Assinatura de Documentos Digitais na Leroy Merlin

CertForum – Fórum de Certificado Digital

Certificados Digitais em sistemas do setor privado

Renato Augusto Coltro Diretor Jurídico Giselle Brides Coordenadora Jurídica

Grupo Adeo no Mundo

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Quem é a Leroy Merlin no Mundo?

Quem é a Leroy Merlin no Brasil?

Leroy Merlin no Brasil

Líder no segmento Varejista de Home Center no Brasil 42 Lojas 11 Estados e o DF + de 9.000 Colaboradores

Pelo 05º ano consecutivo umas das

melhores empresas para se trabalhar,

segundo o GPTW.

O início da Assinatura Digital

Em 2016, a Diretoria Jurídica tinha como um dos seus

Objetivos a implantação de iniciativas que contribuam para

uma cultura paperless, desdobramento de uma das ações

táticas no eixo #Produtividade do Banner da Companhia.

O projeto visou resolver o “problema” das assinaturas pela

Diretoria Executiva, substituindo a assinatura física pela

Assinatura Digital inicialmente nas Procurações, Cartas de

Preposição, Notificações e Substabelecimentos.

Cenário Antigo – Assinatura Manual

Recebe do Cartório / Rateia a Despesa

Reconhecimento de

Firma em Cartório

Coleta de Assinaturas Impressão

Elaboração

do Documento

Digitalizar

Eram necessários 13 dias para superar todas as fases

Arquivamento

e Envio ao Cliente

Assinatura Digital – Benefícios

Diante da necessidade de sermos cada vez mais produtivos, a implantação da Assinatura Digital traz inúmeros benefícios, dentre eles a segurança Jurídica que se confere aos documentos assinados fisicamente, a mobilidade e comodidade de promover a assinatura de documentos em qualquer localidade.

Além disso, ainda ganharemos em (i) Agilidade (ii) Segurança (iii) Controle (iv) Qualidade (v) Simplificação (vi) Redução de custos e (vii) Sustentabilidade.

#Produtividade

A Regra é ser Simples#

Início da Assinatura Digital

Em Junho de 2016 iniciamos as Assinaturas Digitais das Procurações,

Substabelecimentos, Cartas de Preposição e Notificações. Nesse ano foram assinados digitalmente 274 documentos e tivemos uma

redução de custo de 87% em relação ao custo da assinatura física.

Desse total, tivemos a recusa de 03 órgãos públicos na aceitação de uma procuração assinada digitalmente.

Cenário Atual – Assinatura Digital

Envia por e-mail o PDF

ao Solicitante

Fluxo da Assinatura Digital &

Recepção dos

Documentos assinados

Cadastro do Documento no Portal de

Assinaturas - Certisign

Elaboração do

Documento

Atualmente são necessárias no máximo 48 horas para superar todas as fases

Início da Assinatura Digital – Atos Societários

No final do mês de Maio de 2017, avançamos com o Projeto da Assinatura Digital e assim, houve o primeiro arquivamento na JUCESP de um ato societário Assinado Digitalmente.

A partir de então, todos os Atos Societários passaram a ser assinados digitalmente.

Em Agosto de 2017, implantamos a certificação digital para as empresas OBRAMAX e ZODIO (empresas do Grupo Adeo, que terão suas primeiras Lojas inauguradas em Dezembro de 2017, em São Paulo), iniciando com elas o mesmo processo já praticado na LEROY MERLIN.

Fases de Implantação da Assinatura Digital

1ª Onda 2016: Procurações, Substabelecimentos e Notificações

2ª Onda 2017: Atos Societários

3ª Onda Segundo Semestre 2017: Integração da Benner (software jurídico) com a

Certisign

4ª Onda 2018: Contratos Revenda (contratos com fornecedores)

5ª Onda 2019: Contratos Não Revenda (contratos em geral)

Assinatura Digital – Demais Áreas

Além dos documentos jurídicos, a Assinatura Digital pode ser explorada por outras áreas da Companhia, fortalecendo assim a cultura parpeless e ganhando eficiência com a utilização da tecnologia.

Outra grande oportunidade que está sendo estudada é a implantação da Assinatura Digital nos Processos de Recursos Humanos, onde podem ser assinados digitalmente os seguintes documentos:

Assinatura de requisição e liberação (recibo) de férias; Assinatura de espelho de folha de ponto; Contrato de trabalho; Solicitação de treinamento; Automatização do processo de Solicitação de Movimentação; Avaliações de desempenho; Sobreavisos.

Parceria

OBRIGADA!

Giselle Brides – Coordenadora Jurídica da Área Societária gbsantos@leroymerlin.com.br

Equipe Jurídico Leroy Merlin Brasil