AIDE MEMOIRE

Union des Comores

Mission de Soutien à la Mise en Œuvre duProjet d’Urgence de Réponse aux Crises et du

Projet d’Urgence de Sécurité Alimentaire (Don IDA H-572-KM et Don JSDF TF097191)

Mission du 11 au 25 octobre 2011

1. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS

1. Une mission de la Banque Mondiale a séjourné aux Comores du 11 au 25 octobre 2011. Les objectifs de la mission étaient d’accompagner la mise en œuvre du Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC) (Don H 572-KM) et du Projet d’Urgence de Sécurité Alimentaire et d’Emploi par l’Argent-Contre-Travail (PUSA) (TF097191) (Tableau 1).

Tableau 1 : Projets mis en Œuvre par le FADCProjet Référence

du Projet

Référence du Financement

Montant (US$ million)

Date de Mise en Vigueur

Date de Clôture

1. Projet de d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC)

P120631 H572-KM 5.31 Sept. 25, 2010

June 30, 2014

2. Projet d’Urgence de Sécurité Alimentaire et d’Emploi par l’Argent-Contre-Travail (PUSA)

P121550 TF097191 2.366 Sept. 13, 2010

July 13, 2014

2. La mission était conduite par M. Philippe Auffret, Chargé de Projet, et composée de MM. Sylvain Rambeloson (Spécialiste Principal en Passation des Marchés, AFTPC), Otieno Ayany (Spécialiste Principal en Gestion Financière, AFTFM), Paul-Jean Feno (Spécialiste en Environnement, AFTEN). MM. Achille Razakatoanina (Consultant) et Rindra Ramasomanana (Consultant) ont effectué une évaluation de la mise en œuvre de la composante Argent-Contre-Travail (ACT) introduite dans le cadre du Don de Réponse à la Crise alimentaire (TF094537) durant le second semestre 2009. D’autre part, Mlle Emily Weedon (Consultante) était responsable du rapport d’achèvement du Projet de Soutien aux Services (Crédit 3868-COM, Don H 265-COM, TF094537) du coté de la Banque alors que Mr. Mamisoa Rapanoelina (Consultant) a collaboré avec le FADC afin de finaliser le rapport d’achèvement du gouvernement comorien. Finalement, Mr. Patrice Rakotoniaina (Ingénieur municipal) avait visité les Comores du 17 au 25 Mai 2011 pour effectuer une dernière supervision de la composante eau urbaine du Projet de Soutien aux Services mis en œuvre par le FADC.1 Son Aide mémoire est annexé à ce document.

3. La Mission a eu le plaisir de rencontrer et souhaite vivement remercier : S.E.M. Mohamed Ali Soilihi, Vice-président en charge du Ministère des Finances, du Budget et des Investissements et M. Mohamed Taoufiki Thabiti, Président du Comité Central de Coordination (CCC) du FADC. La mission tient aussi à remercier les partenaires au développement rencontrés, notamment M. Jean-Francois Vavasseur, Directeur de l’Agence Française de Développement (AFD), Mesdames Lucie Petiteau et Bicarina Ali (AFD), Mme Susan Ngongi (UNICEF) et MM. Said Youssouf Mbechezi, Hamadi Adame et Said Hamada Mdziani du PNUD. La mission tient finalement à remercier Mme Doulfat Dhilkamal, Directrice Exécutive Nationale du FADC ainsi que toute l’équipe du FADC de leur accueil et collaboration.

1 Le projet de Soutien aux Services a clôturé le 30 juin 2011.

1

4. Cet aide-mémoire résume les observations et recommandations de la mission. Le contenu de cet aide-mémoire a été discuté avec S.E. Monsieur Ali Soilihi le 24 octobre 2011 en présence de Monsieur Ahmed Abdou, Directeur de Cabinet de Monsieur le Vice-président en charge du Ministère des Finances, du Budget et des Investissements et de Madame le Directrice Exécutive Nationale (DEN) du FADC. La Mission a élaboré un Plan d’Actions qui résume les actions à entreprendre durant les prochains mois.

2. RÉSUME

5. La Mission continue de noter une amélioration importante dans la mise en œuvre des Projets par le FADC. Les recommandations faites au cours des missions précédentes ont systématiquement été prises en compte. Si la mise en œuvre de la composante Protection sociale (Argent-Contre-Travail) est excellente, la mise en œuvre de la composante Infrastructures Communautaires de Base (IDB) connait des retards. La gestion du FADC a continué à s’améliorer dans les domaines de gestion financière, contrôle interne, suivi et évaluation et sauvegarde sociale et environnementale. La Mission note cependant des faiblesses au niveau de la gestion des Secrétariats Exécutifs Régionaux (SER), particulièrement ceux d’Anjouan et de Mohéli. La mission note avec satisfaction que le Gouvernement de l’Union, les Gouvernements des Iles et les communautés sont extrêmement satisfaits de la mise en œuvre des projets et de leur bénéfice p0ur la population.

3. PROGRÈS DANS LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS

6. Objectifs de Développement. L’Objectif de Développement du Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC) est d’augmenter l’accès à l’emploi à court-terme et aux services sociaux de base dans les zones affectées par des crises d’origine nationale ou internationale. L’Objectif de Développement du Projet d’Urgence de Sécurité Alimentaire et d’Emploi (PUSA) est quant à lui d’augmenter l’accès à l’emploi à court-terme dans les zones d’insécurité alimentaire.

7. Les Projets sont jugés Satisfaisants en termes d’Objectifs de Développement. La mise en œuvre de la composante Argent-Contre-travail (ACT) est Satisfaisante. La mise en œuvre de la seconde composante (Infrastructures Communautaires de Base) est Modérément Satisfaisante dans la mesure où sa mise en œuvre connaît des retards dus à des lenteurs de passation des marchés pour le recrutement des bureaux d’études. Finalement, la gestion du FADC est Satisfaisante dans son ensemble, même si des faiblesses ont été notées au niveau de la Direction Exécutive Régionale d’Anjouan.

3.1 OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT

8. Les Projets sont en bonne voie d’atteindre leurs Objectifs de Développement :

3050 personnes ont bénéficié des sous-projets Argent-Contre-Travail (1450 PURC, 1600 PUSA) (à comparer à un objectif de 12600 en fin de Projets : 5600 PURC et 7000 PUSA) ;

463 élèves sont inscrits dans des écoles ou salles de classes financées par le PURC (à comparer à un objectif de 2400 élèves en fin de Projet) ;

511 personnes de zones rurales bénéficient d’une source d’eau améliorée par le PURC (à comparer à un objectif de 2000 personne en fin de Projet) ;

6311 personnes bénéficient d’une route améliorée par le PURC (dépassant l’objectif de 2000 personne en fin de Projet) ; 

10335 personnes ont directement bénéficié des Projets (8735 PURC et 1600 PUSA) dont 51% sont des femmes (voir Tableau 4)

9. Indicateurs de Résultat : les Projets sont aussi en bonne voie d’atteindre les objectifs définis pour leurs indicateurs de résultat  (voir annexe 1):

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Composante 1 : Protection sociale (Argent-contre-Travail)

Création de 68000 personne-jour de travail (31450 PURC, 36500 PUSA) (à comparer à un objectif de 320000 en fin des Projets : 14000 PURC et 180000 PUSA) ;

Réalisation de 49 sous-projets Argent-Contre-Travail  (voir Tableaux 2 et 3) ;

56% des bénéficiaires des sous-projets Argent-Contre-Travail sont des femmes (au dessus de l’objectif de 50%) ;

10335 personnes ont directement bénéficié des Projets (8735 PURC et 1600 PUSA) (voir Tableau 4)

Tableau 2 : Sous-Projets Argent-Contre-Travail initiés des Projets PURC et PUSAAnnée Durant année Cumulatif

PURC PUSA Total PURC PUSA Total2011 (30 sept) 32 39 71 32 39 71201220132014

Tableau 3 : Sous-Projets Argent-Contre-Travail réceptionnés des Projets PURC et PUSA

Année Durant année CumulatifPURC PUSA Total PURC PUSA Total

2011 (30 sept) 22 27 49 22 27 49201220132014

Tableau 4 : Nombre de Bénéficiaires directs du PURC

MWL NDZ NGZ Total

Protection Sociale 150 550 750 1450

Ecole1 0 383 80 463

Adduction d’eau & citerne 0 0 511 511

Piste rurale & assainissement 3 123 3 188 0 6 311

TOTAL 3 273 3 188 1 341 8 7351 Bénéficiaires directs c'est-à-dire du nombre d’élève inscrits. La population totale des communautés bénéficiaires de ces écoles est de 11 535.

Composante 2 : Infrastructures Communautaires de Base (PURC)

Achèvement de 7 sous-projets sociaux et économiques communautaires (voir Tableau 5);

3 salles de classe ont été construites ou réhabilitées (voir Tableau 6);

1 adduction d’eau a été construite ou réhabilités ;

2.4 km de routes rurales ont été construites ou réhabilitées.

9 Plans de Développement Local (PDL) ont été finalisés (à comparer à un objectif de 25 PDL en fin de Projet) (voir Tableaux 7 et 8).

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Tableau 5 : Réalisations du PURC en Infrastructures de Base (IDB)Année Nombre d’IDB initiés

(contrat signé avec entreprise)Nombre d’IDB réceptionnés

Durant année Cumulatif Durant année Cumulatif2010 7 7 0 02011 (30 sept. 2011) 5 12 7 72012 2013 2014

Tableau 6 : Réalisations du PURC en Infrastructures de Base (IDB) (Réception provisoire au 30 septembre 2011)

Type de sous-projet Ile TotalNgazidja Moheli Anjouan

Ecole 1 0 2 3Adduction Eau & Citerne 1 0 0 1Piste Rurale 0 2 1 3Assainissement 0 0 0 0Autre 0 0 0 0Total 2 2 3 7

Tableau 7: Nombre de PDL initiés (PURC)

2011 (PTA)

30 sept. 2011

(Réalisation)

2012 (PTA)

2013(PTA)

2014(PTA)

Total des Réalisation depuis début des Projets

Anjouan 4 4 4 4 0 4

Grande Comore 4 4 4 4 0 4

Mohéli 1 1 1 1 0 1

Total 9 9 9 9 0 9

Tableau 8: Nombre de PDL validés (PURC)

2011

(PTA)

30 sept. 2011

(Réalisation)

2012 (PTA)

2013

(PTA)

2014

(PTA)

Total des

Réalisation depuis début des Projets

Anjouan 4 4 4 4 0 4

Grande Comore 4 4 4 4 0 4

Mohéli 1 1 1 1 0 1

Total 9 9 9 9 0 9

Composante 3 : Gestion du Projet, suivi et évaluation, et audit

Le ratio opérationnel cumulé des Projets PURC et PUSA est de 19% au 30 septembre 2011 (un peu au dessus de l’objectif de le maintenir à moins de 18%);

Une première évaluation de la composante Argent-Contre-Travail est en cours de finalisation.

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3.2 CLÔTURE/DÉCAISSEMENTS

10. Clôture des Projets. La date de clôture du Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC) est le 30 juin 2014 alors que la date de clôture du Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC) est le 13 juillet 2014. Les fonds des financements correspondants (Don IDA H-572-KM et Don JSDF TF097191) doivent être engagés avant le 31 décembre 2013 – car les fonds non engagés à cette date pourraient être perdus pour l’Union des Comores.

11. Décaissement. Au 30 septembre 2011, le montant cumulé des décaissements réalisés dans le cadre du Don IDA H772-KM s’élevait à DTS852,530 (correspondant à un taux de décaissement de 24%). Le montant cumulé des décaissements réalisés dans le cadre du Don TF097191 s’élevait à US$1,017,168 (correspondant à un taux de décaissement de 43%) (voir Annexe 3).

3.3 GESTION DU PROJET

3.3.1 GESTION INSTITUTIONNELLE

12. Comité Central de Coordination (CCC): La dernière réunion du Conseil d’Administration du FADC a eu lieu le 15 septembre 2011. Le Procès-verbal de cette session a été communiqué à l’IDA.

13. Gestion du FADC: La gestion du FADC reste satisfaisante. La mission a cependant constaté des faiblesses au niveau des directeurs régionaux, particulièrement à Anjouan (confirmant la même observation inscrite au Procès-verbal du CCC du 15 septembre 2011) et à Mohéli. La mission prend note de la décision de la DER d’Anjouan de mettre fin à ses fonctions pour raisons personnelles à partir du 30 novembre 2011.2 La mission recommande de nommer le ROP du SER d’Anjouan en tant que DER par intérim. 3

14. Coordination avec autres bailleurs : La mission recommande de coordonner avec le PNUD afin d’introduire sur une base pilote des journées de formations et sensibilisation des communautés (sur par exemple l’utilisation de l’eau, l’aspect genre, environnement, nutrition, HIV/AIDS, etc.) durant la mise en œuvre des sous-projets argent-contre-travail.

15. Manuel de Procédures. La liste des dernières versions des Manuels de Procédures est inclue en Annexe 4.

Le Manuel Administratif et Financier doit être révisé avant la fin 2011 et présentés à IDA pour NO.

16. Plan de Formation du Personnel. La mission note la bonne mise en œuvre du Plan de Formation du Personnel suivant les recommandations de la mission de septembre 2010. La mission note la volonté de la Direction du FADC de poursuivre ces formations, y compris: (i) une formation en management à l’INSCAE à Madagascar en 2012 (en possible collaboration avec le FID), (ii) une nouvelle formation en Passation des Marchés par Gerhard Tschannerl avant juin 2012, et (iii) une visite d’échanges d’expériences au FID à Madagascar en 2012 particulièrement en comptabilité, environnement et suivi et évaluation.

La mission recommande à ce qu’un excellent ingénieur du FID porte assistance aux ROP du FADC en 2012.

17. Gestion du Personnel. La mission recommande que les augmentations de salaires des directions régionales soient liées à l’atteinte des objectifs en terme de (i) nombre de IDB et ACT réalisés, et (ii) gestion rationnelle du parc automobiles.

2 IDA ne sera pas en mesure de donner une non objection de renouvellement de ce contrat à partir de cette date.3 Celui-ci n’a même pas jugé utile d’assister à la restitution de la mission d’évaluation de la composante Protection Sociale.

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18. Gestion des voitures, du carburant et des ordinateurs. La Mission a noté des améliorations importantes dans l’équipement du FADC (ordinateurs, voitures, internet, etc.). La mission a cependant noté de large variation de la consommation des voitures au niveau des iles. La mission a aussi continué de noter une utilisation peu rationnelle du parc automobile, particulièrement à Ngazidja (où seulement 40% de l’utilisation des voitures correspond à des visites de terrain) mais aussi à Mohéli. La mission recommande aux DER de travailler avec l’Auditeur interne et la DEN afin de régler ces défaillances. En particulier, la mission recommande de lier les augmentations salariales des Directeurs Exécutifs Régionaux et des chauffeurs à une bonne utilisation des voitures et du parc automobile.

3.3.2 GESTION FINANCIÈRE

19. Evaluation. La Gestion Financière des Projets reste Satisfaisante. Le risque de Gestion Financière du Projet est jugé Modéré.

20. D’une manière générale, le Projet continue de maintenir un système de gestion financière répondant aux exigences de l’IDA. Les recommandations contenues dans le dernier plan d’actions de la revue de la gestion financière ont été mises en œuvre. L’Annexe 8 comprend une analyse plus détaillée de la Gestion Financière du Projet.

21. Plan de Travail Annuel (PTA), Budget et Plan de Passation des Marchés (PPM) . La Mission a noté une amélioration substantielle de préparation et de suivi budgétaire ainsi que la tenue de réunions de suivi budgétaire mensuel. Les PTA, Budgets et Plan de Passation des Marchés de 2012 devront être soumis à l’IDA pour non-objection avant le 15 décembre 2011. Les PTA, budgets et PPM de l’année 2012 seront basés sur la réalisation de 120 projets Protection Sociale et 29 IDB (voir Tableaux 10 et 11).

Tableau 10: Plan de Travail PS

2011 (Réalisation possible) 2012

Grande Comore 51 50

Anjouan 43 50

Mohéli 14 20

Total 108 120

Tableau 11: Plan de Travail IDB2011 (Réalisation possible)

2012

Grande Comore 4 12Anjouan 5 12Mohéli 3 5Total 12 29

22. Audit interne. L’auditeur interne a bénéficié d’une assistance technique en septembre 2010 puis en févier 2011. La Mission note des améliorations au niveau de l’audit interne du FADC. L’auditeur interne effectue maintenant des visites des directions des iles prévues dans son Plan de Travail. Il est important que l’auditeur interne continue de travailler de manière étroite avec la DEN, le FADC et les DER dans la mise en œuvre des recommandations.

23. Rapports de Suivi Financier (RSF). La mission note que le FADC prépare des Rapports financiers intérimaires conformément aux accords de financements.

24. Audit externe. Le rapport d’audit de l’exercice clos au 31 décembre 2010 a été transmis à l’IDA. Ce rapport a conclu que la gestion du FADC est sans réserve. Le FADC a recruté un auditeur externe pour l’audit du PURC et du PUSA pour la période 2010-2014.

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3.2.3 PASSATION DES MARCHES

25. Evaluation. La Passation des Marchés du Projet couvrant la période de mars 2010 à octobre 2011 reste Satisfaisante alors que le risque de Passation des Marchés est jugé Modéré. D’une manière générale le Projet continue de maintenir un système de Passation des Marchés répondant aux exigences de l’IDA.

26. Mise en Œuvre des Plans d’Actions. Les recommandations faites lors de la mission de supervision de Septembre 2010 et Février 2011 ont été mises en œuvre : (i) les informations sur les paiements des contrats sont régulièrement enregistrées au niveau du SPM central, (ii) Les fournitures objet de consultations de fournisseurs sont livrées suivant des délais réalistes, et (iii) la clarification des TDRs fait partie de l’agenda des séances de négociations avec les prestataires de services. Cependant, l’utilisation de mini plan d’actions couvrant trois mois pour le personnel cadre n’est pas encore effective et la mission a insisté auprès de la DEN et des DER pour la mise en application de cette recommandation.

27. Arrangement institutionnel. Le Responsable de Passation de Marchés (RPM) du SER Anjouan a démissionné. Le recrutement de son remplacement est en cours. La mission a donné des recommandations pour aider à l’évaluation du candidat à ce poste.

28. Formation. Un consultant international a fait une formation en Passation des Marchés en mai 2010. La mission recommande d’organiser une nouvelle formation en Passation des Marchés par Gerhard Tschannerl avant juin 2012.

29. Revue à posteriori de la Passation des Marchés. La mission a fait une revue a posteriori de la passation de marchés du Projet en février 2011 (voir annexe 9). La revue a concerné deux contrats d’un montant total équivalent à US$139,518 sous financement PURC. Le faible nombre de contrats revu provient du fait que beaucoup de contrats ont fait l’objet de revue a priori.

30. La mission a recommandé de : (i) mettre en place un système pour le traitement des plaintes, (ii) systématiquement appliquer les pénalités de retard, (iii) bien agencer les travaux communautaires et ceux de l’entreprise, et (iv) porter une attention particulière a la réception des études pour éviter des avenants comme ceux relatifs à la mise en œuvre les mesures d’atténuation des impacts environnementaux et sociaux.

31. Gestion des contrats: Certaines recommandations de missions de supervision passées n’ont pas été mises en œuvre :

1) En tant que superviseur des contrats des ENEX et BE, le ROP doit établir un programme de supervision sur le terrain et dans les bureaux des consultants. Toutes les décisions doivent faire l’objet d’un Procès-verbal,

2) Le ROP doit incorporer les commentaires des autres membres du FADC (SPM, DER, RCC, FFSE).

3.2.4 SUIVI ET EVALUATION

32. Evaluation. Le Suivi et Evaluation (S&E) du Projet est Satisfaisant. Le responsable S&E a fait des progrès considérables.

33. Rapport de Suivi des Activités (RSA). Les Accords juridiques prévoient la préparation semestrielle d’un Rapport de Suivi des Activités du Projet. La Mission note que le RSA de juin 2011 a été envoyé à la Banque.

34. Audit technique. Un audit technique « Audit technique et Evaluation du Développement communautaire du Projet de Support aux Services » par Daniel Dupety et Oussouf Issilam a été réalisé en

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Décembre 2010. Le FADC a examine les recommandations de ce rapport et les a intégrées dans la mise en œuvre du PURC.4

La Mission recommande que le nouvel audit technique de la composante IDB prévu par le PURC soit finalisé en 2013 (et non pas en 2012 comme le prévoit le PAD).

35. Normes et standards de construction des IDB. L’absence de normes et standards fait que chaque bailleur construit des IDB (écoles par exemple) suivant des normes différentes. Monsieur le Ministre de l’Education a fait une demande à la Banque d’apporter une assistance technique au Gouvernement des Comores pour l’établissement de ces normes.

La mission recommande au FADC d’écrire une note avant la fin décembre 2011 concernant les normes des écoles en comparant les coûts unitaires des écoles financées de différentes sources de financement (FADC, UE et Fondation Sambi par exemple),

36. Evaluation des Sous-Projets Argent-Contre-Travail. Les documents du PURC et PUSA prévoient deux évaluations des Sous-Projets Argent-Contre-Travail durant la mise des Projets. Une première évaluation a été effectuée simultanément avec cette mission par les consultants qui avaient fait une première évaluation de la mise en œuvre de la Composante Argent contre Travail du Projet de Soutien aux Services en septembre 2010.5

La Mission recommande d’intégrer les recommandations de cette évaluation dans la mise en œuvre de la composante Argent-Contre-Travail.

3.2.5 CLAUSES DE SAUVEGARDE

4 Evaluation. L’aspect de sauvegarde environnementale et sociale des Projets reste Satisfaisant (voir annexe 10).

4. ACCORDS CONCLUS

5 Etant donné que la mise en œuvre des Projets est satisfaisante, la Mission propose une supervision bi-annuelle des Projets. La prochaine mission de supervision est donc prévue en début juillet 2012 (le Ramadan commencera le 20-22 juillet).

4 La recommandation sur les latrines n’a pas été retenue pour des raisons culturelles.5 « Premières Evaluations de la mise en œuvre de la Composante Argent contre Travail du Fonds d’Appui au Développement Communautaire (FADC) », Rindra Ramasomanana et Achille Razakatoanina, Septembre 2010

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5. PLAN D’ACTIONS

Description de l’Action Echéance Composante Responsable1 Nomination d’un intérimaire du FADC

parmi le personnel du FADC pour assurer la Direction de la DER Anjouan a partir du 1er novembre 2011

1er nov. 2011 C5 : Gestion du Projet

DEN du FADC

2 Soumission à IDA du Manuel Admin et financier révisé

30 déc. 2011 C5 : Gestion du Projet

FADC

3 Formation en Passation des Marchés 30 juin. 2012 C5 : Gestion du Projet

FADC et IDA

4 Formation en management à l’INSCAE à Madagascar conjointe avec FID

30 déc. 2012 C5 : Gestion du Projet

FADC

5 Soumission à IDA du PTA, Budget et PPM du PURC et PUSA 2012

15 déc. 2011 C5 : Gestion du Projet

FADC

6 Soumission à l’IDA de la note sur l’utilisation des rémunérations par les travailleurs bénéficiant d’un sous projet Protection Sociale

30 nov. 2011 C5 : Gestion du Projet

FADC

7 Soumission à l’IDA d’une note sur les caractéristiques techniques des écoles construites sous différents financements et comparaison des couts unitaires.

30 déc. 2011 C5 : Gestion du Projet

FADC

6. ACCÈS A L’INFORMATION

La Mission a évoqué le niveau de diffusion de l’Aide Mémoire conformément à la nouvelle Politique d’Accès à l’Information introduite par la Banque mondiale à partir du 1er juillet 2010. Monsieur le Vice président en charge des Finances a décidé de rendre public l’Aide Mémoire.

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TABLEAU RÉSUMÉ DES INDICES D’EVALUATION DES PROJETSNovembre 2010(ISR#1 Initial)

May 2011(ISR#2)

Cette mission(ISR#3)

Atteinte des Objectifs de Développement S S MS

Progrès de Mise en Œuvre du Projet S S SGestion Financière S S SGestion du Projet S S SPassation des Marches S S SSuivi et Evaluation S S SRespect des clauses de sauvegarde S S SMise en œuvre des composantes

1. Argent-contre-Travail S S S2. Infrastructures Communautaires de Base S S MS3. Gestion du Projet, S&E et audit S S S

HS = Hautement SatisfaisantS = SatisfaisantMS = Moyennement SatisfaisantMU = Moyennement InsatisfaisantU = InsatisfaisantHU = Hautement Insatisfaisant

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LISTE DES ANNEXES

Annexe 1: Indicateurs du Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC)Annexe 2: Indicateurs du Projet d’Urgence de Sécurité Alimentaire (PUSA)Annexe 3: Situation Financière des ProjetsAnnexe 4: Manuels du FADC pour la mise en Œuvre des Projets PURC et PUSAAnnexe 5: Documents utiles à l’évaluation des ProjetsAnnexe 6: Aide Mémoire de la Mission de Supervision de la Composante 4 «Adduction d’eau en milieu urbain» du Projet de Soutien aux ServicesAnnexe 7: Suivi du Plan d’Actions de la Mission du 11 au 30 septembre 2010Annexe 8: Aide Mémoire de la Mission de Supervision - Gestion Financière par Otieno AyanyAnnexe 9: Aide Mémoire de la Mission de Supervision - Passation des Marchés par Sylvain RambelosonAnnexe 10: Aide Mémoire de la Mission de Supervision – Sauvegarde par Paul-Jean Feno

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Annexe 1: Indicateurs du Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (PURC)(Don IDA H572-KM)

Project Outcome Indicators End-of-Project target(June 30, 2014) Sept. 30, 2011

1. Beneficiaries of cash-for-work program (cumulative number of individuals) (a) 5,600 1,450

2.1. Students enrolled in FADC built/rehabilitated schools or classrooms (cumulative number) (b) 2,400 463

2.2. People in project areas with access to improved water sources (number) (a) (b) 2,000 511

In rural areas(b) 511

In urban areas(b) 0

2.3. People in project areas benefiting from improved roads (number) (b) 2,000 6,311

3. Direct Project beneficiaries (number), of which 12,000 8,735

Female >40% 51%

Intermediate Result Indicators End-of-Project target(June 30, 2014) Sept. 30, 2011

Component 1: Social safety net (cash-for-work) (110 sub-projects at a cost of approximately US$8,500 each with 50 beneficiaries working during 25 days on a sub-project at daily rate of KMF2,000)

1.1 Person-days of employment created (cumulative number) 140,000 31,450

1.2 Social protection sub-projects completed (cumulative number) 110 22

1.3 Percentage of women among beneficiaries (since beginning of cash-for-work) >50% 56%

Component 2: Community-driven basic infrastructure

2.1 Community-based sub-projects completed (cumulative number ) 32 7

2.2 Community-based sub-projects properly maintained one year after completion (percentage of sub-projects completed) >90% Non

applicable2.3 Classrooms built and/or rehabilitated (number) (a) (b) 30 52.4 Improved community water points constructed or

rehabilitated (number) (a) (b) 8 1

2.5 Roads rehabilitated, rural (km) (a) (b) 25 2.4

3. Community-development plans completed (number) 25 9

Component 3: Project management, monitoring and evaluation and audit

3.1 Operating ratio (c) <18% 0% (d)

3.2 Technical audit of community-based sub-projects completed 1 audit during Project implementation 0

3.3 Assessment of cash-for-work completed 1 assessment during Project implementation

Under completion 0

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Notes:(a) Core sector indicator or Africa core indicator,(b) Targets regarding these results indicators would be used for monitoring purposes (but not for evaluation) as the types of sub-projects are not known a priori, but instead result from the demand of communities,(c) The operating ratio is defined as the ratio of cumulative operating costs since the beginning of the Project (defined as consultant fees of FADC’s employees, travel expenditures and other travel-related allowances, equipment rental and maintenance, vehicle operation, maintenance and repair, office rental and maintenance, materials and supplies, and utilities) divided by cumulative disbursements since the beginning of the Project. Salaries or allowances of civil servants are not covered under this Project.(d) The operating costs have been financed from the PUSA since the beginning of the Projects.

13

Annexe 2: Indicateurs du Projet d’Urgence de Soutien à la Sécurité Alimentaire (PUSA) (Don TF097191)

Project Outcome Indicators End-of-Project target(July 13, 2014) Sept. 30, 2011

1. Beneficiaries of cash-for-work program (cumulative number of individuals) (a) 7,000 1,600

Intermediate Result Indicators End-of-Project target(July 13, 2014) Sept. 30, 2011

Component 1: Social safety net (cash-for-work) (150 sub-projects at a cost of approximately US$8,500 each with 50 beneficiaries working during 25 days on a sub-project at daily rate of KMF2,000)

1.1 Person-days of employment created (cumulative number) 180,000 36,500

1.2 Social protection sub-projects completed (cumulative number) 150 27

1.3 Percentage of women among beneficiaries (since beginning of cash-for-work) >50% 59%

Component 2: Project management, monitoring and evaluation and audit

2.1 Operating ratio (b) <18% 45% (c)

2.2 Assessment of cash-for-work completed1 assessment during

Project implementation

Under completion

Notes:(a) Global Food Crisis Response Program indicator,(b) The operating ratio is defined as the ratio of cumulative operating costs since the beginning of the Project (defined as consultant fees of FADC’s employees, travel expenditures and other travel-related allowances, equipment rental and maintenance, vehicle operation, maintenance and repair, office rental and maintenance, materials and supplies, and utilities) divided by cumulative disbursements since the beginning of the Project. Salaries or allowances of civil servants are not covered under this Project.(c) All operating costs have been financed from the PUSA since the beginning of the Projects.

14

Annexe 3: Situation Financière des Projets (Don IDA H572-KM et Don TF097191)

1. Situation du Don IDA H572-KM au 30 septembre 2011 (DTS)Catégorie   Montant

affecté(A)

Décaissement

(Client connection)

(B)

Solde (Client

connection)(C)= (A)-(B)

Percentage décaissement

Compte designé(B)/(A)

Décaissement (Hors Compte

Special)(D)

Solde(Hors Compte

Special)(E)=(A)-(D)

Percentagedécaissementhors Compte

Designé(E)/(A)

Fournitures, travaux mineurs, services, formation et coûts de fonctionnement

1 3,500,000 852,530 2,647,470 24.4% 330,739 3,169,261 9.5%

2. Situation du Don TF097191 au 30 septembre 2011 (US$)Catégorie   Montant

affecté(A)

Décaissement

(Client connection)

(B)

Solde (Client

connection)(C)= (A)-(B)

Percentage décaissement

Compte designé(B)/(A)

Décaissement (Hors Compte

Special)(D)

Solde(Hors Compte

Special)(E)=(A)-(D)

Percentagedécaissementhors Compte

Designé(E)/(A)

Fournitures, travaux mineurs, services, formation et coûts de fonctionnement

1 2,366,000 1,017,168 1,348,832 43.0% 241,718 1,124,282 10.2%

15

Annexe 4: Manuels du FADC pour la Mise en Œuvre du

Projet de d’Urgence de Réponse aux Crises ((Don IDA H572-KM) et du

Projet d’Urgence de Sécurité alimentaire de d’Emploi (Don TF097191).

Les Cadres de Sauvegarde du FADC sont les suivants:

1. Cadre de Gestion Environnementale et Sociale (Août 2010)

2. Cadre de Politique de Réinstallation (Août 2010)

Les Manuels de Procédures du FADC sont les suivants:

1. Manuel Administratif et Financier (Août 2010) –> doit être révisé avant fin décembre 2011.

2. Manuel de Procédures (Août 2010) Chapitre 1: Cadre Institutionnel du Projet Chapitre 2: Développement CommunautaireChapitre 3: Suivi et Evaluation

3. Manuel Financement Direct des Communautés (Août 2010)

4. Manuel Protection Sociale (Septembre 2010)

5. Manuel de Gestion Environnementale (Août 2010)

16

Annexe 5: Documents utiles à l’évaluation des Projets

Enquête Intégrale auprès des Ménages, Commissariat Général au Plan, Février 2005.

Etudes sur l'Evolution des Coûts unitaires et Analyse Coûts Bénéfices des Infrastructure de Base, Daniel Dupety, Juillet 2005.

Etude Institutionnelle du FADC, Marcel Ferland, Juin 2009.

Premières Evaluations de la mise en œuvre de la Composante Argent contre Travail du Fonds d’Appui au Développement Communautaire (FADC), Rindra Ramasomanana et Achille Razakatoanina, Septembre 2010.

Audit technique et Evaluation du Développement communautaire du Projet de Support aux Services, Daniel Dupety et Oussouf Issilam, Décembre 2010.

Analyse économique d’un Echantillon de Sous-Projets du Projet de Soutien aux Services, Eric Rakotomanana, Juin 2011.

17

Annexe 6:

UNION DES COMORESPROJET DE SOUTIEN AUX SERVICES

(Crédit IDA 3868, Don IDA H-265 et Don FPCR TF094537)

Aide Mémoire de la Mission de Patrice Rakotoniaina du 17 au 25 Mai 2011Composante 4 «Adduction d’eau en milieu urbain»

INTRODUCTION

1. Patrice Rakotoniaina (Ingénieur Municipal – AFTUW) s’est rendu aux Comores du 17 au 25 Mai 2011 dans le cadre de la supervision de la composante 4 du Projet de Soutien aux Services (PSS). Bien que les travaux de réhabilitation soient déjà terminés, cette composante continue de faire l’objet de supervision en vue de s’assurer de la pérennité du schéma de gestion des systèmes d’eau mis en place. Les objectifs de la mission sont d’évaluer les progrès réalisés dans la mise en œuvre du dernier plan d’actions, et d’évaluer la qualité des services de distribution d’eau fournis. Les mesures définies dans ce plan d’actions concernaient : (i) la finalisation des activités restées encore en suspens au niveau de FADC ; (ii) l’amélioration du recouvrement des coûts ; et (iii) l’amélioration de la qualité de service.

2. La mission tient à remercier les diverses personnalités et entités rencontrées, notamment Messieurs le Gouverneur de l’Ile d’Anjouan, le nouveau Gouverneur élu de l’Ile d’Anjouan et le Directeur des Infrastructures ainsi que Madame la Directrice de l’Energie et de l’Eau de l’Ile de Mohéli, les membres des bureaux des Associations des Usagers de l’Eau et les gérants des systèmes d’eau d’Anjouan et de Mohéli. La mission tient aussi à remercier le Coordonnateur et l’Assistant Technique du Projet d’Adduction d’Eau Potable et Assainissement (PAEPA), financé par la BAD. La mission adresse enfin ses remerciements à toute l’équipe du FADC de leur accueil et collaboration.

3. Cet aide-mémoire résume les observations et recommandations de la mission, ainsi que les actions à entreprendre durant les prochains mois.

AVANCEMENT DE LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN D’ACTION DE JUILLET 2010

4. Plus de la moitié des activités identifiées dans le plan d’actions de Juillet 2010 ont été réalisées. Les raisons de la non-concrétisation des activités restantes sont notamment : i) au niveau des AUE, le contexte sociopolitique difficile qui a précédé les élections de Novembre/Décembre 2010 et l’attente de la mise en place, à tous les niveaux, des nouveaux responsables. A Fomboni, le bureau de l’AUE n’est plus opérationnel car plusieurs membres ne sont plus disponibles actuellement à cause de leurs nouvelles responsabilités professionnelles ; (ii) au niveau de FADC, le non-aboutissement du processus d’adjudication du marché des travaux encore en suspens et/ou l’absence de budget pour les activités IEC et renforcement de capacité des AUE.

5. La réalisation des activités en suspens dépend surtout de la volonté de se concerter et de la prise de responsabilité de toutes les parties impliquées. En ce qui concerne les AUE, il s’agit principalement de la poursuite des concertation/discussion avec l’Administration en vue de la mise en place des procédures de règlement des factures d’eau des services administratifs et de recours en cas de contentieux. Pour FADC, le budget prévu pour financer les travaux restés en suspens est disponible. Il s’agit aussi de renforcer les capacités des nouveaux bureaux et de faciliter la concertation et dialogue entre les différentes parties prenantes à travers l’appui à la mise en place et l’opérationalisation d’un cadre de concertation. La situation est résumée dans le tableau 1 présenté en Annexe.

18

6. Les travaux relatifs au levé des réserves sur le lot 1 de Mutsamudu ne sont pas encore effectués . L’AO des travaux a été lancé au mois de Novembre 2010 mais le processus de négociation et d’attribution du marché n’a pas été finalisé, en raison de dépassement du budget disponible. La mission recommande de finaliser rapidement la négociation en priorisant les travaux à réaliser selon leur nature et leur impact sur le fonctionnement du système. La mission rappelle que les travaux doivent être terminés avant fin Juin 2011.

7. L’élaboration du PGE des 2 AEPU est en cours de finalisation. Cette activité a été finalement confiée au Spécialiste Environnement de FADC au niveau national. La version provisoire du PGE de Mohéli est en cours de d’observations au niveau du SER Mohéli. Le PGE de Mutsamudu n’a pas été encore rendu par le Spécialiste qui a démissionné entretemps du FADC. La mission recommande la finalisation de ces documents avant fin Juin 2010.

PAIEMENT DE L’EAU ET RECOUVREMENT DES COUTS

8. Des résultats encourageants ont été obtenus à Fomboni mais les efforts doivent être poursuivis. Le taux moyen de recouvrement au niveau des Particuliers au Forfait est de 42.6% en 2009 à 65% en 2010. Cette nette augmentation du taux de recouvrement est le résultat de la confiance que les populations commencent à accorder au gérant au vu des travaux réalisés quotidiennement sur terrain. Par contre, le règlement des factures de l’Administration reste encore problématique. Une procédure claire de paiement des factures de l’Administration n’a pas encore pu être mise en place. Seuls, quelques services publics à fonctionnement autonome comme la Poste et le MaMwe paient leurs factures.

9. Par contre, le recouvrement des coûts reste encore problématique à Mutsamudu. Malgré les efforts de sensibilisation fournis et les nombreuses concertations entre les différentes parties (AUE, Gérant, Gouvernorat, Commissariat chargé de l’Energie et de l’Eau, Commune), aucune solution pérenne n’a été trouvée pour résoudre le problème de faible volonté à payer l’eau. Le taux de recouvrement est resté toujours aussi faible : (i) 13.8% en 2009 et 8.8% en 2010 ; (ii) les quelques pics observés en cours d’année sont le fait d’évènements épisodiques (règlement des arriérés de l’Administration ou des Commerçants, paiement des factures du Port) ; sinon, 9 mois sur 12, le taux de recouvrement mensuel est resté inférieur à la moyenne annuelle ; et (iii) l’évolution des recettes mensuelles, par catégorie de consommateurs,

progressait en dent de scie, rendant difficile toute planification. A fin 2010, le recouvrement tendait vers zéro et aucune émission/recouvrement de factures durant ce premier trimestre 2011.

EVALUATION DE LA QUALITE DES SERVICES

10. A Fomboni, le service de fourniture d’eau a connu une amélioration notable. Le gérant, avec l’appui de l’AUE, a démontré par des actions visibles que des améliorations peuvent être apportées en matière de fourniture d’eau, malgré les faibles ressources disponibles. Il s’agit notamment :

Janv

FevMars Avr Mai

Juin Ju

lAout

Sept

Oct NovDéc

-

10

20

30

40

50

60 Evolution taux de recouvrement

2009

2010

en p

ourc

ent

19

a. De la réduction sensible des fuites d’eau sur le réseau de distribution. Ceci a eu pour effet une meilleure disponibilité des ressources en eau qui a permis l’alimentation d’autres quartiers ;

b. De l’extension du réseau de distribution financée sur fonds propre ou extérieur (CODEV, FCDH). Il en résulte une meilleure couverture de la ville et une augmentation sensible du nombre de ménages bénéficiaires du service de l’eau (107 nouvelles connexions)

11. L’eau est maintenant disponible en permanence dans la ville de Fomboni et les demandes de nouvelles connexions et/ou d’extension commencent à venir. Par ailleurs, le conflit dû au refus des communautés de Band Er Salam, Djoezi et Bongoma (700 clients environ) de payer l’eau est en voie de résolution. Les travaux d’extension du réseau d’adduction principale de Fomboni vers ces 3 communautés, sur financement UNICEF, ont démarré ce 19/05/2011. Ceci va faciliter la concertation qui a déjà commencé autour de la réintégration des 3 communautés sus-citées dans l’ÁUE.

12. A Mutsamudu, par contre, la qualité du service fourni s’est continuellement dégradée au cours de ces deux années de service. Depuis sa prise de service, le Gérant n’a jamais été en mesure de fournir un service satisfaisant, ayant été confronté en permanence à de problème de trésorerie. Au

cours des six derniers mois de 2010 et du premier trimestre 2011, la situation s’est empirée car l’entretien et le nettoyage des ouvrages n’étaient plus assurés, faute de personnel, ce qui a entrainé l’accumulation des boues au niveau des ouvrages de captage et des citernes. Cela s’est traduit par un mauvais fonctionnement du réseau et le nombre croissant de quartiers privés d’eau, ce qui a provoqué la colère des populations (fin Mars 2011).

13. Heureusement, l’alimentation en eau de la ville a été vite rétablie grâce à l’initiative de la Commune de Mutsamudu d’organiser (fin mars et début avril 2010) des travaux

communautaires de nettoyage des ouvrages de captage et des citernes d’eau et d’entreprendre quelques travaux de réparation des vannes défaillantes. Ainsi, sur la base de la mauvaise performance du gérant, la Commune de Mutsamudu a sorti un arrêté municipal, cosigné par l’AUE, prononçant la résiliation temporaire du contrat.

14. Toutefois, les dispositions du contrat d’affermage, relatives aux résiliations, n’ont pas été respectées. La Commune et l’AUE se retrouvent ainsi en situation irrégulière pour avoir mis en place, par la suite, une commission pour assurer temporairement les fonctions du gérant. Quelque soit donc la décision ou les actions (règlement des litiges, résiliation du contrat) que les deux parties en présence (Commune/AUE, Gérant) envisagent de prendre, la mission recommande de respecter les procédures définies dans le contrat d’affermage. Dans la mesure du possible, un accord à l’amiable est souhaité. Dans le cas de résiliation, les dispositions transitoires jusqu’à la sélection d’un nouveau gérant devront être définies en détail.

15. L’obligation du rapportage n’est pas encore acquise alors que l’amélioration de la circulation des informations à tous les niveaux (Gérant/AUE, AUE/Autorités des Iles) est essentielle afin de donner une meilleure visibilité aux actions entreprises. La mission insiste donc sur la nécessité d’adopter une bonne méthode de travail et de communication : (i) livraison des rapports périodiques par les gérants, (ii) report/compte-rendu des AUE aux Autorités de l’Ile, et (iii) établissement d’un programme de travail trimestriel/semestriel par les gérants et suivi/évaluation régulier par les AUE. La base de données des abonnés qui est un outil indispensable du système de gestion, devra être mise

Janv

Fev

Mars Avr MaiJu

in Jul

AoutSe

ptOct Nov

Déc -

100,000

200,000

300,000

400,000

500,000

600,000

700,000

Evolution masse salariale

2009 2010

20

à jour. La mission recommande que sa gestion soit maintenant assurée en totalité par les gérants sous le contrôle régulier de l’AUE.

16. Les travaux de réhabilitation des AEPU de Mutsamudu et Fomboni et le renforcement des AUE vont maintenant se poursuivre à travers le projet d’Alimentation en Eau Potable et d’Assainissement de la BAD, effectif depuis le 29Juin 2010. Le processus de sélection du consultant qui va réaliser les études technique, institutionnelle et organisationnelle est maintenant en cours.

RECOMMANDATIONS

17. La mission recommande la réalisation d’une évaluation de la mise en œuvre des contrats d’affermage dans les deux villes de Mutsamudu et de Fomboni. Ceci permettra d’analyser les forces et faiblesse du schéma de gestion en place et de ses différents acteurs ainsi que les outils mis à leur disposition, et d’identifier les actions de correction et/ou d’amélioration nécessaires. En particulier, la grille tarifaire et les éléments qui ont servi à son établissement devront être analysés en détail et mis à jour si nécessaire, afin de pouvoir les adapter aux conditions réelles vécues sur terrain durant ces deux premières années de mise en service. Enfin, il sera également procédé à l’évaluation des documents contractuels liant les différentes parties prenantes (convention de gestion entre Commune et AUE, contrat d’affermage entre AUE et Gérant privé) en vue d’y apporter les améliorations nécessaires.

18. La situation de blocage observée actuellement à Mutsamudu doit être résolue rapidement. La mission recommande aux deux parties (AUE/Commune, Gérant) de trouver rapidement un accord selon les dispositions du contrat d’affermage en vigueur. En cas de résiliation, les mesures transitoires pour assurer la continuité du service de distribution d’eau jusqu’à la sélection d’un nouveau gérant devront être définies en détail.

19. Les activités du plan d’actions de Juillet 2010 qui n’ont pas été encore réalisées doivent être terminées/finalisées d’ici le 30 Juin 2011 (voir Tableau 1).

Tableau 1- Situation des activités du plan d’actions de Juillet 2010

RESPONSABLE ACTIVITES SITUATION MAI 2011

OBSERVATIONSFADC

travaux de protection du tronçon suspendu de la conduite principale du réseau de Mutsamudu, travaux relatifs au levé des réserves sur le lot 1 de Mutsamudu, campagne IEC)

NON RÉALISÉ Travaux à terminer avant fin juin 2011

établissement du PGE des 2 AEPU REALISE En cours de finalisation par SEN

renforcement de capacité des nouveaux membres du bureau de l’AUE

NON REALISE Attendre pour Mohéli la constitution du nouveau bureau

appui et facilitation de tout processus de concertation et de dialogue entre les acteurs (AUE/Autorités, AUE/Gérant)

REALISE Participation de FADC à toutes les réunions sur l’eau

appui et facilitation de la communication et diffusion des informations

REALISE

mise en place et opérationnalisation d’un cadre de concertation (AUE/Autorités locales/Gérant/représentants des localités,

PARTIELLEMENT REALISE

Ce cadre reste à formaliser/améliorer à Anjouan car il s’est mis en

21

société civile) pour discuter des problèmes rencontrés et actions correctives à faire, des orientations stratégiques de développement des AEPU, des résultats obtenus, etc.

place de façon spontanée en vue de trouver des solutions aux problèmes rencontrés. Le cadre n’existe pas encore à Mohéli

appui à la redynamisation et opérationnalisation des différentes structures existantes.

PARTIELLEMENT REALISE

Le SER Mohéli doit appuyer la mise en place du nouveau bureau de l’AUE

AUTORITE ILE D’ANJOUAN

décision des autorités pour mettre fin à l’exploitation illicite de pouzzolane le long de la piste d’accès au captage

NON REALISE En attente nouveaux responsables

AUE MUTSAMUDU

Soumission à l’AUE d’un programme de travail avec des échéances et des résultats attendus clairs pour remédier aux nombreuses carences constatées actuellement

REALISE Démarche entamée par AUE mais aucune réponse du gérant.

mise en place d’une procédure claire de paiement des factures de l’administration NON REALISE

Démarche à entreprendre par AUE avec appui Communes et Direction de l’Energie et de l’Eau

Mise en place de procédures de recours

AUE/FOMBONI rétablissement de la concertation et du dialogue en vue de réintégrer ces localités de Djoiezi, Bandersalam et Mbongoma dans l’AUE

REALISE En cours.

mise en place d’une procédure claire de paiement des factures de l’administration NON REALISE

Démarche à entreprendre par AUE avec appui Communes et Direction de l’Energie et de l’Eau

Mise en place de procédures de recours

22

Annexe 7 : Suivi du Plan d’Actions de la Mission du 11 au 30 septembre 2010(Crédit IDA 3868, Don IDA H-265 et Don FPCR TF094537)

Description de l’Action Echéance Composante Responsable Situation Sept 20111 Formation en management à l’INSCAE à Madagascar

conjointe avec FID30 déc. 2010 C5 : Gestion du Projet FADC 11 déc. au 18 déc. 2010

2 Visite de travail au FID à Madagascar 30 déc. 2010 C5 : Gestion du Projet FADC 20 au 30 nov. 20103 Soumission a IDA du PTA, Budget et PPM du PURC 18 oct. 2010 C5 : Gestion du Projet FADC 21 oct. 20104 Soumission a IDA du PTA, Budget et PPM du PUSA 18 oct. 2010 C5 : Gestion du Projet FADC 21 oct. 20105 Appui au travail de l’audit interne lors de sa mission à

Anjouan 30 nov. 2010 C5 : Gestion du Projet IDA 8 au 11 nov. 2010

6 Evaluation du travail de l’audit interne 30 janv. 2011 C5 : Gestion du Projet IDA 23 févr. au 03 mars 20117 Soumission à IDA du RSA du 1er semestre 2010 30 oct. 2010 C5 : Gestion du Projet IDA fait8 Appui au travail de la Direction Financière 30 déc. 2010 C5 : Gestion du Projet IDA 19 nov. au 2 déc. 20109 Recrutement de l’auditeur technique 15 oct. 2010 C5 : Gestion du Projet FADC Audit conduit en décembre 2010

Envoie à l’IDA les convocations et les PV des futures sessions du CCC

Session 30 Nov 2010 C5 : Gestion du Projet FADC Fait

Présentation des dernières versions des manuels de Procédures à IDA pour NO et au CCC pour validation

C5 : Gestion du Projet FADC Fait

Lancement du recrutement d’un auditeur externe pour l’audit du PURC et du PUSA

C5 : Gestion du Projet FADC Contrat signé avec cabinet Mpanazava

23

Annexe 8:

UNION DES COMORESProjet d’Urgence de Réponse aux Crises (Don IDA H-572-KM) et

Projet d’Urgence de Soutien à la Sécurité Alimentaire (Don JSDF TF097191)

Aide Mémoire de la Mission de Supervision - Volet Gestion Financière Octobre 2011

Rapport de la mission de Supervision- Volet Gestion Financière

Les données clés du projet Nom de Projet: PURC et PUSA(Code du projet) Project ID: P120631/P121550Référence de financement: Don IDA H572-KM, TF97191Agence d’exécution: Fonds d’Appui au Développement Communautaire

Date de la mise en vigueur: Don IDA H572-KM : 25 sept 2010 PURCTF097191 03 sept 2010 PUSA

Date de clôture: 30 juin 2014 pour Don IDA H572-KM 31 juillet 2014 pour TF097191

Date limite de décaissement:30 Juin 201130 juin 2014 pour Don IDA H572-KM 13 juillet 2014 pour TF097191

Montants de Financements accordés:

Don IDA H572-KM  : DTS 3,5 million

Durée de vie du projet La durée de vie du Projet est de 9.5 ans du 29 sept. 2004 au 30 juin 2014.

Période restante avant la clôture du projet

3 ans pour le Don IDA H572-KM 3 ans 1 mois pour TF097191

Montant décaissé: Don IDA H572-KM : DTS 852 530,25 (24,36%)TF097191 : USD 1 017 168,24 (42,99%)

Crédit annulé 0.0Période sous revue: Juin 2011-Octobre 2011 Note d’évaluation précédente (ISR Rating): S Note d’évaluation actuelle

(ISR Rating): S

Note d’évaluation précédente sur le risque (FM Risk Rating): S

Note d’évaluation actuelle sur le risque (FM Risk Rating):

M

RESUME

Une mission de la BM gérée par M Otieno Ayany (Expert en Gestion Financière de la BM) a mené une revue limitée de la GF du projet FADC. La mission a examiné le volet gestion financière du FADC dans les domaines suivants: (i) la communication financière (ii) l’audit externe, (iii) la fonctionnalité du système comptable, (iv) les flux des fonds des Dons PURC et PUSA, (v) les procédures de contrôle interne, et (vi) la budgétisation. La mission recommande certaines améliorations au système de gestion financière du FADC pour s’assurer que les fonds sont utilisés aux fins destinées. Ces recommandations sont comme suit :

S’assurer que toutes les recommandations d’audit interne soient mises en application.

24

Suivre avec les consultants les corrections des erreurs résiduelles affichées par le logiciel de gestion comptable ;

Mettre en place un système de sauvegarde des données financières sur des supports externes tel que les disques durs externes et des clés USB

S’assurer que toutes les immobilisations portent des codes d’identité ;

Note pour la Gestion Financière du FADC (Rating ISR)

Globalement, la qualité de la Gestion Financière demeure Satisfaisante depuis la dernière mission.

Risque du Projet

Le risque de GF du projet passe de Substantiel à Modéré.

EXAMEN GF: OBSERVATION/RECOMMANDATION ET PLAN D’ACTION

Budgétisation Les processus de préparation du budget 2012 pour les financements PURC et PUSA ont commencé par l’émission de Note de Service no 11/029 du 13 septembre 2011qui prévoit la finalisation et l’adoption du budget par le Comité Central de Coordination au plus tard le 10 décembre 2011. Le taux d’exécution budgétaire pour 2011 les financements PURC et PUSA se chiffre respectivement à 24,36% et 42,99%. Cette situation découle du système client connexion de la BM.

Système Comptable  Système informatique et tenue de la comptabilité : Le projet tient sa comptabilité à l’aide du

logiciel TOMPRO. La mise a jour de la version du logiciel a eu lieu selon le contrat de maintenance au mois de mars dernier. Le projet avait identifié certaines erreurs affichées par cette nouvelle version, lesquelles sont déjà résolues avec le consultant. Toutefois, il reste toujours deux erreurs au niveau des tableaux programmés pour le reporting qu’il convient de corriger avec les consultants en charge de la maintenance. La comptabilité est à jour jusqu’au 17 octobre 2011. La revue des principales réconciliations des comptes (banques, caisses) n’a pas mis en évidences des anomalies. La mission note que Moheli n’a pas toujours de système de sauvegarde des données financière externe.Equipe comptable : L’équipe comptable du projet est stable et expérimenté pour le travail du projet. Elle est composée du DAF et comptable au niveau de SEN et des comptables au niveau des trois SER.

Recommandation

La mission recommande que le FADC: Fasse le suivi avec les consultants pour corriger les erreurs restant affichées par le

logiciel ; Mette en place un système de sauvegarde des données financière externe tel que les

disques durs externes et des clés USB.

25

Contrôle interne

La mission a noté ce qui suit relativement au système de contrôle interne:Le système de contrôle interne du projet est jugé adéquat. Il est articulé autour du manuel de procédures et des bonnes pratiques découlant de l’expérience de l’équipe du projet. Cependant la mission note que toutes les immobilisations au SER de Moheli ne portent pas de codes d’identité. C’est le cas des chaises visiteur de la salle de réunion. La mission note également que certaines recommandations d’audit interne ne sont pas mises en applications.

RecommandationLa mission recommande au FADC de s’assurer: que toutes les immobilisations portent des codes d’identité; que toutes les recommandations d’audit interne soient mises en application.

Flux de Fonds IDA.

Le projet s’approvisionne pour les deux financements sur la base des rapports financiers intérimaires. Le flux de fonds au sein du Projet est jugé Satisfaisant. Au 30 septembre 2011, la situation de décaissements du FADC est comme suit :

Don IDA H572-KM : DTS 852 530,25 (24,36%) TF097191 : USD 1 017 168,24 (42,99%)

La Communication Financière (Rapport financier intérimaire)Les rapports financiers intérimaires sont jugés satisfaisants et sont envoyés à la Banque Mondiale conformément aux dispositions des accords de don.

Audit Externe Le rapport d’audit 2010 pour le projet PSS a été soumis à la Banque Mondiale conformément aux dispositions de l’accord de financement. Les auditeurs ont exprimé une opinion sans réserve que les états financiers présentent fidèlement les ressources et dépenses du FADC du 1er janvier au 31 décembre 2010. Le FADC a déjà signé les contrats pour la dernière mission d’audit du projet PSS et pour la première mission d’audit des projets PURC et PUSA pour l’exercice clos au décembre 2011.

Revue des transactions.

La revue limitée des transactions au SER de Moheli n’a dégagé aucune défaillance du système. Dans le tableau ci-après sont décrites les transactions contrôlées. L’IDA prévoit une revue approfondie des transactions du projet au mois du janvier 2012.

Financing Composante/activité

libellé Montant en FKM

Observations

PUSA Protection Sociale

Village Ntakoudja –Curage des caniveaux

3, 332,334 Paiement est conforme aux dispositions du contrat Liste de présence des participants et le paiement a la fin de chaque semaine signé par le chef de chantier et président de la CPS respect l’indicateur de genre.

26

Les listes sont affichées dans le lieu public au village.

PURC Protection Sociale

Village Wanani – Curage des caniveaux et aménagement de la cour de l’école primaire

3, 308,333 Paiement est conforme aux dispositions du contrat Liste de présence des participants et le paiement a la fin de chaque semaine signé par le chef de chantier et président de la CPS respect l’indicateur de genre.Les listes sont affichées dans le lieu public au village.

GAC – Gouvernance et Anti-Corruption

La mission n’a pas noté d’anomalie dans les opérations du projet.

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Annexe 9:

UNION DES COMORES

Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (Don IDA H-572-KM) et Projet d’Urgence de Soutien à la Sécurité Alimentaire (Don JSDF TF097191)

Aide Mémoire de la Mission de Supervision - Passation de Marchés

Octobre 2011

Cet aide mémoire concerne la supervision des deux projets financés par la Banque aux Comores. Ces deux projets sont : le Projet d’Urgence en Réponse à la Crise Alimentaire (P120631) et le Projet d’Urgence pour la sécurité alimentaire.

Revues de la mise en œuvre des recommandations de la mission de supervision de Septembre 2010 et Février 2011La mission a noté que (i) les informations sur les payements des contrats sont régulièrement enregistrées au niveau du SPM central, (ii) Les fournitures objet de consultations de fournisseurs sont livrés suivant des délais réalistes, et (iii) la clarification des TDRs fait partie de l’agenda des séances de négociations avec les prestataires de services. Enfin, l’utilisation de mini plan d’action couvrant trois mois pour le personnel cadre n’est pas encore effective et la mission a insisté auprès de la DEN et des DER pour la mise en application de cette recommandationArrangement institutionnel. La mission a pu rencontrer le nouveau DER de Mohéli. Comme il vient de prendre son poste, et son évaluation a pu être faite au mois de JUIN. Cependant, la mission a pu discuter avec lui pour l’application de la recommandation ci-avant sur le mini plan d’action et il a été convenu que cela servira de base pour son évaluation suivanteSituation au SER ANJOUAN, la mission a été informée que le responsable en passation de marchés du SER a démissionné et le recrutement est en cours. La mission a ainsi donné des recommandations pour aider à l’évaluation du candidat à ce poste

Revue à postériori   de la Passation de marchés La mission a fait une revue a posteriori de la passation de marchés du Projet (Crédit 3868-COM, H265-COM, FPCR TF094537). La revue a concerné quatre (4) contrats d’un montant total équivalent d’USD 74,528 pour le PSS et deux(2) contrats d’un montant total équivalent d’USD 139,518 pour le PURC. Le faible nombre de contrats revu provient du fait que beaucoup de contrat ont déjà fait l’objet de revue a priori de la Banque. En outre la mission a pu effectuer des visites de terrains pour inspecter la mise en œuvre de six (6) contrats pour le compte du projet PSS. Ces revues et visites font l’objet d’un rapport à part.Suite à la revue la mission a pu faire les constatations suivantes : (i) les négociations avec les prestataires de services ne sont pas bien préparées, ce qui a pour conséquence de produire des malentendus et incompréhension durant l’exécution des prestations , (ii) les archives comportent encore quelque lacunes, (iii)les prestataires de services incluant les consultants, les fournisseurs et les entrepreneurs ne savent pas quoi faire pour faire des réclamations en cas de nécessité, (iv) l’application des pénalités n’est pas encore systématique, (v) il y quelque difficulté dans la gestion des contrats à temps passé, (vi) les décisions prises dans l’exécution des prestations ne sont pas écrites, (vii) pour le cas de Bandrakouni, la conduite des travaux n’est pas pertinente car le chantier est laissé avec un trou au milieu pour mauvaise conception, et par conséquent la partie en aval ne va servir à rien  ; le SER a pris les dispositions et a effectué les correction, (viii) bien définir la date de commencement des prestations en tenant compte des autres intervenants comme les travaux en charge pour la communauté, et (ix) la réception des études doit faire l’objet d’une

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attention particulière pour éviter des avenants comme pour la mise en œuvre les mesures d’atténuation des impacts environnementaux et sociaux. Le BE doit vérifier les hypothèses du canevas d’enquête, voir les solutions et compléter le PGES

Gestion de contrat : Les recommandations de la mission de supervision de Septembre et février 2011 concernant les obligations des ROP, RPM, et DER pour la réception des rapports des consultants, n’ont pas encore été suivi de l’effet escompté et la mission réitère ces recommandations comme suit:

1) En tant que superviseur de ces types de contrat (si besoin à formuler par ordre de service du DER), le ROP doit établir un programme de supervision sur le terrain et dans les bureaux du consultant. Toutes les réunions de travail doivent faire l’objet d’un PV en bon et dû forme

2) Les commentaires sur les rapports faits par d’autres membres de l’équipe doivent être centralisés par le ROP et synthétisé par une lettre du DER à envoyer au consultant

3) Les commentaires peuvent venir du SPM, DER, RCC, FFSE. La circulation du document doit être supervisé par le DER et exécuté par l’assistant en PM

Rapport de la revue à posteriori de la passation de marché (ref . annexe PM1)Evaluation   : Suite aux conclusions de la revue de la passation de marchés pour la période du mars 2010 à Octobre 2011 est maintenue comme satisfaisante avec un risque modéré

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Annexe 10:

UNION DES COMORES

Projet d’Urgence de Réponse aux Crises (Don IDA H-572-KM) et Projet d’Urgence de Soutien à la Sécurité Alimentaire (Don JSDF

TF097191)

Aide Mémoire de la Mission d’Appui à la Mise en Œuvre des Aspects de Sauvegarde

Aide Mémoire M. Paul-Jean Feno

1 Du 10 au 17 octobre 2011, Paul-Jean Feno Spécialiste Environnemental (AFTEN), a effectué une mission d’appui à la mise en œuvre des aspects de sauvegarde environnementaux et sociaux du Projet de Soutien aux Services de l’Union des Comores.

2 Les objectifs principaux de la mission étaient : (i) de constater l’appropriation et la performance de la revue de sauvegarde dans les sous projets de Protection Sociale (PS) et d’Infrastructure de Bases (IDB), (ii) et d’évaluer l’arrangement institutionnel et la capacité de la structure de gestion environnementale des Projets.

I. Conclusions principales

3 Les conclusions principales de la mission ci-dessous ont été discutées et acceptées par les différentes parties, à savoir:

La gestion des aspects de sauvegarde environnementaux et sociaux du Projet reste classée Satisfaisante. Il a été constaté lors de cette mission : (i) une gestion de sauvegarde conforme au manuel de gestion environnemental et social du projet, (ii) un besoin d’amélioration des revues environnementales et sociales des PS et IDB aussi que la nécessité de développer la synergie avec les Ministères techniques et le programme de lutte contre les VIH-SIDA,

Recruter un consultant en sauvegarde jusqu’à l’autonomie complète du nouveau spécialiste environnemental et social qui est en processus de recrutement. Cette action sera suivie du renforcement de capacité en sauvegarde environnementale et sociale des bureaux d’études et des partenaires/Ministères techniques du Projet.

II. Performance de la revue de sauvegarde dans les sous projets PS et IDB

4 La revue des Mémoires Descriptifs des sous-Projets (MDP) et des Dossier des Sous Projets (DSP) ainsi que les visites sur le terrain ont montré une gestion soutenue de la prise en compte des aspects de sauvegarde environnementaux et sociaux dans le cycle du projet. La mission a constaté que tout sous projet de PS et d’IDB initié par le projet dispose une fiche de filtration et un plan de gestion environnemental et social conformément au manuel de procédure. Toutefois, la cohérence et la suffisance de l’analyse environnementale et sociale nécessitent une amélioration sur la description et les analyses du sous projet avec les composantes de l’environnement pour mieux formuler les mesures d’atténuation rationnelles des impacts négatifs identifiés. La visite sur le terrain a noté une appropriation et une exécution d’une manière globalement acceptable les aspects de sauvegarde environnementale des sous projets PS et IDB initiés par le projet. La mission recommande: (i) de renforcer les plans de gestion

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environnementaux et sociaux des sous projets par l’amélioration des descriptifs des sous projets et de la composante de l’environnement des sous projets pour permettre de caractériser les mesures d’atténuation adéquates à adopter ; (ii) de se référer au guide spécifique du FID comme document de travail pour caractériser les mesures d’atténuation spécifique des sous-projets du Projet.

5 Le Projet doit renforcer les synergies avec les autres secteurs tels que le Département Chargé des Forêts et de l’Environnement et le Programme National de Lutte contre le VIH-SIDA. Les sous projets reboisements communautaires devront être formulés avec le Ministère Chargé des Forêts et de l’Environnement pour permettre de renforcer la synergie du Projet avec les Ministères techniques. Cela permettra de faire bénéficier au Projet l’assistance et l’expertise technique du Ministère dans le domaine et pour cadrer les activités du projet en cohérence au programme national de reboisement. Dans le cadre de l’exécution des sous projets PS et IDB, il serait à envisager la conduite des séances de sensibilisation, d’éducation et de communication sur les VIH-SIDA aux travailleurs des sous projets. La mission recommande de : (i) renforcer la synergie avec les Ministères techniques sectoriels des forêts pour les sous projets reboisements ; (ii) de disséminer aux travailleurs le programme de VIH-SIDA pendant la phase travaux des sous projets.

IV. Arrangement institutionnel en matière environnementale et sociale

6 L’unité de Gestion du projet est fragilisée en l’absence d’un responsable environnemental et social. Les faiblesses des fiches de filtration et des plans de gestion environnementaux et sociaux des PS et IDB démontrent le besoin immédiat d’un spécialiste environnemental et social à plein temps comme demandé dans le document d’évaluation du projet. Le SES du projet est le responsable des aspects environnementaux et sociaux dès la formulation, l’exécution et l’exploitation des sous projets. Cette vacance de poste handicape fortement l’appropriation et la programmation des aspects environnementaux et sociaux dans les sous projets. La mission a noté l’effort déployé par l’équipe technique (ROP et RCC) du projet mais leur travail nécessite un encadrement et une coordination par le SES. La revue et l’amélioration des Fiches de Filtration et des Plans de Gestion environnementaux et Sociaux des PS et des IBD en cours de préparation ont été menées par la mission avec l’équipe technique régionale de chaque Ile réunit à Moroni lors d’une séance de demi-journée de renforcement de capacité en sauvegarde. Pour appuyer immédiatement l’Unité de Gestion du Projet en matière de sauvegarde, jusqu’au recrutement d’un nouveau qui est en cours, la mission recommande le recrutement à temps partiel le consultant qui a appuyé le Projet lors de la préparation du manuel de gestion environnemental et social du Projet. Ce consultant assurera : (i) l’appui technique et la revue des aspects de sauvegardes des sous projets initiés (PS et IDB) par l’équipe technique jusqu’à la validation, (ii) l’évaluation de l’appropriation des PGES dans les PS et IDB réalisés, et (iii) l’encadrement du Spécialiste Environnemental et Social nouvellement recruté sur les manuels de gestion environnemental et social et son intégration dans le pool technique du Projet jusqu’à son autonomie complète. La mission recommande : (i) d’élaborer les termes de référence du consultant en sauvegarde avec le programme d’emploi ; (ii) de relancer le processus de recrutement du SES du projet.

7 Le renforcement de capacité en sauvegarde environnementale et sociale des bureaux d’études et des partenaires ou les Ministères techniques impliqués dans la conception et l’exécution des PS et des IBD est nécessaire. Après un an de lancement du Crédit IDA et du Don FPCR, le FADC a développé des collaborations de travail avec (i) les bureaux d’études pour la conception et le suivi de l’exécution des IDB, et (ii) les ENEX pour l’exécution des sous-projets PS. La mission recommande de conduire, avec l’appui d’un consultant, une formation de

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renforcement de capacité en sauvegarde environnementale et sociale des bureaux d’études et des ENEX.

V - Plan d’actions

Actions Responsables DatesDéveloppement des synergies avec les autres secteurs tels que le Département Chargé des Forêts et de l’Environnement et le Programme National de Lutte contre le VIH-SIDA

FADC Immédiat

Elaboration les termes de référence et le recrutement du consultant en sauvegarde à temps partiel

FADC Immédiat

Renforcement de capacité en sauvegarde environnementale et sociales des bureaux d’études et des partenaires/Ministères techniques.

FADC/SES Fin 30 mars 2012

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