bab vi standard operating procedures (sop) administrasi lppm

Standard Operating Procedures (SOP) Administrasi LPPM 2012

Halaman | 231

BAB VI

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ADMINISTRASI LPPM UNIVERSITAS SILIWANGI

Administrasi dan dokumentasi bukti adalah merupakan salah satu

bentuk pokok dalam mewujudkan tatakelola institusi/lembaga/unit

kerja yang baik. bukti adalah merupakan sumber informasi yang dapat

menjelaskan mengenai suatu kejadian atau kegiatan, administrasi dan

dokumentasi bukti wajib untuk dilakukan sehingga sumber informasi

tersebut terpelihara sebagai jejak rekam dari aktifitas secara lengkap

kegiatan lembaga. Oleh karena itu instrumen untuk mewujudkan

tatakelola, administrasi dan dokumentasi tersebut harus ditunjang

Standard Operating Procedures (SOP) yang memadai. Adapun SOP

administrasi dan dokumentasi khusus LPPM Universitas Siliwangi

terdiri :

1 Ketentuan Administrasi Surat Masuk

2 Prosedur Administrasi Surat Masuk

3 Ketentuan Administrasi Surat Keluar

4 Prosedur Administrasi Surat Keluar

5 Ketentuan Administrasi Surat Keputusan

6 Prosedur Administrasi Surat Keputusan

7 Ketentuan Administrasi Naskah Kerjasama

8 Prosedur Administrasi Naskah Kerjasama

9 Ketentuan Pihak Penandatangan Dan Pemaraf Surat Resmi

Kelembagaan LPPM

10 Ketentuan Pihak Penandatangan dan Pemaraf Surat Kepanitiaan

11 Ketentuan Penggunaan Tujuan Surat Internal Unsil

12 Ketentuan Pemegang Inventaris LPPM

13 Ketentuan Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Lingkungan Unsil

14 Prosedur administrasi jurnal dan buku dari lingkungan unsil


Halaman | 232

15 Ketentuan administrasi jurnal dan buku dari luar lingkungan unsil

16 Prosedur Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Luar Lingkungan Unsil

17 Ketentuan Administrasi Proposal Penelitian dan PPM

18 Prosedur Administrasi Proposal Penelitian dan PPM

19 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil PPM

20 Prosedur Administrasi Laporan Hasil PPM

21 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil Penelitian

22 Prosedur Administrasi Laporan Hasil Penelitian

23 Ketentuan Adminstrasi Peralatan/Inventaris LPPM

24 Prosedur Pengajuan Barang Inventaris Peralatan LPPM

25 Prosedur Penerimaan Barang Inventaris Peralatan LPPM

26 Ketentuan Adminstrasi Perlengkapan LPPM

27 Prosedur Pengajuan Perlengkapan LPPM

28 Prosedur Penerimaan Perlengkapan LPPM

29 Ketentuan Pengelolaan Kas LPPM

30 Ketentuan Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor

31 Prosedur Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor

32 Ketentuan Pengeluaran Dana LPPM

33 Prosedur Pengeluaran Dana LPPM

34 Ketentuan Penarikan Kas Dari Rekening LPPM

35 Prosedur Penarikan Kas Dari Rekening LPPM

Ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP) ini perlu

dilengkapi dan disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan keperluan

operasional LPPM. Namun setidaknya dengan telah dibuatnya

ketentuan dan SOP ini akan memberikan panduan dan pijakan bagi

pelaksana administrasi di LPPM dalam menjalankan tugas dan

tanggungjawabnya.

1 Ketentuan Administrasi Surat Masuk

KTU/staf LPPM wajib melaksanakan administrasi surat masuk

dengan cara mencatat nya ke buku agenda surat masuk (Buku


Halaman | 233

Agenda Surat masuk memuat : nomor urut, tanggal, bulan tahun

surat Masuk, nomor surat, pengirim, isi surat, keterangan)

a. KTU/staf LPPM wajib melampirkan form disposisi jika surat

masuk tersebut sifatnya kedinasan dan perlu diketahui oleh

struktural LPPM, minimal disposisi dilakukan oleh ketua, LPPM,

sekretaris, kapus dan KTU sebagai fungsi kontrol dan koordinasi

b. KTU atau pihak termaksud dalam surat wajib menindaklanjuti

hasil disposisi (bila sipatnya harus ditindaklanjuti)

c. Surat masuk wajib didokumetasikan secara baik dalam tempat

penyimpanan dokumen surat masuk secara tersendiri.

d. Dalam tempat penyimpanan dokumen surat masuk diberi

pembatas berdasarkan nama bulan terjadinya surat masuk

Contoh Format Agenda Surat masuk (ASM)

No Tanggal , bulan,

tahun surat masuk

Nomor

surat Pengirim surat Isi Keterangan

2 Prosedur Administrasi Surat Masuk

Prosedur pokok yang harus dilakukan dalam membuat

administrasi dan dokumentasi surat masuk adalah sebagai berikut

:

a. Surat Masuk diadministrasikan oleh KTU/staf LPPM dengan

mencatat nya ke buku agenda surat masuk

b. Setelah dicatat ke dalam buku agenda surat masuk kemudian

dilampiri Formulir disposisi.

c. Surat yang sudah dilampiri form. Disposisi diserahkan ke Ketua

LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus Penelitian, Kapus Pengabdian,

dan KTU untuk di dilakukan disposisi.

d. KTU atau pihak termaksud dalam surat menindaklanjuti hasil

disposisi (bila sifatnya harus ditindaklanjuti)


Halaman | 234

e. Selanjutnya KTU/staf administrasi LPPM mendokumentasikan

secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen surat masuk

secara tersendiri.Penyimpanan dokumen surat masuk diberi

pembatas berdasarkan nama bulan terjadinya surat masuk

Flowchart Administrasi Surat Masuk

Ketua LPPM Kapus Penelitian Kapus PengabdianSekretaris LPPMStaf Adm / KTU

Agenda Surat

Masuk

Arsip

Surat Masuk

Disposisi

Surat Masuk

Disposisi

Surat Masuk

Disposisi

Surat Masuk

Disposisi

Surat Masuk

Disposisi

Surat Masuk

Disposisi

Tindaklanjut/arsifkan

Tindaklanjut

3 Ketentuan Administrasi Surat Keluar

a. Surat Keluar di buat oleh staf adm/KTU LPPM atas dasar

inisiatif sendiri atau berdasarkan instruksi dari Ketua LPPM,

Sekretaris LPPM, Kapus Penelitian, Kapus Pengabdian pada

masyarakat (sesuai dengan isi, sifat) rangkap 3 (asli ketujuan,

rangkap ke dua untuk tembusan yang sifatnya laporan, rangkap

ke 3 sifatnya laporan/arsip).


Halaman | 235

b. Surat yang isi, sifatnya antara lembaga yang berhak

menandatangani adalah Ketua LPPM atau sekretaris LPPM, dan

kapus atas nama Ketua LPPM.

c. Surat yang dibuat dikonsultasikan dulu kepada yang akan

melakukan otorisasi

d. Surat yang akan ditandatangani harus diparaf sebagai salah

satu fungsi koordinasi dan control (Ketua LPPM di paraf oleh

Sekretaris LPPM jika sekretaris tidak ada oleh KTU, Sekretaris

diparaf oleh KTU/staf administrasi, Kapus di paraf oleh

Sekretaris jika sekretaris tidak ada maka di paraf oleh KTU/staf

administrasi)

e. Surat keluar wajib diadministrasikan dalam buku agenda surat

Keluar (Buku Agenda keluar memuat : nomor urut, tanggal,

bulan tahun surat keluar, nomor surat, pihak yang dituju, isi

surat, keterangan)

f. Surat keluar yang di tandatangani oleh ketua LPPM atau

sekretaris atas nama ketua LPPM dibuat rangkap 3,

tembusannya kepada rektor sebagai laporan, dan arsip,

g. Surat keluar yang di tandatangani oleh kepala pusat atau

sekretaris atas nama LPPM dibuat rangkap 3, tembusannya

kepada rektor, ketua LPPM sebagai laporan juga berfungsi

sebagai arsip,

h. Surat keluar wajib di dokumentasikan secara baik dokumen

surat keluar secara tersendiri.

i. Dalam tempat penyimpanan dokumen surat keluar diberi

pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keluar.

Contoh Format Agenda Surat Keluar (ASK)

NO

TANGGAL , BULAN,

TAHUN SURAT KELUAR

NOMOR

SURAT

TUJUAN

ISI

KETERANGAN


Halaman | 236

4 Prosedur Administrasi Surat Keluar

Prosedur pokok yang harus dilakukan dalam membuat

administrasi dan dokumentasi surat Keluar adalah sebagai berikut

:

a. Surat Keluar di buat oleh staf adm/KTU LPPM atas dasar

inisiatif sendiri atau berdasarkan instruksi dari Ketua LPPM,

Sekretaris LPPM, Kapus Penelitian, Kapus Pengabdian pada

masyarakat (sesuai dengan isi, sifat) rangkap 3 (asli ketujuan,

rangkap ke dua untuk tembusan yang sifatnya laporan, rangkap

ke 3 arsip).

b. Surat yang isi, sifatnya antara lembaga yang berhak

menandatangani adalah Ketua LPPM atau Sekretaris LPPM atas

nama Ketua LPPM.

c. Surat yang isi, sifatnya Internal dan atau kelembaga lain secara

khusus yang berhak menandatangani adalah Ketua LPPM atau

Sekretaris LPPM atas nama Ketua LPPM, Kepala Pusat

Penelitian, Kepala Pusat pengabdian.

d. Surat yang dibuat dikonsultasikan dulu kepada yang akan

melakukan otorisasi

e. Surat yang akan ditandatangani harus diparaf sebagai salah

satu fungsi koordinasi dan control (Ketua LPPM di paraf oleh

Sekretaris LPPM jika sekretaris tidak ada oleh KTU, Sekretaris

diparaf oleh KTU, Kapus di paraf oleh sekretaris jika sekretaris

tidak ada maka di paraf oleh KTU)

f. Surat keluar diadministrasikan oleh staf LPPM dengan

mencatat nya ke buku agenda surat Keluar (Buku Agenda

keluar memuat : nomor urut, tanggal, bulan tahun surat keluar,

nomor surat, pihak yang dituju, isi surat, keterangan)

g. Surat keluar yang di tandatangani oleh ketua LPPM atau

sekretaris atas nama ketua LPPM tembusannya kepada rektor

sebagai Laporan, dan arsip,


Halaman | 237

h. Surat keluar yang di tandatangani oleh kepala pusat atau

sekretaris atas nama kepala pusat tembusannya kepada ketua

LPPM sebagai Laporan, dan arsip,

i. Selanjutnya surat tersebut di dokumentasikan secara baik

dalam tempat penyimpanan dokumen surat keluar secara

tersendiri. Penyimpanan dokumen surat keluar diberi

pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keluar

Flowchart Administrasi Surat Keluar

Ketua LPPM Rektor Tujuan SuratSekretaris LPPMStaf Adm / KTU

Surat Keluar Surat Keluar

Agenda Surat

Keluar

Surat Keluar

Surat Keluar Surat Keluar

Surat Keluar Surat KeluarSurat Keluar

Arsip

Acc/faraf

Revisi

Hasil Revisi

ditandatangan

Tembusan


Halaman | 238

5 Ketentuan Administrasi Surat Keputusan

a. Surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Yayasan, Rektor,

Ketua LPPM, lembaga lembaga/unit kerja yang ada di Unsil dan

atau Pemerintah di catat ke dalam buku Dokumen Surat

keputusan (buku Dokumen Surat Keputusan memuat : No.

urut, No. Surat keputusan, isi keputusan, Pihak yang

mengeluarkan, keterangan)

b. Untuk hal tertentu surat keputusan tersebut wajib di

perbanyak untuk disampaikan kepada pihak pihak terkait

c. Surat keputusan wajib di administrasikan dengan baik dalam

buku Dokumen Surat Keputusan oleh KTU/staf administrasi

d. Dalam tempat penyimpanan dokumen surat keputusan diberi

pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keputusan.

Contoh Format Buku Dokumen Surat Keputusan (BDSK)

NO NOMOR SK ISI WAKTU PIHAK YANG

MENGELUARKAN KETERANGAN

6 Prosedur Administrasi Surat Keputusan

Prosedur pokok administarsi dan dokumentasi surat keputusan

sebagai berikut :

a. Surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Yayasan, Rektor,

Ketua LPPM, lembaga lembaga/unit kerja yang ada di Unsil dan

atau Pemerintah di catat ke dalam buku Dokumen Surat

keputusan (buku Dokumen Surat Keputusan memuat : No.

urut, No. Surat keputusan, isi keputusan, Pihak yang

mengeluarkan, keterangan)

b. Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh internal LPPM secara

otomatis arsipnya harus didokumentasikan, sedangkan surat

keputusan yang dikeluarkan oleh pihak diluar LPPM (Yayasan,


Halaman | 239

Universitas, Lembaga/unit kerja, dan atau pemerintah) yang

masuk ke LPPM setelah dicatat dalam buku Dokumen Surat

Keputusan perlu mendapat tanda disposisi dari ketua LPPM,

Sekretaris LPPM, Kapus, dan KTU sebagai bukti bahwa Surat

keputusan tersebut sudah diketahui).

c. Untuk hal tertentu surat keputusan tersebut wajib di

perbanyak untuk disampaikan kepada pihak pihak terkait

d. Selanjutnya surat keputusan tersebut di dokumentasikan

secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen surat

keputusan secara tersendiri. Penyimpanan dokumen surat

keputusan diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya

surat keputusan

Flowchart Administrasi Surat Keputusan

Rektor/YUS/Lainnya SekretarisLPPM/KapusKetua LPPMStaf Adm / KTU

Buku Dokumen SK

Surat Keputusan

Arsip

Surat Keputusan Surat Keputusan Surat Keputusan Surat Keputusandisposisi disposisi


Halaman | 240

7 Ketentuan Administrasi Naskah Kerjasama

a. Naskah Kerjasama wajib di dicatat ke dalam buku Dokumen

Kerjasama (buku Dokumen kerjasama memuat : No. urut, No.

Kerjasama, isi kerjasama, Waktu kerjasama, Pihak yang

kerjasama, keterangan)

b. Dokumen naskah kerjasama perlu mendapat tanda disposisi

dari ketua LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus, dan KTU sebagai

bukti bahwa naskah tersebut sudah diketahui).Dalam hal

tertentu Naskah Kerjasama perlu di perbanyak dan

disampaikan kepada pihak pihak terkait.

c. Selanjutnya naskah kerjasama tersebut di dokumentasikan

secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen naskah

kerjasama secara tersendiri.

d. Dalam tempat penyimpanan dokumen naskah kerjasama diberi

pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya naskah

kerjasama

Contoh Format Buku Dokumen Kerjasama (BDK) NO NOMOR KERJASAMA ISI WAKTU PIHAK KERJASAMA KETERANGAN

8 Prosedur Administrasi Naskah Kerjasama

Prosedur pokok administarsi dan dokumentasi surat kerjasama

sebagai berikut :

a. Naskah Kerjasama wajib dicatat ke dalam buku Dokumen

Kerjasama (buku Dokumen kerjasama memuat : No. urut, No.

Kerjasama, isi kerjasama, Waktu kerjasama, Pihak yang

kerjasama, keterangan)


Halaman | 241

b. Dokumen naskah kerjasama perlu mendapat tanda disposisi

dari ketua LP2M, Sekretaris LP2M, Kapus, dan KTU sebagai

bukti bahwa Surat keputusan tersebut sudah diketahui). Dalam

hal tertentu Naskah Kerjasama perlu di perbanyak dan

disampaikan kepada pihak pihak terkait.

c. Selanjutnya naskah kerjasama tersebut di dokumentasikan

secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen naskah

kerjasama secara tersendiri. Penyimpanan dokumen naskah

kerjasama diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya

naskah kerjasama.

Flowchart Administrasi Naskah Kerjasama

Ketua LPPM Kapus Penelitian Kapus PengabdianSekretaris LPPMStaf Adm / KTU

Buku Dokumen

Kerjasama

Arsip

Naskah Kerjasama

Disposisi

Naskah Kerjasama

Disposisi

Naskah Kerjasama

Disposisi

Naskah Kerjasama

Disposisi

Naskah Kerjasama

Disposisi

Naskah Kerjasama

Disposisi


Halaman | 242

9 Ketentuan Pihak Penandatangan Dan Pemaraf Surat Resmi Kelembagaan LPPM

a. Ketua LPPM diparaf oleh sekretaris LPPM, atau kepala Pusat

atau KTU

b. Sekretaris bertindak atas nama ketua LPPM diparaf oleh KTU

atau staf administrasi

c. Kepala Pusat bertindak atas nama ketua LPPM diparaf oleh

sekretaris atau KTU atau staf administrasi atau bidang terkait

d. Bidang tertentu bertindak atas nama LPPM atau kepala pusat

terkait diparaf oleh sekretaris atau KTU/staf administrasi

10 Ketentuan Pihak Penandatangan dan Pemaraf Surat Kepanitiaan

a. Ketua LPPM menandatangani sebagai penanggungjawab

diparaf oleh sekretaris LPPM, atau kepala pusat, atau KTU

b. Sekretaris dan kapus bertindak atas nama ketua LPPM diparaf

KTU atau staf administrasi

c. Ketua pelaksana Kegiatan diparaf oleh sekretaris atau

KTU/kesekretariatan

d. Sekretaris panitia bertindak atas nama ketua pelaksana di paraf

oleh KTU/kesekretariatan

e. Seksi seksi/bagian tertentu bertindak atas nama ketua

pelaksana di paraf oleh sekretaris panitia atau

KTU/kesekretariatan

11 Ketentuan Penggunaan Tujuan Surat Internal Unsil

a. Surat ke rektor

Surat yang sifat substansinya kebijakan Universitas,

ditujukan langsung ke rektor

Surat ke rektor yang sifat substansinya akademik, ditujukan

ke rektor c.q pembantu rektor 1


Halaman | 243

Surat ke rektor yang sifat substansinya keuangan,

administrasi, personalia, dan kelengkapan operasional,

ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 2

Surat ke rektor yang sifat substansinya kemahasiswaan,

ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 3

Surat ke rektor yang sifat substansinya kerjasama, IT, dan

kehumasan, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 4

b. Surat ke dekan/Direktur

Surat yang sifat substansinya kebijakan fakultas/pasca,

ditujukan langsung ke dekan, tembusan ke rektor sebagai

laporan

Surat ke dekan yang sifat substansinya akademik, ditujukan

dekan c.q pembantu dekan/asdir 1, tembusan ke rektor

sebagai laporan

Surat ke dekan yang sifat substansinya keuangan,

administrasi, personalia, dan kelengkapan operasional,

ditujukan ke dekan c.q pembantu dekan/asdir 2, tembusan

ke rektor sebagai laporan

Surat ke dekan yang sifat substansinya kemahasiswaan,

ditujukan ke rektor c.q pembantu dekan/asdir 3, tembusan

ke rektor sebagai laporan

c. Surat ke biro, ditujukan langsung ke biro terkait, tembusan ke

rektor sebagai laporan

d. Surat ke prodi, ditujukan langsung ke prodi terkait, tembusan

ke disampaikan ke rektor sebagai laporan, dan ke

dekan/direktur sebagai koordinasi

12 Ketentuan Pemegang Inventaris LPPM

a. Setiap barang/peralatan LPPM yang karena tugas dan

jabatanya dikuasakan ke pihak tertentu wajib dibuat SK

penujukkan penggunaan dan penguasaan barang tersebut


Halaman | 244

b. SK sebagaimana poin a ditandatangani ketua LPPM, dibuat

rangkap 2 (untuk pejabat pemegang kuasa dan arsip)

c. Barang yang di inventariskan harus tercatat dalam daftar

peralatan/invebtaris LPPM

13 Ketentuan Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Lingkungan Unsil

a KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan penerbitan

jurnal atau buku yang berasal dari internal ke dalam catatan

jurnal internal khusus untuk jurnal, sedangkan untuk buku

dicatat ke dalam catatan buku internal (catatan tersebut

memuat : No urut, nama jurnal/buku, No. ISSN/ISBN, Unit

Kerja, volume/nomor, edisi terbit, dan tahun, keterangan)

b Jurnal/buku tersebut didokumentasikan di LPPM maksimal 3

jurnal/buku

c Jurnal/buku tersebut disimpan dengan urutan volume dan

tahun terbit pada rak yang sudah dikodefikasi sesuai unit kerja

sumber jurnal/buku (FE= Fakultas Ekonomi, FKIP = Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan, FT= Fakultas Teknik, Fisip=

Fakultas Ilmu Sosial Politik, Faperta = Fakultas Pertanian, FIK =

Fakultas Ilmu Kesehatan, Pasca = Pascasarjana Unsil, FAI =

Fakultas Agama Islam), bila ada tambahan fakultas bisa

disesuaikan .

d Jurnal/buku tersebut harus di rekap dalam sebuah tabel

rekapitulasi jurnal/buku berdasarkan kodefikasi pada poin c

kemudian dibuat data base

Contoh format buku catatan jurnal dari pihak internal

No Nama

jurnal

Nama

penulis ISSN Unit kerja

Volume /

nomor

Tahun

/penerbit Ket


Halaman | 245

contoh format buku catatan buku dari pihak internal

No Judul buku Nama

penulis ISBN Unit kerja Edisi

Tahun

/penerbit Ket

14 Prosedur administrasi jurnal dan buku dari lingkungan unsil

Administrasi dan dokumentasi Jurnal yang diterbitkan

dilingkungan Universitas Siliwangi atau buku hasil karya tulis

dosen Universitas Siliwangi harus diadministrasikan dan

didokumentasikan secara baik. Prosedur administrasi dan

dokumentasi jurnal ini sebagai berikut :

a. KTU/staf administrasi, mencatat jurnal/buku dari lingkungan

Unsil ke dalam catatan jurnal/buku internal (catatan tersebut


Kerja, volume/nomor, tahun/penerbit, keterangan)

b. KTU/Staf administrasi LPPM mendokumentasikan jurnal/buku

tersebut Minimal 1 jurnal/buku di LPPM, Jika ada eksemplarnya

banyak didisitribusikan ke pihak yang ditetapkan

c. Selanjutnya KTU/staf administrasi menyimpan jurnal/buku

tersebut sesuai dengan ketentuan.


Halaman | 246

Flowchart Administrasi Jurnal/Buku Dari Lingkungan Unsil

Distribusi ke Pihak

TertentuLPPM

Unit Kerja (Fakultas /

PPS)

Mencatat Dalam Buku

Catatan Jurnal/Buku

Surat Pengantar

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Surat Pengantar

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Buku Catatan

Jurnal / Buku

Jurnal/Buku

disimpan

15 Ketentuan administrasi jurnal dan buku dari luar lingkungan unsil

a. KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan penerbitan

jurnal atau buku yang berasal dari luar Unsil ke dalam catatan

jurnal eksternal khusus untuk jurnal, sedangkan untuk buku

dicatat ke dalam catatan buku eksternal (catatan tersebut


Kerja/pengirim, volume/nomor, tahun/penerbit, dan,

keterangan)

b. Jurnal/buku tersebut didokumentasikan di LPPM minimal 1

jurnal/buku, Jika eksemplarnya banyak maka disampaikan ke

perpustakaan Unsil


Halaman | 247

c. Jurnal/buku tersebut disimpan dengan urutan volume dan

tahun terbit pada rak yang sudah dikodefikasi sesuai rumpun

keilmuan.

d. Jurnal/buku tersebut harus di rekap dalam sebuah tabel

rekapitulasi jurnal/buku berdasarkan kodefikasi pada poin c

kemudian dibuat data base

Contoh format buku catatan jurnal dari pihak Eksternal (Luar Unsil)

No Nama jurnal Nama

penulis ISSN Unit kerja

Volume /

nomor

Tahun

/penerbit Ket

contoh format buku catatan buku dari pihak Eksternal (Luar Unsil)

No Judul buku Nama

penulis ISBN Unit kerja Edisi

Tahun

/penerbit Ket

16 Prosedur Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Luar Lingkungan

Unsil

Administrasi dan dokumentasi Jurnal yang diterbitkan dari luar

lingkungan Universitas Siliwangi atau buku yang diberikan ke

LPPM harus diadministrasikan dan didokumentasikan secara baik.

Prosedur administrasi dan dokumentasi jurnal ini sebagai berikut

a KTU/staf administrasi, mencatat jurnal/buku yang berasal dari

diseminasi perguruan lain ke dalam catatan

jurnal/bukueksternal (catatan tersebut memuat : No urut,

nama jurnal/buku, No. ISSN/ISBN, Unit Kerja, volume/nomor,

tahun/penerbit, keterangan)


Halaman | 248

b KTU/Staf administrasi LPPM mendokumentasikan jurnal/buku

tersebut sesuai urutan volume dan tahun terbit pada rak yang

sudah dikodefikasi sesuai rumpun keilmuan

c KTU/staf administrasi LPPM harus melakukan updating catatan

jurnal/buku tersebut untuk setiap buku/jurnal yang masuk

dalam sebuah tabel rekapitulasi jurnal/buku berdasarkan

kodefikasi, kemudian dibuat data base.

Flowchart Administrasi Jurnal/Buku Dari Luar Lingkungan Unsil

Perpustakaan UnsilKTU/Staf ADM LPPMPerguruan Tinggi Lain

Mencatat Dalam Buku

Catatan Jurnal/Buku

Surat Pengantar

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Surat Pengantar

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Jurnal/Buku

Buku Catatan

Jurnal / Buku

Jurnal/Buku

Disimpan

17 Ketentuan Administrasi Proposal Penelitian dan PPM

a Proposal PPM yang diajukan ke LPPM wajib disertai surat

pengantar dari pimpinan unit

b Proposal yang diajukan ke LPPM rangkap 3

c KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi


Halaman | 249

d KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan proposal

PPM secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil PPM

e KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi proposal PPM

setiap semester/tahun

f KTU LPPM/staf adm wajib menindaklanjuti proposal yang

diterima sesuai ketentuan

g KTU LPPM/wajib mendokumentasikan proposal/hasil sesuai

kodefikasi dan ketentuan berlaku

NO TANGGAL MASUK

PROPOSAL

JUDUL PROPOSAL

PPM

NAMA PENGUSUL

UNIT KERJA

REALISASI DANA

TANGGAL MASUK

PELAPORAN KETERANGAN

Contoh Format Buku Proposal dan pelaporan hasil PPM

REKAPITULASI PROPOSAL PPM

SEMESTER.........TAHUN.........

LP2M UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA

NO NAMA PENGUSUL JUDUL/TEMA

PROPOSAL UNIT KERJA KETERANGAN

Contoh Format Rekapitulasi Pengajuan Proposal PPM Per Semester

REKAPITULASI PELAPORAN HASIL PPM



NO NAMA

PENGUSUL JUDUL /TEMA

PPM UNIT KERJA

REALISASI DANA

KETERANGAN

Contoh Format Rekapitulasi Laporan Hasil PPM Per Semester


Halaman | 250

18 Prosedur Administrasi Proposal Penelitian dan PPM

a KTU LPPM/staf adm menerima proposal PPM rangkap 3 dari

pengusul secara lengkap disertai surat pengantar dari pimpinan

unit kerja

b Proposal yang diterima tersebut diverifikasi kelengkapan dan

kesesuaian dengan ketentuan (desk evaluasi), jika sesuai maka

dicatat ke dalam buku proposal dan hasil PPM

c Jika tidak sesuai maka proposal tersebut dikembalikan ke pihak

pengusul

d KTU LPPM/staf adm menindaklanjuti proposal tersebut dan

melakukan dokumentasi

Flowchart Administrasi proposal PPM

KTU LPPM/Staf AdmPengusul Proposal

Proposal rangkap

3, disertai surat

pengantar dari

pimpinan unit kerja

Proposal rangkap

3, disertai surat

pengantar dari

pimpinan unit kerja

Melakukan

verifikasi dan

desk evaluasi

Proposal lolos

verifikasi

Proposal

dilengkapi/direvisi

Tindaklanjut dan

dokumentasi

Lolos

Revisi

19 Ketentuan Administrasi Proposal Penelitian

a Proposal penelitian yang diajukan ke LPPM wajib disertai surat

pengantar dari pimpinan unit

b Proposal yang diajukan ke LPPM rangkap 3

c KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi


Halaman | 251

d KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan proposal

penelitian secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil

penelitian.

e KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi proposal

penelitian setiap semester/tahun

f KTU LPPM/staf adm wajib menindaklanjuti proposal yang

diterima sesuai ketentuan

g KTU LPPM/wajib mendokumentasikan proposal/hasil

penelitian sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku

NO WAKTU MASUK

PROPOSAL

JUDUL PROPOSAL PENELITIAN

NAMA PENGUSUL

UNIT KERJA

REALISASI DANA

TANGGAL MASUK

PELAPORAN KET

Contoh Format Buku Proposal dan pelaporan hasil Penelitian

REKAPITULASI PROPOSAL PENELITIAN



NO NAMA

PENGUSUL

JUDUL/TEMA PROPOSAL PENELITIAN

UNIT KERJA KETERANGAN

Contoh Format Rekapitulasi Pengajuan Proposal Penelitian Per Semester

REKAPITULASI PELAPORAN HASIL PENELITIAN



NO NAMA

PENGUSUL

JUDUL /TEMA

PENELITIAN UNIT KERJA

REALISASI

DANA KETERANGAN

Contoh Format Rekapitulasi Laporan Hasil Penelitian Per Semester


Halaman | 252

20 Prosedur Administrasi Proposal Penelitian

a KTU LPPM/staf adm menerima proposal Penelitian rangkap 3

dari pengusul secara lengkap disertai surat pengantar dari

pimpinan unit kerja

b Proposal yang diterima tersebut diverifikasi kelengkapan dan


dicatat ke dalam buku proposal dan hasil Penelitian

c Jika tidak sesuai maka proposal tersebut dikembalikan ke pihak

pengusul

d KTU LPPM/staf adm menindaklanjuti proposal tersebut dan

melakukan dokumentasi

Flowchart Administrasi proposal Penelitian

KTU LPPM/Staf AdmPengususl Proposal

Proposal rangkap

3, disertai surat

pengantar dari

pimpinan unit kerja

Proposal rangkap

3, disertai surat

pengantar dari

pimpinan unit kerja

Melakukan

verifikasi dan

desk evaluasi

Proposal lolos

verifikasi

Proposal

dilengkapi/direvisi

Tindaklanjut dan

dokumentasi

Lolos

Revisi


Halaman | 253

21 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil PPM

a Laporan hasil PPM terdiri dari 1 eksemplar laporan utuh/

lengkap dan 1 CD yang berisi laporan PPM secara lengkap

termasuk dokumentasi.

b KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi

c KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan laporan hasil

PPM secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil PPM.

d KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi laporan hasil

PPM setiap semester/tahun

e KTU LPPM/wajib mendokumentasikan laporan hasil PPM

sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku

22 Prosedur Administrasi Laporan Hasil PPM

a KTU LPPM/staf adm menerima laporan hasil PPM secara

lengkap (laporan penelitian, dan CD/soft copy laporan hasil

PPM)

b Laporan hasil PPM tersebut diverifikasi kelengkapan dan


dicatat ke dalam buku proposal dan hasil PPM

c Jika tidak sesuai maka laporan hasil PPM tersebut dikembalikan

ke pihak pelaksana PPM

d KTU LPPM/staf adm mengadministrasikan melakukan

dokumentasi hasil PPM, artikel dan CD sesuai ketentuan yang

berlaku


Halaman | 254

Flowchart Administrasi Laporan Hasil PPM

KTU LPPM/Staf AdmPeneliti

Laporan lengkap 1

eksemplar dan CD

berisi laporan

Laporan lengkap 1

eksemplar dan CD

berisi laporan

Verifikasi

kelengkapan dan

kesesuaian

dengan ketentuan

Laporan telah

sesuai

Perbaikan/revisi

laporan

Aministrasi dan

dokumentasi

sesuai ketentuan

sesuai

Revisi

23 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil Penelitian

a Laporan hasil penelitian terdiri dari 1 eksemplar laporan

penelitian utuh/ lengkap, 1 eksemplar laporan untuk publikasi

ke jurnal ilmiah, dan 1 CD yang berisi laporan hasil penelitian,

artikel untuk jurnal dan dokumen pendukung penelitian.

b KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi

c KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan laporan hasil

penelitian secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil

penelitian.

d KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi laporan hasil

penelitian setiap semester/tahun

e KTU LPPM/wajib mendokumentasikan laporan laporan hasil

penelitian sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku


Halaman | 255

24 Prosedur Administrasi Laporan Hasil Penelitian

a KTU LPPM/staf adm menerima laporan hasil penelitian secara

lengkap (laporan penelitian, CD, dan artikel penelitian)

b Laporan hasil penelitian tersebut diverifikasi kelengkapan dan


dicatat ke dalam buku proposal dan hasil Penelitian

c Jika tidak sesuai maka laporan hasil penelitian tersebut

dikembalikan ke pihak peneliti

d KTU LPPM/staf adm mengadministrasikan melakukan

dokumentasi hasil penelitian, artikel dan CD sesuai ketentuan

yang berlaku

Flowchart Administrasi Laporan Hasil

Penelitian

KTU LPPM/Staf AdmPeneliti

Laporan lengkap 1

eksemplar dan CD

berisi laporan, dan

artikel

Laporan lengkap 1

eksemplar dan CD

berisi laporan, dan

artikel

Verifikasi

kelengkapan dan

kesesuaian

dengan ketentuan

Laporan telah

sesuai

Perbaikan/revisi

laporan

Aministrasi dan

dokumentasi

sesuai ketentuan

sesuai

Revisi


Halaman | 256

25 Ketentuan Adminstrasi Peralatan/Inventaris LPPM

a. Semua peralatan inventaris yang ada di LPPM harus tercatat

dalam buku catatan peralatan/iventaris LPPM

b. Buku catatan tersebut dipegang oleh KTU, setidak tidaknya

harus menjelaskan mengenai :

1) Nama barang,

2) kode barang,

3) tanggal, bulan dan tahun pembelian/ pembuatan,

4) jumlah barang,

5) nomor faktur pembelian,

6) nama toko barang tersebut dibeli

7) harga barang

c. Jika terjadi pembelian maka dokumen order barang harus

diperiksa untuk mencocokan spesifikasi barang dengan

permintaan, jika sudah cocok maka KTU sebagai kuasa

penerima atau bagian yang ditunjuk menandatanganinya

sebagai bukti barang tersebut cocok

d. Setiap penerimaan barang, kwitansi dan dokumen order

barang harus dimintakan copian nya dan diarsipkan dalam file

khusus

e. Barang tersebut wajib dihitung beban penyusutannya

(ketentuan penyusustan mengacu kepada ketentuan

perpajakan)

f. ketua LPPM baik secara langsung maupun melalui sekretaris

berkewajiban utuk melakukan pengecekan terhadap

kebenaran buku catatan tersebut secara periodik maupun

secara insidentil.


Halaman | 257

Contoh Buku catatan peralatan/inventaris

Tanggal Pembelian

Uraian Nama Barang

Kode barang

No Faktur dan Sfesifikasi

Harga Nama Toko

Golongan

26 Prosedur Pengajuan Barang Inventaris Peralatan LPPM

a. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan pengadaan

peralatan/inventaris LPPM sesuai dengan kebutuhan yang

ditetapkan

b. Surat tersebut harus memuat: nama, jumlah, jenis, dan

spesifikasi peralatan/inventaris yang diajukan

c. Surat dibuat ragkap 2, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor

2,

d. Surat tersebut disampaikan ke sekretaris atau pihak yang

diperkenankan menurut ketentuan untuk di verifikasi dan

diotorisasi

e. Surat ditandatangani oleh ketua LPPM atau pihak yang

diperkenankan menurut ketentuan

f. KTU/staf administrasi mengirimkan surat melalui BAUM,

g. BAUM menandatangani buku expedisi surat keluar sebagai

bukti bahwa surat sudah sampai ke BAUM

h. KTU/staf administrasi mengadministrasikan kedalam buku

surat keluar dan mendokumentasikan surat lembar kedua

sesuai dengan ketentuan


Halaman | 258

Flowchart Pengajuan Peralatan/Inventaris LPPM

Sekretaris LPPM Ketua LPPM BAUMKTU LPPM/Staf Adm

Usulan kebutuhan

peralatan

Usulan kebutuhan

peralatan

Verifikasi/ACC

Surat Pengajuan

Peralatan

Surat Pengajuan

Peralatan

diverifikasi dan di

paraf

Surat Pengajuan

Peralatan

diverifikasi dan

ditandatangani

Surat yang sudah

ditandatanganai

ketua LPPM

Buku

ekspedisi

Surat Pengajuan

peralatan

Buku

ekspedisi

Buku

ekspedisi

File

27 Prosedur Penerimaan Barang Inventaris Peralatan LPPM

a. KTU atau pihak penerima barang peralatan/inventaris

menerima bukti order pengiriman barang dan kwitansi

pembayaran barang

b. KTU atau pihak penerima barang peralatan/inventaris

melakukan pengecekan terhadap barang tersebut untuk

mencocokan kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta

c. Jika barang tersebut sesuai dengan permintaan maka pihak

penerima dari LPPM memaraf tanda penyerahan/pengiriman


Halaman | 259

barang sebagai bukti bahwa barang tersebut sesuai dan telah

diterima.

d. KTU atau pihak penerima barang peralatan/inventaris

mempotocopi atau menerima salinan kwitansi dan bukti

penerimaan oreder barang,

e. Barang tersebut diadministrasikan ke dalam buku administrasi

peraltan berdasarkan bukti kwitansi dan bukti order barang

dalam file khusus

f. Barang tersebut selanjutnya ditatalaksanakan sesuai dengan

peruntukan dan tempat yang telah ditentukan berdasarkan

kebijakan LPPM.

Flowchart Penerimaan Barang Peralatan

KTU LPPM/Pihak yang

ditunjuk

Bagian Pengadaan

Unsil/Suplier

Order permintaan

barang dan

kwitansi pembelian

Barang

perlengkapan

Order permintaan

barang dan

kwitansi pembelian

Barang

perlengkapan

Pencocokan

dengan spesifikasi

yang diminta

Penerimaan,

administrasi ,

penyimpanan

Kwitansi lembar ke

2

File


Halaman | 260

28 Ketentuan Adminstrasi Perlengkapan LPPM

a. Semua perlengkapan harus tercatat dalam buku catatan

perlengkapan

b. Buku catatan tersebut dipegang oleh KTU, setiap bulan harus

diperiksa supaya dapat diketahui posisi saldo dan kebutuhan

perlengkapan berikutnya,

c. Saldo perlengkapan tersebut akan menjadi penambah

perlengkapan periode berikutnya, buku tersebut setidak

tidaknya harus menjelaskan mengenai :

1) Keterangan (menjelaskan mengenai keterkaitan

munculnya perlengkapan),

2) kode barang,

3) tanggal, bulan dan tahun pembelian/ pembuatan,

4) jumlah barang,

5) nomor faktur pembelian,

6) nama toko barang tersebut dibeli

7) harga barang

8) jumlah pemakaian

9) saldo perlengkapan

d. Dokumen order barang harus diperiksa untuk mencocokan

spesifikasi barang dengan permintaan, jika sudah cocok maka

KTU sebagai kuasa penerima atau bagian yang ditunjuk

menandatanganinya sebagai bukti barang tersebut cocok

e. Setiap penerimaan barang, kwitansi dan dokumen order

barang harus dimintakan copian nya dan diarsipkan dalam file

khusus

f. Ketua LPPM baik secara langsung maupun melalui sekretaris

berkewajiban utuk melakukan pengecekan terhadap

kebenaran buku catatan tersebut secara periodik maupun

secara insidentil.


Halaman | 261

29 Prosedur Pengajuan Perlengkapan LPPM

a. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan pengadaan

perlengkapan LPPM sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan

b. Surat tersebut harus memuat: nama, jumlah, jenis, dan

spesifikasi perlengkapan yang diajukan

c. Surat dibuat rangkap 2, ditujukan ke rektor c.q pembantu

rektor 2,

d. Surat tersebut disampaikan ke sekretaris atau pihak yang

diperkenankan menurut ketentuan untuk di verifikasi dan

diotorisasi

e. Surat ditandatangani oleh ketua LPPM atau pihak yang

diperkenankan menurut ketentuan

f. KTU/staf administrasi mengirimkan surat melalui BAUM,

g. BAUM menandatangani buku ekspedisi surat keluar sebagai

bukti bahwa surat sudah sampai ke BAUM

h. KTU/staf administrasi mengadministrasikan kedalam buku

surat keluar dan mendokumentasikan surat lembar kedua

sesuai dengan ketentuan


Halaman | 262

Flowchart Pengajuan Perlengkapan

Sekretaris LPPM Ketua LPPM BAUMKTU

Usulan Kebutuhan

Perlengkapan

Usulan Kebutuhan

Perlengkapan

Verifikasi / acc

Surat Pengajuan

PeralatanSurat Pengajuan

Perlengkapan Verifikasi dan

Paraf

ya

tidak

Surat Pengajuan


Perlengkapan

Surat Pengajuan

Perlengkapan

ditandatangani

Surat Pengajuan


Perlengkapan

ekspe

disi

ekspe

disi

Surat Pengajuan

Perlengkapan

ekspe

disi

30 Prosedur Penerimaan Perlengkapan LPPM

a. KTU atau pihak penerima barang perlengkapan menerima bukti

order pengiriman barang dan kwitansi pembayaran barang

b. KTU atau pihak penerima barang perlengkapan melakukan

pengecekan terhadap barang tersebut untuk mencocokan

kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta

c. Jika barang tersebut sesuai dengan permintaan maka pihak

penerima dari LPPM memaraf tanda penyerahan/pengiriman


Halaman | 263

barang sebagai bukti bahwa barang tersebut sesuai dan telah

diterima.

d. KTU atau pihak penerima barang perlengkapan mempotocopi

atau menerima salinan kwitansi dan bukti penerimaan order

barang,

e. Perlengkapan diadministrasikan ke dalam buku administrasi

perlengkapan berdasarkan bukti kwitansi dan bukti order

barang dalam file khusus

f. Selanjutnya perlengkapan tersebut disimpan atau

ditatalaksanakan sesuai dengan peruntukan dan tempat yang

telah ditentukan berdasarkan kebijakan LPPM.

Flowchart Penerimaan Perlengkapan

KTU LPPM/Pihak yang

ditunjuk

Bagian Pengadaan

Unsil/Suplier

Order permintaan

barang dan

kwitansi pembelian

Barang

perlengkapan

Order permintaan

barang dan

kwitansi pembelian

Barang

perlengkapan

Pencocokan

dengan spesifikasi

yang diminta

Penerimaan,

administrasi ,

penyimpanan

Kwitansi lembar ke

2

File


Halaman | 264

Contoh buku administrasi perlengkapan

Tanggal Uraian Nama

Barang Jumlah Barang

Harga No

Faktur Kode

barang Nama Toko

Jumlah Pemakaian

Saldo/unit

31 Ketentuan Pengelolaan Kas LPPM

a. Kas perlu di kelola dengan baik melalui administrasi dan

dokumentasi bukti yang memadai.

b. Kas LP2M terdiri dari Kas yang ada di tangan (pekas) atau kas

kecil dan kas yang ada di.Bank.

c. Kas kecil diperuntukan untuk membiayai kegiatan sehari hari

untuk mndukung operasional LP2M dengan maksimal saldo

tidak lebih dari Rp. 1000.000 kecuali jika ada kegiatan yang

menuntut frekuensi pengeluaran kas cukup tinggi disesuaikan

dengan jumlah pemenuhan kebutuhan.

d. Sedangkan kas di bank adalah dana dana yang bersumer baik

dari pencairan APP yang belum digunakan atau kas dari saldo

kegiatan baik internal maupun dari eksternal.

e. Kas di bank menggunakan rekening LP2M dengan dual control

Ketua LP2M dan Pekas/staf Adm LP2M.

f. Dalam pengelolaan kas di LP2M akan menggunakan Buku Kas

(buku kas tersebut memuat: no urut, tanggal, bulan tahun,

uraian, Kode mata anggaran, no bukti penerimaan,

pengeluaran, saldo).

g. LaporaN Kas yang dibuat harus menyajikan bahwa saldo

menurut catatan (kas di tangan dan saldo kas di bank) harus

sesuai dengan riilnya, termasuk juga konsistensi mutasi catatan

dengan dokumennya.Adapun dalam pengelolaan kas ini

diperlukan tiga prosedur antara lain : pengajuan dana LPPM,

pengeluaran kas, dan pengambilan kas dari rekening LP2M.


Halaman | 265

32 Ketentuan Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor

a. Surat pengajuan permintaan pencairan dana diajukan dari

LP2M harus di otorisasi oleh ketua LP2M atau Sekretaris LP2M

atas nama Ketua LP2M ditujukan ke Rektor c.q pembantu

rektor 2.

b. Jika yang melakukan otorisasi ketua LP2M maka surat tersebut

harus diparaf oleh sekteraris LP2M atau KTU LP2M, dan Jika

yang melakukan otorisasi sekretaris LP2M atas nama Ketua

LP2M maka surat tersebut di paraf oleh KTU LP2M.

c. Jika sumber dana berasa dari dana transitoris kegiatan rutin

atau insidentil dalam surat tersebut harus dicantumkan sumber

dana yang dimaksud.

d. Jika sumber dana berasal dari APP dalam surat tersebut harus

dicantumkan mata anggaran atau pos/sub pos yang diminta

untuk dikeluarkan, khusus untuk permintaan pengeluaran dana

yang sifatnya rutin dan dalam penganggaran jumlahnya sama

(biaya dapur, biaya photo copy, biaya rapat, dll) setiap bulan,

maka pengajuan tersebut harus dilampiri laporan yang

mencerminkan jumlah penerimaan, pengeluaran dan saldo

serta dialas oleh foto copi dokumen pengeluaran.

e. Penerimaan dana tersebut wajib di administrasikan ke dalam

buku kas.

f. Penerimaan kas harus ditutup setiap akhir bulan dan saldonya

masuk pada saldo awal bulan

g. Bukti penerimaan kas di dokumentasikan dalam arsip tersendiri

yang disusun berdasarkan urutan terjadinya transaksi.

h. Setiap bulan harus dibuat rekapitulasi penerimaan dan

pengeluaran disesuaikan dengan mata anggaran yang berlaku.


Halaman | 266

33 Prosedur Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor

Pengajuan pencairan dana bisa bersumber dari APP atau dana

transitoris kegiatan rutin (misalnya KKN) atau insidentil.

a. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan permintaan

pencairan Dana ditujukan ke Rektor c.q pembantu rektor 2,

surat tersebut sebelum di ajukan harus di paraf oleh sekretaris

atau pihak yang diperkenankan berdasarkan ketentuan

kemudian ditandatangani oleh ketua LPPM.

b. Jika sumber dana berasal dari dana transitoris kegiatan rutin

atau insidentil dalam surat tersebut harus dicantumkan sumber

dana yang dimaksud.

c. Jika sumber dana berasal dari APP dalam surat tersebut harus

dicantumkan mata anggaran atau pos/sub pos yang diminta

untuk dikeluarkan, khusus untuk permintaan pengeluaran dana

yang sifatnya rutin dan dalam penganggaran jumlahnya sama

(biaya dapur, biaya photo copy, biaya rapat, dll) setiap bulan,

maka pengajuan tersebut harus dilampiri laporan yang

mencerminkan jumlah penerimaan, pengeluaran dan saldo

serta dialas oleh foto copi dokumen pengeluaran.

d. KTU/staf administrasi menyampaikan surat melalui BAUM

sambil membawa buku ekspedisi untuk ditandatangani pihak

BAUM bahwa surat tersebut telah diterima

e. KTU/Staf keuangan/pekas menerima pencairan dana dari

bagian keuangan wajib memintakan bukti berupa kwitansi

lembar pertama sebagai dokumen di LPPM

f. KTU/staf keuangan/pekas kemudian mengadministrasikan

penerimaan dana tersebut ke dalam buku penerimaan dan

pengeluaran kas.

g. Bukti penerimaan kas di dokumentasikan dalam arsip tersendiri

yang disusun berdasarkan urutan terjadinya transaksi.


Halaman | 267

Flowchart Penarikan Dana Rutin dan Transitoris LPPM

Sekretaris LPPM Ketua LPPMBAUM/Bag. Keuangan

UnsilRektor/PR

KTU LPPM/staf

LPP M

Surat Pengajuan

Penarikan Dana

Surat Pengajuan

Penarikan Dana

disposisi

Surat Pengajuan

Penarikan Dana

Surat Pengajuan

Penarikan Dana disposisi

Surat Pengajuan

Penarikan Dana

Penandatanganan

buku ekspedisi

buku

ekspedisi

Surat Pengajuan

Penarikan Dana

Buku ekspedisi

disposisi

Surat Pengajuan

yang telah didisposisi

Rektor/PR

Bagian Keuangan

menyiapkan dana

dan kwitansi

Mencatat surat

keluar dan

mendokumentasi

kan lembar ke 2

Uang diterima

dilampiri kwitansi

Penandatanganan

kwitansi

Kwitansi yang

telah

ditandatangani

ketua LPPM

Kwitansi yang

telah

ditandatangani

ketua LPPM

Pencatatan dana yang

diterima dan

mendokumentasikan

kwitansi satu rangkap


Halaman | 268

34 Ketentuan Pengeluaran Dana LPPM

a. Segala bentuk pengeluaran kas harus ada otorisasi dan di

ketahui oleh Ketua LP2M, sekretaris LP2M atau pejabat

tertentu yang ditunjuk dalam sebuah kepanitiaan.

b. Pengeluaran kas di administrasikan ke dalam buku penerimaan

dan pengeluaran kas. (buku tersebut memuat: no urut, tanggal,

bulan tahun, no bukti, penjelasan/mata anggaran, penerimaan,

pengeluaran, saldo).

c. Pengeluaran tersebut harus ditutup setiap akhir bulan

d. Bukti pengeluaran kas di dokumentasikan dalam arsip

tersendiri yang disusun berdasarkan urutan terjadinya transaksi

e. Setiap bulan pengeluaran kas harus dibuat rekapitulasi

disesuaikan dengan mata anggaran yang berlaku

35 Prosedur Pengeluaran Dana LPPM

a. KTU/staf keuangan/pekas mengajukan permintaan

pengeluaran kas kepada ketua lppm melalui sekretaris lppm

b. Sekretaris LPPM atau pihak yang ditunjuk berdasarkan

ketentuan membubuhkan paraf jika pengajuan tersebut

dianggap benar, kemudian menyampaikan ke ketua LPPM.

c. Ketua LPPM menandatangani dan memberikan disposisi

apakah di realisasi semua, sebagian, atau di tolak usulan

tersebut atau ajuan tersebut.

d. KTU/staf keuangan/pekas, menyiapkan administrasi untuk

keperluan pengeluaran dana tersebut. Jika dana tersebut

tersedia di kas kecil LPPM maka KTU/staf keuangan/ pekas bisa

secara langsung melakukan transaksi pembayaran dana

tersebut ke pihak yang mengusulkan.

e. Jika dana tersebut tidak tersedia dalam kas kecil LPPM, maka

KTU/staf keuangan/pekas harus meminta tandatangan kuasa

rekening LPPM yaitu ketua LPPM dalam slip pengambilan uang.


Halaman | 269

f. Setelah slip tersebut ditandatangani ketua LPPM KTU/staf

keuangan/ pekas mencairkan dana ke bank

g. KTU/staf keuangan/ pekas selanjutnya membayarkan uang

tersebut yang dialas dengan kwitansi minimal rangkap 2

h. Selanjutnya KTU/staf keuangan/ pekas mencatat dan

mendokumentasikan bukti transaksi tersebut secara memadai

sesuai ketentuan.

Flowchart Pengeluaran Kas

Sekretaris LPPM BankKetua LPPMKTU/Staf Keuangan

LPPM

Usulan Kebutuhan

Dana dan form

penarikan

Usulan Kebutuhan

Dana dan form

penarikan

Uang

Dicatat dalam

Buku Penerimaan

dan Pengeluaran

Kas

Uang

Disposisi

Usulan Kebutuhan

Dana dan form

penarikan

Disposisi

Penandatangan

form penarikan

uang

Usulan Kebutuhan

Dana dan form

penarikan

Disposisi

Form. Penarikan

Uang


Halaman | 270

B Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Unit Kerja LPPM

Bulan : Tahun

No Tanggal Uraian

Kode mata

Anggaran

Nomor

Kwitansi

Penerimaan Pengeluaran Saldo

Rp Rp Rp

Catatan : Sumber dari bukti Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas

Laporan Rincian Keuangan Bulanan

Per Mata Anggaran

Unit kerja LPPM Universitas Siliwangi

Bulan : Tahun :

Nama Mata Anggaran: Kode mata Anggaran :

No Tanggal Uraian

No

Kwitansi

Penerimaan Pengeluaran Saldo

Rp Rp Rp

Catatan : Sumber dari Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Laporan Rekapitulasi Keuangan Bulanan


Bulan : Tahun :

No Kode Mata Mata Anggaran Penerimaan Pengeluaran Saldo

Anggaran Rp Rp Rp

Catatan : Sumber dari Laporan rincian keuangan bulanan


Halaman | 271

Laporan Rekapitulasi Keuangan

Semester : Gasal/Genap Tahun


No Kode Mata Mata Anggaran Angagaran Realisasi Persentase

Anggaran Rp Rp %

Catatan : Sumber dari rekapitulasi keuangan bulanan

Laporan Rekapitulasi Keuangan

Tahun Anggaran :


No Kode Mata Mata Anggaran Angagaran Realisasi Persentase

Anggaran Rp Rp %

Catatan : Sumber dari rekapitulasi keuangan semester gasal dan genap.

36 Ketentuan Penarikan Kas Dari Rekening LPPM

a. Pengambilan kas dari rekening LP2M hanya bisa dilakukan oleh

dua orang yaitu oleh ketua LP2M dan staf administrasi LP2M

yang ditunjuk, kecuali jika dalam hal tertentu bisa dilakukan

pengambilan oleh selain ke dua orang tersebut di atas yaitu

melalui pihak lain yang dikuasakan.

b. Pengambilan kas tersebut harus berdasarkan ijin dan

rekomendasi ketua dan Sekretaris LP2M.

c. Jika dalam sebuah kegiatan, pengambilan dana kegiatan

tersebut diajukan oleh pihak penyelenggara/panitia (ketua,

sekretaris atau bendahara) ditujukan ke Ketua LP2M (sesuai

poin b)


Halaman | 272

d. Setelah memperoleh ijin dan rekomendasi dari Ketua dan atau

sekretaris LP2M pemegang rekening (staf keuangan LPPM) bisa

melakukan penarikan kas.

e. Selanjutnya dibukukan dan didokumentasikan ke dalam buku

kas yang sifatnya mengurangi kas dibank, atau menambah

saldo kas kecil atau menambah penerimaan kas kepanitiaan

kegiatan.

f. Pengelolaan kas wajib dilakukan pertanggungjawaban melalui

sistem pelaporan secara sistematis dan terstruktur, sehingga

pelaporan ini merupakan salah satu bentuk akuntabilitas dari

setiap unit kerja. Sistem pelaporan harus berbasis dari sistem

record untuk setiap transaksi yang dituangkan dalam buku

penerimaan dan pengeluaran kas, selanjutnya dilaksanakan

secara berjenjang mulai dari pelaporan bulanan, semesteran

dan tahunan.

37 Prosedur Penarikan Kas Dari Rekening LPPM

a. KTU/staf keuangan/ pekas mengajukan pencairan dana dari

rekening LPPM ke ketua LPPM melalui sekretaris.

b. Sekretaris LPPM atau pihak yang ditunjuk berdasarkan

ketentuan membubuhkan paraf jika pengajuan tersebut

dianggap benar, kemudian menyampaikan ke ketua LPPM.

c. Ketua LPPM menandatangani dan memberikan disposisi

apakah di realisasi semua, sebagian, atau di tolak usulan

tersebut atau ajuan tersebut. Jika setuju pencairan tersebut

maka ketua lppm menandatangani slip pengambilan uang

d. KTU/staf keuangan/ pekas mencairkan dana ke bank dimana

rekening LPPM tersebut berada

e. KTU/staf keuangan/ pekas wajib mengadministrasikan ke

dalam buku kas yang sifatnya mengurangi kas dibank, atau

menambah saldo kas kecil


Halaman | 273

Flowchart Penarikan Kas dari Rekening LPPM

Sekretaris LPPM Ketua LPPM BankKTU/Staf Keuangan

Permohonan

Pengajuan Kas

Permohonan

Pengajuan Kas

Permohonan

Pengajuan Kas

Paraf SekretarisPersetujuan dan

Penandatangan

slip

Permohonan

Pengajuan Kas

Slip Penarikan

Slip Penarikan

Kas

Buku Kas

Slip Penarikan

Permohonan

Pengajuan Kas

Slip Penarikan

Kas


Halaman | 274

38 Ketentuan Pengelolaan/Updating Informasi di Situs LPPM

a. Ketua LPPM melalui sekretaris LPPM bertanggungjawab untuk

membuat kebijakan melakukan pengkinian informasi dan data

di situs LPPM

b. KTU LPPM adalah pihak yang bertanggungjawab secara teknis

untuk melakukakan updating atau pengkinian informasi dan

data di situs LPPM bertanggungjawab langsung terhadap

ketua/sekretaris LPPM

c. Staf administrasi yang ditunjuk adalah pihak teknis yang harus

mengelola, melakukan pengkinian dan updating informasi dan

data di situs LPPM, bertanggungjawab langsung kepada KTU

LPPM

Documents

bab vi standard operating procedures (sop) administrasi lppm