INGENIERIA EN GESTION TURISTICA Y HOTELERA

SEGUNDO SEMESTRE

TRABAJO FINAL DE INFORMÁTICA

JUAN CARLOS CANO

¿Cómo crear: base de datos, tablas,formularios, relaciones y consultas.

Concepto:

Una base de datos es un conjunto de datos que estánorganizados para un uso determinado y el conjunto delos programas que permiten gestionar estos datos eslo que se denomina Sistema Gestor de Bases deDatos.

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón deOffice (haciendo clic en el icono de Office enla parte superior izquierda de la pantalla) queaparece a la derecha de la pantalla.

Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás

seleccionar una plantilla para crear una nuevabase de datos basada en ella.

Aparecerá la ventana de Introducción aMicrosoft Office Access.

Aquí deberás indicar elNombre de archivo dela base de datos.

Para seleccionar lacarpeta donde guardarel archivo puedes hacerclic en el botón Buscarubicación .

Nombre del archivo

Buscar ubicación

A continuación aparecerá en un panel a la derechade la pantalla el siguiente cuadro:

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo dondeindicaremos el nombre de la base de datos queestamos creando y el lugar donde se guardará.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flechade la derecha para seleccionar la carpeta dondevamos a guardar la base de datos.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Guardar en:

Nombre del archivo Aceptar

el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta yel nombre que escogiste.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datosa la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para quepuedas empezar a rellenar sus datos.

Concepto:

Una tabla es un conjunto de información acercade una persona, cosa o evento.

Access representa las tablas en forma similar alas hojas de cálculo, donde las columnas soncampos y las filas son registros.

Para crear una tabla de datos tenemos quehacer clic en la pestaña Crear para visualizarsus opciones. En el marco Tablas podremosseleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste enintroducir directamente los datos en la tabla y según elvalor que introduzcamos en la columna determinará eltipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en estaunidad didáctica

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado quetiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólotendrás que rellenarla con sus datos.

Listas de SharePoint consiste en crear un objetocompatible con un sitio SharePoint desde el que podráscompartir los datos almacenados en la lista o tabla conotras personans con acceso al mismo sitio.

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño esseleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, ohaciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barrade estado:

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla: En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía

no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le haasignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos lascolumnas que componen la tabla, se utiliza una línea paracada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilladefiniremos la primera columna de la tabla y asísucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas(General y Búsqueda) para definir propiedades del campoes decir características adicionales de la columna queestamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nosda algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, porejemplo en este momento el cursor se encuentra en laprimera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo yen el recuadro inferior derecho Access nos indica que elnombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas quecompondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar latecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Textocomo tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clicsobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otrotipo.

una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, laparte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades delcampo se activa para poder indicar más características del campo,características que veremos con detalle en la unidad temáticasiguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna dela rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamentesirve para introducir un comentario, normalmente una descripcióndel campo de forma que la persona que tenga que introducir datosen la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario apareceráen la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos loscampos (columnas) de la tabla.

Concepto: Los formularios sirven para definir pantallas

generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Para crear un formulario tenemos varíasopciones.

Podemos acceder a todas ellas desde lapestaña Crear:

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en lavista diseño y tenemos que ir incorporando los distintosobjetos que queremos aparezcan en él. Este método nose suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es máscómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar elasistente y después sobre el formulario creado modificarel diseño para ajustar el formulario a nuestrasnecesidades.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nosva guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevoformulario que contiene todos los datos de la tabla oconsulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blancobasado en la utilización de gráficos dinámicos.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en laopción Asistente para formularios que puedes ver en laimagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en

el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá

los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Concepto:

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Para crear relaciones en Access 2007 primerodeberemos acceder a la ventana Relacionesdeberemos hacer clic en el botón Relacionesque se encuentra en la pestaña Herramientasde base de datos.

Seleccionar una de las tablas quepertenecen a la relaciónhaciendo clic sobre ella,aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botónAgregar.

Repetir los dos pasos anterioreshasta añadir todas las tablas delas relaciones a crear.

Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de laderecha esperando indicarle las tablas queformarán parte de la relación a crear.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con lastablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación: Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso

código). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado

arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria(aulaClic_Facturas).

Soltar el botón del ratón.

Concepto:

Las consultas son los objetos de una base dedatos que permiten recuperar datos de unatabla, modificarlos e incluso almacenar elresultado en otra tabla.

Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nosmuestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplenlos criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremosconsultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no segúnla consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (sellama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en lamemoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a losregistros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación,de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se puedendefinir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen quedefinir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en estecurso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objetode este curso.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la

consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la

pestaña Crear:

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.te cuadro de diálogo:

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pideprimero las tablas de las que la consulta sacará losdatos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.