Auditorias Internas en Los SGI (NTC-IsO 19011 de 2002)

8/8/2019 Auditorias Internas en Los SGI (NTC-IsO 19011 de 2002)

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AUDITORIAS INTERNAS EN LOS SISTEMAS DEAUDITORIAS INTERNAS EN LOS SISTEMAS DEGESTIN DE CALIDADGESTIN DE CALIDAD

NORMA DE REFERENCIA: NTC-ISO 19.011:2002NORMA DE REFERENCIA: NTC-ISO 19.011:2002

GONZALO NARVEZ BENJUMEAGONZALO NARVEZ BENJUMEADOCENTE INVESTIGADORDOCENTE INVESTIGADOR

INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANOINSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO

PROGRAMA GESTIN ADMINISTRATIVAPROGRAMA GESTIN ADMINISTRATIVA

MEDELLN, OCTUBRE DE 2010MEDELLN, OCTUBRE DE 2010


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OBJETIVOOBJETIVO

Proporcionar los elementosProporcionar los elementos

conceptuales y metodolgicos queconceptuales y metodolgicos quepermitan a los auditores realizar conpermitan a los auditores realizar coneficiencia y eficacia las auditoriaseficiencia y eficacia las auditorias

internas en los diferentes procesos deinternas en los diferentes procesos detrabajo de la compaa en el mbitotrabajo de la compaa en el mbitodel Sistema de Gestin de Calidad.del Sistema de Gestin de Calidad.


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Importancia de los requisitos delImportancia de los requisitos delSGCSGC

Conceptualizacin bsicaConceptualizacin bsica

La auditora como procesoLa auditora como procesosistemticosistemtico

RecomendacionesRecomendaciones

Cmo agrega valor las auditoras?Cmo agrega valor las auditoras?

Recomendaciones ara los

CONTENIDO TEMTICOCONTENIDO TEMTICO


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Las auditorias internas es quizs la principalLas auditorias internas es quizs la principal

herramienta que tienen las organizaciones paraherramienta que tienen las organizaciones para

retroalimentar el desempeo del Sistema deretroalimentar el desempeo del Sistema deGestin de Calidad en las empresasGestin de Calidad en las empresas

certificadas, y as trazar planes decertificadas, y as trazar planes de

mejoramiento en forma permanente.mejoramiento en forma permanente.

REFLEXINREFLEXIN


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ESCUCHAR=OBSERVAR=ANALIZAR=CONCLUIR

Evaluacin sistemtica del desempeo de un sistemacon respecto a un criterio establecido y aceptado por lanorma.

Revisin Independiente, llevada a cabo para compararalgunos aspectos del Desempeo de la Gestin del negociocon un estndar de excelencia.

Proceso de verificacin Sistemtico y documentado deobtencin y evaluacin objetiva de evidencias paradeterminar si las actividades especificadas, losacontecimientos, las condiciones, los sistemas de gestin

o la informacin sobre las materias que se auditancum len con criterios estndares o atrones.

CONCEPTUALIZACINCONCEPTUALIZACIN


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Conceptualizacin: Quines intervienen?

Cliente

Organizacino personaque solicitauna auditoria

Auditado

Organizacin que esauditada

Equipo auditor

Auditor Interno(persona

competente,capacitado)

Auditor lder

Experto tcnico(conocimiento oexperienciaespecficos)


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El propsito de las auditorias comoproceso es verificar por medio de

CRITERIOS DE AUDITORIA, examen yevaluacin de EVIDENCIA DE LAAUDITORIA, que los controles estndocumentados, implantados

efectivamente y que alcanzan losrequisitos establecidos, cuyos resultadosse presentan como HALLAZGOS DEAUDITORIA, los cuales hacen parte de lasconclusiones de la auditoria

LA AUDITORIA COMO PROCESO SISTEMTICOLA AUDITORIA COMO PROCESO SISTEMTICO


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AUDITORIA COMO PROCESO SISTEMTICO

El propsito de las auditorias es verificar pormedio de CRITERIOS DE AUDITORIA, examen yevaluacin de EVIDENCIA DE LA AUDITORIA, que

los controles estn documentados, implantadosefectivamente y que alcanzan los requisitosestablecidos, cuyos resultados se presentan comoHALLAZGOS DE AUDITORIA, los cuales hacenparte de las conclusiones de la auditoria


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HALLAZGOS DE LASAUDITORIAS

Resultados de la evaluacin de laevidencia de la auditoria

recopilada frente a los criteriosde la auditoria



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SISTEMTICO,INDEPENDIENTE

Y DOCUMENTADO

EVIDENCIAS

CRITERIOS

DEAUDITORA

HALLAZGOS YCONCLUSIONES

PROCESO

ENTRADAS SALIDAS

Conjunto de

Polticas,procedimientos o

Requisitos(externos o

internos

Objetivo especfico:

Determinarcumplimiento

Registros,

declaraciones deHechos oinformacin

verificables


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CRITERIOSCRITERIOSDEAUDITORA

EVIDENCIAEVIDENCIADEAUDITORA

HALLAZGOSHALLAZGOSDEAUDITORA

CONCLUSIONESCONCLUSIONESDEAUDITORA

Conjunto de polticas, objetivos,procedimientos o requisitos utilizadoscomo referencia(ISO 9000; 3.9.3)

Registros, declaraciones o cualquierotra informacin pertinente a loscriterios y son verificables (ISO 9000;

3.9.4)

Resultados de la evaluacin de laevidencia recopilada frente a loscriterios(ISO 9000; 3.9.5)

Resultados de una auditora trasconsiderar los objetivos de laauditora y todos los hallazgos (ISO9000; 3.9.6)


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OBJETIVOS DE LA AUDITORA

Determinar si el Sistema ha sido desarrolladoy documentado

Verificar que el Sistema documentado ha sido

implantado Revisar la efectividad del Sistema. Identificar cualquier deficiencia o desviacin Verificar la implantacin de la accin

correctiva, de las desviaciones detectadas Dar retroalimentacin a la direccin


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CONCEPTOS BASICOS

AUDITORIA INTERNA

La organizacin debe ejecutar aintervalos planificados auditoriasinternas para determinar si el SGC:

a. Es conforme con la planificacin,con la norma de referencia, con losrequisitos de la organizacin, y

b. Se ha implementado y es eficaz


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CONCEPTOS BASICOS

AUDITORIA INTERNA

La Direccin responsable del proceso

que est siendo auditado debeasegurar que se toman acciones sindemoras injustificadas para eliminarlas no-conformidades detectadas y

sus causas posibles.


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No Conformidad

Existente

Potencial Identificarla

Identificarla Tomaracciones paraprevenir quevuelva aocurrir

Prevenir queocurra

ExistenteRemedial

Identificarla

Solucin

inmediata

CONCEPTOS BASICOS

AUDITORIA INTERNA


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ETAPAS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

AUDITORIAAUDITORIAPREAUDITORIAPREAUDITORIA

PREPARACION

ELABORAR PLANDE AUDITORIA

PREPARAR LISTASDE

VERIFICACION

REALIZAR REUNIONDE APERTURA

ELABORAR YENTREGARINFORME

REALIZARTRABAJO DE

CAMPO

REALIZARREUNION DE

CIERRE

SEGUIMIENTO

POST-AUDITORIAPOST-AUDITORIA


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AUDITORA COMO PROCESO

Secuencia para la gestin de un programa de auditoria

Establecimiento del programa de auditoria Objetivos Responsables Recursos Procedimiento

Implementacin del programa de auditoria Elaboracin del calendario de las auditorias Evaluacin de los auditores Seleccin de los equipos auditores Conduccin de las actividades de auditoria Conservacin de los registros

Seguimiento y revisin del programa de auditoria Seguimiento y revisin Identificacin de la necesidad de acciones

correctivas y preventivas Identificacin de las oportunidades de mejora

P

H

A

V

Mejoradel

programade

auditora

GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS


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GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA

RECURSOS DEL PROGRAMA DE LA AUDITORIA

Financieros para desarrollar,implementar, dirigir y mejorar elprograma de auditoria

Alcanzar y mantener la competencia delos auditores

Disponibilidad de auditores y expertostcnicos

Costos de la auditoria de certificacin Costos indirectos de los auditores:

viaje, alojamiento, entre otros.


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GESTIN DE UN PROGRAMA DEAUDITORIAS-

ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMAPROCEDIMIENTO Planificacin y elaboracin del calendario de las auditorias Aseguramiento de la competencia de los auditores y de los

lderes de los equipos auditores. Seleccin de los equipos auditores apropiados y la

asignacin de sus funciones y responsabilidades Realizacin de las auditorias internas Realizacin del seguimiento de la auditoria Conservacin de los registros del programa de auditoria Seguimiento del desempeo y la eficacia del programa de

auditoria

Comunicacin de los logros globales del programa deauditoria a la alta direccin


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-

La auditoria se debe enfocar en agregar valor,as:

- Debe verificar las mediciones de las mejoras y

de laeficacia del SG.

- Identificacin de los procesos.- Entendimiento del enfoque por procesos.

- Auditar los procesos de la alta direccin.- Definicin del alcance de la certificacin.- Auditoria de la competencia del personal y delas

acciones adoptadas.

Cmo agrega valor las auditoria


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- Auditoria de los requisitos estatutarios yreglamentarios, poltica y objetivos de

calidad.- Control de los dispositivos de monitoreo y

medicin.- Uso eficaz de la Norma.- Procesos de retroalimentacin del cliente.- Documentacin y soporte de una no

conformidad.- Revisin y cierre de una no conformidad.- Auditoria de acciones preventivas.

Cmo agrega valor la auditoria?


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PRINCIPIOS CON RESPECTOA LOS AUDITORES

Conducta tica: El fundamento de laprofesionalidad

Presentacin ecunime: La obligacin de

informar con veracidad y exactitud

Debido cuidado profesional: La aplicacin de

la diligencia y el cuidado al auditar

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA


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PRINCIPIOS CON RESPECTOA LA AUDITORIA

Independencia: La base para la imparcialidad

de la auditoria y la objetividad de lasconclusiones

Enfoque basado en la evidencia: El mtodo

racional para alcanzar conclusiones de laauditoria fiables y reproducibles en un proceso

de auditoria sistemtico

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA


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RECOMENDACIONES

Ser puntual.

Estar bien

vestido.

Ser corts

y amable

Revisar con anticipacin losProcedimientos que aplican al

proceso a auditar

Estar preparadoadecuadamente.


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Amigos del Auditor

Todo auditor cuenta con seishonestos sirvientes cuyos nombres

son: dnde y qu y cundo y cmoy porqu y quin

Acompaados de uno llamado

mustrame Con el fin de evitar respuestas con

un simple si o no


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Preguntas claves que le harn el enteCertificador (BVQI) durante las visitas (1)

Cmo cumple usted con la Poltica de Gestin deCalidad de la empresa Impleseg?

Quin es el representante de la Gerencia?

Qu entrenamiento ha recibido?

Ellos querrn ver el registro de entrenamiento Qu procedimientos usted sigue?

Ellos querrn ver copia del procedimiento

Qu hace usted con el producto o servicio noconforme?


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Preguntas claves que le harn el enteCertificador (BVQI) durante las visitas (2)

Cmo identifica los problemas? Qu registros hace usted?

Ellos querrn examinar unos registros De dnde proviene su trabajo?

Ellos querrn ver su plan de trabajo, su orden deactividades, etc.

Cmo hace para saber qu es aceptable?

Qu hace cuando descubre que un instrumentode medida est descalibrado?


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PREGUNTASSILENCIOSAS:usar el silencio paraobtener respuestas

adicionales durante unaentrevista.Cuando un auditor nodice nada pero mira alauditado, este ltimo

frecuentemente sienteque debe algunarespuesta.

FORMULACIN DE PREGUNTAS


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COMPROBACIN,VERIFICACIN:Permiten aclarar y confirmar

su entendimiento de lasituacin. Palabras queexpresen sntesis ycomprensin como:resumiendo, en otras

palabras, dicho de otraforma, significa que, esverdad que, tengo razn en,si he entendido.

si hecomprendidobien, significa

que...



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Evita malos entendidos.

Mejora notablemente el clima de laconversacin (me preocupo por

entenderlo) Para la reunin de cierre y el informe

de auditora.


VENTAJAS DE PREGUNTAS DECOMPROBACIN / VERIFICACIN


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Mustrese interesado

Acepte la informacincon una inclinacin decabeza ocasional


Mantenga contactocara a cara.


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REDACCIN DE NO CONFORMIDADES

AUDITORIA INTERNA

Se debe redactar teniendo en cuenta lossiguientes elementos:

Naturaleza (descripcin de lo percibido yobservado en el sitio de trabajo auditado),

Evidencia (datos que respaldan la existencia overacidad de algo) y la

No conformidad (incumplimiento del

requisito)


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REDACCIN DE NO CONFORMIDADES

Se ha evidenciado una alteracin en laejecucin del programa de auditoriasinternas, El Gerente de Aseguramiento de la

Calidad confirma la no realizacin de 25auditorias, algunas atrasadas ms de 12meses. Se observ el programa de auditoriasinternas sin criterios en su elaboracin.Contrariando la clusula 8.2.2 de la Norma

NTC-ISO 9001:2000 la cual exige laplanificacin de un programa de auditorias enconsideracin al estado y la importancia delos procesos y las reas a auditar.

EJEMPLO


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Consejos para Auditados

Sea cooperativo y atento

Entienda las preguntas

Conteste slo lo preguntado No responda lo que no es de su rea

Sea capaz de buscar los registros

No ofrezca informacin no solicitada No d opiniones

NIVELES DE AUDITORIASNIVELES DE AUDITORIAS


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AUDITORIAS INTERNAS

DE PRIMERA PARTE

AUDITORIAS EXTERNAS

DE SEGUNDA PARTE DE TERCERA PARTE

NIVELES DE AUDITORIASNIVELES DE AUDITORIAS


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TIPOS DE AUDITORIAS

Primera parte: Interna al clienteinterno, puede ser realizada por

auditores externos. Segunda parte: Auditoria realizadaa un proveedor, o la que solicita un

cliente para mi organizacin.

Tercera parte: la auditoria de

certificacin.


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MODALIDADES DE AUDITORA

Diagnstico

Preauditora de Certificacin, Certificacin Seguimiento (al ao), Documental (sobre el manual, y

procedimientos)


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VENTAJAS DE CONTAR CONSUFICIENTES AUDITORES INTERNOS

Diversidad de criterios deauditores.

Menos dedicacin del personala labores de auditora.

Mayor facilidad y flexibilidaden la programacin deauditores y auditoras.

Mayor difusin del sistema decalidad al interior de cadarea/proceso.

1 2 auditores por proceso/rea

Auditores externos (Outsourcing)

Auditores de empresas Amigas


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SELECCIN DE AUDITORES

AUDITORAUDITOR:Persona con la competencia para llevar acabo una auditora (ISO 9000; 3.9.9)

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes


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CARACTERSTICAS DEL AUDITOR

EDUCACIN

Haber completado unaeducacin suficientepara permitir laadquisicin de los

conocimientos yhabilidades


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EXPERIENCIA

Experiencia laboral en una posicin

tcnica, de gestin o profesionalque haya implicado: ejercicio del juicio, resolucin de problemas y,

comunicacin con personalParte de la experiencia laboraldebera estar relacionada con elrea de gestin de la calidad.


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FORMACIN

Conocimiento de las normas aplicables.

Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin ypresentacin de informes

Entrenamiento prctico en auditorias (bajo la supervisiny orientacin de un auditor jefe del equipo)


CONOCIMIENTOS


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Calidad

Terminologa de la calidad;

Principios de gestin de la calidad y su aplicacin;

Herramientas de gestin de la calidad y su aplicacin (porejemplo: control estadstico del proceso)

Sector

Terminologa especfica del sector;

Caractersticas tcnicas de los procesos y productos,incluyendo servicios;

Procesos y prcticas especficas del sector.


CONOCIMIENTOS


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a)tico imparcial, sincero, honesto y discreto;

b)Mentalidad abierta dispuesto a considerar ideaso puntos de vista alternativos;

c) Diplomtico con tacto en las relaciones con laspersonas;

d)Observador constante y activamente conscientedel entorno fsico y las actividades;

e)Perceptivo -instintivamente consciente y capaz deentender y adaptarse a las situaciones;



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f) Tenaz - persistente, orientadohacia la consecucin de losobjetivos;

g) Objetivo - alcanza conclusionesoportunas basadas en el anlisisy razonamiento lgicos;

h) Seguro de s mismo - acta y

funciona de formaindependiente a la vez que serelaciona eficazmente con otros.


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Muchas gracias

INFORMACIN DE CONTACTO

Pgina Web: www.gonabe.260mb.com

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