Embed Size (px)
DESCRIPTION
mmmmmmmmmmmmmmmm
Citation preview
Letter In & OutKesekretarisan – pertemuan V
By Mila Viendyasari.,S.Sos.,M.Si& Team Dosen
•Apa yang harus dilakukan oleh
seorang sekretaris dalam meng-handle
surat masuk ?
Student Discussion
Letter Out
Letter Head
in the past practices, organization placed all elements of letterhead at the top of the page.
Today, some of them at the top some others at the bottom.
Corporate Identity
2. Date
3. Salutation
Convention
Description Date
US Standard
Month day, year
July 14, 2014
US Company
Day Month Year
1 4 July 2014
European Day Month Year
14 July 2014
Salutation Complimentary Close
Dear SirDear MadamDear Sir or Madam
Yours faithfully
Dear Mr LeightonDear Mr Yap
Your sincerely
Dear CarolineDear Sam
Best WishesBest RegardsRegards
Faximile
Create the Fax Cover
No Need to sign
Memorandum
Membuat Email, hendaknya dibuat draft lerlebih dahulu dan Meminta persetujuan / approval dari pimpinan, sebelum dikirim.
How to handle Letter Out
Dicatat di Log Book Surat
KeluarTgl Ref
No.Dari Kepad
aAlamat Perih
al Keterangan
Email Signature
N a d h i r aSecretary to Marketing DirectorPT Mini Nusantara GayaJl. Merdeka Selatan 23Jakarta Pusat – IndonesiaPhone : + 62 21 7991051Facsimile : + 62 21 7991052Mobile : + 62 813 777 0001Email : [email protected] : www.mininusantara.com
Tembusan
• Sebaiknya surat / email ditujukan untuk 1orang.
• Jika ada Tembusan / CC, dibuat berurutan yang sesuai jenjang jabatan dan pihak yang lebih berkepentingan. Sesuai isi surat.
Handling Letters
How to handle print information
Mengklasifikasikan
Menyortir
Memeriksa
Memberi tanda Penerimaan
Menyajikan
Mendistribusikan
Letter opener
Stapler Opener
How to handle print information
Mengklasifikasikan
1. Surat dalam berbagai jenis & bentuk
2. Nota keuangan (Tagihan, Rekening Bank)
3. Iklan / Brosur4. Bahan Penerbitan/ Surat Kabar/
Majalah/ Jurnal5. Paket
How to handle print information
Menyortir
1. Surat Dinas• Surat Biasa
• Surat Penting/Urgent• Surat Rahasia
How to handle print information
Menyortir
1. Surat Dinas• Surat Biasa• Surat Penting/Urgent• Surat Rahasia2. Surat Pribadi• Surat Biasa• Surat Penting/Urgent• Surat Rahasia
How to handle print information
Memeriksa
1. Cek alamat pengirim & Amplop2. Jika didalam tidak ada alamat,
maka amplop di-stapler bersama surat.
3. Jika tidak ada tanggal, atau tanggal jauh dengan penerimaan, amplop di-stapler
4. Nama pengrim
How to handle print information
Memberi tanda
1. Diterima2. Tanggal
How to handle print information
Dicatat di Log Book Surat
MasukTgl
Pengirim
Ref No.
Jenis Ket Tindak Lanjut
Batas Waktu
Tgl Tindak Lanjut
Arsip
How to handle print information
Menyajikan surat
1. Ikuti pola pimpinan2. Pagi hari / sebelum pimpinan
datang3. Disusun berdasarkan jenis
How to handle print information
1. Digandakan 2. Dibuat tanda terima3. Gunakan Lembar Disposisi4. Gunakan Lembar Sirkulasi
Mendistribusikan Surat
Perihal :
Harap disirkulasikan kepada nama-nama berikut ini :
No Nama Bagian Paraf
123
LEMBAR SIRKULASI
Tanggal / No. Surat :
Pengirim :
Perihal :
Kepada :
Disposisi Sifat
Harap dijawab RahasiaHarap temui saya Pribadi dan RahasiaBeri saya informasi Sangat RahasiaHarap ditangani SegeraBeri catatan & kembalikan Sangat SegeraMari kita diskusikan Normal
Catatan :
form/Sek.02
LEMBAR DISPOSISI
Always talk nicely
