Book Review: Time Management for System Administrators

Time Management for System Administrators

by

Thomas A. Limoncelli

Alba Ferrer

Principis de la gestió de temps

Per què els sistemes de gestió de temps no funcionen del tot

amb els sysadmins?

Interrupcions

Interrupcions

Interrupcions

Interrupcions

There cannot be a crisis next week. My schedule is already full –

Henry Kissinger

Inboxes

Inboxes

Inboxes

Molts projectes a la vegada

● Re-organització de la política de backups



● Instal·lació del nou servidor de correu




● Virtualització de les màquines físiques




● Instal·lar wiki per a documentació dels usuaris

● Virtualització de les màquines físiques

Management judges an SA by whether projects get done.

Customers judge by whether you are available to them.

These priorities play against each other.

Una base de dades per la gestió de temps

Utilitza un únic organitzador

Conserva memòria RAM

Guarda el brain-power per allò que realment és important

Substitueix càlculs en temps d'execució per decisions pre-computades

Crea hàbits i mantres

Sigues com un semàfor de kernel

Mantén el focus durant el “temps de projectes”

La vida social no és una feature opcional

Organitza la teva vida social amb les mateixes eines que la teva vida laboral

Mutual Interruption Shield


Si ets el shield...● ... telèfon● ... e-mail● ... visites● ... sistema de gestió

de tickets● ... alertes


Si ets el shield...● ... telèfon● ... e-mail● ... visites● ... sistema de gestió

de tickets● ... alertes

Si t'escuden...● ... màxima

concentració en allò que estiguis fent

It's important to have an uncluttered brain, use external storage for anything you don't need to be focused on right

now.

Focus Vs. Interrupcions

Inevitables

Inevitables

Algú altre gestiona el teu temps

Inevitables

Algú altre gestiona el teu temps

Endarrereixen la feina

Mètodes

Mètodes

Mètodes

Mètodes

Delegai oblida

Delegai oblida

Apuntai planifica

Delegai oblida

Apuntai planifica

Fesde vegades és inevitable

Els usuaris...

● ... estaran satisfets si senten que els fas cas● ... han d'estar informats● ... s'emprenyaran si se senten ignorats● ... prefereixen veure acció que rebre acció

Converteix el caos en rutines

... estalvia feina

... estalvia decisions

... permet pensar una vegada però fer moltes vegades

Una bona rutina...

La rutina més important

Portar un organitzador sempre amb tu i apuntar-ho tot

Oportunitats

● Tasques repetitives no programades

Oportunitats

● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment

Oportunitats

● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals

Oportunitats

● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals● Quan procrastinant es triga més que fent la

tasca

Oportunitats


tasca● Coses que s'obliden sovint

Oportunitats


tasca● Coses que s'obliden sovint● Tasques de baixa prioritat

Oportunitats


tasca● Coses que s'obliden sovint● Tasques de baixa prioritat● Aprendre coses noves i mantenir-se al dia

The Cycle System

Seguiment de les incidències

● Assegurar-se que totes les peticions es gestionen d'una forma o altra

● Un bon seguiment és clau de cara a l'usuari i els caps

● No deixis que les peticions s'oblidin

Què necessitem?

● Calendari

● Llista de projectes a llarg termini

● Todo-list + horari per avui

Com ho fem?

● 1er. Crear l'horari del dia

Com ho fem?

● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia

Com ho fem?

● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari

Com ho fem?

● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari● 4rt. Treballar

Com ho fem?

● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari● 4rt. Treballar● 5è. Al final del dia, moure tasques pendents

Com ho fem?

● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari● 4rt. Treballar● 5è. Al final del dia, moure tasques pendents● 6è. Al dia següent, repetir

DillunsTasca A fetTasca B fetTasca C fetTasca DTasca E

DimartsTasca DTasca E

DillunsTasca A fetTasca B fetTasca C fetTasca DTasca E

The Cycle System:ToDo Lists and schedules

Hora Cita09:00 Reunió de seguiment

amb el cap15:00 Conferència amb un

client

Tasca Descripció Temps

T1 Canviar password usuari 10 minuts

T2 Crear nou compte d'usuari

20 minuts

T3 Instal·lar servidor 4 hores

T4 Encarregar software nou 1 hora

Hora Tasca8:00 Canviar password

Crear nou compte9:00 Reunió de seguiment amb el cap

10:00

Instal·lar servidor11:0012:0013:0014:00 Dinar15:00 Conferència amb el client16:00 Encarregar software nou17:00 Marxar

Algunes pistes

● Les tasques que no es puguin fer, van a demà● Sempre calcula que trigaràs més del que

creus● Redueix la mida de la tasca● Delega● Demana al cap que prioritzi

Més pistes

● Cada cosa que acabis, marca-la● Cap al final del dia, revisa i mou● Si acabes abans, cuida't● Tasques noves, priorització● Mateix sistema per les tasques personals● És més important tenir un sistema que no pas

tenir aquest sistema

The Cycle System:Calendar management

És important tenir un bon calendari i seguir-lo

One calendar to rule them all

Què apuntar-hi?

● Cites

Què apuntar-hi?

● Cites● Fites

Què apuntar-hi?

● Cites● Fites● Deadlines

Què apuntar-hi?

● Cites● Fites● Deadlines● Aniversaris

Què apuntar-hi?

● Cites● Fites● Deadlines● Aniversaris● Tasques periòdiques

Què apuntar-hi?

● Cites● Fites● Deadlines● Aniversaris● Tasques periòdiques● Els partits de la temporada de bàsquet de la

canalla

A tenir en compte...

● Alarmes● Ritme personal● Ritme de l'empresa

The Cycle System:Life goals

Què vols aconseguir a llarg termini?

Fes-ho

No es pot confiar en la sort

Apunta

Com planificar-ho

● 1er. Prioritza

● 2on. Crea subprojectes o tasques

● 3er. Agafa la primera tasca i planifica-la

● 4rt. Repassa-ho periòdicament

Priorització

Prioritat Quan?

A S'ha de fer avui

BS'ha de fer aviat, però no cal que

sigui avui

C Qualsevol altra cosa



T2 Crear nou compte d'usuari 20 minuts


T4 Configurar CGI al servidor web

30 minuts


T6 Corregir petit error al servidor de correu

25 minuts

T7 Assignar IP a usuari 5 minuts



T7 Assignar IP a usuari 5 minuts


T4 Configurar CGI al servidor web

30 minuts

T2 Crear nou compte d'usuari 20 minutos


T6 Corregir petit error al servidor de correu

25 minuts

Senzill Difícil

Impacte important i

positiuA B

Impacte superficial C D

Priorització

Prioritzar segons les expectatives dels usuaris

Priorització de projectes segons impacte

Les peticions del cap tenen prioritat especial

Gestionar el cap

Assegura't que coneix els teus objectius laborals

Delega cap amunt només quan requereixi la seva autoritat

Entén els seus objectius (i els de l'empresa) i participa en aconseguir-los

Gestió de l'estrès

Causes i algunes solucions

● L'administració de sistemes és estressant


● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes

direccions



direccions● Prioritats conflictives



direccions● Prioritats conflictives● Relaxació



direccions● Prioritats conflictives● Relaxació● Vacances



direccions● Prioritats conflictives● Relaxació● Vacances● I quan no hi sigui...



direccions● Prioritats conflictives● Relaxació● Vacances● I quan no hi sigui...● Només són 0s i 1s

Gestió del correu electrònic

La safata d'entrada ha d'estar neta

Què fer amb el correu?

● Filtrar


● Filtrar● Esborrar sense llegir


● Filtrar● Esborrar sense llegir● Llegir i...



● Esborrar● Arxivar● Contestar i esborrar




● Delegar o re-enviar i esborrar




● Delegar o re-enviar i esborrar● Fer ara i esborrar

Email is ephemeral. The older a message gets, the less

value it has.

Eliminar pèrdues de temps

Què és una pèrdua de temps?

● Relació benefici <=> temps dedicat● Trucades i visites socials● Processos ineficients● Situacions d'espera● Reunions no valuoses

Alguns exemples

● 50 llistes de correu electrònic i tones de RSS● IRC, Skype, Gtalk,...● Visites “passava per aqui...”● Comercials i recruiters● Processos manuals● Socialització a l'oficina● Reunions no relacionades amb tu● Instal·lació de HW o SW especial

Documentació

Per què no ens agrada documentar?


Precursor de l'acomiadament?


Precursor de l'acomiadament?ISO fever



Per on comences?!



Per on comences?!Per què començar si no es pot acabar?




Hi ha altres prioritats




Hi ha altres prioritatsEco-freaks

Per què mola documentar?

Menys a recordar


Menys a recordarDelegar



Facilita procediments



Facilita procedimentsMenys errors




Automatització




AutomatitzacióPerfil de contractació

s/Documentació/repositori

Repositori públic

● Polítiques● FAQ● Procediments

Repositori intern

● Procediments● Descripcions de

sistemes● Informació de

proveïdors

Automatització

Candidats

● Coses complexes que es fan una vegada

● Coses senzilles que es fan moltes vegades

Com?

● 1er. Realitzar les passes manualment● 2on. Documentar cada pas● 3er. Automatitzar cada pas● 4rt. Ajuntar totes les passes

Algunes eines

● Aliases● Make● Sudo● Llenguatges de shell● Llenguatges d'scripting

The ultimate time management technique for a system administrator is a good IT

infrastructure

Documents

Book Review: Time Management for System Administrators