Best Value Procurement (BVP) “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”

Introductie BVP deel 1, de essentie

September 2015

Aanleiding voor BVP

“Klassieke aanbestedingen”: - Prijserosie: prijsniveau zo laag dat “normale” uitvoering niet mogelijk is

- Risico ligt vaak niet bij de juiste partij: Opdrachtgever (OG) <> Opdrachtnemer (ON)

Gevolgen: - Overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering in

de uitvoering.

- Niet altijd prettige samenwerking.

Herkenbaar ?

Oorzaken

• Onjuiste wijze van aanbesteden

- Aanbestedende dienst (OpdrachtGever) schrijft precies voor hoe

het moet, gevolg:

kennis en innovatieve vermogen van de markt onvoldoende of

zelfs niet benut

- Prijs weegt veel te zwaar mee bij gunning

Ontstaan van een spanningsveld: (vooral bij gunning op laagste prijs)

Opdrachtgever:

“De minimale kwaliteit die ik wil”

Dienstverlener:

“De maximale waarde die je kunt krijgen”

Klassiek

• Wat doen aanbieders als minimum norm is voorgeschreven? • Neemt risico op halen doelstelling toe of af voor OG? • Hoe onderscheidend zijn de aanbieders?

Inschrijver 1

Inschrijver 2

Inschrijver 3

Inschrijver 4

Hoog

Laag Hoog

Laag Hoog

Laag Hoog

Laag

Inschrijver 1

Inschrijver 2

Inschrijver 3

Inschrijver 4

Niet alleen de Bouw!!

Micro-management

Wie is hier de OG en wie de ON ?

Waarom BVP?

“Zodra manage, direct en control [MDC] belangrijker worden …

… wordt het voor het individu:

minder belangrijk om bekwaam te zijn,

zich verantwoordelijk te voelen

en in staat te zijn om risico’s te minimaliseren.”

Dean Kashiwagi

• Op wie heeft MDC betrekking ?

• Wie wordt bedoeld met individu ?

BVP is meer dan inkoop

Na het inkooptraject:

• Anders omgaan met je opdrachtnemers anders

samenwerken: ook in de keten!

• Way of live (‘je overgeven aan de x-pert, die bewezen heeft

dat hij de x-pert is.’)

• It takes two to tango (OG is in the lead)

Kan het anders ?

• Wie weet beter hoe de klus gedaan moet worden ?

• De OG, de adviseur of de ON ?

• Wie zou er meer moeten praten ?

• Wie zou er meer moeten luisteren ?

Het kan anders:

• Laat de x-pert aantonen dat hij ervaring heeft

• Laat de x-pert aangeven waarom hij de klus kan uitvoeren en

wat de risico’s zijn

• Laat de x-pert aangeven hoe hij de klus gaat realiseren

• Hoofddoel BVP: Het vinden van de x-pert die jouw

doelstelling(en) gaat realiseren

Populariteit BVP

BVP kom je steeds meer tegen in de praktijk, zowel bij de overheid

als in de private sector.

• Sinds 2008 zijn er 500+ Best Value tenders uitgeschreven in

Nederland. Het aantal stijgt nog steeds.

Steeds meer bedrijven zien Best Value als een 'no-nonsense

aanpak' voor prestatieverbetering bij hen zelf en in de keten

De 4 pijlers van BVP

1. Natuurwetten zijn altijd waar

2. Gebruik van deskundigheid van de x-pert.

3. Laat x-pert risicomanagement doen.

4. Gebruiken van onderscheidende (dominante) informatie.

Pijler 1:

Natuurwetten zijn altijd waar

• Demonstratie vallend voorwerp

• Iedere ‘actie’ heeft altijd maar één uitkomst

• Om de uitkomst (=het projectresultaat) te voorspellen, dien je

alle variabelen / (omgevings)factoren te kennen

• Wie kent de ‘variabelen’ het best ?

Project

Het project overzien door OG

• Alle informatie, variabelen, ervaringen en x-pertise gebruiken voor het maken van een aanbod

• Risico’s herkennen en minimaliseren vanaf het begin

Gebruik informatie en logica

Risico Risico Risico

Pijler 2:

Gebruik van deskundigheid van de

x-pert • Geef toe dat je als OG niet alles weet en niet op de hoogte bent van

de beste manier, de details en de risico’s. Daar heb je immers de x-pert voor.

• Geef de x-pert de ruimte voor het vinden van de best beschikbare oplossingen in de markt. Door geen eisen voor te schrijven. Maximale ruimte geven aan de x-pert.

Wel je projectdoelstellingen, zorgen, kaders/ randvoorwaarden meegeven.

• Vraag hen die zeggen x-pert te zijn hoe zij het zien. Laat hen het aantonen en bevraag hen kritisch.

Kies je voor A of voor B?

• Scenario A Scenario B • Huur een bedrijfsleider in en vertel hem: Huur een zeer ervaren • Hoe hij de dieren moet voeren. bedrijfsleider in laat hij • Wat voor voer hij moet gebruiken. jou overtuigen dat hij de • Wanneer en hoe hij het land moet bewerken. boerderij kan runnen, • Dat het sneller goedkoper kan. met alle risico’s die er • Etc. zijn. En huur iemand anders in om de bedrijfsleider te controleren en te vertellen hoe hij de boerderij moet runnen.

Pijler 3: Gebruik van ervaring van de x-pert voor risicomanagement

Wat wordt verstaan in BVP onder ‘risico’ ?

1. “ Iedere (onverwachte) gebeurtenis die optreedt waardoor de

uitkomst van het proces anders wordt. “

2. “Iets wat het projectresultaat in gevaar brengt”

Zijn alle onverwachte gebeurtenissen een risico ?

Gebruik de expertise van een x-pert Zeg de x-pert niet hoe hij de risico’s moet beheersen

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

Een x-pert kan geen tornado’s stoppen.

Zo’n risico kan hij niet dragen. Dus: zelf dragen als OG of verzekeren.

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

Vraag aan de aanbieders:

de mogelijke risico’s te inventariseren en te vermelden

de gevolgen van risico’s (met name de risico’s die buiten hun

invloedssfeer liggen) te benoemen

de wijze waarop zij de risico’s beheersen / beperken

kosten voor beheersen/beperken is onderdeel van (prijs)aanbod

wie (financieel) verantwoordelijk is voor de gevolgen

Het gaat om het voorkomen of beheersen van de gevolgen van de

risico’s; niet om het verplaatsen ervan

Risicobeheersing

Pijler 4: Gebruiken van onderscheidende

(dominante) informatie

Pindakaas kopen, welke van de drie koop je?

A B C

10 gram

€ 1,50

12 gram

€ 1,25 14 gram

€ 2,99

• Onderscheidend

• Iedereen kan het begrijpen (ook zonder materiekennis)

• Zorgt er voor dat iedereen meer gefocust is

• Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming/ beslissingstijd

• Minimaliseert risico op

een foute keuze

• Makkelijk om de

aankoop te verantwoorden

“Dominant” betekent:

Welke koop je nu?

A B C

10 gram

€ 1,50

10 gram

€ 1,25 10 gram

€ 1,75

Niet onderscheidend

Niet iedereen kan het begrijpen

Discussie over de te nemen beslissing

Beslisser moet zakendeskundig zijn

Moeilijk om de beslissing te verantwoorden

Niet iedereen zal het

met de beslissing

eens zijn

“Niet dominant” betekent:

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

In welk scenario is het gemakkelijker /

hoeven we de minste tijd te besteden om

de “meest groene” aanbieder te

onderscheiden?

Vraag

Scenario 1 Scenario 2

• Minimaliseert de tijd voor besluitvorming / beslissingstijd

• Zorgt ervoor dat zelfs “de blinde” het kan zien

• Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

Dominante informatie:

Scenario 1 Scenario 2

Wie wil het samenvatten

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

Prestatie inkoop in vogelvlucht

• een aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft

• waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te halen

• een aanbieder die aantoonbaar prestatie kan leveren

• het identificeren van de beste aanbieder

• de beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als x-pert

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

Prestatie inkoop zoekt:

Verhogen van:

○ Efficiency

○ Verantwoordelijkheid

○ Prestatiemetingen

Verlagen van:

○ Productiekosten (in de keten)

○ Doorlooptijd (25% snellere oplevertermijn)

○ Proceskosten (50% in de keten)

○ Inspanning, werkdruk (30-80% minder inspanning OG in

uitvoeringsfase) en stress

Prestatie inkoop leidt tot..

Traditioneel vs Prestatie inkoop

Vraag biedt ruimte voor experts BV voorstel moet aanvaard-baar zijn voor de klant

(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular

tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular

PIPS = (Performance Information

Procurement System) = BVPKop

Risico Concretiseer Beoordeel Bereid voor

Aanbieder is expert

Aanbieder is expert

Dominant

Simpel

Functioneel

Weinig specificatie

Dominant

Simpel

Gedifferentieerd

(niet-technische

prestatiemeting)

Verduidelijken

Technische review

Gedetailleerd

technische planning

Risico management

Kwaliteits controle

Kwaliteits borging

● Differentieert de aanbieders/aanbiedingen ● Maakt gebruik van x-perts (die hoef je niets te vertellen) ● Geen beloftes, maar verifieerbare prestatiemeting ● Risico’s managen door ON ● Vooruit gepland (en gekeken) ● Proactief ● Laat de aanbieder vertellen wat die gaat doen ● Inspanning begint laag ● Inkoop is procesbegeleider

Prestatie inkoop

Inspanning

Risico Concretiseer Beoordeel Bereid voor

1-10 wkn 3-6 mnd 1-2 mnd Y mnd

Werkdruk en Stress

(traditioneel)

Werkdruk en Stress bij BVP

● Minimaliseer: - het nemen van beslissingen - informatiestroom en verwachtingen - de transacties en het werk van een ieder ● Gebruik van simpele, dominante en verifieerbare prestatie metingen om transparantie te verkrijgen ● Win-win situatie ● Iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid vanuit zijn expertise gebied (geen controle) ● Medewerkers van ON moeten zich persoonlijk verantwoordelijk voelen. (gelijk aan eigen medewerkers van OG) ● Wederzijds openheid van handelen en niet gelijk sancties hanteren

Veranderingen om rekening

mee te houden

RESULTAAT

Win/Lose to Win/Win

Veranderingsproces

Best Value ontwikkeling OG

Best Value is een paradigmaverandering: je leert het je eigen maken door het vaker

te doen en daar van te leren

Best Value ontwikkeling ON

Best Value is een paradigmaverandering: je leert het je eigen

maken door het vaker te doen en daar van te leren

tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular

tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular

Kop Arial bold Kop Arial bold

● Best Value is een paradigma-verandering: het vergt andere

houding en ander gedrag dan in traditionele omgevingen en begint

vanuit het anders kijken en het anders opvatten !

● Herhaling van leerstof over 'Best Value principes' + herhaaldelijk

toepassen is nodig voor de (stijle) leercurve van mens en

organisatie.

● Weten wat je kunt, begint bij inzichtelijk maken wat je kan

waarmaken: prestatiemeting. (Weinigen doen dit echter)

● Het doen van een BV uitvraag is het begin van een (langdurige)

verandering die afgemaakt moet worden, willen de vruchten ervan

geplukt kunnen worden.

Praktijkervaring