ARIES

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ МЕТОДОЛОГИИ ARIES

ARIES – архитектура для быстрого внедрения систем масштаба предприятия

ARIES (Architecture for Rapid Implementation of Enterprise Systems) – методология, обеспечивающая быстрое внедрение сложных систем масштаба предприятия, включая системы для поддержки работы группы орга-низаций, региональные и общенациональные системы.

Многие крупномасштабные IT-проекты заканчивают-ся неудачей по одной простой причине: их реализация занимает слишком много времени. По мере осущест-вления затянувшегося проекта возникают все новые сложности, требующие многочисленных согласований, растут расходы и заказчик теряет веру в успешное завершение проекта. Нередко в промышленную эксплу-атацию вводится только часть внедряемой системы и это стремятся выдать за успех, хотя предоставленная функциональность слишком ограничена, чтобы добить-ся изначально поставленных целей.

Еще одна причина неудачных проектов – негибкие мето-дологии внедрения и слишком жесткие графики работ. В выпущенном Гарвардской школой бизнеса учебнике по управлению крупными и небольшими проектами (Managing Projects Large and Small) утверждается:

«Обычные методологии управления проектами лучше всего работают, когда действительно вели-ка вероятность того, что проект будет осущест-влен, как было определено на этапе его планиро-вания… когда в ходе его реализации не требуется большой работы по уточнению круга решаемых вопросов… 50% [крупных IT-проектов] с самого

начала обречены на неудачу».

Сложные IT-проекты редко осуществляются так, как было запланирова-но. Излишне формализованные проектные процессы и негибкие графи-ки работ могут «сбить с курса», и тогда станет невозможно вписаться в запланированные сроки – конечно, если они не превышают разумных пределов.

Многие методологии внедрения программных продуктов (особенно те, что применяются консалтинговыми фирмами и системными инте-граторами) созданы для поддержки внедрения приложений и продук-тов, плохо адаптируемых к специфическим потребностям конкретных заказчиков. Развертывание таких решений может занять очень много времени как у персонала заказчика, так и у поставщика ПО и все равно не завершиться предоставлением необходимой функциональности. В случае негибких программных продуктов заказчикам нужно адапти-роваться к ним (при этом внедрение таких продуктов часто называют «внедрением лучших практик»). К тому же, применение такого подхода означает, что персонал заказчика приложит массу усилий – и опять-таки без гарантии получения запланированных результатов.

Методология ARIES основана на другой предпосылке: сложные пробле-мы, связанные с информационным обеспечением, могут быть решены лучше всего (а во многих случаях только) с помощью наиболее передо-вых программных продуктов, легко адаптируемых к индивидуальным потребностям заказчиков. А для поддержки внедрения таких продуктов лучше всего использовать методологию ARIES. Она может использо-ваться в сочетании с большинством известных методологий управления проектами, например PMI и PRINCE2, и такими инструментами, как диаграммы PERT и диаграммы Ганта. Однако ARIES не может применяться наряду с методо-логиями, основанными или предназначенными для поддержки производственных процессов, контроля процессов и процессов, основанных на доказательствах (evidence-based processes). Такие методологии обычно недостаточно гибки для использования с целью реализации сложных программных решений.

ARIES: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

n Адаптируемость. Хотя вполне естественно ожидать от организации,внедряющей новый программный продукт, изменения некоторых процессов в ходе внедрения новой системы, лучше всего выполнять их до или после внедрения. Методология ARIES обеспечивает быструю настройку программного продукта под нужды заказчика, а не застав-ляет его осуществлять изменения. Высокая адаптивность впослед-ствии дает возможность внедренной системе расширяться и разви-ваться по мере роста использующей ее организации.

n Активное участие заказчика в проекте. Развертывание системы масштаба предприятия, по определению, предполагает существенное воздействие на всю организацию в целом. Без постоянного участия ее руководства в реализации проекта его успешное завершение едва ли возможно.

n Своевременное получение отзывов от заказчика. Использованиеитерационных процессов. Подход, предусматривающий заверше-ние каждого этапа проекта до начала следующего этапа не являет-ся эффективным для быстрого внедрения программного продукта. Намного более эффективен подход, при котором конфигурация систе-мы постоянно уточняется на основе отзывов Заказчика и одновремен-но отслеживаются все «контрольные точки» (этапы) проекта.

n Быстрое начало практического использования системы. Одна из основных целей ARIES – быстрое предоставление заказчику полно-функциональной системы, с внесением в нее дополнительных изме-нений через регулярные промежутки времени на основе полученной от пользователей информации в течение 90 дней после ввода систе-мы в рабочий режим. Реализация многих проектов замедляется из-за того, что они «тонут» в бесконечном потоке требований, предъявляе-мых пользователями до начала применения системы на практике.

n Утверждение заказчиком работ по проекту вместо тестирования.При установке системы заказчику не нужно ее тестировать – она уже была протестирована. Все что требуется от заказчика, – это провести анализ и подтвердить, что конфигурация системы, рабочие процессы, процедура переноса данных из прежней системы в новую и межси-стемной интеграции соответствуют его запросам. Такое подтвержде-ние оформляется в виде соответствующих документов по вводу систе-мы в рабочую эксплуатацию.

n Одновременный ввод всей системы в рабочую эксплуатацию.Как правило, оптимальным является подход, состоящий во вводе сразу всей системы в рабочий режим одновременно (либо в течение нескольких недель). Это позволяет избежать двойного ввода данных в прежнюю и новую системы. Частично внедренная система нередко не в состоянии предоставить всю функциональность, необходимую для эффективной работы. И, что особенно важно, данный подход дает возможность намного быстрее предоставить в распоряжение заказчи-ка полнофункциональную систему.

ПРИЛОЖЕНИЕ I. ФАЗЫ ВНЕДРЕНИЯ ПО МЕТОДОЛОГИИ ARIES

Методология ARIES предусматривает следующие фазы внедрения программного продукта:

1. Первая встреча с представителями Заказчика для налаживания отношений, опре-деления общих требований Заказчика и имею-щихся у него ресурсов. Актуальные вопросы на этой встрече обсуждаются руководителя-ми, принимавшими участие в приобретении системы, и ключевым персоналом, участвую-щим в реализации проекта. На ней формулиру-ется программа внедрения системы и создает-ся объединенная команда для осуществления этой программы.

2. Локальная (предназначенная для даннойстраны) версия программного продукта (или иная версия, наиболее соответствующая потребностям Заказчика) демонстрируется пользователям, участвующим в проекте. Это делается для того, чтобы наглядно показать, как внедряемая система решает поставленные задачи, и побудить пользователей задуматься о том, как можно лучше всего использовать ее в работе.

3. Специалисты по вопросам внедрения собираютинформацию и составляют спецификации процессов и настроек, а Заказчик в письменной форме подтверждает, что данные спецификации отвечают его требованиям. Если система развертывается сразу в нескольких больницах / медорганизациях, анализ по каждому модулю должен быть одновременно проведен во всех организациях.

4. Технические специалисты работают вместе со Специалистами по вопросам внедрения, а Заказчик определяет (и письменно утвержда-ет) необходимые специальные отчеты, требо-вания к интеграции, переносу данных и всем требующимся доработкам.

5. По результатам проведенных обсуждений сЗаказчиком представители InterSystems предоставляют набор тестовых сценари-ев цикла медицинского обслуживания пациента от регистрации до выписки / открепления.

6. Начиная с демонстрации локальной версиисистемы (или версии, наиболее соответ-ствующей потребностям данной больницы / клиники и т.п.) специалисты InterSystems выполняют все необходимые изменения рабочих процессов и конфигурации ПО и подготавливают индивидуальные настрой-ки под Заказчика. Заказчик не выполняет изменений рабочих процессов и конфи-гурации системы, но может отвечать за отдельные настройки. Многие изменения выполняются отвечающими за определен-ный модуль специалистами Заказчика в сотрудничестве с персоналом InterSystems.

7. Заказчику предоставляются все настройки системы, а он информирует специалистов InterSystems о найденных ошибках и несо-ответствиях (например в определении потока выполняемых задач), затем специ-алисты InterSystems делают все необходи-мые исправления.

8. В то же самое время Технические специали-сты завершают работу по интеграции, пере-носу данных, настойке отчетов и т.д.

9. В случае, если выполнялись индивидуальные доработки системы, они анализируются и проверяются Заказчиком. Если в рамках доработки был создан пользовательский интерфейс, он также должен быть проанализирован Заказчиком для подтверждения его адекватности.

10. Тестовые сценарии исполняются InterSystems (или субпоставщиком).

11. Заказчик анализирует и подтверждает: а) рабочие процессы, правила и другие компоненты конфигурации системы; б) процедуры переноса данных и интеграции, отчеты и т.д.; 3) все выполненные доработки. Заказчик также исполняет и утверждает сценарии цикла медобслуживания пациентов ЛПУ. При этом фазы 7-12 являются итерационными!

12. Готовность к вводу системы в эксплуатацию документально утверж-дается путем подписания соответствующих документов отдельно для каждого модуля, переноса данных, интеграции и набора сценари-ев цикла медобслуживания пациентов. В дополнение к этому, долж-но быть получено подтверждение готовности IT-инфраструктуры Заказчика для эффективной поддержки функционирования системы.

13. InterSystems проводит обучение ключевых пользователей и систем-ных администраторов. Обучение других пользователей проводится Заказчиком или сторонним поставщиком услуг по обучению.

14. Система вводится в эксплуатацию (обычно в рабочий режим вводит-ся вся система одновременно либо последовательно в течение нескольких недель), а пользователи сразу же начинают приобретать навыки работы в системе.

15. В течение первого 30-дневного периода функционирования системыв рабочем режиме InterSystems, при необходимости, выполняет нужные изменения. InterSystems выделяет персонал для работы в течение этих 30 дней вместе со Службой поддержки Заказчика.

16. По окончании 90 дней с даты ввода системы в эксплуатацию мы устанавливаем финальный набор изменений. К этому моменту систе-ма должна быть готова к передаче для предоставления поддержки специализированной организацией.

ПРИЛОЖЕНИЕ II. МЕТОДОЛОГИЯ ARIES: КОНТРОЛЬНЫЕ ТОЧКИ (ЭТАПЫ) ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ Ниже приведен примерный перечень контроль-ных точек (этапов) проекта внедрения системы в ЛПУ. (Для проектов, направленных на обеспече-ние поддержки работы сразу нескольких структур используется аналогичный перечень этапов.)

Итерационный и параллельный характер выпол-няемых действий означает, что те или иные этапы проекта не всегда бывают завершены в заплани-рованной последовательности.

1. Начало реализации проекта

2. Основные спецификации получены, согласо-ваны (и подписаны Заказчиком)

3. Системная среда, включая всю IT-инфраструктуру, готова для развертывания системы

4. Конфигурирование системы завершено

5. Настройка отчетов и аналитических показа-телей закончена

6. Процессы интеграции и переноса данных разработаны и утверждены

7. Тестовые сценарии успешно исполнены

8. Процедура утверждения ввода системы в эксплуатацию завершена

9. Обучение ключевых пользователей закончено

10. Обучение обычных пользователей закончено

11. Система введена в эксплуатацию

12. Первый 30-дневный период с моменты вводасистемы в рабочий режим завершен; набор изменений установлен

13. 90-дневный период с даты внедрения системы завершен; финальный набор изменений установлен; система передана для предо-ставления поддержки специализированной организацией

Зоны ответственности InterSystems

Конфигурирование n Настройка:системы l Рабочих процессов l Структуры (вида) экранов l Меню l Групп безопасности n Заполнение большинства таблиц кода n Создание специальных отчетов и аналитических показателей, если необходимо Перенос данных n Разработка процессов переноса данных и интеграция n Перенос данных n Предоставление интерфейсов с другими приложениями / системами

Настройка системы n Установка ПО InterSystems n Рекомендации Заказчику по поводу необходимой инфраструктуры Тестирование и n Предоставление и исполнение базового набора тестовых сценариев утверждение n Разработка сценариев цикла медобслуживания пациентов n Тестирование всех изменений конфигурации и рабочих процессов n Тестирование всех отчетов, аналитических показателей и т.д. n Проверка результатов переноса данных и интеграции Обучение n Проведение обучения системных администраторов пользователей n Проведение обучения ключевых пользователей Управление проектом n Обеспечение участия в проекте персонала InterSystems путем выде- ления необходимых специалистов n Управление работой участвующего в проекте персонала InterSystems

ПРИЛОЖЕНИЕ III: МЕТОДОЛОГИЯ ARIES: ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ПРОЕКТА

В приведенной ниже таблице перечислены зоны ответственности InterSystems и Заказчика при реализации крупномасштабного проекта внедрения программного продукта для поддержки работы медицинской организации. Перечень обязанностей может варьироваться от страны к стране и от организации к организации.

Зоны ответственности Заказчика

n Определение необходимых организационных изменений и изменений рабочих процессов, если в них имеется потребность n Определение и анализ требований к конфигурации системы n Указание специальных отчетов и аналитических показателей, если необходимо n Создание графиков n Заполнение некоторых справочников совместно с персоналом InterSystems n Взаимодействие с текущими поставщиками по следующим позициям: l Автоматизированный вывод данных (в плоских файлах) и сопутствующая документация l Документация по интерфейсам для всех систем, с которыми мы должны обеспечить интеграциюn Доступность текущих поставщиков для контакта в случае необходимости разъяснения значения и связей между передаваемыми данными n Предоставление доступа к другим системам для тестирования, если необходимо n Предоставление любого необходимого контента, поддерживавшегося третьей стороной, например базы данных о лекарственных препаратах

n Предоставление и настройка серверов и сети n Предоставление и настройка клиентских устройств, включая персональные компьютеры и принтеры n Регистрация уполномоченных пользователей, с указанием уровня доступа в целях обеспечения безопасности n Описание сценариев использования и работа вместе с персоналом InterSystems для создания сценариев цикла медобслуживания пациентов n Анализ тестовых сценариев для обеспечения уверенности в том, что все необходимые рабочие процессы включены во внедряемое решение n Тестирование всех доработок n Анализ и утверждение: l Всех настроек, включая рабочие процессы l Всех специально разработанных отчетов и аналитических показателей l Всех перенесенных данных (после проверки их точности, нахождения в нужных полях и представления в правильных форматах). l Сценариев цикла медобслуживания пациентов n Выполнение процесса помодульного утверждения ввода системы в рабочую эксплуатацию и обеспече- ние соответствия конфигурации системы потребностям медорганизации n Проведение любых иных проверок, требующихся в контексте внедрения системы n Проведение обучения пользователей перед вводом системы в эксплуатацию (в некоторых случаях провести их обучение может InterSystems) n Проведение обучения новых пользователей после ввода системы в рабочую эксплуатацию n Подготовка учебных материалов для обучения пользователей и документации, включая правила рабо- ты пользователей, если необходимо. (В целом, наличие такой документации не является необходимым) n Обеспечение участия руководства и ведущих медицинских специалистов организации в проекте для его успешного завершения, ввода системы в рабочую эксплуатацию и скорейшего начала использования системы в рабочем режиме n Получение поддержки от подразделений организации и ключевых пользователей n Вовлечение в проект соответствующего персонала медицинской организации n Управление работой участвующего в проекте персонала Заказчика

InterSystems

Москва, 123610,Краснопресненская наб., 12, ЦМТ-2

Тел .: +7 (495) 967-00-88Факс: +7 (495) 967-00-18

InterSystems.ru