7

Click here to load reader

BRC - Strategic Plan Write Up - V7

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

 VICTORIAN BRANCH ROVER COUNCIL 

      

    

 

VICTORIAN BRANCH ROVER COUNCIL  STRATEGIC PLAN 2012 – 2015 

Page 2: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

Strategic Plan 2012 – 2015 Victorian Branch Rover Council www.vicrovers.com

Strategic Profile Background  The Victorian Rovers Biannual Conference was held on the 17th and 18th March, 2012 at Koolamurt Park Scout Camp in Bendigo and was attended by a cross 

section of the Rover Scout population.  That weekend presentations were given by three prominent guests; 

Craig Whan (former Branch Commissioner Rovers, and Commissioners’ Representative to the Rover Review) explained the concept, research and impact of the newly completed National Rover Review entitled: “Rovering Towards 2020”. 

Lachlan Shield (Branch Commissioner ‐ Research and Planning) presented data detailing growth and loss areas as well as how flow on effects Rover membership 

Dougal Mayor (Assistant Chief Commissioner ‐ Adult Training and Development) spoke during our formal dinner on the concept of Customer Service within Scouting 

 The following strategic plan was developed over that weekend by drawing upon input given by the 32 Rover Scouts and the 7 Branch and Region Commissioners who attended.  The method used to arrive at this strategy was that of problem identification, goal‐setting and implementation. Identifying the key problems first and then choosing the goals that would fix those problems aimed to ensure that we focus our limited resources (time, energy, money) on the most crucial issues facing us.  On the Saturday, participants were asked to consider the current state of Rovering in Victoria. Discussion topics were broad and a range of formats were used. Findings were documented and collected. Themes emerged from the sea of butchers paper overnight with the help of a small group. Under these themes, the main problems identified were listed. On Sunday, the full group ranked and honed the key problem under each category. The group was asked to articulate ‘what it would look like if this problem was fixed’, and that simple statement became the positive goal to work towards. The group then brainstormed solutions to the problems, which were refined over the subsequent two months by Region Chairs and other interested Rovers. 

Outcomes  The categories and their respective goals are, in equal standing, given below and detailed in the following pages.Program Challenges 

The Crew program tailored to membership; whilst meeting the wider Aims of Scouting and empowering the Crew with the ability to utilise all available resources. 

Membership Growth  Strong personal relationships between Rover and Venturer Scouts developed. 

Image Enhancement  The internal and external communities have a consistent, positive perception of Rover Scouts as a whole 

Capacity of Rover Government to support Crews  All Crews participate in, and are engaged by, an effective support network.  Maintained excellence and create continuity/standardisation of service 

Adult Support  Adult supporters act in accordance with clear guidelines and expectations that allow programs to excel. 

Acceptance within Rovering  Rover Scouts are actively inclusive

   

Page 3: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

Victorian Branch Strategic Priority 1:  Youth Membership Growth Victorian Branch Strategy:  Identify and promote High Quality & Consistent Youth Programme

Delivery to recruit and retain youth members Program Challenges:  Key Strategies:  Methods:  Roles & Responsibilities:  Outcome Measurements: 

The Crew program tailored to its membership; while meeting the Aims of Scouting and empowering the Crew to use a range of available resources. 

Detailed program resources  Development of Programming Tools and ready‐to‐go programs 

Submission of Program Ideas to web resources including Scouts Central 

Rover Crews: Develop and submit great programming ideas – Ongoing 

Retention of 21‐25 year olds.  Retention of 18‐20 year olds  Percentage of Rovers and RA’s 

trained to Basic Level  Attendance rates for activities 

and Rover assets 

Region Communities: Regular sharing of great Crew programs ‐ Ongoing 

Promotion of existing programming resources  BRC: Promote documents such as ’101 Program ideas for Crews’ – Ongoing 

Develop and deliver module on flexible programming to meet Crew Member needs 

Emphasise importance of networking with any crews 

Connect to programming modules from Basic and Advanced Training Courses

Region Communities: Run Community Workshops on flexible programs for Crew needs – Due 12/2013 BRC: Training Team to develop an outline for a Flexible Programming module in conjunction with Region Communities‐ Due 06/2013 

 

Strong personal connections between Rover Scout and Venturer Scout Sections be developed 

Develop and deliver module on interaction with Venturer Scouts 

Use the Venturer Recruiting Module from the Advanced Rover Sectional Techniques as a basis for the Module

Region Communities: Module to be delivered through Community workshops and for individual crews by request – Due 12/2013 

Total retention from the Venturer Scout Section  

Feedback from Rovers, Venturers, RAs and VLs 

BRC: Training Team to develop the Venturer Interaction Module in conjunction with Region Communities – Due 06/2013 

 

Rovers are actively inclusive, resulting in greater program diversity, increased membership growth and retention. 

Develop, promote and enforce a process for responding to bullying and harassment 

Examine Bullying and Harassment policies of other organisations and National documentation 

Rover Crews: Utilise process and resources when available – Ongoing Creation of an anti‐bullying and anti‐harassment environment within crews – Ongoing 

Retention of senior membership (21‐26)  

Retention of linking membership (18 ‐20) 

Overall membership growth   Development of Code of 

Conduct for Victorian Rovers  Accountabilities created for 

Responsible Use of Alcohol Guidelines 

Region Communities: Utilise process and resources when available – Ongoing Creation of an anti‐bullying and anti‐harassment environment within crews & communities – Ongoing BRC: Analysis of policies and procedures and development of processes for dealing with bullying and harassment – Due 08/2013 

Develop, promote and enforce a Rover Code of Conduct, or assess the suitability of the Adult Code of Conduct 

Examine the Scouts Australia Adult Code of Conduct 

Consultation with Regions and Crews 

BRC: Draft and finalise Rover Scout Code of Conduct while consulting with Regions – Due 04/2013 Have available for feedback and review at Surfmoot 2013 – Due 01/2013 

Link Crews with resources needing to better accommodate special needs Rovers 

Locate suitable resources via Scouts Australia and educational institutions 

BRC: Locating and evaluating of suitable resources and distribution to Regions and Crews – Due 06/2014 

Review the NRC Responsible Alcohol Guidelines, create any necessary Victorian addendums and build accountability for the Guidelines into 

All subcommittees are to review document in relation to their own event or asset 

BRC: Evaluate and make necessary changes for review at Mudbash 2013 and enforcement from MARB 2013 – Due 05/2013 & 07/2013 

Page 4: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

roles at all levels  

Victorian Branch Strategic Priority 2:  Effective, trained, passionate & supported leaders & adults Victorian Branch Strategy:  Review and re‐implement the Adult Development Plan from the Adults In Scouting policy to grow our Leader & Adult membershipProgram Challenges:  Key Strategies:  Methods:  Roles & Responsibilities:  Outcome Measurements: 

Rover Advisors act in accordance with clear guidelines and expectations that allow Crew programs to excel 

Active use of Adults in Scouting process and requirements 

Refer to Adults in Scouting policies in the Info Book 

Refer to Rover Adviser Expectations document 

Rover Crews: Evaluation of Rover Adviser expectations within a Crew context and ensure that review processes are enforced and followed – Ongoing 

Attendance at RA Seminar or equivalent  

Number of RAs with pending reviews 

Region Communities: Assist Crews with RA review processes and setting of expectations  ‐ Ongoing 

 

Booted Rovers support their Crews when requested, but still allow the current Rovers to develop and own their own program 

Produce and promote a Code of Conduct for Booted Rovers 

Consult with Crews and Regions as to key issues or concerns with  Booted Rover involvement 

Use Rover Scout Code of Conduct as a guide  Enforcement of Branch Policy 

BRC: Consultation with Crews, Regions and Subcommittees and evaluation of current Branch Policies  ‐ Due 06/2013 Development of Booted Rover Code of Conduct – Due 12/2013 

Resources developed  Satisfaction of Crews and Booted 

Rovers 

 

Victorian Branch Strategic Priority 3:  Community Recognition As Relevant and Contemporary Victorian Branch Strategy:  Develop community partnerships which improve our image and capability to deliver activity & leadership programmes to our youthVictorian Branch Strategic Priority 4:  Clear Internal & External Communications Victorian Branch Strategy:  Implement the National Digital Media strategy to improve our brand recognition and ensure we are Technology Savvy in our communications. Program Challenges:  Key Strategies:  Methods:  Roles & Responsibilities:  Outcome Measurements: 

The internal and external communities have a consistent, positive perception of Rover Scouts. 

Decide, deliver and promote a positive Rover image 

Regular articles in Scout Magazine and on MyScout system 

Examine policy regarding the posting of Event photos on Social Networks 

Enforcement of Branch Policies on public image and being seen in Uniform 

Rover Crews: Enforcement of Policies regarding publicity and being seen in Uniform ‐ Ongoing 

Development of preferred image  All major Scouting events and 

publications show a positive image of Rovering Region Communities: 

Posting of regular articles in Scout Magazine on a rotational basis covering Region and Crew events – Ongoing BRC: Enforcement of Branch Policies and development of policies regarding images on Social Networks – Due 06/2013 

Document and publicise high‐quality Rover activities 

Regular articles in Scout Magazine and on MyScout and Scout Central systems 

Event reviews on www.vicrovers.com and linking via social media 

Region Communities: Posting of regular articles in Scout Magazine on a rotational basis covering Region and Crew events – Ongoing BRC: Regular reviews and articles regarding events online – Ongoing 

 

Victorian Branch Strategic Priority 4:  Clear Internal & External Communications Victorian Branch Strategy:  Implement the National Digital Media strategy to improve our brand recognition and ensure we are Technology Savvy in our communications. Victorian Branch Strategic Priority 5:  Contemporary and Effective Management and Governance Victorian Branch Strategy:  Review all business and governance processes within the Branch and its Groups to realise efficiency and minimize frustrationProgram Challenges:  Key Strategies:  Methods:  Roles & Responsibilities:  Outcome Measurements: 

Rovers and other stakeholders are confident that they will receive a consistent and effective Rover program and support 

Document ongoing tasks at all levels and make use of this reference 

Creation of Induction Manuals for all Subcommittees and Region Community Teams 

All Rovers to have access to documentation prior to AGM’s  

Region Communities & BRC: Creation and updating of Induction and Handover materials – Due 06/2013 

Development of procedures   Develop of handover checklists   Impact of Rovers holding 

multiple roles assessed   Rover attitude to program 

support (survey)  Identify and deliver on opportunities to 

harmonise practices across Regions/Committees 

Regular documentation of best practices  Utilise Dropbox to share documentation  Alignment of policies for remove confusion 

Region Communities: Document practices that work well within Region Communities and Monthly Meetings  ‐ Ongoing 

Page 5: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

between events  BRC: Look at the possibilities of Region sharing opportunities during BRC Meetings and Chairman’s Meetings – Due 06/2013 Subcommittees to align best practices and policies – Due 08/2013 

Assess the impact of Rovers holding multiple roles 

Forum discussion with Subcommittee and Region Chairs from the last few years 

Draft policies to tackle this as an ongoing issue  Examine Crew level policies that look at these 

situations 

BRC: Office Bearers to conduct a Forum and draft Policy to tackle Rovers holding Multiple Roles in line with Forum Feedback – Due 12/2013 

 

Victorian Branch Strategic Priority 5:  Contemporary and Effective Management and Governance Victorian Branch Strategy:  Review all business and governance processes within the Branch and its Groups to realise efficiency and minimize frustrationProgram Challenges:  Key Strategies:  Methods:  Roles & Responsibilities:  Outcome Measurements: 

All crews participate in, and are engaged by, an effective support network 

Region teams visit Crews and use relevant Crew‐building tools 

Promote relevant tools o 101 Programing Ideas o Crew Starter Guide 

Regular communication with Crew Leaders and RA’s 

Rover Crews: Provide Regions with up to date contact details – Ongoing Be aware of support networks available to Crews ‐ Ongoing 

Number of un‐contacted Crews reduced  

Number of Crews that do not attend major events 

Region Communities: Continue regular Crew Visits – Ongoing Promote tools for Crew use and available support networks – Ongoing Keep in tune with Crew statuses and provide assistance where needed – Ongoing 

Common BRC‐based email system available to all Crew Leaders and Rover Advisers to assist with improved Crew‐to‐Crew, Region‐to‐Crew and Branch‐to‐Crew communications 

Development of Vic Rovers emails and Lists for Crew Leaders, RA’s & Regions 

BRC IT Team: Creating the following emails and assign to relevant individuals: [email protected] (Crew Leader) [email protected] (RA) [email protected] (All CL’s) [email protected] (All RA’s) [email protected] (All CL’s in a Region) [email protected] (All RA’s in a Region) [email protected] (All CL & RA in a Region) – Due 01/2013 

    

Page 6: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

STRATEGIC PLAN TIMELINE 2012 ‐2015 

Due Date:  Branch Priority Area:  Program Challenge:  Key Strategies: Roles & Responsibilities:

January 2013 

Youth Membership Growth Rovers are actively inclusive, resulting in greater 

program diversity, increased membership growth and retention. 

Develop, promote and enforce a Rover code of conduct, or assess the suitability of the Adult Code of Conduct 

BRC: Have available for feedback and review at Surfmoot 2013 

Management and Governance All crews participate in, and are engaged by, an 

effective support network 

Common BRC‐based email system available to all Crew Leaders and Rover Advisers to assist with improved Crew‐to‐Crew, Region‐to‐Crew and Branch‐to‐Crew communications 

BRC IT Team: Creating the following emails and assign to relevant individuals 

 

April 2013  Youth Membership Growth Rovers are actively inclusive, resulting in greater 

program diversity, increased membership growth and retention. 

Develop, promote and enforce a Rover code of conduct, or assess the suitability of the Adult Code of Conduct 

BRC: Draft and finalise Rover Scout Code of Conduct while consulting with Regions 

 

May 2013  Youth Membership Growth Rovers are actively inclusive, resulting in greater 

program diversity, increased membership growth and retention. 

Review the NRC Responsible Alcohol Guidelines, create any necessary Victorian addendums and build accountability for the Guidelines into roles at all levels 

BRC: Evaluate and make necessary changes for review at Mudbash 2013 and enforcement from MARB 2013 

 

June 2013 

Youth Membership Growth 

The Crew program tailored to its membership; while meeting the Aims of Scouting and empowering the 

Crew to use a range of available resources. 

Develop and deliver module on flexible programming to meet Crew Member needs 

BRC: Training Team to develop an outline for a Flexible Programming module in conjunction with Region Communities 

Strong personal connections between Rover and Venturer Sections be developed 

Develop and deliver module on interaction with Venturers BRC: Training Team to develop the Venturer Interaction Module in conjunction with Region Communities 

Effective, trained, passionate & supported leaders & adults 

Booted Rovers support their Crews when requested, but still allow the current Rovers to develop and own 

their own program 

Produce and promote a Code of Conduct for Booted Rovers BRC: Consultation with Crews, Regions and Subcommittees and evaluation of current Branch Policies 

Community Recognition As Relevant and Contemporary 

Clear Internal & External Communications 

The internal and external communities have a consistent, positive perception of Rover Scouts. 

Decide, deliver and promote a positive Rover image BRC: Enforcement of Branch Policies and development of policies regarding images on Social Networks 

Clear Internal & External Communications Contemporary and Effective Management 

and Governance 

Rovers and other stakeholders are confident that they will receive a consistent and effective Rover program 

and support 

Document ongoing tasks at all levels and make use of this reference  Region Communities & BRC:Creation and updating of Induction and Handover materials 

Rovers and other stakeholders are confident that they will receive a consistent and effective Rover program 

and support 

Identify and deliver on opportunities to harmonise practices across Regions/Committees 

BRC: Look at the possibilities of Region sharing opportunities during BRC Meetings and Chairman’s Meetings 

 

July 2013  Youth Membership Growth Rovers are actively inclusive, resulting in greater 

program diversity, increased membership growth and retention. 

Review the NRC Responsible Alcohol Guidelines, create any necessary Victorian addendums and build accountability for the Guidelines into roles at all levels 

BRC: Evaluate and make necessary changes for review at Mudbash 2013 and enforcement from MARB 2013 

 

August 2013 

Youth Membership Growth Rovers are actively inclusive, resulting in greater 

program diversity, increased membership growth and retention. 

Develop, promote and enforce a process for responding to bullying and harassment 

BRC: Analysis of policies and procedures and development of processes for dealing with bullying and harassment 

Clear Internal & External Communications Contemporary and Effective Management 

and Governance 

Rovers and other stakeholders are confident that they will receive a consistent and effective Rover program 

and support 

Identify and deliver on opportunities to harmonise practices across Regions/Committees 

BRC: Subcommittees to align best practices and policies 

 

December 2013 

Youth Membership Growth  

The Crew program tailored to its membership; while meeting the Aims of Scouting and empowering the 

Crew to use a range of available resources. 

Develop and deliver module on flexible programming to meet Crew Member needs 

Region Communities: Run Community Workshops on flexible programs for Crew needs 

Strong personal connections between Rover and Venturer Sections be developed 

Develop and deliver module on interaction with Venturers Region Communities: Module to be delivered through Community workshops and for individual crews by request 

Effective, trained, passionate & supported leaders & adults 

Booted Rovers support their Crews when requested, but still allow the current Rovers to develop and own 

their own program 

Produce and promote a Code of Conduct for Booted Rovers BRC: Development of Booted Rover Code of Conduct 

Clear Internal & External Communications Contemporary and Effective Management 

and Governance 

Rovers and other stakeholders are confident that they will receive a consistent and effective Rover program 

and support 

Assess the impact of Rovers holding multiple roles BRC: Office Bearers to conduct a Forum and draft Policy to tackle Rovers holding Multiple Roles in line with Forum Feedback 

 

Page 7: BRC - Strategic Plan Write Up - V7

June 2014  Youth Membership Growth Rovers are actively inclusive, resulting in greater 

program diversity, increased membership growth and retention. 

Link Crews with resources needing to better accommodate special needs Rovers 

BRC: Locating and evaluating of suitable resources and distribution to Regions and Crews 

 

Ongoing 

Youth Membership Growth 

The Crew program tailored to its membership; while meeting the Aims of Scouting and empowering the 

Crew to use a range of available resources. 

Detailed program resources Rover Crews: Develop and submit great programming ideas Region Communities: Regular sharing of great Crew programs BRC: Promote documents such as ’101 Program ideas for Crews’ 

Rovers are actively inclusive, resulting in greater program diversity, increased membership growth and 

retention. 

Develop, promote and enforce a process for responding to bullying and harassment 

Rover Crews: Utilise process and resources when available Creation of an anti‐bullying and anti‐harassment environment within crews Region Communities: Utilise process and resources when available Creation of an anti‐bullying and anti‐harassment environment within crews & communities 

Effective, trained, passionate & supported leaders & adults 

Rover Advisors act in accordance with clear guidelines and expectations that allow Crew programs to excel 

Active use of Adults in Scouting process and requirements Rover Crews: Evaluation of Rover Adviser expectations within a Crew context and ensure that review processes are enforced and followed Region Communities: Assist Crews with RA review processes and setting of expectations 

Community Recognition As Relevant and Contemporary 

Clear Internal & External Communications 

The internal and external communities have a consistent, positive perception of Rover Scouts. 

Decide, deliver and promote a positive Rover image Rover Crews: Enforcement of Policies regarding publicity and being seen in Uniform 

Region Communities: Posting of regular articles in Scout Magazine on a rotational basis covering Region and Crew events 

Document and publicise high‐quality Rover activities Region Communities: Posting of regular articles in Scout Magazine on a rotational basis covering Region and Crew events BRC: Regular reviews and articles regarding events online 

Clear Internal & External Communications Contemporary and Effective Management 

and Governance 

Rovers and other stakeholders are confident that they will receive a consistent and effective Rover program 

and support 

Identify and deliver on opportunities to harmonise practices across Regions/Committees 

Region Communities: Document practices that work well within Region Communities and Monthly Meetings 

Contemporary and Effective Management and Governance 

All crews participate in, and are engaged by, an effective support network 

Region teams visit Crews and use relevant Crew‐building tools  Rover Crews: Provide Regions with up to date contact details Be aware of support networks available to Crews Region Communities: Continue regular Crew Visits Promote tools for Crew use and available support networks Keep in tune with Crew statuses and provide assistance where needed