MANUAL PARA EL INTERCAMBIO

Por:

Karoll Viviana López Villegas

Gerardo A. Bolaños Guerrero

Con la colaboración de:

Karen Cartagena

Diseño:

Gerardo A. Bolaños Guerrero

Página

Glosario 3

La Experiencia AIESECa 8

Información de Importancia 11

Para empezar… 12

Responsabilidades Como EP 14

Vista Panorámica del Intercambio

18

Antes de Viajar… 19

• Comité local, oficina a nivel local que se encarga de representar a AIESEC Colombia en la ciudad y se convierte en el contacto con la Organización.

Local Committee

(LC)

• Comité Miembro. Es el Comité ejecutivo nacional, es decir la Oficina a nivel Nacional de AIESEC Internacional.

Member Committee

(MC)

• Fase de la Experiencia AIESECa, que se caracteriza por la participación de un miembro en uno de los programas de Practicas Internacionales brindadas por la Organización. Pueden ser Salientes (Outgoing) de un Comité Local hacia otro ubicado en otro país, o Entrantes (Incoming) cuando un miembro de un Comité Local ubicado en otro país visita Colombia para realizar su práctica.

Exchange (X)

• Prácticas ofrecidas a miembros de AIESEC. Las organizaciones que las ofrecen se llaman TN Takers o HOST ORGANIZATIONS.

Traineeship Nominee

(TN)

• Miembro de AIESEC encargado de la comunicación con un TN Taker específico

TN Manager

• Miembro de AIESEC que realiza una práctica con TN Taker (el EP nunca podrá realizar una práctica en su país natal o en el que ha vivido 3 años previos a su intercambio).

Exchange Participant

(EP)

• Miembro de AIESEC encargado de asesorar al EP en su proceso de intercambio, y concretará metas claras con el EP para lograr conjuntamente la consecución de la misma.

EP Manager

• Evaluación obligatoria a los EP para proseguir con su intercambio. MRB

• Seminario Nacional de preparación para tu experiencia, se realiza semestralmente en la ciudad de Bogotá. La presencia a este Seminario es de carácter obligatorio y su inscripción es parte de la cuota administrativa a pagar por parte del Participante de Intercambio para acceder al Programa Internacional de Intercambios de AIESEC.

Outgoing Preparation

Seminar (OPS)

• Seminario Local de preparación para tu experiencia, se realiza con aquellos Participantes de Intercambio que no hayan podido asistir al OPS por motivos de fuerza mayor.

Exchange Preparation

Seminar (XPS)

• Comité local que envía al EP a otro país. SENDING LC

• Comité local anfitrión. Es el encargado de conseguir las TN y recibir al EP. HOSTING LC

• EP que se encuentra realizando su práctica (practicante). INTERN

• Plataforma virtual de AIESEC. A través de ella se efectúan los preparativos del intercambio.

MyAIESEC.net

• Las formas EP o TN son equivalentes a la descripción del perfil ofrecido por ambas partes. Son similares a una hoja de vida.

EP FORM/ TN FORM

• Cuestionario base para la construcción de la EP form o perfil profesional del Practicante.

STUDENT QUESTIONNAIRE

• Hoja de Vida del EP. Debe ir adjunta a su EP form.

Curriculum Vitae (CV)

• Acción de crear una forma EP o TN en MyAIESEC.net para poder promocionarlas dentro de la red myaiesec.net.

RAISING

• Notas de aceptación. Documento mediante el cual tanto el EP como el TN Taker expresa compromiso con una TN o un EP respectivamente. Existen formatos predeterminado de estos documentos. Se tratan de compromisos legales, por lo que se recomienda no firmarlos hasta tener plena seguridad de que se trata de la práctica realmente deseada.

ACCEPTANCE NOTES (AN)

• Acción de casar una forma EP con una forma TN. MATCHING

• Momento en el cual el EP comienza su práctica.

REALIZATION

La Experiencia AIESECa es la variedad de programas brindados

por la Organización para incentivar el desarrollo personal y

profesional de sus miembros. Esta divida en fases,

determinadas por el enfoque de ellas en la Organización como

en el desarrollo de los miembros de la misma.

La fase de Compromiso con AIESEC, es la fase introductoria a la organización. En ella la gente joven entenderá EL PORQUÉ, CÓMO y QUÉ de la Organización y los empoderará para elegir el camino para iniciar su experiencia con AIESEC.

La fase de Desarrollo de Liderazgo Experiencial, ofrece los programas principales para el desarrollo de sus miembros, así:

Finalmente la fase de Conexión Permanente, es aquella que asegura un cambio positivo a través de las vidas de los miembros de AIESEC. De esta forma, AIESEC presenta a cada uno de sus egresados (alumni) una plataforma para un crecimiento continuo, permitiéndoles realizar un constante impacto positivo en la sociedad.

Te recomendamos leer DETENIDAMENTE las Políticas Internacionales de Calidad (International Exchange Policies and Quality Standards – IXPQS): Son una serie de seis documentos donde encontrarás la siguiente información.

# Nombre Contenido

01 International Exchange Policies Políticas relacionadas con el intercambio

02 Statement of Understanding Responsabilidades y roles de todas las partes involucradas en

AIESEC Echange: Sending and Hosting LCs, Member Committees,

Host organizations, and Interns.

03 Complaint Procedures Procedimiento para realizar una queja contra cualquier parte

involucrada en el intercambio.

04 Exchange Process Standards Servicios mínimos en áreas específicas del proceso de Exchange

que AIESEC debe proveer al practicante o a una organización.

05 Privacy Policy Políticas de privacidad de la infomación sumisitrada por los

practicantes y las organizaciones a MyAIESEC.net

06 Annual Revision Process Revisión y mejoramiento de IXPQS

Están disponibles en la plataforma (www.myaiesec.net), de la cual harás parte al ingresar oficialmente a la Organización. Si no los encuentras o todavía no te los han presentado, no te quedes esperándolos ¡pídelos ya a tu EP Manager o miembro de AIESEC más cercano!

Si estás leyendo esto es porque seguramente ya has pasado por un proceso de selección (llamado Recruitment) convirtiéndote ahora en un miembro oficial de AIESEC. Entonces quiere decir que cumples, entre otras cosas, con las siguientes características de un EP:

Tienes de 18 a 30 años.

Eres recién graduado o te falta poco para graduarte.

Tienes un buen nivel de inglés (de intermedio en adelante según sea requerido).

Posees adaptabilidad a nuevas culturas y ambientes.

Eres flexible en cuanto a los destinos para realizar tu viaje.

Tienes disponibilidad de tiempo y dinero para tu intercambio.

Posees el perfil para uno de los tipos de intercambio que se manejan en AIESEC (Pools)

Estás interesado en tu crecimiento personal y profesional.

Recuerda revisar continuamente tu perfil en la plataforma e informarte bien antes de llenar o firmar cualquier documento. Adicionalmente, debes consultar y familiarizarte con ella, ya que es la herramienta fundamental que te permitirá ofertar tu perfil, así como la búsqueda de la práctica profesional o de Desarrollo Social que buscas, en el país que buscas. ¡No olvides que AIESEC es la plataforma para desarrollar tu potencial… y tienes muchas oportunidades para hacerlo!

¡APROPIATE DE TU EXPERIENCIA!

Participar en el Review Board organizado por el Comité Local.

Diligenciar y firmar todos los documentos relacionados con la

participación del intercambio a través de AIESEC. Esto incluye, entre

otros, El Contrato de Estudiante, el EP Resume, y la aprobación a lo

referente a las políticas de la cuota.

Completar la EP Form en MyAIESEC.net siendo consecuente con el EP

Resume (CV)

Tener una prueba escrita del antecedente académico (certificados) y

experiencia de trabajo (referencias) tal como se especifica en la EP Form.

La TN Taker puede solicitar también otro tipo de certificados.

Pagar la tarifa necesario para la aplicación al Comité Local o al Comité

Miembro.

Pasar un test de idioma para evaluar el nivel de las competencias en los

idiomas no-nativos o tener prueba escrita del nivel de lenguaje tal como

es especificado en la EP form o lo requiera la TN Taker.

Completar todos los requerimientos de preparación y participar en los

eventos de preparación propios del país o territorio.

Proveer la información requerida al LC anfitrión y a la TN para que ellos

puedan verificar que el EP puede viajar independientemente al exterior y

es apto para trabajar legalmente en la práctica de AIESEC en el país

anfitrión.

Comunicarse continuamente con el LC de origen sobre el estado de

matching o cualquier cambio de preferencias que surjan.

Reevaluar las especificaciones (escritas o no) si no se tiene éxito con el

matching después de un mes de matching continuo.

Informar al Comité Miembro o Local si de alguna forma te encuentras

invalidado para realizar tu intercambio o si encontraste otras

oportunidades.

Adquirir los documentos legales necesarios para participar en un

intercambio en el otro país (visa, seguros, certificados médicos, permisos

de trabajo y residencia u otros documentos requeridos. El practicante. El

interno debe incurrir en todos los costos relacionados con los procesos y

los documentos legales necesarios.

Revisar las regulaciones del país en cuanto al trámite de la visa o el

permiso de trabajo (por ejemplo, en algunos países es necesario comprar

el tiquete antes de hacer dichas solicitudes).

Tener fondos suficientes para incurrir en todos los gastos relacionados

con el transporte desde y hacia en el país anfitrión y el territorio.

Tener fondos suficientes para cubrir los gastos de manutención durante

las primeras cuatro semanas de la práctica.

Preguntar al LC anfitrión y buscar por sí mismo toda la información

relacionada con las condiciones de vida en el país anfitrión, para saber,

entre otras cosas, el riesgo potencial en la país y la localidad.

Registrarse oficialmente con la embajada del país de origen si así lo pide

en país anfitrión.

Mantener la comunicación con ambos LC (de origen y anfitrión) durante

todo el intercambio

Proveer la información de contacto regular a los Comités Locales (de

origen y anfitrión).

Prepararse para hacer presentaciones sobre el país de origen y su

cultura a los empleados de la organización, a miembros de AIESEC y

otras audiencias.

Asumir un rol independiente y proactivo para integrarse en la comunidad

y participar en otras actividades fuera de la práctica.

Asumir un rol independiente y proactivo para integrarse al capítulo local

de AIESEC (anfitrión) y a con miembros.

Participar en las actividades programadas por AIESEC según sean

acordes con los intereses y objetivos personales.

Dar paso para futuros intercambios con la organización con la que están

trabajando el Comité Local y Miembro para proveer oportunidades

similares a otros practicantes en el futuro.

Participar en las actividades de reintegración después de la llegada al

país de origen con el Comité Local que te ha enviado a realizar tu

práctica.

Recuerda que tienes la oportunidad de obtener una práctica laboral de gran calidad en otro país donde tendrás la oportunidad de desarrollar y complementar tus habilidades y competencias profesionales, aprender de otras culturas, aumentar tu red de contactos y compartir tu experiencia con otros miembros de AIESEC, pero ¡TODO DEPENDE DE TI!

Mantener la comunicación con ambos LC (de origen y anfitrión) durante

todo el intercambio

Proveer la información de contacto regular a los Comités Locales (de

origen y anfitrión).

Prepararse para hacer presentaciones sobre el país de origen y su

cultura a los empleados de la organización, a miembros de AIESEC y

otras audiencias.

Asumir un rol independiente y proactivo para integrarse en la comunidad

y participar en otras actividades fuera de la práctica.

Asumir un rol independiente y proactivo para integrarse al capítulo local

de AIESEC (anfitrión) y a con miembros.

Participar en las actividades programadas por AIESEC según sean

acordes con los intereses y objetivos personales.

Dar paso para futuros intercambios con la organización con la que están

trabajando el Comité Local y Miembro para proveer oportunidades

similares a otros practicantes en el futuro.

Participar en las actividades de reintegración después de la llegada al

país de origen con el Comité Local que te ha enviado a realizar tu

práctica.

Recuerda que tienes la oportunidad de obtener una práctica laboral de gran calidad en otro país donde tendrás la oportunidad de desarrollar y complementar tus habilidades y competencias profesionales, aprender de otras culturas, aumentar tu red de contactos y compartir tu experiencia con otros miembros de AIESEC, pero ¡TODO DEPENDE DE TI!

Pero antes de emprender el viaje es INDISPENSABLE que TE PREPARES ADECUADAMENTE para poder garantizar el ÉXITO DE TU INTERCAMBIO. Si te queda faltando algo de lo presentado a continuación, si no es clara esta información o si tienes algo para agregar… entonces, ¡reclámalo! ¡pregunta! ¡coméntanos! Todo EP debe recibir la siguiente preparación:

• Todos los EP’s deben pasar a través de un proceso estructurado de inducción.

• Importancia del Programa al cual haces parte, así de los programas en los cuales participaste previos a tu práctica internacional, también es importante conocer el AIESEC Way y de la Visión de AIESEC (AIESEC 2015).

• Cómo ser un embajador de Colombia y Medellín en el lugar de trabajo y en el país anfitrión.

• Expectativas sobre la participación en el LC anfitrión.

• Comprensión de las Políticas de Intercambio, Procedimiento para quejas, y obligaciones contractuales.

• Manejo de las herramientas de Exchange en MyAIESEC.net.

• Visión general del sistema de medición y evaluación de Exchange.

• Establecer los objetivos personales relacionados con el intercambio.

AIESEC

•Seguro Médico y Seguro de Viaje:

•Estos corren por cuenta del EP aunque no sean requeridos para la obtención de la VISA o el permiso de trabajo. Los practicantes deben comunicarse con el LC anfitrión para verificar los tipos específicos de seguros requeridos y formas para comprarlos.

•Permiso de trabajo y VISA:

•Los EP’s son responsables de aplicar para su VISA y su permiso de trabajo. El comité anfitrión debe proveer todos los documentos necesarios para dichas aplicaciones.

•Precauciones de seguridad:

•El EP debe estar informado de las condiciones nacionales de seguridad y las precauciones básicas de seguridad en el país anfitrión. El practicante también debe estar al tanto de cualquier advertencia del gobierno nacional con relación al país de destino. Además, es responsabilidad del EP saber las leyes del país de destino. Para ello, puede consultar, por ejemplo, el sitio Web de la embajada o del gobierno de ese país para obtener información específica de viaje.

Logística

• Información sobre el choque cultural.

• Fuentes para encontrar información sobre el país/territorio anfitrión.

• Comunicación intercultural efectiva.

• Ser un embajador del país de origen.

• Información general sobre las normas culturales del país/territorio de destino.

• Conocimiento básico del país/territorio de destino, tal como sitios históricos, política, economía, aspectos sociales etc.

Cultural

• Trabajar en la cultura de negocios específica del país anfitrión.

• Ser preparado acerca de la cultura organizacional del TN Taker.

Profesional