Aspectos Importantes Considerar en Su Facturacion a Codelco102014 (1)

Abril 2014Conferencia de Prensa | 27 de mayo de 2010Aspectos Importantes a Considerar en su Facturacin a Codelco Centro Cuentas por PagarGERENCIA DE CONTRALORA

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Proceso Compra - Pago


Proceso de Pago


Recepcin y Registro de Documentos de PagoPara que la Recepcin y Registro de Documentos de Pagos se realice de manera eficiente, es importante dejar de manifiesto las obligaciones del emisor con CodelcoPARA TODO TIPO DE DOCUMENTO SE DEBE:

Indicar nmero de referencia (Orden de compra, N de HES, N de SEP, N Consignacin)

Factura dirigida a Codelco RUT: 61.704.000-K. Hurfanos 1270, Santiago.DOCUMENTOS DEL TIPO MANUAL

Entregar slo en Santiago. Direccin: Hurfanos 1270, piso 1, oficina de Recepcin de Facturas, o a la Casilla 150 D Santiago.

DOCUMENTOS DEL TIPO ELECTRNICO

Cumplir con los requisitos de emisin de facturas electrnicas

OBLIGACIONES DEL EMISOR


Requisitos de Codelco para los documentos electrnicos (DTE)Status de CumplimientoEn nuestros sistemas, recibimos un nmero importante de DTEs que no cumplen los requisitos indicados por Codelco. Siendo principalmente 2 los problemas: Facturas sin referencia: El proveedor no indica en el campo referencia (cdigo 801), el DTE relacionado (N OC, N HES o N SEP)Facturas con referencia errnea. El proveedor ingresa en el campo referencia (cdigo 801), nmeros o letras que no corresponden a ningn documento de compra existente (OC, HES o SEP)Es importante como proveedor que pueda revisar constantemente, una vez emitida su factura electrnica, el estado de esta en nuestro portal de Pago a Proveedores. http://pagofacturas.codelco.cl/


Requisitos de Codelco para los documentos electrnicosQu hacemos al respecto?Codelco posee un sistema llamado ARFEL (Automatizacin Rechazo Electrnico de Facturas), que realiza el rechazo automtico de las facturas electrnicas que vienen con los siguientes errores:Referencia errnea o sin referencia.Fecha emisin superior a un mes desde ingresada la factura.

Los rechazos son notificados automticamente al correo que el proveedor mantiene registrado ante el SII. Para evitar molestias, se recomienda considerar la importancia de dichos requisitos

Imgenes de Principales errores


Ejemplo de Principales erroresReferencia Errnea HESXNo debe estar escrita la palabra HES


Principales erroresReferencia Errnea PedidosNo debe haber texto en este campoX


ValidacinEn la etapa de validacin, y dependiendo del origen del documento, se realiza la revisin de condiciones entre la informacin de los DTEs recepcionados y los registros asociados en nuestros sistemas:Condiciones generales de aprobacin para el pago:El plazo de pago estipulado en el contrato es a 30 das.En casos excepcionales el plazo de pago puede ser diferente, cuya informacin se indica claramente en el contrato. El Plazo de pago para documentos sin contratos (SEP) es de 30 das.El plazo de pago se entender en das corridos desde la fecha de recepcin de la factura.Debe haber recepcin conforme del bien o servicio


ValidacinCondiciones generales de rechazo del documento:Si no existe nmero de referencia en el documento.Si no cumple con los requisitos de emisin de facturas electrnicas. Vigencia del documento mayor a 30 das desde su fecha de emisin.Si es manuscrito.Si en caso de facturar bienes, estos no han sido recepcionados en nuestras Bodegas.Si en caso de facturar servicios, estos no cuentan con la aprobacin del Administrador del Contrato, a travs de la HES liberada.


Pago Condiciones Para iniciar el proceso de pago, se requiere cumplir con todos los requisitos antes indicados

Tipos de pago: Transferencia electrnica Vale vista electrnico

La modalidad habitual son transferencia electrnica y vale vista electrnico. Para estos efectos, favor mantener actualizada su N de cuenta bancaria en nuestros registros. Actualizando peridicamente su informacin al correo de [email protected] identificndose con el nmero de RUT de la empresa.


Informacin de PagoCon el objeto de mantenerlo informado respecto de la situacin de sus pagos, le indicamos los canales de comunicacin establecidos:

Aviso de pago va correo electrnico. Este se emite automticamente cada vez que se realiza una transferencia electrnica.

Consultas respecto a la recepcin y estados de documentos:Portal Pago Proveedores: http://pagofacturas.codelco.cl/

Mesa de Ayuda: Ticket disponible en Portal Pago Proveedores

Telfono: Llamar al nmero +56 02 28185765


Informacin de PagoConsultas respecto de trnsito con sus documentos tributarios electrnicos:Portal Pago de Facturas http://pagofacturas.codelco.cl/Rechazo DTE [email protected]

Le Recordamos que el envo del documento al SII y la visualizacin del mismo, no significa que Codelco lo haya recepcionado, para ello, debe contar con la notificacin de recepcin (Documento electrnico) que se enva al correo que tiene registrado como empresa ante el SII.


Todos estos mecanismos apoyan la Gestin Comercial de Compra de Codelco.


Aviso de Pago va correo electrnicoPara que pueda contar con esta informacin es importante mantener actualizado su informacin en nuestros registros


Actualizacin de InformacinEs importante que mantenga toda su informacin actualizada, como su e-mail de informacin de pago, su cuenta bancaria entre otros. Para ello, tiene 3 alternativas:


Glosario de TrminosHoja de Entrada de Servicio (HES): Es el documento electrnico de SAP, mediante el cual el administrador del contrato registra las obras, correctamente, ejecutadas por el contratista y su correspondiente imputacin contable.

Solicitud Electrnica de Pago (SEP): Aplicacin que opera en SAP y permite a los usuarios cursar solicitudes de pago a Contralora por concepto de gastos miscelneos.

Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual la Corporacin, a travs de Abastecimiento, comunica al Proveedor la intencin de adquisicin y suministro de determinadas mercancas o bienes. En ste documento se estipulan las condiciones especficas de dicha compra, tales como: descripcin de la mercanca, cantidad, calidad, precio, condiciones de pago, plazo de entrega, inspecciones tcnicas, garantas, multas y, en general, condiciones comerciales y tcnicas de la mercanca o bien por adquirir.


Gracias


Ejemplo mensaje enviado

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