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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
15
ARCHIVES INSTITUTIONNELLES DE L’INSTITUT ROYAL
DES SCIENCES NATURELLES DE BELGIQUE
TABLEAU DE TRI 2008
par
Geert LELOUP
Bruxelles 2008
ARCHIVES INSTITUTIONNELLES DE L’INSTITUT ROYAL
DES SCIENCES NATURELLES DE BELGIQUE
TABLEAU DE TRI 2008
par
Geert LELOUP
Bruxelles 2008
LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.
LISTE DES ABRÉVIATIONS ACS Agents Contractuels Subventionnés ADIA Association pour la Diffusion de l’Information Archéologique AGR Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces AIIRScNB Archives institutionnelles de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique Annexes M.B. Annexes du Moniteur belge ARABEL Arachnologia Belgica ARC Actions de Recherche Concertées ASBL association sans but lucratif ASCOBANS Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas auj. aujourd’hui BCI Bureau de Communication et d’Information BCZ Benelux Congress of Zoology BELMEC Belgian Marine Environmental Control BeWiSe Belgian Women in Science BGD Belgische Geologische Dienst BJE Belgian Journal of Entomology BJZ Belgian Journal of Zoology BLUG Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen BMDC Belgian Marine Data Centre BST Bibliothèque des Sciences et Techniques CBM Conseil bruxellois des Musées CCB Comité de concertation de base CCPIE Comité de coordination de la politique internationale de l’environnement
Liste des abbréviations
8
CCS Cadre Spécial Temporaire CDB Convention sur la diversité biologique CHM Clearing House Mechanism CIC Comité Interministériel de Contrôle CIE Conférence interministérielle de l’Environnement CMB Cercle de Mycologie de Bruxelles COP Conference of the Parties CRBH Centre des Recherches Biologiques de Harchies DA Direction d’Appui DBA Département de biologie animale DBO Département de Biologie des Organismes DGCD Direction générale de la coopération au développement DGT Dépôt de la Guerre et de la Topographie DO Direction Operationelle ESF Établissement scientifique fédéral etp équivalents temps pleins EurGeol Géologue européen EUSO European Union Science Olympiad FEG Fédération européenne des Géologues FIS Fondation International Scientifique FNRS Fonds National de la Recherche Scientifique GTI Global Taxonomy Initiative IBO International Biology Olympiad ICES International Council for the Exploration of the Sea ICM Institut cartographique militaire IEM Institut d’Études Maritimes IG Inventaire Général IGN Institut Géographique National
Liste des abbréviations
9
IHE Institut d’Hygiène et d’Epidémiologie IOC Intergovernmental Oceanographic Commission IPN Institut des parcs nationaux du Congo et du Ruanda-Burundi IRScNB Institut royal des Sciences naturelles de Belgique ISP Institut scientifique de Santé Publique JPEG joint photographic experts group KBVAP Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie KBVD Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde KBVE Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie KUL Katholieke Universiteit Leuven LDC London Dumping Convention MARS Multimedia Archeological Research System M.B. Moniteur belge MIA MUMM Inventory of Archives MNZ (1) Commission Technique mer du Nord MNZ (2) Groupe mer du Nord et Océans MOP Meeting of Parties MRAC Musée royal de l’Afrique centrale MRHNB Musée Royal d’histoire naturelle de Belgique NSC International Conference on the Protection of the North Sea NSTF North Sea Taskforce ODAS Oceanographic Data Acquisition System ONSS Office National de Sécurité Sociale ORBEM Office Régional Bruxellois de l’Emploi OSASTT Organe Subsidiaire chargé de fournir des Avis Scientifiques, Techniques et
Technologiques OSCOM Commission de la convention d’Oslo sur les opérations d’immersion de rejets
en mer
Liste des abbréviations
10
OSPAR Traité sur la protection du milieu marin de l’Atlantique du nord-est PARCOM Commission de la convention de Paris sur la pollution marine d’origine
tellurique PDF portable document format PFN Point focal national (pour la Convention sur la diversité biologique) PROBIO Association des Professeurs de Biologie SAB Société d’Anthropologie de Bruxelles SBSTTA Subsidiary Body on Scientific, Technical and Technological Advice SEED Service Éducatif - Educatieve Dienst SGB Service Géologique de Belgique SHE service de Sécurité, d’Hygiène et d’Embellissement des lieux de travail SIPP Service interne de Prévention et de Protection au travail SOENB Section Orchidées d’Europe des Naturalistes belges SPF Service public fédéral SPM Station des Pêches Marines SPP Service public de programmation SPPS Service de Programmation de la Politique scientifique SRBAP Société royale belge d’Anthropologie et de Préhistoire SRZB Société royale zoologique de Belgique SSTC Services fédéraux des affaires scientifiques, techniques et culturelles SURV Belgian North Sea Aerial Survey TCT Troisième Circuit de Travail TIC Technologies d’information et de communication TIFF tagged image file format TVA Taxe sur la valeur ajoutée UBLG Union Belgo-Luxembourgeoise des Géologues UCL Université catholique de Louvain UGMM (1) Unité de Gestion du Modèle Mathématique de la mer du Nord
et de l’Estuaire de l’Escaut
Liste des abbréviations
11
UGMM (2) département Gestion de l’Écosystème Marin ULB Université Libre de Bruxelles UNCED United Nations Conference on Environment and Development VeLeWe Vereniging van Leerkrachten in de Wetenschappen VLIZ Vlaams Instituut voor de Zee VOB Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de
Gezondheidseducatie VUB Vrije Universiteit Brussel WIS Wetenschappelijke Internationale Stichting ZWI Zeewetenschappelijk Instituut
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TABLEAU DE TRI Le tableau de tri offre une vue d’ensemble schématique de toutes les séries d’archives papier et numériques, leur délai de conservation minimum et leur destination définitive. De cette façon, l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique saura très tôt quelles séries pourront être détruites à échéance et lesquelles, en raison de leur importance historique, seront conservées et, à terme, versées dans un lieu de conservation d’archives. Le tableau reprend systématiquement les données suivantes. Séries d’archives Les séries d’archives sont des documents qui, quels que soient leur
date, forme ou support matériel, sont destinés par nature à être conservés par l’établissement, la personne ou le groupe de personnes qui les ont reçus ou produits dans l’exercice de leurs activités. Il s’agit de tous les documents papier et tous les fichiers numériques constitués dans l’exécution d’une mission. Les pièces qui se trouvent dans les archives par hasard et qui n’ont pas de rapport direct avec l’exercice des fonctions, ainsi que les livres, les magazines et les feuilles volantes ne font pas partie des archives.
Datation Les séries d’archives sont datées minutieusement sur base du
document d’archives original le plus ancien et le plus récent. Délai de conservation Le délai de conservation est déterminé par l’Institut royal des
Sciences naturelles de Belgique et précise pendant combien de temps la série d’archives doit être conservée pour garantir son bon fonctionnement et sa justification sur le plan juridique. Ces délais administratifs sont à tout moment susceptibles d’être modifiés par l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique.
Destination définitive La destination définitive de la série d’archives est déterminée par les
Archives de l’État en concertation avec l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique, sur base de sa valeur culturelle et scientifique particulière pour la recherche historique. Pour plus d’informations, voir le chapitre précédent « Production et gestion des archives ».
Remarques Pour certaines séries d’archives, ce champ donne de précieuses
informations complémentaires.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
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DIRECTION ET SERVICES
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registre du courrier 1951-1971 expiré conserver
Copies du courrier sortant 1990-auj. 10 ans conserver
Correspondance (classée par nom du correspondant et par ordre alphabétique) 1902-1974 expiré conserver
Cette correspondance principalement internationale traite surtout de l’acquisition, de l’échange et des prêts des collections de l’institution, la recherche scientifique et l’édition des publications.
Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires 1970-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1825-auj. 30 ans conserver
Pièces concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1841-1950 expiré conserver
Le SPP Politique scientifique fédérale a versé un fonds identique aux Archives générales du Royaume de Bruxelles en 1997. Pour plus d’informations, voir le chapitre sur la production et gestion des archives.
Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne des musées régionaux d’histoire naturelle et des centres de recherche 1959-1990 30 ans conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
15
Notes pour les chefs de département, chefs de sections et chefs de service 1989-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant les litiges 2003-auj. 30 ans trier Éliminér les dossiers concernant les litiges avec les fournisseurs, conserver les autres.
Dossiers concernant les assurances 2004-auj. 10 ans
après fin police
éliminer
Dossiers concernant les donations des immobiliers 1977-auj. 50 ans conserver
Livre d’Or 1928-auj.
jusqu’à introduction
nouveau Livre d’Or
conserver Il existe aussi un Livre d’Or particulier pour la fête du centennaire de l’institution en 1943.
Rapports annuels de l’institution 1846-auj. 30 ans conserver
Rapports annuels des sections et des services 1842-1957 30 ans conserver
Les rapports annuels des sections et des services sont depuis 1958 intégrés dans le rapport annuel général de l’institution mentionné ci-dessus.
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative pour le cabinet d’histoire naturelle du Musée de Bruxelles (« Conseil de Surveillance. Registre des proces-verbaux »)
1821-1846 expiré conserver
Procès-verbaux du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Registre des proces-verbaux ») 1846-1942 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
16
Arrêtés de nomination des membres du Conseil de Surveillance (Conseil de Surveillance. Arrêtés de nomination des membres) 1822-1940 expiré conserver
Registre de présence du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Registre de présence ») 1846-1946 expiré conserver
Correspondance du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Correspondance diverse ») 1846-1950 expiré conserver
Copies du courrier sortant du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Registre des copies de la correspondance ») 1846-1926 expiré conserver
Budgets présentés au Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Budgets du Musée ») 1846-1949 expiré conserver
Arrêtés relatifs au personnel du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Arrêtés relatifs au personnel ») 1846-1900 expiré conserver
Correspondance du Conseil de Surveillance concernant le personnel scientifique (« Conseil de Surveillance. Personnel Scientifique. Correspondance »)
1888-1907 expiré conserver
Correspondance du Conseil de Surveillance concernant l’autorisation des achats d’urgence des collections (« Conseil de Surveillance. Achats d’urgence »)
1850-1940 expiré conserver
Correspondance du Conseil de Surveillance concernant le refus d’achats de collections (« Conseil de Surveillance. Refus d’achats »)
1891-1896 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
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Correspondance du Conseil de Surveillance concernant l’autorisation des dons, échanges et destructions des collections (« Conseil de Surveillance. Autorisations »)
1846-1950 expiré conserver
Rapports annuels du Conseil de surveillance (« Conseil de surveillance. Rapports annuels du conseil ») 1848-1924 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative du Patrimoine (« Procès-verbaux de la Commission administrative du Patrimoine »)
1932-1950 expiré conserver Ceux-ci sont les exemplaires manusctrits.
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative du Patrimoine (« Copies des procès-verbaux de la Commission administrative du Patrimoine »)
1932-1951 expiré conserver Ceux-ci sont les exemplaires dactylographiés
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative du Patrimoine 1934-1984 30 ans conserver
Arrêtés relatifs à la composition de la Commission administrative du Patrimoine (« Arrêtés relatifs à la composition de la Commission administrative du Patrimoine »)
1931-1931 expiré conserver
Arrêtés portant la nomination et la renouvellement des mandats des membres de la Commission administrative du Patrimoine (« Arrêtés portant la nomination et la renouvellement des mandats des membres de la Commission administrative du Patrimoine »)
1933-1945 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil scientifique 1971-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission consultative d’acquisitions 2000-auj. 30 ans conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
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Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de gestion du groupement Nature et du Bureau permanent gestion du groupement Nature
1986-2000 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de gestion 2000-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil de direction 2000-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil du personnel 1953-1985 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Jury de recrutement et de promotion et de la Commission de recrutement et de promotion 1966-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Comité de Concertation de Base (CCB) 1987-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil scientifique commun 1967-2005 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Collège des chefs des établissements scientifiques fédéraux 1959-2005 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Comité de direction du Service public fédéral de programmation Politique scientifique 2005-auj. 30 ans éliminer
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil bruxellois des Musées (CBM) 1995-auj. 10 ans éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
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SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Instructions budgétaires et comptables (« Comptabilité instructions ») 1852-1948, 1995-auj. 15 ans
1852-1948 conserver, 1995-auj. éliminer
Dossiers concernant le budget et les révisions du budget (« Budgets ») 1852-auj. 30 ans conserver
Grands-livres 1976-1985 expiré conserver
Registres d’imputation 1958-1986 expiré éliminer
Registres d’avances 1966-1988 expiré éliminer
Registres de caisse 1963-1972 expiré éliminer
Registres du Compte Chèque Postaux 1964-1965 expiré éliminer
Dossiers financiers comprenant entre autre les comptes annuels, la correspondance, des factures, bordereaux, adjudications, pièces de caisse (classés par année, ensuite par numéro)
1980-1995 15 ans éliminer
Bons de commandes 1953-auj. 15 ans éliminer
Rouleaux de caisse 1989-1990 expiré éliminer
Pièces de caisse 1995-auj. 15 ans éliminer
Factures 1995-auj. 15 ans éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
20
Copies des factures des publications vendues 1997-auj. 15 ans éliminer
Base de données des publications vendues (Microsoft Access) 1994-auj. 15 ans conserver
Extraits de compte 1995-auj. 15 ans éliminer
Registres des fournitures et services (« Grand Livre du Magasin ») (classés par ordre chronologique, ensuite par nom du fournisseur) 1959-2001 expiré éliminer
Registres de paiement des traitements 1934-1966 50 ans conserver
Registres des dépenses de personnel 1965-1987 50 ans conserver
Listes de paiement des traitements (« listings ») 1942-auj. 50 ans éliminer
Dossiers concernant le précompte professionnel 2000-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant les déclarations ONSS 1945-auj. 30 ans éliminer
Dossiers concernant le suivi financier des missions scientifiques à l’étranger 1998-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant le suivi financier des projets scientifiques financés par tiers (l’Union européenne, le gouvernment fédéral, le gouvernment flamand, le gouvernement wallon …)
1995-auj. 10 ans éliminer
Base de données pour la gestion financière et comptable (PIA) 1996-auj. 15 ans conserver
Dossiers concernant les comptes annuels 1994-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant la rédaction de l’inventaire du matériel et du mobilier (« Inventaire du mobilier. Procès-verbaux du recollement ») 1846-1949 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
21
Inventaire du matériel et du mobilier conserver
- Registre (« Inventaire du mobilier. Registre ») 1846-1945 expiré conserver
- Fiches (par section ou service) 1931-1997 jusqu’à substitution conserver
- Fiches (par numéro d’ordre) 1931-1997 jusqu’à substitution conserver
- Fiches (par local) 1960-1985 jusqu’à substitution conserver
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE DU PATRIMOINE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Grand-livre du Patrimoine 1985-1987 expiré conserver
Pièces de caisse du Patrimoine 1986-1987 expiré éliminer
Extraits de compte du Patrimoine 1986-1987 expiré éliminer
Bilans du Patrimoine (« Patrimoine. Bilan ») 1938-1976 expiré conserver
Dossiers concernant la rédaction et l’édition des publications et des cartes postales par le Patrimoine 1940-1962 expiré éliminer
Dossiers concernant les dons et legs au Patrimone 1944-1963 expiré conserver
Registre des dons et legs au Patrimone 1952-1954 expiré conserver
Inventaire des collections du Patrimoine 1954-1961 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
22
Rapports annuels du Patrimoine 1937-1967 expiré conserver
SÉRIES GESTION MATERIELLE, SÉCURITÉ ET SURVEILLANCE Datation Délai de
conservation Destination définitive Remarques
Correspondance (classement chronologique) 2002-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant les (enquêtes de commodo et incommodo) des entreprises et des entreprises commerciales aux alentours 1928-1944 expiré éliminer
Volumes, dossiers, plans et maquettes concernant la construction, l’aménagement, l’entretien, la rénovation, la conservation et la sécurité des bâtiments
volumes: 1842-1923
dossiers: 1977-auj.
plans: 1936-auj.
maquettes: 1930-auj.
10 ans trier
Conserver les pièces concernant les travaux structurels et profonds (avant-projets, plans « as built », maquettes, photos, devis, offres retenues, pièces d’agréments, pièces de réception…), éliminer les autres.
Dossiers concernant le contrôle et l’entretien des ascenseurs 2002-auj. 10 ans éliminer
Contrats d’entretien 1980-auj. 3 ans après
fin du contrat
éliminer
Dossiers concernant des plaintes, des vols et des accidents 2000-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant la préservation de l’environnement 1994-auj. 3 ans éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
23
Plans globaux de prévention et plans annuels d’action du Service interne de Prévention et de Protection au travail (SIPPT) 2004-auj. 30 ans conserver
Rapports mensuels du Service interne de Prévention et de Protection au travail (SIPPT) 2004-auj. 30 ans conserver
Rapports annuels du Service interne de Prévention et de Protection au travail (SIPPT) 2004-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant la politique de prévention, contrats de maintenance et rapports de service, analyses de risques, rapports de mise en service et d’inspection des biens d’équipements
2004-auj.
jusqu’à fin d’utilisation du bâtiment
ou de l’installation
éliminer
Dossiers concernant les accidents de travail des membres du personnel
- sans revenu 1959-auj. 30 ans éliminer
- avec revenu 1959-auj. durée du revenu éliminer
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registres du courrier 1937-auj. 5 ans conserver
Correspondance concernant les affaires de personnel
1932-1941 1954-1983 1956-1991 1959-1964
expiré éliminer Normalement la correspondance est classée dans le dossier en question.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
24
Correspondance concernant des candidatures spontanées 1984-auj. 5 ans éliminer
Notes de service 1951-auj. 10 ans conserver
Dossiers concernant l’organisation des examens de recrutement, des examens de régularisation, des examens de promotion et des examens de langue pour le personnel
1961-auj. 30 ans trier
Conserver les procès-verbaux avec les listes des participants, les questions et les résultats, éliminer les autres.
Dossiers concernant le statut administratif du personnel 1869-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant le statut pécuniaire du personnel 1869-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant le statut syndical du personnel 1955-1971 expiré conserver
Relevés des mutations des membres du personnel 1964-auj. 50 ans éliminer
Registres d’absences 1968-1990 expiré éliminer
Formulaires de régularisation pointeuse (« annex 2 » et « annex 6 ») 2002-auj. 5 ans éliminer
Feuilles de congés 1986-auj. 5 ans éliminer
Relevés d’absence à cause d’une maladie des membres du personnel, avec certificats médicaux joints 1983-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant le décernement des distinctions honorifiques aux membres du personnel 1977-1995 30 ans conserver
Pièces concernant les mesures de discipline envers les membres du personnel 1956-1972 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
25
Registres de personnel 1930-1950 expiré conserver
Fiches des membres du personnel 1950-2004
110 ans après date naissance
membre du personnel
conserver
Base de données des membres du personnel (Oracle) 2004-auj.
110 ans après date naissance
membre du personnel
conserver
Dossiers des membres du personnel statutaires, des membres du personnel contractuels, du Cadre Spécial Temporaire (CST) et des Agents Contractuels Subventionnés (ACS)
1859-auj.
110 ans après date naissance
membre du personnel
conserver
Un dossier de personnel contient un état récapitulatif, un sous-dossier avec des copies conformes de toutes les décisions et un sous-dossier avec toute la correspondance, les fiches de traitement …
Dossiers des Chômeurs Remis au Travail 1978-1990
110 ans après date naissance
membre du personnel
éliminer
Dossiers du Troisième Circuit de Travail (TCT) 1985-1996
110 ans après date naissance
membre du personnel
éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
26
Dossiers des stagiaires 1976-auj. 10 ans éliminer
Dossiers des objecteurs de conscience 1989-1993 10 ans éliminer
Dossiers des étudiants salariés 2002-auj. 10 ans éliminer
Procès-verbaux et documents annexes du Comité Sportif, Social et Culturel de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique 1993-1994 expiré conserver
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’achat du matériel et du logiciel 1998-auj. 5 ans éliminer
Dossier concernant les licences de logiciels 2000-auj. 5 ans éliminer
Sauvegardes sur bandes 2006-auj. 1 an éliminer
Sauvegardes sur disques 2007-auj. 1 semaine éliminer
SÉRIES COORDINATION STRATÉGIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la coordination stratégique 1846-1931 expiré conserver
Cette série très diverse contient entre-autres des avis aux ministres et des contributions aux accords internationaux. Ils sont apellés souvent « Affaires diverses ».
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
27
SÉRIES COORDINATION DE LA GESTION DE COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’identification et l’acquisition éventuelle des collections 1917-1947 expiré conserver
Registres d’acquisition des collections (par numéro d’ordre) 1846-1989 expiré conserver
Registre d’acquisition des collections (classement alphabétique selon le nom de la personne concernée) 1938-1969 expiré conserver
Formulaires d’acquisition des collections 1905-auj. jusqu’à substitution conserver
Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par achat 1827-1957 expiré conserver
Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par dépot ou leg 1840-1943 expiré conserver
Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par échange 1847-1927 expiré conserver
Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par échange 1828-1935 expiré conserver
Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par collecte 1948-1950 expiré conserver
Registres des prêts sortis 1871-1991 expiré conserver
Formulaires des prêts sortis 1890-1907 1922-1926 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
28
Dossiers des prêts sortis 1925-1947 expiré conserver
Dossiers concernant le contrôle des collections 1880-1896 expiré conserver Les collections sont inventoriées et contrôlées plusieurs fois entre 1880 et 1896.
Dossiers concernant l’élimination des collections à cause de leur mauvais état 1930-1938 expiré conserver
Dossiers concernant le vol des collections 1876-1884 expiré conserver
Dossiers concernant la détermination de la valeur des collections 1841-1841 expiré conserver
Dossiers concernant la protection des collections en temps de guerre 1939-1945 expiré conserver
SÉRIES COORDINATION DES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la coordination de l’organisation des expositions permanentes et temporaires
1931-1949, 1989-auj. 10 ans conserver
Listes des nombres de visiteurs aux expositions permanentes et temporaires 1960-1973 expiré conserver
Dossiers concernant la participation aux expositions en Belgique ou à l’Étranger 1878-1941 expiré conserver
Dossiers concernant le traitement des plaintes des visiteurs 1894-1925 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
29
SÉRIES COORDINATION DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant (la coordination) de la recherche scientifique 1836-1944 expiré trier Conserver les pièces importantes sur le plan du contenu et éliminer les autres.
Dossiers concernant la coordination des missions scientifiques 1835-1995 10 ans conserver Ces dossiers contiennent surtout des pièces administratives depuis 1953.
Dossiers concernant les congrès et les conférences scientifiques 1851-1937 expiré conserver
Dossiers concernant les collaborateurs scientifiques
1874-1980 (individuels) 1941-1988 (généraux)
expiré conserver
Dossiers concernant les autorisations de désignation des collaborateurs (« Autorisations collaborateurs ») 1897-1951 expiré conserver
Dossiers concernant les autorisations d’explorer le pays (« Autorisations d’explorer le pays ») 1892-1940 expiré conserver
Dossiers concernant les autorisations de pêcher (« Autorisations de pêcher ») 1922-1947 expiré conserver
Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Autorisations de circuler le long des voies ferrées ») 1909-1949 expiré conserver
Formulaires d’exploration (« Rapports d’exploration ») 1950-1954 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
30
SÉRIES COORDINATION DES SECTIONS ET DES SERVICES Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la coordination des services et des sections (classés par département, section ou service) 1927-auj. expiré conserver
SÉRIES COORDINATION DES INITIATIVES DE COOPÉRATION Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la coopération avec des musées, associations de musées, organisateurs d’expositions, universités, institutions scientifiques, centres de recherche, fondations et autres institutions
1848-auj. 10 ans trier Conserver les dossiers concernant des initiatives de coopération structurelle, éliminer les autres.
SÉRIES COMMUNICATION Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Rapports des réunions du service de communication (classement chronologique) 2004-2006 10 ans conserver
Coupures de presse et revues de presse (classement chronologique) 1991-auj. 10 ans conserver
Les coupures de presse et revues de presse concernant une exposition temporaire sont conservées depuis 1998 dans le dossier de promotion en question.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
31
Dossiers concernant la promotion et les relations publiques (classement par thème général ou par exposition temporaire) 1998-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces importantes (budget, devis, offres de prix et produits finaux comme affiches, dépliants, brochures…), éliminer les autres. Il y a aussi des affiches, dépliants, brochures dispersées: les plus anciens datent de 1986.
Dossiers concernant la charte graphique et le merchandising 2000-auj.
jusqu’à introduction
nouvelle charte
graphique
trier
Conserver les pièces importantes (budget, devis, offres de prix et produits finaux comme en-têtes de lettres, enveloppes, objets..), éliminer les autres.
Dossiers concernant les partnerariats avec des entreprises (classement par exposition temporaire) 2002-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces importantes (relevés, contrats, exemples), éliminer les autres.
Dossiers concernant la location des salles pour des évenements externes (classement chronologique) 2002-auj. 10 ans trier Conserver les photos des
évenements, éliminer les autres.
Photos électroniques (fichiers JPEG et TIFF, classement thématique) 2001-auj. jusqu’à
substitution conserver
Site web 2005-auj. jusqu’à
refonte en profondeur
conserver
Du site web ancien il reste encore certaines captures d’écran (« screenshots »), qui doivent également être conservées.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
32
DÉPARTEMENT I VERTÉBRÉS
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- -
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1992-2000 expiré éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du personnel 1992-2000 expiré éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion ICT 1983-2000 expiré trier
Cette série contient des dossiers concernant le développement de l’infrastructure informatique de toute l’institution. Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
33
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SECTION 1 SYSTÉMATIQUE ET TAXONOMIE BIOCHIMIQUE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Agendas 1953-1984 expiré conserver
Registres des visiteurs 1972-1982 expiré conserver
Correspondance (classée par nom du correspondant, selon l’ordre alphabétique) 1937-auj. 30 ans conserver
Depuis 1960 cette correspondance est d’abord classée par classe et ensuite par nom du correspondant par ordre alphabétique
Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1896-1949 expiré trier Conserver les pièces liées à la section, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
34
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1994-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Formulaires d’acquisition des collections d’Aves (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à
substitution conserver
Registres d’acquisition des collections d’Aves 1830-1841, 1929-auj.
jusqu’à substitution conserver
Fichier des collections d’Aves (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à
substitution conserver
Formulaires d’acquisition des collections de Mammalia (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à
substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
35
Registres d’acquisition des collections de Mammalia 1846-1900, 1936-auj.
jusqu’à substitution conserver
Fichiers des collections de Mammalia (classés par espèce) 1930-1987 jusqu’à
substitution conserver
Formulaires d’acquisition des collections de Pisces (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à
substitution conserver
Registres d’acquisition des collections de Pisces 1829-1848, 1865-1890, 1938-auj.
jusqu’à substitution conserver
Fichiers des collections de Pisces (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à
substitution conserver
Formulaires d’acquisition des collections de Reptilia (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à
substitution conserver
Registres d’acquisition des collections de Reptilia 1929-auj. jusqu’à substitution conserver
Fichiers des collections de Reptilia (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à
substitution conserver
Formulaires d’acquisition des collections de Batrachia (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à
substitution conserver
Registres d’acquisition des collections de Batrachia 1928-auj. jusqu’à substitution conserver
Fichiers des collections de Batrachia (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à
substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
36
Registre des pièces anatomiques 1831-1845, 1865-1905
jusqu’à substitution conserver
Base de données Taxomania des collections des vertébrés (Microsoft Acces et Visual Basic) 1999-2005 jusqu’à
substitution conserver
Les données de cette base de données étaient transferées en 2006 vers une base de données centrale des collections. Cette dernière est confrontée toutefois à des problèmes de conversion
Dossiers d’acquisition des collections des vertébrés (par nom du scientifique/mission/pays,ordre alphabétique) 1960-auj. jusqu’à
substitution conserver
Formulaires de prêt des collections des vertébrés (par numéro d’ordre) 1982-auj. 5 ans après
fin du prêt conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Notes de terrain (« Carnets de récoltes ») 1910-1979 jusqu’à substitution conserver
Les notes de terrain plus récentes sont conservées dans le dossier d’acquisition en question.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
37
SECTION 2 DYNAMIQUE DES POPULATIONS, INFORMATIQUE ET DOCUMENTATION
Les archives du service Dynamique des Populations (Service de Baguage) sont mentionnées dans le tableau de tri de la section Évaluation Biologique, car ce service est transféré en 1997 vers cette section. Les archives du service informatique sont mentionnées dans le tableau de tri de la direction et des services transversaux, car ce service joue un rôle transversal. Cette partie ci ne concerne donc que la bibliothèque et le service central de documentation.
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Agendas 1970-2006 10 ans éliminer
Tableaux des statistiques (Microsoft Excel) 2004-auj. 10 ans éliminer
Correspondance 1998-auj. 5 ans éliminer
Formulaires concernant l’administration des lecteurs 1998-auj. 5 ans éliminer
Base de données administration des lecteurs (DTR) 1998-auj. jusqu’à substitution éliminer
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1967-1977, 1998-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
38
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du personnel 1998-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registres d’acquisition des collections de livres et de magazines (« Inventaire de la bibliothèque ») 1846-1943 jusqu’à
substitution conserver
Formulaires d’acquisition des collections de livres et de magazines (« fiches Cardex ») 1900-auj. jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant l’échange ou le don de livres et de magazines (par numéro d’ordre) 1890-auj. 30 ans éliminer
Dossiers concernant la conservation ou la restauration de livres et de magazines 1998-auj. 5 ans éliminer
Fichiers des collections de livres (par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1900-auj. jusqu’à
substitution éliminer
Fichiers des collections de magazines (par titre du magazine, selon l’ordre alphabétique) 1900-auj. jusqu’à
substitution éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
39
Fichier des collections de livres et de magazines (par sujet, ordre alphabétique) 1970-1989 jusqu’à
substitution éliminer
Fichier de la bibliothèque Dautzenberg (par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1880-1935 jusqu’à
substitution éliminer Une copie de ce fichier est conservée par le département des Invertébrés.
Fichier des collections de magazines ornithologiques et entomologiques (par titre du magazine, ordre alphabétique) 1950-auj. jusqu’à
substitution éliminer
Registre des prêts internes des livres et magazines 1954-1981 jusqu’à la fin du prêt éliminer
Fichier des prêts internes des livres et magazines 1968-auj. jusqu’à la fin du prêt éliminer
Correspondance concernant les demandes d’information ou de documentation 2001-2005 5 ans éliminer
Documentation concernant l’histoire de l’institut, les personnalités remarquables et les liens avec la famille royale 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Photos (ordre chronologique) 1899-auj. jusqu’à substitution conserver
Publications de l’institut 1877-auj. pas
d’application
conserver 1 exemplaire
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
40
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
41
DÉPARTEMENT II INVERTÉBRÉS
SECTION 3 MALACOLOGIE
SECTION 4 INVERTÉBRÉS RÉCENTS
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Agendas (ordre chronologique) 1950-auj. 5 ans conserver
Correspondance (classée par nom du correspondant ou de l’institut, ordre alphabétique) 1920-auj. jusqu’à
substitution conserver
Cette correspondance traite surtout de la recherche scientifique, du prêt des collections et de l’acquisition des collections.
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Copies des bons de commandes (ordre chronologique) 1989-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
42
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Formulaires d’acquisition des collections d’invertébrés (ordre chronologique) 1846-auj. jusqu’à
substitution conserver
Listes d’espèces des collections d’invertébrés (par famille, ensuite par genre et enfin par espèce) 1920-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des collections des Crustacea (par famille, ensuite par genre et enfin par espèce) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier de la collection Dautzenberg (par espèce) 1935-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier de la collection Dautzenberg (par géographie) 1935-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des collections d’invertébrés (« Collection Management Tool COLMAT – DARWIN », Oracle) 2005-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier de la bibliothèque Dautzenberg (par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1935-auj. jusqu’à
substitution éliminer Une copie de ce fichier est conservée par la bibliothèque centrale.
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
43
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique, par projet...)
1885-auj. jusqu’à substitution trier
Cette série contient entre-autres des documents de Philippe Dautzenberg, Gustave Gilson, Adrien de Gerlache.. Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits…), éliminer les autres.
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission du Belgica (classés par ordre chronologique) 1900-1949 jusqu’à
substitution conserver
Fichier des tirages à part des publications scientifiques (classé par rubrique) 1940-auj. jusqu’à
substitution éliminer
Fichier des tirages à part des publications scientifiques (classé par lieu géographique) 1940-auj. jusqu’à
substitution éliminer
SÉRIES MICROSCOPE ÉLECTRONIQUE À BALAYAGE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Agendas (ordre chronologique) 1978-auj. 10 ans éliminer
Formulaires (ordre chronologique) 1978-auj. 10 ans éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
44
POINT FOCAL NATIONAL BIODIVERSITÉ
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Correspondance (classée en deux catégories : « Belgique » et « International », ensuite chaque catégorie est classée par ordre chronologique)
1996-auj. 30 ans trier Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.
Procès-verbaux et documents annexes du Conference of the Parties (COP) 1994-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Subsidiary Body for the Scientific Technical and Technological Advice (SBSTTA) 1995-auj. 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Groupe de direction Convention Biodiversité 1996-auj. 30 ans conserver
Site web du Belgian Clearing-House Mechanism 1996-auj. jusqu’à
refonte en profondeur
conserver
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
45
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
-
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Rapports belges nationaux et thématiques sur la biodiversité 1998-auj. 30 ans conserver 1 exemplaire
Actes des journées d’études 1998-auj. 30 ans conserver 1 exemplaire
Publications éducatives 2004-auj. 30 ans conserver 1 exemplaire
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
46
SÉRIES COOPÉRATION AU DÉVELOPPEMENT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation des actions pour des pays en voie de développement concernant le Clearing-House Mechanism (CHM) (Microsoft Word, Microsoft Excel et autres formats de données)
1999-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
Dossiers concernant l’organisation des actions pour des pays en voie de développement concernant le Global Taxonomy Initiative (GTI) (Microsoft Word, Microsoft Excel et autres formats de données)
2004-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
Dossiers concernant la valorisation des archives et des collections se rapportant aux pays en voie de développement (Microsoft Word, Microsoft Excel et autres formats de données)
2005-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
47
DÉPARTEMENT III ENTOMOLOGIE
SECTION 5 INSECTES
SECTION 6 INSECTES ET ARACHNOMORPHES
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Agendas 1870-1983 expiré conserver
Correspondance (classée par nom du correspondant, ordre alphabétique) 1890-auj. jusqu’à substitution conserver
Cette correspondance traite surtout de la recherche scientifique, du prêt des collections et de l’acquisition des collections. Elle est d’abord conservée par chaque collaborateur scientifique individuellement, et est finalement intégrée dans la série centrale.
Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1943-auj. 10 ans trier Conserver les pièces liées à la section, éliminer les autres.
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1998-auj. 10 ans éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
48
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Inventaire du matériel et du mobilier
- registres 1961-auj. 50 ans conserver
- listes et formulaires 1950-1990 expiré éliminer
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du personnel 1930-auj. 50 ans trier Conserver les listes des collaborateurs, éliminer les autres.
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Listes d’acquisition des collections entomologiques 1934-1995 jusqu’à substitution conserver
Formulaires d’acquisition des collections entomologiques 1927-auj. jusqu’à substitution conserver
Registres des collections entomologiques 1881-auj. jusqu’à substitution conserver
Fichier des collections entomologiques (classé par groupe, ensuite par famille selon l’ordre alphabétique) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
49
Bases de données des collections entomologiques 1999-auj. jusqu’à substitution conserver
Formulaires de prêts des collections entomologiques (« bons de prêt ») 1921-auj. jusqu’à
substitution conserver La correspondance concernant le prêt des collections est finalement intégrée dans la série centrale.
Fichier de la bibliothèque (classé par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1950-auj. jusqu’à
substitution éliminer
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique)
1855-auj. jusqu’à substitution conserver
Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits …), éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
50
DÉPARTEMENT IV ÉDUCATION ET NATURE
SECTION 7 BIOLOGIE DES EAUX DOUCES
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Correspondance (classée par membre du personnel) 1965-auj. 100 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
Rapports annuels des membres du personnel 1965-auj. 100 ans conserver
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
51
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Formulaires d’acquisition des collections 1965-auj. jusqu’à substitution conserver
Registre d’acquisition des collections invertébrés des eaux douces 1965-auj. jusqu’à substitution conserver
Registre d’acquisition des collections Trichoptera 1965-1982 jusqu’à substitution conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique)
1939-auj. 50 ans trier
Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédites …), éliminer les autres.
Rapports des missions (classés par ordre chronologique) 1965-auj. 50 ans conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
52
SECTION 8 ÉVALUATION BIOLOGIQUE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Correspondance 1959-1983 expiré trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1997-auj. 15 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du personnel (classés par membre du personnel) 1980-auj.
jusqu’à 1 an après
départ membre du personnel
éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
53
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation des expositions permanentes et temporaires 1961-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes,
éliminer les autres.
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique fondamentale (avec correspondance, notes de terrain, photos...) 1967-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes,
éliminer les autres.
Dossiers concernant la recherche scientifique appliquée, financée par des tiers (par des instances européennes, fédérales, régionales, provinciales, communales ou par des instances particulières)
- dossiers (avec correspondance, contrats de recherche...) 1979-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
- rapports intermédiaires, rapports finaux 1980-auj. jusqu’à substitution conserver
- bases de données (en ligne) 1990-auj. jusqu’à substitution conserver
Dias des plantes, animaux et habitats 1970-2006 jusqu’à substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
54
Photos électroniques des plantes, animaux et habitats (fichiers TIFF) 1994-auj. jusqu’à substitution conserver
Dossiers concernant les relations avec des organisations internationales 1931-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
SÉRIES BAGUAGE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant les collaborateurs externes (classés par collaborateur) 1927-1970 expiré conserver Un certain nombre de dossiers est
abîmé par des moisissures.
Correspondance (classée par nom du correspondant ou groupe de baguage, ordre alphabétique) 1972-auj. 20 ans conserver
Registres de baguage et listes de baguages (registres de baguage: par numéro de baguage, listes de baguages: avant 1960 par collaborateur de baguage, après 1960 par numéro de baguage)
1927-auj. jusqu’à substitution conserver Un certain nombre de registres est
abîmé par des moisissures.
Courrier entrant avec données de reprise (classé par ordre chronologique selon la date de reprise) 1927-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des données de reprise (par espèce) 1927-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données PAPAGENO (Microsoft Access) 2001-auj. jusqu’à substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
55
SECTION 9 SERVICES ÉDUCATIF ET MUSÉOLOGIQUE
Les séries d’archives du Service de communication sont rassemblées avec celles de la direction et services horizontaux car ce service remplit des fonctions d’appui et transversales.
SERVICES ÉDUCATIF ET MUSÉOLOGIQUE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registre du courrier du Service Éducatif 1965-1966 expiré conserver
Correspondance concernant l’organisation des activités muséologiques et éducatives, les demandes d’information ou de documentation, les questions concernant les visites guidées, les demandes de détermination des objets de sciences naturelles… (classée par membre du personnel)
1976-1994, 1998-auj. 5 ans trier
Conserver les pièces importantes concernant l’organisation des activités muséologique et éducatives, éliminer les autres.
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière (classés par ordre chronologique) 1998-auj. 2 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
56
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du personnel (classés par membre du personnel) 1998-auj.
jusqu’à 1 an après
départ membre du personnel
éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Catalogue de la collection de démonstration 1935-1937, 1990-auj.
jusqu’à substitution conserver
Catalogue de la collection plaques murales d’écoles 1997-auj. jusqu’à substitution conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Procès-verbaux du groupe de travail réunions de coordination 2002-auj. 10 ans conserver
Dossiers concernant l’organisation des expositions permanentes et temporaires 1998-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces importantes (correspondance, comptes rendu, devis, offres retenues, scénario, textes de salle, textes d’écoute, photos, dessins..), éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
57
SÉRIES ÉDUCATION Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation des stages et des ateliers 1998-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces importantes (correspondance, comptes rendu, photos, dessins…), éliminer les autres.
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
ACCUEIL, RÉSERVATION ET SURVEILLANCE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Spécimens des fiches pour la réservation des visites 1986-1992 expiré conserver
Base de données pour la réservation des visites (Ticketmaster Vista) 1997-auj. 10 ans conserver
Correspondance pour la confirmation des visites réservées 2006-auj. jusqu’à
paiement facture
éliminer
Copies des bons de commandes pour des cartes annuelles 2002-auj. 2 ans éliminer
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
58
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Listes des présences et listes des prestations 2005-auj. 2 ans éliminer
Dossiers concernant la gestion du personnel (classés par membre du personnel) 2002-auj.
jusqu’à 1 an après
départ membre du personnel
éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
59
DÉPARTEMENT V PALÉONTOLOGIE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Formulaires des visiteurs 2003-auj. 10 ans conserver
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant le budget 2003-auj. 3 ans éliminer
Copies des bons de commandes et des factures 2003-auj. 3 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Demandes de congé 2005-auj. 3 ans éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
60
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
SECTION 10 MICROPALÉONTOLOGIE ET PALÉOBOTANIQUE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1993-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
61
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du personnel (classés par membre du personnel) 1995-auj.
jusqu’à 3 ans après
départ membre du personnel
éliminer
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Fichier des collections micropaleontologiques et paléobotaniques (incomplet) 1945-1955 jusqu’à
substitution conserver
Listes des collections micropaleontologiques et paléobotaniques (Microsoft Excel) 1993-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des collections micropaleontologiques et paléobotaniques (Microsoft Access) 2002-auj. jusqu’à
substitution conserver
Formulaires de prêts des collections micropaleontologiques et paléobotaniques 1998-auj.
5 ans après la fin du
prêt conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
62
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, fiches, manuscrits, plaques de verre, photos, dessins… (classés par membre du personnel scientifique, par projet...)
1930-auj. jusqu’à substitution trier
Conserver les pièces importantes (correspondance, fiches, plaques de verre, photos, dessins, manuscrits inédites …), éliminer les autres.
SECTION 11 INVERTÉBRÉS FOSSILES
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
63
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Catalogue des collections des exemples types des invertébrés du Mesozoïque 1936-auj. jusqu’à
substitution conserver
Catalogue des collections des exemples types des invertébrés du Cenozoïque 1936-1987 jusqu’à
substitution conserver
Catalogue des collections des exemples types des invertébrés (d’abord WordPerfect, ensuite Microsoft Word) 1990-auj. jusqu’à
substitution conserver
Formulaires de prêt pour les collections générales d’invertébrés et pour les collections des exemples types des invertébrés 1990-auj.
1 an après la fin du
prêt conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, fiches, manuscrits, catalogues, plaques de verre, photos, dessins… (classés par membre du personnel scientifique, par projet ou par site)
1920-auj. jusqu’à substitution trier
Cette série contient entre-autres des pièces d’Édouard Mailleux... Conserver les pièces importantes (correspondance, fiches, plaques de
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
64
verre, photos, dessins, manuscrits inédits …), éliminer les autres.
SECTION 12 VERTÉBRÉS FOSSILES
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
65
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Fichier des collections générales des vertébrés et des collections des exemples types des vertébrés (classé par classe) 1930-1980 jusqu’à
substitution conserver
Base de données des collections des exemples types des vertébrés (Microsoft Access) 2007-auj. jusqu’à
substitution conserver
Catalogue de la collection des exemples types des oiseaux 1951-1951 jusqu’à substitution conserver
Listes de la collection des exemples types des oiseaux (Microsoft Excel) 2007-auj. jusqu’à
substitution conserver
Catalogue de la collection des exemples types des mammifères 1964-1979 jusqu’à substitution conserver
Listes de la collection des exemples types des mammifères (Microsoft Excel) 2006-auj. jusqu’à
substitution conserver
Catalogue de la collection des exemples types des poissons 1946-auj. jusqu’à substitution conserver
Base de données de la collection des exemples types des poissons (Microsoft Access) 2000-auj. jusqu’à
substitution conserver
Catalogue de la collection des exemples types des amphibies et de la collection des exemples types des reptiles 1968-1979 jusqu’à
substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
66
Listes de la collection des exemples types des reptiles (Microsoft Excel) 2006-auj. jusqu’à
substitution conserver
La collection des exemples types des amphibies est très petite, ce qui explique pourquoi il n’y a pas (encore) une liste de collection.
Fichier de la collection des vertébrés découverts à Messel (incomplet) 1990-1990 jusqu’à substitution conserver
Listes de la collection des vertébrés découverts à Messel (Microsoft Excel) 2007-auj. jusqu’à
substitution conserver
Formulaires de prêt pour les collections générales des vertébrés et pour les collections des exemples types des vertébrés 1991-auj.
jusqu’à 1 an après
fin prêt
conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, fiches, manuscrits, catalogues, plaques de verre, photos, dessins… (classés par membre du personnel scientifique, par projet ou par site)
1878-auj. jusqu’à substitution trier
Cette série contient entre-autres des documents concernant les fouilles à Bernissart et des pièces de Louis Dollo, Édouard Van Beneden… Conserver les pièces importantes (correspondance, fiches, plaques de verre, photos, dessins, manuscrits inédits …), éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
67
SECTION 13 ANTHROPOLOGIE ET PRÉHISTOIRE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Correspondance (classée par membre du personnel) 1905-auj. jusqu’à substitution conserver
Formulaires des visiteurs 1989-auj. 30 ans conserver
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion financière 1955-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Formulaires pour les demandes de missions 1955-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
68
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Fichier des collections anthropologiques et préhistoriques (« R », classé par numéro d’ordre) 1887-1940 jusqu’à
substitution conserver
Catalogue des collections préhistoriques 1980-1990 jusqu’à substitution conserver
Catalogue des collections anthropologiques (Microsoft Excel et Microsoft Word) 1990-auj. jusqu’à
substitution conserver
Formulaires de prêt pour les collections, photos et dias 1982-auj. jusqu’à substitution conserver
Base de données Multimedia Archeological Research System (MARS) pour les collections anthropologiques et préhistoriques (Zope/Plone système open source web contentmanagement)
2002-auj. jusqu’à substitution conserver
Cette base de données contient non seulement des données de collection, mais aussi de la correspondance, de la correspondance électronique, des documents, des photos, des images vidéo, des modèles tridimensionnel..
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation des expositions permanentes et temporaires et concernant l’organisation des stages 1985-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes,
éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
69
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique, par projet ou par site)
1931-auj. jusqu’à substitution trier
Cette série contient entre-autres des pièces d’Aimé Rutot, François Twiesselmann, Jean de Heinzelin… Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits …), éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
70
DÉPARTEMENT VI GESTION DE L’ÉCOSYSTÈME MARIN
SECTION 14 MODÉLISATION DU MILIEU MARIN
SECTION 15 GESTION DE L’ÉCOSYSTÈME MARIN
SERVICES À BRUXELLES
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Correspondance (classée par membre du personnel) 1978-auj. 10 ans trier Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.
Copies de notes adressées au ministre ou au secrétaire d’État responsable(classées par numéro d’ordre), avec listes adjointes 1976-auj. expiré conserver
Dossiers concernant la préparation, la suite et l’évaluation de la législation 1983-auj. 30 ans conserver
Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires 1980-1996 expiré éliminer
Dossiers concernant les relations publiques et les contacts avec la presse 1988-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
71
Site web 2003-auj. jusqu’à
refonte en profondeur
conserver
Rapports annuels 1977-1986 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Comité Interministériel de Contrôle (CIC) de l’Unité de gestion du Modèle mathématique de la mer du Nord et de l’Estuaire de l’Escaut (UGMM)
1976-1997 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de gestion de l’Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie (IHE) 1989-1998 expiré éliminer
La destination définitive est basée sur l’avis du successeur en droit de l’IHE, l’Institut scientifique de Santé Publique.
Procès-verbaux et documents annexes du Comité de cogestion de l’Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie (IHE) 1990-1997 expiré conserver
La destination définitive est basée sur l’avis du successeur en droit de l’IHE, l’Institut scientifique de Santé Publique.
Base de données MUMM Inventory of Archives (MIA) (Clipper) 1995-auj. jusqu’à
substitution conserver
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière 1977-auj. 10 ans trier Conserver les états récapitulatifs, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
72
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion du matériel 1985-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces importantes concernant l’achat d’appareils importants (correspondance, devis, offres retenues…), éliminer les autres.
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers du personnel 1970-1988
110 ans après date naissance
membre du personnel
conserver
Documents concernant la gestion du personnel 1970-auj. 5 ans éliminer
Dossiers concernant les missions à l’étranger 1985-auj. 5 ans trier
Conserver les demandes et les rapports de mission, éliminer les notes de frais et les copies des pièces justificatives.
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
73
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation des expositions temporaires 2002-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique 1970-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces importantes, éliminer les autres. Les rapports de recherche sont conservés dans la Mummothèque.
Publications et rapports de recherche (Mummothèque), base de données Microsoft Access adjoint 1976-auj. jusqu’à
substitution conserver
1 exemplaire
Dossiers concernant les campagnes de recherche du Belgica et des autres bateaux de recherche (classés par an, ordre chronologique) 1977-auj. 10 ans éliminer Ceux-ci sont également conservés
par les services à Ostende.
Dossiers concernant l’organisation des surveillances aériennes, depuis 1990 par le Belgian Marine Environmental Control (BELMEC), en 2006 rebaptisé en Belgian North Sea Aerial Survey (SURV)
1989-auj. 15 ans trier
Conserver les pièces importantes (notes, procès-verbaux, rapports de pollution…), éliminer les autres. Les rapports de recherche sont conservés dans la Mummothèque.
Base de données Integrated and Dynamical Oceanographic Data management (IDOD) concernant la qualité du milieu marin 2003-auj. jusqu’à
substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
74
SÉRIES MANAGEMENT DU MER DU NORD Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’immersion de rejets en mer (« dumping ») 1970-2000 expiré trier Conserver les pièces importantes (correspondance, autorisations…), éliminer les autres.
Dossiers concernant l’incinération en mer 1987-1990 expiré trier Conserver les pièces importantes (correspondance, autorisations…), éliminer les autres.
Dossiers concernant l’accord des concessions d’exploration et d’exploitation des ressources minérales et autres ressources non vivantes de la mer territoriale et du plateau continental
1974-auj. 50 ans conserver
Ces dossiers traitent surtout des concessions d’extraction de sable ou de gravier de la mer (ZAGRI). Conserver les pièces importantes (correspondance, autorisations…), éliminer les autres.
Dossiers concernant les autorisations, permissions et dérogations dans le cadre de la loi sur la protection du milieu marin 2000-2003 20 ans conserver
Ces dossiers traitent surtout des autorisations pour des parcs d’éoliennes en mer, pour la culture des moules…
Dossiers concernant la garde côtière et la collaboration pour l’action de l’État sur mer 1984-auj. 10 ans conserver
Dossiers concernant la participation aux interventions d’urgence dans le cadre du Plan Catastrophe mer du Nord 1986-auj. 10 ans conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
75
Dossiers concernant le mesurage de la qualité des eaux de baignade 1988-1994 expiré éliminer Ceux-ci sont également conservés par les services à Ostende.
Dossiers concernant le dépôt de munitions « de Paardenmarkt » 1981-auj. jusqu’à substitution conserver
Rapports de pollution 1979-auj. 5 ans conserver Ces rapports ont été reçus dans le cadre de l’Accord de Bonn ou reçus de la région flamande.
Procès-verbaux et documents annexes du groupe de travail pour la lutte contre la pollution par le pétrole 1978-1981 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du comité d’accompagnement mer du Nord 1988-1991 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission Technique mer du Nord (MNZ) de la Conférence interministérielle de l’Environnement (CIE) et des Task Teams adjoints
1993-1995 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Groupe mer du Nord et Océans (MNZ) du Comité de coordination de la politique internationale de l’environnement (CCIM) et des Task Teams adjoints
1995-2000 30 ans conserver
Le secrétariat est transféré en 2005 vers les services du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement
Dossiers concernant la Commission de la Convention d’Oslo sur les opérations d’immersion de rejets en mer (OSCOM) et les groupes de travail adjoints
1974-1993 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
76
Dossiers concernant la Commission de la Convention de Paris sur la pollution marine d’origine tellurique (PARCOM) et les groupes de travail adjoints
1974-1998 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant la Commission de la Convention sur la protection du milieu marin de l’Atlantique du nord-est (OSPAR) et les groupes de travail adjoints
1979-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant l’Accord de Bonn sur la conservation des espèces migratrices appartenant à la faune sauvage et les groupes de travail adjoints
1977-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant la Convention on the Prevention of Marine Pollution by Dumping of Wastes and Other Matter (London Dumping Convention, LDC) et les groupes de travail adjoints
1981-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Procès-verbaux et documents annexes de l’International Conference on the Protection of the North Sea (NSC) et des groupes de travail adjoints 1984-auj. 30 ans trier
Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant l’International Council for the Exploration of the Sea (ICES) et les groupes de travail adjoints 1990-auj. 30 ans trier
Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant l’Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas (ASCOBANS) et les groupes de travail adjoints
1990-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant le North Sea Taskforce (NSTF) et les groupes de travail adjoints 1988-auj. 30 ans trier
Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
77
SERVICES À OSTENDE
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registres du courrier entrant 1990-auj. 5 ans conserver
Registres du courrier sortant 1989-auj. 5 ans conserver
Copies du courrier sortant 1978-auj. 5 ans éliminer
Dossiers concernant les relations publiques et les contacts avec la presse 1991-auj. 10 ans conserver
Dossiers concernant le statut et la gestion opérationnelle du Belgica 1984-auj. 10 ans conserver
Dossiers concernant les assurances du Belgica 1984-auj. 5 ans
après fin polis
éliminer
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière (« bestellingen » ou « bestelbonnen ») 1972-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière du Belgica (« budget Belgica ») 1984-auj. 10 ans trier
Cette série est conservée par le chef du service. Conserver le bilan final, éliminer les autres pièces.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
78
Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière du Belgica (« budget Belgica ») 1987-auj. 10 ans éliminer Cette série est conservée par le
secrétariat
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’hébergement des services à Ostende 1971-auj. jusqu’à la fin de la
concession éliminer
Dossiers concernant la construction du Belgica 1982-1984
jusqu'au moment où le Belgica
est désarmé
conserver Ces dossiers ont été transférés par le curateur de Boelwerf vers le service en 1998.
Dossiers concernant l’entretien du Belgica 1984-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant la certification, la callibration et l’évaluation des instruments de mesures à bord du Belgica 1980-auj. 10 ans conserver Ces dossiers peuvent étayer la qualité
des données rassemblées.
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers du personnel 1978-auj.
110 ans après date naissance
membre du personnel
trier
Cette série est conservée par le chef du service. Conserver les dossiers originaux de personnel, éliminer les autres en concertation avec le service du personnel de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
79
Documents concernant la gestion du personnel 1988-auj. 5 ans éliminer Cette série est conservée par le secrétariat
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES LABORATOIRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant le contrôle de qualité et les méthodes de qualité 1989-auj. 10 ans trier
Conserver les prescriptions d’analyse, les manuels de contrôle de la qualité, les caractéristiques d’analyse, les rapports de validation et les rapports d’intercalibration, éliminer les autres pièces. Ces documents peuvent étayer la qualité des analyses.
Listes et tableurs des résultats d’analyse (« Ruwe data ») 1990-auj. 10 ans éliminer Les résultats d’analyses sont introduits dans la base de données Integrated and Dynamical Oceano-graphic Data management (IDOD)
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
80
sur la qualité du milieu marin.
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant les campagnes de recherche du Belgica et des autres bateaux de recherche (classés par an, ordre chronologique) 1977-auj. 10 ans trier
Conserver les demandes, le programme annuel et les rapports de recherche, éliminer les rapports du commandant et les diplomatic clearences (« dipclear ») d’autre pays.
Base de données Oceanographic Data Acquisition System (ODAS) pour le stockage des données provenant de divers appareils installés à bord du Belgica (Informix)
1984-auj. jusqu’à substitution conserver
Base de données des activités du bateau d’intervention rapide Tuimelaar (Microsoft Access) 1996-auj. 20 ans éliminer
Dossiers concernant le soutien opérationnel des projets de recherche scientifique 1983-auj. 10 ans éliminer
Dossiers concernant les demandes pour diplomatic clearances (« dipclear ») venant des bateaux de recherche étrangers afin d’effectuer de la recherche scientifique en territoire belge (classés par ordre chronologique)
1993-auj. 5 ans éliminer
SÉRIES MANAGEMENT DU MER DU NORD Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la Convention sur la protection du milieu marin de l’Atlantique du nord-est (OSPAR) 1995-auj. 30 ans trier
Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
81
Dossiers concernant l’Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas (ASCOBANS) 1995-auj. 30 ans trier
Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant la Convention on Wetlands of International Importance Especially as Waterfowl Habitat (Convention de Ramsar) 1995-auj. 30 ans trier
Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.
Dossiers concernant le mesurage de la qualité des eaux de baignade 1988-1994 jusqu’à substitution conserver
Dossiers concernant le dépôt de munitions « de Paardenmarkt » 1995-auj. jusqu’à substitution conserver
Dossiers concernant les mammifères marins et les tortues de mer échoués 1995-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des mammifères marins et des tortues de mer (Microsoft Access) 1995-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des échantillons des taches d’huile (Microsoft Access) 1996-auj. jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant le contrôle des bateaux d’exploitation de sables et de graviers 1996-auj. 10 ans éliminer
(Base de) données pour le contrôle des bateaux d’exploitation de sables et de graviers (depuis 1996 données brutes en ASCII, depuis 2001 base de données MSQL)
1996-auj. jusqu’à substitution conserver
82
SERVICE DU LEVÉ (1878-1889)
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant les cartes minières et les cartes industrielles 1851-1889 expiré conserver
Dossier concernant la constitution, la composition et le fonctionnement de la Commission instituée pour procéder à l’étude préalable des questions qui se rattachent à l’exécution d’une carte géologique de la Belgique
1875-1877 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission instituée pour procéder à l’étude préalable des questions qui se rattachent à l’exécution d’une carte géologique de la Belgique
1876-1877 expiré conserver
Dossier concernant l’organisation et le règlement de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1877-1878 expiré conserver
Dossier concernant la constitution, la composition et le fonctionnement de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1878-1882 expiré conserver
Livre de copies de lettres de la Commission de la carte géologique de la Belgique (« Livre de correspondance de la première commission géologique »)
1878-1882 expiré conserver
Correspondance de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1878-1882 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
83
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1878-1882 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission spéciale chargée de résoudre l’impression de la carte géologique 1881-1882 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de contrôle de la carte géologique de la Belgique 1882-1886 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission chargée d’élaborer et de présenter un projet de réorganisation de la carte géologique de la Belgique
1885-1886 expiré conserver
Rapports annuels de la Commission de la carte géologique de la Belgique et de la Commission de contrôle de la carte géologique de la Belgique
1879-1886 expiré conserver
Les rapports annuels des sections sont conservés par la direction de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique (voir plus haut).
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant le budget 1877-1885 expiré conserver
Dossiers concernant les avances 1879-1888 expiré conserver
Dossiers concernant les dépenses 1878-1882, 1882-1886 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
84
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant les locaux, le matériel et le mobilier 1878-1886 expiré conserver
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’emploi des collaborateurs (« géologues libres ») 1878-1881 expiré conserver
Dossiers concernant les collaborateurs (classés par collaborateur) 1878-1886 expiré conserver
Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Permis de circulation sur les voies ferrées ») 1878-1885 expiré conserver
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Pas d’application. - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Inventaire des échantillons collectés (« Inventaire des échantillons de la carte géologique de Belgique ») ca.1886 expiré conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
85
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’édition, la distribution ou l’échange des feuilles (de carte) 1878-1888 expiré conserver
COMMISSION GÉOLOGIQUE DE BELGIQUE (1889-1919)
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la reprise des services de la carte géologique (y compris la reprise des archives et du mobilier) 1888-1892 expiré conserver
Dossier concernant la constitution, la composition et le fonctionnement de la Commission géologique de Belgique et du Conseil de direction de la Commission géologique de Belgique
1889-1905 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission géologique de Belgique 1890-1906 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil de direction de la Commission géologique de Belgique 1890-1913 expiré conserver
Rapports annuels de la Commission géologique de Belgique 1891-1902 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
86
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant les avances 1890-1904 expiré conserver
Dossiers concernant les petites dépenses 1891-1911 expiré éliminer
Registre des paiements aux collaborateurs 1890-1902 expiré conserver
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant les locaux, le matériel et le mobilier 1894-1927 expiré conserver
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Documents concernant l’emploi des collaborateurs 1892-1903 expiré conserver
Dossiers concernant les collaborateurs (classés par collaborateur) 1890-1943 expiré conserver
Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Permis de circulation sur les voies ferrées ») 1890-1914 expiré conserver
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
87
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’édition, la distribution ou l’échange des feuilles (de carte) 1893-1917 expiré conserver
DÉPARTEMENT VII SERVICE GÉOLOGIQUE DE BELGIQUE
SECTION 16 GÉOLOGIE GÉNÉRALE ET MINÉRALOGIE
SECTION 17 GÉOLOGIE APPLIQUÉE ET GÉOINFORMATION
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registres du courrier entrant 1890-1982 expiré conserver Le premier registre appartiennait à l’origine à la Commission Géologique de Belgique.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
88
Registres du courrier sortant 1890-1981 expiré conserver Le premier registre appartiennait à l’origine à la Commission Géologique de Belgique.
Base de données pour l’enregistrement du courrier (FoxPro) 1996-auj. 3 ans conserver Depuis 2004 seules les factures entrantes sont encore enregistrées.
Correspondance avec des personnes ou institutions belges (classée par nom de la commune du correspondant, ordre alphabétique) 1900-auj. 3 ans trier
Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.
Correspondance avec des mines de charbon (classée par mine) 1909-1970 expiré trier
Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.
Correspondance avec des firmes de forage (classée par nom de la firme, ordre alphabétique) 1926-1987 expiré trier
Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.
Correspondance avec des personnes ou institutions étrangères (classée par nom du pays du correspondant, ordre alphabétique) 1890-auj. 3 ans trier
Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.
Copies du courrier sortant (classées par an et numéro d’ordre, ordre chronologique) 1987-auj. 3 ans conserver
Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires 1957-1986 expiré éliminer
Notes au Directeur-général de l’Administration des Mines et au Directeur général de l’Administration de Qualité et de Sécurité 1952-2005 3 ans conserver
Notes au directeur de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique 2001-auj. 3 ans conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
89
Notes de services au personnel en général ou aux membres du personnel individuels 1986-auj. 3 ans conserver
Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1903-auj. 30 ans conserver
Dossier concernant la mobilisation et l’occupation 1940-1945 expiré conserver
Rapports mensuels 1979-auj. 3 ans éliminer
Rapports annuels 1979-1989 30 ans conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil Géologique 1919-1973 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission chargée de l’étude de la création d’un canal entre Anvers et Liège (le Canal Albert) 1923-1926 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes de la Commission nationale des grands travaux publics 1927-1927 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil national des charbonnages 1958-1961 expiré conserver
Procès-verbaux et documents annexes du Conseil supérieur des distributions d’eau 1964-1964 expiré conserver
Coupures de presse concernant la géologie 1870-1912 expiré éliminer
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant le budget 1906-2001 10 ans conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
90
Registres des dépenses 1895-1924 expiré conserver
Grands livres 1925-1944 expiré conserver
Copies des bons de commandes 1991-auj. 3 ans éliminer
Copies des factures 1920-auj. 3 ans éliminer
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers et plans concernant la construction, l’aménagement, l’entretien, la rénovation, la conservation et la sécurité des bâtiments 1903-auj. 10 ans trier
Conserver les pièces concernant les travaux structurels et profonds (avant-projets, plans « as built », maquettes, photos, devis, offres retenues, pièces d’agréments, pièces de réception…), éliminer les autres.
Dossiers concernant le matériel et le mobilier 1904-1986 expiré éliminer
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant le statut administratif et pécuniaire du personnel 1896-1995 expiré trier
Conserver les pièces importantes concernant des membres du personnel individuels, éliminer les autres.
Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Permis de circulation à pied le long des voies ferrées ») 1955-1999 expiré éliminer
Dossiers concernant les missions à l’étranger 1980-auj. 5 ans trier Conserver les demandes et les d i i éli i l
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
91
rapports de mission, éliminer les notes de frais et les copies des pièces justificatives.
États de déplacement 1984-auj. 3 ans éliminer
Feuilles de congés 1989-auj. 3 ans éliminer
Listes des présences 2003-2005 expiré éliminer
Dossiers des membres de personnel statutaire, des membres du personnel contractuel et du Cadre Spécial Temporaire (CST) (classés par membre du personnel)
1890-auj.
110 ans après date naissance
membre du personnel
conserver
Dossiers concernant l’emploi des collaborateurs pour l’établissement de la carte géologique de Belgique 1956-1962 expiré conserver
Dossiers concernant les collaborateurs pour l’établissement de la carte géologique de Belgique (par collaborateur) 1913-1965 expiré conserver
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES BIBLIOTHÈQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation et la gestion de la bibliothèque 2000-auj. 10 ans trier
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
92
Registres d’acquisition des monographies et des périodiques (classés par ordre chronologique) 1900-1996 jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant l’échange des monographies et des périodiques (classés par par pays, ordre géographique)
1940-1964, 1995-auj. 30 ans éliminer
Fichier des monographies et des périodiques (classés par par nom d’auteur) 1900-auj. jusqu’à
substitution éliminer Ce catalogue ne donne pas seulement accès aux publications, mais aussi aux cartes.
Fichier des monographies et des périodiques (classés par par code classification décimale) 1900-auj. jusqu’à
substitution éliminer Ce catalogue ne donne pas seulement accès aux publications, mais aussi aux cartes.
Base de données des monographies (FoxPro) 1994-auj. jusqu’à substitution éliminer
Base de données des périodiques (FoxPro) 1994-auj. jusqu’à substitution éliminer
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Fichiers des échantillons de la lithothèque 1900-2003 jusqu’à substitution conserver
Registres d’acquisition des échantillons de la lithothèque 1920-auj. jusqu’à substitution conserver
Base de données des échantillons de la lithothèque (FoxPro) 1988-auj. jusqu’à substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
93
Registres d’acquisition des carottes dans le dépôt des carottes 1995-auj. jusqu’à substitution conserver
Base de données des carottes dans le dépôt des carottes (FoxPro) 1995-auj. jusqu’à substitution conserver
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossier concernant la collaboration à l’Exposition Universelle de Bruxelles 1956-1959 expiré conserver
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’organisation des opérations de forage et des projets de recherche (classés par numéro d’ordre, avec code NAT, GEO, VLA, WAL, KWA)
1953-auj. jusqu’à substitution trier
Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrains, manuscrits inédits… et dans le cas de sondages aussi les notes, devis et offres retenues), éliminer les autres.
Dossiers concernant la déclaration obligatoire des explorations du sous-sol 1940-1986 jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant les grands travaux publics (pour la plupart sans ordre) 1955-1987 jusqu’à
substitution éliminer
Dossiers concernant les rapports des forages (classés par feuille de carte, ensuite par point de forage) 1843-auj. jusqu’à
substitution conserver Cette série contient les données originales, les « minutes ».
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
94
Dossiers concernant les rapports des forages (classés par feuille de carte, ensuite par point de forage) 1900-auj. jusqu’à
substitution conserver Cette série contient les données traitées, destiné pour la consultation par les collaborateurs.
Dossiers concernant les rapports des forages (classés par feuille de carte, ensuite par point de forage) 1900-auj. jusqu’à
substitution éliminer Cette série contient les données traitées, destiné pour la consultation par le public.
Dossiers concernant les rapports des forages du charbon dans la Campine 1930-1970 jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant les rapports des forages profonds dans le Bassin de la Campine (« Kempens Bekken » ou « KB ») 1903-1983 jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant les rapports des forages d’eau (« brun » et « rouge ») 1975-1993 jusqu’à substitution conserver
Base de données GeoDoc sur le sous-sol de la Belgique (FoxPro, avec fichiers textes, fichiers JPEG et fichiers PDF) 1988-auj. jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant les avis pour les prises d’eaux souterraines (« Eaux » ou « E », classés par région et ensuite par numéro d’ordre) et fichier adjoint
1946-2001 jusqu’à substitution conserver
Formulaires pour le recensement des ressources aquifères souterraines (classés par nom de la commune, ordre alphabétique) 1966-1969 jusqu’à
substitution conserver
Listes des données des sondages du niveau pièzométrique 1968-2007 jusqu’à substitution conserver
Dossiers concernant les diagraphies (« Logs ») 1980-auj. jusqu’à substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
95
Dessins calque des diagraphies 1980-auj. jusqu’à substitution conserver
Publications et cartes 1882-auj. jusqu’à substitution
conserver 1 exemplaire
SECTION 16 GÉOLOGIE GÉNÉRALE ET MINÉRALOGIE (ANCIENNE SECTION MINÉRALOGIE ET PETROGRAPHIE)
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Correspondance 1869-1887, 1998-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes,
éliminer les autres.
Copies-lettres 1888-1902 expiré conserver
Rapports annuels 1958-1980 expiré éliminer
Dossiers concernant l’étude de l’histoire de la section 1970-1980 expiré trier
Ces dossiers contiennent des pièces du 19ieme siècle qui ont été retirées des archives centrales de l’institution. Elles doivent réintégrer les archives centrales.
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Copies des bons de commandes 2006-auj. 3 ans éliminer
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
96
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant l’inventaire du matériel et du mobilier 1973-1975 expiré conserver
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Registres d’acquisition des collections des minéraux 1827-1837 expiré conserver
Registres d’acquisition des collections des minéraux 1829-1829 expiré conserver
Registres d’acquisition des collections des minéraux russes 1828-1828 expiré conserver
Registres d’acquisition des collections des minéraux et des roches 1870-1888 expiré conserver
Registres d’acquisition des collections des minéraux et des roches 1888-1901 expiré conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
97
Registres d’acquisition des collections des minéraux et des roches (« Algemeene Inventaris » ou « Inventaire Général ») 1934-1977 expiré conserver
Fichier des collections des minéraux généraux (classés par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des collections des minéraux généraux (Microsoft Access) 2000-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des collections des minéraux belges (classés par province, ensuite par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des collections des minéraux belges (Microsoft Access) 2004-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des collections Drugman (classés par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Base de données des collections Drugman (Microsoft Access) 2006-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des collections des roches générales (classés par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des collections des roches belges (classés par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Fichier des collections des météorites (classés par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Listes des collections des météorites (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
98
Fichier des collections des tectites (classés par type) 1950-auj. jusqu’à
substitution conserver
Listes des collections des tectites (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver
Listes des collections des minerais (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver
Listes des collections des gemmes (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver
Listes des collections des marbres (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver
Dossiers concernant l’achat, le don et l’échange des collections (classés dans un ordre assez varié) 1922-auj. jusqu’à
substitution conserver
Dossiers concernant le vol des collections 1996-1997 jusqu’à substitution conserver
Dossiers concernant les demandes d’information ou de détermination 1989-auj. 10 ans éliminer
SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
- - - -
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri
99
SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation
Destination définitive Remarques
Dossiers concernant la recherche scientifique 1899-auj. jusqu’au départ
collaborateurtrier
Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits …), éliminer les autres.