Book Keeping for Small Scale Manufacturing

8/3/2019 Book Keeping for Small Scale Manufacturing

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IWIICROFICHEREFERENCLIBRARYA project of Voh,mteers in Asia

. .A Sing&zEWrv Rookkeepang Sk tem or. .U-Scale Mwcturmg Rumesse Sby: Derry CayePublished by:Volunteers in Technical Assistance1815 North Lynn St. Suite 200P.O. Box 12438'Arlington, VA 22209 USAPaper copies are $ 3.25.Available from:Volunteers in Technical Assistance1815 North Lynn St. Suite 200P.O. Box 12438Arlington, VA 22209 USAReproduced by permission of Volunteers inTechnical Assistance.Reproduction of thi microfiche document in anyform is subject to the same restrictions as thoseof the original document.


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F


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P R E F A C EVI T A i s p l e a s e d t o p u b l i s h A S . &g &E n Rh y 8 a &k ~ q &g S q t e m , @r S W %S c n e e A? a n u $ m. l h l g e u c i n 2 n b e d I wh i c h wa s wr i t t e n b y f o r me r VI T A s t a f fme mb e r a n d c u r r e n t VI T A Vo l u n t e e r , De r r y Ca y e . Ca y e h o l d s a d e g r e e i ne c o n o mi c s a n d h a s t a k e n a d v a n c e d s t u d y i n b u s i n e s s a d mi n i s t r a t i o n a n di n d u s t r i a l o p e r a t i o n s a n a l y s i s . T h i s v o l u me d e s c r i b e s a b o o k k e e p i n gs y s t e m wh i c h t h e a u t h o r d e v e l o p e d a n d p u t i n t o u s e wh i l e s e r v i n g wi t ht h e US P e a c e Co r p s i n Bo t s w a n a .VI T A p u b l i s h e s t h i s ma n u a l i n t h e b e l i e f t h a t i t c a n h e l p s u p p o r t e f f o r t st o i n c r e a s e i o c a l s e l f r e l i a n c e a n d t a c r e a t e j o b o p p o r t u n i t i e s i n d e v e l , -o p i n g a r e a s b y s e r v i n g a s a v a l u a b l e t o o l f o r u s e b y s ma l l b u s i n e s sma n a g e r s a n d a d v i s o r s .I n o r d e r t o e n s u r e t h e c o n t i n u e d r e l e v a n c e a n d u s e f u l n e s s o f t h i s ma t e r i a l ,we a s k t h a t a l l wh o r e a d t h i s ma n u a l , a n d p a r t i c u l a r l y t h o s e wh o u s e a l lo r p a r t s o f i t , c o mp l e t e a n d r e t u r n t h e e v a l u a t i o n f o r m i n s e : ? t e d i n t h ema n u a l . T h e s e e v a l u a t i o n s wi l l f o r m t h e b a s i s f o r f u t u r e e d i t i o n s o f t h i sma n u a l a n d wi l l p r o v i d e g u i d a n c e t o VI T A o n a d d i t i o n a l b u s i n e s s - r e l a t e dma t e r i a l s f o r wh i c h t h e r e i s a n e e d .S p e c i a l t h a n k s f o r t h e i r a s s i s t a n c e i n t h e p r e p a r a t i o n o f t h i s v o l u me g ot o :

J o a n S c a f f i d i - - f o r h e r a b l e l a y o u t , d e s i g n a n d c o p y a s s i s t a n c e ; - Y- Y-- . . _Ro b e r t Ra n s o m- - f o r h i s r e v i e w o f t h e ma t e r i a l f r o m t h e p e r s p e c t i v e

o f s i x y e a r s i n Af r i c a wo r k i n g wi t h a p p r o p r i a t ema n a g e me n t s k i l l s t r a i n i n g p r o j e c t s f o r r u r a le n t e r p r i s e o p e r a t o r s .


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T h e ma n u a l i s d i v i d e d i n t o t h e f o l l o wi n g s e c t i o n s :1 Ge n e r a l i n f o r ma t i o n2 : As s e mb l i n g a k i t P3 . Us i n g t h e s y s t e ma An a l y z i n g a b u s i n e s s5 . Ap p e n d i c e s6 . Wh e r e t o g o f o r mo r e i n f o r ma t i o n

S e c t i o n s 1 a n d 2 e x p l a i n Wh y , Ho w a n d Wh o c a n u s e t h e s i n g l e - e n t r yb o o k k e e p i n g s y s t e m. S u g g e s t i o n s a r e g i v e n t o h e l p 3 s s e r n b l e t h e n e c e s s a r ye l e me n t s n e e d e d . t o c a r r y o u t t h e s y s t e m.S e c t i o n 3 i s d i v i d e d i n t o 4 Da r t s :

. Or i g i n a l E n t r y 3 o o k s

. Re c o r d k e e p i n g

. F i l e sWo r k s h e e t s ..

T h e f o u r p a r t s c o n t a i n i l l u s t r a t i o n s a n d s t e p - b y - s t e p d i r e c t i o n s f c r us2o f f o r ms . Al s o , t h r o u g h o u t t h i s s e c t i o n y o u wi l l f i n d i n f o r ma t i o ne n c l o s e d i n b o x e s . T h e s e a r e i mp o r t a n t r e mi n d e r s a n d h i n t s wh i c h s h o u l dma k e t h e s y s t e m e a s i e r t o u s e .

S e c t i o n 4 - An a l y z i n g t h e Bu s i n e s s - c e n t e r s a r o u n d e v a l u a t i n g t h e mo n t h l ys u mma r y . E i g h t q u e s t i o n s a r e p r e s e n t e d . T h e e n t r e p r e n e u r ' s a n s we r s t ot h e s e q u e s t i o n s a r e me a n t t o i mp r o v e o r ma i n t a i n f u t u r e b u s i n e s s p r o f i t s .

T h e r e s t o f t h e ma n u a l i s d e v o t e d t o g i v i n g s u p p o r t t o b u s i n e s s c o mn u n i c a -t i o n s . S a mp l e l e t t e r s a r e i n c l u d e d , a s we l l a s a g l o s s a r y o f b o o k k e e p i n gt e r ms . F o r mo r e i n f o r ma t i o n a b o u t b u s i n e s s b o o k k e e p i n g me t h o d s , c o n t a c tt h e s o u r c e s l i s t e d a t t h e e n d o f t h e ma n u a l .


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I n t r o d u c t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . .Co n s t r u c t i o n o f Bo o k k e e p i n g Ki t . . . . . . .Or g a n i z a t i o n o f t h e Ki t . . . . . l . . = o aUs i n g t h e Ki t . . . . . . . . . . . . . . . .

ORI GI NAL ENTRY BOOKSCa s h E ? x Re c s r d . . . . . . . . . . . .Re c o r d i n g c a s h s a l e s ; p a y me n t o f

i n v o i c e s ; c a s h e x p e n s e s ; d e p o s i t s ;c h e c k i n g b a l a n c eCa s h Re c e i p t . . . . . . . . . . . . . .Or d e r B! s o k . . . . . . . . . . . . . . .I n v o i c e / S t a t e me n t Bo o k . . . . . . . - .

R E C OR DKE E P I N GP a y r o l l Bo o k . . . . . . . . . . . . . .De b t o r / Cr e d i t o r Bo o k

Re c o r d j n g a n i n v o i c e ; p a y me n t l ' l ' 'o n a n l h v o l c e ; P o s t p o n i n g p a y me n t ;p a y i n g i n v o i c e s ; p a y i n g l o a n s ;p o s t p o n i n g r e n t o r s a l a r i e s

F I L ESP r o d u c t i o n S c h e d u l e . . . .I mp o r t a n t P a p e r s F i l e . . .Ba n k R e c o r d s

Ba n k r e c o n c i i i a t ; o A h o &c h e c k b o o k ; d e p o s i t s l i p s

Co r r e s p o n d e n c e F i l e . . . .L e t t ws s e n t ; l e t t e r sr e c e i v e d

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1 1

1 41 51 7

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WQRKSHE ETP r i c i n g Wo r k b o o k . . . . . . .I n v e n t o r - r Wo o k b o o k . . . . . .S u p p l i e s ; f i n i s h e d g o o d sMo n t h l y S u mma r y . . . . . . .I n v e n t o r y o f s u p p l i e s ; o t h e re x p e n s e s ; f i n i s h e d g o o d s ;t o t a l s a l e s

An a l y z i n g t h e S y s t e m . . . . . . .

. .

* .

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8 *E i g h t q u e s t i o n s t o 3 s k ; Ba l a n c e S h e e t

Ap p e n d i x I . . . . . . . . . . . .S a mp l e s o f t ws i n e s s l e t t e r sAp p e n d i x I I . , . . . . . . . . . .Gl o s s a r y o f B o o k k e e p i n g T e r msWh e r e T o Go F o r Mo r e I n f o r ma t i o n .

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3 23 5

3 8

3 2

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Bo o k k e e p i n g , t h e s y s t e m o f r e c o r d i n g b u s i n e s s t r a n s a c t i o n s a n d a c c o u n t s , i su s e d t o a n a l y z e wh y a b u s i n e s s i s s u c c e e d i n g o r f a i l i n g . I t h e l p s t o i d e n -t i f y e l e me n t s i n a b u s i n e s s wh i c h a r e a f f e c t i n g i t s o p e r a t i o n . T o b e e f f e c -t i v e , a b o o k k e e p i n g s y s t e m mu s t c o n t a i n a n a c c u r a t e r e c o r d o f n e c e s s a r yi n f o r ma t i o n wh i c h i s u s e d f o r a mo n t h l y f i n a n c i a l a n a l y s i s , t h e mo s t i mp o r -t a n t g o a l .Re c o r d k e e p i n g i s a n i mp o r t a n t p e r t o f b o o k k e e p i n g . I t i s t h e o r d e r l y f i l i n go f i n f o r ma t i o n s u c h a s r e c e i p t s , i n v o i c e s , l e t t e r s , a n d a l l i mp o r t a n t p a p e r s .T h e s y s t e m d e s c r i b e d i n t h i s ma n u a l u s e s b o t h b o o k - a n d r e c o r d k e e p i n g .

-_: -- -v- - - .--- -- - - ;.

- _.~ - Cr-^* -- -7

T h e b u s i n e s s p e r s o n s h o u l d b e a wa r e o f t h e t wo s y s t e ms o f b o o k k e e p i n g - -d o u b l e - e n t r y a n d s i n g l e - e n t r y .

Do u b l e - e n t r y b o o k k e e p i n g i s u s e d i n mu l t i - o wn e r s h i p b u s i n e s s wh e r e a b s o -l u t e a c c u r a c y i s n e c e s s a r y .t r a n s a c t i o n . T h i s me t h o d i n v o l v e s t \ r o e n t r i e s o f e v e r yT h e e n t r i e s . z r e t h e n t r a n s f e r r e d t o a n a c c o u n t b o o k c a l l e da l e d g e r . T h i s d o u b l e r e L o r d i n g a c t s a s a c h e c k a n d b a l a n c e .T h i s ma n u a l d e a l s wi t h s i n g l e - e n t r y b o o k k e e p i n g . I n t h i s s y s t e m, e a c hb u s i n e s s t r a n s a c t i o n i s r e c o r d e d t o t h e d e b i t ( mo n e y o we d ) o r c r e d i t( mo n e y r e c e i v e d ) s i d e o f a s i n g l e a c c o u n t . I t i s mo s t e f f e c t i v e f o r s ma l l ,l a b o r - i n t e n s i v e i n d u s t r i e s wh e r e a c c u r a t e c a l c u l a t i o n o f a s s e t s a n dl i a b i l i t i e s i s n o t a s i mp o r t a n t . S i n g l e - e n t r y b o o k k e e p i n g ' i s o f t e n l e s st i me c o n s u mi n g , mo r e e a s i l y t a u g h t a n d u n d e r s t o o d . An d t h e c a r e f u l d a i l y

r e c o r d i n g o f b u s i n e s s a c t i v i t i e s h e l p s k e e p a r i t h me t i c e r r o r s a n d i mp r o p e re n t r i e s a t a mi n i mu m.


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How does Q bookkeeping syshw~ help?

P r o p e r u s e o f t h e s i n g l e - e n t r y b o o k k e e p i n g s y s t e m i n t h i s k i t c o u l d h e l po v e r c o me s o me o f t h e s e r e a s o n s f o r s ma l l b u s i n e s s p r o b l e ms :. T h e f t o r l o s s o f s ma l l a mo u n t s o f c a s h f o r wh ' c h t h e r e i r ,n o r e c o r d .. T h e f t o r l o s s o f s t o c k wh i c h Go e s u n n o t i c e d b y t h e o wn e rwh o h a s n o i n v e n t o r y c o n t r o i .. Or d e r s f i l l e d i n a c c u r a t e l y o r n o t a t 2 1 1 d u e t o i mp r c p e r 'r e c o r d i n g a t t h e t i me o f o r d e r .. Ov e r d r a wi n g t h e b a n k a c c o u n t d u e t o i n a c c u r a t e ma i n t e n a n c eo i . b a l a n c e f i g u r e s .. S u p p l i e r s r e f u s i n g t o d e l i v e r b e c a u s e o f u n t i me l y p a y me n t s ,. L a r g e a mo u n t s o f r e c e i v a b l . e s b e c a u s e o f p o o r i n v o i c i n g o rl a c k - ~ ~ f f o . l l o w- u p p r o c e d u r e s .- - ; - UT - . - - ~ '. Dr o p - o f f i n s a l e s d u e t o l a c k o f c o n t a c t wi t h b u y e r s .. Wi t h d r a wa l o f b u s i n e s s f u n d s f o r p e r s o n a l u s e wi t h o u tp r o p e r a c c o u n t i n g a n d c o n t r o l .. P r i c e s n o t h i g h e n o u g h o r t o o h i g h a s a r e s u l t o f p o o rc o s t i n g t e c h n i q u e s .. Op e r a t i n g t o o l o n g a t a l o s s d u e t o l a c k o f p r o p e r a n a l ys i s o f p r o f i t a n d l o s s .. I n a b i l i t y t o p r o c u r e l o a n c a p i t a l b e c a u s e o f l a c k o fd o c u me n t a t i o n o f p r o f i t a b i l i t y ( i n c l u d i n g i n c o me s t a t eme n t s a n d b a l a n c e s h e e t s ) .


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T h i s ma n u a l d e s c r i b e s a b o o k k e e p i n g s y s t e m wh i c h i s c o n t a i n e d i n a k i t , o rc a r r y i n g c a s e , o f s o me k i n d . T h e r e a r e s u g g e s t i o n s i n t h i s ma n u a l f o rb u i l d i n g o n e k i n d o f k i t , b u t t h e s y s t e m c o u l d b e u s e d a s we l l i n d i f f e r e n tc o n t a i n e r s . T h e i mp o r t a n t t h i n g i s t o p a c k a g e t h e s y s t e m i n s o me wa y s ot h a t i mp o r t a n t r e c o r d s a r e a l l i n o n e p l a c e . T h i s ma k e s i t e a s i e r t o. r e c o r d b u s i n e s s t r a n s a c t i o n s a s t h e y o c c u r ,r e c o r d s . a n d h a r d e r t o l o s e v a l u a b l e

* T h e s y s t e m c o n t a i n e d i n t h e k i t c a n a s s i s t s ma l l b u s i n e s s o wn e r s i n t h e i re f f o r t s t o o r g a n i z e a n d i mp r o v e b o o k k e e p i n g o r a c t i c e s . Us e d s u c c e s s f u l l yi n a s ma l l b u s i n e s s d e v e l o p me n t p r o j e c t i n B&wa n e , Af r i c a , t h e s y s t e ! nwa s h e l p f u l t o s ma l l , s i n g l e - p r o p r i e t o r s h i p ma n u f a c t u r i n g b u s i n e s s x .P r o p e r u s e o f t h e s y s t e m r e s u l t s i n a n a c c u r a t e a n d c o mp l e t e mo n t h l yr e c o r d o f t h e c o n d i t i o n o f a b u s i n e s s . T h i s r e c o r d e n a b l e s a b u s i n e s so wn e r t o ma k e t h o u g h t f u l , we l l - i n f o r me d d e c i s i o n s a b o u t h i s b u s i n e s s .

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Who _con ~~~~ffi**jf~ T?F-- .I : --. - - --- -e:- -9CILe c-s-,. - -. ._...

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T h e k i t i s r e c o mme n d e d f o r u s e b y :S ma l l - Bu s i n e s s Cwn e r sT h i s s y s t e m i s b e s t s u i t e d f o r s ma l l - s c a . l e ma n u f a c t u r i n g i n d u s t r i e s a n dp r o d u c e r s s u c h a s c a r p e n t e r s , t a i l o r s , b a k e r s , s h o e ma k e r s , t i n s mi t h s , a n dh a n d i c r a f t ma n u f a c t u r e r s . T h o s e wi t h s o me k n o wi e d g e o f b o o k k e e p i n g t e r msa n d c o n c e p t s wi l l b e a b l e t o u s e t h e VI T A ma n u a l a s a d i r e c t g u i d e t o o r -g a n i z e a r e c o r d k e e p i n g s y s t e m. Ot h e r e n t r e p r e n e u r s ma y wa _ n t t o s e e k; $ i ; $ n c e f r o m s o me o n e wi t h mo r e b o o k k e e p i n g k n o w- h o w b e r o r e s e t t i n g u p.S ma l l - Bu s i n e s s Ad v i s o r sT h i s p u b l i c a t i o n c o u l d b e u s e d i n p r o g r a ms a i me d a t t r a i n i n g a n d s u p p o r t -i n g s ma l l b u s i n e s s o wn e r s . I t c o n t a i n s a l l i n f o r ma t i o n n e c e s s a r y t o i n -t r o d u c e t h e e l e me n t s o f b o o k k e e p i n g t o b o t h n e w e n t r e p r e n e u r s a n d t h o s ea l r e a d y i n b u s i n e s s w h o a r e c o n c e r n e d wi t h b e t t e r r e c o r d k e e p i n g s y s t e ms .T h e ma t e r i a l p r e s e n t e d i n t h e f o l l o wi n g p a g e s c a n b e a d a p t e d t o f i t av a r i e t y o f c i r c u ms t a n c e s a n d b u s i n e s s e s ,


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Co n s i d e r w h a t m c z f e r ia l s a r e n e e d e d .T h e k i t i s e s s e n t i a l l y a c a r r y i n g c a s e wh i c h c a n b e c o n s t r u c t e d o r p u r -c h a s e d , I n e i t h e r c a s e , i t i s mo s t i mp o r t a n t t o o r g a n i z e t h e k i t t oh o l d a l l o f t h e e l e me n t s n e c e s s a r y f o r t h e s y s t e m.I f y o u d e c i d e t o b u i l d o n e , s u g g e s t e d d i me n s i o n s f o r a k i t a r e s h o wnb e l o w. T h e s e d i me n s i o n s a r e b a s e d o n t h e s i z e s o f t h e v a r i o u s f o r ms a sr e c o mme n d e d i n t h e s e c t i o n Or a n i z a t i o nb : I f t h e s e s i z e s a r e n o t a v a i r -a b l e i n y o u r a r e a , y o u c a n c a n g e t n e d i me n s i o n s s o t h a t a l l t h e f o r msa n d n o t e b o o k s n i l 1 f i t n e a t l y i n t o t h e c a s e .

.

T h e Ba s i c F r a me . , . . . . . . . . . . . . 1 S r mm ( 3 / 4 i n c h )Ma d e o f s o f t wo o d s u c h a s p i n eT o p a n d Bo t t o m . . . . . . . . . . . . . . 6 . 4 mm ( l / 4 i n c h )P l y wo o dVa r i o u s s l o t s , t r a y s , c a s h b o x . . . . . . 3 . 2 mm ( l / 8 i n c h )P r e s s b o a r d g l u e d i n p l a c e IWo o d . i s p r o b a b l y t h e mo s t i n e x p e n s i v e c o n s t r l Ac t i o n ma t e r i a l ,b u t t i n o r a l u mi n u m c o u l d a l s o b e u s e d .


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5

A

E l e c t r o n i c c a l c u l a t o r s , l i k e t h e o n e s h o wn a k o ~ e , h a v e b e e n r e f i n e d t os u c h a n e x t e n t t h a t t h e y n o w s e e m t o b e i n e x p e n s i v e e n o u g h t o b e a g o o di n v e s " L me n t f o r t h e s ma l l - b u s i n e s s o wn e r . Ma n y d a i l y b u s i n e s s c a l c u l a -t i o n s r e q u i r e mu l t i p l i c a t i o n b y p e r c e n t a g e s a n d d e c i ma l n u mb e r s . T h e s eo p e r a t i o n s c a n b e d o n e q u i c k l y a n d a c c u r a t e l y o n t . h e ' c a l c t i l a t o r i t h o u tt h e n e c e s s i t y o f a s o l i d ma t h e me t i c s b a c k g r o u n d . T h e r e f o r e , a c a l c u l a t o rh a s b e e n i n c l u d e d a s a n o p t i o n i n t h e e s t i ma t e d c o s t s b e l o w.

z.-- _

E s t i ma t e d C o s t s o f Ma t e r i a l sBa s i c c o n s t r u c t i o n ma t e r i a l ( wo o d , t i n , e t c . ) -Ha r d wa r e ( h i n g e s , c l a s p )Ma t e r i a l s f r o m o f f i c e s u p p l y s t o r e ( o n e o f e a c h )c a s h r e c e i p t b o o ki n v o i c e / s t a t e me n t b o o ko r d e r . b o o k

, US Do l l a r s$ l O. QO2 . 0 0

i n v e n t o r y wo r k b o o kc o r r e s p o n d e n c e b o o kc a l e n d a r3 - f i l e f o l d e r

. 7 51 . 0 0. 7 5. 5 0. 5 02 . 5 01 . 5 0L o c a l l y r e p r o d u c e d f o r msc a s h b o x r e c o r d - 5 0 c o p i e sp a y r o l l r e c o r d - 2 0 c o p i e sd e b t o r / c r e d i t o r r e c o r d - 2 0 c o p i e sp r i c i n g f o r ms - 2 0 c o p i e smo n t h l y s u mma r y f o r ms - 1 5 c o p i e sb a n k r e c o n c i l i a t i o n f o r ms - 1 5 c o p i e s

. 5 0. 2 0. 2 0. 2 0. 1 5. 1 5T h i s VI T A P u b l i c a t i o n

Ca l c u l a t o r ( o p t i o n a l ) TOTAL3 . 2 5

$ 2 1 . 1 51 0 . 0 0TOTAL I NCLUDI NG CALCULATOR $ 3 4 . 1 5


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6Or pn i z a f i on o f a k i f .

! ...----- .-.. .-_ - _..-- -_-- __--- ---- ----_ : _ I-_. -- -_ ._ -_-__ __ _-.--______-. __- -- -_-_ _--.__- -- __.._-- -_-_- ---

--- -_-------_-_-_

. , I-

T h e p h o t o g r a p h a b o v e s h o ws t h e b a s i c o r g a n i z a t i o n o f a b o o k k e e p i n g k i t .T h e e x a c t l o c a t i o n o f e a c h e l e me n t o f t h e s y s t e m c a n d i f f e r , b u t i t i si mp o r t a n t t h a t t h e k i t c o n t a i n a l l t h e b o o k s , wo r k b o o k s , n o t e b o o k s , f o r ms ,a n d f i l e i t e ms d i s c u s s e d i n t h i s ma n u a l .E a c h i t e m s h o u l d o c c u p y s o me k i n d o f s t o r a g e c o mp a r t me n t t h a t wi l l ma k e i tv i s i b l e wh e n t h e k i t i s o p e n e d . T h i s wi l l ma k e i t e a s i e r f o r t h e k i t u s e rt o s e e a n d u s e t h e n e c e s s a r y e n t r i e s a s r e q u i r e d .T h e i t e ms wh i c h s h o u l d b e i n c l u d e d i n t h i s k i t a n d t h e i r d e s c r i p t i o n s a r eo n p a g e 7 . E x p l a n a t i o n s o f e a c h f o r m a r e c o n t a i n e d i n l a t e r s e c t i o n s o ft h i s ma n u a l . I t i s r e c o mme n d e d t h a t y o u r e a d t h e e n t i r e ma n u a l b e f o r ea s s e mb l i n g t h e k i t .


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I t e m-___-

Re c o mme n d e d S i z e-- c ------- --__ _____- - - - - - - - - - _ - - . - - _

Nu mb e r o f C o p i e s C0nNIlcnl.s_I_- --__---_.-

h B o x Re c o r d 1 7 ~ 1 1 1 1 3 c m 5 0 f o r n i s At t a c h d e s i g n a s s h o wn o n p a g e a n d p r i n tc o p i e s l o c a l l y .-- - -----. _

p t E o o k l Oc n 1 x 1 5 c n i 1 ( Du p l i c a t e ) Bo o k s w i t h c a r b o n p a p e r f o r ma k i n c ; ! o p i e s a r ed e r Co o k 1 Oc m x 1 5 c m 1 ( D u p l i c a t e ) @ a v a i l a b l e i n mo s t o f f i c e s u p p l y s t o r e s . I n -e l u d e o n e o f e a c h i n e a c h k i t .

S t a t e me n t n o o kS u b s e q u e n t

1 O c m x 15cw 1 ( T r i p l i c a t e ) b o o k s c a n b e p u r c h a s e d a s n e e d e d .

l Ro o k 2 8 c m x 2 0 c m 2 0 f o r n i s F l a y b e a v a i l a b l e f r o n t a n o f f i c r s u p l : l y s t o r e .I f n o t a v a i l a b l e i n a f o r n 1 a t s ; ' mi l a r t o t h a ts h o w n on p a g e , h a v e i t p r i n t e d l o c a l l y .

o r y Ho r k b o o ke s p o n d e n c e B o o k

2 8 c n 1 x 2 t l c m

2 8 c m x 2 0 c m1 b o o k

1 b o o k .

T h e s e a r e s t a n d a r d b o u n d , l i n e d n o t c h o o k sa v a i l a b l e f r o n i a n y o f f i c e s u p p l y s t o r e . Af e w c a r b o n s h e e t s s h o u l d h e i n c l u d c t l i n P~CIIn o t e h o o k .

o r / Cr e d i t o r Bo o k 2 8 c m x 2 0 c m 2 0 f d r n 1 s P r i n t l o c a l l y a c c o r d i n q t o f o r ma t s s h o wn o nc i n g Wo r k b o o k 2 8 c m x 2 Oc a 2 0 f o r n 1 s f o l l o wi n g p a &s . T h e f i r s t t h r e e ( 3 ) p a g e so f o r i c i n o a n d d e b t o r i c r e d i t o r h o o k s s h o u l d

h l y S u mma r y Bo o k 2 8 c m x 2 0 c n 1 1 5 f o r ms ' b e b l a i n y i n e d s h e e t s :

Re c o n c i l i a t i o n F o r m s 2 8 c m x 2 Oc m 1 5 f o r ms P r i n t l o c a l l y a c c o r d i n g t o f o r n 1 a t o n p a g e .

i o n S c h e d u l e 2 8 c n 1 x 2 Oc n 1 1 Ca l e n d a r A n 1 o n t h l y c a l e n d a r wi t h s p a c e f o r wr i t i n gn o t e s e a c h d a y . Av a i l a b l e i n o f f i c r s r r p p l ys t o r e s .- ______.-___--

e F o l d e r L e g a l s i z e 1 f o l d e r P r o b a b l y a v a i l a b l e f r o n 1 l o c a l o f f i c e s u p p l ys t o r e . Gl u e t o t h e i n s i r l p o f t h r k i t t o p .

s VI T A Ma n u a l 2 8 x 2 1 . 5 c m 1 ma n u a l Av a i l a b l e f r o m: VI T A P u b l i c a t i o n s3 7 Of i R h o d e I s l a n d A v c n u r ?Wt . Ra i n i e r , MD 2 0 8 2 2 US A


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..; .


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9

0 RI GI NP . LE NT RY BCOKS c o n t a i nt h e r e c o r d a n d / o r d e t a i l s o fa t r a n s a c t i o n f o r a n a c c o u n t .T h i s i s t h e f i r s t p l a c e at r a n s a c t i o n i s wr i t t e n d o wn .I t i s a l s o a r e c o r d o f y o u r .b u s i n e s s a g r e e me n t s .


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10

This is a p l a c e t o k e e p c a s h .

. Ca s h i s p a p e r mo n e y , c o i n s , b a n k n o t e s , p o s t a l o r d e r s , o rt r a v e l e r s c h e q u e s . A p e r s o n a l c h e q u e i s n o t c o n s i d e r e dc a s h

. Only o n e p e r s o n s h o u l d h a n d l e r e c o r d s a n d t h e c a s h b o x

._--- - -


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-. . -. . . _. - . . _ ____ --. --

Ccrok Box Record_. - .- -_

Use the c a s h &x &ord f& cash etransa&ns,.. Ke e p t h e c a s h b o x r e c o r d h a n d y - - t h e i n s i d e o f t h e . c a s h b o xc o v e r i s a g o o d p l a c e. Wr i t e e a c h c a s h t r a n s a c t i o n o n t h e c a s h b o x r e c o r d , a n d y o uwi l l a l wa y s k n o w e x a c t l y h o w mu c h c a s h y o u s h o u l d h a v e i nt h e c a s h b o x a t a n y t i me . T h i s p r a c t i c e d i s c o u r a g e s t h e f ta n d e n c o u r a g e s p r o p e r r e c o r d i n g o f s ma l l a mo u n t s o f c a s hu s e d f o r mi s c e l l a n e o u s e x p e n s e s o r p e r s o n a l u s e

Re me mb e r : Ma k e a n e n t r y i n t h i s r e c o r d e a c h t i me c a s h i s t a k e n& o r p u t i n t o t h e c a s h b o x .I 1


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.

Ke e p p e r s o n a l c a s h s e p a r a t e f o r b u s i n e s s -r e l a t e d c a s h . T h i s i s n e c e s s a r y s o t h a t a l lt h e c o s t s a n d e x p e n s e s o f t h e b u s i n e s s a l o n ec a n b e a n a l y z e d c l e a r l y e a c h mo n t h .Wh e n y o u ma k e a d e p o s i t f r o m t h e c a s h b o x i n t ot h e b a n k a c c o u n t :

. Re c o r d t h e d a t e o f t h e d e p o s i t o n t h ec a s h b o x r e c o r d f o r m. Wr i t e t h e wo r d " d e p o s i t " i n t h e s p a c ef o r " d e s c r i p t i o n ". E n t e r t h e t o t a l a mo u n t o f t h e d e p o s i tu n d e r t h e " o u t " c o l u mnIe a v e e n o u g h c o i n s a n d p a p e r mo n e y i n t h e c a s h 'b o x s o y o u h a v e e n o u g h c a s h t o ma k e c h a n g e f o rc a s h s a l e s . I

1 3

Wh e n e a c h c a s h r e c o r d f o r m i s c o mp l e t e d a n dt h e r e i s n o mo r e s p a c e t o ma k e a n e n t r y :l Ad d u p t h e " i n " c o l u mn a n d p u t t h e t o t a la t t h e b o t t o m. Ad d u p t h e " o u t " c o l u mn a n d p u t t h e t o t a l

a t t h e b o t t o m. Ad d t h e p r e v i o u s b a l a n c e f r o m t h e t o p o ft h e p a g e t o t h e t o t a f o f t h e " i n " c o l u mn. F r o m t h i s s u m s u b t r a c t t h e t o t a l o f t h e" o u t " c o l u mn .

Di d y o u f o r g e t t o r e c o r d c a s h b o r r o we d f o r p e r -s o n a l u s e or b u s i n e s s e me r g e n c y ? Re c o r d t h a tn o w .

l E n t e r t h e n e w b a l a n c e o n t h e b o t t o m o ft h e f i n i s h e d c a s h b o x r e c o r d f o r m a n d o nt o p o f t h e n e x t o n e .


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Cash Receipt Book(duplicate)

DATE

b o u g h t o fC AS H R E CE I P T

. . + l BE R

b o u g h t b y

d e s c r i p t i c n-

S i g n a t u r ea m o u n t ,

When t o u s e the cash receipt book.. Co mp l e t e a c a s h r e c e i p t f o r m e a c h t i me y o u r e c e i v e p a y me n t f o ra n y t h i n g. T h i s f o r m g i v e s y o u a n d t h e p e r s o n wh o p a y s y o u a r e c o r d o f t h a tp a y me n t

How to use the c ash rece ipt boo k.. Co mp l e t e t h e f o r m i n d u p l i c a t e f o r e a c h t r a n s a c t i o nl Wr i t e t h e p e r s o n ' s n a me a n d a d d r e s s , a n d d a t e. Mite a d e s c r i p t i o n o f wh a t t h e p a y me n t wa s f o r. E n t e r t h e n u mb e r , a mo u n t , d a t e i n t h e " p a i d " c o l u mn o f t h ed e b t o r r e c o r d i n t h e d e b t o r / c r e d i t o r b o o k ( p a g e U ) i f p a y me n ti s f o r a n i n v o i c el Ma r k t h e i n v o i c e p a i d


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1 5

Re c o r d t h e a mo u n t o f p a y me n t: S i g n y o u r n a me o n t h e s i g n a t u r e l i n e. Gi v e t h e o r i g i n a l c o p y t o t h e p e r s o n wh o ma d e p a y me n t. Ke e p t h e d u p l i c a t e c o p y i n y o u r b o o k

Re me mb e r t h a t c a s h i s p a p e r mo n e y , c o i n s , b a n k n o t e s , p o s t a l o r d e r s , a n dtravelers c h e q u e s - - not p e r s o n a l c h e c q u e sc

-(duplicate)

NUMBERORDERT O

FROM-

DE S C RI P T I ON

DE L I V E RY DA T E . AMOUNT 7 1

--. ._ --When to use the order book.Wh e n y o u 3 r d e r S u p p l i e s o r T a k e Or d e r s . . .

r . .Co mp l e t e t h i s f o r m x c u r a t e l y s o t h a t y o u d o n ' t r e c e i v e o r d e l i v e r g o o d st h a t a r e u n a c c e p t a b l o r p r i c e s i n c o r r e c t l y . Al wa y s wr i t e o n t h i s f o r m,e v e n wh e n a n o r d e r i s p l a c e d b y t e l e p h o n e o r i n p e r s o n .A *


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1 6

How to orde r supplies.. Wr i t e y o u r n a me a n d a d d r e s s o n t h e l i n e s " t o ". Wr i t e t h e s u p p l i e r ' s n a me a n d a d d r e s s o n t h e l i n e s " f r o m". De s c r i b e t h e g o o d s y o u a r e o r d e r i n g a n d t h e e x a c t p r i c e . I fy o u d o n ' t k n o w t h e e x a c t p r i c e o f t h e i t e ms d e s c r i b e d , wr i t ed o wn a n e s t i ma t e a n d s e n d t h e s u p p l i e r a l e t t e r r e q u e s t i n gc o n f i r ma t i o n o f h i s p r i c e s. S e n d t h e o r i g i n a l o r d e r t o t h e s u p p l i e r , l e a v e t h e d u p l i c a t e i ny o u r b o o k. Ke e p t h e d u p l i c a t e c o p y i n . y o u r b o o k

How to take orders from others.. Wr i t e t h e b u y e r ' s n a me a n d a d d r e s s o n t h e l i n e s " t o ". Wr i t e y o u r n a me a n d a d d r e s s o n t h e l i n e s " f r o m"De s c r i b e t h e g o o d s a n d i n c l u d e t h e e x a c t p r i c e . Ma k e s u r e' t h a t y o u a n d t h e b u y e r a g r e e o n t h e d e s i g n o f t h e g o o d s , t h ep r i c e , a n d t h e d e l i v e r y d a t e

.Ch e c k t h e c a l e n d a r p r o d u c t i o n s c h e d u l e ( p a g e t 6 ) t o ma k e s u r e y o u s e t ar e a s o n a b l e t i me t o c o mp l e t e e a c h j o b .

. E n t e r t h e b u y e r ' s o r d e r o n y o u r c a l e n d a r p r o d u c t i o n s c h e d u l es o t h a t y o u c a n p l a n f a r e n o u g h i n t h e f u t u r e t o h a v e t h eo r d e r r e a d y o n t i me. S e n d t h e o r i g i n a l t o t h e p u r c h a s e r. Ke e p t h e d u p l i c a t e c o p y i n y o u r b o o k


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invsice statement book-_ _..-. ~_ ___-(triplicate)..-- -._._

DATE NUMBERI NVOI C E / S T AT E ME NT

to:from:d e s c r i p t i o n

TERMS - _ _ . . - - - _ TOTAL - - - mT , - -: . - _ _ - .a - r

_-__ -. ._. __-.. -- .._ ._L Vh e k ' t o u s e the Invoice S t a t e me n t . book.- . -. -- . .Co mp l e t e t h i s f o r m wh e n y o u d e l i v e r g o o d s a n d n o mo n e y , o r o n l y p a r t o ft h e mo n e y , i s r e c e i v e d . T h e p e r s o n wh o h a s r e c e i v e d t h e g o o d s i s ma d ea wa r e o f t h e q u a n t i t i e s a n d d e s c r i p t i o n s o f t h e i t e ms , t h e i r p r i c e s , a n dwh e n y o u e x p e c t p a y me n t .How .touse the Invoice StGeAe nt bo ok._.F i r s t e n t r y f o r r e c o r d i n g t r a n s a c t i o n :

. Wr i t e t h e b u y e r ' s n a me o r d e s i g n a t e d r e c e i v e r o f t h e s h i p me n ton t h e l i n e " t o "* Wr i t e y o u r n a me a n d a d d r e s s i n t h e s e c t i o n " f r o m". De s c r i b e a n d / o r n u mb e r t h e i t e ms , p r o d u c t s , g o o d s s e n t. Wr i t e t h e d a t e o f e x p e c t e d p a y me n t o n " t e r ms " l i n e

. T o t a l t h e c o s t o f t h e s h i p me n \. S e n d o n e c o p y t o t h e b u y e r. P u t o n e c o p y i n t h e s h i p me n t. Ke e p o n e c o p y i n y o u r b o o kE n t e r t h e d a t e , i n v o i c e n u mb e r a n d a mo u n tl c r e d i t o r b o o k ( p . 2 1 ). Ch e c k t h e b o o k a t r e g u l a r t i me s t o d e t e r m

d u e i n t h e d e b t o r /i n e i f p a y me n t s a r e d u e

- - --*a... - :_-t- _


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Wh e n p a y me n t i s n o t r e c e i v e d b y t h e t e r ms d a t e :1 S e n d n e w i n v o i c e. Qu o t e o r i g i n a l i n v o i c e n u mb e r a n d wr i t e " p a y me n t n o w d u e " o nt e r ms l i n e

Wh e n y o u r e c e i v e p a y me n t :. Wr i t e " p a i d " a n d t h e d a t e r e c e i v e d o n y o u r c o p y o f t h e i n v o i c e. Wr i t e a c a s h r e c e i p t. E n t e r t h e a mo u n t r e c e i v e d i n t h e c a s h b o x r e c o r d. E n t e r t h e c a s h r e c e i p t n u mb e r a n d a mo u n t u n d e r t h e c o l u mn ma r k e d" p a i d " i n t h e c o r r e s p o n d i n g d e b t o r r e c o r d

Wh e n y o u r e c e i v e a p a r t i a l p a y me n t :. S u b t r a c t t h e a mo u n t r e c e i v e d f r o m a mo u n t d u e. E n t e r a mo u n t d u e o n i n v o i c e , a mo u n t p a i d i n d e b t o r r e c o r d. Wr i t e a c a s h r e c e i p t f o r a mo u n t r e c e i v e d a n d e n t e r t h e a mo u n t i nt h e c a s h b o x r e c o r d


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RE CORDKE E P I NG i s t h e wr i t t e n a c c o u n t o ft h e mo n e y o we d t o y o u b y c u s t o me r s , a n dmo n e y y o u o we t o e mp l o y e e s a n d o t h e r- b u s i n e s s p e r s o n s .T h i s s e c t i o n i n c l u d e s a p a y r o l lr e c o r d b o o k a n d a De b t o r / Cr e d i t o rr e c o r d b o o k .


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RE CORDKE E P I NG i s t h e wr i t t e n a c c o u n t o ft h e mo n e y o we d t o y o u b y c u s t o me r s , a n dmo n e y y o u o we t o e mp l o y e e s a n d o t h e r- b u s i n e s s p e r s o n s .T h i s s e c t i o n i n c l u d e s a p a y r o l lr e c o r d b o o k a n d a De b t o r / Cr e d i t o rr e c o r d b o o k .


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2 0

Payroll Book

EMPLOYEE PAYROLL RECCRDp a g e n u mb e r

Na meA d d r e s s

d a t e h i r e d

TOTAL TOTALWEEK OF MON TUES WEDS THUR F RI S AT HOURS P P l I D COMMENTS

Aec oid of emp loyee work hours.T h i s b o o k a s s i s t s y o u i n k e e p i n g t r a c k o f t h e h o u r s wo r k e d b y e a c he mp l o y e e . T h e r e i s a l s o s p a c e t o r e c o r d t h e n u mb e r o f i t e ms ma d e b ye a c h wo r k e r .

. L i s t e v e r y e mp l o y e e a n d t h e p a g e n u mb e r o f t h e e mp l o y e e ' sr e c o r d on t h e f i r s t p a g e

. E n t e r t h e e mp l o y e e ' s h o u r s e a c h d a y . I f t h e e mp l o y e e i sp a i d on a we e k l y o r mo n t h l y s a l a r y b a s i s , r e c o r d t h e h o u r swo r k e d s o t h a t y o u h a v e a r e c o r d o f a b s e n c e sI n c l u d e y o u r s e l f , t h e o wn e r , i n t h e p a y r o l l b o o k a t e i t h e r a n h o u r l y r a t eo r o n a s a l a r y b a s i s . T h i s wi l l e l i mi n a t e t h e n e c e s s i t y o f wi t h d r a wi n gs ma l l a mo u n t s f r o m t h e c a s h b o x f o r p e r s o n a l u s e .,

l Re c o r d t h e a mo u n t o f w o r k f o r t h o s e wh o a r e p a i d a c c o r d i n gt o h o w mu c h t h e y p r o d u c e r a t h e r t h a n t h e l e n g t h o f t i met h e y wo r k . T h e s e p r o d u c t i o n f i g u r e s s h o u l d b e i n c l u d e d o nt h e r e c o r d i n t h e s p a t r e s e r v e d f o r " c o r r me n t s ". T o t a l t h e n u mb e r o f h o u r s wo r k e d b y a l l y o u r e mp l o y e e sd u r i n g o n e mo n t h f o r t h e p r i c i n g wo r k s h e e t . T h i s i se x p l a i n e d o n p a g e 3 2 .


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21

_. _. - --- .

p a g e n u mb e rDE B T OR S / C RE D I T O RS R E C OR D

n a m ea d d r e s s

DEBTOR C RE D I T O R.D A T E R E F E R E N C E AMOUNT OWED P AI D BALANCE AMOUNT OWED P AI D EAL ANCETO YOU BY YOU

. - . _ . -Owed money.I t i s i mp o r t a n t t o k e e p t r a c k o f t h o s e p e o p l e o r c o mp a n i e s wh o e i t h e r o wey o u mo n e y o r t o wh o m y o u o we mo n e y . De b t o t i - a r e t h o s e wh o o we y o u mo n e y .CJ L ~ &UM a r e t h o s e t o wh o m y o u o we mo n e y .

. I f y o u a r e ma k i n g a n e n t r y t h a t p e r t a i n s t o a . d e b t o r , wr i t e t h ea mo u n t u n d e r t h e a mo u n t o we d t o y o u " . c o l u mnl I f t h e e n t r y p e r t a i n s t o a c r e d i t o r , wr i t e t h e a mo u n t u n d e r t h e" a mo u n t o we d b y y o u " c o l u mn. I n f o r ma t i o n a b o u t e i t h e r e n t r y s h o u l d b e ma d e u n d e r t h e " r e f e r e n &c o l u mn

C h e c k this b o o k r e g u l a r l y ,


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2 2

How to use the Deb tor Creditor book.T h e f i r s t p a g e o f t h e d e b t o r s / c r e d i t o r s b o o k s h o u l d b ea p l a i n , l i n e d p a g e t o b e u s e d f o r i n d e x i n g t h e r e c o r d sa s t h e y a r e a d d e d t o t h e b o o k .

. L i s t t h e n a me o n t h e l e f t s i d e o f t h i s p a g ee a c h t i me a r e c o r d i s a d d e d. L i s t t h e p a g e n u mb e r c o r r e s p o n d i n g t o t h a tn a me o n t h e r i g h t s i d e o f t h e b a g e .

- .- .-_ .- . ...---,..T h e s e c o n d p a g e s h o u l d a l s o b e a p l a i n , l i n e d p a g e .

Ma k e t h r e e c o l u mn s o n t h e p a g e: T h e &z $ - t c o l u mn s h o u l d b e l a b e l e d " mo n t h "T h e t i d &e c o l u mn s h o u l d b e l a b e l e d " t o t a l' d e b t o r s ". T h e t i g t i c o l u mn s h o u l d b e l a b e l e d " t o t a lc r e d i t o r s ". At t h e e n d o f e a c h mo n t h g o t h r o u g h t h e b o o ka n d t o t a l e v e r y a c c o u n t .. T h e sum o f t h e t o . &Q &~ &VU b a l a n c e s , a n dt h e s u m o f t h e t t o ; t a e h e &i ; t o t i b a l a n c e ss h o u l d b e p l a c e d i n t h e a p p r o p r i a t e c o l u mn so f t h e S u mma r y p a g e .


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2 3

. 4

T h e r e i s a ' s e p a r a t e p a g e f o r e a ' c h d e b t o r o r c r e d i t o r , .a n d e a c h a c c o u n t i s l i s t e d o n p a g e 1 .. - . . _ ..E a c h t i me y o u wr i t e a n i n v o i c e :

. E n t e r t h e d a t e , i n v o i c e n u mb e r , a n d a mo u n to n t h e d e b t o r s i d e o f t h e r e c o r d f o r t h i sp e r s o nI f i t i s a n e w a c c o u n t :

. P l a c e t h e n a me i n t h e i n d e x o n t h e f i r s ti we. As s i g n t h e a c c o u n t n u mb e r o f t h e n e x t u n -u s e d p a g e i n t h e b o o k. E n t e r t h e n a me a n d a d d r e s s o n t h a t p a r t i -c u l a r r e c o r d. E n t e r t h e i n f o r ma t i o n p e r t a i n i n g t o t h e d e b t

Wh e n y o u g e t p a i d f o r a n o u t s t a n d i n g i n v o i c e :Wr i t e a c a s h r e c e i p t: E n t e r t h e a mo u n t r e c e i v e d i n t h e c a s h b o x. - . . . +- . _ - _ _ _ _ . _ _. -~ - ~ ~ ~ ~ r ~ . ~ r ~ ~ - ' ~ . ~ ~ ~ ~ , ~ . l . _. - ; ' - _ . - ._ , L E r i Z e r t h e - c a s h r e c e i p t n u mb e r d n d t h . %&mo u n tu n d e r t h e c o l u mn ma r k e d " p a i d " i n t h e c o r -r e s p o n d i n g d e b t o r r e c o r d. Ma r k t h e i n v o i c e / s t a t e me n t " p a i d "

Wh e n YOU r e c e i v e s o o d s o r s e r v i c e s a n d wi s h t o p o s t p o n ep a v me n t :. F i l e t h t i i n v o i c e i n y o u r c o r r e s p o n d e n c e , i l eI Wr i t e t h e d a t e , i n v o i c e n u mb e r , a n d a mo u n t o nt h e c r e d i t o r s i d e o f t h e d e b t o r s / c r e d i t o r sr e c o r d .

Wh e n v o u p a y a n o u t s S t a n d i n g n v o i c e :. Wr i t e y o u r c h e q u e n u mb e r u n d e r t h e r e f e r e n c ec o l u mn. Wr i t e t h e a mo u n t o f t h e c h e q u e u n d e r t h e " p a i d "c o l u mn i n t h e c r e d i t o r s r e c o r d. Ke e p t h e i n v o i c e i n t h e c o r r e s p o n d e n c e f i l eu n t i l t h e e n d o f t h e mo n t h i f y o u r e c e i v e dt h e s e s u p p l i e s d u r i n g t h i s c u r r e n t mc n t h. F i l e . t h e i n v o i c e i n a s a f e p l a c e o u t s i d e. -t h e k i t , t h e f i 1 F - G b o x - wh e r e j %- ' k 6 e pa l l o l d i n v o i c e s , i f t h e s u p p l i e s we r er e c e i v e d b e f o r e t h i s mo n t h


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2 4

Wh e n s u ma k e p a y me n t o n a n o u t s t a n d i n q l o a n :. Re c o r d t h e c h e q u e n u mb e r a n d a mo u n t o n t h el o a n i n g i n s t i t u t i o n ' s c r e d i t o r r e c o r d. Wr i t e " C a s h " i n t h e s p a c e u n d e r r e f e r e n c ei f y o u p a y a c r e d i t o r b y c a s h r a t h e r t h a nb y c h e q u e. No t e t h e l o a n r e p a y me n t d a t e o n c a l e n d a r

Ma k e s u r e t h e r e i s a c a s h b o x r e c o r d o f t h e t r a n s a c t i o n .l

I f y o u a r e u n a b l e t o p a y y o u r r e n t o r s a l a r i e s a t t h eF n d o t t h e mo n t h :l Cr e a t e a c r e d i t o r r e c o r d f o r y o u r l a n d l o r do r e mp l o y e e. E n t e r t h e a mo u n t o we d i n t h e " o we d b y y o u "c o l u mn

Wh e n y o u a r e a b l e t o o a y y o u r d e b t :- - . Re c o r d t h e r e f e r e n c e n u mb e r o f t h e p a y me n ta n d t h e a mo u n t i n t h e p a i d . c o l u mn o f t h ea p p r o p r i a t e r e c o r d

.


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F i l i n g i s o r d e r l y k e e p i n g o f a l l i mp o r t a n tp a p e r s . T h e s e p a p e r s i n c l u d e Mt e r s , r e -c e i p t s , i n v o i c e s , b a n k i n g i n f o r ma t Yo n , a n da g r e e me n t s b e t we e n y o u a n d y o u r c u s t o me r s - .T h i s i s k e p t i n a f i l e s y s t e m t h a t a l l o wsy o u t o f i n d a n y p a p e r q u i c k l y .Wh e n y o u r e mo v e p a p e r s o u t o f t h e k i tb e c a u s e t h e y h a v e b e e n u s e d f o r t h e mo n t h l ys u mma r y , t r y t o k e e p t h e s e p a p e r s i n a b o xma r k e d wi t h t h e y e a r i n wh i c h t h e y we r eu s e d . T h a t wa y y o u h a v e a l l ma t e r i a l sn e e d e d i o r f u t u r e r e f e r e n c e , a n d t a x e s .


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2 6

PRODUCTIOhISCliEDlJLE

T h e p r o d u c t i o n s c h e d u l e i s i n t h e f o r m o f a mo n t h l y c a l e n d a r a n d s h o u l d b eg l u e d t o t h e f i l e f o l d e r a s i n t h e p h o t o g r a p h a b o v e .T h i s s c h e d u l e a s s i s t s p l a n n i n g o f d a i l y p r o d u c t i o n s o t h a t y o u c a n s e t a n dme e t t h e d e l i v e r y d a t e s f o r o r d e r s .

Wh e n y o u t a k e a n o r d e r :. Co mp l e t e t h e o r d e r f o r m a s d e s c r i b e d o n p a g e. Wr i t e t h e p r o mi s e d d e l i v e r y d a t e o n t h e c a l e n d a r. Ca l c u l a t e t h e n u mb e r o f d a y s i t wi l l t a k e y o u t o c o mp l e t e t h eo r d e r , g i v i n g y o u r s e l f p l e n t y o f t i me. Wr i t e o n t h e c a l e n d a r t h e d a t e t h a t y o u mu s t s t a r t t o p r e p a r et h e o r d e r

Co n n e c t t h e t wo d a t e s b y a l i n e . I n t h i s wa y y o u c a n t e l l a t a g l a n c ewh a t Dr o d u c t i o n v o u mu s t b e wo r k i n a o n d u r i n a each dav.

Yo u ma y a l s o wr i t e o n t h e c a l e n d a r i mp o r t a n t d a t e s t h a t y o u mu s t r e me mb e r. Wh e n y o u mu s t ma k e a p a y me n t o n a n o u t s t a n d i n g i n v o i c e o r l o a n. Wh a t d a y y o u mu s t p a y t h e r e n t .


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- . -_ ._.. _ - _ _. _ . E..

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Impor-tan~ Pape-_-T h i s f i l e i s a t t a c h e d t o t h es t o r e p a p e r s t h a t y o u c a n n o t

. L e a s e s* j L o a n a g r e e me n t s. L i c e n s e s. Co n t r a c t s. T h i s VI T A ma n u a l

_-rs Filei n s i d e l i d o fa f f o r d t o l o s e

.-Rea sc &~f~r having a current bank&co+.

.--.,+__. I. - - __ _. - - .. T h e p r i ma r y p u r p o s e o f h a v i n g a c u r r e n t a c c o u n t u p o n wh i c hy o u c a n wr i t e c h e q u e s i s s o t h a t y o u c a n ma k e p a y me n t s

t h r o u g h t h e p o s t wi t h o u t t h e r i s k o f l o s i n g mo n e y. T h e b o o k k e e p i n g k i t c a n s t i l l b e u s e d i f y o u d o n ' t h a v e ac u r r e n t a c c o u n t , b u t wh e r e v e r p o s s i b l e , i t i s s t r o n g l yr e c o mme n d e d t h a t y o u s t a r t o n e .

Yo u s h o u l d a l wa y s k n o w e x a c t l y h o w mu c h mo n e y y o u h a v e i n t h e a c c o u n t . I fy o u s h o u l d wr i t e a c h e q u e f o r mo r e t h a n y o u h a v e i n y o u r , a c c o u n t , t h ec h e q u e wi l l b e r e z a r n e d b y t h e b a n k a n d t h e r e p u t a t i o n o f y o u r b u s i n e s sc o u l d b e d a ma g e d .. A.&be&and and usembank rc cords,. .

. Ve p o a t i - T h i s i s mo n e y p u t i n t o t h e b a n k a c c o u n t. Ch q u e s - T h e s e a r e p i e c e s o f p a p e r o n wh i c h y o u i n d i c a t e h o wmo n e y i s t o b e u s e d , t o wh o m t h e mo n e y g o e s , a n d h o w mu c h: u L L d l &a L u a e T h i s i s mo n e y t a k e n o u t o f t h e b a n k a c c o u n t

Yo u r b a n k e r wi l l e x p l a i n h o w t o wr i t e c h e q u e s a n d z / h a t i n f o r ma t i o n t o i n -c l u d e o n t h e c h e q u e s t u b .. F i l l i n t h e s t u b c o mp l e t e l y wh e n y o u wr i t e a c h e q u e . T h i si s y o u r r e c o r d o f e x a c t l y h o w mu c h i s i n t h e b a n k a c c o u n t .


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2 8

Bank reconciliation.Us e t h i s f o r m t o h e l p y o u ma k e s u r e t h a t t h e mo n e y t h e b a n k s a y s i t h a sa n d t h e a mo u n t y o u r c h e q u e b o o k s a y s a g r e e . T h i s b a l a n c i n g i s c a l l e d -r e c o n c i l i a t i o n . T h e f o r m i s s h o wn o n t h e o p p o s i t e p a g e .

f o r ms , y o u r c h e q u e b o o k , a n d d e p o s i t s l i p s i n t h e f i l e l a b e l e d" B a n k Re c o r d s . " I

Co mp l e t e t h e f o r m a s s o o n a s p o s s i b l e wh e n y o u r e c e i v e a s t a t e me n t f r o mt h e b a n k . T h e r e i s u s u a l l y a t i me l a g b e t we e n t h e t i me y o u wr i t e aa c h e q u e o r ma k e a d e p o s i t a n d t h e t i me t h e b a n k r e c o r d s t h a t t r a n s a c t i o n .I t w i l l b e n e c e s s a r y t o a d j u s t t h e b a n k ' s b a l a n c e t o s h o w t h e s e r e c e n tt r a n s a c t i o n s , a s f o l l o ws :

Ad j u s t y o u r c h e q u e b o o k b a l a n c e t o s h o w a n y b a n k c h a r g e s t h a t' t h e b a n k h a s ma d e i n y o u r a c c o u n t. F o l l o w t h e i n s t r u c t i o n s o n t h e f o r mS u b t r a c t a n y b a n k c h a r g e s f r o m y o u r b a l a n c e i n y o u r c h e q u el b o o k .. Wr i t e t h e s e c h a r g e s o n t h e l a s t - c o mp l e t e d s t u bKe e p o l d b a n k s t a t e me n t s a n d c a n c e l l e d c h e q u e s i n a s a f el p l a c e o u t s i d e t h e k i t

Ca n c e l l e d c h e q u e s a r e p r o o f t h a t y o u h a v e ma d e p a y me n t .


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B ANK R E C ON CI L I A T I O N d a t eBa n k b a l a n c e a s o f s t a t e me n t d a t e dL i s t c h e q u e s y o u h a v e wr i t t e n b u t wh i c h h a v e n o ty e t b e e n r e c e i v e d b y t h e b a n k

( A)

c h e q u e n u mb e r a mo u n t

TOTAL S u b t r a c t t h i sf r c m ( A) a b o v eL i s t r e c e n t d e p o s i t s t h a t y o u h a v e ma d e b u twh i c h h a v e n o t y e t b e e n r e c o r d e d b y t h e b a n k

d e p o s i t d a t e a mo u n t.

. - TOTAL Ad d t h i s t o ( B)Ad j u s t e d Ba l a n c e

(B)

wNOW c o mp a r e ( C) wi t h y o u r c h e q u e b o o k b a l a n c e o fl e s s b a n k c h a r g e s t h a t t h e b a n k h a s c h a r g e s a g a i n s ty o u r a c c o u n t d u r i n g t h i s p e r i o d :

( D)

c h a r g e d e s c r i p t i o n a m o u n t

TOTAL S u b t r a c t t h i sf r o m ( D) a b o v e _ ( E ).T h e a d j u s t e d b a n k b a l a n c e ( C) s h o u l d e q u a l y o u r a d j u s t e d c h e q u e b o o k

b a l a n t e ( E ) . I f t h e y a r e n o t e q u a l , c h e c k b o t h t h e b a n k s a n d y o u ra r i t h me t i c . I f t h e y a r e s t i l l u n e q u a l ma k e s u r e t h e a mo u n t s o f t h ec h e q u e s a n d d e p o s i t s h a v e b e e n r e c o r d e d p r o p e r l y b y y o u r s e l f a n d t h eb a n k .


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3 0

Correspondence FileUs e t h i s s e c t i o n o f t h e f i l e t o s t o r e t h e l e t t e r s t h a t y o u wr i t e a n d r e -c e i v e , e s p e c i a l l y l e t t e r s a n d i n v o i c e s wh i c h r e q u i r e s o me k i n d o f a c t i o nb y y o u .

Ap p e n d i x I o f t h i s ma n u a l c o n t a i n s s a mp l e s o f l e t t e r st h a t a r e c o mmo n l y u s e d i n b u s i n e s s . T h e s e s a mp l e swi l l a s s i s t y o u i n wr i t i n g s o me o f y o u r l e t t e r s .

Wr i t i n g l e t t e r s i s n e c e s s a r y n o ma t t e r wh a t k i n d o fb u s i n e s s y o u a r e i n . I t i s i mp o r t a n t t o k e e p c o p i e so f a l l l e t t e r s s o y o u h a v e a r e c o r d o f wh a t y o u s a i dp r e v i o u s l y . F o r t h i s r e a s o n , i t i s s u g g e s t e d t h a ty o u k e e p a l e t t e r b o o k i n t h e f i l e .Us e a b o u n d , l i n e d n o t e b o o k: L e a v e t h e f i r s t t h r e e p a g e s o f t h e b o o k f o ra n i n d e x. Wr i t e d o wn e a c h n e w d d d r e s s e e ' s n a me . a n da d d r e s s o n t h e l e f t s i d e o f t h e p a g e. Wr i t e d o wn t h e n u mb e r s o f a l l p a g e s t h a tc o r r e s p o n d t o t h e l e t t e r s y o u h a v e ' wr i t t e nt o t h i s p e r s o n / a g e n c y i n t h e s p a c e t o t h er i g h t o f t h i s n a meMa k e o n e c a r b o n c o p y o f e a c h l e t t e r y o u wr i t e: T h e o r i g i n a l wi l l g o t h e t h e a d d r e s s e e. T h e c o p y wi l l s t a y i n t h e b o o k. Nu mb e r e a c h l e t t e r s t a r t i n g wi t h n u mb e r 1 ,t h e n n u mb e r 2 f o r t h e n e x t l e t t e r , a n d s of o r t h

F i l e t h e l e t t e r s t h a t y o u r e c e i v e wh i c h r e q u i r e a c t i o ni n t h e s a me f i l e . S o me e x a mp l e s o f c o r r e s p o n d e n c ewh i c h s h o u l d b e f i l e d :

. o r d e r sl r e q u e s t s f o r p r i c e q u o t a t i o n s. i n v o i c e s r e q u e s t i n g p a y me n t. o t h e r s o f i mp o r t a n c e

Wh e n y o u h a v e a c c o mp l i s h e d wh a t t h e l e t t e r h a s r e q u e s t e d , f i l e t h e l e t t e ri n a s a f e p l a c e o u t s i d e t h e k i t i n c a s e y o u h a v e t o r e f e r t o i t a g a i n ..


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3 1

Wo r k s h e e t s a r e f o r ms o n wh i c h y o u wr i t ed o wn a l l n e c e s s a r y i n f o r ma t i o n a b o u t .y o u r b u s i n e s s c o s t s , a n d i n c o me , Wh e nt h i s i s d o n e c a r e f u l l y , y o u c a n ma k eb e t t e r d e c i s i o n s a b o u t h o w. t o i mp r o v ey o u r p r o f i t s ,


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3 2

Pricing Workbookp a g e n u mb e r

P RI CI NG WORKSHEET - MANUFACTURED I TEMSP r o d u c t d e s c r i p t i o nCo s t o f ma t e r i a l s u s e d :

t y p e o f ma t e r i a l u n i t p r i c e X u n i t s u s e d = T o t a l

Co s t o f C l a t e r i a lOt h e r c o s t s i n c l u d i n g l a b o u r a n d o v e r h e a d s :

Wr i t e h e r e t h e t o t a l o f " o t h e r e x p e n s e s " f r o m y o u r p r e v i o u smo n t h l y s u mma r y ( A)Wr i t e h e r e t h e t o t a l n u mb e r o f h o u r s wo r k e d b y a l l y o u r wo r k e r si n c l u d i n g y o u r s e l f d u r i n g t h e l a s t mo n t h f r o m y o u r e mp l o y e e sp a y r o l l b o o k ( 8 ) .No w, d i v i d e ( A) b y ( 8 ) t o g e t a v e r a g e " o t h e r e x p e n s e " p e r h o u ra n d t h e n , mu l t i p l y t h i s f i g u r e b y t h e t o t a l a mo u n t - b f h o u r ss p e n t b y a l l wo r k e r s t o p r o d u c e t h i s p a r t i c u l a r p r o d u c t a sf o l l o ws :

( A) d i v i d e d b y ( B) t i me s ( p r o d u c t i o n t i me ) = o t h e r c o s t s1 X =

S u mma r y o f c o s t s :Ad d t h e " c o s t o f ma t e r i a l " t o " o t h e r c o s t s " t o g e t ( C ) .F i n a l l y , mu l t i p l y ( C ) t i me s 1 1 5 % ( 1 . 1 5 ) i n o r d e r t o a c c o u n t f o r t h e c o s to f u n p r o d u c t i v e l a b o u r a n d wa s t e d ma t e r i a l s . T h i s w i l l g i v e :

costP r i c i n g :

Nu mb e r o f i t e ms o r d e r e d T o t a l C o s t x ma r k - u p = P r i c ea i n i mu m wh o l e s a l e x ( 1 . 1 0 ) =

x ( 1 . 1 =4 . 1 =ma x i mu m r e t a i l 1 x 1 1 . ) Z- -


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When to- &e the pric ing worksheet..- .._ ,_

. Us e t o c a l c u l a t e t h e c o s t o f p r o d u c i n g a n y i t e mCO. J ~ o f a n i t e m me a n s t h e t o t a l a mo u n t o f mo n e y y o u s p e n d t o ma k e t h a ti t e m.

* Co s t i n c l u d e s mo n e y f o r l a b o r a n d ma t e r i a l a n d mo n e y s p e n t o no v e r h e a dUwe n h e a & a r e " h i d d e n c o s t s , "

. S u c h a s r e n t , t r a n s p o r t , b o o k k e e p i n g s u p p l i e s. Al l c o s t s wh i c h c a n ' t b e i d e n t i f i e d d i r e c t l y wi t h t h ep r o d u c t i o n o f a p a r t i c u l a r i t e m,P h i c e o f a n i t e m i s t h e a mo u n t o f mo n e y y o u r e c e i v e f o r s e l l i n g t h ei t e m.

T h i s i s a n i mp o r t a n t wo r k s h e e t , I f y o u c a l c u l a t e t h e c o s t o f a n i t e m t o ol o w, y o u c o u l d s p e n d mo r e p r o d u c i n g i t t h a n y o u wi l l r e c e i v e f o r s e l l i n g, i t .I f y o u c a l c u l a t e t h e c o s t t o o h i g h ; t h e p r ' i ~ c F i %a ya k e - t h e i t e m s o . e x p e n -s i v e t h a t n o o n e wi l l b u y i t . c

- -Setting up.--T h e r ^ i r s t . t wo a g e s o f t h e wo r k b o o k s h o u l d b e p l a i n ,l i n e d . p a p e r t o b e u s e d a s a n i n d e x . T h i s i n d e x s y s -t e m wi l l . . e n a b l e o u o r y o u r e mp l o y e e s t o f i n d t h ep r i c e ' o f a n y p a r t i c u l a r i t e m,' _

. Wr i t e t h e d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m o n t h el e f t s i d e o f t h e p a g e. Write t h e p a g e n u mb e r o f t h e p r i c i n g wo r k -s h e e t t h a t c o r r e s p o n d s t o t h a t i t e m o n

s h o u l d b e t h e p r o d u c t - i d e n t i f i c a t i o n n u m-b e r t h a t y o u c a n r e f e r t o wh e n q u o t i n g ap r i c e t o a b u y e r .


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3 4

Ho w t o u s e t h e wo r k s h e e t .

F o l l o w t h e d i r e c t i o n s o n t h e wo r k s h e e t . T h e wo r k s h e e ti s d e s i g n e d t o u s e i n f o r ma t i o n f r o m y o u r p r e v i o u smo n t h l y s u mn a r y .

I f y o u a r e u s i n g t h i s k i t f o r t h e f i r s t t i me ,' e s t i ma t e o r c a l c u l a t e t h e f i g u r e s f o r ( A) a n d( 8 ) i n t h e p r i c i n g wo r k s h e e t. Af t e r y o u h a v e c o mp l e t e d t h i s mo n t h ' s s u mma r y ,g o b a c k a n d c o s t t h e i t e ms a g a i n u s i n g mo r ea c c u r a t e f i g u r e s .

T h e p r i c i n g s y s t e m a t t h e b o t t o m o f t h e wo r k s h e e t i sb a s e d o n t h e p r i n c i p l e t h a t l a r g e o r d e r s f o r onep a r t i c u l a r i t e m h a v e l e s s ma r k - u p p e r i t e m.T h e r e i s s p a c e i n t h i s s e c t i o n f o r f o u r d i f f e r e n tp r i c e s .

. Yo u r l o we s t ma r k - u p ( mi n i mu m wh o l e s a l e )s h o u l d n o t b e l o we r t h a n 1 0 % b a s e d o n al a r g e o r d e r f o r o n e i t e mYo u r h i g h e s t ma r k - u p ( ma x i mu m r e t a i l ) i sl d e t e r mi n e d b y y o u a c c o r d i n g t o c o mp e t i t i v ep r i c e s .- - I t wi l l b e t h e p r i c e f o r s e l l i n g -o n l y o n e i t e m- - T h i s i s a l s o c a l l e d t h e Re t a i e P t i c e. I n - b e t we e n ma r k - u p s wi l l e n a b l e y o u t o o f f e rb i g g e r d i s c o u n t s f o r l a r g e r o r d e r s .

ML VL / Z - L ~ ~s a d d i n g o v e r h e a d ( i n d i r e c t c o s t s ) a n d p r o f i t t o t h e c o s t o f a n i t e m 4i n o r d e r t o a r r i v e a t t h e s e l l i n g p r i c e . E a c h b u s i n e s s p e r s o n d e c i d e s r e a s c n -a b l e ma r k - u p a c c o r d i n g t o wh a t t h e b u y e r s a r e wi l l i n g t o p a y ,l

,


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. . . 2.-. - _ ._ . _ ___ _. -_ - -- - .-_ .a - - I_ ____

35

mo n t h o f :7

mo n t h o f :

DE S C RI P T I ON C OS T AMOUNT ; ; ; ; ' TOTALAMOUNT COST AMCI II I1I 1I III IIII I,I II II II

I I i 1 !I I

-- -- -__._ _.. . _ ._. .___AKnow the cost and quantity of ali items in yb br business.___ ~-- ___ _ .--

I n v e n t o r y i s t h e p r o c e s s o f c o u n t i n g e a c h i t e m a n d mu l t i p l y i n g t h e n u mb e ro f e a c h b y i t s c o s t . T h e s u m o f a l l t h e s e f i g u r e s wi l l g i v e a p i c t u r e o ft h e a s s e t s o f y o u r b u s i n e s s .

Ho w t o T a k e I n v e n t c r y. Co u n t t h e f i n i s h e d p r o d u c t sCo u n t ma t e r i a l s a n d s u p p l i e s u s e d t o ma k e f i n i s h e d p r o d u c t s: T a k e i n v e n t o r y o n t h e f i n a l wo r k i n g d a y o f e a c h mo n t h . T h i sgives y o u a n a c c u r a t e p i c t u r e o f e a c h mo n t h ' s a c t i v i t y a n da l s o t e l l s y o u h o w y o u r b u s i n e s s i s d o i n g .

T h e s a mp l e f o r ma t a b o v e s h o u l d b e y o u r g u i d e i n s e t t i n gu p y o u r o wn i n v e n t o r y wo r k b o o k . Yo u r k i t s h o u l d c o n -t a i n a p l a i n , l i n e d n o t e b o o k f o r t h i s p u r p o s e .. b ! r i t e d o wn t h e d e s c r i p t i o n o f e a c h d i f f e r e n ti t e m o n t h e l e f t s i d e o f t h e l e f t p a g e o f t h en o t e b o o k. Ma k e a c o l u mn f o r r e c o r d i n g t h e c o s t o f t h ei t e m t o t h e r i g h t o f t h e d e s c r i p t i o n .


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3 6

I o u s h o u l d h a v e e n o u g h s p a c e t o t h e r i g h t o f t h e c o s t c o l u mn t o r e c o r de a c h mo n t h l y i n v e n t o r y f o r t h e n e x t t we l v e mo n t h s , IKe e p s e p a r a t e i n v e n t o r i e s f o r

s u p p l i e s: f i n i s h e d g o o d s

Re c o r d s u p p l i e s a s y o u r e c e i v e t h e m.. Us e t h e s u p p l i e r ' s wo r d s o n t h e i n v o i c e t od e s c r i b e t h e s u p p l i e s. T a k e t h e c o s t s o f f h i s i n v o i c e

I f y o u r e c e i v e s u p p l i e s t h a t a r e t h e s a me t y p e a n dp r i c e , i t . s n o t n e c e s s a r y t o e n t e r t h e m a g a i n i nt h e s u p p l y i n v e n t o r y l i s t .I f t h e s u p p l i e s a r e t h e s a me t y p e b u t t h e p r i c e i si n c r e a s e d : >

Ch a n g e t h e " c o s t " t o s h o w t h e p r i c e i n c r e a s e: Ch a n g e t h e c o s t e v e n i f y o u a l r e a d y h a v es o me o f t h e s e s u p p l i e s t h a t y o u p u r c h a s e da t t h e o l d p r i c e i n y o u r e x i s t i n g s t o c kCo n s i d e r t h e m a t t h e i n c r e a s e d p r i c e wh e n' t a k i n g i n v e n t o r y a t t h e e n d o f t h e mo n t h .

Re me mb e r t o i n v e n t o r y f i n i s h e d g o o d s o n t h e b a s i s o ft h e c o s t f o r e a c h p r o d u c t wh i c h wa s c a l c u l a t e d i nt h e p r i c i n g wo r k s h e e t f o r t h a t p a r t i c u l a r p r o d u c t .F o r p a r t i a l l y f i n i s h e d p r o d u c t s :

. E s t i ma t e t h e c o s t s t h a t y o u h a v e a l r e a d yi n v e s t e d - - l a b o u r a n d ma t e r i a l s. I n c l u d e t h e s e e s t i ma t e s i n y o u r i n v e n t o r yo f f i n i s h e d g o o d s .

Af t e r y a u h a v e f i n i s h e d c o u n t i n g a n d mu l t i n l y i n g t h eu n i t c o s t b y t h e n u mb e r o f i t e ms :Ad d u p t h e t o t a l c o s t s* t h e v a l u e o f y o u r s t o c ko f e a c h i t e m t o g e tT h e t o t a l c o s t o f y o u r s u p p l i e s a n d t h e

l t o t a l c o s t o f y o u r f i n i s h e d g o o d s wi l l b eu s e d i n y o u r mo n t h l y s u mma r y .


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3 7

T a k i n g i n v e n t o r y c a n b e a v e r y t i me c o n s u mi n gt a s k f o r b u s i n e s s e s t h a t c a r r y a l a r g e s t o c ko f s u p p l i e s o r f i n i s h e d g o o d s . S a v e y o u r s e l ft i me b y o r g a n i z i n g s t o c k t o ma k e c o u n t i n ge a s i e r a t t h e e n d o f t h e mo n t h .On e me t h o d :

L a b e l y o u r s u p p l i e s wh e n y o u r e c e i v e t h e m: Wr i t e d o wn t h e a mo u n t y o u u s e o n t h el a b e l a s y o u u s e t h e m .. Re a d t h e l a b e l t o t e l l h o w mu c h i s r e ma f n -i n g a t t h e e n d o f t h e mo n t h- o r -

An o t h e r :. S t o r e i t e ms o n a s h e l f i n g r o u p s o f 1 0 o r 5 0. Co u n t t h e n u mb e r o f s t a c k s a n d mu l t i p l y t h en u mb e r o f s t a c k s b y t h e n u mb e r i n e a c h s t a c k ,

---- _s


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3 8Monthly Summary

MONT HL Y S UMMARY mo n t h o f( 1 ) I n v e n t o r y o f s u p p l i e s - b e g i n n i n g o f mo n t hAd d s u p p l i e s r e c e i v e d d u r i n g mo n t h +

S u b t r a c t i n v e n t o r y o f s u p p l i e s - e n d o f mo n t hCOST OF MATERI AL USE D

( 2 ) Ot h e r E x p e n s e s :L a b o u rR e n tT r a n s p o r tUt i l i t i e sOt h e r

TOTAL OTHER EXPENSESMONTHLY COST OF P RODUCTI ON

( 3 ) I n v e n t o r y o f f i n i s h e d g o o d s - b e g i n n i n g o f mo n t hAd d mo n t h l y c o s t o f p r o d u c t i o n f r o m a b o v e +

- " - 1 S u b t r a c t i n v e n t o r y o f f i n i s h e d g o o d s - e n d o f mo n t h - - ; : - - - - -. - C OS T OF GOODS - F OL D- - . - ..( 4 ) T o t a l s a l e s d u r i n g mo n t hS u b t r a c t c o s t , o f g o o d s s o l d f r o m a b o v e

PROF I T DURI NG MONTH

YEAR- TO- DATE SUMMARY( 5 ) I n v e n t o r y o f f i n i s h e d g o o d s - b e g i n n i n g o f p e r i o d

Ad d y e a r t o d a t e c o s t o f p r o d u c t i o n +S u b t r a c t i n v e n t o r y o f f i n i s h e d g o o d s - e n d o f t h i s mo n t h -

YE A R- T O - DAT E C O S T O F G OODS S O L D( 6 ) T o t a l s a l e s d u r i n g p e r i o d

S u b t r a c t y e a r - t o - d a t e c o s t o f g o o d s s o l d

. YE AR - T O- DAT E P ROF I T


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How well - i s our business doing ?- . _ __ _

T h e mo n t h l y s u mma r y i s t h e f i n a l a n d mo s t i mp o r -t a n t s t e p o f t h e k i t . Wh e n c o mp l e t e d c o r r e c t l y ,it s h o ws h o w we l l y o u r b u s i n e s s i s d o i n g .T h e f o r m f o r t h e s u mma r y i s p r e s e n t e d o n t h eo p p o s i t e p a g e . Us e t h e n u mb e r s j n t h e ma r g i nb e l o w t o r e f e r t o t h e s e c t i o n s wi t h t h e s a men u mb e r o n t h e f o r m; t h e e x p l a n a t i o n s wi l l h e l py o u t o f i l l o u t e a c h s e c t i o n .

Us e t h i s s e c t i o n t o c a l c u l a t e t h e c o s t o f a l lt h e s u p p l i e s a n d ma t e r i a l s t h a t y o u u s e d t o ma k ey o u r p r o d u c t s d u r i n g t h i s mo n t h . Yo u r i n v e n t o r ywo r k b o o k wi l l g i v e y o u t h e n e e d e d i n f o r ma t i o n ,F i r s t l i n eWr i t e t h e t o t a l v a l u e o f y o u r ma t e r i a l s a s o ft h e f i r s t d a y o f t h e c u r r e n t mo n t h ; t h i s i s t h ef i g u r e o b t a i n e d f r o m l a s t mo n t h ' s s u p p l y i n v e n -t o r y . I f y o u a r e c o mp l e t i n g t h i s f o r m f o r t h ef i r s t t i me a n d y o u h a v e n o t k e p t a n i n v e n t o r yo f s u p p l i e s , e s t i ma t e t h e i r v a l u e a n d e n t e r i to n l i n e o n e .S e c o n d l i n eWr i t e t h e t o t a l c o s t o f a l l t h e n e w s u p p l i e s r e -c e i v e d d u r i n g t h e mc n t h . T h i s r e f e r s t o t h o s es u p p l i e s r e c e i v e d b e t we e n t h e l a s t i n v e n t o r y a n dt h e c u r r e n t i n v e n t o r y .

. Ca l c u l a t e t h e c o s t b y a d d i n g u p a l l t h einvoices f o r t h e s u p p l i e s . T i n e s e n v o i c e ss h o u l d b e i n t h e c o r r e s p o n d e n c e f i l e . Ad dt h e m i n t o t h e c a l c u l a t i o n wh e t h e r y o u h a v ema d e p a y me n t o n t h e m o r n o t ,Ad d mo n e y wh i c h ma y h a v e b e e n s p e n t d i r e c t l y

l f r o m y o u r c a s h b o x f o r ma t e r i a l s . R e c o r d so f t h e s e e x p e n s e s s h o u l d b e a d d e d f r o m t h ec a s h b o x r e c o r d s s t o r e d i n t h e mo n t h l y s u m-ma r y b o o k ,


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T h i r d l i n eS u b t r a c t t h e t o t a l v a l u e o f y o u r c u r r e n t i n v e n t o r yo f s u p p l i e s ,

I t i s n e c e s s a r y t o c o mp l e t e t h i s mo n t h ' s' i n v e n t o r y b e f o r e y o u c o mp l e t e t h i ss u mn a r y .

Yo u h a v e n o w c a l c u l a t e d t h e c o s t o f t h e ma t e r i a lu s e d f o r t h i s mo n t h ' s p r o d u c t i o n . 1

Ca l c u l a t e a l l y o u r o t h e r e x p e n s e s f o r t h e c u r r e n tmo n t h t o f i n d t h e mo n t h l y c o s t o f p r o d u c t i o n ,Us e a p l a i n s h e e t o f p a p e r: L i s t a l l e x p e n s e s a c c o u n t a b l e t o t h i smo n t h ' s o p e r a t i o n s f r o m:- y o u r c h e q u e b o o k ( i f y o u h a v e a n a c c o u n t )- y o u r c a s h b o x r e c o r d s- y o u r d e b t o r / c r e d i t o r b o o kL i s t t h e e x p e n s e s i n c a t e g o r i e s s i mi l a r- * t o t h o s e i n s e c t i o n ( 2 ) o n t h e mo n t h l y .s u mn a r y f o r m

Do n o t i n c l u d e e x p e n s e s p a i d f o r t h i s mo n t h t h a twe r e n o t f o r t h i s mo n t h ' s a c t i v i t y .Ad d t h e t o t a l o f a l l y o u r e x p e n s e s t o' t h e c o s t o f ma t e r i a l s f r o m s e c t i o n ( 1 ) .

S e c t i o n ( 3 ) i s b a s e d u p o n t h e i n v e n t o r y o f f i n i s h e dg o o d s .F i r s t l i n eE n t e r y o u r p r e v i o u s mo n t h ' s i n v e n t o r y . I f y o uh a v e n o t c o mp l e t e d t h i s i n v e n t o r y , e s t i ma t e i ta s b e s t y o u c a n .S e c c n d l i n e

. Ad d t h e mo n t h l y c o s t o f p r o d u c t i o n f r o m( 2 ) a b o v el S u b t r a c t y o u r c u r r e n t mo n t h ' s i n v e n t o r yo f f i n i s h e d g o o d s. I n v e n t o r y o f f i n i s h e d g o d d s i s f o u n d i n

t h e i n v e n t o r y wo r k b o o k .


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T h i r d l i n eE n t e r y o u r t o t a l s a l e s f o r t h e mo n t h .Ih e s e s e c t i o n s o f t h e s u mma r y a r e l i k e t h e c a s t i n g s y o u d o f o r e a c h p r o d -u c t i n t h e p r i c i n g wo r k b o o k , e x c e p t i n t h i s c a s e , t h e f i g u r e s a r e mo r ea c c u r a t e b e c a u s e t h e y i n c l u d e t h e a c t u a l c o s t o f ma t e r i a l s a n d e x p e n s e si n s t e a d o f t h e e s t i ma t e s i n Yo u r c o s t i n g s h e e t .E n t e r t h e v a l u e o f t h e me r c h a n d i s e y c u c o mp l e t e da n d d e l i v e r e d s i n c e y o u r l a s t i n v e n t o r y . ( T h i sd o e s n o t me a n t h e a c t u a l mo n e y y o u r e c e i v e d . )

. Us e a p l a i n s h e e t o f p a p e r

. L i s t a l l s a l e s f r o m y o u r c a s h b o x r e c o r d s .Do n o t i n c l u d e mo n e y ' r e c e i v e d f o r g o o d sd e l i v e r e d p r i o r t o t h i s mo n t hL i s t y o u r i n v o i c e s e v e n i f t h e y h a v e n o tl b e e n p a i d .

F i r s t l i n eE n t e r y o u r t o t a l s a l e s f o r t h e mo n t h .S e c o n d l i n e

S u b t r a c t t h e c o s t o f g o o d s s o l d ( f r o m ( 3 ) a b o v e )f r o m t o t a l s a l e s .

I T h i s wi l l g i v e y o u y o u r . p r o f i t o r l o s s f o r t h e mo n t h . 1

Co mp l e t e s e c t i o n s ( 5 ) a n d ( 6 ) i n t h e s a me wa y a s( 3 ) a n d ( 4 ) .. Us e t h e t o t a l s o f a l l t h e p a s t s u mma r i e si n c l u d i n g t h i s o n e. L o o k a t y o u r p r e v i o u s mo n t h ' s y e a r - t o - d a t es u mma r y a n d a d d t h i s mo n t h s f i g u r e s f o rp r o d u c t i o n c o s t s , s a l e s a n d e n d f n g i n v e n -t o r y .

Yo u h a v e c o mp l e t e d t h e mo n t h l y s u mma r y . P l o w t i s t i me t o a n a l y z e t h e Ir e s u l t ,


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AlUALYZINGTHE SYSTEM

On c e t h e mo n t h l y s u mma r y i s c o mp l e t e , y o u wi l l k n o w h o w we l l y o u r b u s i n e s sh a s d o n e o v e r t h e p a s t mo n t h . I f y o u d i d n o t s h o w a p r o f i t , y o u wi l l wa n tt o a s k a f e w q u e s t i o n s a b o u t i mp r o v i n g t h e s i t u a t i o n . An d , e v e n i f y o uma d e a g o o d p r o f i t , t h e r e ma y s t i l l b e t h i n g s t o l o o k a t t o i n s u r e t h a ty o u k e e p ma k i n g a p r o f i t . L i s t e d b e l o w a r e a n u mb e r o f s a mp l e q u e s t i o n sy o u c a n a s k a b o u t y o u r b u s i n e s s . T h e a n s we r s t o t h e s e q u e s t i o n s c a n b ef o u n d i n t h e b o o k k e e p i n g a n d r e c o r d k e e p i n g k i t a s b r i e f l y d e s c r i b e d .

Am I pric ing propetiy?F r o m y o u r t i o n t h i j s u mma r y d i v i d e t o t a l s a l e s b y t o t a l e x p e n s e s o r t o t a lc o s t s c f p r o d u c t i o n : : - ? r i s : s h o u l d g i v e - y o u y o u r a p p r o x i ma t e ma r k - u p r a t et h a t y o u h a v e b e &i i i i r i g : a r r j o u r r i c i n g wo r k s h e e t s . I f i t i s c o n s i d e r -a b l y l e s s t h a n y o u r ma r k - u p r a t e , y o u r p r i c i n g t e c h n i q u e s h a v e b e e ni n c o r r e c t .t h e y s h o u l d .

P e r h a p s y o u r l a b o u r h a s n o t b e e n wo r k i n g a s p r o d u c t i v e l y a sL o o k a t y o u r p a s t mo n t h ' s s u mma r i e s a n d d i v i d e l a b c u r e x -p e n s e s b y t h e t o t a l c o s t s o f p r o d u c t i o n o r t o t a l e x p e n s e . T h i s o e r c e n -t a g e wi l l g e t l o we r a s y o u r l a b o u r p e r f o r ms mo r e e f f i c i e n t l y . P e r h a p ss o me o f y o u r me r c h a n d i s e h a s b e e n l o s t o r s t o l e n . Ne x t mo n t h k e e p t r a c ko f e a c h i t e m t h a t i s s o l d o r a d d e d t o y o u r i n v e n t o r y . At t h e e n d o f t h emo n t h y o u r n e w i n v e n t o r y s h o u l d a g r e e wi t h y o u r f i g u r e s .

How are my sales do ing?I t i s a l wa y s a g o o d i d e a t o c o mp a r e t o t a l s a l e s f r o m o n e mo n t h t o t h e n e x t .T h e s e s a l e s s h o u l d a l wa y s b e g r o wi n g .y o u r t o t a l i n v e n t o r y f i g u r e s . Bu t , e v e n mo r e i mp o r t a n t l y , l o o k a tt i me s e l l i n g y o u r p r o d u c t s . I f t h e s e a r e i n c r e a s i n g , y o u mu s t s p e n d mo r et o wa t c h f o r t h a t . S o me i t e ms mi g h t b e s e a s o n a l - - o n e wo u l d h a v e

DO I have enough supp lies?L o o k o n y o u r p r o d u c t i o n s c h e d u l e a n d c h e c k i f y o u h a v e e n o u g h s u p p l i e s t oc o mp l e t e t h i s mo n t h ' s o p e r a t f o n s . L o o k t h r o u g h y o u r i n v e n t o r y a n d c h e c kwh i c h s u p p l i e s a r e l o w a n d mu s t b e r e p l a c e d .p a y f o r t h e s e s u p p l i e s ? 0 0 y o u h a v e e n o u g h c a s h t o


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- Do I have enough cash?_--Ad $ i . $ t h &- a i o u %- o f &s / - - i n y o u r b a n k b o o k a n d y o u r c a s h b o x , Yo u s h o u l dh a v e e n o u g h c a s h t o p a y f o r y o u r n e x t mo n t h ' s s u p p l i e s a n d a l s o y o u r o t h e re x p e n s e s f o r t h e c o mi n g mo n t h .How cun I inc re&e y c ash?

Ch e c k t t i r o u g h - l l $ %J ? d e b t %s t o s e e i f s o me o f t h e o u t s t a n d i n g a mo u n t s c a nb e c o l l e c t e d .s e l l i n g . Ch e c k y o u r me r c h a n d i s e i n v e n t o r y f o r i t e ms that are notMa y b e y o u s h o u l d d i s c o u n t t h o s e i t e ms i n o r d e r t o g e t t h e m o f ft h e s h e l f t o ma k e r o o m f o r t h o s e g o o d s t h a t y o u k n o w wi l l s e l l b e t t e r ,

How muc h money can 1 take out of the business far myself? -.-- - ___ -..-I f y o u wa n t y o &b u s i n e s s t o g r o w s o

. _t h a t y o u c a n ma k e mo r e p r o f i t s i nt h e f u t u r e , y o u s h o u l d n e v e r t a k e o u t o f t h e b u s i n e s s mo r e t h a n o n e - h a l f .o f t h e mo n t h l y p r o f i t s . T h i s , o f c o u r s e , d o e s n o t i n c l u d e y o u r s a l a r ywh i c h i s p a r t o f y o u r l a b o u r e x p e n s e . T h e p r o f i t s t h a t y o u l e a v e i n t h e. b u s i n e s s s h o u l d . b e i n v e s t e d i n . a b a n k . s a v i n g s a c c o u n t u n t i l y o u n e e d i t .T h i s a c c o u n t s h o u l d . b e u s e d t o p a y f o r ' n e w ma c h i n e r y t h a t y o u ma y n e e d t oi n c r e a s e y o u r p r o d u c t i o n o r f o r mo r e s p a c e i n o r d e r t o e x p a n d y o u b u s i -n e s s .- __ _ .__.._. . .-_.. . .- __. __. __- __-When do ! hire more workers? -_- I f y o u r mo n t h l y &n ma r y s h o ws t h a t y o u a r e ma k i n g a p r o f i t a n d y o u r c a s hs a l e s h a v e b e e n i n c r e a s i n g , y o u s h o u l d c o n s i d e r h i r i n g mo r e wo r k e r s . I fy o u r mo n t h l y s u mma r y i s s h o wi n g a l o s s , h o we v e r , y o u s h o u l d p r o b a b l y c o n -s i d e r l e t t i n g s o me wo r k e r s g o a n d a t t h e s a me t i me r e d u c i n g y o u r o wns a l a r y u n t i l y o u c a n g e t t h e b u s i n e s s i n t o a h e a l t h y p o s i t i o n a g a i n . Yo us h o u l d a l s o c o n s i d e r r e d u c i n g t h e n u mb e r o f wo r k e r s i f y o u r c a s h balanceb e c o me s d a n g e r o u s l y l o w. Yo u wi l l d e f i n i t e l y h a v e t o c u t b a c k o n s u p p l i e ss o a s t o r e d u c e t h e c h a n c e o f h a v i n g t o d e f a u l t o n a t i me l y p a y me n t t o as u p p l i e r . Wh e n e v e r y o u c u t b a c k o n s u p p l i e s , y o u mu s t a l s o c u t b a c k o n

l a b o u r b e c a u s e t h e r e wi l l b e l e s s t o p r o d u c e ,How do I get a loan in order to exp and my business?

b ! o a b a n k s a n d o t h e r ' l e n d i n g i n s t i t u t i o n s wi l l o n l y l o a n mo n e y i f t h e y a r ec o n f i d e n t t h a t y o u c a n r e p a y , T h e y wi l l d e f i n i t e l y wa n t t o s e e y o u rmo n t h l y s r mma r i e s b u t wi l l mo s t l i k e l y r e f e r t o t h e m a s I n c o me S t a t e me n t s .T h e y wi l l a l s o wa n t t o s e e y o u r B a l a n c e S h e e t . Mo s t o f t h e i n f o r ma t i o n f n ra b a l a n c e s h e e t c a n b e f o u n d i n y o u r b o o k k e e p i n g k i t . Ba s i c a l l y , a b a l a n c es h e e t i s a s t a t e me n t o f h o w mu c h y o u r b u s i n e s s i s wo r t h a t a n y g i v e n t i me .I t wo u l d n o r ma l l y l o o k l i k e t h e s a mp l e b e l o w. T h e n u mb e r s i n p a r e n t h e s e sr e f e r t o t h e d e s c r i p t i o n s o n t h e f o l l o wi n g p a g e .


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.._, .I--l . ,,, .._

4 4Balance sheet

BALANCE SHEETa s o f

A S S E T S :1 )(2) C a s h[ ! I Re c e i v a b l e sS t o c k[ : I Bu i l d i n g a n d l a n dMa c h i n e r y .

T O T A L A S S E T Sj 7 ) L I ABI L I T I E S :

P a y a b l e sNe t Wo r t hT OT AL LI AB I L I T I E S

---.T--,.. _ _-_-_ ~ ._:-_ -_

. _ .----.L.

( 1 ) &b e &- - a l l t h o s e t h i n g s i n t h e b u s i n e s s t h a ta r e o wn e d b y y o u . T h i s i n c l u d e s n o t o n l y t h emo n e y b u t a l s o t h e i t e ms wh i c h c a n b e t u r n e di n t o mo n e y .

( 2 ) CL z b h - - t h e o t a l o f a l l t h e mo n e y y o u h a v e i ny o u r b a n k a c c o u n t s a n d c a s h b o x .( 3 ) Re c &v a b &z 5 - - t h e t o t a l o f mo n e y t h a t i s o we dt o y o u . T h i s f i g u r e wi l l c o me d i r e c t l y f r o my o u r De b t o r / Cr e d i t o r Bo o k a n d i s t h e s u m o fa l l t h e d e b t o r s ' a mo u n t s .( 4 ) S Xa c h - - a l l y o u r s u p p l i e s a n d f i n i s h e d g o o d sa c c o r d i n g t o y o u r i n v e n t o r y wo r k b o o k .( 5 ) Wd i n g a n t ! L a &- - t h e a mo u n t o f mo n e y t h a ty o u e s t i ma t e y o u c o u l d g e t i f y o u we r e t os e l l y o u r s h o p a n d t h e l a n d i t i s o n . T h i s ,o f c o u r s e , i s o n l y a p p l i c a b l e i f y o u o wnb o t h y o u r s h o p a n d l a n d . I f y o u r e n t y o u rs h o p , t h e b u i l d i n g a n d l a n d wo u l d n o t b ey o u r a s s e t a n d wo u l d n o t b e i n c l u d e d h e r e .


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4 5

( 6 ) M&L n e z y - - t h e p r i c e y o u e s t i ma t e y o u rma c h i n e r y i s wo r t h i f s o l d i n p r e s e n t c o n -d i t i o n . Of c o u r s e , t h i s f i g u r e wo u l d b el e s s t h a n t h e p r i c e y o u p a i d f o r t h ema c h i n e r y a n d s h o u l d o n l y b e i n c l u d e d i ft h e ma c h i n e i s i n o p e r a t i n g c o n d i t i o n ,

( 7 ) L i r r KL i . Ct i - - a l l t h o s e t h i n g s t h a t t h eb u s i n e s s o we s t o o t h e r s ,( 8 ) P a y a SP _ t i - - t h e o t a l a mo u n t o f mo n e y t h a t i so we d b y y o u . I t i s t h e s u m o f a l l t h ec r e d i t o r s f r o m y o u r d e b t o r / c r e d i t o r b o o k .( 9 ) Ne t Ua h t h - - t h e t o t a l a mo u n t o f mo n e y t h a tt h e b u s i n e s s i s wo r t h . I t i s c a l c u l a t e d b ys u b t r a c t i n g t h e p a y a b l e s i n ( 8 ) a b o v e f r o mt h e t o t a l a s s e t s . Ne t wo r t h i s i n c l u d e d i nt h e b a l a n c e s h e e t u n d e r l i a b i l i t i e s b e c a u s ei t i s t h e mo n e y t h e b u s i n e s s wo u l d o we ' t oy o u i f y o u we r e t o wi t h d r a w t h e c a s h , s e l lt h e a s s e t s , a n d p a y o f f t h e c r e d i t o r s .- - - _ ._ T o t a l l i a b i l i t i e s i s t h e s u m o f p a y a b l e sa n d n e t wo r t h a n d , i f y o u h a v e d o n e y o u ra r i t h me t i c c o r r e c t l y , i t s h o u l d e q u a l t h et o t a l a s s e t s .


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APPE DIX IBlJS.INESS LETTERSI l l u s t r a t e d b e l o w i s a f o r ma t t h a t c a n b e u s e d i n a l l b u s i n e s s l e t t e r s .Yo u r l e t t e r s s h o u l d b e a b o u t t h r e e p a r a g r a p h s l o n g , wi t h t h e f i r s t p a r a -g r a p h r e f e r e n c i n g a n y p a s t c o r r e s p o n d e n c e a n d e x p r e s s i n g k i n d wi s h e s t ot h e a d d r e s s e e . T h e s e c o n d p a r a g r a p h s h o u l d s t a t e t h e b u s i n e s s c f t h el e t t e r i n v e r y c l e a r t e r ms , a n d t h e t h i r d o r l a s t p a r a g r a p h s h o u l

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