“Dealing with retail leases not covered 

 by the Retail Leases Act.”        By  Geoff Farland Director Landerer & Company        Seminar presentation 30 March 2011 

2

  Dealing with retail leases not covered by the Retail Leases Act (RLA). 

    1. Introduction 

 This  paper  considers  various  factors  relevant  to  entering  into  a  lease  of  retail premises  which  are  not  covered  by  the  Retail  Leases  Act  (RLA).    It  does  so generally  from  the  perspective  of  the  landlord  and  particularly,  the  smaller landlord. No apology is made for doing so.    Much  has  been  written  about  retail  tenancy  law  and  practice  throughout Australia.  However, not nearly as much has been written about larger retail.  The 2008 Productivity Commission Retail  Inquiry Report1 describes the  interaction of business  in  the  retail  tenancy  market  and  the  fact  that  “most  retail  tenancy legislation has been  introduced  to deal with  (large well  resourced  landlords and small low resourced tenants)”2.  Most  retail  space  is  located  outside  of  shopping  centres.  According  to  the Commission, the percentage was over 62% in 2005‐ 2006. Most retail is in fact in retail  strips or,  increasingly,  in  stand‐alone premises  such as  ‘bulky goods’  sites and ‘direct factory outlets’.3   Many of  those  retailers exist  in  space over 1,000  sqm.  Therefore,  they do not have the protection of, or coverage by,  the RLA. 

  

1 The Productivity Commission  Inquiry Report No. 43, 31 March 2008 “The Market  for Retail Tenancy Leases in Australia” [PC Retail Inquiry 2008]. 2 PC Retail Inquiry 2008 at 16. 3 PC Retail Inquiry 2008 at 18.

3

Such  retailers  attract  the  interest of  government  in different ways.  Large  retail premises give rise to town planning issues, due to size alone. They may impact on competition, and can be  seen  to dominate a particular market place. The ACCC may become involved.  Larger  tenants  are  very often  familiar with  the  issues  involved, which  are  very much  central  to  their  business.    However,  to  the  landlord,  the  parcel  of  land concerned may be its only asset and the only time any of these issues have arisen.  Consequently,  this  paper  is  directed  to  practitioners  acting  for  such  landlords.  You will  often  be  dealing with  stand‐alone  premises  or  a  smaller  centre  and  a larger tenant.  The tenant has usually drafted its lease document in advance, and the letter of offer which precedes it.   Your  client  is  about  to  embark  on  an  extended  relationship  with  a  very  well informed tenant. That union will, hopefully, be very rewarding to both parties and  one in which you do not want to be the cause of the break‐up.  2. General Structure of the Paper 

 The paper addresses three principal areas.  Like any long term relationship, it goes through stages. In this case, they comprise‐  

1. The courtship ‐ pre lease negotiations and letters of offer;  2. The engagement ‐ town planning issues and other approvals; and  3. During the relationship ‐ dealing with  issues. 

 There are many issues to consider, and the paper deals briefly with some notable ones. Many of the issues could be the subject of individual seminars themselves, so  if  this  material  helps  you  to  identify  areas  to  explore  further,  you  might consider sharing the results of your exploration. 

 But first, a definition is necessary.  

4

 3. Definition 

 To  frame  our  subject matter,  let  us  turn  to  the  RLA.    Reproduced  below  are Sections 5 and 6.   These sections demonstrate what shops are excluded from  its operation.  

a) RLA 1994 - Section 5

Certain retail shops excluded from the operation of this Act  

5   Certain retail shops excluded from the operation of this Act  

This Act does not apply to any of the following retail shops:  

(a)   shops that have a lettable area of 1,000 square metres or more,   (b)   shops that are used wholly or predominantly for the carrying on of a business by 

the lessee on behalf of the lessor,   (c)   any shop within premises where the principal business carried out on those 

premises is the operation of a cinema, bowling alley or skating rink and the shop is operated by the person who operates the cinema, bowling alley or skating rink,  

 (d)   any premises in an office tower that forms part of a retail shopping centre,   (e)   premises of a class or description prescribed by the regulations as exempt from 

this Act.    

b) RLA 1994 – Section 6

Leases to which Act does not apply  

6   Leases to which Act does not apply  

(1)   This Act does not apply to any of the following leases of retail shops:   

(a)   leases for a term of 25 years or more (with the term of a lease taken to include any term for which the lease may be extended or renewed at the option of the lessee),  

5

 (b)   leases entered into before the commencement of this section,   (c)  leases entered into under an option granted or agreement made before 

the commencement of this section,   (d)   any other lease of a class or description prescribed by the regulations as 

exempt from this Act.   

(2)   This Act does not apply to any lease referred to in this section that is assigned to another person after the commencement of this section.  

   There are three main exclusions:  

1. shops that have a lettable area of 1,000 sqm. or more;  2. shops where the operation is a cinema, bowling alley or skating rink; and  3. the RLA also states that  it does not apply to certain  leases.   The main one 

which will concern you is leases for a term of 25 years or more.  

Under Part 9A of the RLA, certain retail leases at Sydney Airport are also exempt from that Act, but are outside the ambit of this paper.  Further, this paper will not be dealing with short term leases, that is, leases with a term of less than six months, although these are not covered by the RLA either.4   

So, we will confine our consideration to leases of retail uses over 1000 sqm.  

      

4 Refer s6A of the RLA

6

 4. Pre‐Lease Negotiations 

  The whole  issue of pre‐lease negotiations  is  fraught with considerable difficulty.  Whilst the issues apply to small and large leases alike, it is important that you are aware of  the  issues surrounding  letters of offer, particularly dealing with one of the major supermarket operators.   You might be  approached  by  a  client with  instructions  to  act on  a  large  lease, often for a supermarket or bulky goods tenancy, only to discover the landlord had already signed a letter of offer which was binding on him.   It could contain the following statements‐  

 1. “This letter of offer constitutes an agreement between the parties to enter 

into  a  lease  on  the  terms  set  out  in  the  attached  lease  and  on  the commercial terms set out in this letter of offer.”; and 

 2. “The tenant is not bound to do so until it receives the approval of its board 

of directors.”   

These  provisions  are  common  inclusions  in  tenant  generated  letters  of  offer. Beware. This is a classic one‐sided letter of offer binding the landlord but giving a board approval escape clause to the tenant.  If you are lucky enough to have a client who seeks your advice in the early stage of  negotiations,  you  should  always  insist  on  the  ability  to  review  the documentation before the letter of offer has been signed.  Hopefully, the benefits of doing so are self evident.    You should consider insisting on introducing time limits into the approval process.  

7

Larger tenants operate using property committees or sub‐committees of boards that meet regularly  for the purpose of approving new projects.   The key  for any landlord  is certainty.    Imposing a  time  limit on obtaining  these approvals  is one way of achieving that certainty.  However, time can also work against the landlord.   The perils of non‐binding letters of offer and/or taking too long to finalise a lease are  evident  in  the  following  three  cases,  all  decided  in  the  Supreme  Court  of NSW:‐ 

 1. The decision in EK Nominees Pty Limited v Woolworths Limited5:   

 In  this  case,  the  developer/proposed  landlord,  EK  Nominees,  sought equitable  damages  against  Woolworths  for  failing  to  proceed  with  an agreement  for  lease.    Woolworths  was  found  liable  for  two representations, namely,  that  it  intended  to enter  into  an  agreement  for lease and that the likelihood of that intention would not change materially.  Woolworths failed to disclose to EK Nominees that  it was also considering another site which was, from  its perspective, much better but  in the same area. Woolworths only disclosed its true intentions that it was not going to proceed, upon receiving an invitation to the ground‐breaking ceremony. As a  result  EK  Nominees  received  substantial  damages  having  already expended significant amounts on site works.  

2. The next  case,  Fabcot Pty  Ltd  v Port Macquarie Hastings Council    6 deals with  the  issues  of  misleading  and  deceptive  conduct  under  the  then relevant  provisions  of  the  Fair  Trading  Act.    The  case  was  principally concerned with a quite protracted sale negotiation but the principles have equal  application  to  a  letter  of  offer.    Justice Hammerschlag  provided  a useful summary which is reproduced below.  

“The following precepts have been established by authorities which bind me: 

5 [2006] NSWSC 1172 6 [2010] NSWSC 726

8

a   conduct is misleading or deceptive within s 42(1) of the Act if it induces or is capable of inducing error; 

b   whether conduct is misleading or deceptive is a question of fact; 

c   intention to mislead is not necessary;  

d   silence can be misleading or deceptive even  if there  is no duty  to  reveal relevant facts. Unless the circumstances are such as to give rise to the reasonable expectation that  if some relevant  fact exists  it would be disclosed, mere silence does not support the inference that that fact does exist; 

e  if  the  circumstances are  such  that a person  is entitled  to believe  that a relevant matter affecting him, her or  it would,  if  it  existed, be  communicated, then the failure to communicate it may constitute conduct which is misleading or deceptive because the person who ultimately may act to his, her or its detriment is entitled to infer from the silence that no danger or detriment existed; 

f   in order  to be “knowingly concerned”  in a contravention a person must have knowledge of the essential facts constituting the contravention; 

g   “knowingly” means actual and not constructive knowledge. A person may have knowledge where he shuts his eyes  to  the obvious or deliberately  refrains from making enquiries where a reasonably sensible person would do so; 

h   the knowledge of a  company  is  the aggregate of  the knowledge of  the person or persons so closely and relevantly connected with the company that the state  of  mind  of  those  persons  can  be  treated  as  being  identified  with  the company; 

i   in order to recover damage the plaintiff must prove that  loss or damage suffered was “by” conduct in breach of the Act. This means that the loss must be caused  by  the  conduct  complained  of.  Whether  that  is  the  case  is  to  be determined by approaching the matter in a common sense and practical way; 

j   a plaintiff bears the onus of proving its loss; 

k   damages for deprivation of a commercial opportunity arising by virtue of a breach of s 42 are ascertained by an assessment of the probability of success of that opportunity had it been pursued; 

l   where future or hypothetical events must be taken account of in assessing damages and proof of  them  is necessarily unattainable,  the Court assesses  the degree of  probability  that  an  event would  have  occurred, or might  occur,  and adjusts its award of damages to reflect that degree of probability. 

9

See: 

Kimberley NZI Finance Ltd v Torero Pty Ltd (1989) ATPR (Digest) 46‐054 at 53,195; Demagogue Pty Ltd v Ramensky [1992] FCA 557; (1992) 39 FCR 31 at 32; Commonwealth Bank of Australia v Mehta (1991) 23 NSWLR 84 at 88; Parkdale Custom Built Furniture Pty Ltd v Puxu Pty Ltd [1982] HCA 44; (1982) 149 CLR 191; Winterton Constructions Pty Ltd v Hambros Australia Ltd [1992] FCA 582; (1992) 39 FCR 97; Taco Co of Australia Inc v Taco Bell Pty Ltd (1982) 2 TPR 48; Yorke v Lucas [1985] HCA 65; (1985) 158 CLR 661; Giorgianni v R [1985] HCA 29; (1985) 156 CLR 473 at 483; Krakowski v Eurolynx Properties Ltd (1995) 183 CLR 563 at 582‐3; I & L Securities Pty Ltd v HTW Valuers (Brisbane) Pty Ltd [2002] HCA 41; (2002) 210 CLR 109; Anema E Core Pty Ltd v Aromas Pty Ltd [1999] FCA 904; Wardley Australia Ltd v State of Western Australia [1992] HCA 55; (1992) 175 CLR 514; Commonwealth v Amann Aviation Pty Ltd [1991] HCA 54; (1991) 174 CLR 64; Malec v JC Hutton Pty Ltd [1990] HCA 20; (1990) 169 CLR 638 at 643; Poseidon Ltd & Sellars v Adelaide Petroleum NL & Ors [1994] HCA 4; (1994) 179 CLR 332 at 350.7 

  

The summary is repeated in full, as the Council was lucky to have avoided a substantial  damages  claim.    Its  silence,  by  failing  to  reveal  that  it  was dealing  with  another  party  simultaneously,  would  have  resulted  in  an award of damages against it, had not the Court found that the other party was itself not prepared to proceed.   Whilst  the Australian Consumer Law and particularly, Section 18, governs these  matters  now,  the  statement  of  principles  and  cases  cited  are expected to remain useful.   

 3.  The  final  case  is  BVB  Construction  v  Aldi  Foods,  a  decision  of  Justice 

MacDougal which was decided in December last year8.    The case provides a useful analysis of the principles and remedies relevant 

when a tenant decided it was not going to proceed with an agreement for lease.   

  The developer  failed  in  its attempt  to  claim damages,  it being  found  that the developer always understood the approval of the tenant’s board would 

7 [2010] NSWSC 726, at 105 8 [2010] NSWSC 1352

10

be required.   That approval was never obtained, so the tenant could walk away. 

 Suggestions and comments:  

1. Once a retail lease is outside of the RLA, parties do not have the benefit of Section 8 of the RLA and the Bong Bong line of cases 9 where the semblance of an agreement can be enough to achieve a binding obligation.   

2. Regardless, the lawyer’s task is to achieve certainty for the client.  3. Early stage advice is critical to that end. 4. Be particularly aware of silence, and  the  finding of an obligation  to act  in 

good faith. 5. In each of the cases cited, delay meant that one party was disadvantaged. 6. Time limits and sunset dates are particularly important. 7. The lack of certainty meant that one party had to resort to the courts for a 

remedy, usually  limited  to damages. That  remedy was often not available due to conduct attributed to that party.  

 We will now consider  issues where an agreement  for  lease  is made, whether or not a binding letter of offer exists.  5. Agreements for lease and other Approval Issues  

a) Agreements for Lease

When  dealing  with  a  prospective  tenant  of  retail  space  for  the  first  time,  an agreement for lease is often required.  If the premises for lease already exist, then a pre‐condition (such as development consent) can be dealt with  in  the  lease  itself.   However,  if  the premises do not exist, then different considerations arise and an agreement for  lease will usually be necessary.  It can part of the lease itself, but is usually a separate document.   Sometimes  the  client  landlord  may  approach  you  with  a  letter  of  offer  but without  any  adequate  definition  of  the  premises.    It  is  critical  at  this  point  to 

9 Helou & Others v Bong Bong Pty Limited [2006] NSWADT 128

11

ensure  you  get  as  detailed  instructions  as  possible  about what  the  landlord  is promising to do.  As  securing  the  anchor  tenant  in  any  development  is  critical  to  its  financial success,  the  landlord  will  want  to  achieve  a  binding  commitment  as  early  as possible.  That desire has  its obvious  limitations, not  least of which  is the  lack of certainty implicit in establishing a binding arrangement without development consent. That is dealt with below, but the actual definition of the premises also needs attention.     Suggestions and comments:  

1. You will be dealing with a document drawn by the tenants or their solicitors and  consequently, may have  little opportunity  to negotiate amendments. As your client  is only  too pleased  to secure  its anchor  tenant,  it also may not care.  

2. In reviewing such an agreement for lease, the best advice is to treat it as a building  contract.    Think  about  the  time  limits  involved  and  the responsibilities.   

3. Usually  there will be a builder already  involved.   Make sure  the builder  is aware  of  the  obligations  in  the  agreement  for  lease,  can  deliver  and  is bound to do so in a separate building contract. 

4. Invariably there will be a concept plan.  If the plan is a very early stage one, then  the  tenant  will  usually  reserve  to  itself  discretion  about  the development of  the  final  construction plan.   The agreement may  start  to look like an option to proceed at the discretion of the tenant. Preconditions that operate in this manner usually have this effect, so it is most important to make the one sided nature of the conditions very clear to the landlord. 

5. One device  is  to use another completed premises as a benchmark  site  to avoid  disputes  about  level  of  finish.    This  can work  for  or  against  either party depending upon one’s expectations. 

6. It is important to be very clear about what are the landlord works and what are tenant works.  Although this may be seen as trite advice, it is important to tell landlords that their obligations will generally be to do everything else apart  from  the  internal  fitout works  for  the  tenant, as  that  is how major tenants generally draft their leases. 

12

7.  Another  thing  to  be  conscious  of  is  the  fact  that  the  tenant will  often reserve to  itself the ability to upgrade or change the briefing kit or similar document, particularly  if  a  significant period of  time passes between  the signing of the agreement for lease and the construction of the premises  

8. There are  likely  to be extensive  insurance obligations.   Make sure, before committing,  you  have  referred  the  insurance  obligations  to  the  client’s  insurer and its broker and make sure that they can deliver on the insurance requirements. Also make sure, that the builder can carry out the insurance obligations, and that this is permissible under the relevant clause.  

This  is  far  from an exhaustive  list, but gives an  indication of  the  issues with agreements  for  lease  generally.   One  issue  needing  special  attention  is  the issue of development consents generally, which is addressed below. 

 

b) Issues with obtaining Development Consent

The  regulatory  framework  for  approval,  particularly  of  an  out  of  centre development, can become critical for the success of any development.  With  a  state election now behind us,  the  fate of Part  3A of  the Environmental Planning  and  Assessment  Act  (“EPAA”)  may  well  change  the  development approval  landscape.   However, as many  leases will require development consent before they can operate, the paper outlines some relevant issues to consider.    Individual Environmental Planning instruments will usually determine where uses may occur.  However there are a raft of strategic documents which deal with the location of  retail and other activities  in Centres. This  is  loosely  termed “Centres Policy”.    The Metropolitan  Strategy  2036  provides  general  guidance  about  this topic  also.    You will  need  to  address  terms  such  as  retail  hierarchy,  and  new urbanism, as you familiarise yourself with the field of retail town planning.   Of recent interest is a draft policy on competition. 

 Last July, the Department of Planning published a consultation draft of the State Environmental Planning Policy (Competition) 2010 (“Competition SEPP’).  It deals 

13

with  commercial  development which,  by  Section  7,  is  defined  to  include  retail premises.  It has three principal parts: 

 1.  Section  8  which  prevents  the  commercial  viability  of  a  proposed 

development being taken  into account by the consent authority when  it  is considering an application. 

 2.  Section  9  further  states  that  the  likely  impact  of  that  commercial 

development on the commercial availability of other developments  is also not to be taken into account. 

 However,  if that  impact “is  likely to have an overall adverse  impact on the extent and adequacy of facilities and services available to the community” then it does have relevance. 

 3. The  final  requirement  is  contained  in  Section  10  which  provides  that 

restrictions on particular  types of  retail premises  in planning  instruments do not have effect. 

    The draft Competition SEPP does not refer to the Draft Centres Policy published in April 200910.  In the light of the change of government the fate of the policy must be in question.  You  should  also  be  aware  of  an  uncommenced  section  of  the  EPAA11    which rejects submissions by objectors “made primarily to secure or maintain a direct or indirect  commercial  advantage”.    It  is  unclear  whether  this  section,  or  the Competition SEPP, will be made law.    

 One of the last publications from the Department of Planning before the election was the  Draft Centre Design Guidelines Policy which is on exhibition until 31May 2011.   This document also deals with the role and hierarchy of centres and sets out a series of design principles which encourages active street frontages, among 

10 Draft Centres Policy Planning for Retail and Commercial Development Consultation Draft – Not Government Policy, April 2009, NSW Government Department of Planning 11 Section 79C (1A) Environmental Planning and Assessment Amendment Act 2008 No. 36, Schedule 2[19]

14

other  things.    Again,  the  fate  of  this  policy,  in  the  light  of  the  change  of government, is yet to be seen.   These comments will give you some ideas of what issues your client will confront, and what you should bear  in mind, when considering clauses which provide that an  agreement  for  lease  is  subject  to  the  grant  of  a  necessary  development consent.    This becomes particularly relevant where the proposal  is a contentious one.    In that event, you should address the prospect of a third party challenge.    In those circumstances, advice needs  to be given  to  the  client about  this  issue.  Further, any  pre‐condition  should  be  drafted  to  provide  that  the  agreement  does  not become operative till the expiry of a period of three months from the date public notice of the consent is given.  While this delay may not appear in the landlord’s interest, a successful third party challenge  to a consent may  lead  to unforeseen and expensive delays.  That suggestion is made in the light of Section 101 of the EPAA.  The section deals with the issue in these terms: 

“101   Validity  of  development  consents  and  complying  development certificates 

If public notice of the granting of a consent or a complying development certificate  is  given  in  accordance  with  the  regulations  by  a  consent authority  or  an  accredited  certifier,  the  validity  of  the  consent  or certificate  cannot be questioned  in any  legal proceedings except  those commenced in the Court by any person at any time before the expiration of 3 months from the date on which public notice was so given.” 

  Suggestions and comments:  

1) Obtain  instructions  regarding  permissibility  of  a  use  (like  any  property acquisition or lease, this is extremely important). 

2) Advise the client to obtain expert advice about the approval process. 

15

3) In contentious matters  (or prudently, with any development consent), the local council or other consent authority should be directed  to publish  the fact the consent has been granted. 

4) Consider drafting a clause to delay satisfaction with a consent pre‐condition until the consent advertising period has passed. 

   

6. During  the Relationship – some issues  This  section deals with  the  following  lease matters, as a  sample of  those which will be encountered: 

 a) the use;  b) assignment;  c) repair obligations;  d) signage;  e) registration and plans.  

 The paper addresses each issue in turn. 

 

a) Usage

 Tenants,  large and  small, are very protective of what  they can sell and what they  can  do.    Inside  the  premises,  tenants  regard  their  usage  as  an  inner sanctum where  the  landlord has no  role.    In a shopping centre scenario,  the landlord  is  usually  vitally  concerned  with  what  business  is  carried  on,  for several reasons including:  

1) cutting  across  other  tenant  usage may  lead  to  claims  by  those  other tenants;  

16

2) usage drives turnover and if rent is at all based on turnover, the landlord is expecting a particular return from the particular use; 

 3) sometimes  the  development  consent will  allow  a  particular  retail  use 

only.  The  landlord  will  not  want  the  tenant  to  go  outside  that  use without further approval; and 

 4) the usage is often necessary to reflect a precinct or centre type.  This in 

turn may  impact on  the  centre’s value and attractiveness  to  shoppers and other tenants. 

 For all of these reasons, both  landlord and tenant are  interested  in what can be  carried on at  the premises.    Larger  retailers are usually  very  reluctant  to limit  their uses  in any way.   Although a supermarket  is  the actual usage,  the tenant may not want  to  limit  the usage  so  that more diverse  retail uses are available as  the years progress.   Every case  is different but  it  is  important  to consider the  impact of a very wide use and  the  fact  that whether during  the course  of  the  lease  or  on  assignment,  the  nature  of  that  use  has  changed which may well  impact on percentage rent and the other matters referred to above.  

b) Assignment

The  tenant  is  usually  very  reluctant  to  accept  any  change  to  its  standard assignment  clause.    The  landlord  however  is  very  keen  to  ensure  it  is  not disadvantaged by a  change of  identity of  the  tenant.   However, a nationally represented  tenant  is  unlikely  to  allow  a  RLA  style  assignment      clause  to prevail, as it allows the landlord to object to a tenant with “financial resources or retailing skills that are inferior to those of the proposed assignor”12  As  well,  often  the  tenant  will  leave  out  a  change  of  control  provision,  so remember to address that issue, if the tenant will consider it.  

12 RLA Section 39(1)(b)

17

In this post RLA world, what  is sometimes forgotten  is that the Conveyancing Act  deals  with  assignment  itself.    Gary  Newton  has  already  dealt  with assignment when dealing with the RLA, in the previous paper.    This paper needs to address one aspect of that provision.   

 At the risk of repetition, Section 133B of the RLA provides that: 

“133B   Covenants against assigning etc 

(1)    In  all  leases  whether  made  before  or  after  the  commencement  of the Conveyancing  (Amendment)  Act  1930 containing  a  covenant, condition, or agreement against assigning, underletting,  charging, or parting with  the possession of demised premises or any part  thereof without  licence  or  consent,  such  covenant,  condition,  or  agreement shall,  notwithstanding  any  express  provision  to  the  contrary,  be deemed to be subject:  

 (a)    to a proviso to the effect that such licence or consent  is not to be 

unreasonably  withheld,  but  this  proviso  does  not  preclude  the right  of  the  lessor  to  require  payment  of  a  reasonable  sum  in respect of any legal or other expenses incurred in connection with such licence or consent, and 

 (b)  (if  the  lease  is  for  more  than  forty  years  and  is  made  in 

consideration wholly or partially of the erection, or the substantial improvement, addition, or alteration of buildings)  to a proviso  to the  effect  that  in  the  case  of  any  assignment,  under‐letting, charging, or parting with  the possession  (whether by  the holders of  the  lease  or  any  under‐lessee  whether  immediate  or  not) effected more  than  seven  years  before  the  end  of  the  term  no consent  or  licence  shall  be  required,  if  notice  in  writing  of  the transaction  is  given  to  the  lessor  within  six  months  after  the transaction is effected.” 

 Suggestions and comments:  1) These provisions operate notwithstanding anything to the contrary. 

18

 2) In  long  leases  (ie. more than 40 years), and made  in consideration  for the 

erection of some improvements, no consent is required at all.  3) For this reason, in many leases where tenant identity is critical, assignment 

clauses are drafted with absolute prohibitions.  Whether this device would overcome the effect of Section 133B will depend upon the wording used. 

 4) This  issue  is often relevant  for ground  leases where the tenant  is erecting 

the premises and must do so as part of the lease or agreement for lease. Be on  guard  for  this  possibility,  and  the  prospect  that  the  landlord  has therefore no control about the identity of the tenant.  

 

c) Repair Obligations

 In large leases, the obligation of the landlord to carry out repairs is often quite extensive.    As  with  any  clause,  these  matters  need  to  be  drawn  to  the attention of the landlord.  Some tenants have gone to very significant lengths to  limit  their  repair  obligations  and  often,  the  extent  of  the  landlord’s covenants will have a significant financial impact on outgoings (which are often not recoverable from the tenant).  

d) Signage Issues

   The provision of signage  is a common cause  for conflict  in centres and stand 

alone premises alike.    When acting in such matters, the following at least need to be considered:  

(a)  the potential for conflict with other tenants’ signage;  

19

(b)  the  fact  that  the  signage  itself will often  require  separate development consent and issues such as size and light spill, often give rise to significant problems which must be resolved; 

 (c)  current  state  policies  including  SEPP  64  –  Advertising,  also  need  to  be 

considered  when  looking  for  approval  for  signage  which  fronts  main roads. 

 (d)  Location  issues,  such  as  the  requirement  for  pylon  signs  and  conflict 

between multiple users, need also to be considered and resolved.  

e) Registration and the need for Plans

 The last matter to deal with relates to plans, particularly as they concern long term leases.  Section  23F  of  the  Conveyancing  Act  requires  certain  dealings,  including  transfers and leases, to occur only  by reference to current plans.  For present purposes, “current plan” means a plan registered at the Office of the Registrar‐General, usually  as  a deposited  plan.    There  are  certain  exceptions.  For our purposes, Section 23G provides two of interest here:    1) “lease of part of an existing lot for a period that, including the period of any 

option to renew, does not exceed five years” or  2) “lease of the whole or part of a building”.  Despite the  latter exception,  leases for a period exceeding 25 years require a plan  to  accompany  them  even  though  that  plan  may  not  be  relevant  to defining the premises themselves.    The  Directions  website  is  a  very  useful  place  to  get  guidance  about  any registration  issue. The R‐G’s directions 13 deal with the  issue of description of premises, and an extract of the Lease Direction is annexed to the paper.   

13 http://rgdirections.lands.nsw.gov.au/

20

       

7. Rights of Pre‐Emption, Restrictive Covenants and similar issues  

a) The Problem

 Large supermarket operators such as Woolworths and Coles are major/anchor tenants in High Street and retail shopping centres. They attract traffic, custom and  smaller  retail  tenants  to  the  area.  Such  leases  represent  a  large investment on  the  part of  both  the  landlord  and  the  tenant. Accordingly,  it became  common  practice  for  such  leases  to  contain  various  restrictive covenants, including clauses that: 

 • prevented the landlord from leasing premises in the shopping centre (or 

premises  that  were  over  a  certain  floor  area)  to  other  supermarket operators (sometimes limited to a period of 10 years), and in some cases imposed  penalties/disincentives  on  the  landlord  in  the  form  of  rental reductions; 

 • prevented  the  landlord  from allowing another  supermarket operator  in 

the centre to expand its existing premises, or expanding its premises over a certain floor area; 

 • granted the tenant a right of first or  last refusal to  lease other premises 

within the centre, without surrendering its existing premises; and/or  • required  the  landlord  to make  a  submission or objection  in  relation  to 

any development applications made by other supermarket operators  in relation to the use of land at or near the shopping centre. 

 

b) The ACCC’s Response

 

21

The ACCC conducted an  industry‐wide  investigation  into  the competitiveness of  retail  prices  for  standard  groceries,  and  the  ‘Grocery  Inquiry’  report was released in July 2008. 14  The ACCC found the most significant underlying factor explaining the nature of competition  in the grocery sector  is the high barrier to entry, and that access to  suitable  sites was  a  critical  barrier  to  entry or  expansion.  Smaller  and/or expanding operators such as Aldi, Franklins and IGA experienced difficulties in securing suitable premises on acceptable  terms, which  in  turn  impeded  their entry into or progression in the retail grocery market.  Concerns about the inclusion of restrictive covenants in leases were not raised with the ACCC until during the  inquiry. The  inquiry heard evidence that Coles and Woolworths required the inclusion of restrictive covenants in their leases to maintain exclusive access to prime sites, with financial penalties rendering it commercially  unviable  for  the  centre  owner  to  introduce  a  competing supermarket.   The ACCC  took the view that restrictive covenants  in  lease agreements could have  the  purpose  and/or  effect  of  substantially  lessening  competition,  and may  have  prevented  and/or  hindered  some  supermarket  operators  from entering  and  competing  in  markets  for  the  acquisition  of  supermarket premises and/or in retail grocery markets. Leases that contain such restrictive covenants are  likely  to constitute anti‐competitive agreements under  s.45 of the Competition and Consumer Act 2010 (Cth) (“the Act”) and offend Part IV of the Act. 

 Late  in  2009,  the  ACCC  accepted  various  undertakings  from  a  range  of supermarket  retailers15  pursuant  to  s.87B  of  the  Act.  These  supermarket operators have agreed that they and their subsidiaries will not: 

14 Report of the ACCC inquiry into the competitiveness of retail prices for standard groceries, July 2008, obtained from the ACCC website. www.accc.gov.au 15 Undertakings from the following supermarket operators, obtained from the ACCC website:

o Woolworths Limited; o Coles Group Limited; o ALDI Foods Pty Ltd; o Franklins Pty Ltd; o Metcash Limited; o Australian United Retailers Limited; and o SPAR Australia Limited.

22

 • enter  into  a  lease  agreement  that  includes  one  or  more  restrictive 

covenants; or  • give  effect  to,  or  threaten  to  give  effect  to,  any  restrictive  covenants 

contained  in  a  lease  agreement  that  is  in  operation  as  at  the commencement of  the undertaking, after a period of 5 years  from  the date on which the tenant commenced trading (it  is not clear how this 5 year period is to be calculated – ie. 5 years trade within the centre or at a particular premises, 5 years in total or since the last lease renewal, etc). 

 ACCC Chairman, Graeme  Samuel,  stated  “over 700  supermarket  leases were identified  through  the ACCC  investigation  as  potentially  restrictive”  and  that the  phasing  out  of  restrictive  provisions  in  current  leases  “takes  account  of commercial arrangements and retail contracts already  in place”.  In  its  inquiry report,  the  ACCC  accepted  “there  are  circumstances where  shopping  centre developments  are  occurring,  particularly  in  areas  of  projected  future population growth, where a guarantee of a period of exclusivity is necessary to encourage  a  supermarket  operator  to  enter.  Accordingly,  these  restrictive provisions play a role in attracting an anchor tenant to a complex that may not otherwise be built without that anchor tenant. However, in the vast majority of leases in larger metropolitan centres, there appears to be little justification for these clauses other than to prevent competitive entry”.16  Pursuant to s.87B of the Act, the undertakings cannot be withdrawn or varied without  the  ACCC’s  consent.  The  ACCC  may  enforce  the  undertakings  by commencing  proceedings  in  the  Federal  Court,  where  orders  requiring compliance  with  the  undertakings,  repayment  of  any  financial  benefit obtained as a result of a breach, or the payment of compensation for  loss or damage may be made.   

16 Media releases, obtained from the ACCC website:

o ACCC focuses on lasting change in the supermarket sector, NR189/09, 11 August 2009. o Supermarket agreement opens way for more competition, NR226/09, 18 September 2009. o Further agreements address restrictive supermarket leases, NR017/10, 8 February 2010.

23

c) What Happens Now?

 The undertakings also still seem  to allow  lease clauses which grant a right of first or last refusal over other premises within a shopping centre, provided the tenant surrenders the lease of its existing premises. This allows a supermarket operator  to  relocate  to other  premises within  the  shopping  centre, without limiting the opportunities for a competing operator to enter the centre. 

 Landlords’ solicitors should be mindful of the undertakings, and note that they effectively  render  the  restrictive  covenants  void.  However,  the  ACCC  has acknowledged  that  there may  in  fact be a need  for  some  form of  restrictive covenant  in  certain  situations.  Existing  leases  should  be  reviewed  and consideration should be given  to amending clauses  that may be  in breach of the Act.  A breach of Part  IV of  the Act  (of which  s.45  is a part) means  landlords and tenants  who  are  party  to  restrictive  lease  agreements  could  face  legal proceedings and severe penalties under ss.76, 80 and 82 of the Act, including penalties of up  to $10 million  for  corporations,  injunctions and damages  for loss  or  damage  suffered  by  a  competitor.  Supermarket  operators  could  be prosecuted under s.87B for breach of their undertaking, and landlords may be aiding and abetting a breach of the undertaking and/or the Act.  Such consideration should also extend to lease agreements with tenants other than  supermarket  operators,  if  clauses  are  intended  or  are  likely  to substantially lessen competition.  

8. Section 50 of the Competition and Consumer Act          

Before leaving the subject of the ACCC, consider this situation.  Your client enters into  an  agreement  for  lease  with  a  supermarket  for  premises  in  a  new neighbourhood shopping centre.   The  lease  is entered  into following expressions of interest in a competitive tender process.    If  the  transaction occurs without considering Section 50 of  the Competition and Consumer Act then the parties may have a problem.  

24

 Section 50 of the Act prohibits acquisitions that would have the effect, or  likely effect,  of  substantially  lessening  competition  in  a  substantial  market  in  an Australian state or territory.   The ACCC may possibly come to the conclusion that the entry into the lease may have the effect of substantially lessening competition.  This is a very contentious area, and you may need to seek expert advice.   As an appendix to the paper you will see a commentary on Section 50 of the now Competition  and  Consumer  Act.  While  these  occurrences  may  be  rare,  they cannot  be  ignored,  as  there  have  been  instances  of  the  ACCC  objecting  to individual supermarket acquisitions.  9. Conclusion 

A  lease  for  any  large  retail  tenancy  governs    a  long  term  relationship,  usually expressed  in years. That relationship  is necessarily complex, particularly without the umbrella of the RLA.  These comments are really only examples of the myriad of issues which confront each party as they embark on their economic lives together.  Further questions, comments and suggestions are very welcome.17 

17 My thanks to Kristy Arundale, Meri Pajmakoska and Melinda Luong for their invaluable research assistance in the preparation of this paper.

1

  

 

ANNEXURE 1  

Extract of RG’s directions – leases   FORM dl7 

[note extract only] 

A lease of: 

�        part  of  the  land for 5  years  or  less,  including  any  options  to renew, must fully  describe  the  affected  part by  reference  to  a registered plan, a plan attached to the lease, or to another registered dealing. 

�        part  of  the  land for more  than  5  years,  including  any  options  to renew,  other  than  a  lease  lodged  by the  Commonwealth  of Australia, must describe the affected part by reference to a registered plan of subdivision that has been approved by the Local Council, see s23F  and  s23G  Conveyancing  Act  1919  (formerly  s327AA  Local Government Act 1919). 

�    premises must be fully defined by either: 

�    a unique description  such  as  a  shop  name  or  number  together with a full postal address, or 

�   a plan annexed to the lease. 

  Vague or ambiguous descriptions such as "including rear office" are  not  acceptable. For  leases  of  adjoining  air  space  see Registrar  General's Directions for Deposited Plans. 

2

�       premises  for a  term exceeding 25 years,  including any options  to renew, must  be  accompanied  by  a plan  defining  the  premises.   The plan does not require local council's approval. An extra fee is payable for the plan. 

�       Land excluding premises must be  considered as a  lease of  land. A lease of land excluding premises being for a term of 5 years or more, including any option of renewal, is a subdivision of land and requires a  plan  of  survey  with  Local  Council  approval.  The  only  exception would  be  in  the  case  where  a  lease  of  a  building  was  already registered  and  a  new  lease  is  lodged  for  the  residue  of  the parcel. Submit all cases to SM 99. 

�      car  spaces intended  to be  included  in  the  leased premises must be clearly  numbered.  Where  car  spaces  are  not  clearly  identified,  e.g. "together  with  1  car  space"  rather  than  "car  space  No.  1",  a requisition will be  raised.  Reference  to  car  spaces  elsewhere  in  the lease will be regarded as rights and will not be  included  in the  lease notification.  Where  the  car  spaces  are  also  shown  in  an  annexed plan, dimensions of the car spaces must be included in the plan. 

�        public  reserve by  a  Local  Council  must  not  exceed  21  years, including any options to renew.”18 

�       creating an easement, enter the reference to title  for the servient tenement  in  ITS.   See  s56(4) Real  Property Act  1900; Baalman And Wells, Land Titles Office Practice, Lawbook Co. 2001 [385.300]. 

 

  

 

 

18 Refer also to Schedule 5 of the RPA Regulations 2008

3

ANNEXURE 2  

Section 50 of the Competition and Consumer Act          

 Background  Section 50 of  the Act prohibits acquisitions  that would have  the effect, or  likely effect,  of  substantially  lessening  competition  in  a  substantial  market  in  an Australian state or territory.   Section  50  regulates,  amongst  other  things,  the  acquisition  of  assets  such  as freehold or leasehold land for development as a supermarket and licences to sell takeaway packaged liquor.   The name “Creeping Acquisitions” has been adopted to describe a situation where a  large retailer, such as Woolworths or Coles, acquires or  leases a site where an independent  supermarket  previously  operated.    Evidence  suggests  that  these Creeping Acquisitions have decreased over recent times and it is thought that this is  largely  attributable  to  the  increased  power  granted  to  the  ACCC  to  reject acquisitions  that would substantially  lessen competition  in any  local,  regional or national market.   Merger Review Process Guidelines (“Guidelines”)  The  ACCC’s  Guidelines  were  introduced  to  provide  “greater  predictability, transparency and certainty to the merger parties, the business community, their advisers and the public”.  This was achieved by:  

a) Setting out the nature of the information that parties, eg landlords, seeking merger clearance are required to disclose; and 

 b) Compelling  the ACCC  to provide  reasons  to  the parties where  it makes  a 

decision to accept or reject a merger.  

 

4

    Prevention is better than Cure  If  there  is  any  doubt  as  to  whether  a  proposed  acquisition  is  likely  to  raise competition concerns the party(s) should notify the ACCC in advance.19.  Notifying the ACCC of  impending acquisitions  is voluntary  in Australia.   However, parties  are  encouraged  to  do  so particularly  in  relation  to possibly  contentious matters.  Failure to notify the ACCC in advance may result in the ACCC conducting a review of the acquisition subsequent to the parties, for example, entering  into an agreement(s) for a  lease for a new supermarket.   The ACCC has the authority to demand that the transaction be put on hold while the ACCC is considering the clearance  application  (in  a  formal  review)20.  If  the  ACCC  then  decides  that  the proposed  acquisition  is  likely  to  substantially  lessen  competition  within  the market the transaction is likely to be prevented from proceeding.   The onus is on the interested parties to provide adequate written evidence for the ACCC  to  analyse  a  proposed  transaction  in  response  to  a  merger  clearance request.  Thus, a prudent landlord/tenant would ensure, as much as possible, that all relevant facts are disclosed to the ACCC and a decision is delivered prior to the commencement of a transaction.    Non complying parties  If  the ACCC considers  that an acquisition contravenes  section 50 of  the Act and the parties do not agree to modify or abandon the acquisition, the ACCC can apply to  the  Federal  Court  for  an  injunction,  divestiture  or  penalties  (at  para  3.5, Guidelines)  Information to be provided to the ACCC for consideration  19 There are three routes available to parties seeking merger clearance from the ACCC, namely, informal clearance procedure,

formal clearance procedure and authorisation. 20 The ACCC may request that undertakings be provided by the parties in accordance with s87B of the CCA

5

 The following list is an example of the type of information the ACCC requires to be disclosed for the purpose of assessing a proposed transaction.   A complete  list  is contained in Appendix A of the Guidelines, which is in turn based on section 50(3) of the CCA.   

∗ The relevant company details which is self explanatory.   ∗ What  is  to  be  acquired  including  what  assets  are  included,  how  the 

transaction is to take place and which other party(s) it is likely to affect.   

∗ Background  information  with  respect  to,  for  example,  the company/individual  that  is  involved  in  the  proposed  transaction,  details surrounding  past  transactions  (if  any)  of  the  company/individual  and  the industry in which the proposed transaction is to take place.  

 ∗ Relevant Market  definition.    Defining markets  is  an  integral  part  of  the 

ACCC’s  assessment  process.    By  reviewing  the  information  provided,  the ACCC  will  then  define  the  relevant  market  in  order  to  establish  where competitive  harm  would  occur.    A  critical  point  to  note  is  that  in  the Guidelines, the ACCC notes that it considers it possible for a ‘small’ market to  be  ‘substantial’.    In  particular,  it  is  noted  that  a  market  might  be geographically small but nevertheless ‘substantial within a region in which it is located’.   Accordingly, it is important that the parties provide information setting out details such as, but not limited to,   

* potential competitors within the target market;  * the goods and services that are to be provided when one or more of 

the  parties  to  the  proposed  transaction  are  either  the  supplier  or customer; 

 * the goods and services that are to be provided and are considered to 

be broadly substitutable; and  

6

* a  description  of  the  relevant  chain(s)  of  production  including  a reference to the anticipated end users.  

 ∗ Related Markets and available substitutes also need to be disclosed by the 

interested parties as they will be considered by the ACCC.  ∗ Market  Share.    The  proportion  of  the market  share  that  the  proposed 

transaction would award the party acquiring the asset in comparison to the identified competitors within the target market also needs to be disclosed.  The ACCC will then consider whether the new distribution of market share is likely to result in a dominant player emerging within that market.   

 ∗ Barriers to entry should also be defined as the relative ease for a business 

to enter any particular market may influence the competitive constraint on a merged entity.  

 ∗ Other  factors  as  suggested  by  the Guidelines may  include  the  extent  to 

which  the  market(s)  is  characterised  by  conditions  conducive  to coordinated  conduct  and  the  extent  to  which  any  efficiency  enhancing aspect of a merger may impact on the competitiveness of the market(s).  

 An example of an ACCC decision  Woolworths Limited – proposed acquisition of Karabar Supermarket  

In reaching its decision, the ACCC considered the following issues.      

 a) With/Without Test  

The  “with/without  test”  which  compares  the  likely  competitive environment  post‐merger  if  the  transaction  proceeds  (the  “with” position)  to  the  likely  competitive  environment  post‐merger  if  the transaction does not proceed (the “without” position).    Under these circumstances the ACCC established that  in the absence of the proposed merger the Karabar Supermarket would be acquired by an 

7

alternative competitor which would entail a higher  level of competitive tension in the market, resulting in increased competition on pricing and promotions, range, quality of fresh produce, service levels.   

 b) Market Definition   

As  noted  above,  “market  definition”  is  a  critical  component  of  the ACCC’s  assessment  in  determining whether  or  not  competition  in  the target market will be substantially lessened.   

 The ACCC considers market definition using a forward looking, purposive approach. Accordingly, in its assessment, the ACCC took into account all of  the  proposed  developments  in  and  around  Karabar,  all  proposed extensions to local railway lines (public transport) and the potential road barriers that existed between Karabar and the Woolworths supermarket in the neighbouring suburb.  The ACCC subsequently established that the market  was  a  local  retail  supermarket  market  of  a  3‐5km  radius surrounding the Karabar supermarket.   

 c) Barriers to Entry  

The ACCC also assessed  the  likelihood of a new entry, or  the  threat of new  entry,  in  the  local market  and whether  any  such  likely  entry  or expansion  would  act  as  a  sufficient  constraint  on  Woolworths  to alleviate  the ACCC’s  competition  concerns  in  relation  to  the proposed acquisition.  

 The ACCC considered development proposals and determined that while there is some prospect of the development of an additional supermarket in  the region, the prospect  is highly uncertain and this uncertainty was compounded  by  the  lack  of  other  suitably  located  and  zoned  sites.  Accordingly,  the  ACCC  concluded  that  access  to  suitable  new  sites constitutes  a  high  barrier  to  entry  and  therefore  the  concern  of  the acquisition substantially lessening competition remained.   

 The ACCC  therefore  formed  the view  that  the proposed acquisition would be likely to result in a substantial lessening of competition in the local retail 

8

supermarket  market  in  contravention  of  section  50  of  the  TPA  and therefore decided to oppose the proposed acquisition.