Benefits of Employment 

 

11/1/2017 – 10/30/2018    

  2 

Table of Contents Our Culture ........................................................................................................................................................................ 5 

Regular Full‐Time ............................................................................................................................................................... 6 

Regular Part‐Time .............................................................................................................................................................. 6 

Non‐Regular Employee Classification ................................................................................................................................ 6 

Health Benefits Overview .................................................................................................................................................. 7 

Benefits Plan Year .............................................................................................................................................................. 7 

When Benefit Coverage Starts .......................................................................................................................................... 7 

Open Enrollment ............................................................................................................................................................... 7 

Important Note.................................................................................................................................................................. 7 

Mandatory Benefits ........................................................................................................................................................... 8 

Priority Benefits ................................................................................................................................................................. 8 

Optional Benefits ............................................................................................................................................................... 8 

Dental ................................................................................................................................................................................ 9 

Premera Dental Plan A with Ortho Plan A ..................................................................................................................... 9 

Premera Dental Plan C .................................................................................................................................................. 9 

Vision ................................................................................................................................................................................. 9 

Premera Plan C .............................................................................................................................................................. 9 

VEBA I ................................................................................................................................................................................ 9 

Washington State Retirement System ............................................................................................................................ 10 

Basic Group Life Insurance .............................................................................................................................................. 10 

Medical ............................................................................................................................................................................ 11 

Premera Medical ......................................................................................................................................................... 11 

Kaiser Permanente (HMO) .......................................................................................................................................... 11 

Long Term Disability ........................................................................................................................................................ 11 

Voluntary Group Life Insurance ...................................................................................................................................... 12 

Tax Sheltered Annuities ................................................................................................................................................... 12 

Washington State Deferred Compensation Program (DCP)............................................................................................ 12 

Flexible Spending Accounts (Section 125) ....................................................................................................................... 13 

Supplemental Benefit Products & Services ..................................................................................................................... 13 

Sick Leave ........................................................................................................................................................................ 14 

Emergency Leave ............................................................................................................................................................. 14 

Annual Leave ................................................................................................................................................................... 14 

Holidays ........................................................................................................................................................................... 14 

Unpaid Holidays for Reasons of Faith or Conscience ...................................................................................................... 15 

  3 

Bonding Leave (Birth or Adoption Leave) ....................................................................................................................... 15 

Bereavement Leave ......................................................................................................................................................... 15 

Other Types of Leave ....................................................................................................................................................... 15 

Leave Sharing................................................................................................................................................................... 15 

Mobile Phone Stipend/Business Use .............................................................................................................................. 16 

Cell Phones‐Personal Use ................................................................................................................................................ 16 

Credit Unions ................................................................................................................................................................... 16 

Commuter Options .......................................................................................................................................................... 16 

Act 3 Cafe ........................................................................................................................................................................ 16 

Whole Health Committee ................................................................................................................................................ 16 

Worker’s Compensation .................................................................................................................................................. 17 

Safety Orientation ........................................................................................................................................................... 17 

Employee Assistance Program ........................................................................................................................................ 17 

Payday ............................................................................................................................................................................. 18 

Cost Allocation Forms (Timesheets) ................................................................................................................................ 18 

Direct Deposit .................................................................................................................................................................. 18 

Probation ......................................................................................................................................................................... 18 

Evaluations ...................................................................................................................................................................... 18 

Domestic Partnership ...................................................................................................................................................... 18 

COBRA ............................................................................................................................................................................. 18 

MyPSESD.org ................................................................................................................................................................... 18 

Policies & Procedures ...................................................................................................................................................... 19 

Continuing Education ...................................................................................................................................................... 20 

PSESD Course Offerings ................................................................................................................................................... 20 

PSESD Leadership Academy ............................................................................................................................................ 20 

Emerging Leaders Cohort Group ..................................................................................................................................... 20 

Fall and Winter Staff Meetings ........................................................................................................................................ 20 

Staff Recognition Event ................................................................................................................................................... 21 

Student Art Show ............................................................................................................................................................ 22 

Diversity Coaching Program ............................................................................................................................................ 22 

Caucus Groups ................................................................................................................................................................. 22 

 

   

  4 

Welcome to Puget Sound ESD!  Welcome to the Puget Sound Educational Service District (PSESD). Please accept our congratulations on your decision to join a community of thoughtful, dedicated professionals who make this organization a great place to work. You will find that your colleagues demonstrate each day their commitment to excellent service for the school districts, families and children we serve. We pride ourselves on that service, and on our many partnerships that are all in service of our agency vision, which is to Close the Opportunity Gap by leading with racial equity.  Puget Sound Educational Service District (PSESD) is striving to become an Antiracist Multicultural Organization. PSESD is one of nine regional educational agencies serving school districts and state‐approved private schools in Washington. Educational Service Districts, created by the legislature, are an essential regional delivery system for early learning and K‐12 services in the state.  The Human Resources Staff begins the process of welcoming you to the Puget Sound ESD through the New Employee Orientation and the resources shared in this notebook. The entire Human Resources team, along with your new colleagues, and myself are glad you are here and we will continue to support and encourage you as you become part of the Puget Sound ESD community.  Once again, congratulations on joining the extraordinary group of professionals who work at Puget Sound ESD.  

 John Welch, Superintendent    

  5 

Principles and Practices that Form our Culture Our Culture These principles and practices form our culture and commitment to becoming an antiracist, multicultural organization. As PSESD employees, we remain accountable to these principles and practices in order to meet the agency END: Success for each child and eliminate the opportunity gap by leading with racial equity.  

We lead with racial equity We trust and are trustworthy We foster joy, laughter, celebration, and health We are responsible, accountable, and results‐focused We resolve conflict in a professional and timely manner We act with integrity and treat all stakeholders with respect We value and seek diversity and the participation, initiative, and opinions of all stakeholders We communicate regularly and encourage feedback to foster personal growth We take risks and view unexpected results as opportunities to learn We work in cooperation with each other and depend on teamwork 

 

 

Model the Way Clarify values by finding your voice and affirming shared values. Set the example by aligning actions with shared values. 

 

Inspire a Shared Vision Envision the future by imagining exciting and ennobling possibilities. Enlist others in a common vision by appealing to shared aspirations. 

 

Enable Others to Act Foster collaboration by building trust and facilitating relationships. Strengthen others by increasing self‐determination and developing competence. 

 

Challenge the Process Search for opportunities by seizing the initiative and by looking outward for innovative ways to improve. Experiment and take risks by constantly generating small wins and learning from experience. 

 

Encourage the Heart Recognize contributions by showing appreciation for individual excellence. Celebrate the values and victories by creating a spirit of community. 

    

  6 

Classification of Employees Regular Full‐Time Employed in a regular year‐round position and working 40 hours per week. Regular year‐round employees working at least 32 hours per week and regular school schedule/calendar employees working at least 1440 hours per a full fiscal‐year calendar are eligible for full‐employer‐sponsored benefits. 

Regular Part‐Time Employed in a regular year‐round position working less than 40 hours per week or employed in any position working according to a school‐schedule/calendar. Regular year‐round employees working at least 18 hours per week but less than 32 hours per week, and regular school‐schedule/calendar employees working less than 1440 hours per a full‐fiscal‐year calendar are eligible for pro‐rated employer‐sponsored benefits.  

Non‐Regular Employee Classification Employed in a non‐regular (temporary) position identified as Hourly, Occasional or On Call (as defined below). Employees in this classification are ineligible for employee benefits. Non‐Regular Employees have no expectation of employment beyond the duration of an assignment and the assignment may end at any time for any reason. Non‐regular employees are subject to a threshold of 1200 hours in a calendar‐year. Employees that reach 1200 hours within the previous 12 months will be subject to a 26‐week break in service prior to returning in a non‐regular classification. 

Hourly employee ‐ Works a schedule less than 18 hours a week or fewer than seventy (70) hours per month. If an employee continues as an hourly employee for one calendar year, the employee will be released. A released employee is subject to a three‐calendar‐month break in service prior to becoming eligible for rehire into an hourly position.  

Occasional employee – May work up to 40 hours a week on a temporary assignment that is not more than six (6) months in length.  

On‐call employee ‐ Works a periodic, irregular schedule on an on‐call basis (e.g. substitute bus driver or interpreter). On‐call employees can only work a regular and consistent schedule when filling in for a regular employee who is on leave or for a job opening that is currently in the process of being filled.  

   

  7 

Your Well Being Health Benefits Overview Following is a brief outline of the benefits package offered to employees of Puget Sound ESD. The information presented is a general overview only and should not be relied upon as the basis for selecting a specific benefits package. The coverage and costs of each benefit are governed by specific Master Plan documents and the actual specifications of any particular plan or benefit may be changed at any time, as circumstances require. Should you have any questions about these benefits, please contact the Payroll Department.  Puget Sound ESD (PSESD) provides a benefit allocation for employees to apply toward their benefit coverage.  The allocation is $820.00/month for each full‐time employee (prorated for part‐time, benefits eligible employees working less than 32 hours per week/1,664 hours in a fiscal year).  Our benefit package includes mandatory benefits (dental and vision), priority benefits (medical, employer‐paid term life insurance and accidental death and dismemberment (AD&D) insurance) and optional benefits (long term disability, supplemental life, AD&D insurance, long‐term care, deferred compensation, tax sheltered annuities (403b) and Section 125 (Flex Plan), accident insurance, short term disability and cancer insurance).  Health benefit coverage is also available for dependents. In your employment packet you will receive a premium chart which details the cost for each plan. 

Benefits Plan Year The benefit plan year is November 1 – October 31. 

When Benefit Coverage Starts New employees hired on or before the 15th of the month and compensated for at least 10 days in that month are eligible for benefit coverage the first of the following month. Otherwise, benefits begin the first day of the second full month of employment. 

Open Enrollment During open enrollment employees may elect to make changes to their insurance coverages including adding/dropping dependent coverage.  New benefit elections go into effect November 1. 

Important Note To elect benefits, employees must complete the applicable online enrollment and forms.     

  8 

Benefits Selection Overview Mandatory Benefits Dental and vision coverage are mandatory benefits for which all benefit eligible employees must enroll.  Accordingly, the benefit allocation is first applied to these elections and the remainder may be applied toward medical coverage and welfare plans.  

  Option 1  Option 2 Allocation  $820.00  $820.00 Less Dental  $115.95 (Plan A)  $81.60 (Plan C) Less Vision  $11.60 (Plan C)  $11.60 (Plan C) Available for Medical  $673.00  $726.80 

Priority Benefits Medical coverage and employer paid life insurance are considered priority benefits. Benefit allocation dollars remaining after application of mandatory benefits will be applied to medical coverage. Premiums exceeding the benefit allocation will be deducted via pre‐taxed payroll deduction. Employees may elect to waive medical coverage (see plan options/premiums on the last two pages).  Medical  Option to choose from available packages or waive medical insurance. Basic Group Life Insurance 

Employer paid. Coverage amount is one times annual salary rounded to the next higher $1,000 up to a maximum of $250,000. 

Optional Benefits Optional benefits are voluntary and provided for employee’s convenience. Remaining benefit allocation dollars may be applied to optional benefits (with the exception of Section 125 and American Fidelity benefits). Otherwise, premiums will be deducted via payroll deduction.   

Group Life Insurance (including AD&D)  Short Term Disability  Long Term Disability  Deferred Compensation  Tax Sheltered Annuities (403b)  Section 125 (Flex Plan)  Accident Insurance  Cancer Insurance 

   

  9 

Mandatory Benefits All benefits‐eligible Puget Sound ESD employees are required to participate in Dental and Vision plans. 

Dental PSESD offers two dental plans to choose from – Premera Plan A with Ortho A, and Premera Plan C. There is one premium for each plan, regardless of the number of dependents covered. Benefit‐eligible employees must choose one of the plans. Both plans consist of a wide network of Washington State dentists; you may select any licensed dentist from the provider directory.  Premera Dental Plan A with Ortho Plan A No co‐payments – no deductibles. 70‐100% benefit coverage based upon years of enrollment and use of diagnostic, preventative, and/or basic benefits (incentive plan).  Includes orthodontia coverage of 50% up to a $1000 lifetime maximum.  Premera Dental Plan C Diagnostic and preventive services are covered in full; basic services are covered at 80% and major services are covered at 50%. Orthodontia coverage is not included.  For questions, contact 1‐855‐756‐0798 or visit the Premera website. 

Vision PSESD offers one vision plans, Premera Plan C. There is one premium for the plan, regardless of the number of dependents covered.  Benefits‐eligible employees must enroll in this plan.   Premera Plan C $5 copay for exam and $15 copay for materials at in‐network and out‐of‐network providers. Examination and lenses covered in full with in‐network providers, frames available every two calendar years after copay.  For questions, contact 1‐855‐756‐0798 or visit the Premera website. 

VEBA I VEBA is a tax‐sheltered, interest‐bearing, medical‐reimbursement account in which employees place funds left over from the Puget Sound ESD allocation once benefit coverage has been selected. The money in the account can be used to pay medical, dental, and vision (health‐related) expenses that are not paid by any other benefit plan for you or your dependents. Qualified expenses are outlined in IRS Publication 502 and are available through the Payroll Department. Check Union contract for variances.  For questions, contact 1‐888‐828‐4953 or visit the VEBA website. 

  10 

 

Washington State Retirement System Participation in the Washington State Retirement System is mandatory for all benefits‐eligible employees. Employees are placed in plans based on past participation and state guidelines. Eligible positions are those which normally require five or more months of 70 or more hours of compensated employment from September – August.  New SERS members hired on or after July 1, 2007 with no prior membership have a plan choice option. Employees have 90 days from first date of hire to make a decision. If a decision is not made during that time, employees will automatically default to Plan 3 with Contribution Rate Option A (5 percent) and the Retirement Strategy Fund.  Your plan choice decision, whether by active choice or by default, is irrevocable. You will not be able to choose another plan in the future.  SERS Plan 2 is a Defined Benefit plan. It provides a guaranteed lifetime monthly retirement benefit. The benefit is based on your length of employment and salary.  SERS Plan 3 is a defined benefit plan made up of two parts; a Defined Benefit component like Plan 2, but providing half the guaranteed benefit; and a Defined Contribution component, in which you have some flexibility and assume risk. You choose the level of your contributions and how they are invested. Employees can elect to contribute a minimum of 5% and a maximum of 15%. The amount of retirement income generated depends on how much you contribute and the investment. The member‐financed component provides a tax‐deferred investment performance program that you may access any time you separate from Puget Sound ESD. Once the contribution is elected it is irrevocable and it cannot be changed at any time while employed with the Puget Sound ESD.  For questions, contact 1‐800‐547‐6657 or visit the Department of Retirement System website. 

Basic Group Life Insurance  Puget Sound ESD’s life insurance program is offered through Sun Life Financial and provided at no cost to the employee. The coverage amount is equal to the employee’s annual pay rounded up to the nearest $1,000 up to $250,000. This life insurance includes Accidental Death and Dismemberment (AD&D) and is for the employee only.  For questions, contact 1‐800‐247‐6875 or visit the Sun Life website.  For additional Life Insurance, see Voluntary Group Life Insurance under the Optional Benefits section.    

  11 

Priority Benefits All benefits‐eligible Puget Sound ESD employees may participate in the following benefits as desired. 

Medical  Puget Sound ESD offers a choice of eight medical plans, designed to allow for maximum freedom of choice.    Premera Medical Seven plans to choose from, each with a large network of providers Comprehensive coverage includes preventive care at no cost share and specialty care does not require a referral. 

Premera has the largest network of contracted doctors and hospitals in Washington.  All plans allow you to use out‐of‐network providers for most services. However, your out‐of‐pocket 

costs will be higher.  Premera Plan enrollees have access to in‐network providers nationally and worldwide through the 

BlueCard program.  All Premera Medical plans include a $25,000 life insurance/AD&D policy at no additional cost to the 

employee.  For questions, contact 1‐855‐756‐0798 or visit the Premera website.  Kaiser Permanente (HMO) This plan gives you access to Kaiser Permanente Physicians as well as physicians who contract with Kaiser Permanente. 

Select from hundreds of doctors with Kaiser Physicians  Selected from hundreds of contracted personal physicians  Self‐refer to hundreds of Kaiser Physicians specialists  Change doctors anytime 

 For questions, contact 1‐888‐901‐4636 or visit the Kaiser Permanente website. 

Long Term Disability Provided through Sun Life Financial, long term disability coverage is optional for all employees. The employee contribution to this plan is payable through automatic payroll deduction.  A health statement is not required for employees who enroll within their 31‐day initial eligibility period. Late enrollment will require a health statement to be approved by Sun Life Financial.  For questions, contact 1‐800‐247‐6875 or visit the Sun Life website.    

  12 

Optional Benefits Puget Sound ESD offers a number of optional benefits. All of these options allow enrollment at any time, with the exception of the Flexible Spending Accounts (FSA – section 125).  If you would like to participate in the Optional Benefit Plans, please contact your HR Business Partner. Forms are also available on My.PSESD.org under Agency Documents. 

Voluntary Group Life Insurance Puget Sound ESD offers you the opportunity to purchase supplemental life insurance coverage through Sun Life Financial using your remaining benefit allocation money after mandatory and priority benefit deductions (the employee is responsible for payment if the Puget Sound ESD benefit allocation is depleted). Costs vary per individual (rate sheet and sign‐up forms are available upon request from HR).  For questions, contact 1‐800‐247‐6875 or visit the Sun Life website. 

Tax Sheltered Annuities Employees are eligible for 403(b) tax‐sheltered annuities which allow money to be put away for retirement and, at the same time, reduce taxable income. You may invest a portion of your salary through payroll deduction on a pre‐tax basis. This means contributions are deducted from your salary before you are taxed. Therefore, the taxes you pay each year will be lower as a result of your saving in the 403(b) plan. Other tax advantages are: 

You do not pay federal or state tax on the money you invest until you take it out of the plan.  All earnings on your investments accumulate tax‐free until you receive distribution from the plan. 

 Puget Sound ESD has selected a list of approved providers from which to choose where and how to invest your 403(b) contributions. The list of approved vendors can be found on www.mypsesd.org or the OMNI participant website at www.omni403b.com. Please contact Payroll for additional information.  You can sign up for this benefit at any time during your employment with the Puget Sound ESD. 

Washington State Deferred Compensation Program (DCP) The DCP is a supplemental retirement savings program that allows you to contribute pre‐tax dollars with earnings on those contributions growing tax deferred. Employees may enroll in this program anytime of the year.  For questions, contact 1‐888‐327‐5596 or visit the Deferred Compensation Program website.    

  13 

Flexible Spending Accounts (Section 125) Section 125 allows you to pay for certain qualifying out‐of‐pocket expenses (medical & child‐care) with tax‐free dollars. This means you do not pay Federal Income Tax and Social Security Taxes on these dollars (23%‐38% tax savings). The dollars you put aside for these expenses do not appear on your W‐2 form as income. You may elect up to $2,600 per year (2017) for health care expenses and up to $5,000 per year (2017) for dependent childcare expenses. Enrollment in this program is strictly limited to your date of hire, the annual open enrollment period (August – September), or a qualifying event.  For questions, contact 1‐866‐576‐0201. 

Supplemental Benefit Products & Services Disability income insurance, such as short‐term disability, accident insurance, and supplemental limited benefit cancer expense plans, are provided through American Fidelity.  For questions, contact 1‐866‐576‐0201 or the American Fidelity Assurance Company’s website.    

  14 

Your Time Off Sick Leave Each full‐time employee shall accrue sick leave at the rate of one (1) working day for each calendar month of service. Employees working less than a full year or working only part‐time shall earn pro‐rated sick leave credits. Sick leave credits are to be used only in the event of absences due to personal illness of the employee, spouse/domestic partner or child (under the age of eighteen years of age or older than eighteen if incapable of self‐care because of a mental or physical disability), a medical or dental appointment which can be scheduled only during normal working hours, or for the period preceding and/or following the birth of his/her child. In addition, sick leave credits are allowable to be used for the care of a parent, parent‐in‐law, or grandparent of the employee or an emergency condition. Employees may not use sick leave that has not been earned.  Unused sick leave credits shall be transferred to, or received from, other school districts in the state of Washington, the Office of the Superintendent of Public Instruction, any public institutions of higher education, and offices of educational service district superintendents and boards. 

Emergency Leave Employees may use up to three (3) days Emergency Leave per fiscal year, non‐ cumulative, from year to year and prorated based on an employee’s FTE. Emergency Leave will be available upon request for each employee without loss of pay. These Emergency Leave days shall be deducted from an employee’s annual sick leave.  Employees may use Emergency Leave for problems that are suddenly precipitated and are of such nature that pre‐planning cannot relieve the necessity for the employee’s absence. 

Annual Leave Annual leave is earned monthly; only time earned can be taken.  

Classification of Employee   Vacation Entitlement Regular Full Time  24 days per year Regular Part Time  Pro‐rated Non‐Regular  No annual leave per Policy #4080 

Holidays Puget Sound ESD recognizes certain holidays during the fiscal year. Eligible employees are paid for the holiday if it falls on a regularly scheduled workday. These include: New Year’s Day, Martin Luther King Jr. Day, President’s Day, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, and Veteran’s Day, Thanksgiving Day, Day after Thanksgiving, and Winter Holidays.    

  15 

Unpaid Holidays for Reasons of Faith or Conscience Employees may request up to two (2) unpaid holidays per calendar year for reason of faith or conscience or an organized activity conducted under the auspices of a religious denomination, church, or religious organization. The two unpaid days per calendar year, if unused, do not rollover to the following year. In compliance with state law, the Superintendent or designee, or employee’s supervisor will grant the request(s) unless he or she determines that the employee’s absence would impose an undue hardship on the agency or employee is necessary to maintain public safety. 

Bonding Leave (Birth or Adoption Leave) Non‐Union ‐ Employees are eligible to receive five (5) days of leave with pay upon the birth. adoption of a child/ren, or placement of a foster child/ren.  Union – Employees are eligible to receive ten (10) days of leave with pay upon the birth or adoption of a child/ren, or placement of a foster child/ren. 

Bereavement Leave Bereavement leave of up to five (5) days with pay, upon approval of Human Resources, may be taken due to the death of a member of the immediate family Immediate family is defined as spouse, domestic partner, children, parents, sister, brother, aunt, uncle, niece, nephew, grandparents, grandchildren, step‐relationships, in‐law relations and/or any legal custodial relationship.  One (1) day of bereavement leave per occurrence, not to exceed three (3) days per fiscal‐ year may be granted for the death of non‐family members or non‐immediate family members.  Eligible employees may use earned sick leave or annual vacation leave or a combination of these for up to an additional five (5) days following bereavement leave.  Benefit is the same for union staff per Article 11.2 in the Collective Bargaining Agreement (CBA). 

Other Types of Leave See MyPSESD.org for Board Policy regarding the use of these and other leaves: Jury Duty, Family Leave, Military Leave, Military Family Leave, Temporary Disability, Pregnancy Disability Leave, Education‐Related Leave, and Professional Leave. 

Leave Sharing Eligible employees may, with administrative approval, donate annual and sick leave to another Puget Sound ESD employee who has requested and been approved for shared leave because they have exhausted his/her sick leave due to extraordinary circumstances.    

  16 

Mobile Phone Stipend/Business Use Puget Sound ESD policy allows for employees who need a mobile phone for business purposes to receive a monthly taxable cash stipend to purchase voice and/or broadband services from a provider of their choice.  A stipend may be requested using a Mobile Phone Stipend Election Form. The form must be completed by the requesting supervisor and authorized by the program Executive Director or Cabinet member who certifies and approves the stipend. For more information, visit MyPSESD.org. 

Cell Phones‐Personal Use If you are interested in a cell phone for personal use, Puget Sound ESD has agreements with most cell phone providers. Please check with your carrier to see if you are eligible for a discount. Puget Sound ESD does not assist with the setup of personal phone service.  

Credit Unions ESD employees are eligible to be members of several credit unions including: 

Inspirus, formerly School Employees Credit Union  Washington State Employees Credit Union  

Commuter Options Many convenient commuter options are available to staff through the ORCA Card program. An ORCA card can be used for a Vanpool, the Sounder train, VanShare, light rail and all regular Metro Transit and Pierce Transit bus routes.  To purchase your ORCA card, contact the Finance Department. For more information, visit the ORCA page on My.PSESD. 

Act 3 Cafe An on‐site kiosk offering healthy and delicious breakfast and lunch options, as well as coffee and espresso, is located in the conference center lobby. All Renton office catering request are required to go through Act 3. 

Whole Health Committee The Whole Health Committee strives to increase awareness, appreciation, and action regarding employee wellness and health issues. The committee’s emphasis is to assist staff to develop healthy lifestyle habits which incorporate physical and psychological health habits. Watch for fun and educational activities throughout the year.    

  17 

Your Safety Puget Sound ESD’s goal is to provide a safe and healthy work environment for all employees. 

Worker’s Compensation If a job injury or disease occurs, Puget Sound ESD is subject to Washington industrial insurance laws, and has been approved by the state to cover its own workers’ compensation benefits. Self‐insured employers must provide all benefits required by the laws. If you become injured on the job or develop an occupational disease, you may be entitled to industrial insurance benefits. Your claim will be handled and your benefits paid by your employer.  In case of Injury or Disease: 

Report your injury or disease to your supervisor and get medical attention if needed. Be sure to provide a detailed description of what happened. In the event of a life‐threatening injury, call 911. 

Go online to the Workers' Compensation Trust Unemployment Pool website to report the incident. Completing this online form will generate an Accident/Incident Report that will be sent to your supervisor so an accident investigation can be conducted, if necessary. 

If you indicated that you have sought, or intend to seek, medical care on this form, a claim for workers’ compensation benefits will be established for you. You can expect to hear from PSWCT staff within 3 business days. 

 If you have any questions or concerns, contact your employer’s representative in the WCT office at Puget Sound ESD or call the Department of Labor and Industries, Self‐Insurance Section (360) 902‐6901.  For additional information please refer to the Safety & Health section of My.PSESD.org. 

Safety Orientation As an employee of the Puget Sound ESD, it is your responsibility to complete the required Safety Orientation within the first 30 days of your employment. You will receive an email correspondence from Safe Schools, instructing you to complete the assigned trainings based on your job title. 

Employee Assistance Program Puget Sound ESD provides a free referral service for confidential professional assistance to you and your immediate family members who are experiencing personal challenges.  Contact First Choice EAP at 800‐777‐4114 or visit the First Choice EAP website.    

  18 

Managing Your Work Life Payday Last working day of each month. 

Cost Allocation Forms (Timesheets) Cost Allocation Forms (CAF) are available electronically on My.PSESD.org under Agency Documents. Please speak with your supervisor or Payroll if you need assistance with the process. CAFs are due to Payroll by the 16th of each month. Since this is an official document, it must be signed by you and your supervisor. These signatures attest to the fact that the information is accurate and true. 

Direct Deposit The ESD offers the convenience of payroll direct deposit. Please feel free to contact Payroll for with questions. 

Probation  Non‐Union ‐ Six (6) calendar months from the date of hire in regular position.  Union ‐ One hundred twenty (120) days from date of hire in regular position. 

Evaluations  Non‐Union ‐ 90‐day evaluation, 6‐month probationary period completion report, and annual 

evaluation at the end of the fiscal year.  Union – 90‐day evaluation, 120‐day probationary period completion report, and annual evaluation 

at the end of the fiscal year. 

Domestic Partnership The ESD recognizes same sex and opposite sex domestic partners. If you are interested in this benefit you will need to complete a Declaration of Domestic Partnership form. Once completed, you can put your partner on your medical benefits, and use sick and family medical leave for them. The form is available on MyPSESD.org under Forms. 

COBRA If your employment ends with the Puget Sound ESD, you have the option of electing COBRA benefits. This entitles you to continue participating in the ESD’s medical/ dental/vision benefits by paying the full cost of the premiums for a period of 18 months. You will automatically receive a notice from Polestar, our COBRA administrator, indicating this benefit in the event your employment ends or you become ineligible for benefits. 

MyPSESD.org MyPSESD.org is the intranet site created exclusively for Puget Sound Educational Service District staff. This site serves as the primary resource for important and timely agency communication. Please be sure to visit this site regular to stay informed on Agency news, updates and events. 

  19 

Policies & Procedures PSESD has several policies and procedures to ensure a safe, productive, engaged, and well‐informed workforce. These documents are available on PSESD.org.    

  20 

Career Growth and Employee Recognition Continuing Education Puget Sound ESD encourages employees to participate in continuing education. When part of an employee's professional growth plan, tuition may be reimbursed upon the successful completion of a class in an accredited college or university in an education/ ESD agency related field. The employee must be a matriculating student in the college or university or pursuing certification in a rigorous program, over time, to qualify for reimbursement under this policy. 

PSESD Course Offerings Professional and personal development opportunities for teachers, paraprofessionals, administrator, parents, and the community are available through Puget Sound ESD. Classes are offered on‐site, online, and through videoconferencing. Training opportunities can also be customized for school, district or group needs. Most classes can be taken for clock hours or credit.  PSESD staff who take classes offering PSESD clock hours receive the clock hours for free. Puget Sound ESD provides Washington state educator clock hours, which may be used for educator certificate maintenance (if you already hold a continuing certificate) and for salary advancement in some districts/agencies. PSESD waives the clock hour fee for employees for clock hours preapproved through PSESD (class registration fees still apply). To be eligible for this benefit, follow the participant clock hour instructions provided at the class, write “Employee” in the “Amount Paid for Clock Hours” area of the clock hour request form, and submit your request form at the class. Requests must be made within 3 weeks of the completion of the class. This benefit applies to current and future classes only and cannot be applied retroactively. Please email the clock hour office with questions.  

PSESD Leadership Academy Puget Sound ESD recognizes that our clients, our programs, and the Agency benefit from our employees’ strong and skilled leadership. We believe that every individual within the agency has the capacity to lead and to acquire skills that result in a more powerful and positive organizational culture. The Puget Sound ESD Leadership Academy (PSLA) was created to focus specifically on leadership development and to support training that prepares our current and aspiring leaders for the opportunities and challenges of coming years. 

Emerging Leaders Cohort Group The Emerging Leaders Cohort will participate in a curriculum designed specifically to assist emerging leaders in developing leadership knowledge and skills.  The Emerging Leader cohort participants are selected via an application process. Employees must complete one year of employment to be eligible. 

Fall and Winter Staff Meetings The Superintendent conducts two meetings for all staff to review the accomplishments of the past year, share the goals for the upcoming year, and provide an opportunity for networking between staff. 

  21 

Staff Recognition Event The annual staff recognition event is held each June and honors new employees, staff who have worked 5, 10, 15, and 20+ years at the Puget Sound ESD. Additionally, five or more staff members and/or teams are awarded the Employee of the Year recognition, and one or more programs are honored with the Superintendent’s Focus Your Vision Award.    

  22 

Our Community Involvement Student Art Show Puget Sound ESD is honored to host the annual Regional High School Art Show. The show provides an opportunity to recognize students in grades 9‐12 for their outstanding artistic abilities. Students from high schools across our region submit entries and are recognized at an annual artist’s reception. 

Diversity Coaching Program The Diversity Coaching Program trains employees to support co‐workers who seek assistance in resolving diversity issues that may arise in the workplace. 

Caucus Groups Puget Sound ESD employees meet regularly to continue discussion and exploration about the impact of racism and to identify key strategies to assist the agency in creating a multicultural organization and supporting the Puget Sound ESD Ends. 

Puget Sound Educational Service District

Medical Plan Comparison

Effective November 1, 2017 to October 31, 2018

Kaiser Permanente Plan 2 Plan 3 Plan 5 EasyChoice A EasyChoice B Basic Plan QHDHP

HMO In-Network In-Network In-Network In-Network In-Network In-Network In-Network

Network Kaiser Permanente Heritage Heritage Heritage Heritage Heritage Heritage Heritage

Deductible / Calendar Year

Individual $100 $300 $500 $200 $1,250 $750 $2,100 $1,750

Family $300 $900 $1,500 $600 $3,750 $2,250 $4,200 $3,500

Coinsurance None 20% 20% 10% 20% 25% 30% 20%

Out of Pocket Maximum (OOP) Includes all cost shares Excludes RX copays Excludes RX copays Excludes RX copays Excludes RX copays Excludes RX copays Includes all med/rx Includes all med/rx

Individual $2,000 $2,000 $3,000 $1,000 $4,000 $3,500 $6,600 $5,000

Family $6,000 $6,000 $9,000 $3,000 $8,000 $7,000 $13,200 $10,000

Preventive Care

Exam Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW

Office Visit

Primary Care Exam $25 copay, DW $30 copay, DW $20 copay, DW $25 copay, DW $30 copay, DW $35 copay, DW 20%

Specialist Exam $35 copay, DW $40 copay, DW $30 copay, DW $35 copay, DW $40 copay, DW $50 copay, DW 20%

X-ray & Lab

Preventive Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW Paid in full, DW

Diagnostic

First $500 paid in full, DW;

therafter, deductible

applies

20% 20% 10%1st $1,000 paid in full,

then deductible applies.25% 30% 20%

Hospitalization

Inpatient Services$100 copay per day up to

three days per admission

$150 copay per day up to

$450/PCY + DC

$300 copay per day up to

$900/PCY + DC

$150 copay per day up to

$450/PCY + DC20% 25% 30% 20%

Emergency Room Copay $100 copay $75 copay + DC $100 copay + DC $50 copay + DC $100 copay + DC $150 copay + DC $200 copay + DC 20%

Prescription Drugs Retail: Up to 30 day supply Retail: Up to 34 day supply Retail: Up to 34 day supply Retail: Up to 30 day supply Retail: Up to 30 day supply Retail: Up to 30 day supply Retail: Up to 30 day supply Retail: Up to 30 day supply

Deductible None None None None $500/person PCY $250/person PCY$750 person;

$1,500 family PCYMedical deductible applies

Out-of-Pocket Maximum None$2,000 person;

$4,000 family PCY

$2,000 person;

$4,000 family PCY

$2,000 person;

$4,000 family PCY

$2,500 person;

$5,000 family PCY

$2,500 person;

$5,000 family PCY Medical OOP applies Medical OOP applies

Generic $15 copay $10 copay $15 copay $10 copay $10 copay $5 copay, DW $15 copay 20%

Preferred Brand $40 copay $20 copay $25 copay $15 copay 30% $30 copay $30 copay 20%

Non-Preferred n/a $35 copay $40 copay $30 copay 30% $45 copay $50 copay 20%

Specialty (up to 30-day supply) n/a $50 copay $60 copay $50 copay 30% 30% 30% 20%

Mail Order $30/$80 $20/$40/$65 $30/$50/$70 $20/$30/$60 $20/30%/30% $10 DW/$75/$112 $30/$60/$100 20%

90 day supply 100 day supply 100 day supply 90 day supply 90 day supply 90 day supply 90 day supply 90 day supply

Life/AD&D - employee only Not included $25,000 $25,000 $25,000 $25,000 $25,000 $25,000 $25,000

Monthly Premium

Employee $916.64 $930.90 $851.05 $1,076.80 $626.70 $626.70 $505.90 $490.95Employee & Spouse $1,552.11 $1,704.05 $1,558.10 $2,069.45 $1,138.75 $1,138.75 $918.45 $891.15Employee & Family $1,869.22 $2,043.00 $1,868.20 $2,493.05 $1,364.55 $1,364.55 $1,100.30 $1,053.00Employee & Child(ren) $1,116.67 $1,243.00 $1,136.50 $1,469.25 $831.55 $831.55 $670.95 $651.052016-2017 Rate Change 3.7% -5.0% -5.0% -5.0% -5.0% -5.0% -5.0% -5.0%

BOLD - Plan Change effective November 1, 2017

DW = deductible waived; DC = deductible & coinsurance applies; PCY = per calendar year

This is a summary of select provisions of the medical plans and is not intended to be comprehensive. Any discrepancies between this comparison and the plan documents are inadvertent and unintended.

For complete details, please refer to the benefit summary or evidence of coverage booklet.

Premera

First four visits - $35

copay, DW; therafter

deductible applies

Prepared by Propel Insurance

Premera Dental Plan Options Plan A with Orthodontia A Plan C without Orthodontia

Effective November 1, 2017 $2,000 - In-Network

$1,750 - Out-of-Network

$2,000 - In-Network

$1,750 - Out-of-Network

Deductible no deductible no deductible

Diagnostic and Preventive Services 70/80/90/100% 100%

Restorative 70/80/90/100% 80%

Major 50% 50%

Orthodontia

(adults and dependent children)50% to $1,000 lifetime maximum None

Monthly Composite Rate $115.95 $81.60

Premera Vision Plan

Copay

Exam

Hardware

Lenses - (pair)

Single Vision

Bifocal

Continuous Blend

Frames (every 2 calendar years)

Contact Lenses

Monthly Composite Rate

Life and AD&D

Benefit

Voluntary Long Term Disability (LTD)

Waiting Period

Benefit

Monthly Maximum Benefit

Monthly Cost

Employee Assistance Program (EAP)

Elective (in lieu of glasses): $200 allowance, once every 2 calendar years

Medically Necessary: Covered in full after prior approval

Plan C*

$11.60

$5 In-Network, once every calendar year

$15

Once every calendar year

paid in full

$110 allowance, after copay

*Schedule of reimbusement applies when using non-network providers

This is intended to be a quick reference of your available plans and does not constitute a contract.

Puget Sound Educational Service District 2017-18 Benefits at a Glance

Sun Life

One times annual earnings to $250,000

Sun Life

90 days

60%

$5,000

varies by salary

First Choice

BenefitAssistance available 24 hours, 7 days a week and up to 3 consultations for emotional

support, financial consultations, legal consultations and referrals.