 1. Objetivo General Realizar un diagnóstico situacional a la Alcaldía Municipal de Chalatenango

ubicada en el Departamento de Chalatenango, crear Misión, Visión, proponer

objetivos y políticas para luego dar paso al desarrollo de las fases de la

propuesta.

2. Objetivos Específicos a. Aportar algunos aspectos a la Alcaldía Municipal de Chalatenango que deben

de tomar en cuenta dentro de la Institución.

b. Proponer una Misión y Visión Institucional a la Alcaldía Municipal

Chalatenango.

c. Crear Objetivos y Políticas Institucionales que mejoren el funcionamiento de

las actividades de la entidad.

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C. ANALISIS SITUACIONAL FODA

El análisis situacional FODA, representa un esfuerzo que examina la interacción

entre características particulares de la Institución y su entorno, tiene múltiples

aplicaciones y pueden ser usadas por todos los niveles de la corporación.

• Poseen el apoyo del Gobierno.

• Instalaciones propias.

• Cuentan con el apoyo del público

interno disponible para mejorar la imagen Institucional.

• Apoyo de entidades no

gubernamentales. • Mantienen contacto personal con

las comunidades por medio de proyección social.

• Alianzas estratégicas con otras

instituciones.

• Mejorar las Relaciones Públicas internas y externas.

• Mejorar el servicio que ofrecen a

los usuarios y generar confianza hacia la Institución.

• Mejorar su imagen como ente

Institucional.

• Realizar capacitaciones y evaluaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

• Poner en práctica el Plan de

Relaciones Públicas.

• La Alcaldía no cuenta con equipo

tecnológico avanzado.

• Existe una comunicación interna deficiente.

• Las capacitaciones laborales que

les dan a los empleados no son efectivas y suficientes.

• No cuentan con suficiente recurso

económico.

• Falta de organización.

• Si no examinan y evalúan la comunicación interna se seguirá cometiendo negligencia en el servicio que prestan a la comunidad

• Perder credibilidad ante otras

Instituciones y usuarios con respecto a la imagen institucional

• Falta de motivación al personal.

• Aumento de una Imagen

negativa.

Fuente: Equipo de Tesis.

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1. Misión La Misión es la razón de ser de la empresa, condiciona sus actividades presentes

y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de

decisiones estratégicas.

La misión es un marco de referencia que orienta las acciones y enlaza lo deseado

con lo posible esta puede ser elaborada tomando en cuenta las siguientes

interrogantes.

¿Quiénes somos? = Entidad

¿Cuál es nuestro objetivo? = Propósitos

¿Por qué lo hacemos? = Valores principios y motivaciones

¿Para quienes trabajamos? =clientes

Es importante para la Alcaldía Municipal de Chalatenango identificar y construir la

Misión sin confundir los fines que persigue y los medios que utiliza para el logro

de sus objetivos.

En virtud de lo anterior se presenta a continuación la Misión que servirá de guía

para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

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2. Visión

La Visión, es la interacción diseñada para ayudar a los miembros de una

organización a ver hacia el futuro, desarrollando un interés renovado en el uso de

intervenciones que estudian tendencias proyectadas hacia el futuro y sus

implicaciones para la organización.

Para poder definir la Visión debemos establecer a futuro lo que se pretende

alcanzar en el desarrollo de la Alcaldía, identificar aspectos estratégicos donde se

concentre la atención de un objetivo próximo.

De a cuerdo a lo planteado con anterioridad, a continuación se presenta el modelo

de la Visión Institucional para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

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3. Objetivos Institucionales Toda entidad pretende alcanzar un objetivo. Un objetivo organizacional es una

situación deseada que la empresa desea lograr.

Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una

empresa, a continuación se presentan los objetivos institucionales para la Alcaldía

Municipal de Chalatenango.

a. Contribuir al desarrollo Municipal de la Cabecera departamental de

Chalatenango en un ambiente equilibrado y democráticamente participativo.

b. Dignificar la calidad de vida a partir del fomento y desarrollo de valores

estéticos, socioculturales y éticos.

c. Promover la asistencia de la población en eventos destinados para mejorar la

municipalidad.

d. Impulsar la participación de la población en los procesos de construcción de

identidad.

e. Definir e implementar políticas para el fortalecimiento de la imagen corporativa

de la Alcaldía.

f. Fortalecer la influencia de la municipalidad en la promoción de un

municipalismo democrático y equitativo.

g. Mejorar la intervención de la municipalidad para lograr esfuerzos en

caminados a la seguridad ciudadana.

h. Atender y valorar las necesidades y peticiones de los usuarios y ciudadanos

en general.

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4. Políticas Institucionales. Una política es una directriz formulada para orientar y facilitar el cumplimiento de

la misión y el desarrollo de la visión, en virtud de lo anterior se presenta una gama

de políticas para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

a. La planificación será la herramienta básica e indispensable para el desarrollo

de proyectos encaminados a la mejora del municipio.

b. La evaluación de la institución, de los procesos y del recurso humano se

realizará sobre la base de indicadores de desempeño de calidad de los

servicios que la Alcaldía presta.

c. La administración del recurso humano será fundamental en la estabilidad y el

desempeño de los empleados.

d. La capacitación constituirá una inversión y será un proceso dinámico y

continuo orientado a desarrollar el potencial de los empleados, de igual forma

que este constituya la clave del éxito de la misión y visión institucional.

e. Establecer diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer

sus necesidades y sus propuestas y responder a los mismos.

f. Proporcionar información veraz y objetiva, basada en hechos.

g. Facilitar el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y

con el servicio, a cargo en la entidad en que labora.

h. Utilizar los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la

prestación de servicio.

i. Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la

organización.

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j. Administrar los recursos de la Alcaldía de manera transparente.

k. Contribuir al desarrollo social y sostenible del municipio de Chalatenango.

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FASE II EJE ESTRATEGI

“EJE ESTRATEGICO” A. GENERALIDADES DE LA FASE En esta fase se desarrollarán estrategias de Relaciones Públicas, tanto internas

como externas, que ayudarán a mejorar la Imagen Institucional de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango, manteniendo así una buena relación con los públicos

a los que esta entidad se dirige.

B. OBJETIVOS DE LA FASE 1. Objetivo General

Ejecutar estrategias de Relaciones Públicas internas y externas que ayuden a

mejorar la Imagen Institucional de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

2. Objetivos Específicos a. Proponer estrategias de Relaciones Públicas internas que mejoren la

comunicación dentro de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b. Formular estrategias encaminadas a mejorar la visión de la Alcaldía Municipal

de Chalatenango.

c. Elaborar estrategias de Relaciones Públicas externas que ayuden a la entidad

a proyectar una buena imagen.

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C. RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS Las Relaciones Públicas internas desempeñan un papel esencial dentro de la

organización, ya que estas son parte de la entidad y constituyen una herramienta

fundamental de relación entre la empresa y los empleados.

a. Estrategia de Creación de un Departamento de Relaciones Públicas.

Nº 1 Estrategia de Relaciones Públicas Internas

Nombre de la estrategia: Creación del Departamento de Relaciones Públicas. Objetivo: Organizar un Departamento de Relaciones Publicas para planificar las

actividades que realiza la Alcaldía Municipal de Chalatenango, relacionadas con el servicio y atención al usuario.

Importancia: Es de vital importancia para la Alcaldía la creación de un departamento de Relaciones Públicas, porque mejorará el clima organizacional, imagen institucional y la comunicación con los públicos internos y externos.

Tácticas a seguir

a. Contratación de un Relacionista Público, Periodista, fotógrafo y secretaria.

b. Creación de la Misión y Visión del Departamento c. Describir las funciones del departamento de

Relaciones Públicas.

Beneficios de la estrategia.

a. Desarrollo eficaz de la Alcaldía.

b. Mejor imagen institucional.

c. Mejor comunicación con los públicos Internos y Externos.

d. Clima organizacional.

e. Relación con los medios de comunicación.

Responsable de su

ejecución.

a. Recursos humanos de la Alcaldía.

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1. Desarrollo de tácticas a. Contratación de un Relacionista Público, Periodista, Fotógrafo y Secretaria.

a) Objetivo de la táctica Diseñar un anuncio de prensa a fin de persuadir a los profesionales en el área de

Relaciones Públicas, periodismo, fotografía y secretariado en los lugares

aledaños al Municipio de Chalatenango.

b) Pasos a seguir. Elaborar un anuncio para los periódicos solicitando personal en el área de

Relaciones Públicas, periodismo, fotografía y secretariado.

Selección del candidato idóneo.

Realizar entrevistas.

Contratación de la persona apta al puesto.

Darle a conocer al candidato el manual institucional de la Alcaldía.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Personal calificado para el puesto.

Mejor desempeño laboral.

Comunicación eficaz.

Proyección de imagen institucional.

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d) Ejemplo de la táctica

Entidad de Gobierno requiere contratarAl Siguiente Personal para Nuevo Proyecto

Relacionistas PúblicosRequisitos:-Profesional graduado en el área de relaciones públicas, comunicaciones o carrera a fin.-Experiencia minima de 5 años en proyectos de comunicación e imagen. -Experiencia en la elaboración de revistas y boletines. -Sin problemas de horario-Disponibilidad inmediata. -Habilidad en Trabajo en equipo.

PeriodistaRequisitos:-Profesional graduado en el área de periodismo o carrera a fin.-Experiencia mínima de 5 años.-Excelente manejo de técnicas de redacción y ortografía.-Sin problemas de horario.-Disponibilidad inmediata-Habilidad en Trabajo en equipo.

Fotógrafo Requisitos:-Profesional graduado en el área de fotografía o carrera a fin.-Experiencia mínima de 5 años.-Experiencia en fotografías y videos profesionales (corrección de imágenes).-Capacidad para trabajar en equipo.-De preferencia sexo masculino.

SecretaríaRequisitos:-Bachiller comercial con estudios universitarios.-Sólidos conocimientos de computación.-Experiencia mínima de 3 años en cargos similares.-Ordenada, pro-activa y con deseos de superación.-Excelente presentación.

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b. Creación de la Misión y Visión del departamento. a) Objetivo de la táctica

Crear la Misión y Visión del departamento de Relaciones Públicas.

b) Pasos a seguir. Elaborar una misión y visión simple clara y directa.

Reflejar valores, filosofía y creencia del departamento.

Debe contar con contenido intangible y ambicioso.

Definición y validación de la misión y visión.

Revisión, retroalimentación y fijación de la misión y visión.

Aprobación y compromiso.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

Mayor importancia para el departamento. Trabajo en equipo. Mejor imagen institucional.

Comunicación constante.

d) Ejemplo de táctica Misión y Visión del Departamento de Relaciones Públicas

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c. Describir las funciones del departamento de Relaciones Públicas.

a) Objetivo de la táctica Dar a conocer las funciones del departamento de Relaciones Públicas para la

Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b) Pasos a seguir. Elaborar un manual de funciones y difundirlo a los empleados del

departamento.

Incentivar a los empleados para trabajar en base a objetivos del

departamento.

Evaluar el desarrollo profesional de los miembros del departamento.

Estar en constante capacitación para las funciones del departamento.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Bajos costos de renovación del personal, contracción y capacitación. Comunicación efectiva. Trabajo en equipo. Personal motivado. El empleado tomará conciencia de su trabajo desarrollándolo de mejor forma.

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d) Ejemplo de la táctica.

Funciones del Departamento de Relaciones Públicas

1. Diseñar técnicas de comunicación para mantener informado a los públicos interno y externo

sobre el acontecer de la entidad.

2. Efectuar estudios de opinión pública con el objetivo de analizar en detalle los públicos,

actitudes y formación de su opinión hacia la empresa.

3. Proporcionar información a los visitantes, como al personal en cuanto a reuniones,

seminarios y proyectos de la misma.

4. Mantener el orden y comprensión entre los empleados.

5. Coordinar con los medios de comunicación la realización de actividades tales como:

conferencias, proyectos, entre otros.

6. Mantener relaciones cordiales con los públicos a través de comunicaciones de doble

dirección, de puertas abiertas con todas aquellas personas que de alguna manera están

conectadas con la empresa.

7. Trabajar en conjunto con otros departamentos de la empresa para ejecutar buenos

programas de Relaciones Públicas.

8. Elaboración y puesta en marcha de un programa de Relaciones Públicas con los diferentes

públicos, tanto a corto, mediano y largo plazo.

9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.

10. proyectar la imagen e identidad corporativa.

11. Conocer y clasificar los diversos públicos de entidad.

12. Supervisión de las Publicaciones empresariales.

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b. Estrategia de Búsqueda de Identidad Corporativa


Nombre de la estrategia: Búsqueda de Identidad Corporativa Objetivo: Dar a conocer los elementos que identifican y diferencian a la Alcaldía

Municipal de Chalatenango. Importancia: Es importante que la Alcaldía se de a conocer a través de sus normas y comportamientos institucionales, en donde transmita mensajes visuales manifestando su identidad a los públicos. Tácticas a seguir

a. Capacitar al personal de la Alcaldía. b. Dar a conocer de escudo y slogan institucional. c. Realizar sondeos de opinión d. Colocar la Misión y Visión institucional.


a. Clima organizacional.

b. Motivación de los empleados.

c. Reconocimiento de la institución.

d. Cultura organizacional.

Responsable de su ejecución.

a. Departamento de Relaciones Públicas.

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1. Desarrollo de tácticas a. Capacitar al personal de la Alcaldía

a) Objetivo de la táctica Brindar capacitación sobre el tema de Identidad corporativa al personal de la


b) Pasos a seguir Definir el objetivo de la capacitación.

Determinar el público objetivo, en este caso los empleados de la entidad.

Buscar la persona adecuada para impartir la capacitación.

Diseñar el mensaje. Establecer el lugar apto para la capacitación. Informar día, hora y lugar de la capacitación. Evaluación de resultados.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango Los empleados estarán identificados con la institución. Se creara un clima de cultura organizacional. Motivación del empleado. Mejor ambiente laboral. Trabajo en equipo.

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d) Ejemplo de táctica Capacitación a empleados sobre identidad corporativa

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b. Dar a conocer el slogan y escudo de la institución.

a) Objetivo de la táctica Dar a conocer el slogan y escudo de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b) Pasos a seguir

Precisar el mensaje que se quiere dar.

Definir los lugares de ubicación.

Solicitar apoyo de empresa de diseño grafico para definir el material adecuado

en el que se implantara el diseño.

Dar mantenimiento a la imagen visual de la entidad.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango Mejor imagen institucional.

Cultura organizacional.

Mejor ambiente laboral.

Identificación de la institución con los públicos.

c) Ejemplo de táctica

Escudo de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango

Slogan de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango

“Trabajando por un Municipio limpio, seguro y ordenado”

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c. Realizar sondeos de opinión

a) Objetivo de la táctica Realizar sondeos de opinión con la finalidad de conocer si los usuarios de la

Alcaldía Municipal de Chalatenango identifican los símbolos de la entidad.

b) Pasos a seguir Definir el mensaje.

Identificar al público objetivo.

Elaborar preguntas.

Establecer puntos estratégicos.

Imprimir una cantidad considerable.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango Conocer si los usuarios de la Alcaldía se encuentran identificados con la

entidad. Imagen e identidad institucional. Mensajes visuales atractivos. Posicionamiento en la mente de los públicos sobre los símbolos de identidad

de la Alcaldía. d) Ejemplo de la táctica

Sondeo de opinión. ¿Conoce usted el slogan y escudo de la Alcaldía Municipal de Chalatenango?

a) Sí__________ b) No_________

¿Por qué?________________________

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d. Colocar la Misión y Visión institucional

a) Objetivo de la táctica Ubicar la Misión y Visión institucional en puntos estratégicos dentro de la

entidad.

b) Pasos a seguir Definir el objetivo.

Establecer los lugares apropiados para colocar la Misión y Visión de la

institución.

Buscar el apoyo del personal de diseño gráfico.

Establecer el objetivo cuantitativo: notoriedad institucional.

Comprobar el éxito de la misma mediante evaluaciones posteriores.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mejorar la imagen institucional. El público se identificara con la institución. Habrá trabajo en equipo. Conocer los objetivos planteados como institución.

Motivación personal

Interés por los valores de la institución.

d) Ejemplo de táctica. Misión y Visión Institucional

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c. Estrategia de Mejora de Imagen Institucional


Nombre de la estrategia: Mejora de Imagen Institucional. Objetivo: Proyectar una mejor imagen de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango a los públicos objetivos. Importancia: Es importante para el ente mantener una excelente imagen institucional, ya que armonizará la comunicación y proyección con los públicos a los que se dirige.

Tácticas a seguir

a. Señalizar las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b. Uniformar a los empleados c. Calendario de limpieza institucional. d. Realizar sondeos de opinión. e. Curso de servicio y atención al cliente. f. Programa de becas a empleados.


a. Proyección de una mejor imagen institucional

b. Rapidez en los trámites

c. Trabajo en equipo.

d. Motivación al personal.

Responsable de su

ejecución.


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1. Desarrollo de Tácticas.

a. Señalización de las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

a) Objetivo de la Táctica. Implantar un diseño de señalización para las instalaciones de la Alcaldía


b) Pasos a seguir. Definir el mensaje

Planificar con el personal de diseño el modelo a ejecutar.

Buscar apoyo de los diseñadores para establecer parámetros tales como:

color, textura, diseño, tamaño, entre otros.

Presentar el diseño a las autoridades correspondientes.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Rapidez en el servicio Mejor imagen institucional Clima organizacional Trabajo en equipo

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Bosquejo de Señalización de la Entidad

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b. Uniformar a los empleados.

a) Objetivo de la Táctica. Proporcionar uniformes a los empleados de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango.

a) Pasos a seguir. Cotización de precios con empresas textiles.

Propuesta de diseño y colores de la tela.

Mano de obra calificada.

Cantidad de uniformes.

Calendario de planificación para el uso de uniformes.

Que el uniforme lleve el logo y escudo de la institución.

b) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mejor proyección de imagen institucional.

Motivación al personal.

Presencia del empleado ante el usuario.

Posicionamiento institucional.

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c) Ejemplo de la Táctica.

Propuesta de uniformes para los empleados

Día Damas Caballeros Lunes y Miércoles

Martes y Jueves

Viernes

En el caso de los caballeros, el día viernes será el mismo estilo de uniforme de las damas, Blue jeans y camisa tipo polo color blanco.

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c. Calendario de limpieza institucional.

a) Objetivo de la táctica. Elaborar un calendario de limpieza para los empleados de la Alcaldía


b) Pasos a seguir. Elaborar y planificar el calendario de limpieza.

Establecimiento de normas para los encargados de la limpieza.

Cumplimiento de objetivos.

Evaluación de desempeño.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mejor percepción por parte del usuario.

Orden y mantenimiento de las instalaciones de la Alcaldía.

Buen ambiente laboral.

Evitar la rutina con el cambio de horario

d) Ejemplo de la táctica. Calendario de limpieza

Día Persona 1 Persona 2 Persona 3

Lunes 7:30- 8:30 a.m. 1:30-2:30 p.m. 7:30- 8:30 a.m.

Martes Libre 7:30-8:30 a.m. 1:30-2:30 p.m.

Miércoles 1:30-2:30 p.m. 1:30-2:30 p.m. 7:30-8:30 a.m.

Jueves 7:30-8:30 a.m. Libre 1:30-2:30

Viernes 1:30-2:30 p.m. 7:30-8:30 a.m. Libre

Sábado 8:00-10:00 a.m. 8:00-10:00 a.m. 8:00-10:00 a.m.

Domingo 9:00-10:00 a.m. 9:00-10:00 a.m. 9:00-10:00 a.m.

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d. Sondeos de opinión.

a) Objetivo de la táctica. Realizar sondeos de opinión para verificar la percepción de la imagen que

posee la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo

Redacción de preguntas.

Impresión considerable de hojas.

Llevar a cabo el sondeo en lugares apropiados.

Planificar la distribución del sondeo.

Establecer mecanismo de evaluación.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Conocer la opinión del usuario sobre la imagen de la Alcaldía. Mejora en el servicio y atención al usuario. Trabajo en equipo. Motivación al personal. Mejora en la percepción al usuario.

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Modelo de Sondeo de Opinión Preguntas Opciones

1- ¿Cómo evalúa la imagen de la Alcaldía Municipal de Chalatenango?

a. Excelente

b. Regular

c. Mala 2- ¿Considera que los empleados de la Alcaldía al recibir la capacitación han logrado brindar un mejor servicio y atención al usuario?

a. Sí

b. No

3- ¿Cree que el vestuario de los empleados es el adecuado?

a. Sí

b. No

4- ¿Cómo evalúa las instalaciones de la Alcaldía?

a. En buenas condiciones

b. En malas condiciones

5- ¿Qué le recomienda a la Alcaldía para que mejore la imagen de la entidad?

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e. Curso de servicio y atención al cliente.

a) Objetivo de la táctica. Brindar a los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango un curso de

servicio y atención al cliente.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo del curso.

Realizar el temario a desarrollar en el curso. Buscar apoyo de instituciones para llevar a cabo el curso. Establecer el día, fecha y hora para impartir el curso.

Convocatoria por medio de afiche al curso de servicio y atención al cliente.

Impresión considerable de afiches.

Evaluación de resultados.


Calidad en servicio y atención al usuario.

Orientación al trabajo.

Personal motivado.

Clima agradable ante el público interno.

Mejor calidad en el servicio.

Disminución de quejas y reclamos.

Proyección de una imagen favorable.

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d) Ejemplo de táctica. Capacitación de servicio y atención al cliente a empleados

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f. Programa de becas a empleados

a) Objetivo de la táctica. Brindar becas a los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango, con el

fin de mejorar el nivel de los mismos.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo.

Definir el mensaje que se desea transmitir a los empleados.

Gestionar reuniones con personas del Ministerio de Educación.

Elaborar afiches informativos.

Motivar al empleado a obtener la beca.

Evaluación del programa de becas.


Mejorar el nivel académico de los empleados.

Mejorar la imagen institucional.

Clima organizacional.

Trabajo en equipo.

Motivación al empleado.

d) Ejemplo de táctica.

151

d. Estrategia de Canales de comunicación


Nombre de la estrategia: Canales de comunicación. Objetivo: Implementar canales de comunicación que permitan informar a los

empleados de las actividades de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

Importancia: Es importante que la Alcaldía Municipal de Chalatenango cuente con recursos de comunicación efectivos para hacer llegar el mensaje al públicos se dirige.

Tácticas a seguir

a. Manual de bienvenida. b. Buzón de sugerencia c. Periódico mural. d. Kiosco informativo e. Boletines informativos f. Campaña de concientización interna. g. Medios electrónicos (e-mail, pagina intranet).


a. Comunicación efectiva.

b. Públicos informados.

c. Imagen institucional.

d. Clima organizacional agradable.

Responsable de su

ejecución.


152

1. Desarrollo de tácticas. a. Manual de bienvenida.

a) Objetivo de la táctica. Elaborar un manual de bienvenida para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b) Pasos a seguir. Bienvenida.

Mensaje del Alcalde Municipal.

Historia de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

Misión y Visión Institucional.

Organigrama de la entidad.

Valores de la entidad.

Atención al usuario.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Fortalecimiento de los vínculos de comunicación.

Mejor imagen institucional.


Responsabilidad laboral.

Trabajo en equipo.

Conocimiento del reglamento de la institución.

153

d) Ejemplo de táctica. Manual de Bienvenida Institucional

Portada Bienvenida Mensaje del Alcalde

Historia de la Alcaldía Misión y Visión Organigrama

Valores Institucionales Atención al usuario

154

b. Buzón de sugerencia

a) Objetivo de la táctica.

Diseñar un buzón de sugerencia para la Alcaldía Municipal de Chalatenango,

que permita a los públicos un espacio de participación para opinar sobre los

servicios que este ente presta.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo. Diseño del buzón de sugerencia.

Ubicación del buzón de sugerencia.

Difusión del buzón de sugerencia.

Implementación.

Evaluación.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Cultura organizacional.

Conocimiento de las sugerencias de los públicos para la mejora de los

servicios que presta la Alcaldía.

Mejora de imagen institucional.

Motivación del empleado al conocer que las sugerencias son tomadas en

cuenta.

Credibilidad y confianza.

155

d) Ejemplo de la táctica. Diseño de Buzón de sugerencias

156

c. Periódico mural

a) Objetivo de la táctica Elaborar un periódico mural para informar a los empleados de la Alcaldía

Municipal sobre las actividades, logros alcanzados, curiosidades, que se llevan

a cabo en Pro de la municipalidad.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo. Definir el mensaje. Utilidad del periódico mural. Selección de temas. Elaboración de material gráfico. Estructura y secciones del periódico mural.



Comunicación efectiva.

Motivación de los empleados.

Proyección institucional.

d) Ejemplo de táctica. Diseño de Periódico Mural

157

d. Kiosco Informativo.

a) Objetivo de la táctica. Ubicar dentro de las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Chalatenango un

Kiosco informativo.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo. Determinar el público objetivo al que va dirigido, en este caso los usuarios de

la Alcaldía. Definir el mensaje. Establecer el lugar más apropiado.

Establecer el objetivo cuantitativo de la táctica: brindar más información sobre

los servicios que presta la entidad.

Comprobar el éxito de la misma mediante evaluaciones.

Personal rotativo.

Tiraje de volantes, broshures, entre otros.

Entrega de artículos promocionales.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mayor persuasión sobre los servicios que brinda la institución por parte de los

usuarios.


Personal capacitado para dar información.

Motivación personal.

Trabajo en equipo.

158

d) Ejemplo de táctica. Modelo de Kiosco informativo

159

d. Boletines informativos.

a) Objetivo de la táctica. Elaborar boletines informativos a fin de dar a conocer el mensaje al público

interno y externo.

b) Pasos a seguir. Elaborar un listado de temas a desarrollar.

El encargado de Relaciones Públicas o mercadeo redactará boletines

informativos para los empleados de la entidad.

Transmitir información referente a los empleados, que esté ligada a un tema

de la actualidad, de interés general.

Dar seguimiento a los boletines.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Informar a los empleados.

Motivar a los empleados.

Armonización de la comunicación interna.

Transmisión de identidad definida en estrategias de comunicación.

Credibilidad en la noticia.

d) Ejemplo de táctica. Modelo de Boletín informativo

160

f. Campaña de concientización interna. a) Objetivo de la táctica.

Elaborar un broshure para el personal de la Alcaldía con el contexto de

campaña de concientización interna.


Definir el mensaje.

Propuesta de temas de interés institucional.

Imprimir una cantidad considerable.

Planificar los meses en los que se entregaran.

Evaluación de resultados.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mejor imagen institucional. Mensajes visuales atractivos para los empleados. Motivación al personal. Trabajo en equipo. Estructura de comunicación interna. Cultura organizacional.

161

d) Ejemplo de táctica. Campaña de Concientización interna

162

g. Medios electrónicos (e-mail, página intranet).


Diseñar medios electrónicos para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.


Solicitar apoyo del personal encargado de sistemas para la instalación de

redes.

Elaborar una lista de distribución y foros de discusión por Internet.

Pagina Web institucional restringida.

Elaborar e-mail de todos los empleados de la Alcaldía.

Mantenimiento de la pagina intranet.

Evaluación e implementación de resultados.


Herramientas de estimulación.


Espacio de pertenencia entre los empleados.



163

d) Ejemplo de táctica. Diseño de Medios Electrónicos Internos

Pagina Intranet

Correo Electrónico

164

e. Estrategia de Motivación al personal


Nombre de la estrategia: Motivación al personal Objetivo: Elevar el autoestima de los empleados de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango. Importancia: Al elevar el autoestima de los empleados, se logrará una mejor comunicación y ello hará aumentar el autoestima del empleado, en tal sentido la importancia reside en que los usuarios de la Alcaldía se verán beneficiados ya que existirá una relación armoniosa entre los empleados y la entidad.

Tácticas a seguir

a. Seminario de capacitación. b. Programas de acenso. c. Premios de reconocimiento. d. Programa de incentivos. e. Convivíos laborales.


a. Personal motivado.


c. Mejor desempeño laboral.

d. Mejor comunicación interna.

Responsable de su

ejecución.

a. Departamento de Recursos Humanos

165

1. Desarrollo de Tácticas a. Seminario de motivación.

a) Objetivo de la táctica. Impartir seminarios de motivación al personal de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango.

b) Pasos a seguir. Definición del objetivo.

Definición del mensaje.

Buscar apoyo de empresas especialistas en la rama de seminarios y

capacitaciones empresariales.

Definir el lugar, fecha, hora y la duración de la capacitación.

Elaborar afiches informativos.

Evaluación del seminario.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Personal motivado.

Clima y cultura organizacional.


Mejor clima laboral.

Trabajo en equipo.

166

d) Ejemplo de táctica. Seminario de Capacitación Motivacional

167

b. Programas de ascenso.

a) Objetivo de la táctica. Examinar el esfuerzo de los empleados de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango, creando así métodos de ascenso a los empleados que hayan

demostrado interés por la superación laboral.


Definir el mensaje.

Motivar al empleado a que se capacite.

Evaluar constantemente el desarrollo de los empleados.

Elaborar un Plan de ascenso y darlo a conocer a los empleados.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Ahorro de costos de contratación, capacitación y renovación de personal.

Motivar a los empleados a tener un buen rendimiento laboral.

Evitar que los trabajadores se aburran de la rutina laboral.

Un nuevo puesto permite adquirir nuevas habilidades o nuevas experiencias y

conocimientos.

d) Ejemplo de táctica. Diseño de una tarjeta de Programa de ascenso

168

c. Premios de reconocimiento a. Objetivo de la táctica.

Premiar el esfuerzo laboral de los empleados de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango, con el afán de motivarlos a desarrollar sus labores de una

manera eficiente.

b. Pasos a seguir.

Crear programas de reconocimiento. Promocionar el programa en toda la institución.

Realizar evaluaciones constantes. Estimular a los empleados para el desempeño laboral. Los premios deben de ser justos y valiosos para los empleados. Colocar el nombre de los empleados en los medios alternativos de la empresa.

c. Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

Mejor desempeño laboral.

Motivación del empleado.

Aumentará la autoestima de los empleados.

Los empleados al sentirse motivados, valorarán mejor su trabajo y por ende a

su institución.

169

d. Ejemplo de táctica. Modelo de premios de reconocimiento

Diploma de reconocimiento

Empleado del Mes

170

d. Programas de incentivos.

a) Objetivo de la táctica. Elaborar un programa de incentivo para los empleados de la Alcaldía



Definir el programa.

Realizar sondeos de opinión a los empleados.

Difusión y cumplimiento del programa de incentivo.

Puesta en marcha del programa de incentivo.

Revisión para cuantificar los beneficios del programa.


Reducción de rotación de personal. Elevar la moral de la fuerza laboral. Reforzar la seguridad laboral. Nivel de responsabilidad social. Conductas positivas en los empleados de la Alcaldía.

171

d) Ejemplo de táctica. Modelo de Programa de Incentivos

SISTEMA DE REMUNERACIÓN PROGRAMA DE INCENTIVOS

Aguinaldo Capacitaciones

Bonos Nombramientos

Comisiones Placas de reconocimiento

Incremento Salarial Rifas

Vacaciones anuales Seguros de salud

Viáticos Vales de descuento

172

e) Convivíos laborales.

a) Objetivo de la táctica. Realizar convivíos labores orientados a mejorar los conocimientos de los

empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.


Definir el mensaje.

Elaborar una lista de temas a tratar.

Realizar un calendario de actividades.

Elaborar memorando.

Evaluación de conocimientos adquiridos.


Mejora de la imagen de la institución. Clima organización. Comunicación eficaz. Trabajo en equipo. Personal motivado.

Nuevos conocimientos adquiridos dentro de los convivíos.


173

174

D. RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS. Las relaciones públicas externas constituyen un papel importante para la

organización, ya que ayudan a participar en la planificación, organización,

conducción y evaluación de programas dentro de la entidad, mejorando la

proyección de imagen de la empresa a los públicos a los que se dirige.

a. Estrategia de Cabildos abiertos.

Nº 1 Estrategia de Relaciones Públicas Externas

Nombre de la estrategia: Cabildos abiertos. Objetivo: Realizar cabildos abiertos para garantizar a la ciudadanía la oportunidad

de participar en la priorización de los problemas comunitarios con el fin de tomar decisiones conjuntas.

Importancia: Es de vital importancia que la Alcaldía Municipal de Chalatenango realice cabildos abiertos, con el fin de dar solución a las necesidades que presenta el municipio,

Tácticas a seguir

a. Realizar una reunión informativa con las autoridades municipales.

b. Elaboración de un programa de actividades para llevar a cabo el cabildo.

c. Difusión del cabildo abierto.


a. Comunicación efectiva



d. Participación ciudadana.

Responsable de su

ejecución.


175

1. Desarrollo de tácticas.

a. Reunión informativa con las autoridades municipales.

a) Objetivo de la táctica. Realizar una reunión citando al Concejo Municipal para informarles sobre la

estrategia de cabildos abiertos.

b) Pasos a seguir. Identificar objetivos de la reunión.

Elaborar una agenda.

Revisión de agenda y normas a seguir.

Planificación del tiempo.

Desarrollo de un resumen.

Retroalimentación.

Evaluación de la reunión.



Trabajo en equipo.

Ahorro de tiempo.

Toma de decisiones.

d) Ejemplo de la táctica. Reunión Informativa con autoridades municipales.

176

b. Elaboración del programa de actividades.

a) Objetivo de la táctica. Elaborar un programa de actividades para la puesta en marcha del cabildo

abierto.

b) Pasos a seguir. Definición del objetivo. Identificación del mensaje. Establecer lugar, día y hora, donde se realizará el cabildo abierto. Establecer los participantes que estarán presentes en el cabildo. Desarrollo de temas a tratar. Clausura.


Proyección de una mejor imagen institucional. Trabajo en equipo. Coordinación de evento. Presencia de las autoridades municipales. Resultados favorables.

d) Ejemplo de táctica. Programa de Actividades

Escaleta “Cabildo abierto” Sábado 06 de septiembre de 2008 Duración de evento 3 horas.

HORA

ACTIVIDAD

03:30 p.m.

Presentación de las autoridades.

03:35 p.m. Entonación de las sagradas notas del himno nacional.

03:40 p.m. Palabras alusivas por el Alcalde Municipal, Dr. José Rigoberto Mejía.

04:00 p.m. Presentación de los proyectos realizados por parte de un miembro del Concejo Municipal.

04:20 p.m. Presentación de propuestas por parte Concejo Municipal.

04:40 p.m. Comentarios y sugerencias por parte de los habitantes del Municipio.

05:00 p.m. Dialogo de necesidades entre el Sr. Alcalde y los habitantes del municipio.

05:30 p.m. Agradecimientos.

177

c. Difusión del cabildo abierto.

a) Objetivo de la táctica. Elaborar un plan de difusión para dar a conocer a los habitantes del Municipio de

Chalatenango el cabildo abierto.


Definir el público objetivo al que va ir dirigido.

Diseñar el mensaje.

Planificar los lugares apropiados para establecer la publicidad.

Elaborar cartas a medios de comunicación.

Imprimir una cantidad considerable de afiches y hojas volantes.

Evaluar e implementar el plan de difusión.

Realizar perifoneo.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mayor difusión del cabildo.


Imagen institucional.

Mayor afluencia de personas en el evento.

Clima de confianza entre los habitantes del municipio y las autoridades

municipales.

178

d) Ejemplo de táctica. Plan de Difusión de Cabildo Abierto

Afiche Banners

PRIMER

Municipio

06 de Septiembre de 2008 FRENTE AL ATRIO DE CATEDRAL

03:30 PM.

ORGANIZA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHALATENANGO.

WWW.CHALATENANGO.GOB.SV

municipio

Municipio limpio, seguro y ordenado

Perifoneo Hoja Volante

179

b. Estrategia de Publicidad institucional


Nombre de la estrategia: Publicidad institucional. Objetivo: Ejecutar acciones publicitarias en medios externos e internos, con el

afán de posicionar en la mente de los usuarios a la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

Importancia: Es importante que la Alcaldía Municipal de Chalatenango ponga en práctica las herramientas de publicidad institucional, informando sobre proyectos y actividades que lleva a cabo en beneficio del Municipio.

Tácticas a seguir

a. Publicidad en radio. b. Publicidad en periódicos. c. Publicidad no pagada (redacción de boletines,

publicity, y organización de conferencia de prensa). d. Creación de broshure. e. Diseñar hojas volantes. f. Diseño de afiche. g. Difusión y promoción de página Web. h. Publicidad exterior. i. Artículos promocionales. j. Compra de una unidad móvil.


a. Aumento de identidad e imagen institucional.

b. Posicionamiento en la mente de los usuarios.


d. Conocimiento del público sobre los proyectos de la Alcaldía.

e. Medios impresos económicos.

f. Opinión publica.

g. Motivación al personal.

Responsable de su

ejecución.

a. Departamento de Relaciones Públicas o en su

defecto el departamento de Mercadeo.

180

1. Desarrollo de tácticas. a. Publicidad en radio. a) Objetivo de la táctica.

Diseñar una cuña radial a fin de persuadir a los usuarios sobre eventos que

dicha entidad lleve a cabo.

b) Pasos a seguir. Identificar al público objetivo.

Detallar que se quiere anunciar (Servicios, festividades y eventos).

Crear un guión radial, describiendo la idea de la cuña.

Buscar el apoyo de estudios de grabación o de radios privadas.

Solicitar entrevistas en la radio.

Desarrollar un plan de medios por medio de una agencia de publicidad o

directa.


Se lograra una difusión masiva.

Posicionamiento del nombre de la institución.


Identificación con el público.

Audiencia informada.

181

d) Ejemplo de táctica. Diseño de cuña radial

Cliente: Alcaldía Municipal de Chalatenango.

Música de fondo: _______________________entra y baja la música.

Locutor: ____________________________La Alcaldía Municipal de

Chalatenango, se complace en felicitar a todo el pueblo Chalateco, al celebrar

este mes las fiestas dicembrinas.

Deseando que las disfruten sanamente al lado de la familia y amigos y a la vez

anticiparles y desearles una feliz navidad, que este llena de dicha y prosperidad.

Locutor: __________________________además se les informa de los servicios

que esta brinda: emisión de partidas de nacimiento, pago de impuestos

municipales, emisión de carnet de minoridad, entre otros.

Música de fondo: ____________________Entra y baja la música.

182

b. Publicidad en periódicos.

a) Objetivo de la táctica. Diseñar un anuncio gráfico con el fin de publicarlo en los periódicos de mayor

circulación, con el propósito de dar a conocer los proyectos realizados por la



Determinar que se quiere anunciar.

Solicitar apoyo de gente experta en la creación de anuncios de prensa.

Solicitar espacios en los periódicos de mayor circulación.

Seguimiento al anuncio.


Por medio de los periódicos se logrará un mejor posicionamiento. Se lograra mejor imagen institucional.

Conocimientos de obras públicas realizadas. Público informado.

Proyección de identidad cultural.

Trabajo en equipo.

183


Diseño grafico de anuncio

184

c. Publicidad no pagada (redacción de boletines, publicity, y organización de

conferencia de prensa).

a. Objetivo de la táctica.

Realizar boletines, publicity y organizar conferencias de prensa, a fin de

enviarlos a los medios de comunicación, para que la información se transmita

al público.

b. Pasos a seguir. Elaborar listado de medios y periodistas.

El encargado de Relaciones Públicas o Mercadeo redactara boletines y notas

de prensa, destacando los eventos más sobresalientes y el envío de los

mismos.

Organizar conferencias de prensa.

Contactar con los medios de comunicación.

Difundir la información útil para el público en lo que concierne la Alcaldía.

Transmitir toda la información referente a la entidad, que está ligada a la

actualidad y que sea de interés general.

Darle seguimiento a lo enviado.

c. Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Aumentar la notoriedad de la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Transmisión de una entidad definida en la estrategia de comunicación. Juicio positivo de la Alcaldía Municipal. Creación y mantenimiento de un clima de confianza entre los medios y la

entidad.

185

d) Ejemplo de táctica. Modelo de Redacción de boletines, publicity y conferencia de prensa

Boletín informativo Publicity

Organización de conferencia de prensa

d. Creación de broshure.

186

a) Objetivo de la táctica. Crear una broshure que contenga información de la Alcaldía, para que los

usuarios conozcan lo que realiza la entidad.

b) Pasos a seguir. Formular el mensaje que se desea transmitir, de modo que toda la campaña

emita el mismo mensaje.

Diseño del broshure:

• Lado 1: contendrá el nombre, logo y escudo de la Alcaldía.

• Lado 2: introducción de los proyectos.

• Lado 3: información del lugar donde se llevará a cabo la actividad y las

instituciones afiliadas a esta.

• Lado 4: ventajas de los proyectos.

Imprima una cantidad considerable de broshure.

Planifique los lugares donde se les entregaran.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Conocimiento de los proyectos que realiza la Alcaldía.


Imagen e identidad institucional.

Los empleados se sentirán identificados con entidad.

Trabajo en equipo. d) Ejemplo de táctica.

187

Modelo de Broshure

e. Diseñar hojas volantes.

188

a) Objetivo de la táctica. Crear hojas volantes que contengan información relevante de la Alcaldía


b) Pasos a seguir. Es importante que la Alcaldía realice este modelo de publicidad para que el

público externo este informado y participe de una manera activa en las

actividades de la entidad.

Definir el mensaje.

Debe contener el slogan, escudo y página Web.

Solicitar apoyo si fuese necesario, a expertos en la creación de hojas volantes.

Para reducir costos se hace reducción de color.

Dependiendo del alcance de la campaña publicitaria como en las tiras de hojas

volantes pueden ir de 600 a 10,000 ò más.

Hacer alianzas con los periódicos, a fin de insertar la hoja volante en ellos.

Establecer los lugares en los que se repartirán las hojas volantes.


Motivar a los usuarios a que asistan a los eventos que realiza la Alcaldía.

Se darán a conocer las actividades que se desarrollan en la entidad.

Se promoverán los eventos.

Proyección de identidad institucional.

Medio publicitario efectivo y económico.


189

Diseño de hojas volantes f. Diseño de afiche.

LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHALATENANGO TE INVITA QUE TE DES CITA AL ATRIO DE CATEDRAL ESTE PRÓXIMO 06 DE SEPTIEMBRE DE 2008

Donde se llevará a cabo el Primer Cabildo Abierto, en el cuál se informará a la población sobre los proyectos realizados, además de escuchar las opiniones y necesidades que afrontan a la comunidad chalateca.

Hora: 03:30 PM ¡TE ESPERAMOS NO FALTES!

“Trabajamos por un municipio, limpio, seguro y ordenado” www.chalatenango.gob.sv

190

a) Objetivo de la táctica. Diseño de un afiche informativo sobre las actividades que realiza la Alcaldía


b) Pasos a seguir.

Definir el objetivo de la publicidad. Definir el público objetivo. Diseño del mensaje. Lugares estratégicos.

Comprobación de éxito de la misma mediante mediciones posteriores.

Retroalimentación.

Impresión considerable de afiches.

c) Beneficios para la alcaldía Municipal de Chalatenango. Conocimiento de los proyectos que lleva a cabo la Alcaldía para los públicos. Proyección de imagen institucional.

Mensajes visuales atractivos.

Recordatorio de la campaña publicitaria.



191

Modelo de afiche

g. Difusión y promoción de página Web.

192


Crea y dar a conocer por los medios posibles en sitio Web de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango, con el afán de que sea visitado por visitantes a

nivel nacional e internacional.

b) Pasos a seguir. Contratar o buscar dentro de la entidad de expertos en la creación de página

Web.

Supervisar que el contenido de la página Web sea atractivo.

Elaborar un plan de difusión de la página Web.

Colocar temas de interés (misión, visión, historia del municipio, historia de la

Alcaldía, mapa, buzón de sugerencia entre otros).

Colocar la dirección electrónica en todos los medios de la empresa.

Dar mantenimiento a la página cada tres meses.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. La Alcaldía Municipal será más reconocida a nivel nacional e internacional.

Se logrará una mejor imagen institucional.

Los empleados estarán motivados debido a que en este medio aparecerán

fotografías.

Se creara opinión pública con temas de interés.

Se forjaran sugerencias para mejorar los servicios que presta la institución.


193

Plan de difusión

h. Publicidad exterior.

Perifoneo Hoja Volante

Pagina Web

194

a) Objetivo de la táctica. Diseñar vallas y rótulos publicitarios de la Alcaldía Municipal de Chalatenango,

a efecto de ser colocados en lugares estratégicos del municipio.

b) Pasos a seguir. Definir el objetivo de la publicidad.

Determinar el público objetivo al que va dirigido.

Diseñar el mensaje.

Establecer los lugares más apropiados.

Establecer el objetivo cuantitavo: aumento de notoriedad institucional.

Comprobar el éxito de la campaña mediante revisiones posteriores.


La Alcaldía de Chalatenango será más conocida.

Crearan identidad e imagen corporativa.

Constituirá un buen recordatorio a los mensajes lanzados en otros medios y a

la vez existirá retroalimentación del mensaje.

Habrá posicionamiento institucional.

Conocimiento de las obras que realizan.

El nombre de la Alcaldía estará las 24 horas del día.


195

Modelo de Valla Publicitaria

i. Artículos promocionales.

196

a) Objetivo de la táctica. Lograr una mayor aceptación de los usuarios a las instalaciones de la Alcaldía


b) Pasos a seguir. Definir el objetivo. Diseñar el mensaje.

Elaborar un listado de artículos promocionales.

Buscar acesoria de empresa especialistas en la rama.

Elaborar una agenda con el fin de planear y organizar la distribución de los

artículos.

Dar continuidad a la estrategia.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Posicionamiento de la imagen de la institución.

Identidad corporativa.

Motivación al empleado.

Promoción de servicios.

Incentivos al usuario.


197

Modelo de Artículos Promociónales

j. Compra de una unidad móvil.

198

a) Objetivo de la táctica. Proponer la compra de una unidad móvil con el fin de dar a conocer

información de la Alcaldía Municipal de Chalatenango para entablar relaciones

con los usuarios.

b) Pasos a seguir.

Definir el objetivo.

Definir el mensaje que se desea transmitir.

Buscar una unidad móvil acorde a la capacidad económica que presta la

Alcaldía.

Descripción de funciones: publicidad, promoción, difusión de eventos, entre

otras actividades asignadas.

Elaborar un calendario donde se establezcan las actividades a realizar con la

unidad móvil.


Promoción de servicios de la Alcaldía.

Publicidad efectiva.

Mejorará la comunicación con los usuarios.


Posicionamiento en la mente de los públicos.

Trabajo en equipo.


199

Propuesta de Unidad móvil

c. Estrategia de Organización de eventos

200


Nombre de la estrategia: Organización de eventos Objetivo: Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Chalatenango la forma de

cómo organizar un determinado evento. Importancia: Es de vital importancia que una entidad gubernamental conozca los lineamientos para la organización de diversos eventos que como ente este lleva a cabo.

Tácticas a seguir a. Anteproyecto de un evento. b. Planificación de eventos. c. Tiempos de un evento. d. Características de un maestro de ceremonia.

Beneficios de la

estrategia.

a. Proyección de imagen institucional.

b. Motivación al personal.


d. Opinión pública.

e. Comunicación efectiva.

Responsable de su

ejecución.

a. Departamento de Relaciones Públicas o en su

defecto el departamento de Mercadeo.

1. Desarrollo de tácticas.

201

a. Anteproyecto de un evento.

a) Objetivo de la táctica. Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Chalatenango los pasos que

conforman un anteproyecto de evento. b) Pasos a seguir.

Definir el objetivo. Identificar el problema. Justificar el anteproyecto. Definir el alcance del evento, Evaluación de los recursos con que se cuenta para la realización de eventos

(económico, falta de experiencia de los organizadores, falta de colaboración

de los involucrados, entre otros.) Formación de comisiones (publicidad, promoción, finanzas, contacto y

gestión, logística, protocolo, coctel). Evaluación e implementación del proyecto.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Incentivar a los empleados en la participación de los eventos. Trabajo en equipo. Motivación personal. Conocimiento de los pasos que conforman un anteproyecto de evento. Proyección de imagen institucional.


202

Modelo de Anteproyecto

e) Objetivo de la guía: Dar a conocer los pasos a seguir en la preparación inicial de un evento.

f) Pasos a seguir: a) Identificar el carácter del evento. b) El por qué del evento c) A quién va dirigido d) Cuándo se efectuará e) Donde se efectuará f) Comisiones.

Publicidad Promoción Finanzas Contacto y gestión Logística Protocolo Alimentación

g) Elaboración del presupuesto h) Entrega del local. Entregar de forma limpia y ordenada las instalaciones

donde se llevo a cabo el evento.

b. Planificación de eventos.

203

a) Objetivo de la táctica. Presentar a la Alcaldía Municipal de Chalatenango una guía de planificación

de eventos.

b) Pasos a seguir. Definir el tipo de evento. Determinar la fecha en que se llevará a cabo el evento. Establecer el lugar donde se llevará el evento. Elaborar un listado de las personas que presidirán la mesa de honor. Realizar una lista de invitados. Servicios a contratar: local para el evento, edecanes, sonido, alimentación,

transporte. Verificar sí se contará con el servicio de seguridad policial. Cobertura de medios. Evaluación y control del evento.


Trabajo en equipo.

Relación con los medios de comunicación.

Mejor imagen de la Alcaldía.

Mejor realce a los eventos.

Mayor control de imprevistos.

Mejor comunicación.

c) Ejemplo de táctica.

204

Modelo de planificación c. Tiempos de un evento.

205

a) Objetivo de la táctica. Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Chalatenango los tiempos de un

evento.

b) Pasos a seguir. Definir el mensaje a transmitir.

Definir el objetivo.

Establecer los tiempos de un evento: antes (planificación), durante (ejecución),

después (análisis).

Retroalimentación de los tiempos de un evento.

Evaluación mediante procesos establecidos.

c) Beneficios para la Alcaldía Municipal de Chalatenango. Mejor desarrollo institucional. Trabajo en equipo. Conocimiento de los tiempos de un evento. Proyección de imagen institucional.

206


TIEMPOS DE UN EVENTO.

ANTES

Ellos están planeando y

realizando detalles de

como realizar de la mejor

manera el evento.

DURANTE

Todas las personas

involucradas deberán estar

presentes, solo en casos

extremos se hará una

excepción, es una regla que

las personas involucradas

estén hasta el final del

evento.

DESPUES

Terminado el evento se

realiza un análisis para ver

los resultados obtenidos del

mismo, de esa manera se

evaluara para ver si el

evento tuvo los resultados

esperados por los

involucrados.

d. Características de un maestro de ceremonia.

207

a) Objetivo de la táctica. Dar a conocer las características que debe poseer un maestro de ceremonia

para la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b) Pasos a seguir. Elaborar una lista de posibles personas a ocupar el cargo de maestro de

ceremonia.

Selección del candidato, que cumpla las siguientes características: Buena

pronunciación, dicción, gesticulación acorde, vestimenta adecuada, agilidad

mental para realizar los cambios del programa, no debe hablar en primera

persona entre otros.

Ensayar tres días antes de la ceremonia.

Destinar el espacio físico para el maestro de ceremonia.

Revisión de micrófono.


Mejor imagen institucional. Trabajo en equipo. Motivación al personal. Mejor desarrollo de eventos. Conocimiento por parte de los empleados de las características de un maestro

de ceremonia.


208

Modelo de Maestro de Ceremonia

209

FASE III EJE DE CAPACITACION FASE III “EJE DE CAPACITACIÓN” A. PLAN DE CAPACITACIÓN 1. GENERALIDADES DE LA FASE En esta fase se facilitarán los lineamientos que son necesarios para poder poner

en práctica el Plan de Relaciones Públicas que se propone, a su ves con la

puesta en acción este vendrá a fortalecer los conocimientos tanto teóricos como

prácticos de los empleados dentro de la institución, lo que ayudará a que la

entidad proyecte una mejor imagen ante sus públicos.

2. OBJETIVOS DE LA FASE a. Objetivo General Facilitar a la Alcaldía Municipal de Chalatenango un plan de capacitación que

ayude a desarrollar de la mejor manera el Plan de Relaciones Públicas.

b. Objetivos Específicos a) Proporcionar instrumentos que ayuden a facilitar la puesta en marcha del Plan

de Relaciones Públicas.

b) Implementar el Plan de Relaciones Públicas para la Alcaldía Municipal de

Chalatenango.

c) Lograr un mejor desempeño con los empleados.

d) Instruir a los empleados para brindar un mejor servicio.

e) Fortalecer el conocimiento de los empleados en lo referente a las estrategias

de Relaciones Públicas.

210

I. INTRODUCCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Con el correr del tiempo han surgido políticas muy importantes para las

instituciones sin importar que estas sean de productos o servicios, esto no las

limita para que puedan salir adelante y estar con tecnología de punta, de esa

manera poder ofrecer productos o servicios de calidad. Para poder realizar u

ofrecer servicios de calidad es necesario que se realicen análisis internos con el

objetivo de evaluar y ver si los empleados están cumpliendo correctamente con

sus tareas.

Los encargados de una institución empresarial en la actualidad tienen un gran

reto y es analizar si la institución para la que están trabajando esta apta para

introducirse al mundo competitivo de hoy en día. Para ello es importante

realizarles una evaluación a todos los empleados para saber si se están

desenvolviendo de la manera correcta, la cual haga que el cliente se vaya

satisfecho de la entidad, de ser lo contrario valdría la pena realizar programas de

capacitación para motivar al empleado y a su vez enseñarle tácticas de cómo

adquirir mejores conocimientos para relacionarse mejor a los usuarios.

Se debe tener en cuenta que una persona cada día que pasa aprende algo

nuevo, eso indica que si dentro de la institución se encuentran personas que no le

tienen miedo a las adversidades, entonces tendremos empleados de calidad y la

entidad podrá brindar servios y atención de calidad a los usuarios.

La Alcaldía Municipal de Chalatenango, tiene la necesidad de crear un Plan de

capacitación, ya que por medio de este se capacitará al empleado sobre temas de

interés que mejoren aspectos como ambiente laboral, mejor servicio al usuario

entre otros, contribuyendo a mejorar la imagen de la entidad.

211

II. PLANTEAMIENTO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN La municipalidad nace con el fin de servir y velar por la comunidad, ya que es una

característica de todo ser humano, pero a la vez es una obligación de todo

trabajador público y privado brindar un buen servicio a los clientes, al analizar lo

expuesto con anterioridad es donde se ve la necesidad de brindar capacitación a

los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango, con el fin de que estos

al terminar la capacitación brinden una mejor atención a todos los usuarios que

visitan las instalaciones de la entidad.

El Municipio de Chalatenango es caracterizado por tener un alto índice de

afluencia de turistas, por lo mismo permite que las personas sean tratadas de la

mejor manera, para que se lleven una buena imagen del Municipio y por lo tanto

se sientan cómodos y seguros de visitar el Municipio de Chalatenango.

En la actualidad la capacitación es una herramienta fundamental dentro de una

institución, ya que ella permite que los empleados puedan conocer temas de

mucho interés para si mismo y para con la empresa, por eso se tiene pensado

brindar capacitación de atención al cliente cosa, que es de mucho interés para la

institución, porque en este caso los usuarios son primero para la entidad.

Dentro de la Alcaldía Municipal de Chalatenango, se trabaja en equipo de tal

manera que las labores que se realizan dentro de ella salgan de la mejor manera,

es una filosofía para todo los empleados de la Alcaldía que las cosas salga bien

dentro de la institución, ya que ellos forman la imagen propia de la entidad y claro

deben velar porque esta sea la mejor posible para el bienestar de todos.

212

III. JUSTIFICACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Los gobiernos Municipales surgen con el fin de velar por la estabilidad del

municipio a nivel económico, social, cultural y estatal, pero esto no es fácil debido

que en el camino se encuentran personas que no tienen la preparación adecuada

para cubrir los determinados puestos con que esta cuenta.

Se debe saber que para poder mantener un buen perfil institucional, es necesario

contar con personas capacitadas que cumplan con características esenciales

tales como: capacidad de organización, relaciones interpersonales, pensamiento

estratégico, entre otras, que contribuyan a mejorar el servicio y atención al público

con los que la entidad se relaciona.

Con base a esto se hace referencia a mantener en constante capacitación a los

empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango, contribuyendo a la

integridad personal y al trabajo en equipo para el logro de los objetivos como

entidad.

IV. MISIÓN Y VISIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN MISIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN “Instruir al personal de la Alcaldía Municipal de Chalatenango, mediante la

realización del Plan de Capacitación, convirtiéndolas así en personas competitivas

y sin miedo a la globalización.” VISION DEL PLAN DE CAPACITACIÓN “Lograr en el menor plazo posible un mejor desempeño del personal a capacitar y

que estos a su vez ofrezcan un mejor trato y servicio a los usuarios.”

213

V. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN 1. GENERAL.

a. Capacitar al personal de la Alcaldía Municipal de Chalatenango con el fin de

mejorar su desempeño laboral.

2. ESPECÍFICOS.

a) Optimizar el conocimiento del personal que labora en la Alcaldía Municipal de

Chalatenango en lo que concierne al Plan de Relaciones Públicas.

b) Obtener un mejor desempeño por parte de los empleados de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango referente a la atención y servicio al cliente.

c) Motivar a los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango a fin de

mejorar el desempeño laboral.

VI. POLÍTICAS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN a. Capacitar para desarrollar la competencia del personal en todo lo que hace y

prepararse para aprovechar oportunidades de crecimiento.

b. Que el desarrollo de la capacitación sea teórico-práctico para un mayor

aprendizaje. c. La persona encargada de dar la capacitación debe evaluar periódicamente los

diferentes temas que se han impartido en la capacitación.

d. El horario de capacitación recomendado son dos horas semanales (sábados);

sin embargo queda a criterio de los responsables y días que consideren

conveniente.

e. El personal deberá tener en cuenta los programas de capacitación y

actualización que le permitan comprometerse con la implementación de

buenas prácticas que apoyan la mejora continua de la empresa.

214

f. El personal deberá velar por el cumplimiento de los procedimientos que se

establezcan para el uso efectivo y eficiente de los servicios que la Alcaldía

brinda.

g. Que todos los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango reciban la

capacitación con el fin de obtener mejores resultados laborales.

VII. CONTENIDO PROGRAMÁTICO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN 1. GENERALIDADES Las áreas funcionales de la Alcaldía Municipal de Chalatenango están de la

mano con la puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas, en ellos recae la

responsabilidad del trabajo en equipo para el logro de los objetivos planteados en

el plan.

Por lo tanto es necesario que los empleados de la Alcaldía estén informados

sobre el contenido del Plan de Relaciones Públicas, el diagnostico interno,

conocer la Misión y Visión de la Alcaldía los objetivos y políticas de misma.

Debido a lo anterior, la capacitación de todo el personal de la Alcaldía Municipal

de Chalatenango será diseñada en tres fases, cada una de ellas contendrá

objetivos específicos, contenidos de las estrategias, metodología de cómo se

realizará y criterios de evaluación del capacitador.

Las fases que contendrá el Plan de Capacitación serán las siguientes:

1. Primera Fase. “Eje de Inducción” 2. Segunda Fase. “Eje Estratégico” 3. Tercera Fase. “Eje Conclusivo”

Primera Fase, Eje de Inducción: fortalecerá la información que se les brinde

a los capacitados, sobre el Análisis Situacional FODA, Misión, Visión,

Objetivos y Políticas de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

215

Segunda Fase, Eje Estratégico: Comprenderá las Estrategias de Relaciones

Públicas Internas y Externas, que ayudarán a los empleados de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango a mejorar el desempeño de sus labores.

Tercera Fase, Eje Conclusivo: Informar a los empleados de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango como se implantará la propuesta y como se

evaluará.

216

CUADROS RESUMEN DE LAS TRES FASES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN A. Cuadro Resumen de la Primera Fase

Objetivo

Especifico

Contenidos

Sugerencias

Metodologicas

Criterios

Metodológicos 1. Trasladar de forma metódica, la situación actual, misión, visión, objetivos y políticas de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

1. Análisis Situacional FODA. 2. Misión 3. Visión 4. Objetivos Institucionales 5. Políticas Institucionales

1. Se recomienda desarrollar los temas en forma Magistral e Interactiva.

1. Después de la ponencia de los temas, desarrollar la mecánica de preguntas y respuestas; esto ayudará al docente a conocer si los empleados han adquirido conocimientos sobre los temas.

217

B. Cuadro Resumen de la Segunda Fase

Objetivo

Específico

Contenidos

Sugerencias

Metodologicas

Criterios de Evaluación

1. Ayudar a que los empleados aumenten su conocimiento sobre los temas relacionados con las Relaciones Públicas Internas.

1. Creación del departamento de relaciones públicas.

2. Identidad corporativa.

3. Imagen institucional.

4. Canales de comunicación interna.

5. Motivación al personal.

1. Es recomendable realizar las capacitaciones de manera interactiva práctica a modo de mantener motivado al capacitado.

1. Se recomienda que al finalizar la ponencia se desarrollen tácticas de preguntas y respuestas, de modo que el capacitador se de cuenta el grado de aprendizaje adquirido por los capacitados.

2. Fortalecer el conocimiento de los empleados sobre las relaciones públicas externas.

1. Cabildo abierto. 2. Publicidad

institucional. 3. Organización de

eventos.

2. Se recomienda que el capacitador inicia haciendo preguntas a los capacitados, sobre el conocimiento que poseen de los temas a impartir.

2. Al concluir la participación del capacitador permitir el aporte de los empleados, evaluando si estos han adquirido lo impartido.

218

C. Cuadro Resumen de la Tercera Fase.

Objetivo Especifico

Contenidos

Sugerencias Metodologicas

Criterios de evaluación

1. Fomentar en los empleados de La Alcaldía Municipal de Chalatenango el grado de conocimiento que deben tener sobre la capacitación implementación y evaluación.

1. Introducción. 2. Planteamiento 3. Justificación 4. Misión y Visión

del plan de capacitación.

5. Objetivos del plan de capacitación.

6. Políticas del plan.

7. Contenido programático.

8. Objetivos de la implementación.

9. Alcance. 10. Beneficios. 11. Técnicas de

evaluación.

1. Se sugiere iniciar la clase realizando un sondeo, acerca del nivel cultural de los participantes, con el propósito de determinar el nivel de conocimientos sobre los temas a desarrollar.

1. Se requiere evaluar los conocimientos adquiridos por los educandos, acerca de los contenidos que se desarrollarán.

219

D. PRESUPUESTO DEL PLAN CAPACITACIÓN

RUBROS

CANTIDAD

TOTAL HORA/ CLASE

TOTAL VALOR/ RUBRO

OBSERVACIONES

Capacitadores

2

40

$300.00

Profesional con amplios

conocimientos en las áreas a impartir.

Ayudas

audiovisuales

2

40

$500.00

Se utilizará equipo

tecnológico. Herramientas de

oficina

2

40

$150.00

Materiales necesarios para

impartir la capacitación.

Material de

apoyo para los capacitados

6

40

$100.00

Carpeta con el

material de aprendizaje para el

capacitado.

Local

1

40

$150.00

Ambiente agradable.

TOTAL DE

CAPACITACIÓN

$1,200.00

Fuente: Equipo de Tesis.

220

FASE IV EJE CONCLUSIVO FASEIV “EJE CONCLUSIVO” A. GENERALIDADES DE LA FASE Al haber finalizado el eje de capacitación dirigido a los empleados de la

Alcaldía Municipal de Chalatenango, la siguiente fase consiste en el eje

conclusivo que indica la puesta en práctica de la propuesta, con el fin de

comprobar sí los aspectos adquiridos en la capacitación fueron implementados

por la entidad municipal en pro de la mejora de su imagen.

B. OBJETIVOS DE LA FASE 1. Objetivo General

Implementar y evaluar el Plan de Relaciones Públicas con el fin de mejorar la

imagen institucional de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

2. Objetivos Específicos

a. Mejorar la Imagen de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

b. Confirmar sí la capacitación impartida a los empleados de la Alcaldía

Municipal de Chalatenango logró los objetivos establecidos.

c. Desarrollar las diferentes estrategias de Relaciones Públicas a fin de

conocer sí la imagen de la Alcaldía Municipal de Chalatenango mejora.

221

C. ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN La puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas estará contemplado en

un período de 1 a 3 años aproximadamente, con el objetivo de llevar acabo

estrategias duraderas. Una vez cumplido el tiempo del Plan, se realizará una

retroalimentación con el fin de reforzar con nuevas tácticas que busquen

mejorar la imagen institucional de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

D. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN

Los beneficios que obtendrá la Alcaldía Municipal de Chalatenango con la

implementación del Plan de Relaciones Públicas son:

1. Mejorar la Imagen de la Alcaldía.

2. Los empleados adquirirán nuevos conocimientos sobre temas de interés

para la institución.

3. Mejorará la comunicación interna y externa de los públicos a los que este

ente se dirige.

4. Se logrará ante la opinión pública una buena imagen.

5. Los usuarios estarán satisfechos por la buena atención y servicio al cliente.

E. PROGRAMAS A DESARROLLAR

Dentro de los programas a desarrollar se mostrarán procedimientos que se

llevarán a cabo para la implementación del Plan de Relaciones Públicas.

a) Misiones directas. Cada miembro de la entidad no importando el cargo que tenga dentro de ella,

deberá conocer las acciones que debe cumplir al momento de ejercer su

trabajo, tomando en cuenta nuevas políticas establecidas por la institución

respecto a la imagen institucional que se pretende alcanzar.

222

b) Tácticas recordatorias. El departamento de relaciones públicas en conjunto con los jefes de los

departamentos de la Alcaldía deberá crear un plan de comunicación con el fin

de lograr informar sobre las actividades que realiza la institución en beneficio

de la Alcaldía y los usuarios.

c) Tener presente la misión y objetivos de la Alcaldía. El departamento de relaciones públicas deberá crear un plan de comunicación

interna, que incluya la difusión y colocación dentro de la entidad de la misión y

visón, con el fin de dar a conocer a los públicos internos y externos los

objetivos que se pretenden alcanzar.

d) Conocimiento pleno de actividades. Es necesario que los empleados de la institución conozcan sobre las diferentes

estrategias que realiza la entidad municipal.

223

F. IMPLEMENTACION DE LAS ESTRATEGIAS RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

ESTRATEGIA OBJETIVO MATERIALES DIRIGIDO A RESPONSABLE CUANDO

Creación del

Departamento de

Relaciones

Públicas.

Organizar un departamento de relaciones públicas, para planificar las actividades que realiza la Alcaldía Municipal de Chalatenango, relacionadas con el servicio y atención al usuario.

-Recurso humano -Papelería -Equipo audiovisual

Empleados Encargado del departamento de relaciones públicas

Cada mes

Identidad

Corporativa

Dar a conocer los elementos que identifican y diferencia a la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

-Recurso humano - Papelería -Equipo audiovisual

Empleados Encargado del departamento de relaciones públicas

Cada mes

Imagen Institucional

Proyectar una mejor imagen de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

- Papelería - Folletos -Equipo audiovisual

Empleados Capacitador Cada 6 meses

Canales de

comunicación.

Implementar canales de comunicación que permitan informar a los empleados de las actividades de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

-Papelería -Folletos -Equipo audiovisual


Motivación al

personal.

Elevar la autoestima de los empleados de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.

-Recurso humano -Equipo audiovisual


224

RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS

ESTRATEGIA OBJETIVO MATERIALES DIRIGIDO A RESPONSABLE CUANDO

Cabildo abierto Realizar cabildos abiertos para garantizar a la ciudadanía la oportunidad de participar en la priorización de los problemas comunitarios con el fin de tomar decisiones conjuntas.

-Papelería -Equipo audiovisual


Publicidad

Institucional

Ejecutar acciones publicitarias en medios externos, con el afán de posicionarse en la mente de los usuarios de la Alcaldía Municipal de Chalatenango.



Organización de eventos.

Dar a conocer a la Alcaldía Municipal de Chalatenango la forma de cómo organizar determinados eventos.



225

G. EVALUACIÓN

A. GENERALIDADES La evaluación es un proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado a los

cambios de conducta y rendimiento, mediante el cual se verifican los logros

adquiridos en función de los objetivos propuestos de la Alcaldía Municipal de

Chalatenango.

La etapa evolutiva es considerada como una de las fases más importantes

dentro del proceso de enseñanza y aprendizaje, ya que esta forma parte del

proceso evaluativo, por tanto para evaluar la puesta en marcha del Plan de

Relaciones Públicas se utilizaran algunas técnicas y herramientas para el logro

de los objetivos.

B. OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN Indagar los puntos fuertes del Plan de Relaciones Públicas para revelar las

debilidades que se deben mejorar.

C. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN a) Diseño de entrevistas: Las entrevistas se utilizan para obtener

información en forma verbal, por medio de preguntas que propone el

analista. Quienes responden pueden ser los empleados de la Alcaldía y los

usuarios de esta.

226

Ejemplo de entrevista Guía de entrevista

Pregunta. Respuesta.

1. En la atención a los usuarios ¿Qué problemas cree usted que existen aún en la Alcaldía Municipal de Chalatenango?

2. ¿Cree que existen problemas de comunicación? Menciónelos.

3. ¿Considera que ha mejorado la comunicación en la entidad?

4. ¿Qué le gustaría a usted que mejorará?

5. ¿Lo aprendido en la capacitación, lo lleva a la práctica?

6. ¿Existe armonía entre los empleados?

7. ¿Ha mejorado el servicio de atención a los visitantes?

8. ¿Considera que con la capacitación impartida a los empleados ha mejorado la imagen del ente?

b) Encuesta: es una herramienta que recoge información de un segmento de

la población de interés, esto depende del tamaño de la muestra en el

propósito del estudio, de modo que verifique los efectos positivos y

negativos que pueda tener el plan propuesto.

Ejemplo de encuesta

1. ¿Cuánto tiempo tiene de laboral en la Alcaldía Municipal de Chalatenango? a) De uno a cinco años. b) De cinco a diez años. c) De Diez a veinte años. d) De veinte en adelante.

2. ¿Está satisfecho con su trabajo? a) Si. b) No.

227

3. En el área de servicios y atención al usuario, ¿ha recibido capacitación? a) Si, b) No.

4. ¿Qué tipo de capacitación?

a) Sobre el comportamiento. b) Atención al cliente. c) Relaciones Humanas. d) Relaciones Públicas. e) Otras. Menciónelas.

5. ¿Mencione los beneficios que ha tenido la Alcaldía desde que se implemento el plan?

______________________________________________________________________________________________________________________________ 6. Luego de la capacitación recibida ¿Conoce las estrategias de

relaciones publicas internas y externas? a) Si. b) No.

7. ¿Qué tipo de comunicación lleva a cabo la entidad, para informarle

sobre las actividades que realizan? a) Formal (Memorándum, Boletinero, Reuniones). b) Informal (a nivel de chambres). c) Otros. Menciónelos. _____________________________________________________________

8. ¿Qué tipo de motivación recibe usted de parte de la institución?

a) Económica. b) Paseos. c) Felicitaciones. d) Otras. Menciónelas

9. La Alcaldía Municipal de Chalatenango, mantiene informados a sus empleados de sus actividades. a) Si. b) No.

10. Considera usted que después de recibir la capacitación. ¿El servicio y atención a los usuarios ha mejorado? a) Si. b) No.

228

D. RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN La puesta en marcha del Plan de Relaciones Públicas será responsabilidad de las

autoridades municipales en conjunto con el departamento de Relaciones Públicas,

requiere de la asignación de responsabilidades para que de esta manera se

alcancen los objetivos planteados en el plan.

Para llevar a cabo la implementación del plan, es necesario que existan

responsabilidades compartidas entre las autoridades municipales y el

departamento de Relaciones Públicas, por lo que la participación del personal es

necesaria para el éxito.

E. REVISIÓN Para determinar si se están obteniendo los resultados planteados en los

objetivos con la ejecución de las estrategias y el marco normativo dentro del

periodo establecido, es necesario analizar y evaluar los formularios para

determinar si los resultados son los deseados o han surgido dificultades en su

desarrollo, si es necesario se realizarán cambios para el logro de los objetivos y

a su ves efectuar las actualizaciones necesarias.

F. RETROALIMENTACIÓN La retroalimentación se realizará a través de los elementos que conforman el

plan de implementación para determinar la eficacia de medidas correctivas que

se han realizado; si no existe ningún problema se continuará con el proceso de

retroalimentación.

229

G. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACION

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

TOTAL VALOR/ RUBRO

OBSERVACIONES

Plan de

capacitación

1

$1,200.00

Profesional con amplios

conocimientos en las áreas a impartir.

Diseño de

impresión de hojas volantes,

afiches.

1

$250.00

Herramientas

necesarias para dar ejecución a las

estrategias de publicidad.

Diseño de

página Web

1

$150.00

Diseñador de página Web.

Elaboración de

artículos promociónales

1

$300.00

Elaboración de

Llavero, Calendario,

Lapicero, Folder, entre otros.

TOTAL

$1,900.00

Imprevistos

1

$190.00

Se calcula el 10% del total para estar

preparado por cualquier ocasión

TOTAL DE

CAPACITACIÓN

$2,090.00

Fuente: Equipo de Tesis

230

H. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Entrega de la propuesta a las autoridades municipales

Analisis de la propuesta por parte de la autoridades municipales o concejo municipal de la Alcaldía Municipal de Chalatenango

Aprobación de la propuesta

Difusión de la propuesta a los empleados de la Alcaldía

Capacitación a los empleados de la Alcaldia Municipal de Chalatenango

Implementación del Plan de Relaciones Públicas

Evaluación de resultados del Plan de Relaciones Públicas

Presentación de los resultados

ENE

Equipo investigador

FEB

Autoridades Municipales

RESPONSABLE


Equipo investigador y autoridades municipales



ACTIVIDADES



AGO SEPABR MAY JUN JULMAR

Documents

CAPITULO IV PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS ...ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7161/5/352.0072... · • Mejorar las Relaciones Públicas internas y externas. •