Upload
ngodung
View
223
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA TOKO KELONTONG BAROKAH
SURAKARTA
Naskah Publikasi
Disusunoleh:
Lucia Dewi Yuni Ratnasari
08.12.2960
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF SYSTEMS ON SALE AND PURCHASE GROCERY
STORE BAROKAH
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA TOKO KELONTONG BAROKAH
Lucia Dewi Yuni Ratnasari 08.12.2960
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
A company as an organization that has a tendency for profit always require a computerized system that will be used in collecting, storing and processing data to produce information that will support the company's business strategy, plans and make effective business decisions.
Grocery stores Barokah is one grocery store and wholesaler that has many customers in Surakarta. But Barokah Grocery Stores in business competition has not made progress in the current era of computerization such as the sale and purchase transaction records are still done manually so that managers have difficulty in making decisions, especially for stocks of goods need to be supplemented or not a result of the differences listed in the book deal with number of stocks held physically.
This study aims to design and build a management information system applications that have the facility of data input, data processing, data reports. So as to assist the management in terms of providing information quickly, completely and accurately by using the computer as a tool. To build this application, the required software Microsoft Visual Basic 6.0 applications as a program editor that will be used later and the Microsoft SQL Server 2000 for database creation.
Key Words: purchase, Grocery Stores Barokah, sales of goods, information system
1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah
membawa dunia memasuki era modern yang lebih cepat dari yang pernah
dibayangkan sebelumnya. Bahkan hampir semua kegiatan manusia baik
yang berskala kecil maupun berskala besar telah memerlukan teknologi.
Teknologi informasi sangat penting bagi manusia karena teknologi informasi
dapat menyajikan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan tepat waktu yang
mencakup berbagaibidang, membuat semakin ketatnya persaingan dalam
dunia bisnis yang inginmengembangkan usahanya dengan bersaing agar
mampu mengikuti arusperkembangan informasi di era globalisasi. Hal ini
dibuktikan dengan hadirnya softwaresoftware baru yang semakin banyak
dan dapat meningkatkan pelanggan di setiap harinya.
Pengadaan teknologi informasi bagi para pembisnis bukan sesuatu
kebutuhan lagi melainkan suatu keharusan untuk dipenuhi demi mendukung
aktivitas perusahaan atau organisasi agar memenangkan persaingan.
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, maka sebuah
perusahaan dapat mengandalkan komputer. Dengan kemampuan
menyimpan data dalam jumlah yang besar, kecepatan dalam menyelesaikan
pekerjaan dengan hasil proses yang lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih
tinggi diharapkan mampu menyajikan informasi yang jelas, tepat, dan
bermanfaat.
Toko Kelontong Barokah adalah usaha yang bergerak dibidang
penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari yang berbentuk grosir
ataupun eceran.Dalam kesehariannya data penjualan, pembelian,
pelanggan, pemasok, dicatat kedalam buku besar dan kemudian diolah lagi
menjadi laporan-laporan masih dilakukan secara manual.Pencatatan dan
pengolahan data secara manual membutuhkan waktu yang lama sehingga
menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak berkualitas.Hal ini disebabkan
karena manusia membutuhkan waktu istirahat.Selain itu, hasil laporan dari
pengolahan data secara manual hanya biasanya sangat mudah diakses oleh
semua orang sehingga menyebabkan informasi tidak aman. Informasi yang
tidak berkualitas bias menyebabkan perusahaan salah dalam menetapkan
kebijakan dan pengambilan keputusan sehingga jika tidak segera diatasi
dikhawatirkan akan berpengaruh terhadap masa depan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, untuk memenuhi kebutuhan Toko
Kelontong Barokah dibutuhkan suatu sistem informasi penjualan dan
pembelian yang terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk memudahkan
perusahaan dalam hal pengolahan data-data perusahaan seperti
penyimpanan dan pencarian data, pembuatan laporan-laporan dan mengatur
hak akses user terhadap data-data perusahaan, maka penulis mengambil
topik untuk menyusun skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada Toko Kelontong
Barokah.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1. Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan
sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang
lebih menekankan pada prosedurnya menurut Jerry FitzGerald,
didefinisikan sebagai berikut.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
yang tertentu.1
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem
adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan
bekerja sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan
keluaran (output) yang berguna bagi penerimanya.2
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat seperti
berikut :
1. Elemen sistem (elements)
Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-
bagian sistem, suatu sistem betapapun kecilnya selalu mengandung
1 Jerry FitzGerald, Fundamentals of Systems Analysis, 1981, hal 5. 2 Jogiyanto.HM, Analisi dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek
Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi offset, 1999, hal 2.
elemen-elemen. Dengan kata lain elemen adalah bagian yang
terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi.
2. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan lainya.
Batas sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan luar sistem(environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem.
4. Penghubumg sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari subsistem
akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung.
5. Masukan sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan
dapat berupa :
Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi
yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
Masukan sinyal (signal input) adalah energi yang diproses
untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Proses adalah bagian dari
sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan
keinginan penerima.
8. Sasaran atau Tujuan sistem (Obyektive/goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
oprasi sistem tidak akan ada gunanya.
3. Analisis Sistem
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan
sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan
tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini
akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar
yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini.
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand,yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis system
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
3.1.2 Identifikasi Masalah
a) Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat di definisikan
sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah
yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat
tercapai.
b) Dari hasil penelitian yang telah dilakasanakan mengenai sistem
informasi penjualan dan pembelian pada Toko Kelontong Barokah.
Adapun permasalahan yang ada antara lain :
Pengolahan data dan pencatatan transaksi sistem informasi
penjualan dan pembelian kurang efektif dan efisien, dikarenakan
laporan yang digunakan kurang lengkap dan tidak terdata
secara menyeluruh.
Pengendalian yang kurang efektif karena kurang tersedianya
laporan yang berkualitas.
Proses pembuatan laporan lambat dan kurang akurat.
4 Implementasi Dan Pembahasan
4.1 Uji Coba Sistem dan Program
Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap
implementasi sistem untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan.Supaya
kegiatan implementasi nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan,
maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. Adapun jadwal
kegiatan implementasi adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1 Rencana Implementasi
No Nama Kegiatan Waktu
1. Pemilihan dan pelatihan Admin 3 hari
2. Instalasi hardware dan software 1 hari
3. Pengetesan program 5 hari
4. Pengetesan sistem 3 hari
5. Konversi sistem 15 hari
4.2 Kegiatan Implementasi
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang
dilakukan adalah sebagai berikut:
4.2.1 Pemilihan dan pelatihan Personil
Admin yang akan mengoperasikan sebuah sistem yang baru harus
merupakan orang yang benar-benar memahami sistem informasi dan tugas-
tugas mereka. Pemilihan admin dalam sistem informasi merupakan salah satu
faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya
ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri.
a. Pemilihan personil
Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan Toko
Kelontong Barokah itu sendiri dengan pertimbangan sebagai berikut:
1. Memindahkan karyawan yang telah ada ke posisi baru lebih mudah
daripada merekrut karyawan baru
2. Personil yang akan menjalankan sistem ini yaitu karyawan yang memiliki
dasar-dasar komputer berikut pengalamannya, tujuannya agar admin
tersebut tidak terlalu sulit untuk menjalankan sistem yang baru tersebut.
3. Teliti dan sabar menghadapi komplain pelanggan.
b. Pelatihan personil
Personil yang dipilih dalam penggunaan sistem ini perlu dilatih
untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Pendekatan-pendekatan yang
bisa ditempuh untuk melakukan pelatihan antara lain:
1. Penjelasan secara umum tentang sistem yaitu menu, submenu, dan
tombol-tombol yang digunakan
2. Uji coba input data penjualan dan pembelian dengan jumlah dan kasus
yang ditentukan
3. Praktek lapangan langsung yaitu petugas yang telah dilatih diberi
penjelasan dan intruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan
bagaimana mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada posisi
dan situasi kerja yang sebenarnya
4.2.2 Instalasi hardware dan software
Langkah selanjutnya adalah penginstalan hardware dan software yang
diperlukan dalam mengimplementasikan sistem. Adapun hal yang perlu
dilakukan dalam penginstalan hardware dan software adalah sebagai berikut:
4.2.2.1 Hardware
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengaman
terutama terhadap penggunaan tegangan listrik yang tidak stabil yaitu
perlu pemasangan stabilizer.Instalasi dilakukan oleh pemasar toko
computer pada saat pembelian perangkat keras.
4.2.2.2 Software
Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program
aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru
yaitu sistem informasi penjualan dan pembelianpada Toko Kelontong
Barokah. Untuk instalasi software penulis membedakan menjadi dua
yaitu intalasi sistem informasi penjualan dan pembelian pada Toko
Kelontong Barokah dan instalasi database Toko Kelontong Barokah.
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penginstalan software
adalah sebagai berikut:
1. Instalasi Aplikasi sistem informasi penjualan dan pembelian
a. Masukkan CD yang berisi program aplikasi system
informasi penjualan dan pembelianToko Kelontong
Barokah ke dalam CDROM komputer yang akan diinstal
program tersebut.
b. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD.
c. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang
ditampilkan selama proses instalasi hingga selesai.
2. Instalasi Database pada server
a. Instalasi database SQL Server, ikuti semua petunjuk dan
langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi
hingga selesai.
b. Selanjutnya tinggal meng-attach database
Penjualan_toko.MDF melalui Microsoft SQL Server
Enterprise Manager Microsoft SQL Servers SQL
Server Group (local)(windows NT) database klik
kanan all task attach database cari folder tempat
penyimpanan database tadi (file database telah ikut
terinstal sewaktu menginstal program aplikasi. Setelah
menemukan database penjualan_toko.mdf klik OK,
Komputer dapat menjalankan program aplikasi system penjualan
dan pembeliantersebut karena sebelumnya sudah terkoneksi dengan
database yang ada pada DBMS.
5. Kesimpulan
5.1. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem Lama
a) Proses pengolahan data penjualan dan pembelian masih manual
membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang dihasilkan
sering mengalami keterlambatan
b) Penyimpanan data masih menggunakan arsip
c) Informasi data penjualan dan pembelian tidak akurat, tepat waktu
dan relevan
2. Sistem Baru
a) Lebih efektif dan efisisen karena proses transaksi penjualan dan
pembelian lebih mudah dan cepat maka keterlambatan informasi
yang diperoleh dapat dicegah
b) Pada sistem informasi ini memiliki beberapa menu, yaitu :
Data, terdiri dari sub-sub menu : display, kategori, pengguna,
pelanggan, supplier, hutang, retur beli, retur jual, cicilan dan
record login.
Transaksi, terdiri dari sub-sub menu : Penjualan dan pembelian.
Laporan
About
c) Output yang nantinya akan dihasilkan dari pengolahan data yang
dilakukan oleh sistem diharapkan dapat dijadikan acuan oleh pihak
yang bertindak sebagai pengelola dalam menentukan tindakan
(follow up) dan pengambilan keputusan dalam watu yang tepat.
d) Sistem informasi pada bagian penjualan dapat meningkatkan
pelayanan dan kemudahan terhadap Toko Kelontong Barokah dan
pembuatan laporan.
5.2. Saran
Adapun saran-saran untuk perbaikan terhadap Toko Kelontong
Barokah adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang telah dibuat masih sebatas desktop application yang hanya
bisa diakses pasi satu PC saja, sehingga perlu dikembangkan dangn
sistem web sehingga memudahkan pemantauan dari owner.
2. Perlu adanya penambahan dengn sistem barcode sehingga lebih
memudahkan dalam penginputan data pemnjualan da pembelian.
3. Untuk kelancaran proses pengolahan data, perlu dilakukan pelatihan
personil yang terlibat dalam sistem baru tersebut.
6. DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.
Yogyakarta:Penerbit ANDI OFFSET
Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-
SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi: Yogyakarta.
Arief, M. Rudyanto S.T.M.T, Modul Teori dan Praktikum Sistem Basis Data
dengan SQL Server 2000,
([email protected][www.rudy.amikom.ac.id]),2007/2008)
Burch, John dan Grudnitski, Gary. 1986. Information Systems Theory and
Practice. (Edisi keempat;New York: John Wiley & Sons).
Cushing, Barry E. 1974. Accounting Information Systems and Bussiness
Organizations. (Philippines: Addison Wesley Publishing Company).
Davis, Gordon B. 1974. Management Information Systems: Conceptual
Foundation, Structured, and Development. (International Student
Edition; Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha).
Fathansyah, Ir. 2002 .Basis Data.(Cetakan keempat; Bandung: Informatika).
FitzGerald, Jerry. 1981. Fundamentals of Systems Analysis.
Jogiyanto, HM. 1999 Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset: Yogyakarta.
Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar). Gava Media:
Yogyakarta.
Kumorotomo, Wahyudi dan Margono, Agus.1998. Sistem Informasi Manajemen
dalam organisasi-organisasi Public.Gadjah Mada University.
Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta :
Andi Offset
Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan
Visual basic dan microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta:
PenerbitANDI.
Scoot , George M. 1986. Principles of Management Information System. New
York: McGraw-Hill.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL, Yogyakarta:Andi Offset
Suyanto,cM. 1992. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik Yogyakarta:
IMKI
Wu, Frederick H. 1984. Accounting Information Systems, Theory and Practice.
(International Student Edition; Tokyo: McGraw-Hill Japan).
http://[email protected][www.rudy.amikom.ac.id]),2007/2008
Halaman JudulHalaman PengesahanAbstractPendahuluanLatar Belakang Masalah
Landasan TeoriKonsep Dasar SistemPengertian SistemKarakteristik Sistem
Analisis SistemAnalis SistemPengertian Analisis SistemIdentifikasi Masalah
Implementasi dan PembahasanUji Coba Sistem dan ProgramKegiatan ImplementasiPemilihan dan Pelatihan PersonilInstalasi hardware dan softwareHardwareSoftware
KesimpulanKesimpulanSaran
Daftar Pustaka