Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Livrabile 1
TA2016097 RO RP2
Bundesbeschaffung GmbH
Analysis on the possible procurement areas to be centralized first
Studiu de fezabilitate privind produsele sau serviciile principale recomandate pentru achiziționarea centralizată
INHALT
1. METODOLOGIE ........................................................................................................... 1
2. COLECTAREA ȘI DESCRIEREA DATELOR .............................................................. 1
2.1. Analiza celor mai des achiziționate bunuri și servicii din UE prin UCA ............................................. 2
2.2. Analiza cadrului pentru achiziții centralizate în Austria ....................................................................... 3
2.3. Analiza domeniului achizițiilor din România ......................................................................................... 4
2.3.1. Analiza preselecției ........................................................................................................................ 5
2.3.2. Colectarea datelor ......................................................................................................................... 6
2.3.3. Evaluarea categoriilor de produse ................................................................................................. 6
a) Costurile de proces ................................................................................................................................ 7
b) Volume de achiziții ................................................................................................................................. 9
c) Complexitate ........................................................................................................................................ 12
d) Proceduri de contestație .......................................................................................................................... 13
3. REZULTATELE ANALIZEI ......................................................................................... 14
3.1. Rezultatele analizei de complexitate ..................................................................................................... 14
3.2. Potențial de economisire estimat .......................................................................................................... 15
a) Economii din achiziție .......................................................................................................................... 15
b) Costurile de proces .............................................................................................................................. 17
3.3. Clasamentul domeniilor de achiziție ..................................................................................................... 19
4. RECOMANDĂRI ......................................................................................................... 20
ANEXE .............................................................................................................................. 22
12/15/2016
TA2016097 RO RP2 1
1. Metodologie
Scopul acestui studiu este de a defini 3-5 categorii de produse recomandate pentru a fi
achiziționate în prima fazăde funcționare a noii Unitati Centrale de Achizitii (UCA) în România.
Într-un prim pas s-au analizat și evaluat datele existene la nivel european, în Austria și în
România. Analiza datelor la nivel european și din Austria au ajutat beneficiarii să realizeze o
primă selecție de 11 domenii de achiziții1 de interes pentru achiziții centralizate în România. În
următorul pas, consultanții au realizat o analiză de complexitate pentru aceste 11 categorii de
produse. Rezultatul acestei analize a dus la selecția a 5 categorii de produse din cele 11 inițiale.
Aceste 5 categorii de produse au fost analizate într-un ultim pas, din perspectiva potențialului
lor de a realiza economii. În baza rezultatelor analizei potențialului de economii, consultanții au
efectuat un clasament al celor 5 categorii de produse, recomandate pentru început.
2. Colectarea și descrierea datelor
Pentru a identifica cele mai potrivite domenii pentru achzițiile centralizate, din punct de vedere
al potențialului de economisire și al unei proceduri de achiziție de complexitate redusă,
consultanții au realizat o analiză a datelor având în vedere următoarele aspecte:
1 In cuprinsul documentului se vorbeste despre domenii de achiziții, categorii de produse, grupe de achiziții și grupe de produse, toate semnificând același lucru.
TA2016097 RO RP2 2
Analiza celor mai des achiziționate bunuri și servicii prin UCA în alte state
membre, precum și volumele de achiziții
Analiza varietății de produse achiziționate de BBG în Austria și economiile
realizate astfel
Analiza bunurilor și serviciilor achiziționate la nivelul guvernului român
2.1. Analiza celor mai des achiziționate bunuri și servicii din UE prin UCA
Analiza efectuată la nivel european cu date colectate de la 12 UCA din diferite state membre
privind 15 categorii de produse și servicii dintre cele mai frecvent achiziționate și volumele
achiziționate, a fost pregătită și înaintată beneficiarului, ca prim indicator pentru varietatea de
produse pretabile pentru agregare. Volumul de achiziții indicat de UCA nu reflectă valoarea
contractelor incheiate, ci volumele efectiv achiziționate, reprezentând un bun indicator pentru
necesitățile reale ale autorităților contractante beneficiare ale contractelor respective.
O comparație directă, bazată pe grupe de achiziții făcute de alte UCA din Europa nu a fost
posibilă, întrucât gruparea și definirea conținutului fiecărei categorii de achiziții diferă semificativ.
De asemenea, în România nu există un sistem unitar de grupare, fiecare autoritate contractantă
utilizând familii de produse diferite. O primă idee a fost aceea de a analiza volumele de achiziții în
baza codurilor CPV, lucru care s-a dovedit însă imposibil, datorită faptului că clasificarea și
gruparea familiilor de produse analizate în cele 12 state din UE nu s-a făcut în baza codurilor CPV,
iar datele nu au putut fi comparate.
Totuși, datele puse la dispoziție (vezi graficul nr. 1) oferă informații despre cele mai importante categorii de produse achiziționate prin UCA în Europa și despre volumele achiziționate, fiind indicatori ai necesităților autorităților contractante. Mărimea volumelor de achiziții constituie de obicei un posibil indicator pentru potențialul de
economii, întrucât categoriile de achiziții cu cele mai mari volume au fost scoase în evidență în
graficul nr. 1.
TA2016097 RO RP2 3
Grafic 1: Volume per arie de de achiziție
Graficul nr. 1 ilustrează faptul că cele mai importante categorii de produse achiziționate de UCA
din UE sunt în domeniile IT & telecomunicații, energie (inclusiv electricitate, gaz, combustibil,
petrol), mobilitate și birotică. De asemenea se poate observa că în jur de 50 % din volumele
achiziționate sunt generate de aceste 4 domenii principale.
Astfel, pentru analiza de față, s-a concluzionat că următoarele domenii de achiziții sunt foarte
importante pentru alte UCA din Europa și este pertinent să fie luate în considerare atunci când se
decide ca anumite produse să fie achiziționate centralizat în România.
Cele mai importante domenii de achiziții pentru UCA din
Europa
IT & telecomunicații
Energie (inclusiv electricitate, gaz, combustibil,
petrol)
Mobilitate
Birotică
2.2. Analiza cadrului pentru achiziții centralizate în Austria
Analiza situației din Austria s-a concentrat asupra domeniilor de achiziții desfășurate de Agenția
Federală pentru Achiziții din Austria (BBG), întrucât consultanții care au realizat-o provin din cadrul
acestei instituții și pot pune la dispoziția echipei de proiect un set de date foarte amănunțit. Scopul
focusării asupra unei singure UCA a fost acela de a obține o imagine mai clară în privința
potențialului de economisire ce poate fi atins prin agregarea cererii în toate domeniile de achiziții
acoperite de BBG. Sunt prezentate date din decursul ultimilor 5 ani, din toate domeniile de achiziții
TA2016097 RO RP2 4
acoperite de BBG, alături de un calcul al economiilor realizate pentru fiecare categorie de achiziții.
Astfel, beneficiarii vor putea înțelege potențialul de economisire în diferite domenii de achiziții.
Volumele de achiziții prezentate se referă la volumele achiziționate efectiv (call-off volumes) și nu
la volumele publicate în contractele de achiziții. Datele BBG oferite beneficiarilor arată volumele de
achiziții totale pentru toate autoritățile contractante care utilizează serviciile UCA, inclusive
defalcarea acestora la nivel administrativ federal (clienți care sunt obligați să achiziționeze prin
BBG) și alte autorități contractate (clienți care optează voluntar să facă achiziții prin BBG). Pentru
detalii suplimentare, vă rugăm să consultați anexele. Această abordare a fost aleasă pentru a
evidenția acele domenii de achiziții considerate foarte importante pentru administrația la nivel
federal. Consultanții au pornit de la premisa că necesitățile administrației federale din Austria, ar
putea fi, în anumite domenii, foarte asemănătoare cu anumite domenii la nivelul administrației
centrale din România.
În plus, BBG a pus la dispoziție date privind economiile realizate prin standardizarea și cumularea
volumelor în diferite grupuri de achiziții (vezi documentele anexate). Cifrele prezentate nu pot fi
considerate indicatori pentru potențiale economii în România, însă arată dimensiunea economiilor
care a fost posibilă prin standardizarea și cumularea volumelor în Austria. Diferite circumstanțe
precum schimbarea structurii pieței sau mărimea volumelor, pot influența economiile reale din
diferite domenii de achiziții. Metoda aleasă pentru calcularea economiilor per total în cazul BBG se
bazează pe o comparație pe termen lung a prețurilor, înainte și după agregarea cererii, fără a fi
luati în considerare alți factori de influență.
Câteva dintre domeniile de achiziții importante pentru BBG, din punct
de vedere al economiilor:
Telecomunicații (40,9%)
Mobilier (34,8%)
Servicii de curățenie (27,5%)
Hârtie pentru print (26,9%)
Parc auto (24,3%)
Hardware (23,3%)
2.3. Analiza domeniului achizițiilor din România
În cea de-a treia parte a analizei, consultanții s-au concentrat asupra modului în care se fac
achiziții în România. Intenția a fost aceea de a efectua un studiu comprehensiv privind bunurile și
serviciile la nivelul administrației centrale, pentru a trage concluzii valide în privința volumelor
achiziționate ca indicatori ai domeniilor în care guvernul face cele mai mari achiziții, precum și
privind resursele utilizate și procedurile de atribuire organizate în acest scop (costurile de proces).
Totuși, având în vedere limita de timp a proiectului, precum și datele partiale din instituțiile avute în
vedere, ne-am concentrat asupra analizei existente în cadrul Ministerului Finanțelor Publice (MFP)
și am pornit de la supoziția că ministerele au necesități asemănătoare în domeniie definite,
TA2016097 RO RP2 5
extrapolând astfel rezultatele pentru un număr de 15 ministere2. Această abordare nu este cea mai
exactă pentru obținerea unor rezultate concludente, totuși, în situația dată a fost singura soluție
posibilă. Pe parcursul analizei efectuate de MFP, două alte ministere, Ministerul Muncii și Justiției
Sociale (MMJS) și Ministerul Afacerilor Interne (MAI) au contribuit cu date care au fost incluse în
această analiză. Aceste date suplimentare au permis un rezultat mai concludent. Totuși, având în
vedere cantitatea mică de date disponibile, toate calculele trebuie luate orientativ. În plus,
consultanții au trebuit să facă supoziții pentru calculele volumelor de achiziții, costurilor totale de
proces și potentialul de economisire. Totuși, consultanții cred că datele puse la dispoziție de
beneficiari sunt adecvate pentru a furniza recomandări rezonabile și valide.
Obiectivele analizei domeniului achizițiilor publice din România au fost să realizeze o preselecție a
unui anumit număr de domenii de achiziții importante pentru o viitoare UCA, în prima fază. Al
doilea pas a constat în colectarea datelor necesare pentru a determina ce domenii de achiziții
publice sunt cele mai importante pentru România (indicate de volume mari de achiziții), precum și
evaluarea costurilor generale ale procesului, prin descentralizarea sistemului. În plus, s-a analizat
nivelul de complexitate al domeniilor de achiziții preselectate.
2.3.1. Analiza preselecției
Odată ce beneficiarii au obținut o privire de ansamblu asupra celor mai frecvente domenii de
achiziții desfășurate prin UCA, aceștia au fost rugați să prioritizeze categoriile de produse
relevante, în funcție de factori precum: importanța/sensibilitatea anumitor sectoare pentru
autoritățile contactante, volume de achiziții și complexitatea/dificultatea de a efectua procedura
într-un domeniu anume. În plus, beneficiarilor li s-a cerut să specifice domeniile “problematice” (de
ex. bariere specifice țării, riscuri politice, etc.) și să adauge o scurtă descriere a domeniilor
respective, inclusiv a situației din piață, acolo unde este posibil. Acest exercițiu a fost o evaluare
subiectivă bazată pe experiența specialiștilor în achiziții din cadrul ANAP MFP și Ministerului
Sanatatii, totuși s-a considerat a fi o decizie importantă pentru grupurile de achiziții care vor fi
analizate în continuare. Această evaluare a dus la o preselecție de 11 categorii de produse pentru
achiziții, propuse pentru o analiză detaliată, cu scopul de a obține indicații clare privind
sustenabilitatea acestora în prima fază de funcționare a UCA. Mai multe detalii pot fi găsite în
anexă (analiza preselecției pentru beneficiari).
Produsele selectate pentru analiza detaliată astfel cum au fost denumite in cadrul analizei aferente preselectiei sunt:
1. Hârtie print DIN A3 și DIN A4 2. Servicii poștale 3. Mobilier (birouri, scaune, accesorii, etc.) 4. Transport aerian (de persoane) 5. Hardware (PC, laptop, tablete) 6. Parc auto
2 Numărul ministerelor poate varia, în funcție de structura guvernului. Consultanții au ales să aplice analiza unui număr de 15 ministere, listate în Directiva 2014/24/EU, Anexa 1. Numărul ministerelor nu schimbă rezultatele studiului.
TA2016097 RO RP2 6
7. Combustibil pentru autovehicule 9. Unități de aer condiționat 8. Covoare 10. Birotică 11. Becuri/neoane (neoane 18w și 38w)
2.3.2. Colectarea datelor
Pentru colectarea datelor relevante, BBG a întocmit fișele structurate care au fost trimise către
cele trei ministere (vezi anexa 4).
Un set de date solicitat făcea referire la o perioadă de 5 ani (2011-2015), pentru cele 11 produse
definite și cerceta atât datele privind volumele produselor relevante cât și datele privind costurile
de proces. În plus, au fost analizate informațiile privind procedurile de contestare pentru fiecare
domeniu. Volumul contractat este de obicei o valoare ușor de aflat, fiind publicată în anunțul de
publicare. Nu se aplică același principiu pentru volumele efectiv achiziționate din contract. Aceste
date nu sunt disponibile în SEAP și astfel nu pot fi colectate de către ministere. Abordarea
consultanților a fost aceea de a solicita susținerea beneficiarilor pentru a obține date din
contabilitate (volume achiziționate extrase în baza facturilor) însă nici acest lucru nu a fost posibil,
din cauza lipsei unei structuri și a datelor în format electronic.
Un al doilea set de date solicitat facea referire la piața și includea întrebări privind numărul de
furnizori din piața relevantă, precum și rate de concentrare pe piață (cei mai mari furnizori
reprezentând aprox. 80% din cota de piață și cota de piața individuală a fiecăruia. Această
informație avea ca scop determinarea competitivității din piața/industria respectivă.
Ministerele nu au răspuns la niciuna din aceste întrebări, întrucât datele nu erau disponibile. Prin
desfășurarea acestui exercițiu s-a constatat că analiza piețelor înaintea implementării unei
proceduri de achiziții nu este o obligație prevăzută de Legea Achizițiilor Publice, nefind astfel
aplicată de autoritățile contractante din România.
Singurele date care au putut fi puse la dispoziție au constat în extrase din SEAP prin care se arăta
ce ofertanți au participat la diferite proceduri de achiziții desfășurate anterior. Întrucât aceste
proceduri nu se referau la niciunul din produsele din analiză, datele nu au fost considerate
relevante pentru o analiză detaliată.
Date privind nivelul de complexitate al domeniilor de achiziții avute în vedere au fost puse la
dispoziție de consultanți, ca rezultat al analizei fiecărei categorii de produse în parte (vezi
anexa 2: analiza complexității).
2.3.3. Evaluarea categoriilor de produse
Pentru a găsi cele mai potrivite 3-5 categorii de produse din lista inițială, consultanții au definit
patru indicatori relevanți:
Costurile de proces
Volumele de achiziții
Complexitatea procedurii (pentru standardizarea și întocmirea specificărilor
tehnice)
Proceduri de contestație
TA2016097 RO RP2 7
Experiența BBG arată că domeniile cu volume mari de achiziții și un înalt nivel de competitivitate pe piață au un potential crescut de a realiza economii.
În faza de început unei UCA și pentru a implementa cu succes procedurile de achiziții, este esențial să se selecteze domeniile de achiziții de o complexitate mai redusă.
a) Costurile de proces
Pentru estimarea costurilor de proces, beneficiarii au fost rugați să pună la dispoziție datele privind
timpul efectiv de lucru (exprimat în zile de lucru pentru fiecare procedură desfășurată în domeniul
numit). Nu a fost posibil să primim date exacte privind timpul de lucru, întrucât niciunul din cele trei
ministere nu înregistrează sau măsoară timpul într-un mod atât de detaliat. Astfel, datele puse la
dispoziție se bazează pe o aproximare de zile de lucru per angajat. Datele privind salariul
angajaților reprezintă salariul lunar mediu al unui specialist în achiziții din cadrul ministerului
respectiv, în anul respectiv. Pentru calcularea costurilor de proces s-a luat în calcul o sumă fixă pe
zi. Astfel, salariul lunar a fost împărțit la 20, reprezentând numărul de zile lucrătoare dintr-o lună.
Ministerul Afacerilor Interne nu a raportat salarii medii. Astfel, pentru calculul costurilor de proces
pentru acest minister, s-a considerat media salariilor unui specialist în achiziții din cadrul MFP și a
unui specialist în achiziții din cadrul Ministerului Muncii si Justitiei Sociale. În plus, Ministerul
Afacerilor Interne a raportat o estimare medie de 12 zile de lucru pentru fiecare procedură
raportată, indiferent de tipul de procedură.
Costurile de proces ale Ministerului Finanțelor Publice în perioada 2011-2015
Procedura de achiziție (denumire)
Număr proceduri
Total angajat-zilede lucru
Salariu mediu (lei)/zi
Cost total proces (lei)
Hârtie print DIN A4 și DIN A3 1 104 239.9 24 950
Servicii poștale 2 223 239.9 53 498
Mobilier 0 0 239.9 0
Servicii transport aerian 2 59 239.9 14 154
Hardware (PC-uri, laptopuri) 2 145 239.9 34 785
Combustibil 1 110 239.9 26 389
Parc auto 3 115 239.9 27 588
Unități de aer condiționat 4 91 239.9 21 831
Covoare 0 0 239.9 0
Birotică 2 142 239.9 34 066
Becuri/neoane 5 69 239.9 16 553
Consultanții au luat în calcul 20 de zile lucrătoare pentru o lună. Venitul mediu lunar din cadrul
Ministerului Muncii a fost indicat ca fiind constant, de 4798 lei/lună pe durata ultimilor 5 ani. Suma
calculată pe zi este de 239.9 lei. Pentru a obține costul total pentru proces, numărul total al zilelor
per angajat a fost multiplicat cu salariul pe zi raportat.
TA2016097 RO RP2 8
Costurile proceselor din cadrul Ministerului Muncii și Justiției Sociale în perioada 2011-2015
Procedura de achiziție
(denumire)
Număr
proceduri
Total
angajat –
zile de
lucru
Salariu
mediu
(lei)/zi
Cost total
proces (lei)
Hârtie print DIN A4 și DIN A3 5 136 120 16 320
Servicii poștale 0 0 120 0
Mobilier 1 17 120 2 040
Servicii transport aerian 5 336 120 40 320
Hardware (PC-uri, laptopuri) 3 157 120 18 840
Combustibil 5 293 120 35 160
Parc auto 2 34 120 4 080
Unități de aer condiționat 2 34 120 4 080
Covoare 0 0 120 0
Birotică 5 78 120 9 360
Becuri/neoane 0 0 120 0
Pentru costurile de proces din cadrul Ministerului Muncii s-a luat în calcul un salariu mediu de 120
lei/zi, din salariile raportate pe durata celor 5 ani. Consultanții au estimat 20 zile de muncă pe lună.
Venitul mediu lunar al angajaților din cadrul Ministerului Muncii în decursul celor 5 ani a fost de 2
400 lei.
Costurile de proces din cadrul Ministerului Afacerilor Interne în perioada 2011-2015
Procedura de achiziție (denumire)
Număr proceduri
Total angajat-zile de lucru
Salariu mediu (lei)/day
Cost total proces (lei)
Hârtie print DIN A4 și DIN A3 5 60 179.9 10 797
Servicii poștale 0 0 179.9 0
Mobilier 5 60 179.9 10 797
Servicii transport aerian 5 60 179.9 10 797
Hardware (PC-uri, laptopuri) 1 12 179.9 2 159
Combustibil 0 0 179.9 0
Parc auto 0 0 179.9 0
Unități de aer condiționat 5 60 179.9 10 797
Covoare 4 48 179.9 8 637
Birotică 5 60 179.9 10 797
Becuri/neoane 5 60 179.9 10 797
Întrucât Ministerul Afacerilor Interne nu a raportat nicio sumă salarială, s-a luat în calcul media
între salariul mediu din cadrul Ministerului Finanțelor Publice și un salariu mediu din cadrul
TA2016097 RO RP2 9
Ministerului Muncii. După cum am descris mai sus, Ministerul Afacerilor Interne a raportat o durată
estimată de 12 zile pentru fiecare procedură. Astfel, costurile de proces pentru fiecare din
procedurile raportate sunt identice.
Media costurilor de proces per domeniu de achiziții în cele 3 ministere
Costul mediu pentru fiecare procedură de achiziție a fost calculat în baza costurilor medii din
fiecare minister per domeniu de achiziții.
Consultanții consideră că costul mediu de proces a fost calculat în baza datelor furnizate de cele
trei ministere analizate și că acestea pot fi extrapolate pentru toate ministerele din guvernul
României.
b) Volume de achiziții
Dimensiunea volumelor achiziționate efectiv a fost aleasă ca indicator pentru importanța produsului pentru administrația centrală, întrucât arată cum se cheltuie banii în diferite domenii de achiziții publice.
Trei ministere din România, Ministerul Finanțelor Publice, Ministerul Muncii și Justiției Sociale și
Ministerul Afacerilor Interne au pus la dispoziție datele solicitate privind achizțiile și volumele
achiziționate în decursul unei perioade de 5 ani (2011-2015). În cazul MAI, volumele de achiziții
contractate în fiecare din domeniile definite au fost indicate ca identice cu volumele achiziționate.
Este important de menționat faptul că pentru anumite categorii de produse, legislația națională
interzicea achiziționarea anumitor produse, pentru o perioadă determinată de timp. Acest fapt s-a
datorat în principal crizei financiare care a afectat cheltuielile publice la nivel central, în România.
Din acest motiv, în diferite domenii de achiziții (precum mobilier) volumele de achiziții indicate nu
pot fi utilizate ca indicatori valizi, întrucât o cerere crescută (și astfel un volum de achiziții mai
mare) sunt de așteptat în viitor.
Domeniul de achiziții Cost mediu de proces per
procedură (în lei)
Număr total de proceduri 2011-
2015
Hârtie print DIN A4 și DIN A3 10 124 11
Servicii poștale 26 749 2
Mobilier 2 100 6
Servicii transport aerian 5 767 12
Hardware (PC-uri, laptopuri) 8 611 6
Combustibil 16 711 6
Parc auto 5 618 5
Unități de aer condiționat 3 219 11
Covoare 2 159 4
Birotică 7 021 12
Becuri/neoane 2 735 10
TA2016097 RO RP2 10
Volume achiziționate de Ministerul Finanțelor Publice, după mărime
Conform datelor din tabelul 4, anexa 1
Analiza datelor furnizate de Ministerul Finanțelor Publice indică faptul că cele mai importante 4
domenii de achiziții, după volumele de achiziții sunt: hardware, servicii de transport aerian, hârtie
pentru print și combustibil.
Volume achiziționate de Ministerul Muncii și Justiției Sociale, după mărime
Conform datelor din tabelul 5 anexa 1
Analiza datelor furnizate de Ministerul Muncii și Justiției Sociale indică aceleași 4 categorii
importante ca în cazul Ministerului Finanțelor Publice, după volumele de achiziții, însă într-o ordine
diferită: servicii de transport aerian, hardware, combustibil, hârtie pentru print.
TA2016097 RO RP2 11
Volume achiziționate de Ministerul Afacerilor Interne, după mărime
Conform datelor din tabelul 6, anexa 1
Analiza volumelor de achiziții realizate de Ministerul Afacerilor Interne arată că cele mai importante
4 domenii de achiziții din ultimii 5 ani sunt serviciile de transport aerian, hârtia pentru print, unitățile
de aer condiționat și covoarele.
Volumele totale de achiziții din cele trei ministere analizate în perioada 2011-2015, exprimate
în lei
Conform tabelului 7 din anexa 1
TA2016097 RO RP2 12
Volumele de achiziții, per total (2011-2015) arată că cele mai importante 5 domenii de
achiziții după volum, sunt:
Cele mai importante domenii de achiziții după volumele
achiziționate:
Servicii de transport aerian
hardware
combustibil
hârtie pentru print
c) Complexitate
Complexitatea unei proceduri de achiziții constituie un indicator pentru adecvarea anumitor categorii de produse care pot fi achiziționate în faza inițială a unei UCA. Complexitatea a fost definită în funcție de două criterii, și anume dacă produsul se poate standardiza și se pot stabili cu ușurință specificații tehnice. Dacă un produs sau serviciu necesită specificații tehnice prea complexe sau complicate, aceasta ar putea duce la un risc mai ridicat de eșec al procedurii de achiziții, mai ales dacă procedura este desfășurată pentru prima dată. Standardizarea este unul din cele mai importante obiective în achizițiile agregate, fiind o sarcină complexă desfășurată de UCA. Mai ales în faza de start-up a unei UCA este important să se înțeleagă nivelul de complexitate al procedurilor de achiziții, pentru a evita viitoare riscuri de eșec. După cum a fost descris în metodologie, consultanții au efectuat o analiză de complexitate comprehensivă. Analiza se concentrează asupra stabilirii nivelului de complexitate pentru achiziționarea anumitor bunuri sau servicii. 11 produse selectate de beneficiari au fost analizate în funcție de felul în care acestea sunt potrivite pentru standardizare și complexitatea specificațiilor lor tehnice. Pentru fiecare din grupele de produse, un expert în achiziții din cadrul BBG, cu cunoștiințe bogate și experiență în domeniul de achiziții respectiv a fost consultat pentru a furniza informații specifice privind standardizarea și specificațiile tehnice. Aceștia au folosit un sistem de acordare de puncte, de la 1 la 5. Întreaga analiză, inclusiv o descriere detaliată a metodologiei care se ascunde în spatele acesteia,
este atașată în anexa 2 din aceast document.
Rezultatul analizei de complexitate este un prim draft pentru a determina care din cele 11 produse
se recomandă a fi achiziționate prin UCA, într-o primă fază.
TA2016097 RO RP2 13
Complexitatea achizițiilor
Categoria de produse Standardizarea Specificațiile
tehnice Nivel total de complexitate
Hârtie pentru print DIN A4 și DIN A3
1 1 1
Mobilier 1 3 2
Hardware (valuare medie) 2 3 2.5
Combustibil 1 1 1
Becuri/neoane 1 1 1
Servicii poștale 4 4 4
Servicii transport aerian 3 2 2.5
Parc auto 2 4 3
Unități de aer condiționat 5 4 4.3
Covoare - - -
Birotică 3 4 3.5
Tabel conform analizei de complexitate din anexa 2
d) Proceduri de contestație
Consultanții au solicitat numărul de proceduri contestate pentru fiecare domeniu de achiziții, din
ultimii 5 ani, ca indicatori pentru riscul de eșec al unei proceduri de achizitie publica. Datele
ministerelor au arătat că există un număr foarte mic de contestații.
Cele trei ministere au raportat un total de 4 contestații în ultimii 5 ani:
Hârtie pentru print: 1 contestație (2013) pentru un total de 11 proceduri
Servicii poștale: 1 contestație (2014) pentru un total de 2 proceduri
Servicii transport aerian: 2 contestații (2012 și 2014) pentru un total de 12 proceduri.
TA2016097 RO RP2 14
3. Rezultatele analizei
3.1. Rezultatele analizei de complexitate
Pentru a desfășura cu succes o procedură de achiziții publice, este foarte important să existe
experți specializați în domeniul respectiv de achiziții. Acest lucru este esențial pentru întocmirea
specificațiilor tehnice. Cu cât mai complex este produsul care trebuie achiziționat, cu atât este mai
mare necesitatea de a avea un specialist în domeniul respectv (de ex. hardware, parc auto, unități
de aer condiționat). Astfel este important să se ia în considerare expertiza existentă pentru a putea
lua decizia finală pentru produsele ce urmează a fi achiziționate.
În general, se recomandă să se înceapă cu achiziția de bunuri, întrucât acestea sunt mai ușor de
standardizat decât serviciile. Serviciile sunt mult mai greu de standardizat, de specificat și
monitorizat. De asemenea, managementul calității și asigurarea calității (care pot fi făcute în
diferite stadia ale procesului de achiziții) sunt mult mai ușor de realizat în cazul achiziționării de
bunuri. Din acest motiv, BBG recomandă să se înceapă cu achiziționarea de produse ușor de
standardizat și specificat. Odată ce UCA a câștigat experiență, portofoliul se poate extinde pentru
bunuri și servicii de o complexitate mai mare.
Analiza de complexitate - rezultate
Categoria de produse Nivel total de complexitate
Recomandate pentru început
Hârtie print DIN A4 și DIN A3 1 Da
Mobilier 2 Da
Hardware (valoare medie) 2.5 Da
Combustibil 1 Da
Becuri/neoane 1 Da
Servicii poștale 4 Nu
Servicii transport aerian 2.5 Da 3
Parc auto 3 Nu
Unități de aer condiționat 4.3 Nu
Covoare - Nu
Birotică 3.5 Nu
3 În ciuda complexității reduse, BBG nu recomadnă acest domeniu pentru început, din cauza situației complicate existente pe piață (în toată Europa). În plus, BBG recomandă pentru început achiziționarea de bunuri și nu de servicii.
TA2016097 RO RP2 15
În baza nivelului total de complexitate, consultanții au selectat domeniile de achiziții care sunt
potrivite pentru a face achiziții în faza inițială a UCA. Grupele de produse cu un grad de
comnplexitate < 3 sunt cele recomandate și au fost analizate în detaliu într-un pas final. Serviciile
de transport aerian constituie un domeniu care nu este recomandat, deși nivelul său de
complexitate este de 2.5, datorită faptului că achiziția de servicii nu se recomandă pentru o UCA
nou înființată. În plus, administrația română a avut deja de-a face cu proceduri de contestație în
acest domeniu. Astfel există un risc semnificativ de eșec, dacă se va începe cu această categorie
de produse.
Pentru cele cinci categorii de produse selecționate, și anume: hârtie print, mobilier, hardware,
combustibil și becuri/neoane, estimarea potențialului de economisire va fi pus la dispoziție în
capitolul următor.
3.2. Potențial de economisire estimat
a) Economii din achiziție
Pentru estimarea economiilor din achiziții (pe baza standardizării și comasării) a fost selectată
următoarea metodologie:
Într-un prim pas s-a împărțit volumul total de achiziții efectuate în cadrul celor trei ministere /
domenii de achiziții (vezi cifrele în anexa 1) din perioada 2011 – 2015, pentru a afla volumul mediu
de achiziții pentru un minister. S-a plecat de la premisa că acest volum de achiziții poate fi
extrapolat la toate cele 15 ministere din România.
Produs Volum mediu de
achiziții per minister
(lei)
Hardware (PCuri, laptopuri) 1 697 085
Combustibil 592 580
Hârtie print DIN A4 și DIN
A3
513 145
Mobilier 36 431
Becuri/neoane 25 141
TA2016097 RO RP2 16
Volumul mediu de achiziții per minister a fost înmulțit cu 15 pentru a arăta volumul potențial total
de achiziții din domeniile respective, pentru Guvernul României (ministere).
Produse Volum estimat de
achiziții pentru 15
ministere (în lei)
Hardware (PCuri, laptopuri) 25 456 275
Combustibil 8 888 709
Hârtie print DIN A4 și DIN A3 7 697 172
Mobilier 546 473
Becuri/Neoane 377 119
TA2016097 RO RP2 17
Odată ce volumul total de achiziții pentru cele 15 ministere a fost estimat, s-a calculat și potențialul
de economisire. Pentru acest exercițiu, consultanții au folosit cifrele indicate de BBG pentru
economiile realizate (vezi anexa 5), și anume recomandarea de a realiza economii prin comasare
și standardizare, conform experienței austriece.
Potențial de economisire prin achiziție pentru achizițiile centralizate realizate de Ministerele
din România
Categorie de produse Volum produse
pentru 15
ministere
Indicator de
economisire
(BBG)
Potențial de economisire
estimat (în lei)
Hardware (PCuri, laptopuri) 25 456 275 pana la 23 % 5 905 856
Hârtie print DIN A4 și DIN
A3
8 888 709 pana la 27 % 2 070 539
Combustibil 7 697 172 pana la 5 % 473 768
Mobilier 546 473 pana la 34 % 190 172
Becuri/neoane 377 119 pana la 25 % 96 542
La analiza acestor date trebuie avut în vedere că volumele de achiziții pentru mobilier au fost
foarte scăzute în ultimii ani, datorită restricțiilor de achiziții din România. Având în vedere
indicatorul de economisire relativ ridicat, de până la 34% pentru mobilier, sunt estimate economii
mai mari dacă volumele de achiziții cresc (cum este de așteptat pentru România în următorii ani).
b) Costurile de proces
Pentru a calcula economiile rezultate din costurile de process, s-a luat ca bază de calzul costul
mediu de proces per licitație, din România. În plus, consultanții au utilizat un număr recomandat de
licitații pe an, pentru fiecare domeniu de achiziții, care este independent de nivelul centralizat de
achiziții. Această cifră se bazează pe experiența din piață a consultantului și referințele privind
achizițiile profesionale. Acest lucru este important pentru a putea compara valorile.
Costurile medii de proces din România au fost înmulțite cu numărul de licitații pe an. Pentru a
calcula costul de proces pentru achizițiile descentralizate, numărul de achiziții a fost din nou
multiplicat cu 15 (numărul total de ministere). Aceste rezultate indică costurile de proces dintr-
un an pentru o categorie de produse.
Pentru calcularea economiilor de proces estimate pentru achizițiile centralizate s-a folosit
următoarea metodă de calcul:
1. Pentru calcularea costurilor estimate pentru achiziții descentralizate pe an, s-au luat în
calcul costurile medii de proces per procedura de atribuire și numărul de proceduri de
achizitie multiplicate cu 15 (numărul de ministere).
2. Pentru calcularea costurilor estimate pentru achiziții centralizate pe an, costurile medii de
proces/procedura de atribuire estimate au fost luate în considerare și s-a adăugat 50%,
întrucât o procedură de achiziții desfășurată prin UCA, ca costuri de proces, costă cu
aprox. 50% mai mult decât o procedură a unei singure autorități contractante. Acest fapt se
datorează activităților de standardizare a procesului, evaluare a necesităților, comunicare
TA2016097 RO RP2 18
cu clienții, etc. Acest procent depinde, de asemenea, de maturitatea și experiența unei
UCA și va scădea cu timpul (datorită curbei de învățare).
Procedura de achiziții
Estimare cost
mediu/licitație
estimat
Frecvență recomandată pentru
licitații
Cost estimat pentru achiziții
descentralizate (15
ministere)/an (în lei)
Estimare cost achiziții centralizate/
an (in lei)
Estimare potențial
economisire totală/an
(în lei)
Estimare potențial total de
economisire
Hârtie print
DIN A4 și DIN
A3
10 124 2 ori pe an 303 730 25 311 278 419 92 %
Mobilier 2 099 Odată la 3
ani
10 394 1 743 8 651 83 %
Hardware
(PCuri,
laptopuri)
8 611 Odată la 4
ani
32 290 6 458 25 832 80 %
Combustibil 1 6710 Odată la 2
ani
125 329 16 711 108 618 87 %
Becuri/neoane 2 735 Odată la 3
ani
13 538 2 270 11 268 83 %
TA2016097 RO RP2 19
3.3. Clasamentul domeniilor de achiziție
Clasamentul economiilor de achiziții estimate (în lei)
Clasament Categorie de produse Estimare potențial
de economisire (în
lei)
1 Hardware (PCuri, laptopuri) 5 905 856
2 Hârtie print DIN A4 și DIN A3 2 070 539
3 Combustibil 473 768
4 Mobilier 190 172
5 Becuri/neoane 96 542
Clasamentul economiilor costurilor de process estimate în lei
Clasa-
ment
Procedura de achiziții Estimare
potențial total
de
economisire/a
n
(în lei)
Estimare
potențial total
de
economisire/a
n
în procente
Indicator
pentru
economii
(BBG)
1 Hârtie print DIN A4 și DIN A3 278 419 92 % Până la 27 %
2 Combustibil 108 618 87 % Până la 5 %
3 Hardware (PCuri, laptopuri) 25 823 80 % Până la 23 %
4 Becuri/neoane 11 268 83 % Până la 25 %
5 Mobilier 8 651 83 % Până la 34%
Clasamentul estimării economisirii totale de costuri
Clasament Achiziție Estimare potențial total
de economisire/an (în
lei)
1 Hardware (PCuri, laptopuri) 5 931 688
2 Hârtie print DIN A4 și DIN A3 2 348 958
3 Combustibil 582 386
4 Mobilier 198 823
5 Becuri/neoane 107 811
Pentru a obține cifra pentru economisirea estimate de costuri totale s-au daunat economiile din
costurile de process și costurile de achiziții.
TA2016097 RO RP2 20
4. Recomandări
În ciuda unui calendar provocator, puținelor date existente și necesității de a lucra cu supoziții,
se pot face câteva recomandări rezonabile din rezultatele analizei de date prezentate mai sus.
BBG propune desfășurarea primelor proceduri de achiziții centralizate pentru următoarele
categorii de produse.
Clasament Aria de achizitie
1 Hardware (PCuri, laptopuri)4
2 Hârtie print DIN A4 și DIN A3
3 Mobilier
4 Produse electrotehnice (Piese
pentru lămpi şi accesorii de
iluminat; Becuri/neoane)5
5 Combustibil
6 Birotice
Acest clasament final este ușor diferit față de clasamentul estimării economisirii de costuri
prezentat în analiză, întrucât trebuie luat în considerare că volumul de achiziții de mobilier va
crește în anii următori, asa cum am descries mai sus. Astfel, luând în considerare indicatorul de
economisire relativ ridicat prin standardizare și comasare (până la 34 %) pentru mobilier, BBG
propune clasamentul de mai sus.
Pentru combustibul, produsul menționat în clasamentul se referă numai la combustibil în
cantități mari și la achiziționarea prin carduri pentru combustibil. Întrucât beneficiarii nu consider
combustibilul în cantități mari ca fiind cea mai relevantă metodă de achiziție, această categorie
a fost plasată pe ultimul loc al clasamentului.
Chiar dacă analiza complexității achizițiilor indică faptul că biroticele sunt dificil de standardizat
și de achizitionat din cauza specificațiilor tehnice complexe, această zonă de bunuri este
considerată relevantă pentru achizițiile centralizate din punct de vedere al volumului cererii și al
gradului ridicat de consum. Deoarece dezvoltarea unei strategii solide de achiziții în acest
domeniu implică, de obicei, o cantitate considerabilă de resurse, este recomandabil ca
specialiștii în achiziții să înceapă cu dezvoltarea unei strategii de achizitii deja în faza incipientă
a UCA. O procedură de achiziție ar trebui să se desfășoare numai după o analiză legală și de
piață aprofundată.
Luând în considerare categoriile de produse sugerate mai sus și clasamentul propus de
consultanți, beneficiarii trebuie să ia în considerare următoarele puncte, pentru a putea
achiziționa cu succes produsele definite:
4 Prezenta analiză se referă la PC-uri si laptopuri, insa atunci cand exista necesitatea achizitionarii de tablete, aceste produse pot fi incluse in lista de produse recomandate, asa cum a fost detaliat in Anexa 1. 5 Prezenta analiză se referă la becurile și neoanele care se găsesc sub codul CPV: 31530000-0, totuși se recomandă integrarea acestor produse într-un grup mai mare de produse electro-tehnice și extinderea achiziției centralizate viitoare și la alte dispositive si componente din acest domeniu.
TA2016097 RO RP2 21
1) Pentru fiecare categorie de produs UCA trebuie să se angajaze specialiști cu cunoștințe
tehnice. După cum am menționat deja, este esențială implicarea specialiștilor pentru
întocmirea documentelor de licitație. În cazul în care nu există specialiști disponibili, pot
fi consultați experți externi.
2) Prima acțiune care trebuie întreprinsă înainte de a începe achizițiile în domeniile
definite este o analiză în profunzime a pieței. Acest aspect este esențial pentru
succesul achizițiilor publice.
3) Este nevoie de mai multă standardizare la început, pentru toate categoriile de produse
din portofoliul unei UCA. Acesta este un exercițiu care consumă timp, dar este foarte
important pentru a putea creea licitațiile.
4) O altă activitate importantă este definirea unor strategii fezabile și inteligente. Strategia
de licitație este esențială pentru desfășurarea unei proceduri de succes și pentru
obținerea celui mai bun preț.
5) Achiziționarea centrală profesionalizată necesită și implementarea unui sistem de
control al achizițiilor. Numai prin colectarea și analiza datelor și utilizarea lecțiilor
învățate din procedurile anterioare de achiziții calitatea serviciilor UCA poate fi
îmbunătățită.
6) Se recomandă solicitarea susținerii externe pentru a desfășura primele procedure de
achiziții, întrucât o UCA nou înființată nu posedă suficientă expertiză și experiență.
TA2016097 RO RP2 22
Anexe
Anexa 1: Date suplimentare
Anexa 2: Analiza complexității
Anexa 3: Analiza preselecției
Anexa 4: Template pentru datele de achiziție
Anexa 5: Economii BBG
Anexa 6a: Volume achiziționate de BBG, toți clienții
Anexa 6b: Volume achiziționate de BBG, clienți obligați să achiziționeze prin BBG