AUDITORA DE OFIMTICA A LA EMPRESA INDUSTRIAS REY LTDAPRESENTADO
POR:
LUZ ADRIANA MORANTES Contador publico
[email protected] JAIMES MESAContador publico
[email protected] CARLOS RIVERA CHACON
Contador pblico -revisor
[email protected] INES SALAZAR
VASQUEZContadora [email protected]
PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORA DE OFIMTICA
I. ANTECEDENTES
De acuerdo a nuestra experiencia y a la necesidad de realizar
una comprobacin de los equipos ofimticos que ustedes necesitan
suministramos la siguienteinformacin que sustenta la prestacin
profesional de nuestros servicios.
II. OBJETIVO DE LA AUDITORA DE OFIMTICA
Evaluar que los equipos de cmputo y programas cumplan con los
lineamientos necesarios para su buen desempeo y que el personal a
cargo est capacitado para realizar las correspondientes funciones
en el rea de tesorera y caja.III. ALCANCE DEL PROYECTOEl alcance
del proyecto comprende:1. Evaluaciones de los departamentos de
tesorera y caja en lo que corresponde a:- Su organizacin- Manual de
Funciones- Normas y polticas- Controles (Seguridad)2. Evaluacin de
los equipos de cmputo.-Capacidad-Utilizacin-Controles.-Adquisicin y
Actualizacin de equipos-Seguridad fsica y
lgica-Licencias-Seguros-Derechos de autor ley 23 de 1982 -Decreto
1360 de 1989 (inscripcin del soporte lgico (software) en el
Registro Nacional del -Derecho de Autor)3. Evaluacin del sistema de
Informacin de tesorera y caja- Evaluacin del sistema en operacin
(Flujo de informacin, procedimientos, documentacin, redundancia,
organizacin de la informacin, controles al sistema de informacin,
utilizacin de los sistemas, seguridad, informes).- Evaluacin de la
eficiencia y eficacia del sistema de informacin de tesorera y
caja.IV.METODOLOGALa metodologa de verificacin para el anlisis de
posibles hallazgos se llevar acabo de la siguiente manera:1. La
evaluacin del personal involucrado:-Solicitud de los manuales
administrativos, estndares utilizados y programa de
trabajo.-Aplicacin del cuestionario al personal.-Anlisis y
evaluacin de la informacin.-Elaboracin del informe.2. Para
evaluacin de los equipos se llevarn a cabo las siguientes
actividades:-Solicitud de los estudios de viabilidad y
caractersticas de los equipos actuales, proyectos sobre ampliacin
de equipo, su actualizacin.-Solicitud de contratos de compra y
mantenimiento de equipos.-Solicitud de contratos y convenios de
respaldo.-Solicitud de contratos de seguros.-Elaboracin de un
cuestionario sobre la utilizacin de equipos, memoria, archivos,
unidades de entrada/salida, equipos perifricos y su
seguridad.-Elaboracin del informe.3. La evaluacin de Sistemas se
llevarn a cabo las siguientes a actividades:-Solicitud de
licencias.-Solicitud de procedimientos implementados en el sistema
de informacin utilizado.-Solicitud de contratos para brindar
soporte.4. Elaboracin y presentacin del informe final (conclusiones
y recomendaciones)5. TIEMPO Y COSTOEste estudio se entregar en dos
etapas: un informe inicial del proceso de planeacin el da 29 de
Octubre de 2012, y un informe final de terminacin del trabajo y sus
respectivas recomendaciones el da 02 de Noviembre de 2012.EL costo
de la auditora es de $16.000.000.oo incluye gastos de transporte
papelera y viticos.Dado en Bucaramanga a los 11 das del mes de
octubre de 2012.
Cordialmente:
MARIO JAIMES MESAREPRESENTANTE LEGALAUDITORES PROACTIVOS
S.A.S
SOLICITUD DE AUDITORIA
Bucaramanga, octubre 20 de 2012
SeoresAUDITORES PROACTIVOS S.A.S Ciudad
REF: Solicitud de Auditoria.
Estimados Seores:
De acuerdo con la propuesta de servicios recibida, nos
permitimos solicitar los servicios de Auditores para nuestra
empresa INDUSTRIAS REY LTDA, debido a la importancia de velar el
funcionamiento del departamento de Tesorera y Caja y de ese modo
demostrar la transparencia, eficiencia y eficacia de la compaa;
pongo a su consideracin nuestra propuesta econmica, la cual
acordamos en fechas anteriores, siendo ella aceptada por su
compaa.Por lo anterior expuesto, en muy importante para nosotros
dar inicio al contrato de prestacin de servicios, diseado para tal
fin. Agradecemos se acerquen a nuestra oficina principal calle 22 #
48 C 39 de Bucaramanga ubicada en para dar inicio al proceso
contractual que esto requiere.Cordialmente,CARLOS PEREZ
AFANADORGerente General.CARTA DE ACEPTACION
Seores: INDUSTRIAS REY LTDACiudad
REF: Aceptacin auditoria de la ofimtica 2012Cordial saludo en
atencin a su comunicado de fecha octubre 20 de 2012 en la cual se
nos informa sobre la adjudicacin de la auditoria de la referencia,
nos complace manifestarles que aceptamos la misma y le reiteramos
una vez ms que este proceso le aportara ventajas en la
razonabilidad y eficiencia en el manejo del departamento de
tesorera y caja.Estaremos atentos a sus instrucciones para la
legalizacin y formalizacin del contrato y el anexo de documentos
pertinentes.Cordialmente:MARIO JAIMES MESAREPRESENTANTE
LEGALAUDITORES PROACTIVOS S.A.SCONTRATO DE AUDITORA OFIMTICA
En Bucaramanga, Octubre 25 de 2012REUNIDOSDe una parte, Dr.
Carlos Prez Afanador con NIT n 79.845.546.-1 en nombre y
representacin de la Sociedad INDUSTRIAS REY LTDA. Constituida
legalmente ante la Cmara de Comercio de Bucaramanga con matrcula
No. 0000258790; Sociedad domiciliada en Bucaramanga, calle 22 # 48
C 39, quien se denominar el cliente.Y de otra Dr. Mario Jaimes Mesa
con NIT 79.812.546-1 actuando en nombre de AUDITORES PROACTIVOS
S.A.S, constituida legalmente ante la cmara de comercio de
Bucaramanga con matrcula No. 0000281906, domiciliada en
Bucaramanga, Cra. 36 No. 48 - 99, y quien en adelante se denominar
los auditores". Quienes prestarn sus servicios profesionales en
auditora ofimtica, de conformidad con las declaraciones y clusulas
siguientes:DECLARACIONES I. EL CLIENTE DECLARA:1. Que es una
sociedad limitada2. Representada legalmente por el Dr. Carlos Prez
Afanador3. Que requiere los servicios de auditora en Ofimtica, por
lo que ha decidido contratar los servicios del auditor.II. EL
AUDITOR DECLARA:1. Que es una sociedad por acciones simplificadas,
constituida de acuerdo a las leyes y normas vigentes y que dentro
de sus objetivos primordiales est el de prestar auditora en
ofimtica.2. Est constituida legalmente con registro cmara de
comercio No. 0000281906.3. Que tiene como domicilio: Cra. 36 No.
48-99 Bucaramanga.III. DECLARAN AMBAS PARTES:Que habiendo llegado a
un acuerdo sobre lo antes mencionado, lo formalizan otorgando el
presente contrato que se contiene en las siguientes
clusulas:CLAUSULASPRIMERA. OBJETO. El auditor se obliga a prestar a
el cliente los servicios de auditora en informtica para llevarla a
cabo la evaluacin de la direccin de informtica del cliente, que se
detallan en la propuesta de servicios anexo que, firmada por las
partes, forma parte integrante del contrato.SEGUNDA. ALCANCE DEL
TRABAJO. El alcance de los trabajos que llevar a cabo el auditor
dentro de este contrato son:1. Evaluaciones de los departamentos de
tesorera y caja en lo que corresponde a:- Su organizacin- Manual de
Funciones- Normas y polticas- Controles (Seguridad)2. Evaluacin de
los equipos de cmputo.-Capacidad-Utilizacin-Controles.-Adquisicin y
Actualizacin de equipos-Seguridad fsica y
lgica-Licencias-Seguros-Decreto legislativo 1/19963. Evaluacin del
sistema de Informacin de tesorera y caja- Evaluacin del sistema en
operacin (Flujo de informacin, procedimientos, documentacin,
redundancia, organizacin de la informacin, controles al sistema de
informacin, utilizacin de los sistemas, seguridad, informes).-
Evaluacin de la eficiencia y eficacia del sistema de informacin de
tesorera y caja.4. Elaboracin de Informes que contengan
conclusiones y recomendaciones, objeto de la auditora (trabajos
sealados en los incisos 1, 2 y 3 de esta clusula).TERCERA. PROGRAMA
DE TRABAJO. El cliente y el auditor convienen en desarrollar en
forma conjunta un programa de trabajo en el que se determinen con
precisin las actividades a realizar por cada una de las partes, los
responsables de llevarlas a cabo y las fechas de realizacin.
CUARTA. SUPERVISIN. El cliente o quien designe tendr derecho a
supervisar los trabajos que se le han encomendado al auditor dentro
de este contrato y a dar por escrito las instrucciones que estime
convenientes. QUINTA. COORDINACIN DE LOS TRABAJOS. El cliente
designar por parte de la organizacin a un coordinador del proyecto
quien ser el responsable de coordinar la recopilacin de la
informacin que solicite el auditor y de que las reuniones y
entrevistas establecidas en el programa de trabajo se lleven a cabo
en las fechas y horas establecidas. SEXTA. HORARIO DE TRABAJO. El
personal del auditor dedicar el tiempo necesario para cumplir
satisfactoriamente con los trabajos materia de la celebracin de
este contrato, de acuerdo al programa de trabajo convenido por
ambas partes y gozarn de libertad fuera del tiempo destinado al
cumplimiento de las actividades por lo que no estn sujetos a
horarios y jornadas determinadas. SPTIMA. PERSONAL ASIGNADO. El
auditor designar para el desarrollo de los trabajos objeto de este
contrato a socios del despacho quienes, cuando consideren necesario
incorporarn personal tcnico capacitado de que dispone la firma, en
el nmero que se requieran de acuerdo a los trabajos a
realizar.OCTAVA. RELACIN LABORAL. El personal del auditor no tendr
ninguna relacin laboral con el cliente y queda expresamente
estipulado que este contrato se suscribe en atencin a que el
auditor en ningn momento se considera intermediario del cliente
respecto al personal que ocupe para dar cumplimiento de las
obligaciones que se deriven de las relaciones entre l y su
personal, y exime al cliente de cualquier responsabilidad que a
este respecto existiere.NOVENA. PLAZO DE TRABAJO. El auditor se
obliga a terminar los trabajos sealados en la clusula segunda de
este contrato en tres (3) dashbilesdespus de la fecha en que se
firme el presente contrato y sea cobrado el anticipo
correspondiente. El tiempo estimado para la terminacin de los
trabajos est en relacin a la oportunidad en que el cliente entregue
los documentos requeridos por el equipo auditor y por el
cumplimiento de las fechas estipuladas en el cronograma de trabajo
aprobado por las partes, por lo que cualquier retraso ocasionado
por parte del personal del cliente o de usuarios de los sistemas
repercutir en el plazo estipulado, el cual deber incrementarse de
acuerdo a las nuevas fechas establecidas en el programa de trabajo,
sin perjuicio alguno para el equipo auditor. DCIMA. HONORARIOS. El
cliente pagar al auditor por los trabajos objeto del presente
contrato, honorarios por la cantidad de: DIECISEIS MILLONES DE
PESOS M/CTE. ($16.000.000.oo), ms el impuesto al valor agregado
correspondiente. La forma de pago ser la siguiente:a. 50 % a la
firma del contrato.b. 25% a los dos (2) das hbiles despus de
iniciados los trabajos.c. 25% a la terminacin de los trabajos y
presentacin del informe final. DCIMO PRIMERA. ALCANCE DE LOS
HONORARIOS. El importe sealado en la clusula DCIMA compensar al
auditor por sueldos, honorarios, organizacin y direccin tcnica
propia de los servicios de auditora, prestaciones sociales y
laborales de su personal. DCIMO SEGUNDA. INCREMENTO DE HONORARIOS.
En caso de que se tenga un retraso debido a la falta de entrega de
informacin, demora o cancelacin de las reuniones o cualquier otra
causa imputable al cliente, este contrato se incrementar en forma
proporcional al retraso y se sealar el incremento de comn acuerdo.
DCIMO TERCERA. TRABAJOS ADICIONALES. De ser necesario alguna adicin
a los alcances o productos del presente contrato, las partes
celebrarn por separado un convenio que formar parte integrante de
este instrumento y en forma conjunta se acordar el nuevo costo.
DECIMO CUARTA. VITICOS Y PASAJES. El importe de los viticos y
pasajes en que incurra el auditor en el traslado, hospedaje y
alimentacin que requieran durante su permanencia en la ciudad de
Bucaramanga. Como consecuencia de los trabajos objeto de este
contrato, ser por cuenta del cliente. DECIMO QUINTA. GASTOS
GENERALES. Los gastos de fotocopiado que se produzcan con motivo de
este contrato corrern por parte del cliente. DECIMO SEXTA. CAUSAS
DE RESCISIN. Sern causas de rescisin del presente contrato la
violacin o incumplimiento de cualquiera de las clusulas de este
contrato. DECIMO SEPTIMA. JURISDICCIN. Todo lo no previsto en este
contrato se regir por las disposiciones relativas, contenidas en el
cdigo civil colombiano y, en caso de controversia por su
interpretacin y cumplimiento, las partes se someten a la
jurisdiccin de los tribunales federales, renunciando al fuero que
les pueda corresponder en razn de su domicilio presente o
futuro.Enteradas las partes del contenido y alcance legal de este
contrato, lo rubrican y firman de conformidad en original y tres
copias, en la ciudad de Bucaramanga, el da 26 de Octubre de
2012._____________________________ _______________________CARLOS
PEREZ AFANADOR MARIO JAIMES MESA GERENTE GENERAL REPRESENTANTE
LEGALINDUSTRIAS REY LTDA. AUDITORES PROACTIVOS S.A.S
INDUSTRIAS REY LTDA.MEMORANDO DE PLANEACINAUDITORA DE
OFIMTICAREA DE TESORERA Y CAJA AO 2012
OBJETIVOS Objetivos GeneralesDeterminar mediante evidencias si
el sistema de informacin de la empresa estencaminado a evaluar la
eficiencia, eficacia y economa de la misma; y al logro de sus
objetivos, si existe un adecuado sistema de control interno, si los
controles existentes son efectivos, si las polticas y
procedimientos son aceptables y se cumplen. Evaluar los resultados
de las metas propuestas de todas las actividades de la empresa,
mediante el control de los sistemas de informacin en el rea de
Tesorera y Caja.Objetivos Especficos: Verificar que los sistemas de
informacin correspondan a los objetivos y requerimientos de la
entidad. Comprobar el adecuado uso y resguardo de los recursos
informticos de la entidad. Verificar que se efecta el mantenimiento
preventivo y correctivo de los recursos informticos, para obtener
la confiabilidad e integridad de los sistemas. Establecer el grado
de confiabilidad y privacidad del ambiente informtico. Garantizar
la seguridad de las personas, los datos, los programas y los
equipos. Verificar los controles de seguridad fsica y ambiental
ejercidos por los administradores de las instalaciones de cmputo,
para proteger los recursos informticos. Evaluar los controles
establecidos para administrar la infraestructura tecnolgica
(servidores de datos, aplicaciones, comunicaciones, terminales,
impresoras, etc.). Verificar los controles involucrados en el
software y en los procedimientos manuales de las aplicaciones, para
que exista una adecuada y eficaz operacin del sistema de informacin
de la entidad. Especialmente en lo que respecta al rea de tesorera
y caja. Verificar que las rutinas de clculo ejecutadas por las
aplicaciones se apliquen correctamente en los archivos del
computador y registros oficiales dentro del rea de tesorera y caja.
Determinar que el plan de contingencias adoptado es el apropiado
para dar continuidad a las operaciones del negocio, en caso de
interrupciones prolongadas por fallas de hardware, software y
potencia elctrica. Conceptuar y calificar el Sistema de Control
Interno del rea de Sistemas especialmente en lo que respecta el rea
de tesorera y caja. Determinar si ha habido una adecuada seleccin
de personal que garantice el cumplimiento de los objetivos en lo
que respecta al sistema de informacin en el rea de tesorera y caja.
Recomendar los cambios necesarios en los procesos de los sistemas
de informacin del rea de tesorera y caja. Determinar si se hace
seguimiento a los controles del sistema de informacin en el rea.
Evaluar los procedimientos de control en las entradas de informacin
en cuanto al procesamiento y almacenamiento de datos. Evaluar la
seguridad y la confiabilidad de la informacin sistematizada dentro
del rea de tesorera y caja.TRMINOS DE REFERENCIA:Evaluar la
eficacia, eficiencia y economa de la parte ofimtica en rea tesorera
y caja, y emitir un informe sobre la operatividad del proceso
informtico conjuntamente con las recomendaciones de mejora, en
concordancia con los requerimientos de la gerencia.EXPECTATIVAS DE
LA GERENCIA:La Gerencia espera que sta auditora satisfaga sus
inquietudes en cuanto a su eficiencia, economa y eficacia de los
sistemas de informacin en lo que respecta al desarrollo normal del
rea de Tesorera y caja, al igual que el anlisis de la informacin
suministrada por dicha rea sea evaluada desde el punto de vista de
su confiabilidad y seguridad.ALCANCE Y ENFOQUE:Nuestra auditora de
ofimtica se suscribe al rea de Tesorera y Caja, sobre la cual
realizaremos una planeacin del trabajo a ejecutar, un programa y
unas pruebas especficas selectivas encaminadas al desarrollo
eficiente y eficaz a travs del sistema de informacin; que permita
obtener la seguridad y razonabilidad en cuanto a los objetivos
propuestos, teniendo en cuenta las salvedades que consideremos
pertinentes de acuerdo con la aplicacin de las disposiciones
legales y normas.Este estudio se entregar en dos etapas: un informe
inicial del proceso de planeacin el da 29 de Octubre de 2012, y un
segundo informe final de terminacin del trabajo y sus respectivas
recomendaciones el da 2 de Noviembre de 2012.INVESTIGACIN
PRELIMINAR:Tipo de empresaLa compaa INDUSTRIAS REY LTDA.
Identificada con Nit. 800.390.001-1 y ubicada en la calle 22 # 48 C
39 de Bucaramanga, Se organiz con el objetivo de fabricar productos
de limpieza para el hogar, la industria, el comercio y la
agricultura. Es importador de materia prima y de productos
terminados relacionados con su actividad.Cuenta con una planta de
personal de 240 personas que conforman la parte administrativa y
estn distribuidos dentro de las siguientes reas: rea de ventas,
compras, produccin, nomina, cartera, contabilidad, Tesorera y caja,
gerencia financiera; Sistemas e informtica.Organizacin Las
funciones del rea de tesorera y caja son las siguientes:
Gestin de los cobros, realizando el ingreso en los bancos de los
distintos medios de pago utilizados por cada cliente para efectuar
sus pagos (transferencia, cheque, pagar, letra, recibos,
otros.).
Realizar conciliaciones de bancarias.
Mantener informe del flujo efectivo con la finalidad de obtener
datos instantneos del disponible corriente
Controlar de forma estricta el cumplimiento de las condiciones
pactadas con los bancos.
Pagos de nminas.
Control de las liquidaciones de intereses de todas las cuentas y
la realizacin de las previsiones.
Negociacin de las condiciones/comisiones para cada una de las
distintas operaciones que se realizan con los bancos (pagos en
moneda nacional y en divisas, cheques, transferencias, compra/
venta de divisas, pagos/cobros de extranjero, etc.)
Realizacin de los pagos a cada proveedor segn el medio de pago
que previamente se haya elegido (transferencia, cheque, pagar,
letra, recibos, otros).
* La organizacin de la empresa estar estructurada de acuerdo al
organigrama, tiene definida la misin y la visin. La empresa cuenta
con un adecuado sistema de computadores en red y con un sistema en
lnea, que le permite procesar e integrar todas las operaciones de
las diferentes reas la cual permite agilizar los diferentes
procesos en forma eficaz.
Mediante la inspeccin inicial se pudo observar que la empresa
cuenta con las siguientes herramientas a nivel de sistema de
informacin:Servidor Central
Router y Switch marca D-LINK conformando la red LAN.
25 equipos de cmputo con sus respectivas licencias de Windows y
de Office.
6 Impresoras marca HP de las cuales dos trabajan en Red.
2 Fax para envo y recibo de informacin.
1 Planta Telefnica marca Panasonic con 8 lneas y una lnea
ADSL.
Software integrado ATLAS conformado por los mdulos de
Contabilidad, Tesorera y caja, compras, ventas, Cartera,
NominaMISINEs una compaa organizada para fabricar productos de
limpieza para el hogar, la industria, el comercio y la agricultura,
mediante la utilizacin de materiales nacionales como importados, de
excelente calidad y precios favorables buscando satisfacer la
necesidades de todos los consumidores tanto a nivel nacional como
internacional; y por ende posicionarnos como lderes en el
mercado.VISINEsta compaa compromete sus esfuerzos para ofrecer a
todos sus consumidores productos innovadores y tradicionales, que
satisfagan sus necesidades; mediante la elaboracin de estudios,
planes y proyectos encaminados a desarrollar un producto de ptima
calidad, en procura de alcanzar un mayor nmero de clientes, lo que
nos permite obtener un reporte de confianza y un sentido de
pertenencia en la realizacin de nuestras metas.REA DE TESORERA Y
CAJASi se tiene en cuenta que el objetivo bsico que se busca con la
adquisicin y utilizacin del computador es el de entregar informacin
confiable, til y oportuna, para nuestra auditora tendremos en
cuenta solamente el rea de TESORERA Y CAJA, teniendo en cuenta que
sta rea se encuentra alimentada por red desde las diferentes reas
que conforman la empresa y por eso, es de vital importancia hacer
el respectivo seguimiento a esta rea; donde se tendrn en cuenta
algunos parmetros generales dentro de la organizacin del sistema de
informacin y que afectan directamente el desarrollo operativo del
rea auditada, como:
El rea de sistemas e informtica, (base de datos) La gerencia
financiera y sus expectativas respecto al sistema de informacin.
Los controles y la seguridad en general de los sistemas de
informacin La Red de Comunicaciones y de Datos La Transferencia
Electrnica de Documentos y su seguridad en el entorno del rea
auditada.
Generacin de documentos.LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Los
procedimientos de control que la empresa tiene para dar fluidez a
su funcionamiento, tienen relacin con la evaluacin de los
procedimientos de accin general como lo son aquellas actividades
que sustentan la presencia del procesamiento electrnico de datos.
Concretamente, estos controles se orientan hacia la evaluacin tanto
de procedimientos administrativos y organizativos dentro del rea de
Tesorera y Caja, como de anlisis de sistemas y, en general, del
ciclo de vida del desarrollo del sistema; as como de las normas,
procedimientos y elementos que tienen relacin con los recursos y
servicios que utiliza el sistema de informacin, dentro de las
cuales estn comprendidas las actividades concernientes al equipo y
a los archivos de programas y de datos desde el punto de vista de
su contenido, de su seguridad y manejo. Estos controles se
verificarn comprobarn mediante: Controles de Seguridad Controles de
Adquisicin Controles de Organizacin Controles de Desarrollo
Controles de Administracin fsica y lgica Controles de
Documentacin.AUDITORIA INTERNAExiste un rea de Auditora interna que
cuenta con cinco personas que se encargan de la revisin de las
cuentas, elaboracin y seguimiento de los procedimientos generales
del desarrollo normal del objeto social de la empresa tanto a nivel
administrativo como operativo y quienes estn encargados de la
responsabilidad de informar las falencias que se presenten dentro
del desarrollo normal de cada actividad en su oportunidad.EVALUACIN
DEL AMBIENTE DE CONTROL:Nuestra auditoraevaluar el acatamiento de
las polticas establecidas por la administracin al orientar las
actuaciones y las responsabilidades de los empleados del rea de
tesorera y caja hacia el cumplimiento de los objetivos y metas
propuestas por la empresa dentro del desarrollo normal de sus
actividades, y su respectiva colaboracin con la firma al realizar
el trabajo de la auditora.EVALUACIN DEL RIESGOMATRIZ DE RIESGO
(2) BAJO RIESGO01-06VERDE(3) MEDIO RIESGO08-09AMARILLO(4) ALTO
RIESGO12-16ROJOANALISIS MATRIZ DE RIESGOPROBABILIDAD DE AMANAZA
INFORMACIONMAGNITUD DEL DAOCRIMINALIDADSUCESOS
FISICOSNEGLIGENCIA
ROBOVIRUSINCENDIO
TERREMOTO
INUNDACION
FALTA DE ENERGIA ELECTRICACOMPARTIR CONTRASEASCOPIAS DE
SEGUIRIDAD
442343
DATOS E INFORMACION
PERSONAL
TESORERIA416168121612
CAJA416168121612
COORDINADOR2884686
AUXILIARES3121269129
SOPORTE TECNICO3121269129
SISTEMA DE INFORMACION
PAQUETE CONTABLE3121269129
LICENCIAS2884686
SISEMA INFORMATICO3121269129
CAPACIDAD DE LOS EQUIPOS2884686
POLIZAS DE SEGURO416168121612
COMPUTADORAS CALIDAD2884686
INDUSTRIAS REY LTDA.AUDITORA DE OFIMTICACUESTIONARIO GENERAL DE
CONTROL INTERNO:REA DE CAJA Y TESORERASINO
Los equipos de cmputo son adquiridos teniendo en cuenta las
necesidades de la empresa y estn debidamente programados a nivel
general teniendo en cuenta la necesidad de cada rea?X
Los equipos de cmputo del rea de tesorera y caja son aptos para
la labor y tienen configuraciones vigentes y adecuadas para los
requerimientos del software utilizado?X
Se hace mantenimiento preventivo a los equipos de hardware
asignados al rea de Tesorera y caja, con regularidad?X
El mantenimiento de los equipos est a cargo de una persona
calificada?X
Utiliza la empresa dispositivos en el router de Internet y los
controles de firewall restrinjan el acceso a la base de datos,
dentro de la seguridad de la informacin sistematizada?X
Cuenta la empresa con backup externos con la informacin; y cada
cuanto se hacen dichos backups?X
Los procesos de un solo usuario y los procesos del sistema
operativo para cada usuario, son identificados por el servidor de
bases de datos, en especial los del rea de tesorera y caja?X
Los usuarios que interactan en el ambiente de produccin, estn
restringidos al rea seleccionada, en especial el rea de tesorera y
caja?X
Hay buen Manejo de la claves de acceso de cada perfil y se
verifican por parte del administrador de sistemas que las claves
del rea de tesorera y caja sean de carcter personal e
intransferibles?X
Se est cumpliendo con la ley de derechos de autor; es decir cada
computador tiene su propia licencia en el rea de tesorera y
caja?X
Existe custodia fsica de los computadores en el rea de tesorera
y caja?X
Los comandos crticos en los objetos (Ej. Crear, alterar, delete)
estn habilitados dentro de la red por cada rea, son revisados y
monitoreados oportunamente, especialmente en el rea de tesorera y
caja? X
INFORME DE AUDITORIA INDUSTRIAS REY LTDAAREA DE TESORERIA Y
CAJASe ha auditado los departamentos de tesorera y caja de la
empresa INDUSTRIAS REY LTDA.Dicha auditoria fue contratada bajo la
responsabilidad de la administracin, una de nuestras obligaciones
es la de expresar una opinin sobre el manejo eficiente de los
departamentos en mencin.La auditora de la ofimtica se realiz de
acuerdo con las norma de auditoria generalmente aceptadas en
Colombia. Estas normas requieren que se planifique y se lleve a
cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre el
manejo ofimtico que se le da al departamento de tesorera y caja.
Esta auditoria incluye el examen sobre bases selectivas de las
evidencias que respaldan las cifras, manejo y funcionalidad sobre
estos departamentos. Tambin incluye la evaluacin de normas y
principios utilizados en la sistematizacin de las
operaciones.Consideramos que nuestra auditoria proporciona una base
razonable para expresar nuestra opinin.Obtuvimos la informacin
necesaria para cumplir con los propsitos de la auditoria y
efectuamos las pruebas de acuerdo a la normatividad vigente. Como
resultado final del proceso se pudo evidenciar un manejo ofimtico
eficiente en los departamentos de tesorera y caja, salvo algunas
deficiencias presentadas y que si no se corrigen podran dejar en un
evidente riesgo el funcionamiento normal de los mismos.HALLAZGOS1.
El mantenimiento de los equipo no se realiza por una persona
calificada.2. No se realizan copias de la informacin continuamente,
como tampoco existe un backup al exterior de la empresa.3. Faltan
licencias de funcionamiento de los equipos de cmputo del rea de
tesorera y caja.4. No existe un encargado dentro del rea de
sistemas que supervise el funcionamiento de los
equipos.CUANTIFICACION DE LOS HALLAZGOSEn Relacin con el estudio
realizado y teniendo en cuenta los hallazgos anteriores, podemos
determinar que stos generan un alto grado de impacto negativo
dentro del desarrollo normal de las diferentes actividades de la
empresa, como lo detallamos a continuacin: En cuanto al
mantenimiento de los equipos es necesario contar con una persona
calificada que posea los conocimientos indispensables para
desarrollar esta actividad; si continuamos manejando este proceso
como hasta ahora se ha hecho, es posible que se presenten fallas
dentro del sistema que nos generan graves consecuencias a nivel
informtico. El no realizar copias de la informacin continuamente,
estn expuestos a prdidas irrecuperables de informacin, lo que nos
permite cuantificar como un riesgo de altsimo grado. La falta de
licencias en los equipos puede ocasionar sanciones de ley por estar
operando con el desconociendo de sta y por ende generar problemas
jurdicos a la empresa, e igualmente el utilizar sistemas sin
licencia por lo tanto no hay seguridad del buen funcionamiento de
estos. Al no existir un encargado dentro de la empresa que revise
el funcionamiento de los equipos, estn expuestos a que cualquier
persona en la eventualidad revise dichos equipos y esto puede
generar un riesgo alto para la informacin como para el equipo que
presenta las dificultades.MEDICIN DEL IMPACTOA nivel general dentro
del desarrollo de las actividades del rea de tesorera y caja en
cuanto al sistema de informacin se puede determinar que el impacto
de los hallazgo los consideramos de alto grado, toda vez que estas
falencias puede llegar a ocasionar traumas de gran importancia
tanto a nivel del rea como a nivel general en el desarrollo normal
de las actividades de la empresa.RECOMENDACIONESHemos estudiado el
proceso del sistema de informacin dentro del rea de tesorera y caja
y teniendo en cuenta las diferentes falencias que posee dentro del
desarrollo normal de sus actividades es nuestro deber y obligacin
hacerles las siguientes recomendaciones: Teniendo en cuenta que
nuestra revisin ha determinado que el mantenimiento de los equipos
no se est realizando por una persona calificada, es nuestro deber
recomendarle que a partir de la fecha se busque la forma de
contratar con un experto en el tema; toda vez que esto puede evitar
incurrir en problemas dentro del sistema y por ende generar graves
consecuencias dentro de los diferentes procesos. Durante la revisin
al rea de tesorera y caja hemos determinado que de la informacin no
se est generando backup como soporte historial de sta; lo que nos
permite recomendarles que dichas copias se deben realizar con un
lapso no mayor de 10 das, al igual que esta informacin debe
guardarse en un lugar externo a la empresa. Teniendo en cuenta que
el rea de tesorera y caja posee 4 equipos de cmputo, se procede a
revisar los diferentes documentos de adquisicin y licencias de cada
uno, y se determina que los dos equipos que se encuentran dentro de
la oficina de tesorera no poseen las respectivas licencias de
funcionamiento, es de vital importancia licenciar estos equipos
toda vez que la ley as lo exige y en el menor tiempo posible debido
a que dicha situacin puede generar consecuencias graves para la
empresa. Se establece mediante encuestas que no hay constitucin de
un grupo dentro de la oficina de sistemas que supervise el buen
funcionamiento de los aplicativos de sistemas para ningn rea. Y es
nuestro deber recomendarles que se asigne una persona que posea los
conocimientos y el perfil para que desarrolle esta funcin, en aras
de evitar problemas en el manejo de la informacin.
MARIO JAIMES MESAREPRESENTANTE LEGALAUDITORES PROACTIVOS
S.A.S
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