Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Analiza godišnjih izvješća kao podrška upravljanjuarhivima
Marjanović, Katarina
Master's thesis / Diplomski rad
2014
Degree Grantor / Ustanova koja je dodijelila akademski / stručni stupanj: Josip Juraj Strossmayer University of Osijek, Faculty of Humanities and Social Sciences / Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku, Filozofski fakultet
Permanent link / Trajna poveznica: https://urn.nsk.hr/urn:nbn:hr:142:833100
Rights / Prava: In copyright
Download date / Datum preuzimanja: 2021-11-27
Repository / Repozitorij:
FFOS-repository - Repository of the Faculty of Humanities and Social Sciences Osijek
0
Sveučilište J. J. Strossmayera u Osijeku
Filozofski fakultet
Diplomski studij informatologije
Katarina Marjanović
Analiza godišnjih izvješća kao podrška
upravljanju arhivima
Diplomski rad
izv.prof.dr.sc. Gordana Dukić
Osijek, 2014.
1
Sadržaj
Sažetak.............................................................................................................................................3
1. Uvod.............................................................................................................................................4
2. Upravljanje informacijskim ustanovama....................................................................................5
3. Arhivi...........................................................................................................................................7
3.1. Vrste arhiva...................................................................................................................8
3.2. Zadaće arhiva..............................................................................................................10
3.3. Arhivska zvanja..........................................................................................................12
3.4. Položaj arhiva u RH....................................................................................................13
4. Državni arhiv u Osijeku.............................................................................................................19
4.1. Osnivanje arhiva.........................................................................................................19
4.2. Ustrojstvo....................................................................................................................20
4.3. Upravljanje i vođenje arhiva.......................................................................................21
4.4. Najznačajnije arhivsko gradivo...................................................................................23
4.5. Dokumentacijsko-informacijski centar i korištenje arhivskoga gradiva...................23
4.6. Statistički izvještaj Državnog arhiva u Osijeku.........................................................25
5. Analiza godišnjih izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku.....................................................30
5.1. Cilj i metodologija istraživanja..................................................................................31
5.2. Stvarno radni dani arhiva............................................................................................31
5.3. Matični poslovi arhivske službe..................................................................................34
5.4. Analiza radnih dana vezanih za arhivsko gradivo......................................................37
5.5. Stručno usavršavanje arhivskih djelatnika.................................................................46
5.6. Zaštita i obrada knjižnog gradiva...............................................................................48
5.7. Stručno-znanstvena djelatnost....................................................................................49
5.8. Informacijski sustav i unosi podataka.........................................................................51
5.9. Izdavačka djelatnost....................................................................................................53
5.10. Kulturno-prosvjetna djelatnost..................................................................................56
5.11. Stručno-administrativni poslovi................................................................................57
5.12. Fotografija i mikrografija..........................................................................................59
5.13. Knjigovežnica i restauracija u arhivu u Osijeku.......................................................61
5.14. Ostalo (uprava)..........................................................................................................63
5.15. Izvješće o radu u 2013. godini..................................................................................64
2
5.16. Rasprava....................................................................................................................66
6. Zaključak..................................................................................................................................68
Literatura........................................................................................................................................70
Prilozi.............................................................................................................................................73
3
Sažetak
Ovaj rad prikazuje analizu godišnjih izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku u razdoblju
od 2000. do 2013. godine. Svrha ove analize bila je prikazati pomoću prikupljenih podataka na
koji način je arhiv ispunjavao svoje zadaće, kojih godina se, primjerice, više vremena utrošilo na
zaštitu gradiva, a kojih više na izdavačku djelatnost. Sami podaci o aktivnostima arhiva mogu
pripomoći u daljnjem upravljanju tj. pravilnom raspoređivanju djelatnika i aktivnosti na određeni
broj dana koje aktivnost zahtjeva.
U prvom dijelu rada opisani su osnovni pojmovi, poput upravljanja, arhiva, fonda, zbirke
itd. Pobliže su pojašnjenje vrste arhiva, zadaće arhiva i arhivska zvanja. Zatim slijedi kratka
statistička analiza položaja arhiva u Republici Hrvatskoj za razdoblje od 1993. do 2011. godine.
Sljedeći dio rada centrira se na Državni arhiv u Osijeku, osnivanje samoga arhiva,
ustrojstvo, upravljanje i vođenje arhiva, navodi se najznačajnije gradivo, pojašnjava što je točno
dokumentacijsko-informacijski centar te na koje načine se arhivsko gradivo može koristiti. Zatim
slijedi pregled statističkih podataka za razdoblje od 1993. do 2011. godine iz Statističkih
izvještaja koje prikuplja Državni zavod za statistiku svake tri godine i kratki zaključak.
Posljednji dio rada je sama analiza godišnjih izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku.
Navode se cilj i metodologija istraživanja. Analiza je podijeljena u potpoglavlja u kojima su
navedene određene aktivnosti te dani utrošeni na obavljanje istih. Rad završava raspravom u
kojoj su navedeni zaključci donešeni na temelju analize.
Ključne riječi: arhivi, upravljanje arhivima, godišnja izvješća o radu, Državni arhiv u Osijeku.
4
1. Uvod
Arhivi su ustanove čija je glavna zadaća čuvanje, obrada i omogućavanje korištenja
arhivskog gradiva. Nastali su iz potrebe da se sačuvaju zapisi o javnopravnim, privatnopravnim,
sudbenim, upravnim, političkim i ostalim pravnim poslovima i događanjima. Ovaj rad prikazuje
analizu godišnjih izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku u razdoblju od 2000. do 2013. godine.
Glavni zadatak analize je brojčanim podacima prikazati na koje aktivnosti arhiva je utrošeno
koliko radnih dana tijekom kojih godina. U razdoblju od 2000. do 2011. godine izvješća su
izrađivana na isti način, podijelom ukupnog broja stvarno radnih dana na aktivnosti tijekom
godine, a 2012. godine navedene su aktivnosti, no ne i dani koji su utrošeni na njih. Godine
2013. dolazi do velike promjene u načinu izrade izvješća što je i opisano u radu.
Upravljanje arhivom obuhvaća poznavanje svih zadaća arhiva te pravilno raspoređivanje
djelatnika i aktivnosti na određeni broj dana koje aktivnost zahtjeva. Potrebno je prepoznati
zahtjeve koje postavlja gradivo, pretpostaviti zahtjeve korisnika, omogućiti djelatnicima stručno
usavršavanje te izrađivati prijedloge programa za unapređenje Arhiva, ali i djelatnika. Analizom
godišnjih izvješća dobivamo bolji uvid u rad arhiva kroz godine te možemo donijeti određene
zaključke koji će nam pripomoći u daljnjem upravljanju.
Sam rad započinje poglavljem o upravljanju informacijskim ustanovama. Definira se
pojam upravljanja, navode se funkcije upravljanja te se govori o upravljanju arhivima i
povezanosti s godišnjim izvješćima o radu.
Rad se nastavlja općim informacijama o arhivima, poput što su arhivi, fond, zbirka, koje
vrste arhivskog gradiva postoje itd. Zatim su pobliže pojašnjene vrste arhiva, institucionalizirani
arhivi, arhivi u sastavu, javni te privatni arhivi; zadaće arhiva i arhivska zvanja. Poglavlje
završava kratkom statističkom analizom položaja arhiva u Republici Hrvatskoj za razdoblje od
1993. do 2011. godine. Neki od podataka koji su navedeni su broj arhiva, korisnici arhiva, broj
zaposlenih u arhivima i drugo. Sljedeće poglavlje se centrira na Državni arhiv u Osijeku,
osnivanje samoga arhiva, ustrojstvo, upravljanje i vođenje arhiva, navodi se najznačajnije
arhivsko gradivo, pojašnjava što je točno dokumentacijsko-informacijski centar te na koje načine
se arhivsko gradivo može koristiti. Poglavlje završava pregledom statističkih podataka za
razdoblje od 1993. do 2011. godine iz Statističkih izvještaja koje prikuplja Državni zavod za
statistiku svake tri godine i zaključkom.
Posljednje poglavlje je sama analiza godišnjih izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku u
razdoblju od 2000. do 2013. godine. Navode se cilj i metodologija istraživanja. Svako godišnje
izvješće započinje Uvodom u kojemu su navedeni osnovni podaci o samom Arhivu, zadaci
5
Arhiva u toj godini te problemi s kojima su se susreli. Sama izvješća podijeljena su na
potpoglavlja te su na isti način i prikazani podaci. Potpoglavlja su: Nadzor nad registraturnim i
arhivskim gradivom, Sređivanje i obrada arhivskog gradiva, Zaštita gradiva u arhivu, Korištenje
arhivskog gradiva, Stručno usavršavanje arhivskih djelatnika, Zaštita i obrada knjižnog gradiva,
Stručno-znanstvena djelatnost, Informacijski sustav arhiva, Izdavačka djelatnost, Kulturno-
prosvjetna djelatnost arhiva, Stručno-administrativni poslovi, Fotografija i mikrografija,
Restauracija i uvezi knjiga te Ostalo (uprava). Od 2004. godine u izvješće je uvrštena i
Međunarodna suradnja te Središnje evidencije arhivske službe. Sve tablice s podacima
popraćene su slikama na kojima se jasno mogu iščitati podaci, te vidjeti porast ili pad u danima
utrošenim na određenu aktivnost. Rad završava raspravom u kojoj su donešeni zaključci na
temelju analize.
2. Upravljanje informacijskim ustanovama
Informacijske ustanove (organizacije) definirane su kao entiteti koji pružaju rješenja
utemeljena na informacijama određenom tržištu. Uobičajeni nazivi takvih organizacija uključuju
knjižnice, informacijske centre, odjele za konkurentnost, odjele za intranet, centre za izvore
znanja, organizacije za upravljanje sadržajem i drugo.1
Upravljanje (eng. management) je proces u kojem se koordiniraju aktivnosti drugih ljudi
pomoću kojih se ostvaruju ciljevi organizacije uz efikasnu i efektivnu uporabu svih raspoloživih
resursa organizacije. 2 Izraz menadžment često se upotrebljava kao zamjena za riječ upravljanje
te se u literaturi upravo taj izraz najčešće i koristi kada se govori o upravljanju organizacijama.
Temeljna zadaća menadžmenta je učiniti ljude sposobnima za zajedničko izvršavanje zadataka
putem zajedničkih ciljeva i zajedničkih vrijednosti.3
Osnovne funkcije menadžmenta su planiranje, organiziranje, vođenje, kontroliranje te
upravljanje ljudskim resursima.
Planiranje uključuje izbor misije i ciljeva te akcija za njihovo ostvarivanje. Sam se proces
planiranja sastoji od pet faza: definiranja ciljeva ustanove, određivanja stvarnog položaja
ustanove u odnosu na postavljene ciljeve, predviđanja budućih događaja, izrade planova za
ostvarivanje ciljeva te implementacije plana i ostvarivanja rezultata.
1 Usp. Abels, Eileen...[et al.] Kompetencije informacijskih stručnjaka 21. stoljeća. URL:
http://www.nsk.hr/cuk/dokumenti/SLA%20kompetencije.pdf (2014-09-08), str. 1. 2 Usp. Sikavica, Pere; Bahtijarević-Šiber, Fikreta; Pološki Vokić, Nina. Temelji menadžmenta. Zagreb: Školska
knjiga, 2008. Str. 9 3 Isto. Str. 5.
6
Da bi se planirani ciljevi ostvarili, potrebno je odrediti uloge koje će pojedini članovi
ustanove obavljati, a to je zadatak funkcije organiziranja. Ona ima zadatak uspostaviti i
klasificirati sve potrebne aktivnosti u ustanovi, grupirati aktivnosti i dodjeljivati ih pojedinim
organizacijskim jedinicama, menadžerima i zaposlenima, odrediti uloge ljudima koji rade
zajedno u ustanovi i osigurati koordinaciju u organizacijskoj strukturi ustanove.4
Vođenje je jedna od najvažnijih funkcija menadžmenta. Ono podrazumijeva niz
aktivnosti koje su usmjerene na interakciju između menadžera i suradnika. Najvažnija je
sposobnost vođe da utječe na ljude kako bi oni svojim radom pridonijeli organizaciji i
zajedničkim ciljevima.
Kontrola predstavlja nadzor nad djelovanjem ustanove sa svrhom da ona ostane na
pravom putu radi ostvarenja ciljeva. Proces kontrole uključuje tri koraka: određivanje standarda,
kao referentne veličine za usporedbu ostvarenog s planiranim; mjerenje ostvarenih rezultata u
odnosu na plan te otklanjanje odstupanja od standarda i plana.
Upravljanje ljudskim resursima svodi se na popunjavanje radnih mjesta u ustanovi,
zadržavanje i motiviranje kvalitetnih radnika i stalnu izobrazbu, usavršavanje i razvoj
zaposlenih. U širem smislu, sustav upravljanja ljudskim resursima obuhvaća istraživanje ljudskih
resursa, zapošljavanje, razvoj ljudskih resursa, nagrađivanje, brigu o zdravlju i životu zaposlenih
i odnose sa zaposlenima i sindikatom. 5
Upravljanje arhivom određeno je zakonskim propisima, sustavom pribavljanja potrebnih
financijskih sredstava, što bi u slučaju arhiva RH bilo Ministarstvo kulture, te sistemom
unutrašnje organizacije rada koji definira mehanizam planiranja i njegove ciljeve, praćenje rada
kao rezultata odabranog sustava, rezultate rada koji se ogledaju u ispunjavanju osnovnih funkcija
arhivske institucije (čuvanje i korištenje arhivske građe) te program provjere ostvarenih ciljeva. 6
Arhiv donosi strateški plan ustanove, u kojemu navodi ciljeve ili područja aktivnosti na
koja će arhiv biti usredotočen tijekom te ili više sljedećih godina. Strateški plan arhiva usklađen
je sa Strateškim planom Ministarstva kulture i drugim, arhivu bitnim, strategijama.7
Početkom svake godine arhiv donosi izvješće o radu za prethodnu godinu, tj. pismenu
prezentaciju činjenica u svezi sa poduzetim aktivnostima. Izvješće o radu je dokument kojim
4 Usp. Sikavica, Pere; Bahtijarević-Šiber, Fikreta. Menadžment: Teorija menadžmenta i veliko empirijsko
istraživanje u Hrvatskoj. Zagreb: Masmedia, 2004. Str. 74-76. 5 Isto. Str. 76-78.
6 Usp. Rastić, Marijan. Upravljanje manjim komunalnim i regionalnim arhivima. //Arhivski vjesnik 27, (1984).
URL: http://arhivskivjesnik.arhiv.hr/index.php/AV/article/viewFile/1258/1341 (2014-09-03). Str. 109. 7 Usp. Strateški plan 2012. - 2015. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2011. URL:
http://www.arhiv.hr/cs/groups/public/documents/document/mdaw/mda5/~edisp/web2hdarhivloc009402.pdf (2014-
09-09). Str. 3-4.
7
arhiv objektivno prikazuje rezultate rada prethodne godine, navode se osnovne informacije o
arhivu, problemi s kojima su se susretali, te ostvareni rezultati u odnosu na planirano. Kao što je
ranije navedeno, jedna od glavnih funkcija upravljanja je kontrola, tj. nadzor nad djelovanjem
ustanove sa svrhom da ona ostane na pravom putu radi ostvarenja ciljeva. Godišnja izvješća o
radu pomažu u kontroliranju ostvarenih ciljeva, a samim time i upravljanju. Bitno je naglasiti
važnost izrade izvješća upravo kako bi se ispunjenje ciljeva i aktivnosti ustanove, u ovom slučaju
arhiva, mogli pratiti, te ukoliko je potrebno promijeniti na temelju zaključaka donešenih
analizom izvješća.
3. Arhivi
Arhivi su ustanove ili službe čija je glavna zadaća čuvanje, obrada i omogućavanje
korištenja arhivskog gradiva.
Arhivsko se gradivo može nalaziti posvuda, u uredima, priručnim spremištima, kod kuće,
u knjižnicama, muzejima ili negdje u informacijskom sustavu koji netko koristi, no sva navedena
mjesta ili službe ne smatraju se arhivima.8
Osim povijesnog, znanstvenog i kulturnog značaja arhivski dokumenti su osnova za
dokazivanje prava države, ustanova i vlasnika te su najvažnije sredstvo za dokazivanje rada i
događaja u prošlosti u zemlji i izvan nje. Zbog važnosti podataka arhivsko gradivo je
nezamjenjiv temelj za ljudsko društvo u svim njegovim oblicima.9
Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima10
arhivsko gradivo jesu zapisi ili
dokumenti (pisani, tiskovni, crtani, slikovni, zvučni ili sačuvani na nekome drugom nosaču)
nastali djelatnošću fizičke ili pravne osobe, važni za povijest, znanost ili kulturu, bez obzira na
mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.
Javno arhivsko ili registraturno gradivo jest arhivsko gradivo nastalo djelovanjem
državnih tijela, uprave i lokalne samouprave, javnih ustanova, poduzeća i organizacija te pravnih
osoba i osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti.
Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva. Registraturno gradivo
jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili
fizičke osobe. Ono se smatra arhivskim gradivom u nastajanju.
Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih
pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne
8 Usp. Ivanović, Jozo. Priručnik iz arhivistike. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2010. Str. 107.
9 Usp. Sršan, Stjepan. Pola stoljeća arhiva u Osijeku: (1947.-1997.). Osijek: Povijesni arhiv u Osijeku, 1997. str. 7.
10 Usp. Narodne novine (1997). Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. URL:
http://arhinet.arhiv.hr/_Download/PDF/Zakon_o_arhivskom_gradivu_i_arhivima.pdf (2014-07-28)
8
službe i ako nije u državnom vlasništvu. Hrvatski državni arhiv utvrđuje popis imatelja
arhivskoga gradiva u privatnom vlasništvu za koje po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi da je od
interesa za državu.
Arhivski fond jest cjelina arhivskoga gradiva nastala djelatnošću neke fizičke ili pravne
osobe.
Arhivska zbirka jest skupina zapisa dokumenata različitog podrijetla objedinjenih na
temelju zajedničkog obilježja, kao što su sadržaj, jezik, vrsta podloge i sl.
Obavijesno pomagalo je popis arhivskog fonda ili zbirke namijenjen istraživačima radi
uvida u sadržaj fonda, odnosno zbirke. Osnovne vrste obavijesnih pomagala jesu vodič, inventar
(našastar) i kazalo.
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji, dok
je nekonvencionalno gradivo ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti
na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu, na cd-u i dr.
Imateljima arhivskoga arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju se pravne i fizičke
osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga posjeduju.
Stvarateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju se pravne ili fizičke osobe
čijim djelovanjem i radom ono nastaje.
Pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno
registraturno gradivo do predaje nadležnom arhivu.11
3.1. Vrste arhiva
Postoji nekoliko vrsta arhiva: institucionalizirani arhivi, arhivi u sastavu, javni arhivi te
privatni arhivi. Oni će u nastavku biti pojašnjeni.
Kada arhiv obavlja djelatnost za jednog stvaratelja ili za jedan segment uprave, možemo
očekivati da će takav arhiv češće biti organiziran kao služba ili odjel u okviru toga stvaratelja ili
segmenta upravnog sustava. Tako su gradski i općinski arhivi, sveučilišni ili arhivi pojedinih
gospodarskih subjekata, udruga i drugih pravnih osoba često ustrojeni kao službe ili odjeli u
sastavu unutar ukupnog organizacijskog ustroja sustava čije gradivo arhiviraju. Oni se nazivaju
arhivi u sastavu. Osim formalno-pravnog statusa, u njihovu ustroju i načinu rada često nema
osobite razlike u odnosu na arhive koji djeluju kao zasebne ustanove, ima takvih gospodarskih,
sveučilišnih i drugih arhiva u sastavu koji se po svojoj djelatnosti i veličini, pa čak i po
autonomiji u radu, ne razlikuju od prosječnih nacionalnih arhiva.
11
Isto.
9
Današnji državni arhivi tipičan su primjer institucionaliziranih i često centraliziranih
arhivskih programa, u kojima je jedan arhiv ili mreža državnih arhiva nadležna za gradivo
cjelokupne državne uprave. Takvi arhivi su javni arhivi, a mogu biti arhivi općeg tipa, koji
preuzimaju gradivo svih državnih tijela, ako nije propisan kakav izuzetak, pa i drugo javno i
privatno gradivo za koje nije određen drugi arhiv kao nadležan. Osim općih, možemo imati i
specijalizirane državne arhive, takve koji su nadležni za gradivo pojedinih državnih tijela ili
upravnih područja koja su izdvojena iz nadležnosti državnog arhiva općeg tipa. Najčešće se radi
o parlamentarnim arhivima, vojnim arhivima koji pokrivaju resor obrane i oružane snage te
arhivima ministarstava vanjskih poslova, no ima i drugih. Državni arhivi, naročito središnji ili
nacionalni, često imaju i posebnu ulogu u razvoju i usklađivanju arhivske djelatnosti u zemlji u
cjelini. Ova uloga ne proizlazi tek iz njihova položaja, iako i on ima određeni značaj, već se
prvenstveno temelji na ljudskim i materijalnim resursima kojima raspolažu. 12
Najvažniji segment javnih arhiva izvan sustava državnih arhiva svakako su arhivi jedinica
lokalne i područne samouprave: arhivi gradova odnosno općina koji prikupljaju arhivsku građu
grada odnosno općine te arhivi koji prikupljaju arhivsku građu na razini regije.13
Komunalni se
arhivi znaju međusobno dosta razlikovati u pogledu ustroja, veličine i načina organiziranja
djelatnosti. Ima velikih gradskih arhiva koji djeluju kao samostalne ustanove s vrlo razvijenim
javnim programima, ali i skromnih arhivskih programa u okviru jednoga od upravnih odjela koji
više nalikuju manjoj pismohrani. Ponegdje se starije arhivsko gradivo nalazi u drugoj gradskoj
kulturnoj ustanovi, knjižnici ili muzeju, gdje čini zasebnu zbirku ili "povijesni" dio gradskog
arhiva, za razliku od novijega dijela koji se trajno čuva u nadležnom upravnom odjelu. Arhivsko
gradivo jedinica lokalne i područne samouprave često se nalazi u teritorijalno nadležnim
državnim arhivima. 14
Među drugim javnim arhivima treba istaknuti sveučilišne, medijske i pojedine
specijalizirane arhive iza kojih stoji država ili druga javna vlast. Općenito bismo mogli reći da
razlikujemo dva tipa specijaliziranih arhiva: specijalizirane arhive kao zasebne institucije i kućne
(in house) arhive, tj. one gdje se kod stvaratelja ujedno nalazi i cjelokupno arhivsko gradivo
nastalo njegovom redovnom djelatnošću. 15
Privatni arhivi prikupljaju i čuvaju gradivo svojih osnivača, a ponekad i drugih privatnih
pravnih i fizičkih osoba. Među privatnim arhivima obično se kao značajniji ističu arhivi vjerskih
12
Usp. Ivanović, Jozo. Nav. dj., str. 109-110. 13
Usp. Rastić, Marijan. Nav. dj., str. 107. 14
Usp. Ivanović, Jozo. Nav. dj., str. 110-112. 15
Usp. Tadin, Ornata. Specijalizirani arhivi. // Arhivski vjesnik 44, (2001). URL: http://hrcak.srce.hr/9311 (2014-
09-04), str. 44.
10
zajednica, gospodarski i obiteljski arhivi, arhivi političkih stranaka i drugih društveno
angažiranih pokreta i organizacija. U proteklih tridesetak godina brojni su pokreti za zaštitu
ljudskih prava ili prava i interesa specifičnih skupina otkrili snagu identifikacije i javnog
djelovanja koju sadrži koncept arhiva, tako da danas imamo dosta arhiva posvećenih takvim
pokretima i skupinama, od ljudskih prava, ravnopravnosti spolova i manjinskih društvenih
skupina, do čisto interesnih asocijacija. Činjenica da je osnovan takav arhiv govori da je pokret,
skupina ili ideja koja stoji iza njega već postala relevantna i prihvaćena kao sugovornik u društvu
kojem se obraća.16
3.2. Zadaće arhiva
Arhivski program svoju svrhu ispunjava time što odgovara na zahtjeve i potrebe
okruženja u kojem i za koje djeluje, pa je prema tome potrebno i usmjeravati njegovu djelatnost.
Više je izvora takvih zahtjeva i potreba odnosno korisnika usluga arhiva u širem smislu:
korisnici gradiva, odnosno osobe i institucije kojima su gradivo ili podaci koje sadrži
potrebni iz osobnih, poslovnih ili službenih razloga,
stvaratelji gradiva kojima arhivski program pruža podršku u upravljanju njihovom
dokumentacijom,
pojedine djelatnosti koje arhivski program podupire tako da osigurava izgradnju i
dugoročno čuvanje informacijskih resursa potrebnih ili korisnih za obavljanje i razvoj
djelatnosti (npr. znanost, obrazovanje, kulturne djelatnosti, mediji i dr.)
interes društva ili društvenih skupina za očuvanje njihova povijesnog i kulturnog
naslijeđa, identiteta i vrijednosti do kojih drže, a povezane su ili se mogu predstaviti
arhivskim gradivom.
Svaki arhivski program treba se odrediti prema ovim potrebama, interesima i njihovim
sadašnjim i budućim nositeljima u svojoj sredini. Usluge koje im pruža njegov su krajnji
proizvod i mjerilo uspješnosti. Stoga su oblikovanje i skrb za kvalitetu i dostupnost usluga
ključne zadaće oko kojih se organizira djelatnost arhivskog programa i radi kojih se obavljaju
klasične arhivske funkcije kao što su preuzimanje, zaštita ili sređivanje gradiva.
Prva zadaća u okviru svakog arhivskog programa, radilo se o velikom arhivu ili maloj
pismohrani, jest usustaviti ga i usmjeriti prema onome što je zaista bitno za ostvarenje njegove
svrhe.
16
Usp. Ivanović, Jozo. Nav. dj., str. 113-114.
11
Druga zadaća je oblikovati usluge koje arhivski program pruža svome okruženju i
korisnicima te se pobrinuti za njihovu što bolju vidljivost i dostupnost. Potrebno je uočiti što se
od njega očekuje, kakva vrsta, opseg i razina usluga su poželjni i mogući te čime program može
pokazati i naglasiti svoju ulogu i značaj gradiva za sredinu u kojoj djeluje. Analiza okruženja,
mogućnosti i izazova treba dovesti do odgovora na pitanje što arhivski program treba dati i
kakve će usluge razvijati.
Treća zadaća arhiva jest organizirati obavljanje pojedinih arhivskih funkcija. Svaki
arhivski program obuhvaća nekoliko tipičnih arhivskih funkcija koje ga određuju: planiranje i
organizaciju programa, vrednovanje, akvizicijsku politiku i izgradnju fondova i zbirki, sređivanje
i opis gradiva, dostupnost i korištenje, javnu djelatnost i promidžbu te zaštitu i očuvanje gradiva.
Svaku od ovih funkcija potrebno je urediti i usustaviti imajući u vidu cjelinu programa, njegove
ciljeve i usluge koje pruža okruženju u kojem djeluje. 17
Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima propisane su zadaće Hrvatskog državnog
arhiva, područnih državnih arhiva te arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave.
Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični državni arhiv, obavlja arhivsku službu u odnosu
na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća, te
pravnih osoba, obitelji i pojedinaca, čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili
većem dijelu Republike Hrvatske, odnosno koja ima značenje za Republiku Hrvatsku.
Područni državni arhivi obavljaju arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo
državnih tijela, pravnih osoba s javnim ovlastima i javnih službi koje obavljaju djelatnost na
području jedne ili više jedinica lokalne samouprave i uprave i u odnosu na gradivo koje nastaje
na području djelovanja toga arhiva.
Arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave čuvaju, zaštićuju, obrađuju i koriste javno
arhivsko gradivo tijela lokalne samouprave i uprave i njihovih javnih službi.18
Državni arhivi u sklopu svojih zadaća propisanih Zakonom o arhivskom gradivu i
arhivima provode mjere zaštite arhivskoga gradiva u arhivu i brinu za njegovu sigurnost, sređuju,
propisuju i objavljuju arhivsko gradivo, te ga daju na korištenje, obavljaju stručni nadzor nad
čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove
zaštite, provode neposredan nadzor nad radom arhiva i drugih imatelja arhivskoga gradiva izvan
sustava državnih arhiva, preuzimaju javno arhivsko gradivo, prikupljaju privatno arhivsko
gradivo otkupom, poklonom ili pohranom, obavljaju sigurnosno i zaštitno snimanje arhivskoga
17
Isto, str. 128.-129. 18
Usp. Narodne novine (1997). Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. URL:
http://arhinet.arhiv.hr/_Download/PDF/Zakon_o_arhivskom_gradivu_i_arhivima.pdf (2014-07-28)
12
gradiva, te restauratorske i konzervatorske poslove u svezi s arhivskim gradivom, daju podatke,
izvatke iz dokumenata i ovjerovljene prijepise na zahtjev korisnika, izrađuju i objavljuju
obavijesna pomagala za pojedine arhivske fondove i zbirke, organiziraju predavanja, tečajeve i
druge oblike stručnog osposobljavanja i usavršavanja arhivskog osoblja, priređuju izložbe,
predavanja i provode druge oblike kulturne djelatnosti radi poticanja zanimanja za arhivsko
gradivo i arhivsku djelatnost, surađuju međusobno i s drugim ustanovama kulture, znanstvenim i
srodnim ustanovama dokumentacijske i informacijske službe radi unapređenja arhivske
djelatnosti i znanstvenoga rada u području arhivistike, pomoćnih povijesnih i informacijskih
znanosti te obavljaju i druge poslove određene Zakonom i drugim propisima.19
3.3. Arhivska zvanja
Temeljna stručna zvanja u arhivskoj struci su arhivski tehničar, viši arhivski tehničar i
arhivist. Viša stručna zvanja su viši arhivist i arhivski savjetnik. Uvjeti i način stjecanja
temeljnih stručnih zvanja propisani su Pravilnikom o uvjetima i načinu stjecanja stručnih zvanja
u arhivskoj struci (NN 107/10), a podrazumijevaju odgovarajući stupanj obrazovanja, određeno
radno iskustvo i polaganje stručnog ispita.20
Stručne ispite u arhivskoj struci provodi
Povjerenstvo za polaganje stručnih ispita u arhivskoj struci Hrvatskog arhivskog vijeća.
Povjerenstvo ima tri člana, a oni mogu biti osobe koje su stekle stručno zvanje viši arhivist ili
arhivski savjetnik. 21
Arhivski tehničar može biti osoba koja ima višu srednju stručnu spremu i koja je položila
stručni ispit za arhivskog tehničara. Viši arhivski tehničar je osoba koja ima višu stručnu spremu
i koja je položila stručni ispit za višeg arhivskog tehničara. Arhivist je osoba koja ima visoku
stručnu spremu i koja je položila stručni ispit za arhivista.
Viši arhivist može biti osoba s položenim stručnim ispitom za arhivista, najmanje pet
godina radnog iskustva u obavljanju stručnih poslova na radnom mjestu arhivista nakon
položenoga stručnog ispita i koja je objavila zapažene stručne ili znanstvene radove iz arhivske
struke. Arhivski savjetnik može biti osoba s položenim stručnim ispitom za arhivista, priznatim
zvanjem višeg arhivista i s najmanje deset godina rada u arhivskoj struci, koja je objavila
19
Isto. 20
Usp. Hrvatski Državni Arhiv: Arhivska zvanja. URL: http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Arhivi-u-
RH/Arhivska-zvanja/index.htm (2014-07-28) 21
Usp. Pravilnik o uvjetima i načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci. URL: http://narodne-
novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2010_09_107_2870.html (2014-07-28)
13
značajne znanstvene i stručne radove iz arhivske struke i koja po svojim stručnim kvalitetama
može obavljati najsloženije poslove arhivske struke. 22
3.4. Položaj arhiva u RH
U Hrvatskoj o arhivskoj instituciji kao takvoj možemo govoriti tek od 20. st. U trenutku
raspada Austro-Ugarske na području Hrvatske, u sklopu upravnih nadleštava, postoje tri arhiva:
u Zagrebu, Dubrovniku i Zadru. U Hrvatskoj su arhivisti, posebice do 1945. godine, sami
povjesničari koji gradivo tretiraju kao povijesni izvor. Kraljevina Jugoslavija i NDH nisu
donijele arhivske zakone. Godine 1950. donesen je Opći zakon o državnim arhivima. Povezanost
registratura i arhiva dobiva na značenju, organizira se vanjska služba, a arhivi brinu za gradivo u
nastajanju. U razvoju arhivske službe u Hrvatskoj posebno je značajno razdoblje od 1956. do
1962. godine kada je utemeljena mreža arhivskih ustanova, donešeni republički arhivski propisi,
te organizirana služba nadzora nad gradivom izvan arhiva. 23
Današnji sustav arhivske službe u Hrvatskoj čine državni arhivi, druge baštinske ustanove
u kojima se čuva arhivsko gradivo (arhivi izvan mreže državnih arhiva), stvaratelji i imatelji
arhivskoga gradiva te segment upravljanja službom. Za sam rad arhivske službe mjerodavno je
Ministarstvo kulture, gdje u okviru Uprave za arhivsku djelatnost i arheološku baštinu djeluje
Odjel za arhivsku djelatnost. Kao savjetodavno tijelo ministra kulture za stručne arhivske
poslove pri Ministarstvu djeluje Hrvatsko arhivsko vijeće koje se, uz opća pitanja, bavi
unapređenjem i razvitkom službe. Ono razmatra godišnje programe i izvješća o radu državnih
arhiva, daje mišljenje o osnivanju novih arhiva, usmjerava međunarodnu arhivsku suradnju,
potiče donošenje i promjene zakona i provedbenih propisa te predlaže dodjeljivanje viših zvanja
u arhivskoj struci i drugo. Svi stručni i administrativni poslovi Vijeća kao i njegove odluke
provode se preko Hrvatskoga državnoga arhiva (HDA) koji je ujedno zadužen za sve matične i
razvojne poslove nacionalne arhivske službe.
Sadašnju mrežu državnih arhiva čine HDA kao središnja i matična arhivska ustanova i 18
područnih državnih arhiva (u Bjelovaru, Dubrovniku, Gospiću, Karlovcu, Križevcima, Osijeku,
Pazinu, Rijeci, Sisku, Slavonskom Brodu, Splitu, Šibeniku, Štrigovi, Varaždinu, Virovitici,
Vukovaru, Zadru i Zagrebu) u sastavu kojih djeluje i 8 sabirnih arhivskih centara (Petrinja,
Krapina, Koprivnica, Požega, Nova Gradiška, Metković, Senj, Žrnovo). HDA je mjerodavan za
22
Narodne novine (1997). Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. URL:
http://arhinet.arhiv.hr/_Download/PDF/Zakon_o_arhivskom_gradivu_i_arhivima.pdf (2014-07-28) 23
Usp. Boras, Damir; Heđbeli, Živana. Položaj i uloga arhiva i pismohrana u suvremenom društvu,2005. URL:
http://www.had-info.hr/rad-drustva/izlaganja/72-polozaj-i-uloga-arhiva-i-pismohrana-u-suvremenom-drustvu (2014-
07-28)
14
gradivo središnjih državnih tijela i ostalo gradivo od značaja za Republiku Hrvatsku u cjelini, a
područni državni arhivi skrbe za gradivo jedinica lokalne samouprave (gradovi, općine,
županije), državnih tijela na lokalnoj razini i drugih stvaratelja na području njihova djelovanja.24
U nastavku su prikazani statistički podaci preuzeti s web stranice Državnog zavoda za
statistiku, a odnose se na broj arhiva i arhivskih fondova i zbirki, broj korisnika arhiva, broj i
površinu arhiva te zaposlene u arhivima u razdoblju od 1993. do 2011. godine. Podaci za
prosječne isplaćene neto plaće prikazani su za razdoblje od 2009. do 2014. godine iz razloga što
ranije godine nisu dostupne.
Tablica 1 prikazuje broj arhiva te broj arhivskih fondova i zbirki u razdoblju od 1993. do
2011. godine dok je Slikom 1 prikazan broj arhiva u razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 1. Arhivi i arhivski fondovi i zbirke
Arhivi
Arhivski fondovi i zbirke
Ukupno Dužni metri
1993. 16 9 288 70 568
1996. 15 8 618 81 292
1999. 13 9 663 95 460
2002. 14 11 166 99 213
2005. 14 12 660 90 132
2008. 15 13 291 95 340
2011. 16 13 892 101 943
Izvor: 1. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 479.
2. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10),str. 551.
3. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 512.
4. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2012.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2012 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-22), str. 507.
Godine 1993. bilo je 16 arhiva u RH. Tijekom godina taj se broj smanjivao, sve do 2008.
godine kada ponovno dolazi do porasta. Porast broja arhiva možemo pravdati velikim potrebama
preuzimanja arhivskog gradiva od imatelja i nedostatkom prostora, zbog čega dolazi do
osnivanja novih arhiva i arhivskih sabirnih centara, koja preuzimaju područja teritorijalne
nadležnosti. Primjerice, arhivsko gradivo Državnog arhiva u Virovitici, koji je samostalno
djelovanje započeo 01. svibnja 2009. za područje Virovitičko-podravske županije, do tada se
prikupljalo u Državnom arhivu u Osijeku kojemu je, do navedene godine, i pripadalo.
24
Usp. Hrvatski Državni Arhiv: Arhivi u RH. URL: http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Arhivi-u-
RH/index.htm (2014-08-15)
15
Slika 1. Broj arhiva u razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 2 prikazuje broj korisnika arhiva u razdoblju od 1993. do 2011. godine dok je
Slikom 2 prikazano isto, grafički.
Tablica 2. Korisnici arhiva
Arhivi
Korisnici
1993. 9 681
1996. 7 611
1999. 10 185
2002. 8 412
2005. 10 991
2008. 9 329
2011. 8 024
Izvor: 1. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 479.
2. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10),str. 551.
3. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 512.
4. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2012.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2012 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-22), str. 507.
Broj korisnika arhiva se tijekom godina mijenjao. Svaki arhiv sadrži dokumentacijsko-
informacijski centar, koji korisnicima naručuje gradivo te omogućuje rad u čitaonici. S obzirom
da je u Tablici 2 prikazan broj korisnika na razini RH, nije moguće utvrditi iz kojih je razloga
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Arhivi
16 15
13 14 14
15 16
1993.
1996.
1999.
2002.
2005.
2008.
2011
16
određene godine bilo više korisnika, a druge godine manje korisnika zbog nedostatka potrebnih
podataka. Možemo uočiti da je najviše korisnika bilo 2005. godine, a najmanje 1996. godine.
Slika 2. Korisnici arhiva u razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 3 prikazuje broj i površinu prostorija arhiva te broj kvadrata po broju arhiva i po
broju prostorija arhiva u razdoblju od 1993. do 2011. godine. Tablica sadrži i izračunate podatke
o broju kvadrata po broju arhiva te broju kvadrata po broju prostorija arhiva, iskazanih u m².
Tablica 3. Broj i površina prostorija arhiva
Arhivi Prostorije arhiva Broj kvadrata po
broju arhiva, m²*
Broj kvadrata po
broju prostorija, m²**
Broj Površina, m²
1993. 646 35 907 2 244,19 55,58
1996. 693 46 649 3 109,93 67,31
1999. 612 44 664 3 435,69 72,98
2002. 681 46 318 3 308,43 68,01
2005. 753 52 539 3 752,79 69,77
2008. 782 54 282 3 618,8 69,41
2011. 1 095 57 468 3591,75 52,48 *Izračunati podaci
**Isto
Izvor: 1. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 479.
2. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10),str. 551.
3. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 512.
4. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2012.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2012 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-22), str. 507.
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Korisnici arhiva
9681
7611
10185
8412
10991
9329
8024 1993.
1996.
1999.
2002.
2005.
2008.
2011
17
Tablica 4 prikazuje ukupan broj zaposlenih u arhivima, zaposlene u arhivima arhivske
struke, te postotak zaposlenih arhivske struke od ukupnog broja zaposlenih u razdoblju od 1993.
do 2011. godine, dok Slika 3 prikazuje arhivske stručnjake zaposlene u arhivima i ukupan broj
zaposlenih u arhivima u razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 4. Zaposleni u arhivima
Arhivi Zaposleni
Ukupno Muškarci (%) Žene
Arhivske
struke
% zaposlenih
arhivske struke*
1993. 326 - - 188 57,67
1996. 333 - - 197 59,16
1999. 358 145 (40,5%) 213 230 64,25
2002. 376 149 (39,63%) 227 243 64,63
2005. 430 174 (40,47%) 256 258 60,0
2008. 451 178 (39,47%) 273 273 60,53
2011. 462 183 (39,61%) 279 277 59,96 * Izračunati podaci
Izvor: 1. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 479.
2. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10),str. 551.
3. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 512.
4. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2012.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2012 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-22), str. 507.
Kao što je vidljivo u Tablici 4, manji postotak zaposlenih u arhivima čine muškarci od
žena, no nažalost nemamo podatak koji bi nam prikazao koji je postotak zaposlenih muškaraca i
žena arhivske struke. Iz navedenih podataka vidljivo je da broj zaposlenih neprestano raste što je
proporcionalno zahtjevima koje arhivima pruža sve veći broj arhivskog gradiva.
Slika 3. Arhivski stručnjaci zaposleni u arhivima i ukupan broj zaposlenih u arhivima u
razdoblju od 1993. do 2011.
18
Tablica 5 prikazuje prosječnu isplaćenu netu plaću za siječanj za Arhive, knjižnice,
muzeje i ostale kulturne djelatnosti u razdoblju od 2009. do 2014. godine.
Tablica 5. Prosječna isplaćena neto plaća za siječanj
Prosječna isplaćena neto plaća za
siječanj (prosjek čistih isplata po
zaposlenome, kune)- Arhivi,
knjižnice, muzeji i ostale kulturne
djelatnosti
2009. 5 754
2010. 5 637
2011. 5 794
2012. 5 739
2013. 5 715
2014. 6 686
Izvor: 1. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 46, 9.1.1/1 (2009). URL: http://www.dzs.hr/
(2013-02-25)
2. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 47, 9.1.1/1 (2010). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
3. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 48, 9.1.1/1 (2011). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
4. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 49, 9.1.1/1 (2012). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
5. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 50, 9.1.1/1 (2013). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-08-13)
6. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 51, 9.1.1/1 (2014). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-08-13)
Tablica 5 prikazuje prosječnu isplaćenu neto plaću za siječanj za Arhive, knjižnice,
muzeje i ostale kulturne djelatnosti u razdoblju od 2009. do 2014. godine. Kao početna godina
preuzeta je 2009., a ne neka ranija godina iz razloga što se za arhive, knjižnice i muzeje do tada
nije zasebno prikupljao podatak, te ga nije moguće pronaći na web stranicama Državnog zavoda
za statistiku. Prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske za 2013. godinu25
prosječna
isplaćena neto plaća u RH za 2009. godinu bila je 5 311 kn, za 2010. godinu 5 343 kn, za 2011.
bila je 5 441 kn, a za 2012. godinu 5 478 kn. Možemo zaključiti da je tijekom promatranih
godina plaća za Arhive, knjižnice, muzeje i ostale kulturne djelatnosti bila nešto viša od
prosječne plaće u RH.
25
Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2013.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2013 / urednik,
editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2014-09-06)
19
4. Državni arhiv u Osijeku
Državni arhiv u Osijeku jedan je od 18 područnih državnih arhiva koji djeluju u
Republici Hrvatskoj. U nastavku je opisano osnivanje samoga Arhiva, ustrojstvo Arhiva,
upravljanje i vođenje, navedeno je najznačajnije arhivsko gradivo, opisan dokumentacijsko-
informacijski centar te prikazani podaci prikupljeni statističkim izvještajima u razdoblju od
1993. do 2011. godine.
4.1. Osnivanje arhiva
U Osijeku i Slavoniji prvi oblici organizirane arhivske službe pojavljuju se s prvom
osječkom gradskom Instrukcijom 1690. godine, a osobito s prvim gradskim Statutom Osijeka
1698. godine gdje se govori i o zaštiti pisanih dokumenata te njihovom čuvanju. Redovna
arhivska služba je djelovala u sastavu gradske općine Osijeka, a na području Slavonije u sastavu
županije i drugih upravnih, vojnih i vjerskih organizacija te institucija. Do promjena u pristupu i
odnosu prema arhivskom gradivu kao kulturnoj baštini dolazi nakon 1945. godine, kada
Nacionalni komitet bivše Jugoslavije izdaje proglas da se ne smije iznositi, uništavati i paliti
arhiva već se ona stavlja pod nadzor državne vlasti. 26
Da se zaštiti vrijedna dokumentacija, Državni arhiv u Zagrebu osnovao je svoju ispostavu
u Osijeku s jednim čovjekom. Gradski odbor u Osijeku dao je jednokatnicu u Tvrđi, Kuhačeva
27, za arhivsko spremište, a 18. studenoga 1947. Ministarstvo prosvjete NR Hrvatske odobrilo je
osnivanje osječke ispostave Državnog arhiva u Zagrebu. Ova ispostava postala je pravo arhivsko
spremište i središte za skupljanje arhivske građe za Slavoniju, Baranju i zapadni dio Srijema te je
imala i znanstvenu djelatnost. Zbog nastale potrebe Narodni odbor općine Osijek, Gornji grad
donio je odluku 17. siječnja 1956. godine kojom on osniva „Arhiv u Osijeku“, a koji je trebao
preuzeti dotadašnje „Osječko spremište Državnog arhiva u Zagrebu“. Ova odluka nije bila
odobrena jer se nije željelo da novi arhiv bude samo gradski, stoga je NO kotara Osijek donio 16.
srpnja 1956. godine rješenje kojim on osniva samostalnu ustanovu Arhiv u Osijeku, koje je
Izvršno vijeće Sabora NR Hrvatske i odobrilo 21. studenog 1956. te je tako 1. siječnja 1957.
godine Osječko spremište Državnog arhiva u Zagrebu nastavilo dalje svoj rad, ali kao
samostalna državna arhivska ustanova pod nazivom Arhiv u Osijeku.27
Pri arhivu je godine
1957. osnovan poseban Partijski arhiv, koji je specijalno prikupljao, obrađivao i objavljivao
bitno gradivo za radnički pokret, Komunističku partiju i partizansku vlast za vrijeme Drugoga
26
Usp. Božić-Drljača Vesna... [et al.]. Vodič kroz arhivske fondove i zbirke Državnog arhiva u Osijeku. Osijek:
Državni arhiv, 2007. Str. 11. 27
Sršan, Stjepan. Nav. dj. Str. 25-26.
20
svjetskog rata. Taj je Arhiv 1962. godine pripojen tadašnjem Historijskom arhivu u Osijeku
postavši njegovim sastavnim dijelom. Zbog sve veće potrebe za arhivskim spremištem,
Skupština Općine Osijek dodijelila je 1971. Arhivu zgradu bivše vojarne u današnjoj ulici K.
Firingera 1. Zgrada je uređena za Arhiv i preseljenje je obavljeno od 1972. do 1975. godine.28
Arhiv je teško stradao u Domovinskom ratu 1991/1992. godine, no postupno su sanirana
oštećenja na zgradi, vraćeno je izmješteno gradivo i nastavljeno je s redovitim radom. Obveznim
Naputkom Ministarstva kulture i prosvjete Republike Hrvatske 1993. godine regionalni arhivi,
pa tako i osječki Arhiv, mijenjaju nazive u Povijesne arhive. Do nove promjene naziva dolazi
stupanjem na snagu Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, odnosno novom registracijom 21.
travnja 1998. kada Povijesni arhiv postaje Državni arhiv u Osijeku. Zbog velikih potreba
preuzimanja gradiva od imatelja i nedostatka prostora u matičnom Arhivu u Osijeku, osnovani su
Arhivski sabirni centar u Vinkovcima (1989. godine) i Arhivski sabirni centar u Virovitici (1999.
godine). Unatoč svim promjenama, područje djelatnosti i nadležnosti Arhiva u Osijeku nije se
mijenjalo do 2009. godine, tj. do tada je obuhvaćalo područje današnje Osječko-baranjske,
Vukovarsko-srijemske i Virovitičko-podravske županije. Od 1. svibnja 2009. teritorijalna
nadležnost Državnog arhiva u Osijeku prostire se samo na područje Osječko-baranjske županije,
s obzirom da je novoosnovani Državni arhiv u Vukovaru započeo sa samostalnim djelovanjem 1.
siječnja 2009. za područje Vukovarsko-srijemske županije, a Državni arhiv u Virovitici
samostalno je djelovanje započeo 01. svibnja 2009. za područje Virovitičko-podravske
županije.29
4.2. Ustrojstvo
Državni arhiv u Osijeku ima 8 ustrojbenih odjela. Ustrojbeni odjeli su: Opći odjel, Odjel
za nadzor i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (Ljerka Šimunić, voditelj),
Odjel za sređivanje i obradu arhivskoga gradiva javne uprave (Vesna Božić-Drljača, voditelj),
Odjel za sređivanje i obradu arhivskoga gradiva pravosuđa (Melita Rončević, voditelj), Odjel za
sređivanje i obradu arhivskog gradiva gospodarstva i bankarstva (dr.sc. Dražen Kušen, voditelj),
Odjel za sređivanje i obradu arhivskog gradiva društvenih službi, osobnih i obiteljskih fondova i
zbirke matičnih knjiga (Zita Jukić, voditelj), Odjel za dokumentacijsko-informacijske poslove i
knjižnica (Ljiljana Arambašić, voditelj) te Restauratorska i knjigoveška radionica. 30
28
Državni arhiv u Osijeku: Povijest arhiva. URL: http://www.dao.hr/povijest_arhiva.php (2014-08-21) 29
Isto. 30
Državni arhiv u Osijeku: Ustroj arhiva. URL: http://www.dao.hr/ustroj_arhiva.php (2014-07-29)
21
Trenutni ravnatelj arhiva jest dr.sc. Siniša Bjedov, tajnica arhiva jest Dubravka Farkaš, a
voditeljica računovodstva Mirka Bakota. 31
Prvi ravnatelj arhiva bio je dr. Kamilo Firinger, koji
je dužnost ravnatelja obnašao od 1947. do 1969. godine, te je tu funkciju preuzeo dr. sc. Ive
Mažuran sve do 1970. godine. Godine 1971. za ravnatelja arhiva imenovan je prof. Miroslav
Kasabašić kojega je 1984. godine naslijedio mr. sc. Ante Vukadin. Od 1991. godine do 2012.
godine dužnost ravnatelja obnašao je dr. sc. Stjepan Sršan, a istu funkciju preuzeo je dr. sc.
Siniša Bjedov. U ožujku 2014. godine poništeno je Rješenje Ministarstva kulture kojim je
ravnatelj Bjedov imenovan te je izdan novi natječaj. U srpnju 2014. godine ponovno je za
ravnatelja izabran dr. sc. Siniša Bjedov koji i danas obnaša istu funkciju.
4.3. Upravljanje i vođenje arhiva
Rad i poslovanje te upravljanje Arhivom vodi ravnatelj. U vođenju rada i poslovanja
Arhiva ravnatelj organizira rad i poslovanje Arhiva, predstavlja i zastupa Arhiv, poduzima sve
pravne radnje u ime i za račun Arhiva, zastupa Arhiv u svim postupcima pred sudovima,
upravnim i drugim državnim tijelima, te pravnim osobama s javnim ovlastima, te odobrava
korištenje arhivskog gradiva. Ravnatelj vodi stručni rad Arhiva i za njega odgovara te je
odgovoran i za zakonitost rada Arhiva.
U upravljanju Arhivom ravnatelj donosi Statut arhiva uz suglasnost osnivača, donosi
druge opće akte, donosi programe rada i razvoja Arhiva i nadzire njihovo provođenje, donosi
financijski plan i godišnji obračun, donosi odluku o promjeni djelatnosti uz prethodnu suglasnost
osnivača, odlučuje o raspodjeli sredstava za obavljanje i razvoj djelatnosti, odgovara za
financijsko poslovanje, odlučuje o zasnivanju i prestanku radnog odnosa te o raspoređivanju
djelatnika, kao i o drugim pravima i obvezama iz radnog odnosa, odlučuje o disciplinskoj
odgovornosti djelatnika u skladu sa Zakonom, odlučuje o podacima koji čine poslovnu tajnu ili
se ne mogu objavljivati, razmatra prijedloge sindikata u svezi s ostvarivanjem prava djelatnika i s
njihovim materijalnim položajem, daje osnivaču prijedloge i mišljenja o pojedinim pitanjima,
potpisuje sve akte Arhiva, odlučuje o osobama ovlaštenim za potpisivanje financijske
dokumentacije, imenuje članove Stručnog vijeća i povjerenstva arhiva, odgovara za zakonitu
uporabu arhivskog gradiva te odlučuje o drugim pitanjima i obavlja druge poslove određene
Zakonom i drugim propisima, Statutom arhiva i općim aktima Arhiva. 32
31
Državni arhiv u Osijeku: Djelatnici arhiva. URL: http://www.dao.hr/djelatnici.php (2014-07-29) 32
Usp. Statut Državnog arhiva u Osijeku: URL: http://www.dao.hr/dokumenti/DAOS_Statut_procisceni_tekst.pdf
(2014-07-29)
22
Važan segment upravljanja Arhivom čini i financijska strana, tj. način na koji se
sredstvima, odobrenim od strane Ministarstva kulture, raspolaže. Svake godine Državni arhiv u
Osijeku i Ministarstvo kulture sklapaju ugovor o korištenju sredstava Ministarstva kulture za
program redovite djelatnosti. Redovita djelatnost obuhvaća Rashode za zaposlene (Plaće za
zaposlene, Doprinose za zdravstveno osiguranje, Doprinose za zapošljavanje), Materijalne
rashode (Službena putovanja, Naknade za prijevoz, Rad na terenu i odvojen živor, Stručno
usavršavanje djelatnika, Uredske materijale i ostale materijalne rashode, Energiju, Materijale i
dijelove za tekuće i investicijsko održavanje, Sitni inventar i autogume, Usluge telefona, pošte i
prijevoza, Usluge tekućeg i investicijskog održavanja, Usluge promidžbe i informiranja,
Komunalne usluge, Intelektualne i osobne usluge, Računalne usluge, Ostale usluge, Premije
osiguranja, Članarine i Ostale nespomenute rashode poslovanja ) i Financijske rashode
(Bankarske usluge i usluge platnog prometa)33
(Prilog 1.).
Uz program redovite djelatnosti Arhiv svake godine izrađuje i prijedloge posebnih
programa koje Ministarstvo kulture zatim ili odobrava ili odbija. Za godinu 2014. Državnom
arhivu u Osijeku Ministarstvo kulture odobrilo je 232.000,00 kuna za sljedeće programe:
Digitalno snimanje zbirke planova i nacrta, Digitalno snimanje ZK ured Osijek (Kotarski sud
Osijek), Dokumentarno-edukacijski filmovi o prošlosti Osijeka, Edukativna radionica: Osijek u
Prvom svjetskom ratu, Glasnik arhiva Slavonije i Baranje broj 13, Međunarodni dan arhiva,
Pisani trag europskog gospodarstva u Osijeku za vrijeme prvog svjetskog rata, Ratni dnevnik
Kamila Firingera, Repromaterijal za knjigoveško restauratorsku radionicu, Zapisnici slobodnog i
kraljevskog grada Osijeka 1813.g., Zaštitna ambalaža-kutije, fascikli, košuljice i Život u Osijeku
u okolnostima Prvoga svjetskog rata. 34
Odbijeni su programi: Glazbena povijest Osijeka,
Izložba starih služinskih knjiga i Stručno usavršavanje djelatnika. 35
Upravljanje arhivom obuhvaća poznavanje svih zadaća arhiva te pravilno raspoređivanje
djelatnika i aktivnosti na određeni broj dana koje aktivnost zahtjeva. Potrebno je prepoznati
zahtjeve koje postavlja gradivo, pretpostaviti zahtjeve korisnika, omogućiti djelatnicima stručno
usavršavanje te izrađivati prijedloge programa za unapređenje Arhiva, ali i djelatnika. Analizom
godišnjih izvješća dobivamo bolji uvid u rad arhiva kroz godine te možemo donijeti određene
zaključke koji će nam pripomoći u daljnjem upravljanju.
33
Ugovor 26 - 162 - 14 o korištenju sredstava Ministarstva kulture za program redovite djelatnosti. 34
Arhivska djelatnost: Pregled odobrenih programa. URL: http://www.min-
kulture.hr/userdocsimages/Odobreni%20programi%20u%202014.%20godini/27.03.2014%20Arhivska%20odobreni
%202014.pdf (2014-08-12) 35
Arhivska djelatnost: Pregled odbijenih programa. URL: http://www.min-
kulture.hr/userdocsimages/Odbijeni%20programi%20u%202014.%20godini/27.03.2014.Arhivska%20odbijeni%202
014.pdf (2014-08-12)
23
4.4. Najznačajnije arhivsko gradivo
Nakon primanja gradiva u arhiv, arhivski djelatnici pristupaju njegovoj konačnoj stručnoj
obradi i sređivanju. Završni rezultat obrade i sređivanja je inventar koji omogućuje arhivskim
djelatnicima te korisnicima snalaženje u gradivu. Arhivsko gradivo je u pravilu dostupno za
korištenje 30 godina nakon nastanka.
Među najznačajnijim fondovima treba spomenuti fond Gradskog poglavarstva u Osijeku
koji čuva bogate izvore o upravi, gospodarstvu, prosvjeti, zdravstvu, kulturi Osijeka i okolice od
1809. do 1945. godine. Posebno su vrijedni i europskog su značaja fondovi vlastelinstva koji
sadrže mnoštvo podataka o ustroju, upravi, životu i radu od kraja 17. stoljeća do 1945. godine.
Takvi su fondovi Valpovačko i Vukovarsko vlastelinstvo, sa svim okolnim selima.
Na odjelu pravosuđa nekoliko je značajnijih fondova. Za razdoblje prije 1850. godine,
kada dolazi do preustroja sudstva, značajan je fond Komorski vlastelinski sud Osijek (1746.-
1812.), za razdoblje od 1850. fo 1945. značajni su fondovi Urbarski sud i Sudbeni stol, dok se za
razdoblje poslije 1945. ističu fondovi Kotarski i Okružni sud Osijek.
Na odjelu školstva možemo istaknuti fondove Velika kraljevska gimnazija Osijek, Velika
realka Osijek i Učiteljska škola Osijek.
Od velike je vrijednosti Zbirka matičnih knjiga. Tu izuzetnu zbirku čini preko 1 000
matičnih knjiga rođenih, vjenčanih i umrlih u razdoblju od 1686. do 1952. godine. Zbirka izaziva
veliki interes istraživača, pa su zbog zaštite knjige snimljene.36
4.5. Dokumentacijsko-informacijski centar i korištenje arhivskoga gradiva
Zbog bogatstva gradiva kojim Arhiv raspolaže te raznolikosti interesa i potreba, od
izuzetnog je značaja dobro organiziranje posebne cjeline unutar Arhiva za pronalaženje
određenih podataka što odrađuje dokumentacijsko-informacijski centar Arhiva. Centar ima
višestruku zadaću. On treba osigurati točne i što potpunije podatke o gradivu koje se čuva u
Arhivu u Osijeku, ali i u drugim arhivima diljem Hrvatske, treba osigurati korisnicima mjesto i
opremu za korištenje tog gradiva (računala, mikročitač, fotokopirni stroj), a s knjižnim fondom
specijalne knjižnice pružati „logističku potporu“ za određena područja istraživanja.37
Prvi kontakt s Arhivom korisnici ostvaruju u dokumentacijsko-informacijskom centru
koji naručuje gradivo te omogućuje rad korisnika u čitaonici. Sastavni dio centra je i knjižnica te
čitaonica. Knjižnica je specijalnog karaktera, odnosno nabavlja i čuva određenu skupinu izdanja
36
Usp. Kušen, Dražen; Dominiković, Ljiljana. Državni arhiv u Osijeku. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005. Str.
27.-30. 37
Sršan, Stjepan. Nav. dj. Str. 51.
24
prvenstveno sa područja nacionalne povijesti, arhivistike, pomoćnih povijesnih znanosti kao i
izdanja upravnih organa sa područja Slavonije.38
Knjižnicu koriste arhivski djelatnici i korisnici
arhivskog gradiva samo u Arhivu, bez mogućnosti iznošenja i posuđivanja knjiga. Knjižni fond
sustavno se prikuplja i ima oko 9 000 svezaka knjiga i časopisa. U čitaonici korisnicima stoje na
raspolaganju arhivska obavijesna pomagala, enciklopedije, leksikoni, rječnici i ostali priručnici,
te mikročitač za pregledavanje mikrosnimaka. 39
Korištenje arhivskog gradiva je besplatno, a pravo na korištenje imaju svi građani i
pravne osobe pod istim uvjetima sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN
105/1997), Pravilniku o korištenju arhivskog gradiva u arhivu (NN67/1999) i Cjeniku usluga
Državnog arhiva u Osijeku. Za izradu preslika i za posebne želje istraživača (prijevodi,
istraživanje rodoslovlja i sl.) plaća se naknada.
Ovisno o razlozima traženja gradiva, dva su načina dolaska do traženih podataka u
Državnom arhivu u Osijeku. Za dobivanje podataka o radnom stažu, imovinsko-pravnim
odnosima, sudskim presudama, starim zemljišno-knjižnim ulošcima, građevinskoj
dokumentaciji, utvrđivanju školske spreme i slično zahtjev je potrebno podnijeti u tajništvu
Arhiva. Korisnik tamo ispunjava zahtjev za izdavanjem dokumentacije, koji se zatim prosljeđuje
odjelnim arhivistima na rješavanje. U nemogućnosti osobnog dolaska u tajništvo Arhiva,
korisnici mogu ispunjenu Zahtjevnicu poslati putem e-maila, faxa ili poštom.
Drugi način korištenja gradiva zahtjeva samostalno istraživanje arhivskog gradiva samog
korisnika. Istraživanje se obavlja u čitaonici Arhiva gdje se podnosi pismena prijavnica za
korištenje arhivskog gradiva koja sadrži osobne podatke o istraživaču, temi istraživanja, svrsi
korištenja arhivskog gradiva (privatna, službena, disertacija, magisterij, diplomski) ili se pak
obavlja istraživanje za neku ustanovu ili osobne potrebe. Prijavnice se zatim prosljeđuju
arhivistima koji priređuju traženo gradivo. Naručeno gradivo nije moguće dobiti isti dan, nego ga
je potrebno naručiti dan ranije.40
U dokumentacijsko-informacijskom centru Arhiva vode se evidencije o arhivskom
gradivu i o korisnicima. U pravilu daje se na korištenje samo iz sređenih fondova.
38
Državni arhiv u Osijeku: Na usluzi korisnicima. URL: http://www.dao.hr/na_usluzi_korisnicima.php (2014-08-
21) 39
Kušen, Dražen; Dominiković, Ljiljana. Nav. dj. Str. 32-33. 40
Državni arhiv u Osijeku: Na usluzi korisnicima. URL: http://www.dao.hr/na_usluzi_korisnicima.php (2014-08-
21)
25
4.6. Statistički izvještaj Državnog arhiva u Osijeku
Statistički izvještaj Državnog arhiva u Osijeku je obrazac koji je kreirao Državni zavod
za statistiku, a ispunjava ga Arhiv na njihov zahtjev svake tri godine. Svi podaci prikupljeni
obrascem izdani su kao dio publikacije Statistički ljetopis Republike Hrvatske s pripadajućom
godinom. Za arhive se prikupljaju podaci od 1993. godine, s posljednjom 2011. godinom. U
nastavku su prikazani određeni osnovni podaci o Državnom arhivu u Osijeku, prikupljeni
statističkim izvještajem.
Tablica 6 prikazuje ukupan broj arhivskih fondova i zbirki te sređeni broj fondova i zbirki
u razdoblju od 1993. do 2011. godine, dok Slika 4 prikazuje isto, grafički.
Tablica 6. Arhivski fondovi i zbirke
Arhivski fondovi i zbirke
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Ukupno Broj fondova/
zbirki
1219 1266 1482 1591 1813 1906 1476
Dužni metri 6546 7418,75 7099,5 22485 8531 10633 8202
Sređeni Broj fondova/
zbirki
620 673 890 1050 1336 1465 820
Dužni metri 3013,7 4040 4354,75 17742 5024 5599 4746
Izvor: 1. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
2. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
3. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
4. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
5. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 480.
6. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 552.
7. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 514.
Možemo uočiti da je 2011. godine došlo do značajnog smanjenja ukupnog broja fondova
i zbirki. Razlog je što se od 1. svibnja 2009. godine teritorijalna nadležnost Državnog arhiva u
Osijeku prostire samo na područje Osječko-baranjske županije, s obzirom da je novoosnovani
Državni arhiv u Vukovaru započeo sa samostalnim djelovanjem 1. siječnja 2009. za područje
Vukovarsko-srijemske županije, a Državni arhiv u Virovitici samostalno je djelovanje započeo
01. svibnja 2009. za područje Virovitičko-podravske županije.
26
Slika 4. Ukupan broj fondova i zbirki arhiva nasuprot ukupnom broju sređenih fondova i zbirki u
razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 7. prikazuje prikazuje broj korisnika arhiva, broj posjeta čitaonici te broj
pregledanih arhivskih jedinica i predmeta u razdoblju od 1993. do 2011. godine, dok Slika 5
prikazuje isto, grafički.
Tablica 7. Korisnici arhiva, broj posjeta u čitaonici i broj pregledanih arhivskih jedinica i
predmeta
Usluge korisnicima- istraživačima
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Korisnici 131 98 583 458 241 187 224
Broj posjeta u čitaonici 240 220 538 486 551 772 636
Broj pregledanih
arhivskih jedinica i
predmeta
680 610 750 1436 715 650 796
Izvor: 1. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
2. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
3. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
4. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
5. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 480.
6. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 552.
7. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 514.
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Ukupan broj fondova/zbirki
Sređeni broj fondova/zbirki
27
Možemo uočiti da je 2002. godine bio najveći broj pregledanih arhivskih jedinica i
predmeta, ali ne i najveći broj posjeta čitaonici. Najviše korisnika bilo je 1999. godine, a 2008.
godine najviše posjeta čitaonici. Također možemo uočiti da je broj korisnika tijekom
promatranih godina vrlo malen te da je do velikog povećanja u broju došlo 1999. godine, od
kada se ponovno smanjuje.
Slika 5. Broj korisnika arhiva, broj posjeta čitaonici i broj pregledanih arhivskih jedinica i
predmeta u razdoblju od 1993. do 2011. godine
Tablica 8 prikazuje broj prostorija arhiva i površinu svakog pojedinog arhiva te ukupnu
duljinu polica i zapremljenost polica u metrima u razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 8. Prostorije arhiva i duljina polica arhiva
Prostorije arhiva i duljina polica
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Prostorije
arhiva
Broj 62 62 70 69 77 77 48
Površina, m² 2400 2400 2585 4016 4100 4100 3790
Duljina
polica, m
Ukupno 4905 4905 7203 11550 12050 12050 8466
Zapremljeno 4700 4700 7020 10100 11400 11400 8156
Izvor: 1. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
2. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
3. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
4. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
5. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 480-481.
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Korisnici
Broj posjeta čitaonici
Broj pregledanih arhivskih jedinica i predmeta
28
6. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 552- 553.
7. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 514- 515.
Tablica 9 sadrži podatke o broju izložbi i posjetiteljima tih izložbi u arhivima u razdoblju
od 1993. do 2011. godine.
Tablica 9. Izložbe i posjetitelji arhiva
Izložbe i posjetitelji arhiva
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Broj izložbi 2 3 8 2 3 4 1
Posjetitelji 500 560 1580 300 410 694 250
Izvor: 1. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
2. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
3. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
4. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
5. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 481.
6. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 553.
7. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 515.
Možemo uočiti da je 1999. godine bio najveći broj izložbi u arhivu te je iste godine bilo i
najviše posjetitelja. Prema brojkama u Tablici 9 možemo zaključiti da veći broj izložbi znači i
veći broj korisnika. Bitno je da arhiv poduzima sve moguće mjere kako bi se što više građana
upoznalo sa djelatnošću i funkcijama arhiva te podigla svijest građana o važnosti arhiva danas i u
budućnosti.
Tablica 10 prikazuje broj korištenih knjižničnih jedinica i broj korisnika arhivskih
knjižnica u razdoblju od 1993. do 2011. godine, dok Slika 6 prikazuje broj korisnika knjižnice
arhiva u istom razdoblju.
Tablica 10. Arhivske knjižnice
Arhivske knjižnice
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Broj korištenih
knjižničnih jedinica
600 480 164 645 348 317 77
Korisnici 140 92 100 430 241 187 30
Izvor: 1. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
2. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
3. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
29
4. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
5. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 481.
6. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 553.
7. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 515.
Možemo uočiti da je 2002. godine bilo najviše korisnika knjižnice, a 2011. godine
najmanje. U arhiv dolazi velik broj korisnika no oni nisu svi nužno korisnici arhivske knjižnice.
Mnogi od njih koriste čitaonicu, ali ne i knjižnične jedinice te stoga nisu navedeni u broj
korisnika arhivskih knjižnica.
Slika 6. Broj korisnika knjižnice arhiva u razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 11 prikazuje ukupan broj zaposlenih te zaposlene arhivske struke u arhivu u
razdoblju od 1993. do 2011. godine.
Tablica 11. Zaposleni u arhivima
Zaposleni
1993. 1996. 1999. 2002. 2005. 2008. 2011.
Ukupno 20 20 27 27 29 30 23
Žene -41
- 13 13 13 14 11
Arhivske
struke
Ukupno 14 14 21 21 23 24 18
Žene - - 9 9 9 10 7
41
Tek od 1999. godine započelo bilježenje broja zaposlenih žena od ukupnog broja zaposlenih.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
Broj korisnika knjižnice
140
92 100
430
241
187
30
1993.
1996.
1999.
2002.
2005.
2008.
2011.
30
Izvor: 1. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
2. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
3. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
4. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
5. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2003 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 481.
6. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2006 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 553.
7. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia 2009 /
urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10), str. 515.
Možemo uočiti da je 2008. godine bio stalan porast u broju zaposlenih, no nakon te
godine dolazi do pada broja zaposlenih. Možemo zaključiti da je razlog tome što se od 1.svibnja
2009. godine teritorijalna nadležnost Državnog arhiva u Osijeku prostire samo na područje
Osječko-baranjske županije, Državni arhiv u Vukovaru i Državni arhiv u Virovitici započeli su
samostalno djelovanje tijekom 2009. te više nije bilo potrebe za tolikim brojem zaposlenih u
Državnom arhivu u Osijeku. Zanimljivo je i primjetiti da je u Arhivu u promatranim godinama
bilo više zaposlenih muškaraca od žena, kako od ukupnog broja zaposlenih tako i od zaposlenih
arhivske struke.
5. Analiza godišnjih izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku
Godišnja izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku Arhiv izrađuje svake godine te u
njemu navodi osnovne podatke o Arhivu poput broja djelatnika, odjela, zadataka arhiva u toj
godini, problema s kojima su se susretali, područja nadležnosti Arhiva te ukupnog broja radnih
dana Arhiva koji su u izvješću raspoređeni na sljedeće poslove, u izvješću prikazani kao
poglavlja: Nadzor nad registraturnim i arhivskim gradivom, Sređivanje i obrada arhivskog
gradiva, Zaštita gradiva u arhivu, Korištenje arhivskog gradiva, Stručno usavršavanje arhivskih
djelatnika, Zaštita i obrada knjižnog gradiva, Stručno-znanstvena djelatnost, Informacijski sustav
arhiva, Izdavačka djelatnost, Kulturno-prosvjetna djelatnost arhiva, Stručno-administrativni
poslovi, Fotografija, mikrografija, Restauracija i uvezi knjiga te Ostalo (Uprava). Od 2004.
godine u izvješće je uvrštena i Međunarodna suradnja te Središnje evidencije arhivske službe.
Tijekom godina došlo je do promjena u nazivlju poslova unutar, gore navedenih, glavnih
poglavlja, no s obzirom da se analiza fokusira na glavne dijelove, nije došlo do promjena koje su
važne za analizu te iz tog razloga neće biti pobliže pojašnjene42
. U razdoblju od 2000. do 2011.
godine izvješća su izrađena na gore navedeni način. Godine 2012. i 2013. dolazi do promjena
koje su navedene u sljedećem potpoglavlju.
42
Primjer promjene- u izvješću 2001. godine u poglavlju Nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom
potpoglavlje 1.6. nazvano je Stručna pomoć stvarateljima i imateljima gradiva i pripreme za izlučivanje, dok je isto
potpoglavlje u izvješću 2002. godine Stručna pomoć stvarateljima i imateljima gradiva.
31
5.1. Cilj i metodologija istraživanja
Istraživanje je provedeno s ciljem prikaza, uz pomoć prikupljenih podataka, na koji način
je arhiv ispunjavao svoje zadaće, kojih godina se, primjerice, više vremena utrošilo na zaštitu
gradiva, a kojih više na izdavačku djelatnost. Analizom godišnjih izvješća rada od 2000. do
2013. godine Državnog arhiva u Osijeku prikazane su osnovne informacije o arhivu koje nam
pokazuju što se promijenilo u promatranih 14 godina, zatim ukupan broj stvarno radnih dana koji
je podijeljen za svaku godinu po aktivnostima. Na temelju svake tablice i slike možemo donijeti
određene zaključke o samim aktivnostima Arhiva što nam može pripomoći u daljnjem
upravljanju Arhivom.
Odabrano je 13 godišnjih izvješća rada tj. razdoblje od 2000. godine zaključno sa 2013.
godinom, koja će biti posebno obrađena s obzirom da se razlikuje od ostalih te ju nije moguće
uklopiti u predviđeni obrazac.
Glavni problem s kojim smo se susreli bila je promjena u izradi izvješća. Od 2000. do
2012. godine izvješća o radu su izrađivana na isti način, podijelom u navedena poglavlja i
potpoglavlja. Godine 2012. izvješće nema uvod u kojemu je naveden ukupan broj stvarno radnih
dana no još uvijek sadrži glavna poglavlja i potpoglavlja no nije navedeno koliko radnih dana je
utrošeno na koju djelatnost. Izgledom je izvješće slično prethodnima, no ne sadrži navedene
podatke te iz tog razloga brojke nisu niti navedene u tablicama.
Godine 2013. dolazi do velike promjene u izradi izvješća. Ono se potpuno razlikuje od
dotadašnjih, a sama promjena bila je želja ravnatelja. Izvješće za 2013. godinu sadrži Uvod,
Ostvareno u 2013. godini43
, Korištenje arhivskog gradiva, Državni arhiv u Osijeku- aktivnosti,
Dugoročno očuvanje gradiva te Upravljanje dokumentacijom kod stvaratelja. Izvješće za 2013
godinu posebno je obrađeno s obzirom da ga nije bilo moguće uklopiti u obrazac.
5.2. Stvarno radni dani arhiva
Svako godišnje izvješće započinje Uvodom u kojemu su navedeni osnovni podaci o
samom Arhivu, zadaci Arhiva u toj godini te problemi s kojima su se susreli. Također su
navedeni i podaci vezani za ukupan broj stvarno radnih dana u odnosu na zaposlenike.
Tablica 12 prikazuje ukupan broj stvarno radnih dana od 2000. do 2011. godine. Za 2012.
i 2013. godine podaci nisu navedeni s obzirom da nisu navedeni niti u izvješćima. Na Slici 7
prikazano je isto, grafički.
43
Poglavlje koje navodi gradivo koje je obrađeno, te je u 2013. godini postalo dostupno korisnicima, raspoređeno po
odjelima koja su gradivo obradila.
32
Tablica 12. Ukupan broj stvarno radnih dana
Ukupno stvarno radnih
dana
2000. 6075 dana
2001. 5612
2002. 5778
2003. 5964
2004. 6162
2005. 6148
2006. 5800
2007. 6288
2008. 6471
2009. 4937
2010. 5112
2011. 5258
2012. -
2013. -
Ukupno 69605
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 7. Ukupan broj stvarno radnih dana u razdoblju od 2000. do 2011. godine
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
Ukupan broj stvarno radnih dana
6075 5612 5778 5964
6162 6148 5800
6288 6471
4937 5112 5258
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
33
Slika 7 prikazuje ukupan broj stvarno radnih dana u razdoblju od 2000. do 2011. godine.
Primjerice za godinu 2011. ostvareno je 5258 stvarno radnih dana. Do navedene brojke došlo se
posebnim izračunom. U 2011. godini bilo je 253 radna dana koja su pomnožena s brojem
djelatnika 23,5 te je dobivena brojka od 5946 dana. Od te brojke oduzeto je prosječno 26 dana
godišnjih odmora pomnoženih sa 23,5 djelatnika tj. 611 dana. Po djelatniku ukupno ostaje 227
čistih radnih dana, odnosno ukupno 5335 čistih radnih dana. Tomu treba oduzeti bolovanja na
teret arhiva kojih je ukupno bilo 77 dana ili prosječno po djelatniku 3,3 dana. Prema tome
realizacija stvarno radnih dana je bila 5258.44
Ista shema korištena je za izračun svake godine
prikazane na Slici 7.
Uz navedene podatke o ukupnom broju stvarno radnih dana Uvod svakog pojedinog
izvješća sadrži i druge podatke o Arhivu. U nastavku će biti navedene specifičnosti koje su se
javljale u promatranom razdoblju.
Godine 2000. i 2001. obilježene su kao godine u kojima je Arhiv prešao na rad sa
računalima te godine u kojima se Arhiv podredio ponajprije zaštiti i nadzoru arhivskog gradiva
na terenu te pronalaženju adekvatnog prostora za smještaj arhivskog gradiva u Osijeku i
Virovitici. 45
Godine 2003. proliv gradiva s terena je velik zbog stečajeva tvrtki i prestanka rada
brojnih ustanova no zbog nedostatka spremišnih prostora Arhiv nije u mogućnosti primiti svo
gradivo te se ono gomila kod imatelja.46
Godine 2005. Arhiv se susreo s još većim problemom nedostatka spremišnog prostora u
Osijeku te potrebom za zapošljavanjem 1 VSS ing. kemije za konzervatorsko-restauratorsku
radionicu zbog velike količine oštećenog arhivskog gradiva.47
Arhiv je 2006. godine primio, nakon poplave u Općinskom sudu u Osijeku, stare
gruntovne knjige Općinskog suda u Osijeku (oko 1250 velikih knjiga). Ispražnjen je
fotolaboratorij i smještena je gruntovnica. Povećao se obujam posla za djelatnike te su 3
djelatnika zbog 1169 zahtjeva za izdavanjem zemljišno-knjižnih izvadaka radila isključivo u
gruntovnici. 48
Godine 2008. u Vukovaru je osnovan samostalni Državni arhiv za Vukovarsko-srijemsku
županiju koji je samostalno počeo djelovati 1. siječnja 2009. godine.49
44
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012. 45
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002. 46
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004. 47
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006. 48
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007. 49
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
34
Arhiv je 2011. godine uključen u 3 projekta: HAZU u Osijeku o osječkoj Tvrđi, zatim s
arhivom Novi Sad o Petrovaradinskoj tvrđavi i osječkoj Tvrđi te s Mariborom gradom kulture o
izložbi splavarenje Dravom.50
Stvarno radni dani Arhiva u izvješću su raspoređeni na sljedeće poslove, u izvješću
prikazani kao poglavlja: Nadzor nad registraturnim i arhivskim gradivom, Sređivanje i obrada
arhivskog gradiva, Zaštita gradiva u arhivu, Korištenje arhivskog gradiva, Stručno usavršavanje
arhivskih djelatnika, Zaštita i obrada knjižnog gradiva, Stručno-znanstvena djelatnost,
Informacijski sustav arhiva, Izdavačka djelatnost, Kulturno-prosvjetna djelatnost arhiva,
Stručno-administrativni poslovi, Fotografija, mikrografija, Restauracija i uvezi knjiga te Ostalo
(Uprava). Od 2004. godine u izvješće je uvršteno i poglavlje Matični poslovi arhivske službe
čemu pripadaju Međunarodna suradnja te Središnje evidencije arhivske službe, potpoglavlja
smještena odmah nakon Uvoda u izvješćima. Svaka tablica sadrži broj dana koji je utrošen na
odrađivanje određene aktivnosti.
5.3. Matični poslovi arhivske službe
Matični poslovi arhivske službe jesu Međunarodna suradnja i Središnje evidencije
arhivske službe.
Tablica 13 prikazuje dane utrošene na međunarodnu suradnju Državnog arhiva u Osijeku
s drugim srodnim institucijama u razdoblju od 2004. do 2011. godine, dok Slika 8 prikazuje isto,
grafički.
Tablica13. Međunarodna suradnja
Međunarodna suradnja
2004. 48 dana
2005. 32
2006. 14
2007. 38
2008. 52
2009. 25
2010. 30
2011. 30
2012. -
2013. -
Ukupno 269
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
50
Usp. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
35
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 8. Međunarodna suradnja
Međunarodna suradnja Državnog arhiva u Osijeku odvija se duži niz godina, no od 2004.
godine podaci o suradnji se prikupljaju te prilažu godišnjem izvješću o radu. Kao što je vidljivo
na Slici 8, godine 2006. najmanje dana utrošeno je na međunarodnu suradnju. Te godine Arhiv
je ostvario stručni posjet Arhivu županije Baranja iz Pečuha, te je istraživao fondove školstva u
Pečuhu. Do najvećeg porasta dolazi 2008. godine kada je došlo do: stručnog posjeta Arhivu
županije Baranja u Pečuhu, istraživanja fondova školstva u Pečuhu, referata za Glasnik arhiva,
dopisa, dogovora; stručne suradnje s Historijskim arhivom u Subotici, referata o arhivskoj službi
u Republici Hrvatskoj, predstavljanja osječkih arhivskih izdanja u Subotici; Referata održanog
na arhivskom skupu u Tuzli te uzajamnog stručnog posjeta 4 djelatnika iz Kantonalnog arhiva
Tuzle i Državnog arhiva u Osijeku. Svake promatrane godine Arhiv je surađivao sa Arhivom
županije Baranja u Pečuhu, a povremeno s Historijskim arhivom u Subotici i Kantonalnim
arhivom Tuzle.
Tablica 14 prikazuje dane utrošene na Središnje evidencije arhivske službe u razdoblju od
2004. do 2011. godine, dok Slika 9 prikazuje isto, grafički.
0
10
20
30
40
50
60
Međunarodna suradnja
48
32
14
38
52
25 30
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
36
Tablica 14. Središnje evidencije arhivske službe
Središnje evidencije
arhivske službe
2004. 114
2005. 205
2006. 76
2007. 142
2008. 464
2009. 378
2010. 370
2011. 380
2012. -
2013. -
Ukupno 758
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 9. Središnje evidencije arhivske službe
Središnje evidencije arhivske službe obuhvaćaju ažuriranje novih podataka u Registru
arhivskih fondova i zbirki, izradu Vodiča arhiva u Osijeku, vođenje evidencija prema Pravilniku
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
Središnje evidencije arhivske službe
114
205
76
142
464
378 370 380 2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
37
o evidencijama u arhivima51
, ispravke i ažuriranje podataka u Pregledu arhivskih fondova i
zbirki, vođenje evidencija arhiva52
, unos podataka o fondovima u ARHiNET53
- poslovi
administratora, podešavanje rada aplikacije u DAOS, puštanje u rad fondova pojedinim
arhivistima te unos podataka o djelatnicima. Raspon dana u ovoj službi kretao se od 76 (2006.
godine) do 464 (2008. godine) dana godišnje. Posljednje promatrane godine, za koju imamo
podatak, na Središnje evidencije arhivske službe utrošeno je 380 dana.
5.4. Analiza radnih dana vezanih za arhivsko gradivo
Analiza radnih dana vezanih za arhivsko gradivo obuhvaća Nadzor nad arhivskim i
registraturnim gradivom, Sređivanje i obradu arhivskog gradiva, Zaštitu gradiva u arhivu i
Korištenje arhivskog gradiva.
Tablica 15 prikazuje dane utrošene na Nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom u
razdoblju od 2000. do 2011. godine, dok Slika 10 prikazuje isto, grafički.
Tablica 15. Nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom
Nadzor nad arhivskim i
registraturnim gradivom
2000. 758 dana
2001. 758
2002. 681
2003. 753
2004. 799
2005. 696
2006. 659
2007. 647
2008. 516
2009. 384
2010. 528
2011. 428
2012. -
2013. -
Ukupno 7607
51
Pravilnik o evidencijama u arhivima obuhvaća Knjigu primljenog arhivskog gradiva, Knjigu pohranjenog
arhivskog gradiva, Opći inventar arhivskog gradiva, Knjigu arhivskog gradiva snimljenog u sigurnosne i zaštitne
svrhe, Knjigu restauriranog i konzerviranog arhivskog gradiva, Evidencije o korištenju arhivskog gradiva s
potrebitim kazalima. 52
Vođenje evidencija arhiva obuhvaća vođenje evidencija u Knjizi primljenog arhivskog gradiva s kazalima, u
Općem inventaru arhivskog gradiva s kazalom, Evidenciji istraživača s kazalom, Dnevniku čitaonice, Evidenciji o
korištenju arhivskog gradiva te Evidenciji zahtjeva HZMO. 53
ARHiNET je arhivski informacijski sustav čiju izradu je u drugoj polovici 2006. godine pokrenuo Hrvatski
državni arhiv. Ono je mrežno programsko rješenje koje obuhvaća sve funkcije arhiva: čuvanje, zaštitu, obradu i
korištenje arhivskoga gradiva.
38
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 10. Nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom
Nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom obuhvaća nadzor nad arhivskim
gradivom u pismohranama, vrednovanje, evidencije o arhivskom i registraturnom gradivu izvan
arhiva, preuzimanje arhivskog gradiva te stručnu pomoć stvarateljima i imateljima gradiva i
pripreme za izlučivanje. U nastavku su prikazane aktivnosti te je i zabilježena godina izvješća u
kojemu se određena aktivnost pojavljuje:
Nadzor nad arhivskim gradivom u pismohranama obuhvaća:
- Pismohrane javnih organizacija i ustanova (2000.- 2012.);
- Gospodarstvo i banke, zadruge i savezi, stečajevi i likvidacije (2000.- 2012.);
- Izlučivanje gradiva u pismohranama54
(2000.- 2011.) te
- Producenti - Tv, radio, film (2002.- 2005.55
, 2007.56
, 201257
).
54
Od 2005. godine naziv potpoglavlja jest Nadzor nad izlučivanjem gradiva u pismohranama, sa zapisnikom i
rješenjem.
0
100
200
300
400
500
600
700
800
Nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom
758 758
681
753 799
696 659 647
516
384
528
428
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
39
Vrednovanje obuhvaća:
- Odobravanje lista s rokovima čuvanja (2000.-2001.);
- Kategorizaciju pismohrana, izmjene i dopune kategorizacije (2000.-2001.);
- Odobravanje Posebnih popisa gradiva s rokovima čuvanja58
(2002.- 2012.);
- Studije i mišljenja o pitanjima vrednovanja gradiva (2002.)
- Kategorizaciju stvaratelja, izmjene i dopune, priređivanje novih obrazaca (2002.- 2004.,
2006., 2008.59
, 2009.);
- Završne radove na kategorizacijama stvaratelja gradiva (2007.) te
- Prijedlog za upis u Upisnik vlasnika privatnog arhivskog gradiva (2007., 2009.).
Evidencije o arhivskom i registraturnom gradivu izvan arhiva obuhvaćaju:
- Evidencije o arhivskom gradivu(2000., 2001., 2012.);
- Osnovne evidencije imatelja arhivskog gradiva (2000.-2002.- 2007.60
, 2008.61
, 2009.62
,
2010.63
, 2011.) te
- Ostale evidencije- uništeno, nestalo i oštećeno arhivsko i registraturno gradivo (2000.-
2004.).
Preuzimanje arhivskog gradiva obuhvaća:
- Preuzimanje po službenoj dužnosti (2000.- 2012.);
- Preuzimanje gradiva otkupom, poklonom ili depozitom- (2000.-2001., 2003.-2008.,
2010., 2012.);
- Vođenje evidencija o preuzetom gradivu (2000.- 2006., 2008.,2010.-2011.);
- Posredovanje i izradu suglasnosti za ostavljanje gradiva na terenu (2010., 2011., 2012.) te
- Preuzimanje arhivskog gradiva otkupom od prof.dr.sc. Ive Mažurana (2011.).
Stručna pomoć stvarateljima i imateljima gradiva i pripreme za izlučivanje obuhvaća:
- Upute o radu, o opremi u pismohranama i upute o izlučivanju (2000.-2002.64
, 2003.65
-
2012.);
55
Od godine 2003. naziv potpoglavlja je Nadzor nad radom producenata (TV, radio, film). 56
Od godine 2007. naziv potpoglavlja je Pregled nad radom producenata. 57
Godine 2012. potpolavlje ponovno pod nazivom Nadzor nad radom producenata (Tv, radio, film). 58
Od 2005. godine naziv potpoglavlja Odobravanje Pravilnika s Posebnim popisom s rokovima čuvanja. 59
Od godine 2008. potpoglavlje nazvano Kategorizacija stvaratelja gradiva (ispravci, rješenja). 60
Godine 2007. naziv potpoglavlja Osnovne evidencije imatelja i stvaratelja arhivskoga gradiva nakon nadzora,
odgode rokova. 61
Godine 2008. naziv potpoglavlja je Osnovne evidencije imatelja i stvaratelja arhivskog gradiva. 62
Godine 2009. potpoglavlje nazvano Osnovne evidencije imatelja i stvaratelja arhivskog gradiva ARHiNET,
razdvajanje stvaratelja po nadležnostima arhiva u Vukovaru i Virovitici, stručna pomoć HDA. 63
Od godine 2010. potpoglavlje nazvano Osnovne evidencije imatelja i stvaratelja arhivskog gradiva ARHiNET. 64
Godine 2002. naziv potpoglavlja je Upute o radu, opremi i evidencijama. 65
Od godine 2003. naziv potpoglavlja je Upute o radu, opremi pismohrana i pripreme za izlučivanje, na traženje
imatelja.
40
- Stručno usavršavanje djelatnika u pismohrani (2003.- 2004, 2006.-2011.);
- Sređivanje gradiva u pismohrani Poljoprivrednog fakulteta u Osijeku (Ž.Vrban) (2011.)
te
- Ostale oblike stručne pomoći stvarateljima (2012).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 384 (2009. godine) do 799 (2004. godine) dana
godišnje. Posljednje promatrane godine, za koju imamo podatak, na Nadzor nad arhivskim i
registraturnim gradivom utrošeno je 428 dana.
Tablica 16 prikazuje dane utrošene na Sređivanje i obradu arhivskog gradiva u razdoblju
od 2000. do 2011. godine, dok Slika 11 prikazuje isto, grafički.
Tablica 16. Sređivanje i obrada arhivskog gradiva
Sređivanje i obrada
arhivskog gradiva
2000. 1903 dana
2001. 1903
2002. 2150
2003. 541
2004. 1491
2005. 1573
2006. 1916
2007. 2023
2008. 1832
2009. 1113
2010. 1141
2011. 1504
2012. -
2013. -
Ukupno 19090
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
41
Slika 11. Sređivanje i obrada arhivskog gradiva
Sređivanje i obrada arhivskog gradiva obuhvaća gradivo koje je sređeno te obrađeno
tijekom promatrane godine. Zabilježene su i godine izvješća u kojima se određeno područje
sređivalo i obrađivalo:
-Uprava (2000.- 2012.),
-Pravosuđe (2000.- 2012.),
-Vojni fondovi (2005., 2007.),
-Prosvjeta, kultura i znanost (2000.-2001., 2004.- 2009., 2011., 2012.),
-Zdravstvo i socijalna zaštita (2006.- 2008.) ,
-Gospodarstvo (2000.- 2012.),
-Političke stranke i udruge (2000.- 2009., 2011., 2012.),
-Osobni i obiteljski fondovi (2005., 2010.-2011.),
-Zbirka gradskih projekata (započeto u 2000., nastavlja se u 2001., 2002.66
-2003., 2005.-
2012.),
-Izrada sumarnih inventara za obiteljske fondove (2000., 2001.),
-Ostali poslovi obrade arhivskog gradiva (2000.-2001., 2006., 2010.),
-Ostalo gradivo (2009.).
66
Od 2002. godine potpoglavlje zabilježeno pod nazivom Zbirke.
0
500
1000
1500
2000
2500
Sređivanje i obrada arhivskog gradiva
1903 1903
2150
541
1491 1573
1916 2023
1832
1113 1141
1504
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
42
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 541 (2003. godine) do 2150 (2002. godine) dana
godišnje. Posljednje promatrane godine za Sređivanje i obrada arhivskog gradiva utrošeno je
1504 dana.
Tablica 17 prikazuje dane utrošene na zaštitu gradiva u arhivu u razdoblju od 2000. do
2011. godine, dok Slika 12 prikazuje isto, grafički.
Tablica 17. Zaštita gradiva u arhivu
Zaštita gradiva u
arhivu
2000. 162 dana
2001. 162
2002. 185
2003. 313
2004. -
2005. 400
2006. 346
2007. 384
2008. 339
2009. 325
2010. 390
2011. 400
2012. -
2013. -
Ukupno 3406
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
43
Slika 12. Zaštita gradiva u arhivu
Zaštita gradiva u arhivu obuhvaća:
-Skrbništvo u spremištima na 5 lokacija67
(2000., 2001., 2002.68
, 2012.),
-Prijenos gradiva i polica, zbog radova u spremištu i boljeg reda (2000., 2001.),
-Manipulativne poslove (2002., 2005.- 2012.),
-Pisanje i lijepljenje naljepnica (2005.),
-Stručne kolegije, stručne sastanke i dogovore (2005.- 2007., 2009.- 2011),
-Ulaganje manjih akvizicija i naknadno pronađenog rasutog gradiva u već postojeće serije
i fondove (2005.- 2011.),
-Unošenje podataka i promjena u Sumarni inventar fondova i dosjea (2003.- 2011.),
-Reorganizaciju spremišnog prostora, zamjenu drvenih polica s metalnim, prijenos i
ulaganje gradiva, izradu topografskih inventara spremišta (2012.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 0 (2004. godine) do 400 (2005. i 2011. godine)
dana godišnje. Zanimljivo je da 2004. godine niti jedan dan, prema izvješću, nije utrošen na
zaštitu gradiva, posebno kad se radi o ustanovi kojoj je jedna od glavnih zadaća zaštita gradiva.
Tablica 18 prikazuje dane utrošene na korištenje arhivskog gradiva u razdoblju od 2000.
do 2011. godine, dok Slika 13 prikazuje isto, grafički.
67
Obuhvaća kontrolu vlage, topline, prenošenje gradiva i sl. za razdoblje 2000. i 2001. godine. 68
Kontrola temperature, vlage, prašine, svjetla i sl. u 4 spremišta.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Zaštita gradiva u arhivu
162 162 185
313
400
346
384
339 325
390 400 2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
44
Tablica 18. Korištenje arhivskog gradiva
Korištenje arhivskog
gradiva
2000. 280 dana
2001. 280
2002. 490
2003. 301
2004. 357
2005. 460
2006. 190
2007. 409
2008. 511
2009. 475
2010. 150
2011. 198
2012. -
2013. -
Ukupno 4101
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
45
Slika 13. Korištenje arhivskog gradiva
Korištenje arhivskog gradiva obuhvaća:
-Informiranje korisnika arhivskog gradiva usmeno, telefonski i pismeno69
(2000.- 2012.);
-Čitaonicu - prijem zahtjeva, narudžbe, donošenje i vraćanje gradiva, nadzor, pomoć70
(2000.- 2012.);
-Istraživanje za stranke- po zahtjevima stranaka (2000.- 2012.);
-Rješenja zahtjeva za istraživače (2000., 2001.);
-Gradivo za izložbe (2000.- 2005., 2007.- 2009., 2012.);
-Korištenje gradiva u službene svrhe- izdavanje potvrda i uvjerenja (2002, 2012);
-Suradnju s javnim ustanovama (2002., 2012.);
-Izdavanje i vraćanje gradiva, rješavanje zahtjeva za službene i privatne svrhe (2007.);
-Zahtjeve iz gruntovnih knjiga (2007.71
, 2008.72
, 2009.73
);
-Ostalo (2006.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 150 (2010. godine) do 511 (2008. godine) dana
godišnje. Posljednje promatrane godine na Korištenje arhivskog gradiva utrošeno je 198 dana.
69
Od godine 2002. naziv potpoglavlja je Informiranje i davanje podataka korisnicima. 70
Godine 2002. naziv potpoglavlja je Rad u čitaonici, opsluživanje istraživača i stranaka te nadzor. 71
Navedene godine bilo je preko 1800 izvadaka iz gruntovnih knjiga. 72
Navedene godine bilo je 1374 zahtjeva za 700 stranaka. 73
Veliki broj zahtjeva za zemljišnim izvatcima (preko 1000 čestica).
0
100
200
300
400
500
600
Korištenje arhivskog gradiva
280 280
490
301
357
460
190
409
511 475
150
198
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
46
5.5. Stručno usavršavanje arhivskih djelatnika
Tablica 19 prikazuje dane utrošene na stručno usavršavanje arhivskih djelatnika u
razdoblju od 2000. do 2011. godine, dok Slika 14 prikazuje isto, grafički.
Tablica 19. Stručno usavršavanje arhivskih djelatnika
Stručno usavršavanje
arhivskih djelatnika
2000. 315 dana
2001. 315
2002. 389
2003. 294
2004. 302
2005. 293
2006. 283
2007. 303
2008. 278
2009. 233
2010. 189
2011. 159
2012. -
2013. -
Ukupno 3353
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
47
Slika 14. Stručno usavršavanje arhivskih djelatnika
Stručno usavršavanje djelatnika obuhvaća:
-Praćenje stručne literature i pohađanje tečajeva (informatika, arhivistika) što odrađuju
svi stručni djelatnici (2000.- 2012.);
-Stručne i znanstvene skupove (2000.- 2012.);
-Predavanja i tečajeve (2000.- 2002.74
, 2012.);
-Izvanredno školovanje (2000.75
, 2001., 2002.76
);
-Obrazovanje pripravnika (2000.77
, 2001., 2002.78
,2003.-2004., 2005.79
, 2006.80
, 2007.81
,
2008.82
, 2009.83
, 2012.);
-Polaganje stručnog ispita (2002.84
);
-Kulturnu razmjenu i istraživanja u Mađarskoj (2002.);
-III. kongres hrvatskih arhivista u Osijeku (organizacija i održavanje) (2009.);
-Doktorsku radnju iz informacijsko-arhivskih znanosti (2010.).
74
Godine 2002. predavanja i tečajevi u Zagrebu, Osijeku, Vinkovcima i Virovitici. 75
1 djelatnik (VSS) ; isto i 2001. godine. 76
1 djelatnik 77
2 VSS i 2 SSS (pripravnici i stručni ispit) ; isto i 2001. godine. 78
Pripravnici (2 VSS). 79
3 VSS, 1 SSS. 80
Isto. 81
3 VSS položila za arhiviste i 1 SSS za tehničara. 82
1 VSS položio za arhivista. 83
1 VSS. 84
2 VSS.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Stručno usavršavanje djelatnika
315 315
389
294 302 293 283 303
278
233
189
159
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
48
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 159 (2011. godine) do 389 (2002. godine) dana
godišnje Kao što je vidljivo na Slici 14, od 2007. godine bilježi se stalni pad u broju dana
utrošenih na stručno usavršavanje arhivskih djelatnika.
5.6. Zaštita i obrada knjižnog gradiva
Tablica 20 prikazuje dane utrošene na zaštitu i obradu knjižnog gradiva u razdoblju od
2000. do 2011. godine, dok Slika 15 prikazuje isto, grafički.
Tablica 20. Zaštita i obrada knjižnog gradiva
Zaštita i obrada
knjižnog gradiva
2000. 78 dana
2001. 78
2002. 119
2003. 150
2004. 168
2005. 305
2006. 80
2007. 40
2008. 62
2009. 47
2010. 48
2011. 57
2012. -
2013. -
Ukupno 1232
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
49
Slika 15. Zaštita i obrada knjižnog gradiva
Zaštita i obrada knjižnog gradiva obuhvaća:
-Nabavu knjižnog gradiva za knjižnicu arhiva u Osijeku (2000.- 2005., 2009., 2012.);
-Obradu knjižnog gradiva u arhivskoj knjižnici (2000.- 2005., 2009., 2010., 2012.);
-Razmjenu publikacija i distribuciju arhivskih izdanja u tuzemstvu i inozemstvu (2000.-
2005., 2008.- 2011.);
-Ulaganje knjiga i časopisa u police (2000., 2001., 2010., 2011.);
-Korištenje knjižnog gradiva (2002.- 2005., 2010.- 2012.);
-Izradu stručnih bibliografija (2003. -2004.)
-Reviziju i otpis (2006.85
, 2007.86
);
-Računalnu inventarizaciju knjižnog gradiva, razvrstavanje, slaganje i ulaganje knjiga po
UDK sustavu unutar zbirke (2006.- 2008.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 40 (2007. godine) do 305 (2005. godine) dana
godišnje. Od godine 2005. bilježi se nagli pad u danima utrošenim na Zaštitu i obradu knjižnog
gradiva.
5.7. Stručno-znanstvena djelatnost
Tablica 21 prikazuje dane utrošene na stručno-znanstvenu djelatnost u razdoblju od 2000.
do 2011. godine, dok Slika 16 prikazuje isto, grafički.
85
Navedene godine naziv potpoglavlja je Revizija i otpis knjižnog gradiva. 86
Navedene godine naziv potpoglavlja je Revizija i otpis pismohrane Državnog arhiva u Osijeku.
0
50
100
150
200
250
300
350
Zaštita i obrada knjižnog gradiva
78 78
119
150 168
305
80
40 62
47 48 57
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
50
Tablica 21. Stručno-znanstvena djelatnost
Stručno-znanstvena
djelatnost
2000. 152 dana
2001. 152
2002. 107
2003. 95
2004. 134
2005. 170
2006. 100
2007. 152
2008. 170
2009. -
2010. -
2011. -
2012. -
2013. -
Ukupno 1232
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 16. Stručno-znanstvena djelatnost
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Stručno-znanstvena djelatnost
152 152
107 95
134
170
100
152
170
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
51
Stručno-znanstvena djelatnost obuhvaća istraživanja, znanstvena sudjelovanja,
znanstvene i stručne radove, pripremanje radova i slično. U nastavku je zabilježeno što se
događalo svake promatrane godine.
Godine 2000. i 2001. Arhiv je sudjelovao s referatom Potpisnici Iločkog statuta 1525.
godine na simpoziju Iločki status 1525. godine. Secesija u Osijeku (referat 2 djelatnika) i drugo,
izrađeni su radovi za Glasnik arhiva Slavonije i Baranje br. 6 (Uprava i arhivsko gradivo uprave
od kraja 17. st. do danas) te je provedeno istraživanje u sklopu međunarodne suradnje u
Mađarskoj.
Godine 2002. pripremljeni su radovi za Glasnik arhiva Slavonije i Baranje br 7 te su
izrađeni: Srednjovjekovne isprave iz Istočne Hrvatske, Knjiga zavijačnika Iloka 1936. g. i Knjiga
dopisa grada Osijeka 1743.-1777.
Godine 2003. izrađeni su stručni i znanstveni radovi za Glasnik arhiva 7 te za stručne i
znanstvene skupove, dok su za 2004. godinu izrađeni stručni i znanstveni skupovi za Glasnik 8.
Godine 2005. izrađeni su stručni i znanstveni radovi za Glasnik arhiva br. 9 i druge
stručne arhivske publikacije te je objavljen Glasnik br. 8. Arhiv je sudjelovao s referatima na
znanstvenim skupovima: Kongres u Dubrovniku, obljetnica J. J. Strossmayera, Matične knjige u
Virovitici, Aljmaško mjesto i drugo.
Godine 2006. izrađeni su stručni i znanstveni radovi za Glasnik arhiva br. 9 te Kanonske
vizitacije Srijema 1735.-1768.
Godine 2007. pripremljen je i tiskan Glasnik arhiva br. 9 te su izrađene Kanonske
vizitacije Srijema 1735.-1768- sažeci, kazala, latinsko-hrvatski tekst.
Godine 2008. pripremljeni su radovi za Glasnik arhiva br. 10 te su objavljene Kanonske
vizitacije Srijema 1735.-1768.
Godine 2012. izrađeni su stručni i znanstveni radovi te radovi za Glasnik arhiva Slavonije
i Baranje broj 12.
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 95 (2003. godine) do 170 (2005. i 2008. godine)
dana godišnje. Zanimljivo je primjetiti, da prema izvješću, nakon 2008. godine niti jedan dan
nije utrošen na Stručno-znanstvenu djelatnost, ta se aktivnost, nakon 2008. godine, niti ne
spominje u izvješćima.
5.8. Informacijski sustav i unosi podataka
Tablica 22 prikazuje dane utrošene na informacijski sustav i unose podataka u razdoblju
od 2000. do 2011. godine, dok Slika 17 prikazuje isto, grafički.
52
Tablica 22. Informacijski sustav i unosi podataka
Informacijski sustav i
unosi podataka
2000. 464 dana
2001. 464
2002. 219
2003. 70
2004. 83
2005. 90
2006. 60
2007. 72
2008. 103
2009. 60
2010. 60
2011. 70
2012. -
2013. -
Ukupno 1815
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 17. Informacijski sustav i unosi podataka
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
Informacijski sustav i unosi podataka
464 464
219
70 83 90 60 72
103
60 60 70
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
53
Informacijski sustav i unosi podataka obuhvaćaju:
-Održavanje informatičke opreme i informacijskog sustava (2000.- 2005.- 2012.);
-Nabavu i razvoj informacijskog sustava i opreme (2000.- 2005.- 2007.87
, 2008.-2012.);
-Informacijsku infrastrukturu- WEB stranice, intervencije (2000.- 2002.);
-Unose podataka (evidencije, inventari i sl.) (2000.- 2002.88
),
-Izradu novog registra fondova i zbirki s intervencijama zbog podataka o serijama,
količini, nazivima i slično, pripremu arhivskih fondova i zbirki po programima (2000., 2001.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 60 (2006., 2009., 2010. godine) do 464 (2000.,
2001. godine) dana godišnje. Najviše dana je utrošeno 2000. i 2001. godine iz razloga što je tada
arhiv prešao na rad sa računalima te je mnogo dana utrošeno na samu informatizaciju sustava.
5.9. Izdavačka djelatnost
Tablica 23 prikazuje dane utrošene na izdavačku djelatnost u razdoblju od 2000. do 2011.
godine, dok Slika 18 prikazuje isto, grafički.
Tablica 23. Izdavačka djelatnost
Izdavačka djelatnost
2000. 193 dana
2001. 193
2002. 121
2003. 205
2004. 220
2005. 170
2006. 288
2007. 230
2008. 250
2009. 205
2010. 425
2011. 147
2012. -
2013. -
Ukupno 2647
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
87
Navedene godine najviše dana utrošeno je na razvoj informacijskog sustava, osobito aplikacija na ARHiNET. 88
Računalna obrada podataka (unos podataka, obrada, ispis).
54
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 18. Izdavačka djelatnost
Tijekom 2000. i 2001 godine pripremljen je i objavljen katalog Udruge i klubovi u
Osijeku, 36 str., pripremljen je tekst (oko 50% gotovo) za Vodič Državnog arhiva u Osijeku, 50
kartica, pripremljena i tiskana je knjiga prevedena s latinskog na hrvatski jezik Povijest
Đakovačko-srijemske biskupije, 180 str.; pripremljena i tiskana je knjiga Naselja u istočnoj
Hrvatskoj krajem 17. i početkom 18. stoljeća, 392. str.; pripremljena za tisak Defter Požeškog
sandžaka 1579. godine (oko 600 kartica); rađeno je na Monografiji DVD Osijek, 120 str., koja je
objavljena 2000. godine; napisan i objavljen je Kulturno-povijesni vodič Osijeka (64 str.), radilo
se na lekturi i ispravci latinskog teksta (oko 200 stranica), dr. Ive Mažuran, Srednjovjekovne
isprave, što je Arhiv tiskao u 2001. godini.
Godine 2002. radilo se na sljedećem: Srednjovjekovne isprave Slavonije, Novčarski
zavodi, Udruge Vinkovaca, Baranja- Stanovništvo 1766. i Beljsko vlastelinstvo 1824. godine,
Kotar Osijek 1787. godine
Godine 2003. Arhiv je izdao Sjeveroistočne granice Hrvatske, Knjigu o vinu (Weinbuch)
iz 1779. godine, Zavičajnike grada Osijeka, Kanonske vizitacije Baranje I. 1729-1810., Katalog
izložbe Osijek auf alten Ansichtskarten.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
Izdavačka djelatnost
193 193
121
205 220
170
288
230 250
205
425
147
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
55
Godine 2004. objavljeno je gradivo Kanonske vizitacije Baranje 1829.-1845., Zapisnik
općine Osijek 1861.-1865., pripremljeni su rukopisi Kanonske vizitacije III., Zapisnik glavnih
skupština od 1867. do 18870. i gradivo Matična knjiga Virovitice 1686,-1717. i Povijest sela i
župe Ivanovac.
Godine 2005. izdane su Kanonske vizitacije valpovačkog i miholjačkog područja 1730.-
1830.
Godine 2006 izdano je sljedeće: Gospodarska izvješća Iločkog vlastelinstva, Život i djelo
dr. Ante Starčevića, Kraljevski sudbeni stol u Osijeku, Vodič Državnog arhiva u Osijeku,
Osnivanje vojne granice u Slavoniji, Kanonske vizitacije Đakovačke i srijemske biskupije,
Odvodnja sa Slavonske dravsko-dunavske nizine, Pučke škole na području Pečuške biskupije,
Cehovi u Osijeku i županiji, Rondel velikana, Dokumenti na udaru ratnog uništenja, Zapisnici
grada Osijeka 1876-1886, Kanonske vizitacije Osijeka, Zapisnici grada Osijeka 1876-1884,
Kanonske vizitacije V., Zapisnici 1885-1886, Kotarski sud Đakovo.
Tijekom 2007. godine izdano je: Vodič kroz arhivsko gradivo Državnog arhiva u Osijeku,
Zapisnici gradskih skupština 1887.-1895. te Izvori za povijest zdravstva Osijeka i Slavonije.
Tijekom 2008. godine izdani su: Kulturno-povijesni vodič Osijeka; Zapisnici gradskih
skupština 1896.-1901.; Statuti Virovitičke županije 1745.-1792; Vukovarsko vlastelinstvo 1719.-
1945.
Godine 2009. izdano je: Zapisnik skupština grada Osijeka 1809., Kanonske vizitacije
županjskog i vrbanjskog dekanata 1775.-1833., VII. knjiga te Glasnik arhiva br. X.
Tijekom 2010. godine izdano je: Povijest franjevačke provincije Bosne Srebrene,
Kanonske vizitacije vinkovačko-vukovarsko-iločko područje, VIII. knjiga; Kanonske vizitacije
brodsko područje, IX. knjiga; Stari natpisi Osijeka i okolice 1706.-1900.; Marko iz Aviana te
Glasnik arhiva br. XI.
Godine 2011. izdano je: Hrvatska pčela, Kapucini u istočnoj Hrvatskoj od 18. do sredine
20. st. - s posebnim osvrtom na samostane u Osijeku, Beogradu, Zemunu i Novoj Palanki,
Podnesci općine Donji grad Osijek, Zapisnik 1810. i 1811. godine, Glasnik arhiva br. 11,
Spomenica rkt. župe Preslavnog Imena Marijina u Donjem gradu u Osijeku, Taube te Povijesni i
zemljopisni opis Kraljevine Slavonije i vojvodstava Srijema.
Tijekom 2012. godine izdano je: Kanonske vizitacije- generalno kazalo knjiga XI.;
Političko-gospodarski zapisnici Slobodnog i kraljevskog grada Osijeka za 1812. godinu; F.W.
von Taube, Povijesni i zemljopisni opis te Spomenica rkt. župe Petrijevci.
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 121 (2002. godine) do 425 (2010. godine) dana
godišnje. Posljednje promatrane godine, 2011., na Izdavačku djelatnost utrošeno je 147 dana.
56
5.10. Kulturno-prosvjetna djelatnost
Tablica 24 prikazuje dane utrošene na Kulturno-prosvjetnu djelatnost u razdoblju od
2000. do 2011. godine, dok Slika 19 prikazuje isto, grafički.
Tablica 24. Kulturno-prosvjetna djelatnost
Kulturno-prosvjetna
djelatnost
2000. 172 dana
2001. 172
2002. 75
2003. 126
2004. 187
2005. 195
2006. 143
2007. 148
2008. 158
2009. 142
2010. 157
2011. 188
2012. -
2013. -
Ukupno 1863
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
57
Slika 19. Kulturno-prosvjetna djelatnost
Kulturno- prosvjetna djelatnost obuhvaća:
-Predavanja studentima povijesti, srednjoškolcima i građanima kod posjeta arhivu
(2000.- 2005.-2012.);
-Suradnju sa sredstvima javnog priopćavanja -TV, radio, novine (2000.- 2002.);
-Tjedan arhiva- izložbe, posjeti, predavanja, tiskovine i sl. (2000.- 2007.89
, 2008.90
,
2009.- 2012.);
-Predstavljanje arhivskih i drugih izdanja (2000., 2001.);
-Izložbe (2000.- 2001., 2003.- 2011.);
-Sastanke u Muzeju, HAZU, Galeriji, Knjižnici, Županiji i slično (2000., 2001.)
-Suradnju sa školama, studentima i skupinama posjetitelja (2002- 2005.91
- 2012.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 75 (2002. godine) do 195 (2005. godine) dana
godišnje. Posljednje promatrane godine na Kulturno- prosvjetnu djelatnost utrošeno je 188 dana.
5.11. Stručno-administrativni poslovi
Tablica 25 prikazuje dane utrošene na stručno-administrativne poslove u razdoblju od
2000. do 2011. godine, dok Slika 20 prikazuje isto, grafički.
89
Tjedan arhiva posvećen 60. obljetnici djelovanja arhiva u Osijeku. 90
Tjedan arhiva posvećen turističkom djelovanju na području Osječko-baranjske županije. 91
Od 2003. naziv potpoglavlja je Suradnja s obrazovnim ustanovama.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Kulturno-prosvjetna djelatnost
172 172
75
126
187 195
143 148 158
142
157
188 2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
58
Tablica 25. Stručno-administrativni poslovi
Stručno-administrativni
poslovi
2000. 230 dana
2001. 230
2002. 110
2003. 109
2004. 260
2005. 149
2006. 139
2007. 139
2008. 149
2009. 109
2010. 109
2011. 119
2012. -
2013. -
Ukupno 1852
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
Slika 20. Stručno-administrativni poslovi
0
50
100
150
200
250
300
Stručno-administrativni poslovi
230 230
110 109
260
149 139 139
149
109 109 119
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
59
Stručno-administrativni poslovi obuhvaćaju:
-Planiranje, izvještavanje i praćenje rada u arhivu te izvješća (2000.- 2012.);
-Stručna povjerenstva (za škartiranje i procjene gradiva), inventurna povjerenstva,
sastanci i sl. (2000.- 2012.);
-Zahtjeve stranaka u tajništvu (2000.- 2001.)
-Stručno-administrativne poslove (2003.- 2011.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 109 (2003., 2009., 2010. godine) do 260 (2004.
godine) dana godišnje. Posljednje promatrane godine na Stručno-administrativne poslove
utrošeno je 119 dana.
5.12. Fotografija i mikrografija
Tablica 26 prikazuje dane utrošene na fotografiju i mikrografiju u razdoblju od 2000. do
2011. godine, dok Slika 21 prikazuje isto, grafički.
Tablica 26. Fotografija i mikrografija
Fotografija i mikrografija
2000. 75 dana
2001. 75
2002. 80
2003. 94
2004. 165
2005. 102
2006. 96
2007. 93
2008. 89
2009. 127
2010. 142
2011. 174
2012. -
2013. -
Ukupno 1312
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
60
Slika 21. Fotografija i mikrografija
Fotografija i mikrografija obuhvaćaju:
-Pripremu s terena i prijevoz matičnih knjiga i karata u Zagreb na mikrofilmiranje (2000.-
2002.92
);
-Kopiranje i dubliranje dokumenata u arhivu za stranke, istraživače, djelatnike i ustanove
(2000.- 2012. 93
);
-Fotografiranje i izradu fotografija- za stranke, arhiv, izdanja (2000.- 2011.);
-Restauraciju matičnih knjiga Vukovarsko-srijemske županije (2005.- 2006.);
-Snimanje nagorjelih protokola fonda HR-DAOS-67 i izradu fotografija (2007)
-Digitalizaciju dokumenata- Gradski projekti (2009.- 2010., 201194
, 2012.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 75 (2000., 2001. godina) do 174 (2011. godine)
dana godišnje. Možemo primjetiti da od 2008. godine bilježimo stalan porast u broju utrošenih
dana na Fotografiju i mikrografiju što možemo povezati s brojnim projektima digitalizacije
dokumenata.
92
Zaštitno snimanje matičnih knjiga koje su preostale po župama i matičnim uredima. 93
Od 2003. godine naziv potpoglavlja je Fotokopiranje i skeniranje gradiva za potrebe struke i djelatnosti. 94
Godine 2011. naziv potpoglavlja je Digitalizacija dokumenata- Projekti i nacrti izvan Osijeka.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Fotografija i mikrografija
75 75 80
94
165
102 96 93 89
127
142
174 2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
61
5.13. Knjigovežnica i restauracija u arhivu u Osijeku
Tablica 27 prikazuje dane utrošene na knjigovežnicu i restauraciju u arhivu u Osijeku u
razdoblju od 2000. do 2011. godine, dok Slika 22 prikazuje isto, grafički.
Tablica 27. Knjigovežnica i restauracija u arhivu u Osijeku
Knjigovežnica i
restauracija u arhivu u
Osijeku
2000. 262 dana
2001. 262
2002. 192
2003. 271
2004. 320
2005. 268
2006. 270
2007. 233
2008. 198
2009. 185
2010. 224
2011. 94
2012. -
2013. -
Ukupno
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
62
Slika 22. Knjigovežnica i restauracija u arhivu u Osijeku
Knjigovežnica i restauracija u arhivu u Osijeku obuhvaća:
-Restauraciju knjiga, projekata, karata, nacrta, spisa u vlastitoj knjigoveško-
restauratorskoj radionici (2000., 2001., 2003.- 2007., 2009.);
-Izradu arhivskih specijalnih kutija (veće i manje dimenzije) te fascikala za karte raznih
dimenzija (2000.- 2011.);
-Preuvezivanje starih knjiga (2000, 2001, 200295
, 2005.96
- 2007., 2009.);
-Održavanje strojeva i manje popravke u arhivu (2000.- 2005.97
- 2011.);
-Preventivnu zaštitu arhivskog gradiva, karata, projektnih nacrta te konzervacija istih
(2008., 2010., 2011.);
-Restauraciju i konzervaciju arhivske građe pisane na papiru i sve vrste knjiga (2008.,
2010., 2011.);
-Uvezivanje na način što bliže originalu od najjednostavnijih do protokolnih uveza bez
obzira na veličinu i debljinu (2008., 2010., 2011.);
-Praćenje stručnog rada kroz vođenje zakonom određene evidencije restauriranih
materijala u Tehničkom odjelu Arhiva (2008.).
95
Godine 2002. naziv potpoglavlja je Uvezivanje i preuvezivanje s restauracijom listova u vlastitoj radionici. 96
Od 2005. godine naziv potpoglavlja je Restauracija manje oštećenih listova arhivskih knjiga, uvez ili preuvez
istih. 97
Od 2003. godine naziv potpoglavlja je Obrezivanje materijala, održavanje strojeva u radionici te nabava
materijala.
0
50
100
150
200
250
300
350
Knjigovežnica i restauracija u arhivu u Osijeku
262 262
192
271
320
268 270
233
198 185
224
94
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
63
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 94 (2011. godine) do 320 (2004. godine) dana
godišnje. Posljednje promatrano godine na Knjigovežnicu i restauraciju u arhivu je utrošeno 94
dana.
5.14. Ostalo (uprava)
Tablica 28 prikazuje dane utrošene na ostale aktivnosti u Arhivu u razdoblju od 2000. do
2011. godine, dok Slika 23 prikazuje isto, grafički.
Tablica 28. Ostalo (uprava)
Ostalo
2000. 1031 dan
2001. 1031
2002. 860
2003. 1110
2004. 1554
2005. 1040
2006. 1140
2007. 1180
2008. 1300
2009. 1129
2010. 1149
2011. 1310
2012. -
2013. -
Ukupno 13834
Izvor: 1. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2001.
2. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2002.
3. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2003.
4. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2004.
5. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2005.
6. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2006.
7. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2007.
8. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2008.
9. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2009.
10. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2010.
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2011.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2012.
64
Slika 23. Ostalo (Uprava)
Poslovi uprave i održavanja obuhvaćaju:
-Ravnateljske poslove (2000.- 2011.);
-Tajničke poslove (2000.- 2011.);
-Računovodstvo i financije, plaće, račune, bilance, nabavu materijala i sl. (2000.- 2011.);
-Spremanje i čišćenje ureda, soba, spremišta (2000.- 2002., 2005.- 2011.);
-Čuvarsku služba, održavanje zgrade i manje popravke, otključavanje, vatrodojavu,
održavanje službenog automobila i ostalo, dostavu pošte, kupovanje i dopremanje materijala,
sastavljanje polica i sl (2000.- 2011.).
Raspon dana u ovoj službi kretao se od 860 (2002. godine) do 1554 (2004. godine) dana
godišnje. Najviše dana, od ukupnog broja stvarno radnih dana, utrošeno je na aktivnost Ostalo
(Uprava), i to gotovo svake godine više od 1000 dana.
5.15. Izvješće o radu u 2013. godini
Izvješće o radu u 2013. godini godišnje je izvješće rada Arhiva koje se u potpunosti
razlikuje od dotadašnjih izrađenih izvješća, a sama promjena načina izrade je bila želja
ravnatelja. Izvješće za 2013. godinu sadrži Uvod, Ostvareno u 2013. godini, Korištenje
arhivskog gradiva, Državni arhiv u Osijeku - aktivnosti, Dugoročno očuvanje gradiva te
Upravljanje dokumentacijom kod stvaratelja.
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
Ostalo (Uprava)
1031 1031
860
1110
1554
1040 1140 1180
1300
1129 1149
1310
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
2007.
2008.
2009.
2010.
2011.
65
Uvod sadrži osnovne informacije o Arhivu te je navedeno da je 2013. godine u Arhivu
bilo zaposleno 24 djelatnika te 4 vježbenika na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja
radnog odnosa. Prvu polovinu 2013. godine obilježili su poslovi vezani za proces legalizacije na
kojima je bilo angažirano pola djelatnika Arhiva.
Ostvareno u 2013. godini naziv je poglavlja u kojemu je navedeno gradivo koje je
tijekom 2013. godine obrađeno i koje je iste godine postalo dostupno korisnicima. Samo
poglavlje raspoređeno je po odjelima koja su gradivo obradila. Odjel za sređivanje i obradu
arhivskog gradiva javne uprave obradio je i sredio sljedeće gradivo: Skupština općine Beli
Manastir (1963-1991), Narodni odbor kotara Osijek (1945-1967), Ured za podržavljeni imetak
Osijek (1941-1945), Povjerenstvo pograničnog željezničkog i parobrodskog redarstva u Osijeku
(1944), Poglavarstvo slobodnog i kraljevskog grada Osijeka/ Gradsko poglavarstvo Osijek/
(1809-1848), Oblasni NO za Slavoniju (1943-1945), Narodni odbor općine Ernestinovo (1952-
1962), Skupština općine Osijek (1963-1993). Odjel za sređivanje i obradu arhivskog gradiva
pravosuđa obradio je gradivo: Opštinski sud za prekršaje u Belom Manastiru 191.-1997.,
Okružni privredni sud u Osijeku 1946.-1990. Odjel za sređivanje i obradu arhivskog gradiva
gospodarstva i bankarstva obradio je i sredio sljedeće gradivo: Tvornica žigica „Drava“ Osijek/
Drava d.d. Osijek/ 1901.-1960., „Stambena zadruga „Slavonija“ Osijek, 1963-2001 [2002],
Stambena zadruga „IPK Ratarstvo“ Osijek, 1963.-2001 [2002], Stambena zadruga „Sloboda“
Osijek 1972.-1994., „Tehnika beton“ Osijek, 1962.-1998., Mobilia d.d. Vladislavci 1935/2004,
Zbirka specimena banaka i novčarskih zavoda, 1859-1945. Odjel za sređivanje i obradu
arhivskog gradiva društvenih službi, osobnih i obiteljskih fondova i zbirke matičnih knjiga
obradio je i sredio sljedeće: Hrvatsko pjevačko društvo „Lipa“ 1876.-1985., OŠ Bratstvo-
jedinstveo, Osijek 1849.-1965., Zbirka matičnih knjiga. 98
Korištenje arhivskog gradiva poglavlje je u kojemu su opisani načini na koje se arhivsko
gradivo koristilo. Godine 2013. bilježi se povećan broj zahtjeva za ovjerenim preslikama
građevinskih dozvola što je razumljivo s obzirom da je do 30. lipnja 2013. godine, po zahtjevu
Ministarstva graditeljstva i prostornog uređenja, bilo potrebno prikupiti dokumentaciju potrebnu
za ozakonjenje nezakonito izgrađenih zgrada.99
Tijekom godine ukupno je riješeno 7498 pisanih
zahtjeva korisnika za izdavanjem preslika gradiva.
Čitaonicu je, promatrane godine, posjetilo 1034 korisnika, a ukupna količina korištenog
gradiva bila je 1787. Evidentirano je 1437 zahtjeva korisnika za izdavanjem informacija.
98
Usp. Izvješće o radu u 2013. godini. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2014. 99
Usp. Ministarstvo graditeljstva i prostornoga uređenja: Ozakonjenje nezakonito izgrađenih zgrada URL:
http://www.mgipu.hr/default.aspx?id=11225 (2014-08-16)
66
Državni arhiv u Osijeku - aktivnosti, poglavlje je koje sadrži nekoliko potpoglavlja:
Međunarodna suradnja, Izložbe, Znanstveni skupovi, Predavanja, predstavljanja knjiga i dr.,
Stručni posjeti, Suradnja Državnog arhiva u Osijeku te Sudjelovanje djelatnika Državnog arhiva
u Osijeku na stručnim i znanstvenim skupovima. Tijekom 2013. godine Državni arhiv u Osijeku
potpisao je ugovor o međunarodnoj suradnji s pečuškim Arhivom županije Baranya Mađarskog
nacionalnog arhiva povodom stupanja Hrvatske u EU. Održano je šest izložbi u suradnji sa
Arhivom, dok je jedna izložba „Informiranje u prošlosti“ održana povodom međunarodnog dana
arhiva u suradnji Arhiva s Muzejom Slavonije i Radiopostajom. Djelatnici Državnog arhiva u
Osijeku sudjelovali su na deset različitih stručnih i znanstvenih skupova među kojima su:
konferencija- okrugli sto arhivista „Arhivi u medijima“ održanoj u Novom Sadu 16. i 17. lipnja
te IV. kongres hrvatskih arhivista s temom „Arhivi i politika“ održanom u Opatiji od 22. do 25.
listopada.
Za dugoročno očuvanje gradiva osiguran je redovit nadzor nad spremištima, prate se
uvjeti u njima te se redovito vode spremišne evidencije. Uz suglasnost Ministarstva kulture
ponovno je pokrenuta knjigoveška radionica Državnog arhiva u Osijeku. Za zaštitno i sigurnosno
snimanje gradiva u 2013. godini nabavljeni su Contex skener od 44''100
za skeniranje projektne
dokumentacije, karata, mapa i raznog gradiva velikih formata, te skener A-3 i A-4 formata, te
digitalni fotoaparat.
Upravljanje dokumentacijom kod stvaratelja obuhvaća nadzor nad radom stvaratelja,
rješavanje zatjeva, dostavu popisa gradiva, izdavanje aktova, preuzimanje gradiva u arhiv te
ostale aktivnosti, kao npr. održavanje Tečaja za stručno osposobljavanje djelatnika u
pismohranama od 18. do 20. studenog 2013. godine, koji je pohađalo 45 polaznika.
5.16. Rasprava
Godišnja izvješća rada Državnog arhiva u Osijeku, izvješća su kojima Arhiv prikazuje što
je tijekom godine bilo odrađeno, koji poslovi su oduzeli više vremena, koji manje. Kao što je i
spomenuto ranije, 12 promatranih godina se izvješće izrađivalo na isti način, dok su zadnja dva
izvješća izrađena s određenim promjenama. Iako ih nije bilo moguće uklopiti u tablice, izvješća
su analizirana.
Svrha ove analize bila je prikazati pomoću prikupljenih podataka na koji način je arhiv
ispunjavao svoje zadaće, kojih godina se, primjerice, više vremena utrošilo na zaštitu gradiva, a
kojih više na izdavačku djelatnost. Sami podaci o aktivnostima Arhiva mogu pripomoći u
100
44 inča jednako je 111, 76 centimetara.
67
daljnjem upravljanju Arhivom. Upravljanje Arhivom obuhvaća poznavanje svih zadaća Arhiva
te pravilno raspoređivanje djelatnika i aktivnosti na određeni broj dana koje aktivnost zahtjeva.
Potrebno je prepoznati zahtjeve koje postavlja gradivo, pretpostaviti zahtjeve korisnika,
omogućiti djelatnicima stručno usavršavanje, izrađivati prijedloge programa za unapređenje
Arhiva, ali i djelatnika.
Analizom godišnjih izvješća rada od 2000. do 2013. godine Državnog arhiva u Osijeku
prikazane su osnovne informacije o arhivu koje nam pokazuju što se promijenilo u promatranih
14 godina, zatim ukupan broj stvarno radnih dana koji je podijeljen za svaku godinu po
aktivnostima. Na temelju svake tablice i slike možemo donijeti određene zaključke o samim
aktivnostima arhiva.
Godine 2008. najviše dana utrošeno je na međunarodnu suradnju, dok je ta brojka
sljedeće, 2009. godine, gotovo upola manja. Svakako je vrlo pozitivno što se svake godine
održava međunarodna suradnja i dobri odnosi s drugim arhivima u okolici jer se time povećava
mogućnost nove suradnje i razmjene dobrih iskustava između arhiva. Zanimljivo je primjetiti da
se gotovo svake godine od prve promatrane do posljednje smanjuje broj utrošenih dana na
nadzor nad arhivskim i registraturnim gradivom. S obzirom da gotovo svake godine Arhiv
održava tečajeve za pripremu stručnog ispita za zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog
gradiva za djelatnike u pismohranama državnih tijela, tijela lokalne samouprave i uprave i javnih
ustanova, možemo zaključiti da djelatnici Arhiva više ne moraju često pružati stručnu pomoć
stvarateljima i imateljima gradiva ukoliko imaju položen stručni ispit te je iz tog razloga i svake
godine sve manje dana utrošeno na isto. Vidljivo je da je na zaštitu gradiva u arhivu od početnog
promatranog razdoblja do zadnje godine utrošeno svake godine sve više dana. Ova promjena je
vrlo pozitivna iz razloga što su i zadaće arhiva zaštita i čuvanje gradiva, a kako bi se gradivo
sačuvalo što dulje vremensko razdoblje potrebno ga je adekvatno zaštititi te na taj način i
osigurati budućim potencijalnim korisnicima pristup gradivu.
Ulaskom u informacijsko doba i arhivi su se našli pred novim izazovom postavljanja
informacijske infrastrukture, unošenja podataka o gradivu i samog gradiva na web. Godine 2000.
arhiv je prešao na rad s računalima, te je iste godine i najviše dana utrošeno na informacijske
sustave i unose podataka. Sljedećih godina broj dana kreće se od 60 do 219, a radi se najviše na
održavanju same opreme, razvoju informacijskog sustava i unose novih podataka.
Informatizaciju sustava prati i digitalizacija arhivskog gradiva. Od 2000. godine bilježi se
stalan porast u broju utrošenih dana na fotografiju i mikrografiju. Od 2009. godine radi se na
digitalizaciji dokumenata, čime velik broj gradiva postaje dostupan korisnicima koji više nužno
68
ne moraju dolaziti u arhiv i predavati zahtjev za pregledavanjem gradiva, već mu mogu pristupiti
i pregledati ga iz udobnosti vlastitoga doma.
S obzirom da je 2012. godine izvješće o radu izrađeno s manjim, ali bitnim promjenama,
u samome radu navedeno je što se navedene godine radilo tj. koje aktivnosti je arhiv odrađivao,
no bez podjele ukupnog broja stvarno radnih dana ne postoji mogućnost usporedbe s ostalim
godinama te nije niti moguće donijeti zaključke o tome na koje aktivnosti je utrošeno više ili
manje dana. Godine 2013. izrada izvješća o radu Arhiva se u potpunosti promijenila po želji
ravnatelja. Izgledom je vrlo slično izvješću rada Hrvatskog državnog arhiva101
. U izvješću su
navedeni podaci o Arhivu i aktivnostima Arhiva kroz godinu no zbog promjene u izradi ne
postoji mogućnost usporedbe s prethodnim godinama te nije niti moguće donijeti određene
zaključke.
Prilikom izrade godišnjih izvješća rada svakako bi bilo dobro zabilježiti osnovne
informacije poput broja korisnika, zahtjeva, broja sređenog gradiva, sve aktivnosti i poslove koje
je arhiv odrađivao itd. Izvješća o radu do 2011. godine dala su nam uvid u sam rad arhiva, ali
zbog svoje istovjetnosti dala su i mogućnost usporedbe utrošenih dana tijekom godina,
mogućnost primjećivanja promjena do kojih je došlo i koje su dovele do preraspodjele dana tj.
aktivnosti koje su ranije zahtjevale više utrošenih dana sada više ne zahtjevaju itd. Iako je
Izvješće o radu za 2013. godinu izrađeno na potpuno drugačiji način, ne znači nužno da je lošije
od prethodnih. Svakako bi bilo dobro pronaći i nadalje koristiti jedan način izrade, koji će nam
pružiti sve potrebne podatke o Arhivu i dati mogućnost usporedbe i analize podataka kao pomoć
pri daljnjem upravljanju.
6. Zaključak
Arhivi su ustanove čija je glavna zadaća čuvanje, obrada i omogućavanje korištenja
arhivskog gradiva. Sam rad i poslovanje te upravljanje arhivom vodi ravnatelj. Tijekom cijele
godine djelatnici arhiva obrađuju i sređuju gradivo, brinu se o zaštiti gradiva, pomažu
korisnicima pri ispunjavanju njihovih zahtjeva za gradivom, izrađuju prijedloge programa za
narednu godinu te izvršavaju odobrene programe od strane Ministarstva kulture. U prvim
mjesecima godine izrađuje se izvješće o radu za prethodnu godinu u kojemu se objektivno
prikazuju rezultati rada prethodne godine, navode se osnovne informacije o arhivu, problemi s
kojima su se susretali, te ostvareni rezultati u odnosu na planirano. Godišnja izvješća o radu
101
Usp. Izvješće o radu u 2013. godini. URL:
http://www.arhiv.hr/cs/groups/public/documents/document/mdaw/mdi3/~edisp/web2hdarhivloc027201.pdf (2014-
08-19)
69
pomažu nam pri ispunjenju jedne od funkcija upravljanja, kontrole, tj. nadzora nad djelovanjem
arhiva sa svrhom da on ostane na pravom putu radi ostvarenja ciljeva. Analizom godišnjih
izvješća dolazimo do podataka o broju dana koji su bili potrebni da bi se određena aktivnost i
zadaća odradila što nam može pomoći u daljnjem upravljanju na način da se pri samome
planiranju aktivnosti, stvarno radni dani zaposlenika raspodjele na one aktivnosti koje će nas
dovesti bliže ispunjenju ciljeva i zadaća arhiva. Bitno je naglasiti da je pri samoj usporedbi
izvješća o radu tijekom godina, važan način izrade izvješća. Kao što je i navedeno u samome
radu, izvješća o radu do 2011. godine dala su mogućnost usporedbe utrošenih dana tijekom
godine, mogućnost primjećivanja promjena itd. Promjena u načinu izrade izvješća o radu
Državnog arhiva u Osijeku, do koje je došlo 2013. godine, još je uvijek nova, te ne možemo
definitivno donositi zaključak da je loša. Ostaje nam pratiti daljnja izvješća te zaključak donijeti
naknadno.
70
Literatura
1. Abels, Eileen...[et al.]. Kompetencije informacijskih stručnjaka 21. stoljeća. URL:
http://www.nsk.hr/cuk/dokumenti/SLA%20kompetencije.pdf (2014-09-08)
2. Arhivska djelatnost: Pregled odbijenih programa. URL: http://www.min-
kulture.hr/userdocsimages/Odbijeni%20programi%20u%202014.%20godini/27.03.2014.Arhivsk
a%20odbijeni%202014.pdf (2014-08-12)
3. Arhivska djelatnost: Pregled odobrenih programa. URL: http://www.min-
kulture.hr/userdocsimages/Odobreni%20programi%20u%202014.%20godini/27.03.2014%20Ar
hivska%20odobreni%202014.pdf (2014-08-12)
4. Boras, Damir; Heđbeli, Živana. Položaj i uloga arhiva i pismohrana u suvremenom
društvu,2005. URL: http://www.had-info.hr/rad-drustva/izlaganja/72-polozaj-i-uloga-arhiva-i-
pismohrana-u-suvremenom-drustvu (2014-07-28)
5. Božić-Drljača Vesna... [et al.]. Vodič kroz arhivske fondove i zbirke Državnog arhiva u
Osijeku. Osijek: Državni arhiv, 2007.
6. Državni arhiv u Osijeku. URL: http://www.dao.hr/ (2014-08-21)
7. Hrvatski Državni Arhiv. URL: http://www.arhiv.hr/arhiv2/index.htm (2014-08-15)
8. Ivanović, Jozo. Priručnik iz arhivistike. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2010.
9. Izvješće o radu u 2013. godini. Osijek: Državni arhiv u Osijeku, 2014.
10. Izvješće o radu u 2013. godini.
URL:http://www.arhiv.hr/cs/groups/public/documents/document/mdaw/mdi3/~edisp/web2hdarhi
vloc027201.pdf (2014-08-19)
11. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2000. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2001.
12. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2001. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2002.
13. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2002. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2003.
14. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2003. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2004.
15. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2004. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2005.
16. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2005. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2006.
71
17. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2006. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2007.
18. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2007. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2008.
19. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2008. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2009.
20. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2009. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2010.
21. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2010. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2011.
22. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2011. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2012.
23. Izvješće rada Državnog arhiva u Osijeku za godinu 2012. Osijek: Državni arhiv u Osijeku,
2013.
24. Izvještaj arhiva za 2011. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 2011.
25. Kušen, Dražen; Dominiković, Ljiljana. Državni arhiv u Osijeku. Osijek: Državni arhiv u
Osijeku, 2005.
26. Ministarstvo graditeljstva i prostornoga uređenja: Ozakonjenje nezakonito izgrađenih zgrada
URL: http://www.mgipu.hr/default.aspx?id=11225 (2014-08-16)
27. Narodne novine (1997). Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. URL:
http://arhinet.arhiv.hr/_Download/PDF/Zakon_o_arhivskom_gradivu_i_arhivima.pdf (2014-07-
28)
28. Pravilnik o uvjetima i načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci URL:
http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2010_09_107_2870.html (2014-07-28)
29. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 46, 9.1.1/1 (2009). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
30. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 47, 9.1.1/1 (2010). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
31. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 48, 9.1.1/1 (2011). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
32. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 49, 9.1.1/1(2012). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-02-25)
33. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 50, 9.1.1/1(2013). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-08-13)
72
34. Priopćenje (Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske) 51, 9.1.1/1(2014). URL:
http://www.dzs.hr/ (2013-08-13)
35. Rastić, Marijan. Upravljanje manjim komunalnim i regionalnim arhivima. //Arhivski vjesnik
27, (1984). URL: http://arhivskivjesnik.arhiv.hr/index.php/AV/article/viewFile/1258/1341
(2014-09-03).
36. Sikavica, Pere; Bahtijarević-Šiber, Fikreta. Menadžment: Teorija menadžmenta i veliko
empirijsko istraživanje u Hrvatskoj. Zagreb: Masmedia, 2004.
37. Sikavica, Pere; Bahtijarević-Šiber, Fikreta; Pološki Vokić, Nina. Temelji menadžmenta.
Zagreb: Školska knjiga, 2008.
38. Sršan, Stjepan. Pola stoljeća arhiva u Osijeku: (1947.-1997.).Osijek: Povijesni arhiv u
Osijeku, 1997.
39. Statistički izvještaj arhiva za 1993. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1993.
40. Statistički izvještaj arhiva za 1996. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1996.
41. Statistički izvještaj arhiva za 1999. godinu. Državni zavod za statistiku: Zagreb, 1999.
42. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia
2003 / urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10)
43. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2006.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia
2006 / urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10)
44. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2009.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia
2009 / urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-10)
45. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2012.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia
2012 / urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2013-02-22)
46. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2013.=Statistical yearbook of the Republic of Croatia
2013 / urednik, editor-in-chief Jasna Crkvenčić- Bojić. URL: http://www.dzs.hr/ (2014-09-06)
47. Statut Državnog arhiva u Osijeku: URL:
http://www.dao.hr/dokumenti/DAOS_Statut_procisceni_tekst.pdf (2014-07-29)
48. Strateški plan 2012. - 2015. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2011. URL:
http://www.arhiv.hr/cs/groups/public/documents/document/mdaw/mda5/~edisp/web2hdarhivloc
009402.pdf (2014-09-09)
49. Tadin, Ornata. Specijalizirani arhivi. // Arhivski vjesnik 44, (2001). URL:
http://hrcak.srce.hr/9311 (2014-09-04)
50. Vodič kroz arhivske fondove i zbirke Državnog arhiva u Osijeku. Osijek: Državni arhiv,
2007.