Wedding  and  Event  Terms  and  Conditions    

Policy  Statement    “To  continually  ensure  our  high  levels  of  service,  creation  and  supply  of  high  quality  products,  we  need  to  be  clear  and  transparent  in  all  aspects  of  our  business  practices  in  order  to  maintain  a  professional  relationship  between  the  Company  and  the  Client.”    

Sarah  Bateup,  Broadview  Florist  Manager  (2015)    1.  Parties  

1.1  Broadview  Florist  (“the  Company”)  1.2  Any  person(s),  firm  or  business  trading  with  the  Company  (“the  Client”)    2.  Enquires  and  Estimations    

2.1  For  enquires  regarding  the  cost  of  wedding  flowers,  a  price  guide  will  be  sent  to  the  Client  by  the  Company.  A  price  guide  is  purely  for  guidance  and  a  further  consultation  is  required  to  produce  a  bespoke  quotation.  

2.2  Upon  receiving  an  enquiry  with  floral  design  requirements  estimation  of  prices  will  be  provided  by  the  Company.  This  is  not  a  contract  between  the  Client  and  the  Company  and  upon  further  consultation  a  bespoke  quotation  will  be  provided  outlining  exact  costs.    

3.  Consultations  and  Quotations  

3.1  Consultations  are  free  when  carried  out  at  the  Company  premises  and  at  our  recommended  supplier  venues  during  shop  hours.  

3.2  Consultations  are  by  appointment  only  to  ensure  a  bridal  florist  is  available  to  help.  

3.3  A  maximum  of  2  free  consultations  will  be  provided  prior  to  making  a  booking  for  your  wedding  flowers.  Additional  consultations  will  be  charged  at  £20  per  hour  until  your  booking  and  deposit  are  received.  

3.4  Consultations  out  of  the  company  hours  will  be  charged  at  £20  per  hour  with  travel  expenses  charged  at  50p  per  mile.  Charges  will  be  agreed  at  the  time  of  consultation  booking  and  payment  will  be  required  prior  to  the  consultation  in  store  by  cash  or  credit/debit  card  or  over  the  phone  by  credit/debit  card.  

3.5  The  prices  quoted  for  each  of  your  chosen  designs  are  exact  prices  for  the  exact  design  quoted  upon.  Changes  to  the  designs  chosen  will  require  a  new  price  to  be  quoted  upon  which  may  be  higher  or  lower  than  the  original  quote  depending  upon  the  design.  

3.6  Prices  will  reflect  the  time  of  year  the  wedding/event  is  booked  and  the  flower/foliage  choices  made.  

3.7  Prices  quoted  upon  are  valid  for  28  days  from  date  of  quotation.  If  you  choose  to  book  after  this  time  there  may  be  a  need  to  re-­‐quote.  

3.8  Changes  can  be  made  after  booking  and  deposit  have  been  received  up  until  28  days  before  the  wedding/event  date  (see  3.5).  

4  Bookings  and  Payments  

4.1  When  a  wedding  date  is  booked  a  £100  deposit  is  required.  The  £100  deposit  is  subtracted  from  the  final  wedding  balance.  This  deposit  will  secure  the  date  to  ensure  a  wedding  florist  is  available  for  you.  The  deposit  is  non  refundable  or  transferable  

   

 

4.2  At  the  time  of  booking  both  parties  will  be  bound  by  these  terms  and  conditions  forming  a  contract  between  the  Company  and  the  Client.    4.3  Full  payment  of  the  balance  due  will  be  required  28  days  before  your  wedding  date.  All  products  remain  the  property  of  the  Company  until  paid  for  in  full.  

4.4  If  full  payment  is  not  received  by  28  days  prior  to  the  event  the  Company  reserves  the  right  to  deem  the  agreement  no  longer  valid  and  all  flowers  and  accessories  relating  to  this  contract,  including  any  hire  arrangements,  will  be  cancelled  with  no  financial  liability  borne  by  the  Company.    We  are  not  obliged  to  offer  any  compensation  for  inconvenience  caused.    

4.5  The  cost  of  your  wedding  flowers  can  be  spread  over  the  months  leading  up  to  your  wedding  date,  please  ask  for  details.  

4.6  If,  for  any  reason  you  decide  to  cancel  your  wedding  this  deposit  is  non  -­‐  refundable.  If  you  decide  to  postpone  your  wedding  we  will  hold  your  deposit  until  your  wedding  goes  ahead.  

4.6  Payment  can  be  made  by  cash,  credit/debit  card  or  BACS  transfer,  please  ask  for  details.  

4.7  All  costs  are  subject  to  VAT  at  the  prevailing  rate.  

5  Details  and  amendments  

5.1  Your  initial  quote  will  be  provided  in  writing,  by  email  or  post.  

5.2  If  you  wish  to  make  any  alterations  to  your  wedding  flowers  discussed,  these  can  only  be  accepted  in  writing,  via  email  or  in  person  at  the  shop.    

5.3  Only  the  Client  may  make  any  amendments  to  the  flower  order.    

5.4  The  final  details  of  the  wedding  flowers  should  be  made  on  or  before  the  balance  due  date,  28  days  prior  to  the  wedding  date.  This  is  so  the  Company  can  order  and  receive  items  required  for  your  wedding.  

5.5  Only  minor  changes  such  as  buttonhole  numbers  can  be  made  within  7  days  to  the  wedding  date  and  payment  is  required  at  the  time  of  making  the  change  (see  5.2/5.3,  4.6/4.7)  

5.6  Mock  floral  designs  can  be  made  if  required  but  will  be  made  to  the  same  standard  as  the  on  the  day  design  and  using  best  available  materials.  As  such  they  will  be  charged  at  the  same  price  quoted  upon  and  must  be  paid  for  in  advance  (see  4.6/4.7).  

5.7  As  the  Company  will  be  providing  a  natural  product  please  be  aware  that  the  quality  and  colours  may  differ  slightly  to  those  discussed  and  agreed,  depending  on  season  and  availability.  

5.8  The  Company  reserves  the  right  to  substitute  what  the  Company  deems  as  suitable  alternative  sundries,  foliage  and  flowers  from  those  agreed,  depending  on  season  and  availability.  However  the  Company  will  endeavour  to  keep  the  designs  and  finished  work  as  close  to  the  agreed  requirements  as  possible.  

5.9  The  Company  are  under  no  obligation  to  inform  the  Client  of  any  substitutions  that  are  made  prior  to  delivery  of  the  goods,  however  the  Company  will  endeavour  to  keep  the  designs  and  finished  work  as  close  to  the  agreed  requirements  as  possible.  

6  Hire  Items  and  Agreements  

   

 

6.1  The  Client  shall  be  solely  responsible  for  the  hired  items,  not  the  reception/event  venue/hotel/florist  or  any  other  third  party   to  whom  shall   take  possession  of   the  hired   items.  The  Client   shall  be   responsible   for  ensuring   the  hired  items  are  kept  in  good  order  from  the  time  of  receipt  of  delivery  until  back  into  the  possession  of  the  Company.    6.2  The  Company  will  charge  the  Client  a  hire  fee  per  item  required  and  in  addition  a  damages  deposit  of  £50  for  any  hired  items  (see  4.7).  

6.3  All  hire  items  will  be  collected  by  the  Company,  as  pre  arranged  at  a  pre  arranged  price,  and  all  hired  items  are  expected  to  be  available  to  be  collected  in  their  entirety  and  undamaged.    

6.4  The  refund  of  the  damages  deposit  on  hired  items  will  be  made  within  28  days  of  their  return  providing  that  the  card  or  bank  details  are  supplied.  Such  details  will  be  held  on  file  until  completion  of  all  transactions  and  then  destroyed  in  accordance  with  the  Data  Protection  Act.  

6.5  The  Company  reserves  the  right  to  retain  the  deposit  and  make  additional  charges  in  respect  of  any  loss  of  and/or  damage  to  the  hired  items.  A  full  list  of  retail  costs  for  hire  items  can  be  provided  upon  request.  

6.6  Hired  items  are  based  upon  1  day  (24  hours)  hire  duration.  The  Client  may  request  hire  items  for  a  longer  period  of  time  but  may  be  charged  additionally  or  refused.  

6.7  All  hired  items  are  for  use  as  specified  in  the  quotation  and  are  not  for  any  other  use.    6.9   The  hire   items   remain   the  property   of   the  Company.   The  Client  will   undertake  not   to   sell,   offer   to   sell,   assign,  charge,  pledge,  underlet  or  otherwise  deal  with  the  any  hired  items  provided  by  the  Company  in  any  circumstances.    7  Delivery  and  Set  Up  

7.1  Deliveries  to  home  addresses  will  need  to  be  signed  for.  Please  check  the  flowers  carefully  and  ensure  any  discrepancies  or  quality  issues  are  communicated  to  us  at  time  of  delivery  of  delivery.  We  regret  that  after  this  time  has  passed  a  replacement  or  refund  will  not  be  available.  

7.2  We  will  not  be  held  responsible  for  any  injuries  or  damages  sustained  as  a  result  of  broken  glass,  materials  or  dyes  that  may  be  used  to  colour  the  water  for  you.  Liability  is  limited  to  the  supply  of  goods  only.    

7.3  Where  candles  are  incorporated  within  the  design  e.g  candelabras,  it  is  the  Client’s  responsibility  to  agree  with  the  venue  provider  whether  the  venue  and  the  proposed  location  of  the  item  deem  it  safe  within  their  health  and  safety  policy  for  the  candles  to  be  lit.  The  Company  will  supply  good  quality,  drip  proof  candles  in  secure  holders  but  cannot  be  held  responsible  should  the  provider  of  the  venue  deem  it  unsafe,  at  the  time,  for  them  to  be  lit.  The  Company  can  supply  battery  operated  candles  which  are  subject  to  hire  charges  (see  3.8,  4.7)  

7.4  Delivery  charges  will  be  shown  in  your  quotation  where  applicable.  

7.5  Where  set  up  at  the  venue  is  required  the  price  will  be  shown  in  your  quotation.  

7.6  Collection  of  hired  items  will  be  made  by  the  Company  at  a  pre-­‐arranged  price.  

7.8  Removal  of  all  floral  designs  from  the  venue  is  your  responsibility  unless  previously  arranged  and  included  in  your  quotation.  

8  Cancellations  and  refunds  

8.1  If  you  cancel  your  wedding  flowers  no  less  than  28  days  before  the  delivery  date  then  we  will  keep  your  non-­‐

   

 

refundable  deposit  to  cover  consultation  and  administrative  costs.  

8.2  Cancellations  within  28  days  of  the  delivery  date,  when  payment  has  been  made  in  full,  will  be  subject  to  only  50%  being  refunded  minus  the  £100  non-­‐refundable  deposit.  

8.3  All  cancellation  notifications  must  be  received  by  the  Company  in  writing  and  signed  by  the  Client.  

8.4  If  through  illness  or  for  reasons  beyond  our  control  none  of  our  florists  are  able  to  finish  your  wedding  flowers  we  will  employ  a  freelance  florist  or  pass  your  order  to  an  available  florist  who  will  work  to  our  quoted  prices.  

9  Force  Majeure  

9.1  The  Company  will  make  all  reasonable  efforts  to  carry  out  its  obligations  but  this  is  subject  to  such  variation  as  may  be  necessary  as  a  result  of  circumstances  beyond  the  Company’s  control  including  (but  without  prejudice  to  the  generality  of  the  concept  of  force  majeure)  difficulty  in  securing  labour,  materials  or  other  supplies  or  as  a  result  of  any  act  of  God,  war,  strike,  lock-­‐out  or  other  labour  dispute,  fire,  flood  or  other  cause  beyond  the  Company’s  control.  

10  Additional  terms  and  information  

10.1  Any  mock  floral  designs  made  for  the  Client,  along  with  any  designs,  sketches  and  photographs  of  the  Company’s  we’ve  allowed  the  Client  to  view  and/or  take  away  are  subject  to  copyright  laws  (The  Copyright,  Designs  and  Patents  Act  1988)  and  therefore  the  Client  is  not  permitted  to  show  them  to,  or  allow  them  to  be  copied  or  used  by  any  other  florist  or  floral  designer  without  the  express  consent  of  the  Company.  If  the  Client  chooses  not  to  use  the  Company  to  provide  the  wedding/event  flowers,  any  designs,  sketches  and  photos  must  be  returned  without  being  copied.  Any  use  of  the  images,  including  the  reproduction,  modification,  distribution  or  replication  of  the  images,  without  the  written  permission  of  the  Company  is  strictly  prohibited.    10.2  When  you  place  an  order  with  the  Company  or  make  an  online  enquiry,  we  gather  certain  information  that  the  Client  submits.  This  includes  contact  details  that  we  require  to  action  your  request.  We  will  not  sell,  rent,  lend  or  disclose  your  information  in  any  form  whatsoever  to  any  third  party  other  than  for  the  dispatch  of  your  order.    10.3  The  Company  and  the  Client  each  agree  with  the  other  that  any  information  given  to  the  other  which  is  proprietary  and  confidential  will  be  kept  confidential  and  not  revealed  to  any  third  party  both  during  and  after  the  currency  of  any  contract  between  the  parties  and  after  its  termination.  

10.4  All  prices  are  in  UK  Pounds  Sterling  and  are  correct  at  time  of  viewing    10.5  The  Company  reserve  the  right  to  supplement  and/or  amend  these  terms  and  conditions  from  time  to  time.  

10.6  The  Company  manager  has  the  right  the  waiver  fees  in  regards  to  consultations,  hire,  delivery,  set  up  and  collection  at  their  discretion  

For  any  queries  with  the  terms  and  conditions  please  contact  us  broadview.florist@hadlow.ac.uk