BAB 8PEMBENTUKAN STRUKTUR GAJI

1

Specify Competitive Pay Policy A survey is the systematic process of collecting and making judgments about the compensation paid by other employers Surveys provide the data for translating policy into pay levels, pay mix, and structures

2

What are pay forms? Pay forms are the various types of payments, or pay mix, that make up total compensation.

3

Objectives in developing the pay level and pay mix Control Costs Attract and Retain Employees

4

Exhibit 8.1 Determining Externally Competitive Pay Levels and Structures

5

Garis Panduan Pembentukan Polisi Pentadbiran Pampasan Kedudukan struktur gaji berbanding dgn pasaran mendahului pasaran (lead the market) melewati pasaran (lag the market) dahului dan lewati pasaran (lead-lag the market)

Penetapan gaji minimum dan maksimum Keupayaan / kemampuan dan kesanggupan untuk membayar Undang-undang dan Peraturan Kerajaan Pengaruh Kesatuan Sekerja Tekanan pasaran6

Perhubungan sesama tahap (level of pay) secara umum Non-Exempt vs Exempt Pengurusan kanan vs Pengurusan operasi Pekerja operasi vs Penyelia

Bentuk campuran pakej pampasan serta keutamaannya gaji pokok faedah dan insentif pembayaran merit program pembayaran-bagi-prestasi7

Why the grades and ranges are important in salary structure? Offer flexibility to deal with pressures from external markets and differences among firms: Differences in quality among individuals applying for work Differences in the productivity or value of these quality variations Differences in the mix of pay forms competitors use8

KONSEP ASAS STRUKTUR GAJIJob Grade (Gred Kerja) Job Family Pay Range (Julat Gaji) Satu drp kelas, peringkat @ kumpulan di mana kerja yg dilakukan mempunyai nilai yg sama @ serupa dr segi pembayaran pampasan Kerja yang melibatkan tugasan kerja yg sama tetapi memerlukan peringkat kemahiran & tanggungjawab yang berbeza. Julat kadar bayaran gaji, drp minima kpd maksima yg dibentuk utk pembayaran gaji bagi kelas @ gred

Range Spread Lebar @ sebaran julat gred gaji boleh diukur oleh nisbah/perbandingan (Sebaran Julat) Gaji Maksima - Gaji Minima X 100% Gaji Minima Range Overlap Darjah / Kadar di mana julat gaji diperuntukkan bagi membentuk sempadan (Julat Bertindih) gred dlm sesuatu struktur yg bertindih. Salary Structure Struktur gred gaji & julat gaji dibentuk utk sesebuah organisasi (Struktur Gaji) Struktur gaji mencerminkan perhubungan dengan gred kerja.9

PEMBENTUKAN STRUKTUR GAJI Struktur gaji dibentuk dgn mengambilkira data dalaman & luaran Langkah-langkah pembentukan struktur gaji1. 2. 3. 4. 5. 6. Menentukan pay policy Bentuk pay policy line (garisan polisi bayaran) Tentukan bilangan struktur gaji yg diperlukan Bentuk gred gaji Tentukan range (julat) gaji Menyelaras struktur bayaran10

LANGKAH 1: MENENTUKAN PAY POLICY

Terdpt 3 jenis pay policy Mendahului pasaran (lead the market) Melewati pasaran (lag the market) Dahului dan lewati pasaran (lead-lag the market)

Jenis pay policy yang dipilih akan menentukan keperluan utk mengemaskini data soalselidik yang diperolehi11

LANGKAH 2: MEMBENTUK PAY POLICY LINE Pay policy line adalah garisan tren/ line of best fit yg menghubungkan bayaran benchmark jobs organisasi berdasarkan data survey atau dalaman Paksi x Ranking pekerjaan berdasarkan gred/points JE (dalaman)

Paksi y Data kadar bayaran oleh pesaing (data survey)

Ukuran bayaran yg boleh digunakan utk membentuk pay policy line: Weighted mean of Base pay Weighted mean of Cash pay Weighted mean of Total compensation12

Kaedah pembentukan pay policy line Gaji tertinggi-gaji terendah dlm orgn (berdasarkan struktur dalaman orgn)

Kadar bayaran tertinggi

RM

Kadar bayaran terendah

Jobs (Grades @ points)

13

Market rate for the lowest-paid & highest paid jobs (berdasarkan data survey)

Highest-rated jobs

RM

Lowest-rated job

Jobs (Grades @ points)

14

Membentuk garisan berdasarkan Scatter plot (titik utk semua data bayaran benchmark jobs yg dikutip melalui survey) Freehand Titik tertinggi & terendah

15

Regresiy = a + bx Di mana y = bayaran (RM) x = JE points

16

LANGKAH 3: TENTUKAN BIL STRUKTUR GAJI Menentukan bil struktur gaji yg ingin dibentuk utk orgn Kategori/kump. pekerjaan yang berbeza memerlukan struktur gaji yang berbeza Perbezaan kadar kenaikan bayaran utk tahap pekerjaan yg berlainan.

Bilangan struktur gaji Single structure Multiple structure Exempt vs nonexempt employees Job-family based Executive, professional, managerial, technical, clerical, operational

Geography based Sales office, manufacturing plants, services center, corporate office dll17

Exhibit 8.3: Relevant Labor Markets by Geographic and Employee Groups

18

LANGKAH 4: MEMBENTUK GRED GAJI (PAY GRADES) Data base-pay merupakan ukuran yg sesuai digunakan Base pay reflects the basic value of the job

Pay grades mengandungi sekumpulan pekerjaan yang berbeza tetapi setara untuk tujuan bayaran (berdasarkan job worth/hasil JE) Organisasi dpt menukarkan pekerjaan pekerja dlm gred yg sama tanpa perubahan bayaran

19

Exhibit 8.17: Develop Pay Grades

20

GRED GAJI (PAY GRADES)

Skop pay grades mempengaruhi perbezaan hierarki & nilai sosial pekerja Penentuan skop pay grades perlu mengambil kira perbezaan keperluan KSAOs antara pekerjaan dlm grades

21

LANGKAH 5: MENENTUKAN JULAT GAJI (PAY RANGES) Setiap grade mempunyai pay range yg tersendiri Pay range - membentuk had bayaran maksimum & minimum utk sesuatu grade (paksi y) Pay grade - mengumpulkan pekerjaan berdasarkan data JE (paksi x) Pay range membolehkan pembayaran kpd pekerja dlm kumpulan pekerjaan yg sama pd kadar bayaran yg berbeza Mengiktiraf perbezaan prestasi pekerja melalui bayaran Memenuhi jangkaan pekerja tentang peluang peningkatan bayaran walaupun melakukan pekerjaan yg sama Meningkatkan komitmen pekerja utk terus kekal dalam organisasi

Ciri-ciri penting pay ranges: Midpoint Range spread Minimum & maksimum pay rate22

Exhibit 8.18: Range Midpoint, Minimum, and Maximum

23

Midpoint of the Pay Range merupakan titik tengah setiap grade yg selalunya dipintasi oleh pay policy line Titik tengah antara nilai minimum & maksimum sesuatu grade Kadar perbezaan midpoint-to-midpoint antara grade

a. tekal b. meningkat mengikut peningkatan tahap pekerjaan

24

Range Spread Range spread ditentukan oleh: Laluan kerjaya sesuatu pekerjaan Peluang kenaikan pangkat Lain-lain sistem dalam organisasi

Range spread dibuat berdasarkan tahap sesuatu gred serta belanjawan organisasi Semakin tinggi tahap pekerjaan, selalunya range spread juga akan semakin besar, e.g: Pengurusan atasan (60-120%) Pengurusan bawahan hingga pertengahan (35-60%) Pekerja bawahan (10-25%)

Jawatan peringkat pengurusan mempunyai perbezaan yg ketara dlm prestasi kerja berbanding bukan pengurusan25

Walau bagaimanapun, Range spread boleh dikira berdasarkan perbezaan antara nilai maksimum & minimum sesuatu grade:( [Maksimum Minimum]/Minimum ) x 100%

26

Range Overlap Range overlap- kesamaan tanggungjawab, tugas, dan KSAOs yang wujud antara pekerjaan dalam gred yang bersebelahan Semakin tinggi darjah pertindihan (overlap) & perbezaan midpoint yg kecil antara dua gred yang bersebelahan Perbezaan nilai pekerjaan dlm grade yg bersebelahan adalah kecil Kenaikan kpd grade yg lebih tinggi hanya melibatkan perubahan job title tetapi perubahan bayaran adalah kecil sahaja

27

Range Overlap Sebaliknya range yg kecil akan mengurangkan darjah pertindihan antara grade yg bersebelahan Kenaikan kpd grade yg lebih tinggi melibatkan kenaikan bayaran yg besar Menjadi dorongan kpd pekerja dlm meningkatkan keupayaan mereka utk kenaikan pangkat

28

29

Exhibit 8.19: Range Overlap

30

ContohRM40,000 RM35,000

Max PG1 Min PG2 Max PG1 Min PG1

RM30,000 RM20,000

31

ContohRM60,000

Max PG1 Min PG2 Max PG1 Min PG1

RM40,000 RM40,000

RM30,000

32

BROAD BANDING Broad banding merupakan teknik merombak gred bayaran yg banyak bagi menghasilkan beberapa broad bands dgn saiz range yg lebih besar Selalunya 4 @ 5 grades disatukan ke dlm setiap band

Range midpoint selalunya tidak digunapakai dlm broad banding, kerana setiap band mengandungi terlalu banyak pekerjaan yg berbeza nilai.33

THREE (3) important steps involved in broad banding

Set the number of bands Price the bands: Reference market rates Reference rates

Flexibility-Control

34

Exhibit 8.20: From Grades to Bands

35

Exhibit 8.21: Contrasts Between Ranges and Bands

36

Purposes of broad banding Provide flexibility to define job responsibilities more broadly Foster cross-functional growth and development Ease mergers and acquisitions

37

LANGKAH 6: MENYELARAS STRUKTUR GAJI

Sebarang perbezaan antara kedua-dua data perlu diselaraskan grade (data dalaman) vs Pay rate (data survey)

Pengiraan Compa-ratios index bagi mengesahkan kedudukan polisi syarikat(Employees pay rate/ Pay range midpoint)

Compa-ratios = 1 (market match policy) Compa-ratios < 1 (market lag policy) Compa-ratios > 1 (market lead policy)38

MARKET PRICING Kaedah membentuk kadar bayaran pekerja (struktur bayaran) berdasarkan kadar bayaran pasaran Sering digunakan sbg strategi bayaran oleh orgn yg lebih menekankan persaingan luaran drp internal alignment Terdapat 2 kaedah market pricing Pure market pricing method Market pricing guide line method

39

Pure Market Pricing Method Menggunakan bayaran pasaran utk menentukan pembayaran ke atas sesuatu kerja Membentuk keterangan tentang aktiviti kerja & keperluan jawatan Keterangan (ringkasan tajuk kerja JD) akan diberikan kpd setiap organisasi yg mempunyai jawatan yg sama dlm pasaran buruh Orgn responden diminta utk padankan kerja dgn keterangan tersebut bg mencadangkan kadar bayaran40

Masalah penggunaan kaedah harga pasaran tulen Sukar menentukan keterangan yg standard utk semua orgn tanpa menimbangkan persekitaran konteks kerja Orgn. Gaji adalah salah satu komponen dalam sistem pampasan keseluruhan Kesilapan data survey pembayaran adalah tinggi kerana mengabaikan keadaan sebenar Masalah mendptkan data Tidak semua persaing akan telus memberi maklumat Kaedah ini tidak mengandaikan asas utk slotting jobs pasaran.

41

Market pricing guide line method Mengambil harga pasaran sebagai penentuan pembayaran Elemen penting dlm kaedah ini: Skala Garis Panduan/gaji skala standard utk julat gaji termasuk grade gaji (min, max & midpoint) utk setiap kadar gaji Smyth &Murphy 5% perbezaan dlm midpoint. Utk mudahkan pergerakan gaji tanpa perubahan dlm equity dlman

Data Skop Kerja membuat benchmark utk satu-satu jawatan. Harga Pasaran biasanya midpoint adalah purata gaji pekerja Paparan Garis Panduan Harizontal melihat grade gaji secara harizontal & kaitkan dgn jabatan lain.42

Isu-isu Pentadbiran Pampasan Apakah bayaran gaji terendah yang boleh ditawarkan bagi menarik hati pekerja yang berkualiti utk terus kekal dlm orgn? Apakah kadar bayaran gaji yg mesti ditawarkan kpd incumbent utk memastikan mereka terus kekal dgn orgn? Adakah orgn mahu mengiktiraf kekananan (seniority) & merit (meritorious) bagi prestasi menerusi jadual gaji pokok? Adakah suatu tindakan yang bijak atau perlu untuk menawarkan satu @ lebih bayaran gaji bagi pekerja yang melaksanakan samada serupa atau sama jenis kerja? Apakah yang patut dipertimbangkan untuk perbezaan bayaran gaji pokok yang mencukupi sesama kerja dalam satu seri-kelas yang memerlukan perbezaan / kelainan tahap atau peringkat pengetahuan dan kemahiran dan juga tugas dan tanggungjawab43

Adakah orgn berniat utk memberi pengiktirafan bagi situasi kerja yg merbahaya & mempunyai tekanan yg tinggi dlm jadual gaji pokok? Haruskah adanya perbezaan terhadap perubahan di dalam peluang pembangunan bayaran gaji pokok sesama kerja yang berbeza / berubah nilaiannya (worth)? Adakah pekerja mempunyai satu peluang yang jelas untuk meningkat ke peringkat kerja yang lebih tinggi? Jika ya, apakah harus ada perhubungan di antara kenaikan pangkat kepada kerja yang lebih tinggi & perubahan dalam bayaran gaji pokok? Adakah polisi dan perundangan akan membenarkan pemegang jawatan kini menerima kadar gaji yang lebih tinggi daripada maksimum yang telah dibentuk dan lebih rendah daripada minimum yang telah dibentuk? Apakah alasan @ justifikasi yg diberikan bagi keadaan tersebut berlaku? Bagaimana struktur gaji accommodate across-the board, kos kehidupan @ lain-lain perubahan / pindaan yang tidak berkaitan dgn tempoh perkhidmatan, prestasi @ perubahan tugas dan tanggungjawab pekerja?44