Apostila MS Project

Engº. José Augusto Alencar Santos / tel.(71) 8752-7090 / e-mail: [email protected]

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Curso MS-Project-2007


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1.- Introdução .................................................................................................... 4

1.1.- Projeto ................................................................................................... 4

1.2.- Planejamento ...................................................................................... 15

1.3.- Objetivo ............................................................................................... 17

1.4.- Caminho Crítico ................................................................................. 17

1.5.- Definições e Comentários ................................................................. 17

1.5.1.- Atividade ou Tarefa ......................................................................... 17

1.5.2.- Atividade Predecessora/Sucessora .............................................. 18

1.5.3.- Duração ............................................................................................ 18

1.5.4.- Folga Livre ....................................................................................... 18

1.5.5.- Folga Total ....................................................................................... 18

1.5.6.- Cálculo das Datas ........................................................................... 18

1.5.7.- Data mais cedo de Início e Término .............................................. 19

1.5.8.- Data mais tarde de Início e Término .............................................. 19

1.5.9.- Restrições (data-marcada) ............................................................. 19

1.5.10.- Atividades Resumo ou Sumário .................................................. 19

1.5.11.- Recursos ........................................................................................ 19

1.5.12.- Metas ou Marcos ........................................................................... 20

1.6.- Fases do Projeto ................................................................................ 20

1.6.1.- Criação ............................................................................................. 20

1.6.2.- Detalhamento .................................................................................. 20

1.6.3.- Execução e Acompanhamento ...................................................... 20

1.6.4.- Finalização e Avaliação .................................................................. 20

2.- Criando um Projeto Passo a Passo ......................................................... 21

2.1.- Abertura .............................................................................................. 21

2.2.- Barras de Ferramentas ...................................................................... 22

2.3.- Projeto Padrão ................................................................................... 23

2.3.1.- Parâmetros Operacionais ............................................................... 23

2.3.2.- Calendário ....................................................................................... 27

2.3.3.- Configurações na Área Gráfica ..................................................... 33

2.3.4.- Objetivo do Projeto ......................................................................... 38

2.3.5.- Formatação de Texto ...................................................................... 40

2.4.- Recursos ............................................................................................. 41

2.4.1.- Banco de Recursos......................................................................... 41

2.4.2.- Recursos Compartilhados (Pool) .................................................. 47

2.5. – Personalizar o Projeto ..................................................................... 48

2.5.1.- Gantt Chart ...................................................................................... 48

2.5.2.- Caminho Crítico .............................................................................. 49

2.6.- Tarefas e Estrutura Analítica ............................................................ 50

2.6.1.- Inserir Tarefa e Duração ................................................................. 52

2.6.2.- Seleção e Vinculo de Tarefas ......................................................... 57


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2.6.3.- Inserção de Várias Tarefas ............................................................. 58

2.6.4.- Tipo de Vinculo entre Tarefas ........................................................ 59

2.6.5.- Desvincular uma Tarefa .................................................................. 61

2.6.6.- Vincular Várias Tarefas .................................................................. 61

2.6.7.- Mover uma Tarefa ........................................................................... 62

2.6.8.- Exclusão de uma Tarefa ................................................................. 63

2.6.9.- Tarefa Periódica / Recorrente ........................................................ 63

2.6.10.- Informações de Tarefas ................................................................ 64

2.6.11.- Tarefa de Resumo ......................................................................... 66

2.6.12.- Prioridade da Tarefa ..................................................................... 68

2.6.13.- Alocação de Recursos na Tarefa ................................................. 69

2.6.14.- Restrição de Tarefa ....................................................................... 71

2.7.- Diagrama de Rede / Gráfico de PERT............................................... 73

2.8.- Divisão de Tela ................................................................................... 77

2.9.- Salvar o Projeto .................................................................................. 79

2.10.- Roteiro .............................................................................................. 79

3.- Nivelamento ou Redistribuição de Recursos ......................................... 81

3.1.- Análise/Ajuste do Calculo do Nivelamento de Recursos ............... 85

4.- Controle do Projeto ................................................................................... 88

4.1.- Linha de Base (Baseline) ................................................................... 89

4.2.- Tabela Padrão .................................................................................... 94

4.3.- Tabela Personalizada......................................................................... 97

4.4.- Atualização e Controle do Projeto .................................................... 98

4.5.- Curva de Avanço Físico Previsto x Realizado ............................... 103

5.- Filtros ...................................................................................................... .108

5.1.- Padrão ............................................................................................... 108

5.2.- Personalizado................................................................................... 111

6.- Relatório .......................................................... ....................................... 115

6.1.- Padrão .............................................................................................. 115

6.2.- Personalizado .................................................................................. 118

7.- Comandos Avançados ........................................................................... 122

7.1.- Campos Personalizados ................................................................. 122

7.1.1.- Campo Texto ........................................................................ 122

7.1.2.- Campo Custo ........................................................................ 127

7.1.3.- Campo Número ................................................................... 136

7.1.4.- Campo Data .......................................................................... 142

7.1.5.- Campo Indicadores Gráficos .............................................. 145

7.2.- Recursos Materiais e Serviços ....................................................... 150

7.3.- Relatórios Visuais ........................................................................... 155

8.- Visualização e Impressão ...................................................................... 160

9.- Bibliografia............................................................................................... 163


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1.- Introdução

O MSP é um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos que pode

ser utilizado para planejar, programar e representar graficamente as

informações sobre projetos para gerenciamento. Com o MSP é fácil criar e

modificar um conjunto de tarefas para atingir os seus objetivos. Além de

permitir recalcular rapidamente os cronogramas, permite ver como as

mudanças em uma parte do projeto podem afetar o seu plano como um todo.

1.1.- Projeto

Muitas são as definições que podemos encontrar na biblioteca de projetos.

A do PMI – Project Management Institute – organismo internacional que atua

como orientador e normalizador nesta área do conhecimento: “um

empreendimento único que deve representar um início e um fim

claramente definido e que, conduzido por pessoas possa atingir deus

objetivos respeitando os parâmetros de prazo, custo e escopo com

qualidade”.

Vemos nesta definição vários elementos importantes e que devem ser

ressaltados; o primeiro deles é que é um empreendimento, portanto deve

envolver uma série de movimentos e ações para que possa vir à tona; alguém

deve responsabilizar-se por empreendê-lo: o gerente do projeto. Ele sempre é

o único porque, mesmo que algo parecido tenha sido feito anteriormente, ele (o

atual) reserva suas particularidades: no fundingm (fomento financeiro), nas

condições físicas, na prioridade, na equipe ou na tecnologia empregada.

Todo projeto deve ter seu “inicio” bem definido para que a organização ou

unidade dela, para que possam “firmemente” reservar seus recursos para

poderem participar, com uma data definida do projeto. A sinalização de seu

“fim” além de apresentar outras funções servem para marcar a liberação dos

recursos utilizados na Organização ou parte dela.

A definição clara do seu objetivo é fundamental para que todos os

participantes possam “olhar para o mesmo norte”, para a mesma referencia e

somar seus esforços numa única direção e sentido.

Já os parâmetros de prazo, custo e qualidade (especificação) devem servir

como guias permanentes durante o desenvolvimento do projeto. Mantê-los


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plenamente atendidos é uma tarefa árdua não só para o gestor do projeto, mas

também para todos os especialistas que dele participam. Gerir os esforços para

que isso aconteça é fundamental.

Um projeto é um a seqüência bem definida de eventos com início e um fim,

que se destina a atingir um objetivo claro, sendo conduzido por pessoas dentro

de parâmetros estabelecidos como tempo, custo, recursos e qualidade. Um

projeto é diferente do que se faz todos os dias, porque um objetivo de projeto é

um evento específico e não rotineiro. Como algo fora de rotina, um projeto

requer planejamento. A extensão do planejamento que você precisa depende

da complexidade do projeto. Quanto mais complexo o projeto, mais você tem

de planejar.


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1.1.1.- Ciclo de Vida de um Projeto

Todo projeto é composto de várias etapas que permitem o melhor

acompanhamento de seus principais parâmetros (custo e prazo). Esse conjunto

de etapas é que chamamos de Ciclo de Vida de um Projeto.

Partindo de uma visão macro para uma micro todo projeto possui:

fases – comuns a todo projeto; estágios – específicos da natureza do projeto; e

atividades – próprias de cada projeto.


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Algumas características comuns à maioria dos ciclos de vida são as seguintes:

Potencial de adicionar valor ao projeto – possui um alto valor no inicio e depois cai até um valor mínimo no final do projeto;

Custo das Mudanças ou Correções – o custo de alterações inicia mínimo, pois tudo ainda está no papel e cresce exponencialmente com o desenvolvimento do projeto até chegar ao seu custo total, podendo mesmo ultrapassá-lo.

Oportunidade Construtiva x Intervenção destrutiva – se sobrepor

os gráficos de “Potencial de adicionar valor ao projeto” e o de “Custo das

Mudanças ou Correções”, observa-se que nos pontos em que o potencial de

adicionar valor supera os custos das mudanças e correções têm-se o momento

de oportunidade construtiva (quando é vantagem alterar o projeto). Quando


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ocorre o contrário, estamos em uma situação de Intervenção destrutiva, e não

é vantagem alterar o projeto.

Capacidade de adequação – A capacidade do projeto de se

adequar a novas necessidades é grande no inicio e cai no tempo, pois o projeto

vai tomando cara e se tornando mais rígido a mudanças.

Incerteza do Risco x Quantidade Arriscada – Ao comportamento a

incerteza de risco com a quantidade arriscada, tem-se no inicio um nível de

incerteza alto, porem a quantidade arriscada é pequena pois o projeto ainda

está no início e não foram feitas grandes investimentos. Com o passar do

tempo, a incerteza diminui e a quantidade arriscada aumenta, uma vez que o

projeto está em plena execução. Neste cenário, existe um momento critico, que

é quando a quantidade arriscada e a incerteza de risco se igualam.


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Fases de Projeto – Gerenciar um projeto significa,

resumidamente, planejar a sua execução antes de iniciá-lo, e, a seguir,

acompanhar a sua execução. No planejamento do projeto são estabelecidas

metas, escopos, identificação das tarefas a serem realizadas e o seu

seqüenciamento baseado nos recursos necessários e disponíveis. O controle

do projeto, no sentido moderno do termo, significa a medição do progresso e

do desempenho através de um sistema ordenado pré-estabelecido. Ações

corretivas são tomadas sempre que necessárias.


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O ciclo de vida de um

projeto é composto

pelas seguintes etapas:

Fase de Concepção,

Fase de Planejamento,

Fase de Execução e

Controle e Fim do Ciclo

de Vida de um Projeto.

Veja gráfico ao lado

que representa cada

fase citada.

- Fase de Concepção – esta é a etapa inicial onde é identificado o

problema ou a necessidade de mudança. A partir daí, é definido o objetivo do

projeto e quais linhas de ação existem. Através da elaboração de um estudo

de viabilidade técnica e econômica é que se juntam dados suficientes que

auxiliarão nas fases seguintes. A viabilidade técnica e econômica busca definir

os planos preliminares de implantação, estimativas de custos, possibilidades de

financiamento, alem de projetos básicos de engenharia e tudo mais que

forneçam suficientes subsídios ao gerente de projetos quando da tomada de

decisão.

- Fase de Planejamento – é a fase principal do projeto/programa.

Nesta fase serão definidos detalhadamente todos os parâmetros do projeto de

forma a detalhada o prazo de execução, os recursos humanos e materiais

necessários, o local onde o projeto será implantado e quais as condicionantes,

assim como o custo de cada fase e do projeto como um todo. O planejamento

tem papel fundamental em todas as demais fases do projeto, pois nesta fase é

que se planeja todo o acompanhamento, gerenciamento, controle, diretrizes de

implantação, cronogramas físico-financeiros do projeto, elaboração de redes

PERT-CPM, determinação do ritmo de trabalho e simulações sobre prazo e

consumo de recurso.

- Fase de Execução – esta fase é composta pelos estágios de

implementação do projeto ou engenharização, suprimentação, pré-operação e

execução. É a fase de materializar tudo que foi planejado inicialmente através


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da alocação de recursos (pessoal, equipamentos, ferramentas e material).

Nesta etapa é que se pode averiguar a qualidade do planejamento e consumo

da maior parte do orçamento.

- Fase de Monitorização e Controle – é a fase que ocorre junto

com o planejamento e com a execução. Tem a finalidade de acompanhar todo

o processo de forma a poder perceber variações no rumo e propor ações

corretivas e preventivas que traga o projeto de volta ao seu trajeto.

- Fim do ciclo de vida do projeto – nesta etapa o projeto deixa de

ser viável e tem sua vida útil por encerrada. É quando a execução dos

trabalhos é avaliada por uma auditoria interna ou externa, no intuito de aferir se

os parâmetros iniciais foram atingidos e realizar uma critica conclusiva de todo

o projeto.

Sucesso e Fracasso na Gerência de Projetos – O sucesso na

gerência de projetos se caracteriza pelo cumprimento do planejado e traz

vários benefícios:

a) evita surpresas durante a execução do projeto, transmitindo maior

credibilidade;

b) permite visualizar com antecedências futuros problemas,

proporcionando a tomada de ações preventivas e corretivas em tempo

oportuno;

c) permite uma ambientação maior ao mercado e ao desejo do

cliente;

d) estabelece uma previsão orçamentária de forma a analisar a

viabilidade econômica e implantar os esforços financeiros necessários;

e) agilizar a tomada de decisões uma vez que as informações se

encontram estruturas, atuais e reais;

f) aumenta o controle sobre todas as fases de projeto;

g) permite a readequação do projeto em virtude de mudanças

realizadas no seu decorrer;

h) otimiza a alocação de recursos e equipamentos necessários;


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i) disponibiliza relatórios ao longo do projeto que facilitam o

acompanhamento e serve como banco de dados para projetos futuros;

No entanto, os benefícios apresentados, sempre estão ameaçados,

pois todo projeto possui risco de falhar e podem não atingir o resultado

planejado ou até mesmo não serem concluídos.

As falhas que levam ao insucesso podem ter origem externa (em

obstáculos que estão fora do controle da organização) ou interna. O impacto

dos obstáculos externos pode ser minimizado através de uma política de

gerenciamento de riscos.

Como exemplo de falhas externas:

- Mudança na estrutura organizacional da empresa;

- Riscos elevados no meio ambiente;

- Mudança de tecnologia disponível;

- Evolução nos preços e prazos; e

- Cenário político-econômico desfavorável.

Já as falhas internas ou gerenciais podem ser evitadas pela

gerência do projeto conforme listada abaixo:

- Metas e objetivos mal definidos ou mal compreendidos;

- Falta de compreensão da complexidade do projeto;

- Má definição dos prazos das tarefas;

- Previsão de custo incompleta ou irreal;

- Sistema de controle ineficiente;

- Indefinição das esferas de atribuições em todos os níveis;

- Falta ou inadequação dos processos de treinamento e capacitação;

- Uso incorreto de softwares de gestão;

- Falta de liderança nos diferentes níveis;

- Falta de tempo para a fase de planejamento;

- Falta de conhecimento a cerca das necessidades de recurso;

- Má definição da interdependência entre as atividades;

- Má adequação entre projeto e o interesse dos clientes;

- Variedade de produtividade entre os membros da equipe.

Projeto x Subprojeto x Programa – Em determinada situação,

pode ser dividido em subprojetos com o intuito de melhor gerenciar e controlar


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cada segmento. O subprojeto é responsável por uma pequena parte ou uma

parte mais especifica do projeto, podendo ser terceirizado ou desenvolvido por

grupos de especialistas de forma independente. O subprojeto faz parte do

projeto e é como um membro de um corpo, não tendo função nenhuma se

considerado isoladamente. Já o programa é quando se tem vários projetos

reunidos com objetivos comuns, e que podem ter ou não vida independente.

Os Papéis na Gerencia de Projetos – Desenvolver um projeto

implica em se relacionar com várias pessoas, departamentos e empresas, veja

a figura abaixo as interfaces e quais são os conflitos

existentes.

Em toda essa dinâmica apresentada acima, observa-se que os

donos do projeto, os clientes, exigem normalmente o projeto para “ontem”, e

com um orçamento extremamente apertado. Por outro lado, os executantes

que não gostam de ser cobrados, dão prazos folgados, enquanto que os

fornecedores fornecem seus prazos de execução em que não temos a

capacidade de interferir. A gerência surge como intermediador desse impasse


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capaz de encontrar uma solução intermediária que alcance o objetivo final.

Vejamos os papeis envolvidos melhor definidos abaixo:

- O cliente – é o principal personagem, por ser a razão da

existência do empreendimento, dentre os critérios de sucesso de um projeto,

certamente “cliente satisfeito” é o principal;

- O Gerente do Projeto – é o principal responsável pelo

cumprimento da meta do projeto, será através de sua positiva atuação que a

equipe de execução conseguirá uma produtividade adequada, dentro de um

ambiente de alto moral;

- Alta Administração – tanto do cliente como do executar, são

peças importantes neste cenário por possuírem uma visão macro de suas

empresas (missão, estratégias, políticas, etc). Elas participam quando do

estabelecimento das metas do projeto e em momentos críticos do

acompanhamento da execução do projeto;

- Equipe do projeto – projetos podem envolver desde uma única

pessoa a milhares, um único setor de uma empresa, ou cruzar as fronteiras

organizacionais e podem também implicar parcerias entre as organizações;

- Fornecedores Externos – sua importância reside ao fato,

muitas vezes de serem responsáveis por parcelas significativas do projeto;

- Os Vizinhos do Projeto – são indivíduos ou organizações não

diretamente ligados ao projeto, mas cujos interesses podem ser positiva ou

negativamente afetados com o resultado da execução do projeto ou do seu

término com sucesso, alguns exemplos: sindicatos, ambientalistas, políticos,

imprensa, entre outros, portanto são todos aqueles que podem eventualmente

influir na trajetória evolutiva do projeto, porem, dependendo das circunstâncias,

o gerente de projeto deve estar atento a estes personagens.

Se um determinado projeto fosse concebido de uma forma livre por um

gerente, e todas as atividades acontecessem conforme o planejado, não

haveria a necessidade de se gerenciar projetos. Na realidade o que sempre se

busca no processo é:


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Avaliar e minimizar os custos

Analisar corretamente as atividades a serem feitas

Analisar os recursos que serão utilizados

Minimizar os erros de execução

Estar preparado e agir rápido com as mudanças

Qualidade nos produtos finais

Desde a criação de um projeto, o ambiente poderá interferir na evolução,

por exemplo:

Mudança de prazos das atividades

Recursos que são incluídos / excluídos / alterados

Mudanças no calendário (feriados alterados, paralisações, greves)

Fornecedores que não cumprem o contrato

Mudanças de objetivos

A gerência de projetos tem que estar preparada para as mudanças e no

caso de um projeto crítico, é importante avaliar a necessidade e o custo-

benefício de se fazer uma análise de risco e implantar um plano de

contingência para eventuais desvios.

Duas Ferramentas básicas podem ajudá-los a obter as respostas no

decorrer do projeto. O Gráfico de Gantt, informa para quando as tarefas estão

programadas. A Rede PERT (Técnica de Revisão e Avaliação de Programas),

ajuda a compreender as relações entre as tarefas e por que elas são

programadas de determinada maneira. À medida que as suas necessidades

de informações mudam no decorrer de um projeto, as ferramentas utilizadas

também mudam.

1.2.- Planejamento

Planejar significa detalhar todas as tarefas necessárias para execução de

um projeto evidenciando suas dependências, duração e recursos necessários

de cada uma: mão-de-obra, material, equipamentos e ferramentas.

Passos no Planejamento do Projeto

- O Detalhamento do Escopo do Projeto – existem inúmeras maneiras de

identificarmos e detalharmos o escopo de um projeto, desde a elaboração de

uma “lista de coisas a fazer” até ferramentas eletrônicas e métodos de


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orientação a objeto mais complexos, que pode ser facilmente implementada

dentro de qualquer organização: a Estrutura Analítica de Projetos (EAP). A

EAP é uma representação gráfica do projeto que evidencia seus componentes

e as atividades necessárias a sua conclusão, como vemos na figura abaixo:

Projeto

Produto-A Produto-B

Ativ.-01 Ativ.-02 Ativ.-03 Ativ.-04 Ativ.-05 Ativ.-06

EAP/WBS/EDT/EAT com foco em Produtos


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Definição de Atividades

• Identificará as entregas no nível mais baixo da EAP, a que

chamamos de pacote de trabalho.

• Os pacotes de trabalho são planejados em componentes menores,

chamados de atividades do cronograma, para fornecer uma base para a

estimativa, elaboração de cronogramas, execução, e monitoramento e

controle do trabalho do projeto.

É aconselhável utilizarmos um procedimento sistematizado que configure o

projeto em sua totalidade, que caracterize a inter-relação hierárquica entre os

distintos elementos que compõem e minimize a possibilidade de esquecimento

de atividade. A EAP também é conhecida originalmente como WBS-Work

Breakdown Struture ou PBS-Project Breakdown Struture, que são “explodida”

pra mostrar as atividades necessárias à sua execução através de um sistema

hierárquico num procedimento de cima para baixo – top-down.

- Os demais passos são: duração das atividades, risco no projeto,

identificação dos custos, lista de atividades, relação de precedências e rede de

atividades; estes serão discutidos e desenvolvidos nos próximos itens.

1.3.- Objetivo

Deve ser o mais específico possível para esclarecer o alcance ou extensão

do projeto, as pessoas ou os grupos afetados e o cronograma (Gantt).

1.4.- Caminho Crítico

É a seqüência de tarefas críticas de um projeto que, se atrasada, causaria

um atraso na execução do projeto, ou seja, essas tarefas possuem folga “zero”.

O MSP identifica rapidamente o caminho crítico e, portanto, pode dirigir suas

atenções às tarefas que requerem gerenciamento mais cuidadoso, ajudando

avaliar prioridades, duração, alocar recursos de maneira eficaz e determinar o

efeito de mudanças no projeto.

1.5.- Definições e Comentários

1.5.1.- Atividade ou Tarefa

É a descrição criada pelo usuário para uma determinada

atividade, é importante que uma frase resumida represente bem o que a

atividade faz. Normalmente as atividades são iniciadas por um verbo infinitivo,


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por exemplo: “Abrir bocas de visita”, “Testar trocador”, “Pintar equipamento

conforme padrão”, etc. A tarefa resumo podem ser iniciada por um substantivo,

por exemplo: “Demolição das fundações e paredes”, “Abertura para limpeza e

inspeção”, etc.

As atividades no MSP são numeradas seqüencialmente, e

automaticamente reorganizadas quando são excluídas ou incluídas novas

atividades. Entretanto, o relacionamento de dependência existente entre as

atividades é mantido.

1.5.2.- Atividade Predecessora/Sucessora

São atividades em que existe uma relação de dependência. A

atividade sucessora depende da realização da atividade predecessora. No

MSP esta relação é informada na planilha do gráfico de Gantt na coluna de

“Predecessoras”.

1.5.3.- Duração

É o tempo necessário para a realização de uma atividade.

Pode ser definido em várias unidades: minutos, horas, dias, semanas, etc.

1.5.4.- Folga Livre

É o maior tempo que uma determinada atividade pode atrasar

em sua conclusão e que não irá interferir no atraso das atividades sucessoras.

Existem atividades que possuem folga, outras não. Estas atividades que

possuem folga poderão ser reorganizadas pelo programa de modo a evitar

conflito com o uso de recursos. A folga é calculada automáticamente pelo MSP.

1.5.5.- Folga Total

É o maior tempo que uma determinada atividade pode atrasar

em sua conclusão, sem atrasar a conclusão do projeto como um todo.

1.5.6.- Cálculo das Datas

As datas de início e término de cada atividade são calculadas

automáticamente pelo programa. A partir da data de início do projeto, em

cada atividade (já informada as durações) será calculada a data de início e fim.

Existem duas formas básicas para o cálculo das datas de início

e fim de cada atividade. A forma padrão e a natural no MSP, é realizar o

cálculo a partir da data de inicio do projeto, colocando cada início o mais cedo


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possível e as folgas após o término. Outra forma de cálculo permitido é o

realizado do fim para o início do projeto. Neste caso as atividades são iniciadas

o mais tarde possível, a folga então passa a ficar a antes do início de cada

atividade.

No MSP existem várias formas de se colocar restrições a datas

para uma atividade(data marcada), o cálculo do programa não irá interferir nas

restrições definidas pelo usuário, exceto no caso de conflitos em que será

avisado para a correção do problema.

1.5.7.- Data mais cedo de Início e Término

É a data mais cedo que uma atividade com folga pode iniciar

ou terminar. Isto logicamente coloca toda a folga após o término da atividade.

1.5.8.- Data mais tarde de Início e Término

É a data mais tarde que uma atividade com folga pode iniciar

ou terminar. Consequentemente a folga passa a se posicionar antes do inicio

da atividade.

1.5.9.- Restrições (data-marcada)

O MSP permite que o administrador do projeto possa

condicionar as atividades individualmente de acordo com as necessidades que

possam surgir.

1.5.10.- Atividades Resumo ou Sumário

São atividades que são constituídas de atividades menores e

que representam assim uma macro atividade. A vantagem dessas atividades é

que permite estruturar o conjunto das atividades de um projeto de modo a

facilitar a visualização geral, além disso informa dados totalizados das

atividades que a compõe. A duração, datas de início e fim, trabalho, percentual

de andamento, entre outros, são conseqüências das atividades que pertencem

ä atividade resumo. Pode-se alocar recursos, porem serão recursos que

deverão ser utilizados integralmente pela atividade resumo; por exemplo, um

supervisor que estará presente 100% do tempo em todas as atividades que

compõem a atividade resumo.

1.5.11.- Recursos

Recursos são as necessidades que as atividades precisam

para que sejam realizadas, são eles humanos (homem x hora), máquinas


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(máquina x hora), ferramentas (ferramenta x hora) e materiais (custo por uso).

Os recursos poderão ser alocados para as atividades de acordo com a

disponibilidade.

1.5.12.- Metas ou Marcos São atividade que possuem duração zero, ou seja, servem

para indicar o início ou o término de uma fase que seja importante como

informação para a gerência do projeto, por exemplo: “Finalização da infra-

estrutura elétrica”, “Início da fase de testes”.

1.6.- Fases do Projeto

1.6.1.- Criação

É a fase inicial onde a partir da idéia, são realizadas

avaliações de uma forma genérica e com pouca precisão, já que o objetivo é

estudar a viabilidade técnica e financeira fundamentada em uma análise

superficial, de modo a obter aprovação para a fase seguinte.

1.6.2.- Detalhamento

É a fase seguinte após a aprovação do projeto na fase inicial

da criação. Nesta fase é feito um levantamento de dados mais apurado,

objetiva-se minimizar os custos, redução de prazos, otimização de recursos,

etc. É a fase que se realiza o planejamento executivo do projeto, com as

atividades, calendários, prazos e recursos a serem utilizados.

1.6.3.- Execução e Acompanhamento

É a fase da “mão na massa”, onde as equipes de trabalho

estarão realizando as atividades. Nesta fase é de fundamental importância que

a administração do projeto receba os dados reais referentes à execução do

projeto, através de uma rotina administrativa, para que então sejam

recalculadas as programações das atividades. Estes dados podem ser

periodicamente informados ou a qualquer momento dependendo da urgência

ou tipo de projeto. Sem as informações reais de execução do projeto o

acompanhamento de execução da obra deixa de existir, ficando apenas a

definição do planejamento inicial.

1.6.4.- Finalização e Avaliação

Fase de observação, correções das falhas eventualmente

ocorridas e de experiência para aprimorar os futuros projetos.


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2.- Criando um Projeto Passo a Passo

2.1.- Abertura

Para iniciar no MSP, é necessário uma base de Windows, os

comandos genéricos são comuns, utilizando-se os mesmos ícones e

combinações de teclas. Portanto é só clicar duplo (ou seleção) na tela do

gerenciador de programas do Windows o ícone correspondente.

A filosofia de funcionamento do MSP baseia-se em um banco de

dados único para conter as informações de um projeto. Estas informações são

apresentadas de acordo com a planilha selecionada pelo usuário. Apesar de se

ter diversas planilhas, uma mesma informação que está presente em uma

planilha, todas as outras planilhas que contém campos iguais também

acompanharão a mudança. Resumindo, as planilhas são visões parciais de um

único banco de dados. Ao se alterar dados na planilha, a área gráfica é

atualizada imediatamente. É possível realizar alterações gráficas e neste caso

os dados da planilha é que acompanharão a mudança.

Ao carregar pela primeira vez, o programa exibe a tela Bem-vindo

como mostra a figura 01 com as opções: aprenda enquanto trabalha, veja uma

demonstração, navegue com um mapa.

Figura 01


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Caso não deseje que esta tela apareça na abertura do programa,

desmarque a opção Exibir a Ajuda ao iniciar.

Após fechar a tela Bem-vindo, o MSP apresenta o modo de exibição

padrão, ilustrada na figura 02.

Figura 02

2.2.- Barras de Ferramentas

As barras de Ferramentas tem lay-out semelhante ao das barras de

outros programas da Microsoft. No entanto, eles oferecem atalhos para

diversos recursos exclusivos do gerenciamento de projetos. Para se saber o

que cada botão faz, basta posicionar a seta do mouse (não é necessário clicar)

que aparecerá sua função.

- Barra de Título, é a primeira barra horizontal superior, em seu canto

esquerdo ficam o nome do programa e um ícone que permite a abertura e o

fechamento do programa e ao lado o nome do arquivo atual. No canto direito

estão os botões de minimizar, restaurar e fechar.

- Barra de Menus, é a Segunda barra horizontal, idêntico aos programas

da Microsoft.

Barra de Titulo Barra de Menu

Barra Padrão Barra de Formatação

Barra de

Entrada

Barra do Modo de Exibição

Área Gráfica Área de Dados


23

- Barra Padrão, é a terceira linha horizontal, ela contém a maioria dos

botões necessários para executar as funções básicas do MSP. Os onze

primeiros, à esquerda da barra, são comuns aos aplicativos do Windows, o

restante são do MSP.

- Barra de Formatação, é a quarta linha horizontal, os seis botões a

esquerda e o ultimo botão a extrema direita, são funções exclusivas do MSP,

os outros a direita, são seleções comuns em processadores de texto.

- Barra de Entrada, é a quinta linha horizontal, é uma ferramenta de

edição, para criar ou editar o conteúdo de tabelas e planilhas do projeto.

- Barra do modo de Exibição, é a barra vertical a esquerda. É a maneira

prática de mudar os modos de exibição do seu projeto. Pode-se ocultar a barra

do modo de exibição, basta selecionar Exibir, Barra de modos, ou clicando o

botão a direito do mouse posicionando no modo de exibição e selecionar a

opção Barra de modos. Executar o mesmo processo para voltar exibição desta

barra de Exibição.

- Área da Planilha de Dados, área onde são inseridos os dados do

projeto, por exemplo informações de cada tarefa, recurso, avanço, descrição

das tarefas, duração, trabalho, inicio, termino, avanço, entre outras.

- Área Gráfica, onde as informações inseridas na planilha de dados são ilustradas graficamente.

2.3.- Projeto Padrão

2.3.1.- Parâmetros Operacionais

Na barra de menu, selecione Ferramentas Opções, a figura 03

mostra vários parâmetros e devem ser definidos para proporcionar várias

categorias de opções exibidas em tabulações separadas. Dê um clique na

parte superior de uma tabulação disponível para trazê-la à frente e exibir as

opções adicionais na caixa de diálogo. Se desejar trabalhar com estrutura de

tópico, selecione o quadro Modo de exibição, marque a opção “Mostrar

número da estrutura de tópicos” indicado abaixo. Selecione também o

“Modo de Exibição Padrão:”, mantenha ou altere “Gráfico de Gantt” depois

selecione “Formato de Data:” e selecione o melhor para o seu projeto padrão.


24

Figura 03

Selecione o quadro Geral e desmarque “Adicionar novos recursos e

tarefas automáticamente”, vê figura 04, para permitir a inclusão manual.

Figura 04

Marcar

Desmarcar


25

Selecione o quadro Calendário e defina os seguintes parâmetros, vê figura 05:

- “A semana inicia no(a)”, opção no domingo, primeiro dia da semana;

- “O ano fiscal inicia em”, opção em Janeiro;

- “Hora de inicio padrão”, opção as 08:00 hs;

- “Hora de término padrão”, opção as 17:00 hs;

- “Horas por dia”, é a quantidade de horas a ser programada por dia, opção 8,00 horas;

- “Horas por semana”, opção 40,00 horas;

- “Dias por mês”, é a média de dias úteis no mês, opção 20 ou 22 dias.

Clicar na opção para definir como padrão.

Figura 05

Selecione o quadro Cronograma e defina os seguintes parâmetros, vê figura 06:

- “Mostrar unidades de atribuição como”, pode ser Porcentagem ou

Decimal, opção escolhida para este padrão Decimal;

- “Novas tarefas”, quando a tarefa for criada definir que a data de inicio

seja do inicio do projeto, portanto a opção é Iniciar na data de início do

projeto;

- “A duração é inserida em”, pode ser em minutos, horas, dias, semanas

e meses, a opção é horas;

- “O trabalho é inserido em”, pode ser em minutos, horas, dias, semanas

e meses, a opção é horas;

Clicar


26

- “Tipo de tarefa padrão”, para melhor entender esta opção, o Trabalho =

Duração x Recursos, pelo defaut o MSP define como Unidades Fixas

= Recursos Fixos, caso necessite alterar o recurso o trabalho

permanecerá sem alteração e será alterada a duração, se a atividade

que foi alterada está no caminho crítico, a duração do projeto será

também modificada, portanto esta opção não é a melhor, mesmo

raciocínio para o Trabalho Fixo; a melhor opção será de Duração Fixa,

pois mantém o prazo do projeto. Para se obter efetivamente a alteração,

vá para a coluna de duração, digite zero, selecione a coluna de recursos

e apague o recurso, volte para coluna de duração e recurso

respectivamente e digite os valores corrigidos.

Figura 06

Selecione o quadro Cálculo e defina os seguintes parâmetros, vê figura 07:

- “Opção de cálculo do Microsoft Project”, esta opção em Automático,

permite que qualquer alteração no prazo ou data, seja calculado

automaticamente, caso queira que este cálculo seja no final do dados

inserido, marque a opção em Manual;

- “Calcular vários caminhos críticos”, esta opção permite que se observe

outros caminhos críticos que podem ser acompanhados durante a

execução do projeto;

Alterar para Duração Fixa

Clicar


27

- “Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a

......dias”, esta opção permite analisar as tarefas não críticas (tarefas

criticas = folga zero) com folga determinada, 1, 2, 3 dias etc., opção

também importante para prevenir qualquer surpresa no decorrer da

execução do projeto. Nesta opção se define uma margem de atraso

diferente de zero para determinar o caminho crítico, por exemplo, a

margem de atraso for igual a 3 dias, isso significa que todas as

atividades que tem margem de atraso igual ou menor que 3 dias serão

consideradas críticas;

Após selecionar estas opções, clicar em “Definir como padrão”.

Figura 07

2.3.2.- Calendário

Na barra de menu, selecione Ferramentas Alterar o

Período Útil...., a figura 08 mostra o calendário padrão do MSP, Usar padrão,

De: 09:00/13:00 Até: 12:00/18:00. Como este padrão está diferente do

registrado no parágrafo anterior, veja também a figura 05, será necessário

alterar. Vamos considerar um regime de trabalho de segunda a sexta pela

manhã de 08:00 as 12:00 hs, intervalo para o almoço de 12:00 as 13:00hs e no

período da tarde de 13:00 as 17:00 hs, não considerar atividades nos sábados

Clicar para definir como

padrão


28

e domingos; selecione abaixo a opção “Semana de Trabalho”, em seguida será

disponibilizado a opção “Detalhes”, e após se selecionada, será disponibilizado

as opções do horário para cada dia, vê figura 09, então para o período de 40

horas por semana, das 08:00 às 12:00 e de 13:00 às 17:00 hs; selecione no

quadro abaixo os dias, de segunda-feira a sexta-feira e selecione a opção

acima de “Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos:”,

conforme figura 09 em seguida clique em OK.

Figura 08

Figura 09

Para registrar os feriados, por exemplo, 07 de setembro e 12 de

outubro de 2010, estes dias serão considerados como exceções, então retorne

Clicar para definir a

semana de trabalho

Clicar para definir os

detalhes de cada dia da

semana


29

à figura 08 e clique na opção “Exceções”, vê figura 10, e na figura 11a, digite

as datas correspondentes, sendo pela ordem: 1 – Feriado-Independência do

Brasil/Sem Expediente – Inicio: 07/09/2010 e Concluir: 07/09/2010; mesmo

roteiro para o próximo feriado, 2 – Feriado-Padroeira do Brasil/Sem Expediente

– Inicio: 12/10/2010 e Concluir: 12/10/2010. Faça o mesmo para os demais

feriados e salve em seguida este Padrão.

Figura 10

Observe que os novos períodos de trabalho já estão ajustados.

Figura 11a

Clicar para Selecionar

as Exceções

do calendário

Observe que os Horários de Trabalho

já estão Ajustado


30

Para os feriados recorrentes, aqueles que se repetem anualmente,

por exemplo os considerados “feriados nacionais, estaduais e municipais”,

estes podem ser inseridos de uma só vez informando apenas a periodicidade

de repetição. Como exemplo vamos então inserir alguns desses feriados para

um projeto com previsão de prazo para três anos no município de Camaçari na

Bahia:

- os feriados nacionais – 01 de janeiro, 21 de abril, 01 de maio, 07 de setembro,

12 de outubro, 02 e 15 de novembro e 25 de dezembro;

- os feriados estaduais – 02 de julho e 08 de dezembro

- os feriados municipais – 07 de janeiro e 28 de setembro

Veja na figura 11b como se processa este lançamento, siga os

passos: Ferramentas → Alterar período útil, selecione a data do feriado, pro

exemplo, 07 de setembro, em seguida clique em Detalhes..., veja figura 11c ,

Figura 11 b


31

Figura 11 c

Defina o período, clicando na opção “Folga”, marque também o

padrão de recorrência que esta folga (feriado) será repetido, no exemplo,

“Anualmente” e Intervalo de recorrência com inicio em 7/9/11 e Término após

4 ocorrências ou se preferir Termina em......, logo após clique em OK. Para os

demais feriado/folgas, siga os mesmos passos. Para os feriados que existem e

se repetem anualmente, porem com datas flutuantes, por exemplo, carnaval,

semana santa, etc, estes devem ser lançados nos dias respectivos de cada

ano. Para os feriados estaduais e municipais, estes devem ser analisados de

acordo com cada.

Para um arquivo de gerenciamento em vários locais com diferentes

calendários de trabalho, deve-se criar um padrão que atenda todo e depois cria

os específicos, lembrando que no momento de lançamento dos recursos, estes

devem ser vinculados a calendário apropriado.

Para criar um novo calendário, clique em Novo... que permite criar um

novo calendário a partir do Padrão, vê figuras 12a, 12b e 13, digite um nome

para este calendário, por exemplo Padrão+Sabado, que corresponde

prolongar a jornada de trabalho padrão, incluindo os sábados, das 08 as 12:00

hs. Retorne a etapa do item 2.3.1.- Parâmetros Operacionais, e ajuste o

Calendário para 44 horas por semana e 26 dias úteis no mês e em seguida

clique em “Definir como padrão”, este ajuste é importante para absorver este

novo regime de trabalho, pois é maior que o inicialmente definido como padrão;

caso fosse criado um novo calendário menor que o padrão definido


32

inicialmente, esta etapa não seria necessário, pois este novo regime de

trabalho já esta contido no padrão inicial. Retorne a tela de Ferramentas-

Alterar período útil, clique em “Criar uma cópia do calendário, selecione o

calendário “Padrão”, em seguida clique em OK. Neste novo calendário, vê

figura 14, selecione a opção “Semana de trabalho-Detalhes”, neste caso os

sábados, clique em “Definir dia(s) para os períodos de trabalho

específicos:”, digite das 08:00 Até: 12:00 e saia da caixa, em seguida clique

em OK. Se desejar inserir os feriados, que aconteçam somente aos sábados,

por exemplo 01 de maio de 2010, siga os passos do item anterior.

Figura 12a

Figura 12b

Clicar para Selecionar

as Exceções

do calendário


33

Figura 13

Figura 14

Alerta para sempre atentar para a necessidade de alterar os

parâmetros operacionais, anteriormente comentado no item 2.3.1. opção

Calendário, figura 05, caso os períodos mensais, semanais e diários sejam

maiores, ou seja o calendário dos parâmetros operacionais deve ser elaborado

para conter todos os calendários vinculados ao projeto.

2.3.3.- Configurações na Área Gráfica

Posicione a seta do mouse na área gráfica, clique com o botão

direito e será ilustrado com várias opções. Se for selecionada a opção Linhas

de grade..., vê figura 15, personalize a melhor maneira de apresentação das

linhas, colunas do Gantt, Barra, Data, Titulo, etc., vê figura 16, após estes


34

comandos clicar em Ok. Selecione a opção Estilos de barra..., conforme a

figura 15, também permite personalizar a melhor maneira de apresentação das

barras ilustradas na parte inferior do Gantt, vê figura 17, para o nosso curso

mantenha apenas as barras de Tarefa, Critica, Divisão, Resumo e Resumo do

Projeto, vê figura 18. Na figura 18 será inserido a apresentação da “Tarefa

Critica”, que será apresentada na cor “vermelha”, retorne para a figura 17,

posicione na coluna de “Nome” em “Duração” e em seguida clique na opção

“Inserir linha”, automaticamente uma linha em branco se abre, então digite

“Critica”, siga na mesma linha e posicione em “Aparência”, selecione em

“Barras” a cor “Vermelha”, siga na mesma linha e posicione em “Mostrar

para tarefas...” abra esta opção e selecione “Critica” feche e em seguida

clique em OK. Veja o resultado retornando a figura 18, caso necessite inserir

ou altera, personalizar, siga esses mesmos passos.

Figura 15


35

Figura 16

Figura 17

Figura 18

Ainda na figura 15, selecione a opção Layout..., vê figura 19, e

personalize a arrumação do vinculo entre tarefas, formato de datas, altura da

barra, entre outros.

Inserir a representa

ção da tarefa

critica na cor

vermelha


36

Figura 19

Retorne à figura 15 e selecione a opção Período Não Útil..., vê

figura 20 (quadro “Escala de tempo”), em seguida será mostrado o quadro

correspondente, posicione e abra as opções de calendário no quadro de

Calendário: se o projeto for das 08:00 as 17:00 hs, de segunda-feira a sexta-

feira, mantenha então o calendário Padrão (calendário do projeto), já ilustrado

na figura 09, caso este seja de segunda a sábado, selecione e altere para o

calendário Padrão+sabado, também criado no item anterior, vê figura 14. Veja

que também automaticamente já foi criado o calendário correspondente a cada

função, caso queira alterar, ou vincular a um calendário especifico, este será

comentado em “Planilha de recurso” que será selecionado na barra de

modos.


37

Figura 20

Ajuste também a Escala de tempo, vê figura 21, que mostra a

escala de tempo para a “Camada superior”, caso necessite utilizar as três

camadas, apenas é necessário selecionar esta opção, em seguida ajuste esta

e depois as demais, as Camada intermediária e inferior, observe que quando

alterar essas escalas, visualiza-se as alterações no quadro abaixo. Caso queira

mostrar apenas duas opções de escala de tempo, selecione na Opções de

escala de tempo e escolha sua opção personalizada. Atentar para a

sequência lógica destas escalas, como ano, mês, dias, etc, clique em OK após

alteração.

Figura 21


38

Se desejar também personalizar o Gráfico de Gantt, retorne as

figuras 15 e selecione a opção de Assistente de Gráficos de Gantt… e siga as

opções de configurações disponíveis. Opção também disponível no Ícone

disponível na barra de formatação.

Caso deseje alterar, incluir ou excluir alguma informação no

Gráfico de Gantt, bem como a indicação na legenda, selecione no menu,

Formatar Estilo de barra…, ou duplo clique na área gráfica da barra do

Gantt, para personalizar o estilo de barra desejado.

2.3.4.- Objetivo do Projeto

Comece o seu projeto clicando no ícone Novo, selecione a

opção de propriedades do projeto, são informações básicas, siga “Arquivo →

Propriedades, em seguida preencha as informações básicas do projeto, veja

figura 23a, em seguida selecione na barra de menu, Projeto Informações

sobre o projeto... visualize a caixa de diálogo, figura 22b, Informações sobre o

Projeto.... Defina “Data de inicio”, pode ser informado a data e hora de inicio do

projeto, “Agendar a partir de” = Data de início do projeto, defina o “Calendário”,

escolha o calendário geral definido, no nosso exemplo Padrão ou outro, caso

exista no default ou personalizado. Observe que a Data de término é

conseqüência do calculo após o lançamento dos dados como tarefas, durações

e recursos, e de um modo mais ajustado o nivelamento (ou Redistribuição-

cap.3) para otimização dos recursos com prazo final de cada projeto. Outro

detalhe a observar é o Calendário a ser utilizado, neste exemplo optamos pelo

Padrão, este já desenvolvido no item 2.3.2..


39

Figura 22a

Figura 22b

Alterar o calendário


40

Observe que já aprece o novo calendário Padrão+Sabado

criado anteriormente e já disponível para seleção, item 2.3.2..

2.3.5.- Formatação de Texto

Na barra de menu, selecione Formatar Estilo de Textos… e

será ilustrado o quadro para se personalizar o texto, vê figura 23. Clicando no

quadro Alterar item:..., selecione as Tarefas criticas, figura 24a e configure

com a cor desejada, siga o mesmo roteiro para as Atividades sumário, marco,

etc, em seguida clique em OK.

Figura 23

Figura 24a


41

Outra importante formatação de texto importante, que é uma

das melhorias nesta versão, é a informação instantânea das alterações

decorrentes de alguma mudança durante o desenvolvimento, sendo esta

informada com a mudança de cor do padrão da célula que sofreu a

conseqüência desta mudança. O padrão do MSP está cor é formatada da cor

azul piscina, caso queira muda, ou até exluir, siga os seguintes passos

“Formatar → Estilo de Texto”, posicione “Alterar item..” selecione “Células

Alteradas” , veja figura 24b.

Figura 24b

2.4.- Recursos

2.4.1.- Banco de Recursos

Como definido anteriormente, recursos são pessoas,

equipamentos, ferramentas, instalações e suprimentos necessários para atingir

o objetivo do projeto.

No menu Exibir, escolha Planilha de recursos, ou clicando a

opção no modo de exibição, indicado abaixo, para que o MSP apresenta a

figura 25.


42

Figura 25

Através deste quadro, podemos criar os recursos necessários

ao projeto, informando quantidade, setor, custo, calendário, etc.. Outro

benefício dessa visualização é que é fácil fazer a mesma modificação em

vários recursos de uma só vez. Por exemplo na seleção do calendário que o

recurso vai trabalhar.

Outra maneira de conhecer ou inserir mais informações

detalhada do recurso é posicionando na linha do recurso desejado e clicando

duas vezes seguida, apresentando a caixa de diálogo ilustrada na figura 26.

Pode-se atribuir restrições ou características específicas a um

recurso. Estas possibilidades podem ser acessadas clicando duplo no recurso

selecionado, após cadastrá-lo, vê figura 26, selecione a caixa Período de

trabalho para visualizar a tela semelhante ao calendário, porem já criado um

calendário para o recursos selecionado, preencha as restrições quanto a data e

horários. Estes passos já comentados no item de Calendário.

Planilha de Recursos


43

Figura 26

Após inserir os dados do recurso, aperta o botão OK para fechar,

figura 25.

Para criarmos um banco de recursos, vê figuras 25 e 26, fazemos o

seguinte:

a) primeira coluna à esquerda para numeração seqüencial dos

recursos digitados, preenchido automáticamente pelo MSP;

b) coluna “ i ”, indicadora de alguma situação específica do recurso;

c) nome do recurso;

d) coluna Tipo, existem duas opções: Trabalho e Material, Trabalho,

é para os recursos em que executam serviços como mão-de-obra e

máquina, e Material, é para indicar que o recurso é material de consumo

(junta, cola, cimento, etc);

e) coluna Rótulo do material, só é para ser usada caso a escolha

na coluna anterior seja tipo Material, e deve ser indicada a unidade de

medida do material considerado, por exemplo: peça, unidade, m2, etc;

f) coluna Iniciais, serve para indicar a sigla do recurso

g) coluna Grupo, determina algum tipo de grupo ou setor ao qual o

recurso pertence;

h) coluna Unid.máximas, serve apenas para recursos tipo trabalho,


44

permite informar a quantidade máxima de cada recurso previamente

disponível para o projeto;

i) coluna Taxa padrão, permite registrar o custo unitário do recurso;

para o tipo Trabalho será o valor de uso custo por hora; para o tipo

Material, este valor será referente à unidade de medida definida no

campo Rótulo do material;

j) coluna Taxa h.extra, permite informar o valor de hora extra, caso

seja configurado ao recurso a opção de se trabalhar em hora extra;

k) coluna Custo/uso, para um recurso de trabalho (pessoas e

equipamentos) o custo se acumula toda vez que o recurso é usado; para

o tipo material mostra o custo que se acumula uma vez,

independentemente do número de unidades;

l) coluna Acumular, permite fornecer opções sobre como e quando

os custos padrão e de horas extras do recurso deverão ser cobrados ou

acumulados no custo de uma tarefa, as opções são: inicio (data de inicio

real), fim (data de fim real) e rateado (padrão - de acordo com o

percentual de execução real da tarefa);

m) coluna Calendário base, permite se escolher um calendário que

servirá de base para o uso do recurso; e

n) coluna Código, permite opcionalmente especificar um código

qualquer para o recurso.

Preencha os dados dos recursos conforme roteiro acima

determinando o máximo de unidades, pois significa montar previamente

sua equipe de trabalho. Na figura 27 está ilustrado um exemplo de

banco de dados de recursos já atribuído as tarefas.

Para um melhor gerenciamento dos recursos, insira as colunas

correspondentes apresentadas na figura 27a e 27b, onde são informados o H x

h (campo – Trabalho) e Pico cujo valor informa a maior quantidade do recurso

alocado no histograma (gráfico de recursos).

Para as tabelas personalidades, o SMP também permite que esta seja

lançada do Organizador que transfere do arquivo para o programa, que permite


45

o aproveitamento em outro arquivo, precisando apenas salvar esta planilha e

pela sequência “Ferramenta Ferramenta → Organizador e trasnferir para o

Global.MPT, veja figura 27c.

Figura 27a

Figura 27b


46

Figura 27c

Selecione um recurso qualquer, em seguida clique duplo, por

exemplo, “PE”, vê figura 28, observe que neste quadro permite conhecer e

modificar alguns parâmetros do recurso selecionado. Caso este recurso

permaneça apenas um determinado período de tempo no projeto, se pode

informar no quadro Disponibilidade do recurso, informando o período de

inicio e fim neste quadro, bem como períodos intermitentes, pois este pode

está indisponível, período de férias, viajem, ou para redução de custo, entre

outros.

Figura 28


47

2.4.2.- Recursos Compartilhados (Pool)

Consiste em criar um novo arquivo de projeto que contenha somente

informações sobre o recurso (sem tarefas). Dessa forma, todos os projetos

podem usar um conjunto de recursos comuns contidos no arquivo, por

exemplo, recursos.mpp. O compartilhamento funciona do seguinte modo:

a) crie um arquivo novo, e salve por exemplo, recursos.mpp;

b) com este arquivo aberto, preencha apenas as informações dos

recursos a serem utilizados por outros projetos;

c) retorne ao projeto/arquivo e acesse o menu Ferramentas

Compartilhamento de Recursos Compartilhar recursos,

para visualizar conforme figura 29;

d) selecione a opção Usar recursos, De: ...(nome do arquivo, no

exemplo recursos.mpp)

e) abaixo selecione (default) a opção O conjunto tem prioridade,

para confirmar o critério de desempate e conflito de recursos;

f) pode-se efetuar outro compartilhamento de um novo projeto

seguindo o mesmo critério;

Figura 29

Ocasionalmente, pode ser necessário interromper o compartilhamento

de recursos entre projetos. Por exemplo, quando os recursos estão atribuídos

exclusivamente ao projeto. Siga os mesmos passos de compartilhar recursos

até chegar ao quadro ilustrado na figura 29 e clique em Usar recursos

próprios para desconectar o arquivo de projeto do conjunto de recursos. Em

caso de conflito, se pode optar um critério de desempate para o Pool (clique


48

em O pool tem prioridade) ou para o arquivo participante ora em aberto (clique

em O participante do compartilhamento tem prioridade).

2.5. – Personalizar o Projeto

2.5.1.- Gantt Chart

A sua tela mostra o modo de exibição Gantt Chart. Na verdade, um

modo de exibição tem duas partes – um gráfico de Gantt à direita e uma

planilha de dados de Gantt à esquerda. Tudo já está pronto para iniciar seu

projeto, porem se desejar personalizar o projeto de inúmeras maneiras, pode

iniciar com alteração dos nomes das colunas. Para isso dê duplo clique no

cabeçalho da coluna Nome da tarefa, a caixa de diálogo Definição de coluna

é apresentada na tela, como mostra a figura 30, altere os campos como melhor

lhe convier.

Figura 30

Personalize também a área gráfica, item 2.3.3. já comentado, dando

duplo clique na barra do Gantt para ser apresentada as opções conforme figura

31, personalize cada campo ao seu gosto.


49

Figura 31

2.5.2.- Caminho Crítico

Para personalizar ou formatar o caminho crítico da rede, siga os

seguintes passos:

a) clique na ferramenta Assistente de gráficos de Gantt ou acesse

no menu Formatar Assistente de gráficos de Gantt, vê figura

32;

b) o assistente informa a Etapa 1, figura 33 clique em Avançar;

c) no quadro tipo de informações selecione a opção Caminho crítico

e clique em avançar, Etapa 2;

d) selecione as opções nas etapas seguintes e em seguida avançar

até a etapa “Parabéns”, e em seguida fechar o Assistente.


50

Figura 32

Figura 33

Figura 34

2.6.- Tarefas e Estrutura Analítica

Uma tarefa é uma etapa individual que deve ser completada para

concluir o projeto. As tarefas do projeto são basicamente os tijolos de um

cronograma, com duração, vinculo entre elas, recursos, formando a estrutura

do projeto.

Clique em Assistente de Gráfico de Gantt


51

Quando se cria uma tarefa, pode ser tão detalhista ou generalista

quando quiser, porem convém inserir as atividades que requerem

planejamento, um tempo significativo que não se deve esquecer.

A estrutura analítica do projeto é necessária para que possamos

compor um planejamento estruturado, o que possibilitará utilizar melhor os

recursos disponíveis. É a forma hierárquica de representação das atividades

que se desejam controlar em um empreendimento. A formatação da EAP,

muito semelhante aos organogramas de empresas, é dividida em níveis, sub-

níveis e assim por diante até corresponder ao tamanho de camadas ou níveis

controláveis. O menor nível deve representar parte de um pacote de atividades

dentro de toda a estrutura, ou seja, possível obter informações sobre atividade

tipo “Resumo”.

Empregar uma EAP traz-nos diversas vantagens no projeto. Algumas

delas são:

1.- Nível de detalhes: cada nível da EAP representa um nível de detalhes

consistente com o primeiro nível representado o mais geral, e o nível

mais baixo o mais especifico. A EAP auxilia a separação das diversas

disciplinas do projeto, permitindo vínculos entre os níveis da EAP, sem

risco de erro na inserção ou exclusão de alguma tarefa contida neste

EAP;

2.- Comunicação: recorde o ditado que diz “uma boa imagem é melhor do

que mil palavras”. Por meio do gráfico da EAP, é bem mais fácil

detectar omissões do que olhar uma longa lista de atividades;

3.- Estimação de tempo: com a EAP, podemos estimar o tempo para as

tarefas de seu nível mais baixo, que são aquelas cujo conhecimento é

de mais fácil domínio, dada sua amplitude limitada;

4.- Atribuições de tarefas e responsabilidade: é feita de acordo com as

necessidades do projeto. Cada “pacote de serviço” pode ser objeto

de uma Ordem de Serviço para uma unidade funcional da organização

(ou para uma empresa subcontratada);


52

5.- Identificação de interfaces e eventos: a identificação de certos

eventos-chaves do projeto e a transferência de responsabilidades entre

unidades (interfaces) podem ser evidenciados com a EAP, permitindo

melhor controle;

6.- Programação e controle do projeto: a montagem da rede de

atividades e dos gráficos de Gantt para o projeto fica facilitada com o

uso da EAP;

7.- Programação e controle de recursos: a EAP, como já mencionada,

fornece a base natural para estabelecimento do plano de contas do

projeto. A utilização de uma codificação inteligente facilitará a emissão

de relatórios consolidados;

8.- Fluxo de informações: relatórios técnicos de progresso e documentos

em geral reporta-se sempre à EAP;

9.- Instrumento de marketing: por retratar simultaneamente o projeto

global e suas partes, a EAP constitui-se em instituição de melhoria da

imagem do gerente do projeto para o cliente, que se sente mais

confiante de poder manter o controle dos serviços que está pagando;

10.- Técnicas executivas: com o detalhe, os especialistas podem

identificar qual ou quais técnicas executivas ele empregará no

desenvolvimento da atividade;

11.- Riscos: o detalhamento permitido pela EAP facilita a identificação de

vários riscos e seu tratamento durante o planejamento do projeto;

12.- Custos: através do detalhamento da atividade e de seu respectivo

custeio.

13.- Unidades de Tempo: Permite apresentações com várias unidades de

tempo nas tarefas resumos, permanecendo inalteradas as tarefas

executivas.

2.6.1.- Inserir Tarefa e Duração

O processo de estimativa da duração das atividades de um

projeto, uma vez elaborada a EAP, depende de dois parâmetros: esforço


53

necessário e disponibilidade de recurso. O esforço necessário traduz o volume

total de recursos que deve ser empregado para a obtenção dos resultados

pretendidos para a atividade. Esse esforço pode ser medido em homens-hora,

hora-máquina, dias de trabalho. Ele deve ser contraposto à informação sobre a

disponibilidade, o calendário do recurso, veja item.2.3.2. Através dessa

confrontação e de negociações de recursos e métodos executivos, será

possível definir a duração da atividade, isto é, o número provável de peiodos de

trabalho necessários para a conclusão da atividade.

Essa identificação nem sempre é tão direta como mencionado

pela equação apresentada. Outros métodos são disponíveis para o cálculo da

duração das atividades.

O primeiro que devemos considerar é a experiência do

especialista. Através dela, e sem muitas vezes conseguir explicar o “porque”,

o profissional é capaz de estimar uma duração para determinada atividade ou

conjunto de atividades. De maneira bem humorada, esse método e

denominado de Cálculo Hipotético Utilizando Técnicas Estatísticas

(popularmente conhecido como CHUTE). Ele é bastante utilizado no cálculo

das estimativas de duração de atividades nos projetos.

Outra forma para identificarmos essa duração está na

parametrização de uma atividade. A analogia com outra atividade semelhante

nos permitirá estimar uma duração para a atividade.

O uso de dados históricos, como na base de método do Critical

Path Method (CPM), também pode ser empregado para a estimativa da

duração das atividades.

Quanto as incertezas sobre determinada atividade são

grandes, a criação de cenários pode ser muito útil. Junto com o especialista, o

gestor do projeto pode criar um cenário otimista e com ele estimar a duração

da atividade nestas condições. Depois, deve ser desenhado um cenário

pessimista. Feito isso, ponderações devem ser feitas sobre as reais condições

que favorecem ao cenário otimistas as que protegem o projeto (ou a atividade)

o cenário pessimista. Feitas essas considerações, podemos obter duração

mais provável para a atividade. Considerando que a variável tempo é uma


54

variável aleatória, podemos aproximá-la por uma distribuição normal de

probabilidade e com isso teremos outro estimador para a esperança desta

variável aleatória t, dada pela formula:

te = to + 4 tmp + tp

6

Onde: te = tempo (ou duração) esperada para a atividade;

to = duração da atividade para a condição otimista;

tp = duração da atividade para a condição pessimista, e

tmp = duração da atividade para a condição mais provável.

Outra forma de definição da duração de uma atividade é a

busca em publicações especializadas dentro de determinadas industriais, como

a de construção civil, a de desenvolvimento de software ou a de montagens

industriais.

O MSP oferece algumas maneiras de especificar tarefas. A

mais simples é especificar as informações sobre a tarefa célula a célula. No

gráfico de Gantt:

- dê um clique na primeira coluna Nome da Tarefa (ou a coluna

personalizada) para inserir a primeira tarefa do projeto;

- dê um clique na coluna Duração ou TAB para armazenar um nome de

tarefa e mover-se até a próxima coluna; movendo-se para outra coluna, os

dados digitados no passo anterior, são armazenados automaticamente sem

que seja necessário pressionar ENTER, observe que uma duração de um dia já

é fornecida para esta tarefa, figura 35, a duração padrão para uma tarefa é de

1 dia?;


55

Figura 35

- as colunas de data inicio e fim são preenchidas automaticamente

conforme a data do projeto informada em Informações sobre o projeto… .

Observe que uma data de inicio aparece na coluna Inicio para esta tarefa, o

MSP define cada nova tarefa para iniciar no primeiro dia do projeto; esta data

pode ser alterada, bastando apenas clicar na data e em seguida aparece um

calendário para selecionar a data desejada, vê figura 36;

- o preenchimento da coluna predecessoras será comentada adiante,

passe para a coluna de Nome de recursos e preencha conforme seu banco de

recursos disponível;

- dê um clique na coluna correspondente para a tarefa 2 e digite as tarefas

seguintes pressionando ENTER após cada tarefa.


56

Figura 36

A figura 37 ilustra as tarefas criadas. As unidades de duração

pedem ser: minutos, horas, dias, etc.. e podem ser modificado de acordo com

sua necessidade.

Figura 37


57

2.6.2.- Seleção e Vinculo de Tarefas

Um projeto é mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas.

Muitas tarefas são relacionadas entre si. Até agora todas as tarefas estão

programadas para serem iniciadas ao mesmo tempo, embora tenha atribuído

duração às tarefas. Primeiro personalize as colunas Duração, Predecessoras e

Nomes de Recursos, altere o modo de exibição das datas de inicio e termino,

vê figura 38. Para seleção e vinculo, selecione todas as tarefas e clique na

barra de ferramentas padrão em Vincular tarefas ou o comando Vincular

tarefas no menu Editar (ctrl+F2), observe na figura 31 que o MSP vincula as

tarefas de modo que, quando uma tarefa finaliza, a outra é iniciada, ou seja,

uma relação de Término-para-início que é o tipo mais comum.

Figura 38

O MSP apresenta outros tipos de vinculo entre tarefas, este

assunto será explorado mais adiante.

Outra maneira é simplesmente digitar o número da tarefa na

coluna de predecessora (ou a personalizada).

Na figura 39 ilustra outra maneira de vincular tarefas utilizando

a informação sobre a tarefa: selecione a tarefa, dê duplo clique e será


58

apresentado o quadro de informações, digite o(s) numero(s) da(s) tarefa(a) a

ser(em) vinculada(s), vê detalhes na figura 39.

Figura 39

2.6.3.- Inserção de Várias Tarefas

Para inserir uma ou várias novas tarefas no Gantt, siga o

mesmo critério de inserção de linhas do Excel:

- selecione por exemplo os quatro primeiros nomes de tarefas;

- no menu Inserir, escolha Nova tarefa

O MSP insere a(s) linha(s) em branco acima da primeira tarefa

selecionada e todas as tarefas remanescentes movem-se para baixo a fim de

abrir espaço. Observe que os números de identificação das tarefas e sua(s)

predecessora(s) são ajustadas adequadamente, conforme ilustrado abaixo na

figura 40.


59

Figura 40

2.6.4.- Tipo de Vinculo entre Tarefas

O tipo de ligação entre as tarefas: TI=Término-a-Inicio, é a

mais usual, pois a próxima só inicia quando a anterior termina, TT=Término-a-

Término, terminam ao mesmo instante e II=Ínicio-a-Ínicio, iniciam ao mesmo

instante. Todos estes tipos podem ter defasagem/retardo positivo ou negativo,

vê figura 41. Selecione a tarefa 07, dê duplo clique para abrir a caixa de

Informações sobre a tarefa, selecione o quadro Predecessoras e verifique que

esta tarefa possui a 6 como predecessora com tipo de ligação TI. Como

exemplo, a tarefa 7, para ser iniciada, não necessita que a tarefa 6 tenha sido

concluída totalmente, ela pode iniciar-se após 2 horas do inicio da tarefa 6.

Para que isso ocorra, posicione o indicador do mouse no retângulo de Tipo

para abrir os tipos de ligação, seleciona Início-Inicio (II) e no retângulo de

Retardo digite 2h, clique em OK e visualize o vinculo conforme ilustrado na

figura 35.


60

Figura 41

Figura 42


61

2.6.5.- Desvincular uma Tarefa

Para separar tarefas podemos seguir os mesmos passos de

vinculo, porem utilizando o ícone na barra de ferramentas padrão Desvincular

tarefas ou o comando Desvincular tarefas no menu Editar, vê figura 43.

Figura 43

2.6.6.- Vincular Várias Tarefas

Várias tarefas em seqüência podem ser vinculadas ao mesmo

tempo, para isso devemos selecionar o conjunto de tarefas e clicar no ícone de

Vincular tarefas, conforme ilustrado na figura 44.

Figura 44


62

Após clicar, observe que na coluna de predecessora (Pred.)

ilustra a seqüência das tarefas, vê figura 45.

Figura 45

2.6.7.- Mover uma Tarefa

Quando se move uma ou mais tarefa, o MSP automaticamente

abre espaço na nova localização, não é preciso abrir linhas em branco antes. O

roteiro é o seguinte:

- dê um clique na tarefa 4, coluna esquerda na tabela de Gantt para

selecionar a linha inteira da tarefa, vê figura 46;

Figura 46

Seleção da linha inteira

Ponteiro do Mouse


63

- com o ponteiro ainda apontando para o número da tarefa, arraste para

baixo ou para cima um pouco mais do que uma linha e solte o botão do mouse,

observe que uma barra cinza-claro aparece abaixo da linha atual que

acompanha o posicionamento do mouse, neste caso esta tarefa passou a ser a

número 7, alterando também a dependência bem como as outras vinculadas a

seqüência anterior, vê figura 47.

Figura 47

Outra maneira de mover é simplesmente selecionar e recortar a

tarefa do seu lugar original e em seguida cole em sua nova localização.

Em ambos os casos, os números das tarefas refletem as

mudanças.

2.6.8.- Exclusão de uma Tarefa

Selecione uma tarefa qualquer e utilize a tecla DELETE no

teclado, ou, após seleção, no menu Editar, escolha Excluir tarefa, em ambos

os casos o MSP renumera as tarefas automaticamente. Após se excluir a

tarefa, verifique e refaça o vinculo entre as tarefas.

2.6.9.- Tarefa Periódica / Recorrente

Existem tarefas, que se repetem periodicamente em intervalos

regulares no decorrer do projeto. Em vez de inserir cada uma dessas tarefas

individualmente, podemos criá-los da seguinte maneira:

- mova-se até a primeira tarefa no Gantt;

- no menu Inserir, escolha a opção Tarefa recorrente…, a caixa de

diálogo é ilustrada na figura 48 abaixo.


64

Figura 48

- no quadro Nome da tarefa, digite “Avaliação semanal do curso”;

- no quadro Duração, digite 0,5h;

- nos quadros de Padrão de recorrência, Intervalo de recorrência e

Calendário, preencha conforme sua necessidade, em seguida clique em OK;

- será mostrado as tarefas recorrentes conforme opção selecionada, vê figura 49.

Observe que não há recursos e dependência (predecessora), porem

este(s) campo(s) podem se preenchidos quando necessário.

Figura 49

Caso necessite ajustar as tarefas recorrentes, dê dois cliques

no símbolo corresponde e esta caixa será reaberta.

2.6.10.- Informações de Tarefas

Selecione uma tarefa normal ou recorrente, dê duplo clique e

selecione a opção Anotações, em seguida digite as anotações necessárias, vê


65

figura 50, para uma tarefa normal ou tarefa recorrente.

Figura 50

Após informar os detalhes das tarefas selecionada, vê na

figura 51, na primeira coluna a ilustração destas mensagens, permitindo que

seja lida com um simples posicionamento do mouse.

Figura 51

Posicione o mouse para abrir as informações

da tarefa selecionada


66

2.6.11.- Tarefa de Resumo

São tarefas que resume os dados de uma rede, sub-projeto

ou projeto. A forma mais usual é através da tabela Entrada disponível no menu

Exibir Tabela Entrada pois são apresentados os campos de edição:

indicadores, nome da tarefa, duração, inicio, termino, predecessora e nome do

recurso. Na figura 51 já foram criadas tarefas resumo, que são a número 1 e 6,

assinaladas em negrito. Para inserir as atividades resumo siga os passos:

a) clique na primeira célula da coluna Nome da Tarefa para criar a nova

atividade;

b) selecione as tarefas que farão parte deste grupo, vê figura 52;

c) clique na seta no sentido a direita (Recuo), também indicado na figura 52 e

visualize o resultado na figura 53;

d) se preferir numerar a estrutura analítica, retorne e visualize a figura 03,

através do menu Ferramentas Opções Modo de Exibição e marque

a opção “Mostrar número da estrutura de tópicos”, vê ilustrado na figura 53;

e) caso necessite cancelar, seleciona as tarefas e clique na seta no sentido a

esquerda

f) podem ser criados outras tarefas resumo até o nível de detalhamento de

cada projeto, vê figura 54.

Observe que estas tarefas resume a duração, inicio e termino.

Outras colunas podem ser criadas, como trabalho, custo, prioridade, percentual

de variação, informando o somatório das informações das tarefas agrupadas.


67

Figura 52

Figura 53

Figura 54


68

Quando é criado uma tarefa resumo, o MSP indica um sinal menos

antes da descrição, vê tarefas 2 a 15 da figura 54, isto indica que estas existem

sub-tarefas e que estas podem ser mostradas ou ocultadas, bastando apenas

clicar no sinal “+” ou “-“ na tarefa ou na barra de formatação, vê figura 55.

Figura 55

2.6.12.- Prioridade da Tarefa

O campo Prioridade fornece opções sobre o nível de

importância atribuído a uma tarefa que, por sua vez, indica como uma tarefa

poderá ser atrasada ou dividida durante o nivelamento ou redistribuição de

recursos. Os níveis de prioridade variam de 0 a 1000. A prioridade mais baixa é

0. A prioridade padrão é 500. As tarefas com prioridade 1000 equivalem a "Não

redistribuir" indicando que o MSP nunca atrasará ou dividirá essas tarefas ao

redistribuir as tarefas com recursos superalocados atribuídos. Esse grande

intervalo permite uma maior flexibilidade na redistribuição.

Figura 56

Para alterar a prioridade por tarefa, bastando para isso inserir

uma coluna de prioridade na tabela Entrada. Quando esta é criada todas as

tarefas tem um valor 500, que podem ser alterada conforme cada necessidade,

vê figura 56.

Ocultar ou Mostrar


69

2.6.13.- Alocação de Recursos na Tarefa

Para alocarmos recursos existem três formas básicas de fazê-

lo. Todas as formas serão na tabela de entrada no modo Gantt Chart, porem é

recomendado que se crie antes o banco de recursos, as opções são:

a) na tabela de entrada das atividades podemos posicione no campo Nomes

de recursos e digitar diretamente os recursos, após o nome, informe a

quantidade digitando entre cochetes “[2]”, para inserir outro tipo de recurso,

separe com um ponto e virgula, tendo cuidado para não digitar um recurso

não cadastrado no banco de recursos;

b) outra maneira, ainda na tabela de entrada e no campo de Nomes de

Recursos, é simplesmente clicar na tarefa desejada será apresentado a

seta que aponta para baixo do campo e permitir que seja disponibilizado a

lista com o nome dos recursos previamente cadastrados na tabela de

recursos, vê figura 57, selecione o recurso necessário clicando em seguida

e este aparecerá no campo, se este for diferente de 1, então insira a

quantidade entre cochetes em seguida clique Enter para a inserção ser

totalmente realizada; esta é a melhor maneira quando os recursos são

alocados pela primeira vez, caso necessite alteração, haverá recalculo da

duração da tarefa, pois configuramos os parâmetros operacionais em

“Duração fixa” (item 2.3.1. - Ferramentas Opções Agenda Tipo de

tarefa padrão = Duração fixa) e a partir daí, qualquer mudança neste

campo irá recalcular a duração da tarefa; e

c) a terceira forma de se inserir recursos nas atividade é selecionando a

tarefa e utilizando a opção Ferramentas Recursos Atribuir

recursos…, opção também disponível na barra de ferramentas, vê figura

58, após clicar será apresentado a tabela com os recursos disponíveis,

bastando apenas inserir a quantidade necessária no(s) recurso(s) e em

seguida clicar em Atribuir, vê figura 59, não há necessidade de digitar um

ponto e virgula, será colocado automaticamente quando se inserir mais de

um recurso; apesar desta opção ser mais fácil, ocorre um problema quando

se insere mais de um tipo de recurso, pois após digitarmos o primeiro

recurso, esta edição encerra o “modo de edição” entre um recurso e outro,

isto faz com que a partir do segundo recurso inserido seja considerada uma


70

alteração, modificando assim a duração da tarefa, portanto esta opção é a

melhor quando for inserido um único tipo de recurso.

Conclusão, para a primeira alocação de recursos, a melhor

opção é a segunda, pois permite inserir todos os tipos e quantidade sem alterar

a duração da tarefa.

Figura 57

Figura 58


71

Figura 59

2.6.14.- Restrição de Tarefa

Caso exista uma tarefa cujo recurso especial, condição

especial de liberação, material empregado, ferramentas, máquina especial,

etc., e esse custo é elevado e necessita que seja logo aproveitado, o MSP

permite que se marque uma data para que seja realizada esta tarefa.

Podemos interferir no cálculo das datas de início e fim

planejadas realizado automaticamente pelo MSP. Esta possibilidade tem o

objetivo de atender a situações nas quais determinadas tarefas possuem

restrições quanto à data de início ou fim planejadas. O MSP permite que se

faça estas restrições em qualquer tarefa. Para que possamos efetuar estas

restrições, vê figura 60, siga os seguintes passos:

a) selecione a planilha de Gráfico de Gantt, posicione com o cursor na tarefa

desejada, dê duplo clique para abrir a tela de Informações sobre a tarefa,

selecione a ficha Avançado;

b) no quadro Restringir tarefa, a opção Prazo final: é para se informar uma

data que pretende-se ter como limite para conclusão da tarefa, esta data não

irá interferir na programação de datas automática do MSP, nem também em

uma restrição imposta pelo usuário para o término da atividade, serve

apenas para que quando ultrapassar este prazo ser alertado que está

programado além do desejado e poderá ser melhor observada na coluna de

informações “i” com um símbolo, bastando apenas posicionar o ponteiro do

mouse neste símbolo que será mostrado um texto explicativo;


72

c) a opção Tipo de restrição: este quadro serve para o usuário impor restrição

de data e hora à tarefa, esta restrição imposta é usada para o caso em que

uma determinada tarefa possui, por exemplo, uma data de início que deve

ser dia 01/08/2010 às 10:00 hs, inserido no quadro Data da restrição:

escolha Deve iniciar em, vê figura 60, uma vez informado esta restrição o

MSP sempre calculará com esta data de início de acordo com as

dependências e duração, se ocorrer algum problema em atender as

restrições colocadas pelo usuário, o MSP informa um aviso Assistente de

planejamento mostrando o motivo do conflito, vê figura 61, o padrão é O

mais breve possível. Caso necessite remover futuramente, retorne a esta

tarefa e selecione o tipo de restrição O mais breve possível e no quadro de

Data da restrição digite ND, em seguida clique em OK.

Figura 60


73

Figura 61

2.7.- Diagrama de Rede / Gráfico de PERT

O MSP oferece o Diagrama de Rede também conhecido como gráfico

PERT como um de seus modos de exibição porque é possível usá-lo para:

revisar tarefas do programa em um formato gráfico;

estudar relacionamento entre tarefas em primeiro ou em segundo

plano;

editar tarefas;

vincular tarefas;

criar agendas;

fazer uma análise.

O diagrama de rede é uma boa opção para relacionamentos, mas são

fracos para durações. São como fluxograma, pois permitem que se concentre

mais facilmente nas implicações dos vínculos entre as tarefas. Por outro lado,

não oferecem muitas representações gráficas para a duração das tarefas ou

para o cronograma. Para visualizar, selecione na barra de Menu: Exibir

Diagrama de rede, ou na barra Modo de Exibição a figura correspondente, vê

figura 62.


74

Figura 62

Após seleção visualize o diagrama de rede ilustrado na figura 63.

Figura 63

Para vincular tarefas, simplesmente clique no centro da caixa da

tarefa, fixe o botão esquerdo do mouse e arraste em direção a tarefa

sucessora.

Na barra de Ferramentas Padrão clique no zoom para ampliar ou

diminuir conforme sua necessidade, ou pela barra de menu, selecione Exibir

Zoom, para visualizar a caixa de diálogo, vê figura 64.

Diagrama de Rede

Descrição da Tarefa

Número da Tarefa

Início e término da

tarefa

Duração da tarefa

Recurso alocado

Vinculo entre

tarefas

Zoom


75

Figura 64

Figura 65

Retorne a figura 63 para vê o modo de exibição do diagrama de rede

e observe que cada caixa, ou nó, é uma tarefa. As tarefas de resumo/titulo

estão sempre a esquerda e acima de suas subtarefas, porem, tanto as

subtarefas e tarefas podem ser arrumadas para melhorar a visualização.

O MSP permite que você personalize cada caixa, bastando apenas

clicar duas vezes em qualquer ponto da caixa para visualizar Formatar caixa,

vê figura 65, selecione as opções e personalize em seguida clique em OK. Se

alterar o conjunto de caixa, clique duas vezes na área em branco do diagrama

de rede e visualize conforme ilustrado na figura 66, Estilos de caixa, altere e

em seguida clique em OK.


76

Figura 66

Se quiser alterar o lay-out do vinculo entre as tarefas, clique em

qualquer ponto da área em branco do modo de exibição do diagrama de rede

com o botão direito do mouse, selecione Lay-out… ou na barra de ferramentas

Formatar Lay-out… e visualize conforme ilustrado na figura 67, personalize

e clique em OK.

Figura 67

Para obter mais informações da tarefa, selecione e dê duplo clique,

mesmo procedimento quando se está no modo de exibição do gráfico de Gantt.

Quando alguma caixa de tarefa contém duas linhas diagonais,

significa que esta tarefa está concluída (percentual de trabalho = 100%),

quando a linha diagonal for única, indica que a tarefa está parcialmente

concluída, iniciada em andamento. Para as tarefas de resumo/titulo, uma linha

diagonal significa que existe pelo menos uma tarefa a ela subordinada em

andamento, quando se apresenta em duas linhas diagonais, significa que todas

a suas tarefas foram concluídas, vê figura 68.


77

Figura 68

Para excluir um vinculo entre tarefa, alterar tipo de ligação, exclusão e

retardo, selecione a flecha de vinculo entre as tarefas, vê figura 69, dê duplo

clique para visualizar a figuras 70, altere os campos em seguida clique em OK.

Figura 69

Figura 70

Para incluir um tarefa, selecione na barra de menu Inserir Nova

tarefa ou no teclado toque em Insert. Preencha as informações da tarefa

dando duplo clique para visualizar o quadro de Informações da tarefa.

2.8.- Divisão de Tela

Selecione na barra de menu, Janela Dividir e visualizar o detalhe

da tarefa na tela dividida conforme ilustrado na figura 71. Esta tela mostra

detalhes da tarefa que facilitam o gerenciamento. Para voltar a condição

Duplo clique na

flecha


78

anterior, siga os mesmos passos para a divisão, porem a opção disponível será

Remover divisão. Esta divisão é outra opção de inserir ou modificar os dados

da tarefa.

Figura 71

Se preferir, pode ser dividido a tela simplesmente posicionando a seta

do mouse na barra de rolagem a direita inferir, arrastando para cima, conforme

ilustrado na figura 72.

Figura 72

Divisão da tela


79

2.9.- Salvar o Projeto

Salve freqüentemente seu trabalho à medida que inclui novas

informações no projeto, utilize o botão apropriado na barra padrão, alterando

ou mantendo o nome do arquivo. Outra maneira é através da barra de menu,

Arquivo Salvar ou Salvar como....

Figura 73

Se pode também salvar, como

todos os arquivos do ambiente

Windows, basta que retorne a

opção Ferramentas Opções

Salvar, selecione e determine

sua configuração e temporização

de salvamento, vê figura 73, em

seguida clique em Definir como

padrão e OK.

2.10.- Roteiro

Roteiro sugestão para se criar um projeto/modelo com o MSP:

Ações para definição e organização do projeto - Obter e estudar a documentação do Projeto e do orçamento - Elaborar a E.A.P (Estrutura Analítica do Projeto) - Determinar os parâmetros gerais do projeto

Data de início do projeto Definir o calendário geral do projeto Obter uma lista dos recursos a serem utilizados

- Elaborar o rascunho do planejamento executivo dos serviços: Atividades Durações Seqüência Dependências/Predecessoras Elaborar a E.A.P. Preencher um formulário para cadastrar o projeto no computador (opcional)

Usando o MS-Project - Criando um projeto padrão (configurações gerais)

Carregar o programa MS-Project Menu \ Ferramentas \ Opções

Geral Desmarcar “Adicionar novos recursos e tarefas automaticamente"

Modo de exibição Marcar "Mostrar número da estrutura de tópicos" (opcional)

Calendário Definir "A semana inicia no(a)" Definir "O ano fiscal inicia em" Definir "Hora de início padrão" Definir "Hora de término padrão" Definir "Horas por dia" Definir "Horas por semana"


80

Definir "Dias por mês" Agenda

Definir "Mostrar unidades de atribuição como" Definir "Novas tarefas" = Iniciar na data de início do projeto" Definir "A duração é inserida em" Definir "O trabalho é inserido em" Definir "Tipo de tarefa padrão"

Definir um calendário geral da empresa para projetos Menu \ Ferramentas \ Alterar o período de trabalho... Configurar o novo calendário Atribuir um nome novo ao calendário Atribuir o novo calendário ao projeto

Configurações na área gráfica Atribuir o calendário do projeto à área gráfica Configurar a escala de tempo na área gráfica

Menu \ Projeto \ Informações sobre o projeto... Definir "Agendar a partir de" = Data de início do projeto Definir "Data de início" Definir "Calendário: (escolher o calendário geral definido para projetos)

Formatações de texto na planilha Menu \ Formatar \ Estilo de textos... Configurar as atividades críticas com a cor desejada Configurar as atividades sumário com a cor desejada Configurar as atividades marco com a cor desejada

- Gravar um "Projeto Padrão" ( \Arquivo \ Salvar como.. ) - Criando um banco de recursos centralizado

Carregar o projeto "Padrão" Salvar em disco com o nome "Recursos" Alterar o nome interno do projeto ( \Arquivo \ Propriedades \ Resumo ) para

"Recursos.mpp" Cadastrar os recursos Configurar os recursos Atribuir o calendário da empresa aos recursos Salvar no disco

- Criando um novo projeto Carregar o projeto "Padrão" Salvar em disco com o nome desejado ( \ Arquivo \ Salvar como.. ) Alterar o nome interno do projeto ( \ Arquivo \ Propriedades \ Resumo ) Definir a data de início do projeto ( \ Projeto \ Informações sobre o projeto ) Cadastrar as atividades Inserir restrições nas atividades ( opcional ) Estabelecer o compartilhamento com o banco de recursos Alocar os recursos Inserir restrições em recursos ( opcional ) Realizando ajustes no projeto

Solucionando os recursos superalocados Verificando os recursos superalocados Nivelando os recursos Alterando calendário Adicionando mais recursos ao projeto

Reduzindo o tempo de execução do projeto Corrigir dependências entre as atividades Alterar o calendário geral do projeto Selecionar as atividades críticas

Alterar calendário de atividades críticas Colocar trabalho em horas extras Adicionar mais recursos

Salvar a linha de base Imprimir relatórios relativos ao planejamento do projeto

- Acompanhamento da execução do projeto Atualizar as atividades encerradas e executadas de acordo com o planejado Atualizar as atividades já iniciadas com dados diferentes do planejado Reprogramar o trabalho das atividades passadas que não foram iniciadas Dividir atividades interrompidas Inserir horas extras Imprimir relatórios relativos à execução do projeto


81

3.- Nivelamento ou Redistribuição de Recursos

Nivelar ou redistribuir recursos consiste atrasar ou dividi automaticamente

ou manualmente tarefas ou atribuições para eliminar conflitos de recursos.

Ao se elaborar um projeto, é possível que um ou mais recursos fiquem

super alocados, ou seja, estejam programados nas atividades de modo que

simultaneamente, seja requisitados em quantidades além do que se tem

disponível. Quando isto acontece, a planilha de gráfico de recursos apresenta

os recursos super alocados em vermelho. Para se resolver esta situação o

MSP pode efetuar um nivelamento de recursos, no qual deslocará o início e o

fim da atividade, dentro das possíveis folgas existentes, sem adiar o prazo final

do projeto.

Esta etapa do planejamento é muito interessante na medida em que força,

quase sempre, uma revisão geral nas durações estabelecidas e nas ligações

que se fez com o acompanhamento dos recursos da linha de frente. Neste

momento, todos estarão envolvidos no início do empreendimento (dado pelo

primeiro cronograma) e é provável que se encontrem dificuldades para

organizar reuniões com o objetivo de se tom ar essa ou aquela decisão.

O nivelamento desses recursos jamais irá acrescentar um outro recurso,

também não poderá deslocar de uma tarefa para outra, isso só poderá

acontecer se for feito o nivelamento manual, via usuário, que consiste, aí sim,

em acrescentar, mover ou remover recursos entre as tarefas com o objetivo de

eliminar os conflitos.

Através do menu Ferramentas Redistribuição de recursos dispõe de

uma tela para ajudar neste sentido. É importante ajustar os parâmetros para

efetuar esta redistribuição (nivelamento de recursos) que são particulares em

cada tipo de projeto. Conforme a figura 53, faça as seguintes análises:

1.- O ajuste nos casos apresentados foi feito hora a hora em função da

possibilidade de troca de atividade no mesmo dia entre os profissionais. Se

houvesse a impossibilidade geográfica ou técnica de realocação de recursos

no mesmo dia, sem perda de tempo ou produtividade, o parâmetro deveria ser

ajustado para dia a dia, ou outra unidade como semana a semana, etc.


82

2.- Nivelamento em todo o projeto ou em um período selecionado contido

nele. Deve ser escolhido de acordo com as características de cada projeto,

porem um nivelamento em todo o projeto é recomendado para os casos gerais

pois os recursos podem ser utilizados em toda as etapas e em todas as

atividades;

3.- Resolução de superalocação – Decisão de prioridade, esse parâmetro é

muito relevante, pois nele incluímos o conceito de prioridade de trabalho. Um

mesmo recurso concorrido entre mais de uma atividade deve ser alocado

aquela atividade de maior prioridade ou importância para o projeto:

a) No. da tarefa (ID Only) – a ordem de introdução das atividades do

projeto é considerada como mais importante, ou seja o seqüencial da tarefa;

b) Padrão (Standart) – o sistema observa a relação de precedências,

folgas (a atividade que tem a maior folga é adiada primeiro), prioridade e

restrições. Este é o padrão do sistema

c) Prioridade, padrão – o sistema verifica primeiro o valor ajustado para a

prioridade e depois para as relações de precedências, folgas, datas e

restrições. Este também é usado na maioria das vezes atendendo as

características do projeto;

4.- Opções com caixa de marcação:

a) o nivelamento poderá ser feito apenas nas atividades que possuírem

folgas para isso; esse ajuste previne o adiantamento do projeto e explora

(otimiza) os recursos em primeira instância;

b) o nivelamento pode ajustar os recursos individualmente dentro das

atividades; nesses ajustes as equipes de profissionais ou recursos poderão ser

ajustados como recursos que não devem necessariamente ser considerados

como equipe de trabalho;

c) o nivelamento pode ajustar os recursos iniciando as atividades,

interrompendo-as e depois as retomando mais tarde. Esse ajuste deve ser

cuidadosamente analisado, pois é equivalente a iniciar uma operação cirúrgica

na segunda-feira, interrompê-la, voltar e concluí-lo na sexta-feira seguinte.

O sistema nivela todos os recursos do projeto, porem a análise de

resultados deve ficar a cargo do gerente do projeto. Esse recursos demanda


83

muito esforço de análise e avaliação e muitas vezes, após esta etapa, o gestor

pode cancelar todo este trabalho caso este projeto não seja viável,

tecnicamente, financeiramente, entre outros.

Fique atento para colocar a quantidade de cada recurso na tarefa igual ou

menor do que a quantidade disponível na planilha de recursos, pois se for

maior, o MSP informa este impedimento. Para nivelar ou redistribuir, siga os

seguintes passos:

Figura 74

- na barra de Menu, selecione Ferramentas, clique em Redistribuição de

recursos…, conforme ilustrado na figura 74.

- no quadro Redistribuição de cálculos, a opção Automática faz com que

a redistribuição ocorra sempre que forem feitas alterações na sua agenda,

a opção Manual redistribui sempre que você clicar em Redistribuir ;

- na caixa Procurar superalocações especifica o bloco de tempo em que o

MSP procura superalocações antes de executar cálculos de redistribuição,

as tarefas serão consideradas superalocadas e serão redistribuídas caso o

total do trabalho atribuído excede o total de horas de trabalho para o bloco

de tempo selecionado;

- no quadro Intervalo de redistribuição para ‘ nome do arquivo ‘, há

opção para o projeto total das tarefas ou um período de tempo

determinado;


84

- no quadro Solucionando superalocações se permite ordenar os critério

de nivelamento, observe na caixa Ordem de redistribuição escolha uma

das seguintes opções: Somente identificação, o critério de solução para

o conflito da disputa do recurso se dá por ordem numérica crescente da

tarefa; Padrão, o critério adotado neste opção é pela ordem

dependência predecessora folga datas prioridade tarefa marcada

(data marcada); Prioridade, Padrão, o critério adotado neste opção é pela

ordem prioridade dependência predecessora folga datas tarefa

marcada (data marcada);

- a opção Redistribuir somente dentro das margens de atraso

permitidas, mantém a data final calculada aproveitando as folgas

disponíveis, ou seja nivela o “mais cedo”, esta opção mantém o prazo

final informando as sobrecargas de trabalho de cada recurso, sugerindo

um acréscimo ou redução na quantidade; por padrão, esta caixa de

seleção estará desmarcada;

- a opção A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma

tarefa, marque esta caixa de seleção para permitir que a redistribuição

ajuste quando um recurso trabalha em uma tarefa de modo independente

de outros recursos que estejam trabalhando na mesma tarefa, esta é uma

configuração global para todas as tarefas e estará selecionada por padrão,

Se desejar permitir, de modo seletivo, a redistribuição em atribuições

individuais de tarefas específicas, se poderá adicionar o campo

Redistribuir atribuições a uma planilha de tarefas e, depois, defini-lo

como Sim ou Não;

- selecione a caixa A redistribuição pode criar divisões no trabalho

restante marque esta caixa de seleção se desejar que a redistribuição

interrompa as tarefas criando divisões no trabalho restante das tarefas ou

das atribuições, esta é uma configuração global para todas as tarefas e

estará selecionada por padrão, se desejar permitir, de modo seletivo, que

a redistribuição divida o trabalho restante de tarefas específicas, se poderá

adicionar o campo a Redistribuição pode dividir a uma planilha de

tarefas e, depois, defini-lo como Sim ou Não.


85

- clique em Limpar redistribuição para remover o atraso da redistribuição

e todas as divisões criadas pela redistribuição;

- clique em Redistribuir agora para nivelar seu projeto.

Após o calculo do nivelamento do projeto, você pode desfazer do resultado,

caso este não atendas as suas expectativas:

- imediatamente após o cálculo de redistribuição ou nivelamento do recurso,

você retornar utilizando simplesmente o recurso de desfazer o comando

anterior, através do menu Editar, clicando em Desfazer Redistribuir

(Ctrl+Z);

- após alguns comandos e alterações, só permite remover o nivelamento

clicando na caixa de dialogo em Limpar redistribuição. , pode ser do

projeto inteiro ou tarefas selecionadas, conforme ilustrado nas figuras 67 e

68.

Figura 75

3.1.- Análise/Ajuste do Calculo do Nivelamento de Recursos

Caso o nivelamento não atenda as suas expectativas, se pode alterar

alguns dados contido nas tarefas criticas do projeto, por exemplo, quantidade

de recursos, duração, dependência, tipo de ligação e tempo. O sistema

também permite que seja dado prioridade as tarefas criticas ou não, permitindo

aproveitar as folgas, antecipação, retardo, mobilização e desmobilização de um

determinado recurso. Por exemplo:

a) restrição de tarefa, permite fixar uma data e hora para a realização da

tarefa, seja inicio ou fim;

b) alterando a prioridade da tarefa;

c) tipo de ligação entre as tarefas: TI=Término-a-Inicio, é a mais usual, pois a

próxima só inicia quando a anterior termina, TT=Término-a-Término,


86

terminam ao mesmo instante e II=Ínicio-a-Ínicio, iniciam ao mesmo instante,

todos estes tipos podem ter defasagem/retardo positivo ou negativo;

d) análise das tarefas críticas adicionando recursos para reduzir a duração;

e) alterando a quantidade de recurso em conflito, informado através da

planilha de recursos ou gráfico do recursos, através do menu Exibir

Gráficos de recursos; observe que o gráfico (histograma) apresenta a

quantidade disponível e a quantidade de pico, em azul e vermelho

respectivamente, vê figuras 76 e 77;

f) análise do calendário utilizado no projeto, o MSP permite alterar de um

determinado recurso, adicionando-se dias ou horários extras de trabalho;

Figura 76

Figura 77

g) ajuste na redistribuição individual do recursos, bastando apenas selecionar

o recursos, seja no Gráfico de recursos ou na Planilha de recursos após

clicar em Redistribuir agora, será mostrada a caixa de Redistribuir, figura

Quantidade disponível

Quantidade de pico

Quantidade disponível


87

78, com as opções O conjunto inteiro ou Recursos selecionados,

selecione e clique em OK para continuar.

Figura 78

h) análise também a distribuição do recurso clicando na barra do Modo de

Exibição a tabela Uso do Recurso, figura 79, esta tabela mostra o total de

horas necessárias para cada função neste projeto bem como a distribuição

diária, observe que existem dias com a quantidade no limite disponível e

outros dias com relativa folga, portanto seja criterioso ao adicionar ou cortar

recurso analisando e comparando a tabela deste item com os Gráficos do

Recursos, figuras 76 e 77 e caso necessite altera-lo(s) retorne a tabela de

Planilha de Recursos (item 2.6.13).

Figura 79


88

4.- Controle do Projeto

Um coordenador ou gerente do projeto tem de saber o que está

acontecendo para ser pró-ativo em relação ás mudanças. Isso exige que você

mantenha uma vigilância constante da agenda, das tarefas, dos recursos e

principalmente dos custos. O MSP oferece inúmeros recursos para analisar as

circunstâncias atuais e compará-las com o planejamento original, além de

permitir ajustes que assegurem seu sucesso no futuro. O termo que indica essa

capacidade é controle.

Controle tem significado duplo, um deles é manter-se informado de tudo o

que acontece, o outro é manter o projeto no curso, seguindo para o destino

original do modo esperado.

O controle tem três componentes principais:

O plano da linha base. A linha de base é o plano integralmente

desenvolvido que você guarda antes da data de início, ou da primeira tarefa. A

linha de base é como um conjunto completo de planos e especificações. É sua

melhor previsão de como o projeto deverá se comportar. Você utilizará a linha

de base em todo o projeto para manter as metas e para colocar o projeto de

volta no curso original.

Informações atuais. Após o inicio do projeto, o MSP manterá um modelo

dinâmico. Esse modelo pode ou não ser igual à linha de base. Como você verá,

o MSP calcula as datas de início e término seguintes com base nas últimas

informações que são utilizadas para determinar como as tarefas seguintes

serão afetadas pelas tarefas atuais e pelo que já aconteceu.

Informações reais. As tarefas que já foram iniciadas ou concluídas são

tratadas como reais. Como você verá, as datas reais de início e término das

tarefas são designadas NA até serem iniciadas.


89

Usando o MSP você pode controlar as datas de início e término e os

percentuais de conclusão, duração, custos e trabalho da tarefa. Depois você

poderá utilizar essas informações para gerenciar as tarefas em situações

complicadas.

Após consolidação do projeto e criação do baseline, pode-se criar um

gráfico para acompanhamento do projeto, conhecido como “Curva de Avanço”,

esta ferramenta será comentado posteriormente.

4.1.- Linha de Base (Baseline)

Veremos a seguir o resultado de todo nosso trabalho de planejamento

e programação refletido num produto denominado “Gantt Final”. Com base

nesse produto, estaremos estabelecendo as linhas mestras que dirigirão a

implementação de nosso projeto.

Como vimos, para obtermos um Nivelamento de Recursos,

precisamos deslocar algumas das atividades não criticas, em seu período de

folga. Isso provocou uma mudança nas datas previstas de inicio e termino

dessas atividades. Algumas até vão para sua ultima oportunidade de

realização, iniciando e terminando no ultimo momento.

Com esses deslocamentos, obtemos um cronograma final que

denominamos de Gantt Final. Este é constituído por todas as datas que,

planejadas, devem resultar numa distribuição dos recursos mais adequado à

realização do projeto. Se essas datas de inicio e termino forem obedecidas,

poderemos obter melhor distribuição e uso dos recursos mais críticos, vê figura

80.


90

Atividade 2010

Abril Maio Junho Julho Agosto

B

Deslocamento máximo da PDI p/ UDI

PDI UDI

Folga da Atividade

Primeira chance de realizar a atividade

Ultima chance de realizar a atividade

Figura 80

Com essas datas são obtidas como fruto de muitas discussões entre

“alocadores de recursos”, elas devem estar bem acordadas, para que não

venham gerar conflitos no futuro. Assim essas datas dever consideradas “datas

firmes” para inicio das atividades.

Outro ponto a ser “amarrado” no projeto refere-se a seus gastos. Uma

vez identificados os custos de cada pacote de trabalho da EAP (e obviamente

do projeto), ao conhecermos como as atividades se distribuem no tempo. Isso

nos dá o orçamento do projeto.

Na figura 81 mostra o processo seguido, desde a definição da EAP,

até a elaboração do orçamento do projeto.


91

EAP

Identifica o Recurso

Quantificar cada Recurso

Alocar o custo em

cada Recurso-Interno

Alocar o custo em cada

Recurso-Externo

Encaixar os Recursos no Cronograma

Orçamento do Projeto

Figura 81

Após consolidar o nivelamento/redistribuição de recursos, duração,

data de inicio e calendário do projeto, será necessário registrar estes dados

para permitir uma comparação entre o previsto e realizado. Nesta

oportunidade, que já temos todos esses dados consolidados, precisamos

armazená-los. Para isso precisamos criar a linha de base:

- a maneira mais fácil e rápida será é através da barra de menu,

Ferramentas → Controle é através da barra de menu, Ferramentas →

Controle → Definir linha de base ..., para ser ilustrado a caixa Definir

linha de base, conforme figuras 82 e 83.


92

Figura 82

Figura 83

Caso ocorra uma alteração e se necessite revisar a linha de base,

substituindo a anteriormente criada, o MSP permite que se faça. Na barra de

menu abra em Ferramentas → Controle → Definir linha de base ... para

visualizar conforme ilustrado na figura 84, selecione as opções para o Projeto

inteiro ou Tarefas selecionadas, e se preferir, pode ser salvo como Definir

linha de base1 das Tarefas selecionadas.


93

Figura 84

Caso necessite efetuar outra linha de base (baseline) e não queira

perder a linha de base original, siga os mesmo passos de Ferramentas →

Controle → Limpar linha de base ...e selecione a seqüência, 1,2,...,vê figura

85.

Figura 85

A linha de base aparece em algumas Tabelas mais importantes, por

exemplo, ela está na de Trabalho, Custo e Variação.


94

4.2.- Tabela Padrão

O MSP apresenta várias tabelas padrão, seja para exibir tarefas ou

recursos. Vamos comentar algumas delas além da Linha de Base.

O menu Exibir é um dos mais utilizados tanto na elaboração de um

projeto quanto na fase de atualização e controle. O modo padrão de

visualização é o Gráfico de Gantt, onde se vê a tabela de edição a esquerda e

o cronograma a direita.

Tabela é um submenu bastante usado em todas as fases do projeto.

O modo padrão é Entrada onde são apresentadas as coluna número (ID),

informações, nome da tarefa, duração, início e término (previstos),

predecessora e nome dos recursos. Existem outras tabelas disponíveis e se

pode editar todas elas ou fazer suas próprias, deixando inclusive gravadas para

outros projetos. Isso pode ser um pouco trabalhoso no início, mas é altamente

recomendável já que o tempo que se economiza em futuras sessões é

compensador. O submenu Mais tabelas... mostra todas as outras opções de

visualização. Vamos comentar algumas delas:

Tabela de Trabalho, selecione Exibir → Tabela: .... → Trabalho, vê

figura 86; esta tabela oferece informações sobre os recursos de cada tarefa, a

coluna Trabalho é o trabalho total agendado para ser realizado por todos os

recursos atribuídos à tarefa selecionada, a coluna Variação é o cálculo da

diferença entre Linha de Base e o Trabalho corrente, a coluna Real

apresenta o trabalho que já foi realizado por todos os recursos da tarefa, a

coluna Restante mostra o trabalho que ainda será realizado, a coluna %

Trabalho Concluído mostra o percentual de trabalho já concluído de cada

tarefa, sub-projeto e projeto.


95

Figura 86

Tabela de Custo, selecione Edite → Tabela: … → Custo, vê figura 87,

a coluna Custo Fixo contém o custo fixo para uma tarefa, como, por exemplo,

a taxa do empreiteiro, já a coluna Custo Total apresenta a projeção de custo

total para a tarefa, as colunas restantes são definidas da mesma forma que na

tabela Trabalho, vê figura 86;

Figura 87

Tabela de Variação, selecione Exibir → Tabela:… → Variação, vê

figura 88, nesta tabela é ilustrado as datas atuais de início e término, o termo

real refere-se às informações calculadas com base nas últimas alterações (se

houver) do projeto, como o projeto ainda não começou, portanto não há

variações entre as datas atuais e as datas da linha de base.


96

Figura 88

Na figura 89, pode ser visualizada mais tabelas com a opção de

exibição para tarefas, selecione a desejada e clique em aplicar.

Figura 89

Esta opção se permite inserir as novas tabelas de um arquivo no

arquivo padrão do MSP (Global.MTP), que permite acesso em outros arquivos

sem a necessidade de recria-las. Clique na opção Organizador…, ou através

do menu Ferramentas → Organizador... , selecione a pasta de Tabelas para

chegar à figura 90. Observe que já foi organizado uma tabela para o arquivo

originada do arquivo Global.MTP.


97

Figura 90

Se desejar transferir as tabela do arquivo aberto para o

GLOBAL.MPT, selecione a tabela desejada e clique em Copiar, em seguida o

MSP transfere e organiza em ordem alfabética, feche esta opção e visualize a

tabela disponível para uso neste arquivo em Mais tabelas.... . Caso necessite

renomear (personalizar) ou excluir, selecione e clique na opção apropriada.

Como já comentado no capitulo 2, após criar as planilhas, estas podem ser

reaproveitadas em outros arquivos utilizado a opção do Organizador.

4.3.- Tabela Personalizada

Retorne a figura 89, e selecione a opção Nova…. e visualize na figura

91, a condição de criar uma tabela, seja para exibição de tarefas ou recursos.

Figura 91


98

Após montagem dos campos desejados, selecione a opção de

Mostrar no menu em seguida clique em OK. Verifique que sua nova tabela já

está disponível no quadro de tabela, vê figura 92, selecione a tabela recém

criada, acompanhamento e programação, em seguida clique em Aplicar. Vê

tabela 83 e analise os dados da nova tabela.

Figura 92

Se desejar alterar ou copiar uma tabela, retorne a figura 92 e

selecione a tabela a ser editada ou copiada e escolha a opção Editar…. ou

Copiar….. e siga a mesma seqüência anterior.

Figura 93

Para se padronizar esta tabela em todos seus arquivos para agilizar a

programação e controle do projeto, retorne a figura 92 e clique em

Organizador...., automaticamente abrirá uma tela idêntica a figura 90, e

transfira esta tabela do seu arquivo ora em aberto e adicione ao Organizador

(Global.MPT), vê figura 93 e 94.


99

Figura 94

4.4.- Atualização e Controle do Projeto

Ao inserirmos dados reais de execução no MSP, todas as

informações que dependem destes dados serão atualizadas, incluindo os

relatórios que estarão disponibilizando sobre os custos reais e o andamento do

projeto.

Para acompanharmos a execução de um projeto inserindo dados

reais de execução podemos fazer das seguintes formas:

a) usando a tabela Controle, escolha a opção Gráfico de Gantt e no menu

Exibir → Tabela:… Controle para inserir os dados reais de execução

do projeto, os campos e significados são, vê figura 95:

Figura 95


100

- coluna identificadora numérica da tarefa;

- coluna Nome da tarefa;

- coluna de Início real, onde se informa a data real de início da tarefa,

basta posicionar no campo e na linha da atividade e escolher a data no

calendário;

- coluna de Término real, onde se informa a data real de término da

tarefa, posicione no campo e escolha a data no calendário;

- coluna de % conclusão, onde é informado um percentual

correspondente ao quanto já se executou, na tarefa e tarefa resumo;

- coluna de Duração real, onde é apresentado a duração real da tarefa

ou tarefa resumo;

- coluna de Duração restante, onde mostra o quanto falta para uma

atividade ser concluída, é a diferença entre a duração planejada e

executada;

- coluna de Custo real, onde informa o custo real da atividade ou tarefa

resumo que é calculado com base nas informações de início, término,

percentual realizado e recursos alocados, e

Figura 96


101

- coluna de Trabalho real, informa o total de trabalho já realizado pela

atividade.

b) usando a barra de botões Controle, outra forma de se atualizar o projeto

com dados de execução é utilizando a barra Controle, Exibir Barra

de ferramentas Controle, vê figura 96, para se obter a informação

do que o botão faz, basta posicionar a seta do mouse sem clicar, as

opções são:

- Estatísticas do projeto, informa a estatísticas gerais do projeto;

- Atualizar como agendado, atualiza o programado, faz com que o

MSP insira as datas reais de execução, iguais ao planejado (linha de

base), apenas para as datas que estão no passado, ou seja as datas

planejadas (inicio ou fim) de todas as atividades do projeto que

estiverem antes da data atual;

- Reagendar trabalho, serve para o caso em que existam atividades

que ficaram no passado sem serem iniciadas, sendo necessário que

sejam “puxadas” para frente após a data atual, e automáticamente

colocadas em uma data de acordo como já está definida na rede,

informando o horizonte do projeto;

- Adicionar linhas de andamento, esta opção permite inserir uma

linha de progresso no gráfico de Gantt, esta opção coloca uma linha

que acompanha todas as atividades em que já estão sendo realizadas;

- 0% a 100%, percentual de realização, atribui um percentual de

realização para uma determinada atividade, e

- Atualizar tarefas, atualiza dados de execução da atividade diferente

de todas as opções anteriores padronizadas, pois permite que seja

informada as datas reais de início e fim diferente do planejado, para

que isto ocorra, selecione a tarefa desejada, clique neste botão e

preencha os dados necessários conforme ilustrado na figura 97.


102

Figura 97

c) reprogramação de atividade, quando se começa a controlar a rede é

possível que algumas atividades ou até sub-projeto, sejam interrompidas

ou alterada, com isso, as datas de inicio previsto ficam constando no

cronograma como atraso; surge então a necessidade de se

reprogramar o projeto, siga então os seguintes passos:

- no menu Ferramentas Controle Atualizar projeto..., vê figura

98, selecione a opção Reagendar trabalho não concluído para

iniciar após, escolha a data, selecione para o Projeto inteiro ou

Tarefas selecionadas, em seguida clique em OK, observe que na figura

99, foram informadas as tarefas alteradas (marcada na cor azul

piscina), concluídas as de 100% e reagendado a partir da data

indicada: 16/04/2012, pode ser a data atual ou alguns dias para frente

a depender de sua necessidade de reprogramação ;


103

Figura 98

- no menu Ferramentas Controle Atualizar tarefas..., é o mesmo

critério de atualização já comentado no botão de controle, Atualizar

tarefas, vê figura 97.

Figura 99

4.5.- Curva de Avanço Físico Previsto x Realizado

Para a grande maioria dos projetos, a curva de avanço físico se

comporta de forma mais ou menos idêntica. Suas principais fases se

identificam graficamente através de uma curva S.

A figura 100 mostra as fases do avanço físico de um projeto qualquer,

identificadas graficamente: na parte inferior temos a implantação, no centro a

etapa de execução e na parte superior a desmobilização do projeto. Deve-se

considerar ainda uma quarta curva, o avanço físico real do projeto que

normalmente tende a diferir das demais dependendo diretamente das técnicas

aplicadas ao gerenciamento bem como às inúmeras mudanças de

direcionamento que sofre o projeto durante sua execução.


104

Figura 100

Quando traçamos uma curva de avanço físico previsto utilizando as

durações das tarefas para o cálculo de seus pesos, estamos caminhando pela

estrada empírica do processo, pois o que define de fato o peso de tarefas é tão

somente o trabalho (Hh = homem x hora) necessário para execução da

mesma.

Sendo assim, não existe um recurso no MSP que o habilite ao traçado

de curvas “S” utilizando as durações das tarefas. Para que o aplicativo lhe

retorne dados suficientes de modo que seja possível elaborar uma curva de

avanço, é necessário efetuar a alocação de recursos para o projeto. Nos itens

anteriores comentamos que recurso x duração = trabalho, ou 2 homens x 16

horas = 32 Hh homem x hora).

Preferencialmente na tabela de Trabalho e com os recursos já

alocados, acesse na barra de modos em Uso dos Recursos ilustrado na figura

101 e visualize resultado na figura 102 após redistribuição/nivelamento dos

recursos.

Figura 101

Curva de Avanço

Período

Pe

rcen

tual

Previsto

Ideal

Pessimista


105

Figura 102

Observe que na figura 102 visualizamos o total de Trabalho (Hxh =

homem x hora). Ajuste a escala de tempo para meses e analise os resultados

na figura 103. Vamos exemplificar uma Curva de Avanço total de recursos

(trabalho) mensal. Veja que na figura 104 os valores do Trabalho já estão

disponíveis para serem transferidos para uma planilha no Excel, que esta

permite fazer várias curvas de avanço, por recurso e total. Vamos então

selecionar os valores para transferência, visualizada na figura 105.

Figura 103


106

Figura 104

Figura 105

Selecione coluna por coluna e transfira para uma planilha no Excel

adequando as linhas correspondentes as colunas. Na figura 106, após

transferência desses dados, insira no cabeçalho o mês inicial e arraste até o

final do projeto, selecione a opção de Localizar e Substituir para excluir os

“h” de hora por espaço em branco, para que automaticamente se transforme

em campo numérico, totalize a quantidade de Trabalho mensal.


107

Figura 106

Figura 107


108

5.- Filtros

O MSP permite solicitar, associar e interpretar um grupo de fatos com base

em um grande volume de informações com liberdade de criação. É necessário

estabelecer critérios para relacionar e encontrar certos detalhes.

Um filtro separa as informações usando critérios predeterminados,

enquanto que uma classificação define uma ordem com base nos critérios,

porem é possível filtrar e classificar ao mesmo tempo. Por exemplo, se pode

usar um filtro que apresente uma lista apenas as tarefas cujos custos sejam

baseados em taxas por hora, depois se pode classificar as tarefas filtradas a

partir do valor por hora, em ordem crescente ou decrescente.

5.1.- Padrão

O MSP fornece um grupo de filtros padronizados, provavelmente atenda à

maior parte das necessidades, portanto antes de criar um novo filtro é melhor

descobrir como os filtros padrão funcionam.

Para saber qual o filtro padrão está sendo ilustrado é simplesmente

observar na caixa filtro da barra de ferramentas de formatação, vê figura 108.

Figura 108

Outra maneira de acessarmos esses filtros é através do menu Projeto

Filtro para:, se necessitar mais filtros clique na opção Mais filtros….. para

selecionar um filtro, escolha a após e clique em Aplicar para visualizar. Por


109

exemplo, necessitamos visualizar as tarefas críticas, selecione e clique no

botão de abertura da caixa e escolha Critica para as tarefas criticas. Após

escolha, veja como será apresentado seu projeto e cronograma (gráfico de

gantt) com as tarefas na cor vermelha, vê figura 109. Se necessitar retornar,

selecione a opção Todas as tarefas.

Figura 109

Se pode também após esse passo, criar um auto filtro, bastando apenas

clicar no ícone imediatamente a esquerda, em seguida será mostrado as setas

referente ao auto filtro de cada coluna. Vamos selecionar uma tarefa que tenha

uma duração igual a 10 hs, veja roteiro ilustrado na figura 110 e 111. Para

retorna, siga os mesmos passos e clique em (Todos….).


110

Figura 110

Figura 111

O auto filtro também permite personalizar a pesquisa, por exemplo, o

coordenador quer saber quais são as tarefas com Hh de trabalho maiores que

10 hs e menores que 20 hs, insira a coluna de Trabalho e selecione a coluna,

clique no botão de filtro e escolha (Personalizados….), siga os passos

ilustrados na figura 112 e observe o resultado apresentado na figura 113.


111

Figura 112

Figura 113

5.2.- Personalizado

A personalização de filtros segue os mesmos passos de personalização

de tabelas. Selecione o Gráfico de Gantt (Exibir Gráfico de Gantt),

selecione o filtro padrão para todas as tarefas, siga os passos Projeto Filtro

para: Todos as tarefas Mais filtros até chegar o quadro ilustrado na figura

114.


112

Figura 114

Como exemplo vamos criar um filtro para selecionar as atividades entre o

período de 23/07/2010 a 08/09/2010, na figura 114, escolha a opção de Filtro:

Tarefa, selecione Todas as tarefas, clique em Novo…., em seguida será

ilustrado um quadro conforme figura 115, dê um nome a este filtro, Nome:

Seleção de data, informe se deseja ser ilustrado no menu (Mostrar no menu)

e no resumo de linhas, selecione tarefas que inicia, é maior ou igual a e

coloque os valores, sex 23/07/10 as 08:00 e termino, é menor ou igual a Qua

08/09/2010 as 17:00, clique em OK e visualize conforme figura 116. Se preferir

só realçar a opção do filtro, visualize a figura 116 e clique em Realçar para ser

realçado em azul conforme ilustrado na figura 117.

Figura 115


113

Figura 116

Figura 117a


114

Figura 117b

Observe que o filtro criado aparece na caixa de seleção de filtros, vê

figura 116, “Seleção de data”, se precisar continuar realizando a opção de filtro

e, por exemplo somente para o recurso “pe”, então vá para a coluna de “Nomes

dos recursos“, selecione a seta referente a filtro e selecione este recurso, vê

figura 117a e 117b para visualizar o resultado desta seleção.


115

6.- Relatórios

Os relatórios resumem e apresentam informações específicas de uma

forma muito organizada. Eles foram projetados para se concentrar em

tendências ou em aspectos do seu projeto de uma forma apropriada para os

envolvidos no projeto ou para a equipe de trabalho.

O MSP-2007 já disponibiliza os Relatórios Visuais que vamos desenvolver

alguns exemplos no capitulo 07.

Figura 118

6.1.- Padrão

Há cinco tipos de relatórios já pronto e podem ser usados como estão,

ou pode ajustá-los às suas necessidades específicas. Selecione na barra de

menu Exibir Relatórios, a caixa de diálogo Relatórios será exibida na tela,

como mostra a figura 118. A seguir uma descrição de cada um dos relatórios e

de suas categorias:


116

Categoria/Tipo Exibe

Visão Geral As informações mais importantes do projeto

Informações sobre as tarefas de nível mais alto

Tarefas de importância crítica para o projeto, inclui tarefas de resumo e tarefas sucessoras

Tarefas de etapas com tarefas de resumo

Períodos de trabalho e de folga para os recursos

Atividades Atuais...

Tarefas que ainda não começaram, inclui tarefas predecessoras e recursos

Tarefas que não começaram ainda, devido ás datas especificadas

Tarefas em andamento e a agenda de seus recursos

Tarefas concluídas divididas por meses

Tarefas que deveriam ter começado na especifica; inclui tarefas de resumo e tarefas sucessoras

Tarefas atrasadas, inclui tarefas de resumo e tarefas sucessoras

Categoria/Tipo Exibe

Custo Custos por tarefas em períodos de uma semana, utilizando um relatório de referência cruzada

Orçamento de todas as tarefas

Tarefas com orçamento estourado no projeto

Recursos com orçamento estourado no projeto

Informações sobre o valor auferido de todas as tarefas

Atribuições.... Agendas de tarefa de todos os recursos

Tarefas, seus recursos e trabalho, utilizando um relatório de referência cruzada

Tarefas semanais para o recurso especificado

Recursos superalocados do projeto inteiro

Carga de trabalho...

Recursos atribuídos a tarefas, incluindo informações sobre projeto e totais, utilizando um relatório de referência cruzada

Tarefas atribuídos a recursos, incluindo informações sobre projeto e totais, utilizando um relatório de referência cruzada


117

Desejamos saber as tarefas não iniciadas, simplesmente clique no quadro

de relatório das atividades atuais, figura 118 e 119, selecione a opção “Tarefas

não iniciadas”, para abrir dê duplo clique ou clique na opção Selecionar.

Figura 119

O relatório será aberto com o comando de visualização e impressão e após

se visualizar qualquer relatório padrão, vê figura 120, 121 e 122, este oferece a

oportunidade de personalizar a orientação, as margens, o cabeçalho e o

rodapé, e finalmente configuração para impressão.

Figura 120


118

Figura 121

Figura 122

6.2.- Personalizado

Caso os relatórios padrão não atenda as suas necessidades, o MSP

permite que seja personalizado para comunicar o que está acontecendo da

forma como deseja para fins específicos. Como já vimos este assunto nos itens

de tabela e filtro, o raciocínio para montagem é o mesmo.

Retorne a figura 118 e selecione Personalizados..., dê duplo ou

clique em Selecionar e será mostrado o quadro Relatórios personalizados,

ilustrado na figura 123.


119

Figura 123

Vamos fazer um relatório personalizado derivado do relatório

padronizado de Recurso. Na figura 123, selecione em Relatórios: o de

Recurso, clique em Novo… e visualize a figura 124 para se definir o novo tipo

de relatório. Selecione no quadro de Tipo de relatório: a opção Recurso, pois

se deseja um relatório ordenado por tarefas.

Figura 124

Na figura 125, Relatório do recurso, no quadro Definição, digite o

nome do novo relatório em Nome:, os demais quadros permanecem conforme

padrão, selecione o quadro Detalhes e preencha os quadros das opções

desejadas conforme figura 126. Selecione o quadro Classificar, e visualize

este quadro conforme ilustrado na figura 127 e ordene por numero crescente

da tarefa, trabalho e calendário, clique em seguida em OK. Observe que este

relatório recém criado já está disponível no quadro de Relatórios em

Relatórios Personalizados, vê figura 128. Para visualizar este novo relatório,

clique em Visualizar para ser ilustrado o relatório conforme figura 129.


120

Figura 125

Figura 126

Figura 127


121

Figura 128

Figura 129

Se precisar fazer alguma alteração no relatório personalizado, retorne

a figura 128, selecione o relatório desejado, padrão ou personalizado, e clique

em Editar.


122

7.- Comandos Avançados

Alguns comando e “personalizações” podem ser inseridas para facilitar o

uso utilizando o Organizador. Estas opções são intermináveis, visto que, o

MSP oferece uma quantidade de combinações que certamente ultrapassam a

imaginação para o gerenciamento de projetos. Vamos comentar e desenvolver

algumas delas.

7.1.- Campos Personalizados

7.1.1.- Campo Texto

Relembrando que quando utilizamos a opção de Redistribuir Recurso,

estamos distribuindo os recursos de mão de obra “operacional” e precisamos

vincular esta equipe num grupo que seja liderado por um supervisor

responsável, líder, encarregado, mestre, engenheiro, etc. O MSP disponibiliza

a opção “Grupo” criado na planilha de recursos, porem apresenta algumas

limitações.

Vamos então personalizar uma coluna cujo titulo seja

“Responsável”. Siga esses passos: na figura 130 visualizamos as tarefas

resumo e executivas de um condomínio com 40 casas.

Figura 130


123

Veja na figura 130 que temos um detalhamento semi-concluído e

pronto para ser criada a linha de base, visualizando apenas as colunas

gerenciais básicas acrescidas do custo das tarefas. Nesta fase devemos

estabelecer uma estratégia de execução das atividades, ou seja, quem vai

coordenar cada etapa desta obra? Seja o gerente, engenheiro, mestres,

corretor, etc, ou seja, o “Responsável” que coordena esta etapa do projeto.

Vamos então personalizar a coluna cujo campo seja o “texto1” e o

titulo seja “Responsável” para que todas as vezes que abrir o MSP, esta

coluna já disponibilize esta configuração do titulo. Siga então os mesmos

passos de criação e personalização de uma coluna acompanhado através da

figura 131, Formato – Inserir Coluna – selecione o campo “Texto1”, digite

“Responsável” e em seguida clique em OK. Veja como ficou na figura 132.

Figura 131


124

Figura 132

Vamos então personalizar esta coluna para que todos os próximos

projetos disponibilize o vinculo Campo – Texto1 com Titulo – Responsável,

retorne a seleção desta coluna, clique com o mouse do lado direito para

visualizar as opções na figura 133. Selecione a opção de “Personalizar

campos.... e na figura 134 visualize as condições para Renomear.... e garantir

esta personalização do titulo para os próximos projetos seguindo a sequencia

ilustrada na figura 135.


125

Figura 133

Figura 134


126

Figura 135

Na figura 136, visualize o titulo do campo “Texto1” a disponibilidade

do titulo, agora personalizado neste e nos próximos projetos, como

Responsável. Caso necessite alterá-lo, siga o mesmo roteiro comentado neste

item.


127

Figura 136

7.1.2.- Campo Custo

Independente de criação da linha de base, ao final da fase de

planejamento (detalhamento), pode-se criar algumas opções gerenciais que

não influenciam na variação final do projeto, uma delas pode ser o

desmembramento do custo. Neste item vamos personalizar o custo já lançado

no projeto em custo de mão de obra e encargos, custo de material e custo de

serviços. Relembrando a opção de exibir as tabelas, vamos sequenciar em

Exibição - Tabela – Custo, visualizado na figura 137.

Figura 137


128

Observe que na tabela de custo ilustrada na figura 137, não retrata

esta informações de decomposição dos custos. Retorne então para a tabela

Entrada e separar a composição do custo criando as colunas cujo campo seja

Custo1, para mão de obra, Custo2 para material, Custo3 para serviço,

Custo5 para o valor do terreno e Custo4 seja o total das três colunas que

resulta em custo total, que já está representado na coluna Custo. Após inserir

estas colunas, personalize na condição definitiva para posterior gerenciamento

do custo nos próximos projetos conforme roteiro do item anterior. Na figura

138, visualize esta nova tabela. O MSP permite que, selecionando apenas uma

coluna de Custo, clicando na opção de Personalizar campos.. , o tipo do

campo é Custo para todos, podemos renomear todos neste mesmo momento,

logo após clicar em OK. Neste momento, podemos também ocultar algumas

colunas, como predecessoras

Figura 138

Como ocultamos algumas colunas e criamos outras relacionadas aos

custos, vamos então relembrar e salvar esta tabela personalizada e inserir no

Organizador para utilizarmos nos próximos projetos. Chamaremos esta nova


129

tabela de Gestão de Custos. Siga as etapas ilustradas nas figuras 139 e 140,

selecionar Copiar..., digitar o nome da tabela – Gestão de Custos, selecionar a

opção de Mostrar no menu e OK, em seguida Aplicar.. para concluir a

personalização dos campos de custos. Retorne em Mais tabelas e selecione

Organizador para salvar no programa.

Figura 139

Figura 140


130

Vamos então selecionar a respectiva coluna de Custo Mão de Obra

(Custo1) e com o mouse do lado direito e em seguida Campos Personalizados,

ilustrado na figura 141. Observe que todos os campos estão disponíveis para a

formulação necessária. Para o campo Custo1-Mão de Obra, vamos totalizar os

valores parciais e totais desta coluna conforme sequencia: Selecione o

Campo1-Custo Mão de Obra e em seguida nas alternativas de Calculo das

linhas de resumo de tarefa e de grupo e na opção Acumulo: selecione a

opção Soma e em seguido em Ok, veja resultado da sequencia e o total da

coluna correspondente aos custos de Mão de Obra (campo-Custo1), figura

142. Siga os mesmos passos para os demais custos.

Figura 141


131

Figura 142

Comentamos anteriormente a soma das colunas, vamos então somar

as linhas, ou seja, o resultado na coluna de Custo Total (campo Custo4) que

representa das colunas Custo de mão de obra, material, serviços e terreno.

Siga então os passos: Selecione a coluna de Custo Total (Custo4), mouse do

lado direito e em seguida Campos Personalizados e de acordo com a figura

142, selecione os campos de custo personalizados e some todos eles. Veja

como fica esta expressão na figura 143 em seguida em OK.

` Figura 143


132

Observe na figura 144 que o MSP emite uma mensagem que todos os

dados inseridos na coluna serão excluídos para atender a formula, caso

concorde clique em OK e visualize as opções de utilização desta forma na

figura 145. Nesta figura já disponibiliza o uso da formula e em seguida indique,

nas opções de Cálculo das linhas de resumo que pretende a soma da coluna

clicando na opção Soma e em seguida em OK, veja resultado na figura 146.

Figura 144


133

Figura 145

Figura 146

Caso seja necessário inserir mais coluna relativa a custos, por

exemplo custo fixo, siga os mesmos passos, lembrando que a inclusão na

formula (veja figura 143) deve ser feita para que o total seja calculado.


134

Para que estes valores totalizados em Custo Total seja visualizado e

gerenciado no fluxo de caixa será necessário uma transferência para a coluna

campo Custo, pois estes valores são também visualizados no modo “Uso da

Tarefa” distribuído ao longo da unidade de tempo escolhida. Vamos então

inserir este coluna para realizarmos esta transferência, retorne a figura 146 e

insira na posição da ultima coluna e selecione o campo Custo, veja resultado

na figura 147.

Figura 147

Ainda na figura 147, selecione a coluna Custo Total e em seguida

com o mouse lado direito marque a opção de Copiar célula, posicione na

coluna Custo, reabra com o mouse lado direito e marque a opção Colar. Veja

resultado na figura 148.

Figura 147


135

Figura 148

Para visualizar o fluxo de caixa, selecione na coluna de Modos de

Exibição o modo Uso da tarefa, visualize na figura 149, insira a coluna Custo e

oculte as demais, em Detalhes, selecione a opção Custo e exclua as demais,

em seguida personalize a Escala de tempo.., veja figura 150, para Trimestre e

Mês.

Caso seja inserido, excluído ou alterado uma tarefa, e

consequentemente seu custo, este deve ser transferido para a coluna Custo

para permita a analise no fluxo de caixa.

Figura 149


136

Figura 150

7.1.3.- Campo Número

Nesta etapa vamos trabalhar com a personalização de numero, que

pode ser a combinação de colunas diferente. Para exemplificar vamos calcular

o percentual do custo em relação ao custo total, ou seja, qual o peso

percentual de cada etapa em relação ao custo.

No mesmo arquivo exemplo vamos retorna a tabela de Entrada,

inserir algumas colunas necessárias para este cálculo e disponibilizarmos no

Organizador. Visualize a figura 150, tabela de Entrada e vamos inserir a coluna

de campo Número1 e vamos colocar um titulo correspondente a %-Custo.


137

Figura 150

Vamos então criar uma nova tabela, veja sequencia e resultado na

figura 151 e 152.

Figura 151


138

Figura 152

Para se calcular este valor, vamos criar outra coluna com o Campo

Custo6 e inserir os dados que corresponda a 100% de cada etapa do custo por

EAP, veja o desenvolvimento ilustrado na figura 153, onde só precisamos

copiar/arrastar os valores correspondentes. Na figura 153, observe como ficou

os valores na nova coluna “Cálculo-%-Custo” que vamos ocultá-la, pois só

parâmetro para o denominador da formula do percentual de custo.

Figura 154


139

Retornamos a figura 152, selecionamos a coluna %-Custo (campo-

Número1) e inserimos a formula para este cálculo, veja sequencia na figura

155, onde clicamos em Campos Personalizados – coluna %-Custo(Número1).

Figura 155

Em seguida clicamos na opção Formula para inserir os respectivos

campos, veja a sequencia nas figuras 156, 157 e 158 para a formula %-Custo=


140

Figura 156

Figura 157


141

Figura 158

Em seguida, ilustrado na figura 159, selecione a opção de Soma para

o Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, clique em Ok e veja o

resulta ilustrado na figura 160.

Figura 159


142

Figura 160

7.1.4.- Campo Data

Outra disponibilidade de personalização é o campo Data, que pode

ser a combinação de colunas diferente. Para exemplificar vamos calcular uma

duração corrida entre datas (inicio – termino) sem considerar o calendário de

trabalho. Vamos então criar uma tabela para fazer a gestão de prazo.

Seguindo os passos bem parecidos com os anteriores, selecione a

tabela de Entrada e renomeie para tabela de Gestão de Prazo, figura 161.


143

Figura 161

Vamos então inserir uma coluna de Número, pois o resultado entre as

datas será numérico, que será a Numero2 com titulo de Duração Corrida

(dias). Na figura 162 vamos renomear e na figura 163 vamos inserir a formula

para o calculo das datas, Duração Corrida (dias) =

Em seguida marcamos a opção de Usar Formula no Cálculo das

linhas de resumo de tarefa e de grupo.

Veja na figura 164 o resultado de mais uma personalização de campo,

desta vez utilizando os campos de data.


144

Figura 162

Figura 163


145

Figura 164

Como vimos, há várias possibilidades de personalizar uma coluna, a

depender da necessidade de gerenciamento de cada gestor, por exemplo,

outras opções pode ser o campo Duração, Inicio e Término, que podem ser

desenvolvida usando os mesmos critérios abordados neste item.

Para finalizar, vamos lembrar que todas as tabelas criadas devem ser

integralizadas no Organizador, pois cria o critério de padronização, garantindo

esta memória ora desenvolvida que será disponibilizada nos próximos projetos.

7.1.5.- Campo de Indicadores Gráficos

Outra disponibilidade de personalização é a indicação gráfica quando

precisamos sinalizar alguma condição. Vamos supor que houve uma variação

positiva (maior que a planejada) , igual (se manteve) ou negativa (menor que a

planejada) na duração planejada (linha de base) em relação a duração real,

informada na fase de controle. Lembrar sempre que, para algumas condições,

este só terá eficácia se houver o detalhamento das atividades com a duração

correspondente, recursos e demais necessidade para realização de cada tarefa

e a consolidação na linha de base.

Para exemplificar vamos utilizar um arquivo com tarefas na fase de

controle, veja figura 165, mostra a tabela de Controle.


146

Figura 165

Visualizando a figura acima, vamos supor que precisamos que seja

informado graficamente sinalizado quando o inicio real ter sido com 1 dia de

atraso (sinal Vermelho, maior ou igual a 1 dia), no previsto (sinal Brando,

igual a zero dia) e com 1 dia de antecipação (sinal azul, menor ou igual a 1

dia). Iniciamos então inserindo a coluna Duração1, na opção de Personalizar

campos..., começamos a Renomear.... para Sinal-Variação da Duração,

figura 166.

Figura 166


147

Próximo passo é inserir uma fórmula para determinar o resultado, veja

na figura 167 que a nova coluna “Sinal-Variação da Duração = Variação

inicial” e que o resultado seja as condições já infirmadas acima, maior que 1

dia, 0 e menor que 1 dia.

Figura 167

Em seguida mais abaixo, clique em Indicadores Gráficos... e

preencha as condições para configurar os respectivos indicadores, figura 168.

Clique duas vezes em OK e visualize o resultado na figura 169.


148

Figura 168

Figura 169

Vamos agora sinalizar o custo logo após a conclusão destas tarefas

que sofreram alguma variação devido à antecipação e atraso. Selecione a

tabela de Custo, em seguida insira uma coluna Custo7 e renomeie para Sinal-

Variação de Custo, veja figura 170. Insira a formula que este custo=Sinal-

Variação de Custo = [Variação de Custo], figura 170 e em seguida clique em

Indicadores Gráficos..., figura 172, preencha as condições para configurar os

respectivos indicadores e clique duas vezes em OK e visualize o resultado na

figura 173.


149

Figura 170

Figura 171


150

Figura 172

Figura 173

7.2.- Recursos Materiais e Serviços

No item campo de Recursos, apenas desenvolvemos os recursos de

mão de obra, onde em seguida desenvolvemos o nivelamento/redistribuição de

recursos relacionados a um calendário qualquer. Porem os recursos de um

projeto também é necessário os acrescentar os recursos materiais, que serão

inseridos e agregados ao patrimônio físico e os serviços de terceiros, quando

serão contratados por tempo determinado. Estas atividades de especialistas

não compensa adquirir e manter no quadro fixo deste projeto. Resumindo, os


151

recursos materiais, são especificados e adquiridos para serem deixados e fazer

parte do patrimônio físico, enquanto que os serviços são comumente

conhecidos como “Serviços Terceirizados de prestadores de serviços

temporários”.

Vamos retornar a figura referente a planilha “Padrão de Recursos”

disponibilizada anteriormente no organizador, veja figura 174.

Figura 174

Como apresentado na figura 174, só desenvolvemos os recursos que

são fixos no projeto, estão vinculados a um calendário executivo e são

redistribuídos/nivelado, que são gerenciados pela unidade padrão de Trabalho

(= Duração x Recursos). Vamos então lançar outros tipos de recursos

modificando a tabela Padrão de Recursos inserindo as unidades gerenciais do

material e serviços que não necessita de vincular a um calendário ou

redistribuir/nivelar. Retornamos a figura 174 e inserimos as colunas de Unidade

do Material (kg, mt, un, lt, m2, m3, ml, etc..), figura 175 e em seguida a coluna

Tipo do recurso, figura 176.


152

Figura 175

Figura 176

Vamos então completar os demais recursos para atender o arquivo

exemplo de construção de uma casa. Inserimos então o PI – Pintor, Se –

Servente, ambos do tipo Trabalho, Aço – Aço/Vergalhão para construção civil,

Are – Areia/Arenoso, Arg – Argamassa/rejunte, Bri – Brita, Cim – Cimento, Ele

– Eletroduto flexível/rígido, Fio – Fio Flexível, Jan – Janela, Pia – Pia de

cozinha/banheiro, Pic – Piso cerâmico, Por – Porta, Tbo – Tubo de pvc

agua/esgoto, Tij – Tijolo, Tin – Tinta PVA/Latex, Tel – Telha, Vas – Vaso

sanitário, etc, todos do tipo Material com sua respectiva unidade de aquisição.

Inserimos também os recursos de Empreiteira, para os serviços de

desenvolvimento do projeto arquitetônico/hidráulico/elétrico/ar condicionado,

corretagem, planejamento e controle, construção do muro, instalações

provisórias, piscina, instalação de gesso, telhado, entre outros, veja esta nova

tabela na figura 177.

Lembrando que alteramos esta tabela de recursos, portanto é

necessário salvar no Organizador.


153

Com esta tabela de recursos disponível, podemos preencher a coluna

de recurso na tabela de entrada, veja lançamento na figura 178 e as

consequências na figura 179 na planilha de recursos.

Figura 177

Figura 178


154

Figura 179

Veja na figura 179 que à medida que lançamos os recursos, o MSP

distribui e informa as necessidades, na figura 180, ilustra o modo de exibição

Uso do recurso onde informa como podemos analisar o desembolso e

gerenciamento desses recursos (fluxo de aquisição) por unidade de tempo

escolhida. Observe que para os recursos de nivelamento/redistribuição, que

dependem do calendário executivo, todos os recursos serão alterados para

sincronizar a necessidade de cada um, portanto este modo de exibição será

eficaz após a redistribuição/nivelamento dos recursos executivos.

Figura 180


155

7.3.- Relatórios Visuais

No capitulo anterior comentamos sobre os relatórios gerenciais, na

versão do MSP-2007, já foram disponibilizados os Relatórios Visuais, que

gerenciam informações, entre outras de custos, recursos (trabalho – Hh) e

prazo. Um dos mais importantes é o Fluxo de Caixa, que podemos

desenvolver simplesmente transferindo dados para uma planilha no Excel para

permitir elaborar tabelas e gráficos desejados. Vamos então retornar ao arquivo

de construção de uma casa e analisar o fluxo de caixa por unidade de tempo,

semanal e mensal. Vamos retornar à tabela de Entrada, visualizando a figura

181, observe que já foram concluídas algumas tarefas e que houve alteração

no seu custo previsto. Na barra de menu selecione Relatórios - Relatórios

Visuais... e veja as opções na figura 182.

Figura 181

Vamos selecionar o “Relatório de Fluxo de Caixa” juntamente com

a unidade de tempo, por exemplo, “Semanas” para ilustrar resultado por

trimestre na figura 183. O Excel permite que seja relacionada varias planilhas

no mesmo arquivo, então retorne a figura 183 e clique na planilha “Uso da

Tarefa” e selecione a opção de visualizar o mesmo gráfico (Gráfico1) na

unidade de tempo por Semana, acompanhe atravé da figura 184 que clicando

em 2012-T3 e T4, em 2013-T1, será apresentado os valores correspondente as

respectivas semanas, então retorne a planilha Grafico1 e visualize o resultado

na figura 185.


156

Figura 182

Figura 183


157

Figura 184


158

Figura 185

Vamos selecionar outra opção de relatório visual, desta vez o de

Recursos, seja de Trabalho (homem x hora) seja de material. Visualize a figura

186 e selecione esta opção.

Figura 186


159

Veja o resultado desta opção nas figuras 187 e 188, observe que são

os mesmos passos para elaboração do relatório anterior de custo, apenas

alteramos o tipo de dados que necessitamos gerenciar.

Lembramos que todos esses relatórios podem ser desenvolvidos

selecionando e transferindo os dados manualmente, conforme já apresentado

no capitulo 4 quando desenvolvemos o Controle do Projeto e de fundamental

importância o detalhamento das tarefas, com suas necessidades inseridas para

construção do banco de dados.

Figura 187

Figura 188


160

8.- Visualização e Impressão

Neste item vamos utilizar os comandos para visualizar e imprimir nosso

projeto como uma ferramenta de edição, definido margens para complementar

o projeto, definir cabeçalhos e rodapés com informações e gráficos e definir

legendas para referência. Portanto precisamos transformar o plano em uma

base de entendimento entre todos os envolvidos no projeto.

Imprimir um modo de exibição pode ser tão simples quanto clicar no botão

Imprimir na barra de ferramentas padrão. A vantagem desse enfoque é

também uma desvantagem, pois ao clicar o botão, o computador imprimirá o

modo de exibição com inúmeras definições padrão.

Em muitas situações, esta opção de impressão será exatamente o que se

precisa. No entanto, quando se necessita de mais controle sobre a função

impressão, uma grande alternativa será o botão à direita da barra de

ferramentas padrão, mais conhecido como Visualização e sua função é muito

importante.

Vá para o modo de exibição Gantt e está definido com escala de tempo

padrão, vê figura 189, nesta figura clique em Visualizar impressão.

Figura 189


161

Na figura 190 exibe esta visualização. As barras de ferramentas na parte

superior da tela tem setas que permitem passar de uma página para outra do

modo de exibição. O número de páginas mostradas no modo de visualização

da impressão representada o que o MSP acha necessário para apresentar o

modo de exibição no momento em que é selecionado no botão Visualizar. Se

diminuir o zoom antes de clicar no botão visualizar, menos páginas serão

impressas. Se aumentar zoom, mais páginas serão impressas.

Figura 190

O comando Visualizar impressão, controla determinados aspectos do

modo de exibição impresso, pois designa orientações de página, margens,

cabeçalhos, rodapés, legendas e opções de exibição. Na figura 190, clique em

Visualizar impressão para ilustrar esta opção dividida em seis seções ou

guias, vê figura 191. O Visualizar impressão pode ser acessado via barra de

menu: Arquivo Visualizar impressão. Na figura 191 configure a Página,

Margens, Cabeçalho, Rodapé, Legenda e Modo de exibição.


162

Figura 191

Após ajustes, clique em Visualizar impressão…, se tudo está conforme

configurou, clique em seguida em Imprimir…. Na figura 192, selecione as

opções de impressão, principalmente a Escala de tempo, em seguida clique

em OK.

Figura 192


163

9.- Bibliografia

PERT/CPM Prado, Darci Editora INDG Série Gerência de Projetos – Volume 4 2010 – 4ª. Edição www.indgtecs.com.br

MSPROJECT 2007 – Metodologia e Critérios de Qualidade para o Gerenciamento de Projetos Possi, Marcus Editora Ciência Moderna 2009 – 1ª. Edição www.lcm.com.br

Usando o MS Project 2007 – Em Gerenciamento de Projetos Prado, Darci Editora INDG Série Gerência de Projetos – Volume 3 2007 – 2ª. Edição www.indgtecs.com.br

MS Project 2007 - Novos Recursos para o Apoio ao Controle de Projetos

Possi, Marcus / Borges, Elisabeth Editora Ciência Moderna 2007 – 1ª. Edição www.lcm.com.br

Planejamento e Controle de Projetos Prado, Darci Editora INDG Série Gerência de Projetos – Volume 2 2004 – 6ª. Edição www.indgtecs.com.br

Gerenciamento de Projetos para Executivos Prado, Darci Editora INDG Série Gerência de Projetos – Volume 5 2007 – 6ª. Edição www.indgtecs.com.br


164

MS Project & Gestão de Projetos Oliveira, Guilherme Bueno de Oliveira Editora Pearson Makton Books 2005 - 1a. Edição www.pearson.com.br www.prenhall.com/bueno.br

Planejamento e Controle de Obras Mattos, Aldo Dórea Editora PINI 2010 – 1ª. Edição www.piniweb.com - [email protected]

Planejamento e Controle de Obras com o MS-Project 2010 Fundamental

Nocêra, Rosalvo de Jesus Editora RJN Publicações 2012 – 1ª. Edição [email protected]

Gerenciamento de Projetos Vargas, Ricardo Viana Editora Brasport - 6ª Edição www.brasport.com.br www.ricardovargas.com.br

Manual Prático do Plano de Projeto Vargas, Ricardo Viana Editora Brasport - 4ª Edição www.brasport.com.br www.ricardovargas.com.br

O Modelo PERT / CPM Aplicado a Projetos: Planejamento para o Futuro Cukierman, Zigmundo Salomão Editora Reichmann & Affonso 2010 - 9ª Edição www.ra.inf.br

Documents

Apostila MS Project