Banner Financial Aid - Smith College | Individual. Global ... Financial Aid Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Chapter

Banner Financial AidUser Guide

Release 8.25January 2016

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Ellucian4375 Fair Lakes CourtFairfax, VA 22033United States of America

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Contents

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Documentation corrections/clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Banner Financial Aid Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Chapter layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Application summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Module integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Financial Aid system process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Applicant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Applicant processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Need Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Need Analysis online recalculation process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Requirements Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Requirements Tracking process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Aid Year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Aid Year budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Period budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Period budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Budgeting process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3nner Financial Aid User Guide | Contents

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Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Packaging and Disbursement control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Packaging process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Athletics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Athletics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Athletics control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Funds Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Funds Management process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Electronic Data Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Electronic Data Exchange process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

History and Transcripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

History process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Financial Aid Common Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Common Functions process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Student System Shared Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Student System Shared Data process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Short-Term Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Short-Term Credit process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Student Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Student Employment process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72


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Loan Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Manual Loan process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Return of Title IV Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Return of Title IV Funds process flow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Data Load procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Understanding Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

EDE ISIR Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

CSS PROFILE Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Setting up rule and validation forms for Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Interface Data Code Validation (RTVINFC) form.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Interface Data Translation Rules (RCRTPTR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) form. . . . . . . . . . . . . 85Build the User-Defined Variables Description (RORUSER) form. . . . . . . . . . . . . . . 85Define the Common Matching Source Code Validation (GTVCMSC) form. . . . . . . 86Build the Common Matching Source Rules (GORCMSC) form. . . . . . . . . . . . . . . . 86Build the Common Matching Rules (GORCMRL) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Build the Name Translation Rules (GORNAME) form Optional. . . . . . . . . . . . . . 87Create a Parameter Set for Online FA Dataload Part 3 (RCRTPxx). . . . . . . . . . . . 88Build the Data Source Rules (RCRDTSR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Preparing the data to load into Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Default file names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89File Concatenation Process (FILECAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Running the Data Load process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Run the FA EDE Dataload Pt 1 (RCBTPxx or RCPTPxx) process.. . . . . . . . . . . . . 91Run FA CSS Data Load Part 1 (RCPCTxx). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Run the Financial Aid Dataload Part 2 (RCPMTCH) process. . . . . . . . . . . . . . . . . 95Run FA Dataload Part 3 (RCRTPxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Review the records on the Financial Aid Suspended Records Maintenance (RCRSUSP) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Run the RCRTPxx process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Run the FA Data Load Table Deletes (RCPDTMP) process . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Additional Data Load topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Loading and storing of ISIR records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110New Person versus Existing Person . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112


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Dataload Pt 1 (RCBTPxx, RCPTPxx, or RCPCTxx) temporary tables . . . . . . . . . . . . . 113

Common Matching algorithm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Field Length values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Primary Match logic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Secondary match logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Examples of matching algorithm and results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Audit logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Viewing logging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Logging archive and purge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

EDE correction logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Processing EDE corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Methodology specific changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Setting a students dependency codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Overriding the student's dependency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

EFC proration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Estimated vs official contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Recalculate Need Analysis Indicator functionality updates. . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

FM Need Analysis solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Project Based Parameter Setup (RORPARM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Parameter configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Job submission vs. servlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Calculation flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Online processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Batch processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134


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Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135FM Need Analysis (RNPFMxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

FM Need Analysis reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Need Analysis Report (RNRNAxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Output Format and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Period based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Period creation and setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Period creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Crossover periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Using periods for different cohorts of students . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Disbursement tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Disbursement Locks Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Funds Management (ROAMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Tracking Requirements Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Disbursement Lock Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Additional Disbursement Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Period processing vs. term based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Mixed award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Processing Awards by Period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Creating and maintaining the awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Fund tracking requirements - period eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Offer Expiration Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Updating award status when fund is locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153TEACH Grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Award batch posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153All awards - calculating declined and cancelled amounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Frequently Asked Questions (FAQs) - period processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Requirements tracking procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Requirements tracking implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Budgeting procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Budget implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Aid year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159


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Period based and algorithmic budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Set-up and configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Period Budgeting Setup Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Applicant Period Budgeting Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Validation forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Type Validation (RTVPBTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Group Validation (RTVPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Component Validation (RTVPBCP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Budget Component Category Validation (RTVBCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Algorithmic Budgeting Rule Validation (RTVABRC). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Rules forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Period Budget Detail Rules (RBRPBDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Algorithmic Budgeting Rules (RBRABRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Message Code Validation (RTVMESG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Fund Management (RFRMGMT) and Funds Management (ROAMGMT) . . . . . 169Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Assigning period budget groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Period Budget Grouping Process (RBRPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Applicant processing using period based/algorithmic budgeting. . . . . . . . . . . . . . . 171Applicant Period Budget (RBAPBUD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Applicant Budget by Period (RBIABPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Period Budget Category Inquiry (RBIPBCT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Period Budget Group Detail (RBAPBGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Applicant Status (ROASTAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Award Maintenance Forms (RPAAWRD, RPAAPMT, and ROARMAN). . . . . . . 175Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Period Budget Simulation Inquiry (RBISIMI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Period Budget Simulation (RBRSIMR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Period Budget Recalc Process (RBRPBRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Financial Aid Status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Cost of Attendance page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Award Overview page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177


Ba

Satisfactory Academic Progress (SAP) processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

SAP forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Satisfactory Academic Progress Validation (RTVSAPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Financial Aid Selection Rules (RORRULE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Applicant Status (ROASTAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181SAP Translation Rules (RORSTRF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Determining satisfactory academic progress using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

SAP processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184SAP Assignment Process (ROPSAPR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Sample rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Funds Management procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Funds Management implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Fund balance reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Calculating fund balances and the remaining Available to Offer Amount. . . . . . . . . . . 192Option 1: Use only offered aid to calculate the amount available to offer . . . . . . . . 192Option 2: Use aid which is Offered, Cancelled, and Declined with an Over Commitment Percent greater than 100% to calculate the amount available to offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Reviewing Fund Balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Banner Financial Aid Fund Specific Packaging options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Banner Financial Aid Global Packaging options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Repeat coursework processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Financial Aid Repeat Course Exclusion (RORRPCX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Enrollment Rule Validation (RTVENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Repeat/Multiple Course Rules (SHARPTR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Course Detail Information (SCADETL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Grade Code Maintenance (SHAGRDE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Course Registration Status Code Validation (STVRSTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Transfer Course (SHATRNS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Additional institutional setup considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Repeat course checking functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Multiple enrollment calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Non U.S. institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Calculation of repeated coursework for SAP & transfer credits applied towards the students academic program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210


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Student enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Course in program of study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Financial Aid Enrollment (ROAENRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Enrollment calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Sample course in program of study calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Display and maintenance of student enrollment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Financial Aid Enrollment (ROAENRL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Financial aid hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Current hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Financial aid hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Financial aid attending by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Current hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Current attending by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Calculating enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

Hints for RORRULE form use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Algorithmic packaging features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Algorithms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Algorithmic packaging definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Algorithmic Packaging Rules (RPRALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Algorithmic Packaging Rule Code Validation (RTVALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . 238Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Packaging functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Awarding based on other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Award a fund based on a percentage of another fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Simplification of rules creation and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Ability to store and reference internal interim values in packaging rules. . . . . . . . . 240Packaging simulation options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240


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Related fund features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Packaging Group Fund Category Maximums Rules (RPRFCAT) . . . . . . . . . . . 240Fund Category Validation (RTVFCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Fund Award Inquiry (RPIFAWD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Fund Award Period Inquiry (RPIFTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Group fund limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ability to apply a percentage to all the funds in the package as a group. . . . . . . . . 241Rounding options for awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ability to inactivate fund codes, groups, and rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ability to override a fund rule for a specific student . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Fund category and fund cross-reference fields for packaging and reporting . . . . . 242Fund Balance Roll Process (RFPFBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Ability to display all recipients of a particular fund code by aid year or period . . . . 242

Sample algorithmic packaging rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Columns defined on the Temporary Packaging Need Table (RPTNEED) . . . . . . . . . . 265RPTNEED_SIMULATE_SW Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Functions defined in the rpkalgr package. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267F_GET_FUND_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267F_GET_FFID_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268F_GET_PRIOR_YEAR_FUND_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268F_GET_PRIOR_YEAR_FFID_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Packaging process definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Initialization process (run as part of RPEPCKG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Simulated packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Actual packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Awarding dependent student without parental support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Using NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Award validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Award validation prior to receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Award validation after receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Original awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Modifying existing Stafford, Direct or Perkins awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Stafford/Direct loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Perkins loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Default/refund information and financial aid eligibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Validating awards against defaults/refunds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Validating disbursements against defaults/refunds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Packaging and disbursement procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Packaging implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Packaging/simulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275


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Federal Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Shopping Sheet Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Generated Federal Shopping Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

FAQs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Federal Shopping Sheet Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Advance Queuing (AQ) Setup for the Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282Year Round Pell Discontinued - 2011 - 2012 aid year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Pell procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Pell process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Aid year specific data - Packaging Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Aid year specific data - Disbursement Options window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Disbursement Locks window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Aid period Base Rules (ROBAPRD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Semester based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Quarter based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

COD Entity ID Rules (RORCODI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Cross-Over Pell enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Credit Hours tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Institutional Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Grant and EDE Options tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Campus Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Enrollment Cutoff Date Rules window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Grant Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Grant Options window - Enrollment Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292


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Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Trailer School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Header School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Fund Award and Disbursement Schedule Rules (RFRASCH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Academic Year Rules (RORACYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Key block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Rules block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Applicant Pell Grant (ROAPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Budget Component Validation (RTVCOMP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Federal Rules Inquiry (RPIFEDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Pell procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Batch Pell Awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Override a Bachelors Degree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Manual adjustments to Pell grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Why and how to lock Pell grants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Lock types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Fund locks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Period locks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Lock functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Package Maintenance (RPAAPMT) and Award Maintenance (RPAAWRD) . . . . . . . . 300Award Maintenance tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Summary tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Pell and Loan tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Additional Eligibility Indicator (RORSTAT_ADDL_PELL_ELIG_IND). . . . . . . . . 302Post 9/11 Pell Eligibility indicator (RORSTAT_POST_911_PELL_ELIG) . . . . . . 302Processing Post 9/11 Students who do not have a Pell eligible EFC (IASG): . . 303

Post 9/11 eligibility processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Department of Education Eligibility Processing for 2010-2011 and beyond . . . . . . 304

Financial Aid Record Maintenance (ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Batch Posting Rules (RORPOST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Updating award amounts to agree with actual disbursement amounts . . . . . . . . . . . . 308

Reducing an award for Pell paid at another school in the same aid year. . . . . . . . . . . 310

Handling less-than-half time for Pell more efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310


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Controlling when the Pell calculation process is run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311ROASTAT student level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 312ROAINST campus level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 313ROAINST institutional level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . 313

Setup procedure for multiple Pell fund codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Pell Calculation Process (RPEPELL) for Pell processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Option to delete zero Pell awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Recognizing co-existence of multiple Pells for same student simultaneously. . . . . 315Locked records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Rounding 0ption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Offered or auto accepted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Award schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Award change letter indicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Disbursement Process (RPEDISB) for Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Recognizing multiple Pell funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Back out of memo, authorizations, and disbursements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Use disbursement enrollment edits for memo option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317RPEDISB process reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Disbursement Results (ROIDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Pell Edit/Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Pell processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Pell Calculation Process (RPEPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321Processing Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Crossover period logic and calculation to determine most beneficial aid year . . . . 324Pell Lifetime Eligibility Used (LEU) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Current Year Pell Already Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Beginning LEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Beginning Remaining Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Current Year Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333100% Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333100% Pell percentage awarding example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Pell grant disbursement calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336100% Pell percentage disbursement example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Pell grant award and disbursement processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

TEACH grant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

TEACH awarding and disbursing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340Criteria for awarding and disbursing a TEACH grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340The following will be checked to determine if the student is eligible. . . . . . . . . . . . 341The following is NOT required for TEACH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341


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TEACH grant setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

COD TEACH Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342Calculations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Student packaged full-time, enrolled time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Student packaged full-time, enrolled < time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Student packaged time, enrolled full-time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Student receiving more than one TEACH grant scheduled award within the aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345Student with prior enrollment and payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345TCHU1 is batch posted to a student using the F batch posting type . . . . . . . . . 345TCHU1 is batch posted to a student using FN batch posting type. . . . . . . . . . . 345Student in a 150% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Student in a 50% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Awards are locked on the period window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Additional examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346RPROPTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347RFRDEFA/RFRASCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347RNANAxx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347ROAENRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Manually enter a $4000 TEACH award on RPAAWRD (not recommended) . . . 347Batch post a $4000 TEACH award using RORBPST (not recommended) . . . . 348Use the RPEPCKG or RPRGRNT process to calculate the TEACH award (recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period did not change (not recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period changed (not recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Use the RPRGRNT process to recalculate the award when the aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

State grant award processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Resources, contracts, and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Exemptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Excluding contracts and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Maintaining resources and calculation in unmet need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355Resource Maintenance (RPAARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Other Resources block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355Summary block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Resource calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357Exemptions and contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358


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Adding periods to an award schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Updating awards for enrollment changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Manually scheduling awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Updating awards when locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365Award lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Identifying students needing new or revised award letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Banner Financial Aid Global Disbursement options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Banner Financial Aid Fund Specific Disbursement options . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Disbursement validation edits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Other disbursement considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Regulatory compliance for Stafford disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Disbursement edits for loans to match edits for other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Loan authorization to net returned amounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Using enrollment disbursement edits for funds in memo status . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Recognition of Pell payment cell to disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Part-Time proration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Memos processed after scheduled disbursement date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

VA Chapter 30 - prior to the 2010-2011 aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Voiding excess payments for students no longer eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Disbursement validation reject messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Disbursement reports generated by disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Final Disbursement - optional processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391


Ba

Student employment procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Student employment implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Scholarship and athletics processing by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Potential Athletic Grant Defaults (RAAPAGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Sport Aid by Period (RAASPTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Team Sport Period Aid (RAITMTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Donor and Scholarship Demographics (RFADSCD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Scholarship Period Information (RPASTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Athletic Aid Type Validation (RTVAATP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Financial Aid Sport Validation (RTVFASP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Grades to Donor Validation (RTVGRDD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Scholarship Source Validation (RTVSSRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Reviewed Validation (RTVREVW) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Thank You Letter Validation (RTVTYLT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Third Party Contract Rules (RPRCONT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Exemption Rules (RPREXPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Resource Code Validation (RTVARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Athletic Grant Period Roll (RAPAGRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Athletic Aid Discrepancy Rpt (RARATAD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Loan processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Manual loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396Disbursing manual loan checks through Banner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398


Funds Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Class Code Translation (RPRCLSS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Certification Initials Validation (RTVCINT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Loan Status Validation (RTVLNST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Lender Base Data (RPRLNDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Loan Period Base Data (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Lender/Disbursing Agents Rules (RPRLNDA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402


Ba

First-year, first-time borrower loan rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Crosswalk Validation (GTVSDAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Applicant Requirements (RRAAREQ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Award/Package Maintenance (RPAAWRD)/(RPAAPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

RPAELAP fields updated by RPRELAP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

Loan Parent Inquiry (RPILPAR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Unmatched COD Records (REAUCOD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Unmatched COD Records (RPAUCOD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Batch Control (RPIBATC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

RPAELAP fields updated by the RPRELAX process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

RPAELAP fields updated by the RPRELRU process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Disbursement/Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Electronic transfer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417Disburse to student account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

CommonLine loan adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Electronic loans as certification requests in common response file . . . . . . . . . . . . . . . 422

Alternative loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Alternative loan processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Global Institutional Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424


Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Loan Period Base Data Rules (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Electronic Loan Application (RPAELAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425


Ba

Electronic Loan Load/EFT Posting Processes (RPEFTL/RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . 426

Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Disbursement/adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426


Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Electronic transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

EFT/Disbursement Roster Upload (RPREFTL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Electronic Payment Receipt (RPAEPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

RPAELAP fields populated by RPREFTP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Electronic Loan Disbursement (RPAELDB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Electronic Loan Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431


Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Loan Proceeds Aging Report (RPRLNAG). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Loan Funding Exception Report (RPRLNEX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Loan Summary Report (RPRLSUM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433CommonLine loan adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433Electronic loans received as certification requests in common response file . . . . . 435

Direct lending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Financial Aid common functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Aid year default. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

User-defined data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Batch Posting Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Implementing General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

General Algorithmic Rule Validation - RTVALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438General Algorithmic Rules - RORALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Assign the General Algorithmic Rule as appropriate for the process that will use the rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Batch posting process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440Updating the Use Indicator in batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Processing examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453


Ba

Processing holds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Hold Type Validation (RTVHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

Packaging process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Disbursement process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

Applicant Holds (ROAHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

Using NSLDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Student Loan Data (RNASLxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Applicant Student Loan Data Inquiry (RNINSLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Need Analysis Result (RNARSxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458

Award forms (RPAAWRD)/(RPAAPMT)/(ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458

Output population selection with financial aid Dataload Part 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459

Default/refund processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459

Levels of default/refund administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459

Sources of default/refund information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Title IV refund/repayment process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Unsecured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Secured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Set up Financial Aid on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Financial Aid Self-Service Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464

Financial Aid Self-Service web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464Financial Aid Links (bmenu.P_FAAUnsecMnu and bmenu.P_FAASecMnu) . . . . . 465Financial Aid Forms (bmenu.P_FAFormsMnu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

Aid Year (bwrkolib.P_SelDefAidy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467


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Financial Aid Status for Aid Year (bwrksumm.P_DispSumm) . . . . . . . . . . . . . . . . . 468Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472

Cost of Attendance (bwrkbudg.P_DispBudg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Aid Year Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Period Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

Award Package for Aid Year (bwrkrhst.P_DispAwdAidYear). . . . . . . . . . . . . . . . . . 475General Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Award Overview tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482

Resources/Additional Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Terms and Conditions tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486Accept Award Offer tab (bwrkrhst.P_DisplayTabs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488Special Messages tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496

Award Messages (bwrkrhst.P_DispAwdMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

Account Summary By Term (bwskoacc.P_ViewAcct) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502

Eligibility requirements for Aid Year page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Student Requirements tab (bwrktrkr.P_DispTrkReq) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Automatic satisfaction of Award Letter Tracking Requirement. . . . . . . . . . . . . . 504Holds tab (bwrkhold.P_DispHold) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Academic Progress tab (bwrksaph.P_DispSAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510

Messages (bwrkamsg.P_FAAppMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512


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Award Payment Schedule for Aid Year (bwrkpays.P_DispPaySched) . . . . . . . . . . 512Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

Award History (bwrkrhst.P_DispAwdHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519

Loan Application History (bwrklhst.P_DispLoanHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522

Withdrawal Information (bwrktivw.P_TitleIVWithdraw) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526

Title IV Fund Detail (bwrktivw.P_TitleIVDetail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527

Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

Web Snapshot system configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Adding the Web Snapshot system to a menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Managing access to the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528WebTailor administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

Adding a new item to an existing menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529Assigning WebTailor user roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530


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Using the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Layout maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Modifying a Snapshot Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Creating a New Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Save a Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Single student snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Documents

Banner Financial Aid - Smith College | Individual. Global ... Financial Aid Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Chapter