Diapositive 1La mise en œuvre du retour d’expérience : REX
Eric LARTIGAU
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Observations AF Cs
Observations comparatives à partir de notre expérience des pratiques en usage dans le monde du transport aérien concernant la maîtrise des risques et l’exploitation du «retour d’expérience» (REX)
10 thèmes/350 quetsions
34 recommandations dont 7 sont communes aux trois centres de Angers, Lille et Villejuif
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LES 3 REGLES !!!
Définir et mettre en place une gestion documentaire : structure, maîtrise et promotion
Engager une réflexion sur une formation RRM (Radiotherapy Ressources Management) pour poursuivre la formation sur le savoir, le savoir faire, le savoir être, le travail en équipe et la relation avec le patient
Normaliser les actions des différents acteurs à partir des processus et des procédures de telle sorte que l’événement puisse être défini comme un écart par rapport à cette norme. Alimenter un suivi régulier à partir de ces événements afin d’identifier les risques, les analyser en fonction de leur criticité et réduire leur occurrence (REX).
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Ex. : Recommandations du CLIN
Ex. : Manuel Qualité Radiothérapie
Manuel Traçabilité - Archivage
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Prise en compte et réduction des événements
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Le REX
Mise en œuvre de l’amélioration des pratiques à partir des événements précurseurs :
Identification
Analyse
Traitement :
- Proactif
- Réactif
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Adhésion des équipes
Implication de l’encadrement du département
Engagement de non punition sur une base de confiance réciproque (iso charte)
IMPOSSIBLE SANS RRM !!!!!
L’exploitation du retour d’expérience
L’exploitation du retour d’expérience nécessite une démarche volontaire et courageuse des acteurs de premier plan :
L’acceptation de révéler ses erreurs et donc ses faiblesses,
Avoir la certitude que la révélation des erreurs commises n’entraînera pas de sanctions.
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Dans tous les cas…
Exploiter l’erreur positivement, comme une source de progrès pour l’ensemble du système
…et non dans l’optique d’une détermination des degrés de responsabilité et de culpabilité de chacun : non punition
Quel que soit le niveau de gravité, du précurseur à l’accident, l’essentiel est de :
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Choix de l’événement du mois à analyser
Désignation du pilote de l’analyse
Écoute de l’analyse du mois précédent
Décision des actions correctives
Lancement et suivi des actions de communication
Réunion mensuelle (durée 1h00 si bien préparée)
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(2 manipulatrices / qualité d’écoute recherchée)
Collecte au fil de l’eau auprès de tous les acteurs du processus (non exhaustivité nécessaire)
Utilisation d’une fiche d’événements inspirée de la démarche ROSIS
Création d’une base de données
Étude de criticité / aide à la décision
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Résultats
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nb d'événements déclarés
synthèse chiffrée 2007
nb d'événements déclarés
nb d'événements déclarés
nb d'événements déclarés
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intervention sur un appareil de traitement
2.Non respect de la prescription pour une ICT
3.Dosimétries non validées par le radiothérapeute
4.Erreur de mise en place lors d'un traitement pelvien
5.Discordance de RV entre Q-Planner et Helax
6.Annulation de la valeur de rotation de table lors de l'enregistrement
de la hauteur table dans helax
7.Surdosage reçu par un patient atteint d'une tumeur ORL
8.Dépassement de dose totale sur une localisation intégrée dans
un traitement complexe
2.Absence du radiothérapeute lors d'une simulation
Feuil2
Feuil3
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… absence de transmission d ’information après intervention sur une machine
Procédure (2005) réactivée
Formation des manipulateurs à ASSET + (logiciel d ’intervention biomédical)
Paramétrage du logiciel afin d ’intégrer la validation des physiciens (+formation des physiciens) ( en pratique, très peu appliqué)
… ICT
Dossier blanc comprenant prescription et fiche de préparation ICT établi au simulateur
Transcription des informations du cahier ICT au dossier blanc (au poste de traitement)
Réactualisation du cahier de transmissions
… Dosimétries non validées par le radiothérapeute
Pas d ’emprunt de dossier technique au staff ou en dosimétrie par les manipulateurs des postes de traitement
Nouvelle organisation du circuit « dossier » suite au blocage du système helax à la fin août 2007
… erreur de mise en place
Enregistrement des messages dans helax par les manipulateurs de dosimétrie
Entrer avec la fiche de traitement dans la salle
Les actions correctives mises en place abouties
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indicateur n° 4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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indicateur n°4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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29.16
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11.9
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16.6
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1.06
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Feb-07
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4.25
5.17
indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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2.85
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Mar-07
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Jul-07
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Oct-07
Nov-07
Dec-07
4.76
1.9
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5.71
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3.7
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10
8.62
Feuil1
Feuil2
prescription
Feuil3
contourage
données informatiques
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1
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SIMULATION
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1.42
7.4
7.14
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3.7
10.5
8.51
1.72
Feb-07
Mar-07
Apr-07
May-07
Jun-07
Jul-07
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indicateur n° 4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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Feb-07
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0
11.9
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Feuil1
Feuil2
prescription
Feuil3
contourage
données informatiques
imageries portales
1
1
1
1
1
1
1
SIMULATION
1
DOSIMETRIE
3
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8
1
1
9
1
1
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CONSULTATIONS
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indicateur n° 4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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Feuil1
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prescription
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contourage
données informatiques
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indicateur n°4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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indicateur n°4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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indicateur n°4 : Retard et/ou absence des médecins lors des mises en route au simulateur ou au poste de traitement (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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indicateur n° 8 : Imageries portales non validées à la mise en route/hebdomadaire (%)
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CREX dans les Centres
4 en 2004-2006
6 en 2007
8 en 2008
2 physiciens
1 aide physicien
Durée moyenne : 1h30 [1h – 2h]
Nombre de participants
Nombre de présents en moyenne : 9 [6 à 12]
*
Dans 89% des Centres
Rapport annuel : 75%
CREX : non réglementaire, outil interne au groupe professionnel
RMM : outil de qualité/sécurité
RMM : réglementaire, outil collectif à l’Institution
*