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Canada Life's Secure Email Service Guide
(La version française suit)
What is secure email? Secure email allows you to receive and reply to encrypted email messages from Canada Life without needing to install any additional software.
Supported System requirements for secure email Operating Systems: Windows 7 or newer • Mac OS 10.8.X or newer • Apple iOS 7 or newer • Android 4 or newer. Supported Internet Browsers: Internet Explorer 8 or newer • Firefox 28 or newer • Chrome 37 or newer • Safari 7.1 or newer Email programs: Microsoft Outlook 2007 or newer, Web Access 2007 or newer • Lotus iNotes 7.0.2, 8.5 • Messenger Express • Gmail, Hotmail, and Yahoo Mail
What you need to do • The first time you receive a secure email from Canada Life, you’ll be prompted to create a password. • Once you’re logged in, you’ll be directed to our secure website, which will display the email message we sent you. • From there, you can reply to the email, save the email, or simply log out of the website. • To reply to Canada Life securely, click the Reply button while viewing the email on the secure website. • The next time you receive a secure email from us, you’ll only need to enter your password to access the website
to read your email.
For a more detailed walkthrough, read on.
Sample Notification Email
Secure email from Canada Life starts with a notification email.
Open the attachment (SecureMessageATT.HTML).
If you have trouble opening the attachment, you can use the “Click here” link as an alternate way to access the secure message.
Note: the “Click here” link expires after 21 days. The HTML attachment never expires.
Note: the location of the attachment will vary by email program.
Sample HTML Attachment
Note: If you chose the “Click here” link in the notification email, you’ll bypass this step.
Click “Read Secure Message”.
Depending on your Internet browser, you may be asked if you want to continue, as the “Read Secure Message” button will take you to an external website.
Sample registration
If you’re a first-time user of secure email from Canada Life, you need to register.
If you’ve already registered, you’ll go straight to the login screen (see next page). • Passwords must be 8-99
characters long. • At least one digit (0-9) is
required. • Both uppercase and lowercase
characters are required. • Your username may not appear
in the password.
Sample Login screen
Returning users need to log in using the password created when registering.
Forgot your password? Click “Forgot Password” to receive an email with a link to reset your password.
Sample secure message View your secure email and access any attachments. While your secure email will never expire, we recommend you save/print the message and any attachments for your records.
Secure Email Inbox Old messages you've received securely will appear in your Inbox for a period of 21 days. After 21 days you will need to use the HTML link in the email message itself to view the email and any attachments, therefore it's important to save the original HTML attachment for future reference.
New Message To initiate a new secure email message to Canada Life, click on New Message. Click Send me a copy if you would like a copy of your message to Canada Life to be sent to your Inbox.
Frequently asked questions
1. What is an HTML attachment? An HTML attachment is a file that will be opened by your default internet browser on your computer or mobile device. In this case, it tells your computer how to allow the secure email message so that you can read it.
2. Why do I have to register to open the email? All emails sent with statements contain sensitive plan member data, which is why the emails are encrypted.
3. Can I open the secure message on my smartphone? Most smartphones should be able to access the secure message through the “click here” link in the notification email for the first 21 days. After 21 days access to your secure message is dependent on the HTML attachment included in the notification email.
4. What if I forgot my password? On the login screen, click on the Forgot Password link. A password reset email will be automatically sent to your email address. If you don’t receive the email, be sure to check your spam or junk folder. Once you receive the email, click the reset link in the email and enter your new password.
Frequently asked questions
5. What if I no longer have access to my email address to reset my password, or my email address has changed? Without access to the registered email address, you will not be able to reset your password. You’ll need to contact the message sender, provide them with a new email address, and ask them to resend the message.
6. What do I if I'm having difficulty opening the secure email? Please ensure you’ve tried both opening the HTML attachment and using the “Click here” link. You should also ensure that the internet browser you’re using is not an older version. Your device will also need a PDF viewer in order to open the attachment. If you’re still having trouble, contact the message sender.
7. How long will I be able to access the secure email? As long as you keep the initial notification email, you will be able to access the secure message. We do recommend that you save or print a copy of the message and any attachments for your own records.
8. Can I reply to the email message? Yes, you can reply securely by clicking Reply while logged in to the secure email site.
Note: The system does not automatically place a copy of a secure message in your Sent folder. Click “Send me a copy” when you reply to a secure message to send a copy to your email address for your records.
Auxiliaire de travail de la Canada Vie sur le service de courriel sécurisé Qu’est-ce qu’un courriel sécurisé? Un courriel sécurisé vous permet de recevoir et de répondre à des courriels cryptés provenant de la Canada Vie, sans qu’il soit nécessaire d’installer un logiciel supplémentaire.
Configuration nécessaire pour le courriel sécurisé Systèmes d’exploitation : Windows 7 ou version ultérieure • Mac OS X 10.8 ou version ultérieure • Apple iOS 7 ou version ultérieure • Android 4 ou version ultérieure Navigateurs pris en charge : Internet Explorer 8 ou version ultérieure • Firefox 28 ou version ultérieure • Chrome 37 ou version ultéri eure Safari 7.1 ou version ultérieure Programmes de messagerie électronique : Microsoft Outlook 2007 ou version ultérieure, Web Access 2007 ou version ultérieure • Lotus Notes 7.0.2, 8.5 • Messenger Express • Gmail, Hotmail et Yahoo
Ce que vous devez faire • La première fois que vous recevez un courriel sécurisé de la Canada Vie, vous serez invité à créer un mot de
passe pour le site du service de courriel sécurisé. • Une fois que vous avez ouvert une session, vous serez dirigé à notre site Web sécurisé affichant le message qui
vous a été envoyé par la Canada Vie. • À partir de ce point, vous pouvez répondre au courriel, le sauvegarder ou simplement sortir du site Web. • Pour répondre à la Canada Vie de manière sécurisée, cliquez sur le bouton « Répondre » alors que vous prenez
connaissance du courriel dans le site Web sécurisé. • Lorsque d’autres courriels vous seront envoyés par la suite, vous n’aurez qu’à saisir votre mot de passe pour
être dirigé au site Web afin d’y lire votre courriel.
Pour une marche à suivre plus détaillée, poursuivez votre lecture.
Exemple de courriel de notification Le courriel sécurisé de l a Canada Vie vous est d’abord envoyé dans un courriel de notification.
Ouvrez la pièce jointe (SecureMessageATT.HTML).
Si vous éprouvez de la difficulté à ouvrir la pièce jointe, vous pouvez utiliser le lien « Cliquez ici » comme autre moyen d’accéder au message sécurisé.
À noter : Le lien « Cliquez ici » expire après 21 jours. La pièce jointe de format HTML n’expire jamais.
À noter : L’emplacement de la pièce jointe varie selon le programme de messagerie électronique.
Exemple de pièce jointe de format HTML
À noter : Si vous choisissez le lien intitulé « Cliquez ici » dans le courriel de notification, vous sauterez cette étape.
Cliquez sur « Lire le message sécurisé ».
Selon le navigateur Internet que vous utilisez, il se peut que l’on vous demande si vous souhaitez continuer, car le lien « Lire le message sécurisé » mène vers un site Web externe.
Exemple d’inscription
Si vous utilisez le service de courriel sécurisé de la Canada Vie pour la première fois, vous devez vous inscrire.
Si vous êtes déjà inscrit, vous serez directement dirigé vers l’écran d’ouverture de session (voir page suivante).
Exemple d’écran d’ouverture de session
Les utilisateurs déjà inscrits doivent ouvrir une session au moyen du mot de passe qu’ils ont créé au moment de l’inscription.
Vous avez oublié votre mot de passe? Cliquez sur « Mot de passe oublié » pour recevoir un courriel qui vous permettra de réactiver votre mot de passe.
Exemple de message sécurisé Lisez votre courriel sécurisé et accédez à toute pièce jointe. Bien que votre courriel sécurisé n’expirera jamais, nous vous recommandons de sauvegarder ou d’imprimer le message et les pièces jointes pour vos dossiers.
Boîte de courriel sécurisée Les anciens messages que vous avez reçus de manière sécurisée apparaîtront dans votre boîte de réception pour une période de 21 jours. Après 21 jours, vous devrez utiliser le lien HTML figurant dans le courriel pour lire le courriel et les pièces jointes. Par conséquent, il est important d’enregistrer la pièce jointe en format HTML pour pouvoir la consulter plus tard.
Nouveau message Pour envoyer un nouveau courriel sécurisé à la Canada Vie, cliquez sur « Composez à nouveau ». Cliquez ensuite sur « Envoyez-moi une copie » si vous voulez qu’une copie de votre message à la Canada Vie soit envoyée à votre boîte de réception.
Foire aux questions
1. Qu’est-ce qu’une pièce jointe de format HTML? Une pièce jointe de format HTML est un fichier qui sera ouvert par votre navigateur Internet par défaut sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Dans un tel cas, la pièce jointe « dit » à votre ordinateur comment décrypter le message du courriel sécurisé afin que vous puissiez le lire.
2. Pourquoi faut-il que je m’inscrive à ce service pour ouvrir le courriel? Tous les courriels comportant des relevés renferment des données sensibles à l’égard des participants de régime, ce qui explique la raison pour laquelle les courriels sont cryptés.
3. Est-ce que je peux ouvrir le message sécurisé sur mon téléphone intelligent? La plupart des téléphones intelligents devraient être en mesure d’accéder au message sécurisé au moyen du lien intitulé « Cliquez ici » dans le courriel de notification au cours des 21 premiers jours. Après 21 jours, l’accès à votre message sécurisé dépend de la pièce jointe en format HTML incluse dans le courriel de notification.
4. Que dois-je faire si j’ai oublié mon mot de passe? À l’écran d’ouverture de session, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ». Un courriel pour la réinitialisation du mot de passe sera automatiquement envoyé à votre adresse de messagerie électronique. Si vous ne recevez pas le courriel, vérifiez votre filtre antipourriel ou votre dossier de courrier indésirable. Lorsque vous recevez le courriel, cliquez sur le lien de réinitialisation dans le courriel et saisissez votre nouveau mot de passe.
Foire aux questions
5. Que faire si je n’ai plus accès à mon adresse de courriel pour réinitialiser mon mot de passe, ou si mon adresse de courriel a changé? Sans accès à l’adresse de courriel inscrite, vous ne pourrez pas réinitialiser votre mot de passe. Vous devez communiquer avec l’expéditeur du message pour lui fournir votre nouvelle adresse de courriel et lui demander de vous envoyer le message à nouveau.
6. Que dois-je faire si j’éprouve de la difficulté à ouvrir mon courriel sécurisé? Assurez-vous d’avoir essayé d’ouvrir le courriel sécurisé au moyen de la pièce jointe de format HTML ainsi qu’un utilisant le lien intitulé « Cliquez ici ». Assurez-vous également que la version de votre navigateur Internet n’est pas trop ancienne. De plus, votre appareil doit être doté d’une visionneuse PDF pour pouvoir ouvrir la pièce jointe. Si malgré toutes les mesures qui précèdent vous continuez à éprouver des difficultés, communiquez avec l’expéditeur du message.
7. Pendant combien de temps pourrai-je encore accéder au courriel sécurisé? Tant que vous conserverez la notification initiale, vous serez en mesure d’accéder au message sécurisé. Nous vous recommandons par contre de sauvegarder le message sécurisé et toute pièce jointe ou d’en imprimer une copie pour vos dossiers.
8. Est-ce que je peux répondre au courriel? Oui, vous pouvez y répondre de manière sécurisée en cliquant sur « Répondre » alors que vous prenez connaissance du courriel dans le site Web sécurisé.
À noter : Le système ne place pas automatiquement une copie du message sécurisé dans votre dossier des éléments envoyés. Cochez la case « Envoyez-moi une copie » lorsque vous répondez à un message sécurisé pour qu’une copie soit envoyée à votre adresse pour référence.
