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AMUE – SIFAC Formation « Missions ». Cursus Ordonnateur. 1. Sommaire. Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion. Introduction Qu’est-ce qu’une mission ?. Une mission a les caractéristiques suivantes: - PowerPoint PPT Presentation
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Sifac
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AMUE – SIFACFormation « Missions »
Cursus Ordonnateur
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Une mission a les caractéristiques suivantes:
Déplacement hors du lieu de travail habituel
Dans le cadre professionnel
Personne rattachée ou non à l'établissement (invité)
Engageant des frais ou non
IntroductionQu’est-ce qu’une mission ?
Module « Missions »
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Une mission est toujours liée à un matricule agent
Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé
Dans SIFAC on peut:
Créer une mission.
Liquider une mission.
Prendre en charge comptablement les remboursements
IntroductionRègles de gestion
Module « Missions »
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Gestion des ressources humaines
HRHR
Gestion des déplacements
FI-TMFI-TM
Frais payés par l ’établissement
Frais remboursables à l’agent
FIFICOCOContrôle
de gestion
FMFMComptabilité budgétaire
Comptabilité
Paiement
Impact comptable, budgétaire et analytique
Réservationde crédits
Comptabilisation
Gestion des
achats
MMMM
IntroductionFlux Missions inter-modules
Module « Missions »
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IntroductionProcessus global Missions
Création de l’ordre de mission
Autorisation de l’ordre
De mission
Autorisation de la
demande d’avance
Édition de l’ordre de mission
Édition de l’ordre de mission
Liquidation mission
Liquidation de l’avance
Impression état liquidatif
Flux avec avance
Flux sans avance
Calculer la demande
d’avance
Calculerl’ordre
De mission
Module « Missions »
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Gestion des déplacements
(PR05)
Édition OM(ZSIFACFITR_
ORD_MIS)ZPRRW
Création de l’ordre de mission
Édition de l’ordre de mission
Liquidation de l’avance
Impression état liquidatif
Imprimer formulaire
(PRF0)
Réservation de crédits
Pièces comptables
et analytiques
MAJRéservation
Crédits
Autorisation de la
demande d’avance
Gestion des déplacements
(PR05)Autoriser
Autorisation de la
liquidation
Gestion des déplacements
(PR05)Autorisée
IntroductionProcessus global Missions
Liquidation mission
ZPRRW_MIS
Calculer la liquidation
Gestion des déplacements
(PR05)Calculer
Calculer l’avance
Gestion des déplacements
(PR05)Calculer
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Deux populations d’agents ont été identifiées: Les agents invités (création dans SIFAC) Les agents missionnaires de l’établissement (reprise du référentiel existant).
Base de donnée
NABuCo
Établissement
Agentsemployés
Agentsinvités
Fournisseurs Agents
SIFAC
Reprise
Gestion des agentsFlux Agents
Module « Missions »
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Un agent n’appartient qu’à une et une seule société, en revanche sa fiche
fournisseur peut exister dans plusieurs sociétés.
Un agent peut donc effectuer des missions pour le compte d’une autre société.
Le processus de transformation des agents en fournisseurs s’opère ainsi:
Agent DupondSociété A
Fournisseur société A
Fournisseur société C
Fournisseur société B
Recopie automatique ou opération manuelle selon la modélisation de la structure établissementTransformation de l’agent en
fournisseur à la demande de l’utilisateur* + batch de nuit
*Transaction de transformation des agents en fournisseurs: ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS
Gestion des agentsAgents et fournisseurs
Module « Missions »
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Deux groupes de compte (fournisseurs) particuliers seront créés pour les agents.
–L’un pour les agents employés
–L’autre pour les agents invités.
Les données suivantes sont contrôlées à la création / modification de l’agent pour assurer l’unicité de ce dernier:
–Agent employé: n°d’INSEE
–Agent invité: nom, prénom, date de naissance. Un agent est structurellement lié à sa fiche fournisseur par le numéro de
matricule interne SIFAC. Par là même, un agent étant unique son fournisseur associé le sera aussi. De plus, on ne peut modifier les données générales du fournisseur agent, ce qui renforce le contrôle d’unicité.
Le n° INSEE ne sera pas obligatoire pour les agents invités.
NB: pas de conflit avec le module dépense au niveau des critères d’unicité puisque les groupes de compte réservés aux fournisseurs agents sont indépendants dans leur règles d’unicité des autres
groupes de compte.
Gestion des agentsAgents et fournisseurs
Module « Missions »
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Aides à la recherche sur
les agents
Aides à la recherche sur
les agents
Liste des infotypes
agent.
Liste des infotypes
agent. Accès direct infotype
Accès direct infotype
Catégorie de l’infotype
Catégorie de l’infotype
Récapitulatif infos agent
Récapitulatif infos agent
Aides à la recherche sur les périodes
Aides à la recherche sur les périodes
N° de matricule
Agent
N° de matricule
Agent
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Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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Définition d’un infotype: un infotype est une mini fiche porteuse d’informations ordonnées sur un agent.
Les infotypes présents dans SIFAC sont présentés dans les transparents suivants:
Champs obligatoirement à renseigner.
Champs automatiquement renseignés.
Gestion des agentsInfotypes
Module « Missions »
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L’infotype de mesure : nécessaire pour connaître l’état du salarié (Actif ou
Sorti), aucun infotype ne peut être créé si celui-ci n’existe pas.
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Date à partir de laquelle l’agent peut créer sa première mission.
Il est recommandé de saisir le 01/01 de l’année en cours
type de l’agent
sous type de l’agent, un sous type d’agent est dépendant d’un type d’agent. Ainsi la liste des statuts de salariés disponible est limitée en fonction du choix du type de missionnaire.Ex: Type de missionnaire: ‘Enseignant’ Statut de salarié: ‘Chercheur
le domaine du personnel est la société dont dépend l’agent. Le domaine 9999 est affecté pour les agents invités.
Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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L’infotype d’affectation : Porteur de données sur le statut et la catégorie du
salarié ainsi que du domaine du personnel et du sous domaine du personnel,
il permet de placer l’agent dans son contexte organisationnel et hiérarchique.
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Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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L’infotype de données individuelles : Porteur du nom, prénom, n° d’INSEE et
nationalité de l’agent, cet infotype est indispensable pour pouvoir identifier un
agent de façon unique dans le système.
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NB: les nationalités et pays disponibles sont ceux de la norme ISO
Gestion des agentsCréation de l’agent
PRMD
Module « Missions »
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L’infotype du régime d’indemnisation des frais de déplacements : indispensable à la création des missions pour l’agent concerné, il renseigne sur le groupe de l’agent permettant ainsi de savoir s’il peut utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements, et sur son imputation budgétaire et analytique par défaut.
4Les données renseignées sur cet infotype sont les données par défaut que l’on retrouvera sur la mission, elles peuvent ensuite être modifiées sur la mission.
Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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L’infotype d’adresse : Décrivant l’adresse de l’agent (rue, code postal, ville,
pays). L’infotype d’adresse peut être décliné en plusieurs sous types pour
différencier l’adresse du domicile de l’adresse du lieu de travail.
Vous devez cliquer sur l’aide à la saisie pour sélectionner la ville de l’agent 5
Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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Saisissez des paramètres dans le match code, validez ( ), double cliquez sur la ville voulue, celle-ci est automatiquement rapatriée dans le champ « ville », son INSEE commune dans « INSEE »
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Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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Il y a deux adresses (à minima):
L’adresse familiale
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Gestion des agentsCréation de l’agent
PRMD
Module « Missions »
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l’adresse administrative: adresse du lieu de travail de l’agent.
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Note module stage: deux adresses supplémentaires sont utilisées dans le
cadre du module stage: « ancienne adresse familiale » et « ancienne adresse
administrative » celles-ci sont gérés de la même façon que les adresses
présentées ici.
Gestion des agentsCréation de l’agent
PRMD
Module « Missions »
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L’infotype des coordonnées bancaires : Porteur du ou des RIB de l’agent, ils
peuvent être déclinés en deux sous types pour SIFAC :
–Les coordonnées bancaires principales : celles sur lesquelles l’agent se fait
virer sa paie
–Les coordonnées de frais de déplacement : celles sur lesquelles il se fait
rembourser ses frais de déplacements. 9
Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur.
Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent.
Gestion des agentsRègles de gestion pour coordonnées bancaires
Module « Missions »
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Information: sur la fiche fournisseur on peut potentiellement avoir:–Des coordonnées bancaires principales typées ‘ ‘
–Des coordonnées bancaires frais de déplacement typées ‘MIS’
Les coordonnées frais de déplacement seront automatiquement prises pour les
déplacements
Les coordonnées principales pour tout paiement au fournisseur-agent passant par le
module dépense.10
Gestion des agentsCréation de l’agent
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Module « Missions »
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Pour modifier des données d’un agent, sélectionnez simplement un infotype puis cliquez sur modifier.
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Gestion des agentsModification de l’agent
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Module « Missions »
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20 minExercice 1
Création et modification d’un agent
Gestion des agentsExercice
Module « Missions »
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La gestion de l’historique permet de créer plusieurs infotypes du même type (adresse, coordonnées bancaires) à des dates différentes.
Ex: on avait crée un infotype adresse valable du 01.01.2005 au 31.12.9999. L’agent change d’adresse au 01.01.2008.
Gestion des agentsGestion de l’historique
Module « Missions »
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Gestion des agentsGestion de l’historique
PRMD
Module « Missions »
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Le système vous affiche le message suivant
Qui signifie que l’ancien enregistrement commençant le 01.01.2005 va se finir quand commence le suivant c’est-à-dire celui que vous venez de créer,Vous pouvez ensuite sauvegarder votre infotype.
Renseignez la date de début de validité du nouvel infotype
Gestion des agentsGestion de l’historique
PRMD
Module « Missions »
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Dans la barre des menus (en affichage de l’infotype), vous pouvez accéder à l’historique d’un infotype en cliquant sur:
Gestion des agentsAffichage de l’historique
PRMD
Module « Missions »
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Même si la transformation d’un agent en fournisseur se fait tous les soirs il peut être nécessaire de le transformer immédiatement pour pouvoir lui payer une avance ou une mission.
Pour cela il faut lancer la transaction ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS
Plusieurs choix de traitements s’offrent à vous: Création: si l’agent n’a pas de fiche fournisseur Modification: si vous avez effectué des modifications sur l’agent (notamment compte
bancaire) Actualisation: Si l’agent change de période dans ces historiques (exemple: si ces
cordonnées bancaires étaient valables jusqu’au 31.12.2007, le 01.01.2008, il peut être bon de lancer le traitement en actualisation)
Pour visualiser la création du fournisseur code transaction XK03
Gestion des agentsTransformation de l’agent en fournisseur – Procédure d’urgence
ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS
Module « Missions »
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10 minDémonstration 0
Transformation agent en fournisseur
Gestion des agentsDémonstration
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
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Conclusion
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Le gestionnaire pourra visualiser tout agent quelle que soit sa
société.
En revanche : un ordonnateur ne pourra autoriser une mission
que si celle-ci est dans son domaine de responsabilité.
Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions quelle que
soit l’affectation budgétaire et analytique de la mission.
Ordre de missionGestion des autorisations
Module « Missions »
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Pour les séjours en France:
– Forfaits repas : Un remboursement est attribué pour chaque déjeuner et chaque dîner selon l'intervalle, en heures, de la durée du déplacement
– Forfaits nuitées : Les forfaits nuitées sont attribués pour les déplacements intérieurs dans la durée du déplacement si l'intervalle de nuit, en heures, est complètement dépassé
Pour les séjours à l’étranger:
– Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits nuitées et repas sont combinés en un forfait, l' « Indemnité journalière » (IJ), appliquée en fonction des intervalles horaires de la durée du déplacement et en fonction du pays.
NB : Les indemnités kilométriques sont gérées au niveau des trajets
Elles sont comptabilisées par agent
Ordre de mission Gestion des forfaits
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Préconisation conformément aux décrets en vigueur:
France :– 15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par jour. (Les repas étant dus si l’agent est
en mission entre des heures spécifiques à déterminer par établissement.)– 60 Euros par nuitée à raison d’une nuitée par jour (plus de différentiation entre Paris
et province depuis le 01.11.2006). (un taux moindre que le taux de 60 € peut être fixé sur décision du CA de l’établissement) (Les hébergements étant dus si l’agent est en mission entre des heures spécifiées par établissement.)
Étranger :– Une indemnité journalière différente par pays.(Due si l’agent est en mission à l’étranger
entre 0h et 5h. )– Aucun groupe agent ne sera distingué pour les indemnités à l’étranger dans la mesure
où le périmètre de reprise n’inclut aucune mission antérieure au 01.11.2006.
NB : L’alimentation des indemnités journalières se fait via une interface avec MINEFI.
Ordre de mission Gestion des forfaits
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Les ordres de mission sont numérotés en fonction de la société / domaine du personnel de l’agent.
La numérotation est dite interne c’est-à-dire propre à SIFAC.
Les numéros des missions sont uniques , c’est-à-dire qu’à un numéro de mission correspond un seul numéro d’agent.
Ordre de mission Numérotation des ordres de mission
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Ordre de mission Création sur un matricule agent
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Ordre de mission Schémas de déplacement
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Une mission pourra contenir des destinations en France et à l’étranger.
Les différents schémas sont:
Mission Forfaitaire : Calcul automatique des indemnités conformément à
l’article 3 du décret en vigueur.
Mission frais réels (plafonnés ou non): Dérogation à l’article 3 (art 7) pour
rembourser l’agent aux frais réels.
Mission sans frais: Pour garder la trace d’une mission faite pour le compte
d’un autre établissement.
Cas particulier de l’ OM permanent
Déplacement sur OM permanent : (forfait, frais réel)
Ordre de mission Schémas de déplacement
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Ordre de mission Création de l’ordre de mission
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Code de la transaction : PR05
Sélectionner la ville enEn vous aidant du match code disponible sur la zone ville. La saisie de la ville n’étant pas libre mais régies par les codes communes
Sélectionner la ville enEn vous aidant du match code disponible sur la zone ville. La saisie de la ville n’étant pas libre mais régies par les codes communes
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Ordre de mission Création de l’ordre de mission
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Onglet Forfait : Données générales du déplacement, Indemnités forfaitaires, lieu de départ de l’agent…
Onglet Justificatifs : Catégories de frais type de transport et autres frais liées à des justificatifs papier.
Onglet Séjour (Remarque) : Une mission peut se subdiviser en plusieurs séjours.
Onglet Trajet : Informations relatives au véhicule personnel du salarié ces informations sont renseignées par défaut de la fiche agent mais peuvent être modifiées sur la mission.
Onglet Retenues : Les retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits. Seulement utilisées pour les missions forfaitaires elles permettent d’affecter des retenues légales sur les forfaits calculés automatiquement.
Onglet Avances: gestion des avances de frais de mission
Onglet remarques : remarques complémentaires concernant la mission: aucun formalisme particulier.
Ordre de mission Présentation des différents onglets
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Dans le cadre d’une mission forfaitaire ces zones déterminentsi les indemnités sont calculées ou non
Lieu de départ et d’arrivée de l’agent
Nombre de nuitées que comprend la mission
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Forfaits
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Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Justificatifs
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Identifiant Libellé Payable à l’agent Catégorie a contrôler avec…
Catégories globalisées pour l’ensemble des établissements
VOL Avion Oui Autres
VOLP Avion payé Non Autres
TAXI Taxi Oui Autres
TAXP Taxi Payé Non Autres
TRN Train Oui Autres
TRNP Train payé Non Autres
LOC Location de véhicule Oui Autres
LOCP Location de véhicule payé Non Autres
BAT Bateau Oui Autres
BATP Bateau payé Non Autres
TCOM Transport en commun Oui Autres
NUIT Nuitée Oui Hébergement
NUIP Nuitée payée Non Autres
ESS Carburant Oui Frais véhicule privé
PARK Parking Oui Autres
PEAG Péage Oui Autres
Ordre de mission Catégories de frais
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EOMP engagement sur OM permanent Oui Autres
ROMP régularisation sur OM Permanent Oui Autres
VISA Visa Oui Autres
VACC Vaccin Oui Autres
PASS Passeport Oui Autres
VADM Véhicule administratif Non Autres
ABFO Abattement sur forfait Non Autres
REPA Repas Oui Repas
REPP Repas payé Non Autres
Catégories non globalisées pour l’ensemble des établissements
COLL Colloques Oui Autres
COLP Colloques Payés Non Autres
AUTR Autres Oui Autres
RETN Retenues Oui (-) Autres
Ordre de mission Catégories de frais
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Pays et région (pour la France) du séjour, zones obligatoires
Dates et heures de début et de fin des séjours
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Séjour
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Info
rmat
ion
Fina
ncie
r Ana
lytiq
ue e
t Com
ptab
le
49
Si vous ne renseignez pas la région dans le séjour pour un séjour en France, un message d’erreur s’affiche à la simulation et à la sauvegarde
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Séjour
PR05
Module « Missions »
S i f
a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fina
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r Ana
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t Com
ptab
le
50
La catégorie de véhicule désigne le mode de transport utilisé par l’agent, le mode « tarif SNCF 2ième classe » correspond au remboursement des billets à ce tarif kilométrique.
Nombre de Km
Immatriculation du véhicule
Classe et type du véhicule
Ville départ / arrivée
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets
PR05
Module « Missions »
S i f
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Sys
tèm
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Info
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ptab
le
51
SIFAC dispose d’un calculateur de distance intégré basée sur un distancier actualisable ou pas en fonction du mode choisi. Plusieurs choix s’offrent a vous: Sélectionnez la ville de départ et la ville d’arrivée Si vous ne sélectionnez pas la ville d’arrivée le système vous proposera
automatiquement les résidences admin et/ou familiale de l’agent. Si vous ne sélectionnez pas la ville de départ le système vous proposera
automatiquement les résidences admin et/ou familiale de l’agent.
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets
PR05
Module « Missions »
S i f
a c
Sys
tèm
e d’
Info
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le
52
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets
PR05
Module « Missions »
S i f
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Sys
tèm
e d’
Info
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53
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets
PR05
Module « Missions »
S i f
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Sys
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Info
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54
Catégorie de véhicule Classe de véhicule
Véhicule personnel 1 à 5 CV
Véhicule personnel 6 à 7 CV
Véhicule personnel 8 à 99 CV
Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 CV
Vélomoteur De 50 à 125 CV
Motocyclette Plus de 125 CV.
Tarif SNCF 2ième classe N/A
Ordre de mission Catégories de véhicules
Module « Missions »
S i f
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Info
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55
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Retenues
PR05
L’agent bénéficie d’un repas gratuit.(colonne hébergement sur la mission)
17,5 %
L’agent bénéficie de deux repas gratuit.(colonne hébergement sur la mission)
35 %
L’agent bénéficie d’un hébergement gratuit.(colonne hébergement sur la mission)
65 %
L’agent bénéficie d’1 repas gratuit et d’un hébergement gratuit
(colonne hébergement sur la mission)
82,5 %
L’agent bénéficie de 2 repas gratuits et d’un hébergement gratuit
(colonne hébergement sur la mission)
100 %
Étranger: France:L’agent bénéficie d’1 repas dans un restaurant
administratif(colonne repas sur la mission)
25 %
L’agent bénéficie d’un repas gratuit.(colonne repas sur la mission)
50 %
L’agent bénéficie d’un repas gratuit, et d’un repas dans un restaurant administratif.
(colonne repas sur la mission)
75 %
L’agent bénéficie de deux repas gratuit.(colonne repas sur la mission)
100 %
L’agent bénéficie d’un hébergement gratuit.(colonne hébergement sur la mission)
100 %
Module « Missions »
S i f
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Info
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Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Retenues
PR05
Module « Missions »
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Info
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57
L’avance doit toujours être déterminée à l’étape de l’ordre de mission Elle ne peut dépasser 100% de la mission (% modifiable par
établissement) Il suffit d’aller sur l’onglet avance et d’en déterminer le montant Attention: une fois l’avance déterminée elle ne peut plus être modifiée
(mais réduite ou augmentée via une ligne supplémentaire sur l’onglet avance)
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Avances
PR05
Module « Missions »
S i f
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Info
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58
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Remarques
PR05
Module « Missions »
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Info
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59
Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Données complémentaires
PR05
Module « Missions »
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Info
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Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Sauvegarde
PR05
Module « Missions »
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61
Lors de la copie d’une mission l’ensemble des données de la mission copiée sont reprises.
Il est tout à fait possible de copier un déplacement d’un matricule vers un autre en se plaçant sur le matricule cible.
L’avance ne peut être recopiée.
La date de début de la nouvelle mission est automatiquement mise à la date de fin de la dernière mission de l’agent.
Ordre de mission Copie de mission
Module « Missions »
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Info
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62
20 minExercice 2Création d’un ordre de mission au forfait
Ordre de mission Exercice
Module « Missions »
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63
L’autorisation est une étape ordonnateur
Autoriser une mission consiste à autoriser l’engagement de la mission d’un point de vue budgétaire.
Ordre de mission Aurorisation/validation de l’ordre de mission
Module « Missions »
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64
11 22
33
Ordre de mission Autorisation/Validation de l’ordre de mission
PR05
Module « Missions »
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65
20 minExercice 3
Autoriser l’OM et calculer l’avance
Ordre de mission Exercice
Module « Missions »
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Le calcul est une étape ordonnateur
Calculer une mission consiste à: Créer la demande d’avance lorsque l’on est à l’étape de l’ordre de mission (cette étape
n’est pas obligatoire, mais peut être effectuée lorsque la mission ne comporte pas d’avance)
Créer la pièce préenregistrée FI-TM à l’étape de la liquidation
Une période de calcul est toujours demandée lors d’un calcul (généralement la période de calcul est celle du mois, ne pas modifier cet écran et le valider)
Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission
Module « Missions »
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Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission
PR05
Module « Missions »
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68
L’édition de l’ordre de mission ne peut se faire que si l’ordonnateur a ‘Autorisé’ la mission.
Elle est accessible via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS
La plupart des champs sont renseignés automatiquement mais le remplissage d’une partie d’entre eux est nécessaire sur l’écran de sélection (ex: le gestionnaire a-t-il le droit à un train 1ière classe ou 2ième classe)
Ordre de mission Edition de l’ordre de mission
ZSIFACFITR_ORD_MIS
Module « Missions »
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Ordre de mission Edition de l’ordre de mission
ZSIFACFITR_ORD_MIS
Module « Missions »
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Ordre de mission Edition de l’ordre de mission
ZSIFACFITR_ORD_MIS
Module « Missions »
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71
10 minExercice 4
Edition de l’OM
Ordre de mission Exercice
Module « Missions »
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Info
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72
Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante.
L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière et ne fait pas l’objet d’un mandat mais d’un ordre de paiement (la forme de l’ordre de paiement est vu dans le module comptable)
La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système.
Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives suivants.
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
Module « Missions »
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73
Lorsqu’il lance la transaction l’ordonnateur ou le comptable peut ne sélectionner que les missions qu’il a validé *
Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission:
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
Module « Missions »
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Info
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74
L’ordonnateur doit cliquer sur la pièce,ainsi il peut afficher la pièce comptable qui va être crée.Eventuellement, il peut cliquer sur« contrôler » pour vérifier la pièce.
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
Module « Missions »
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Info
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75
Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut
« justificatifs crées »):
La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est crée (statut « justificatifs enregistrés »)
La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas crée (statut « rejeté ») Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ».
La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés »)
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
Module « Missions »
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76
L’ordonnateur ou le comptable peut choisir de rejeter ou de comptabiliser l’avance (il doit sélectionner la ligne correspondant au cycle de la mission en cliquant à droite du cycle puis le valide ou le rejette):
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
Module « Missions »
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77
5 minDémonstration 1
Transfert des pièces à la comptabilité
Ordre de mission Démonstration
Module « Missions »
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78
10 minDémonstration 2
Validation de l’avance par l’Agence Comptable
Ordre de mission Démonstration
Module « Missions »
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Info
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15 minExercice 5
Retour de l’agent et modifications des justificatifs de frais (liquidation)
Liquidation d’un ordre de missionExercice
Module « Missions »
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20 minExercice 6
Création d’un ordre de mission avec frais réels
Ordre de mission Exercice
Module « Missions »
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81
15 min
Exercice 7
Création d’un ordre de mission forfaitaire avec véhicule personnel
Ordre de mission Exercice
Module « Missions »
S i f
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Sys
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82
Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire
directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à l’OM
permanent. Ceci évite d’avoir à changer le schéma
Ceci accélère d’autant la procédure.
Ordre de mission Missions sur OM Permanent
Module « Missions »
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Info
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Les missions concernées par cette section sont les missions dont le
schéma est : « Mission forfaitaire », « Dép sur OM perm FORF »,
« Mission frais réels », « Dép sur OM perm FREEL »,
« Mission sans frais »
En un mot tous les schémas sauf les OM permanents qui ne seront jamais
liquidés.
Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation.
Liquidation d’un ordre de mission Règles générales
Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent
PR05
Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent
PR05
Module « Missions »
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Le nouveau statut est positionné automatiquement à « Dépl. Effectué » « à décompter »
Attention: cette étape est obligatoire car elle permet de passer du statut de l’OM à celui de la liquidation (si ce n’est pas fait la mission reste au statut de l’OM)
Le nouveau statut est positionné automatiquement à « Dépl. Effectué » « à décompter »
Attention: cette étape est obligatoire car elle permet de passer du statut de l’OM à celui de la liquidation (si ce n’est pas fait la mission reste au statut de l’OM)
2
Aucune action à faire SIFAC a automatiquement changé le statut de déplacementCliquer sur retour
Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent
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Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Trajets
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Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Justificatifs
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Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Trajets
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Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Retenues
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Module « Missions »
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Pourcentage de la retenue : non significatif
Pourcentage de la retenue : non significatif
Montant de la retenue : À prendre en compte
Montant de la retenue : À prendre en compte
Attention : La retenue du premier jour ne sert ici à rien. En effet, aucune indemnité n’est générée le premier jour. C’est pourquoi il faut toujours simuler l’état liquidatif.Attention : La retenue du premier jour ne sert ici à rien. En effet, aucune indemnité n’est générée le premier jour. C’est pourquoi il faut toujours simuler l’état liquidatif.
Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Vérification des retenues
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Module « Missions »
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Montants repas : 0 à l’étranger selon décret et horaires en FranceMontants repas : 0 à l’étranger selon décret et horaires en France
Montant IJ à l’étrangerMontant hébergement en FranceMontant IJ à l’étrangerMontant hébergement en France
Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et decelles déjà liquidées (la dégressité se calcule par matricule).
Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et decelles déjà liquidées (la dégressité se calcule par matricule).
Montants des justificatifs individuels.Montants des justificatifs individuels.
Montant Total à rembourser à l’agent.Montant Total à rembourser à l’agent.
Liquidation d’un ordre de missionSimulation – Points de vérification
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Module « Missions »
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5 minExercice 8
Autoriser l’OM et calculer les frais de déplacements
Liquidation d’un ordre de missionExercice
Module « Missions »
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CAS PARTICULIER:LE FORFAIT GLOBAL
Module « Missions »
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96
Le forfait global est utilisé par les universités pour remplacer l’ensemble
des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités
(journalières à l’étranger, repas + hébergement en France).
Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour l’établissement.
Il est représenté par la catégorie de frais ABFO, toujours signée
négativement et qui correspond à la réduction nécessaire pour
rembourser la mission au forfait.
NB: la gestion au forfait est ici présentée à la liquidation mais elle peut
tout aussi bien être faite dés l’ordre de mission pour que l’engagement
soit le plus juste possible.
Liquidation d’un ordre de missionForfait global
Module « Missions »
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On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à
l’ensemble des frais « normaux » de la mission.
Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission.
Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour
l’établissement, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.
Liquidation d’un ordre de missionForfait global – Vérifications à effectuer
Module « Missions »
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Le montant à rembourser via le calcul de l’art 3 secteur public s’affiche
alors dans la zone « Mnt remboursement en EUR » : dans notre cas le
forfait global à attribuer est de 1000 €.
Il va donc nous falloir créer une catégorie de frais « ABFO » égale à:
1000 – 1471,5 = - 471,5.
NB: Si le montant du forfait global avait été inférieur à la simulation vous devez
vous arrêter à cette étape (ex: si le forfait avait été de 2000 €).
Liquidation d’un ordre de missionForfait global – Analyse de la simulation
PR05
Module « Missions »
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99
Liquidation d’un ordre de missionForfait global – Catégorie ABFO
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Module « Missions »
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100
Si le montant à rembourser à l’agent est égal au montant du forfait global
vous pouvez sauvegarder.
Sinon modifiez la catégorie ABFO pour que le montant du forfait global soit
correct.
Liquidation d’un ordre de missionForfait global – Simulation et vérification du montant
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Module « Missions »
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101
Etats liquidatifs : il s’agit des récapitulatifs de frais liés à la mission,
soumis à l’autorisation de l’ordonnateur
Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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102
Une fois la variante sélectionnée, il faut indiquer la ou les missions à
imprimer ou le ou les matricules pour lesquels on veut voir imprimer les
états liquidatifs:
Ne pas modifierNe pas modifier
Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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103
Plusieurs mode de traitement existent pour cette transaction:
Si vous sélectionnez ‘test’ vous aurez une édition avec la mention test en
haut à droite et vous pourrez encore imprimer l’état liquidatif définitif
Si vous ne sélectionnez rien (comme sur la copie d’écran), vous éditerez
l’état liquidatif définitif, ce dernier ne peut être édité qu’une seule fois et
ne comporte pas de mention en haut à droite.
Enfin, si vous sélectionnez ‘dépl. Imprimés’ vous pourrez rééditer l’état
liquidatif déjà imprimé mais celui-ci comportera la mention ‘copie’.
Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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C A L C U L F O R F A I T A I R E
Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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Info
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Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Module « Missions »
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Info
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10 min
Exercice 9
Edition de l’état de fraisNote : Si l’on dispose d’imprimantes sur les lieux de formation, nous ferons un exercice avec impression
Liquidation d’un ordre de missionExercice
Module « Missions »
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Statut 1 Statut 2 Pictogramme Autorisation Calcul Métier Transaction Chemin
demande saisie à décompter OM non validé PR05
demande acceptée à décompter OM validé PR05 AUTRE(S) --> autoriser
demande acceptée calculé OM visé Ordo PR05 AUTRE(S) --> calculer
demande acceptée transféré FI OM ok compta ZPRRW
demande acceptée ouvert rejet avance compta ZPRRW
déplacement effectué à décompter liquidation non validée PR05dans la mission STATUT de déplacement
déplacement accepté à décompter liquidation validée PR05 AUTRE(S) --> autoriser
déplacement accepté calculé liquidation vidée Ordo PR05 AUTRE(S) --> calculer
déplacement accepté transféré FI Liquidation ok compta ZPRRW_MIS
déplacement accepté ouvert rejet compta ZPRRW_MIS
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
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Module « Missions »
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Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit:
– Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée.
– Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale).
– Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas généré d’avance.
Ce pictogramme signifie que la mission est au statut de l’OM ou de la liquidation:
– Statut ‘dem saisie’ ‘à calculer’, c’est le statut de l’ordre de mission avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur.
– Statut ‘dépl. effectué’ ‘à calculer’, c’est le statut de la liquidation avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur.
Les pictogrammes présents sur la transaction des OM (PR05) sont les suivants:
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
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Module « Missions »
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Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont été générées:
– Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI a crée une pièce comptable d’avance.
– Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré des pièces comptables, analytiques et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: )
– Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annulée
En effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées.
En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
PR05
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Ce pictogramme correspond à une mission qui a été rejetée.– « dépl effectué » « ouvert » si le cycle comptable de la mission a été
rejeté.– « Demande saisie » « ouvert » si l’avance a été rejettée.
Ce pictogramme signifie que la mission a été partiellement payée (avance) ou totalement payée.
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
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CAS PARTICULIER:L’ORDRE DE MISSION
PERMANENT
Module « Missions »
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L’OM permanent sert d’engagement budgétaire et de couverture juridique :
– On le gère de la même façon que précédemment mais en plus on met une
catégorie ‘EOMP’ Engagement OM permanent qui servira pour la réservation des
crédits de l’année. Lorsqu’on créera un OM relatif à cet OM permanent une
catégorie de frais ROMP viendra réduire cette catégorie de frais sur l’OM
permanent automatiquement
Dans tous les cas le contrôle de chevauchement sera adapté pour qu’il ne tienne pas compte des OM permanents. (ce qui permettra de faire des missions aux mêmes dates)
Les OM permanents sont porteurs de l ’engagement des missions à venir (missions régulières).
Il sont régularisés via :– Des missions de type déplacement sur OM permanent– Des catégories de frais ROMP crées automatiquement.
Ils ne doivent jamais être transférés en comptabilisation mais simplement autorisés.
Ordre de mission OM Permanent
Module « Missions »
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Ordre de mission Création de l’ordre de mission permanent
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Module « Missions »
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Renseignez:- date de couverture de l’OM permanent-Villes de couverture de l’OM permanent-Créer une catégorie EOMP réservant les crédits
Pour l’ensemble des missions à venir- Renseignez la ventilation des coûts.
Enfin, sauvegardez votre mission.
Renseignez:- date de couverture de l’OM permanent-Villes de couverture de l’OM permanent-Créer une catégorie EOMP réservant les crédits
Pour l’ensemble des missions à venir- Renseignez la ventilation des coûts.
Enfin, sauvegardez votre mission.
Ordre de mission Création de l’ordre de mission permanent
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Module « Missions »
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10 minExercice 10
Création d’un ordre de mission permanent
Ordre de mission PermanentExercice
Module « Missions »
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Cliquer sur « nouveau »Cliquer sur « nouveau »
Ordre de mission Création d’une mission sur OM permanent
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Module « Missions »
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Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent
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Indiquer le motif et la ville du déplacementIndiquer le motif et la ville du déplacement
Indiquer la période du déplacementIndiquer la période du déplacement
Module « Missions »
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Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent
PR05
Cliquer sur « VentilationCoûts »,Cliquer sur « VentilationCoûts »,
Indiquer la répartitionet cliquer sur valider Indiquer la répartitionet cliquer sur valider
Module « Missions »
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Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent – Catégorie de frais
PR05
Module « Missions »
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Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent – Onglet Séjour
PR05
Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée
Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée
Module « Missions »
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Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent – Onglet Donnée complémentaire
PR05
Indiquer le numéro de l’OM permanentet appuyer sur entrée
Indiquer le numéro de l’OM permanentet appuyer sur entrée
Module « Missions »
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L’OM permanent est automatiquement réduit du montant du
déplacement créé
Ordre de mission Informations sur OM permanent
PR05
Module « Missions »
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La catégorie ROMP est liée au déplacement sur OM permanent via la zone Info contenant le n° de la mission
La catégorie ROMP est liée au déplacement sur OM permanent via la zone Info contenant le n° de la mission
Ordre de mission Consultation de l’OM permanent
PR05
Module « Missions »
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Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire
directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à l’OM
permanent.
Ceci accélère d’autant la procédure.
Ordre de mission Missions sur OM Permanent
Module « Missions »
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Info
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15 minExercice 11
Création une mission forfaitaire sur OM permanent
Ordre de mission PermanentExercice
Module « Missions »
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Info
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Code transaction Nom transaction Descriptif de l'état
S_AHR_61016401 Données de dépl./Cumuls dépl
Etat référençant pour les missions sélectionnées, le coût total, le montant à rembourser, les montants forfaitaires, d’avance etc..
S_AHR_61016402 Justificatifs déplacement Justificatifs de déplacement classés par déplacement
S_AHR_61016403 Justificatifs de déplacement sans données
Justificatifs de déplacement classés par déplacement mais pouvant être triés autrement.
S_AHR_61016404 Affectation des coûts déplacement
Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement
S_AHR_61018613 Affectation coûts déplacement sans données de déplacement
Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement mais pouvant être classés autrement
S_AHR_61016405Données déplacement/Cumuls/Justificatifs/Affectation des coûts
Etat récapitulant l’ensemble des données des 5 états précédemment cités.
PTRV_PAYMENT_HISTORY Détermination de la date de paiement FI
Affichage des pièces comptables associées aux mission, permet d’analyser le stade de comptabilisation/ paiement des missions.
S_AHR_61016406 Qui est où ? Recherche par destination
Etat permettant de retrouver les déplacements des agents par destination
S_AHR_61016407 Recherche des justificatifs dépassant le plafond
Etat récapitulant les justificatifs dépassant le plafond fixé par établissement.
Consultations et éditionsEtats missions disponibles
Module « Missions »
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Sélectionnez les deux codes statut ‘1’ et ‘3’ qui correspondent à ‘demande saisie’ et ‘déplacement effectué’ vous afficherez ainsi toutes les missions non autorisées par l’ordonnateur.
Consultations et éditionsEtat de visualisation des missions sans visa pour un service
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Module « Missions »
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Vous pouvez ensuite réduire la sélection sur un centre financier en cliquant sur
Puis sur affectation des coûts > centre financier et spécifiez votre centre financier. Exécutez ensuite l’état.
Consultations et éditionsEtat de visualisation des missions sans visa pour un service
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Module « Missions »
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Premier tableau: résumé des missions à viser:
Consultations et éditionsEtat de visualisation des missions sans visa pour un service
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Module « Missions »
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Deuxième tableau:
Consultations et éditionsEtat de visualisation des missions sans visa pour un service
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Module « Missions »
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Troisième tableau: résumé des imputations des missions:
Consultations et éditionsEtat de visualisation des missions sans visa pour un service
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Module « Missions »
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20 min
Démonstration 5
Consulter/visualiser les missions par : Centre de coûts (présentation d’un état) Par agent
Consultations et éditionsDémonstration
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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35 minExercice 12
Exercice de synthèse
MissionsExercice de synthèse
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « statut déplacement » avant de
sauvegarder une mission à la liquidation .
Toujours simuler une mission avant de sauvegarder
Un ordonnateur ne doit pas oublier d’autoriser un OM permanent pour que
l’engagement budgétaire soit effectif.
Lorsque vous êtes perdu sur une transaction cliquez sur ‘Aide’ ‘Infopak’,
vous pourrez ainsi accéder aux manuels en ligne.
Si quelqu’un a un problème sur la transaction des missions, demandez lui
le matricule et le n° de la mission ainsi que les ventilation des coûts de sa
mission, les problèmes peuvent venir d’une de ces 3 sources.
Renseigner l’onglet ‘Séjour’ avec Pays et région en France, si
l’établissement n’a pas opté pour un calcul forfaitaire par défaut.
ConclusionConseils aux formateurs
