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Aide à la saisie des notifications ECS
Version 1.8
CIN France
Cargo Information Network France
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2 RUE DES VOYELLES,
CS 19038 TREMBLAY en France -95723 ROISSY CH DE GAULLE CEDEX
524 837 663 RCS Bobigny
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Table des matières
1 Historique du document ................................................................... 3
2 Saisir une Notification d’Arrivée. ......................................................... 4
2.1 Informations pratiques sur les notifications ECS : ....................................................... 4
2.1.1 Quels MRN notifier ? ............................................................................................ 4
2.1.2 A quel moment ? .................................................................................................. 4
2.1.3 Dans quels cas de figure ? .................................................................................... 4
2.2 Cas N°1: vous ne connaissez pas la LTA définitive : .................................................... 5
2.3 Cas N°2: vous connaissez la LTA définitive : ................................................................ 8
2.4 Les cas de blocage lors de la saisie : .......................................................................... 10
2.5 Les alertes lors de la validation: ................................................................................ 11
3 Faire l’association MRN / LTA: ......................................................... 12
3.1 Tous les MRN sont rattachés à la même LTA: ........................................................... 12
3.2 Les MRN sont rattachés à des LTA différentes: ......................................................... 13
4 Suivre l’évolution de votre déclaration ................................................ 16
5 Extraction des LTA et MRN notifiés dans CIN : ..................................... 20
5.1 Extraction des LTA et/ou MRN notifiés dans CIN : .................................................... 21
5.2 Extraction des MRN pour une LTA : ........................................................................... 23
6 Liste des codes magasins codifiés dans CIN :....................................... 24
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1 Historique du document
Version Date Modification
1.0 21/12/2012 Création du document
1.1 15/01/2013 Ajout des magasins selon codification CIN
1.2 06/03/2013 Modification codification des magasins – ajout ORYSA1
1.3 13/03/2013 Modification des règles d’association MRN / LTA
1.4 25/04/2013 Modification codification des magasins
1.5 01/07/2013 Méthode d’extraction des LTA/MRN
1.6 05/07/2013 Informations pratiques sur les notifications ECS
1.7 17/12/2013 Ajout des codes statut MRN et nouveaux visuels.
1.8 21/08/2014 Ajout du symbole AER - §4
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2 Saisir une Notification d’Arrivée.
2.1 Informations pratiques sur les notifications ECS :
2.1.1 Quels MRN notifier ?
La Notification d'arrivée dans ECS concerne les marchandises sous MRN ECS et non les MRN de Transit qui doivent être notifiés dans une autre application : NSTI.
2.1.2 A quel moment ?
La « notification d'arrivée au dernier point de sortie du territoire douanier communautaire », doit être faite au plus tard avant l'envoi, par la compagnie aérienne, du manifeste de vol et en tout état de cause avant le départ du moyen de transport (aérien ou camionné). La douane dispose en effet de 15mn à l'issue de votre déclaration pour vous indiquer : - L'acceptation de votre déclaration dont le résultat est : « MRN à l'état stocké » - Le rejet de votre déclaration (faire un TSAR éventuellement ou une demande d'assistance) - La mise sous contrôle de vos marchandises (physique ou documentaire). La notification a posteriori (excepté dans le cas de la procédure de secours) ne pourra pas donner lieu à une sortie définitive automatisée et il vous appartiendra de vous rendre au bureau de Douane d'exportation (si l'EX est fait à Lyon, l'opérateur devra se rendre à Lyon) avec les preuves alternatives pour justifier de la sortie réelle.
2.1.3 Dans quels cas de figure ?
En province, (à Lyon par exemple), les marchandises voyageant sous LTA au départ direct de Lyon font l'objet d'une notification ECS à Lyon. Les autres MRN sont notifiés au dernier bureau du territoire douanier communautaire. Cas N°1 : votre LTA mère (à savoir : une LTA délivrée par une compagnie aérienne et a valeur de CTU : contrat de transport unique) est libellée LYS-JFK et prend un vol au départ de Lyon. La notification s'effectue à Lyon. Cas N°2 : Votre LTA mère (à savoir : une LTA délivrée par une compagnie aérienne et a valeur de CTU : contrat de transport unique) est libellée LYS-CDG-JFK, prend un camion au départ de LYS puis un vol au départ de CDG : La notification s'effectue à Lyon. Cas N°3 : Votre LTA est libellée CDG-JFK et prend un camion (pour un groupage) à CDG: la marchandise circulera sous couvert de l'EAD délivré lors de la déclaration d'exportation. La notification sera effectuée à Paris-CDG.
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2.2 Cas N°1: vous ne connaissez pas la LTA définitive :
Si vous ne connaissez pas encore la LTA, ni la compagnie par laquelle le fret sera envoyé, il est
possible de faire la notification d’arrivée.
Etape n°1 : Sélectionnez l’onglet « Avis d’arrivée » ou « Exit details »
Figure 1
Etape n°2 : Dans la partie « Entête », renseignez :
« 111 » dans le champ « destinataire » et mettez un code numérique, dans le champ « code ». (Par
exemple ici : 01).
Figure 2
Etape n°3 : Dans la partie « détails », renseignez:
o Vos références
o Le nombre de colis
o Le poids (obligatoirement supérieur à « 0 » est exprimé sans décimale).
o Le MRN
o Le bureau douanier de sortie
o Le magasin dans lequel la marchandise est déposée et visitable
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Figure 3
NB :
Le mrn peut être saisi à l’aide d’un lecteur de code- barre.
La liste des codes magasins est maintenue et publiée sur le site www.cin-fr.fr.
NB : utilisez pour supprimer une ligne et le bouton pour saisir le MRN
suivant. Répetez l’étape 3 autant de fois que nécessaire :
Figure 4
Et validez votre saisie par le bouton et si tout est correct vous obtenez le message
suivant à l’écran :
Sélectionner le niveau
requis dans la liste de
choix et indiquer votre
référence
Saisir le Nb de colis, le
poids, le MRN et le bureau
douanier de sortie
Saisir le code CIN du
magasin où se situe votre
marchandise pour un
contrôle éventuel
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Figure 5
En cas de message d’erreur lors de la validation, reportez-vous au paragraphe §2.3.
L’ajout d’un ou plusieurs MRN :
Une nouvelle saisie dans l’onglet « avis d’arrivée » en utilisant un même code numérique et la même
compagnie aérienne, ajoutera le(s) MRN sous le code en question.
La suppression d’un MRN après validation:
La suppression d’un MRN après validation de la saisie n’est pas permise.
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2.3 Cas N°2: vous connaissez la LTA définitive :
Etape n°1 : Dans la partie « Entête », renseignez :
Figure 6
NB :
Le mrn peut être saisi à l’aide d’un lecteur de code- barre.
La liste des codes magasins est maintenue et publiée sur le site www.cin-fr.fr.
Par mesure de simplification le destinataire peut être indiqué par les codes suivants :
- AFR, pour AIR France.
- WFS, pour toutes les compagnies assistées par le Groupe WFS (FH, SFS, GSH)
- SW1 pour toutes les compagnies assistées par SWISSPORT
- AVI, pour les Compagnies assistées par AVIAPARTNER.
- Exceptionnellement, le 111 pour celles dont vous ne connaissez pas le handler.
NB : utilisez pour supprimer une ligne et le bouton pour saisir le MRN
suivant. Répetez l’étape 3 autant de fois que nécessaire :
Figure 7
Le code OACI (3 caractères)
de la Compagnie aérienne de
votre LTA mère (ou master
airwaybill).
-
L’expéditeur (votre code
CIN à trois caractères)
Le préfixe de la
LTA mère Les 8 chiffres
de votre LTA
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Et validez votre saisie par le bouton et si tout est correct vous obtenez le message
suivant à l’écran :
Figure 8
L’ajout d’un ou plusieurs MRN :
Si un nouveau MRN est associé à une LTA déjà connue, la saisie sera considérée comme un ajout,
vous obtenez le même message, qu’à la figure 5.
La suppression d’un MRN après validation:
La suppression d’un MRN après validation de la saisie n’est pas permise.
Le changement de N° de LTA après validation:
Le changement de LTA lors d’une opération d’exportation est soumis à autorisation par les services
de la Douane (demande de ré-étiquetage et transbordement). Une fois celui-ci autorisé, il convient
de refaire la déclaration dans le CIN en associant le MRN avec la nouvelle LTA (Cf. § 2.4 pour la
validation).
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2.4 Les cas de blocage lors de la saisie :
Figure 9
Lors de la saisie, tous les champs qui présentent une anomalie sont surlignés en rouge :
Le N° de LTA : Le CIN vérifie que la clé de contrôle de la LTA est correcte.
Le MRN : le CIN vérifie que la structure du MRN est correcte (18 caractères) et qu’il est
conforme aux spécifications du pays d’origine.
N° de Ref : le CIN vérifie la cohérence entre le type de référence et son numéro.
Poids/quantité : le CIN vérifie que les valeurs ne sont pas nulles ou erronées.
Bureau de sortie : Le CIN vérifie que le bureau mentionné est correctement libellé et que le
code existe.
Figure 10
Une fois les anomalies corrigées, lors de la validation, on obtient le même message qu’à la figure 5.
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2.5 Les alertes lors de la validation:
Si le MRN et la LTA sont déjà connus, vous obtenez le message suivant :
Figure 11
NB : Ce message vous évite la double saisie par erreur.
Si le MRN et associé à une nouvelle LTA, vous obtenez le message suivant :
Figure 12
NB : Dans ce cas il peut s’agir d’un changement volontaire de LTA, auquel cas le CIN vous demande d’en
confirmer le changement.
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3 Faire l’association MRN / LTA:
Si vous ne connaissiez pas la LTA lors de votre première saisie, il est donc nécessaire, pour obtenir la
sortie définitive, de faire l’association MRN / LTA.
Il existe deux possibilités pour attribuer la LTA :
3.1 Tous les MRN sont rattachés à la même LTA:
Dans ce cas, faire un clic droit au niveau de la référence principale et choisir « mettre à jour la LTA » :
Figure 13
Une fenêtre permettant la saisie de la LTA apparait, il suffit d’entrer la LTA désirée et de valider sur
OK.
Figure 14
Et vous avez la confirmation de la mise à jour.
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Figure 15
Dans l’écran ECS, si vous effectuez la recherche votre référence a été substituée par votre LTA :
Figure 16
3.2 Les MRN sont rattachés à des LTA différentes:
La saisie se déroule comme précedemment :
Figure 17
On retrouve la nouvelle référence dans l’onglet ECS avec ses MRN en dessous :
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Figure 18
Là vous pouvez faire un clic droit sur le MRN que vous souhaitez associer à la nouvelle LTA
Figure 19
Cliquez sur mettre à jour la LTA :
Complétez et validez par OK.
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En effectuant une nouvelle recherche, on obtient les 2 LTAs et la référence sous laquelle il reste
encore 2 MRN :
Figure 20
Il est possible de continuer MRN par MRN ou si les 2 MRN restant appartiennent à la même LTA
repartir sur la cas 1.
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4 Suivre l’évolution de votre déclaration
Etape n°1 : Sélectionnez l’onglet « ECS »
Figure 21
Etape n°2 : Suivre l’état d’avancement pour une déclaration « ECS »
Renseignez vos critères de recherche et utilisez le bouton pour obtenir la
confirmation de la prise en compte par le Cin de votre déclaration.
Figure 22
L’icône indique que la prise en compte de votre notification s’est correctement déroulée mais
ne présume pas nécessairement d’une réponse positive de la DOUANE à votre déclaration.
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Les différents états de votre déclaration :
Figure 23
NB: En pointant le curseur sur chacune des icônes, une info bulle apparait qui vous donne plus
d’informations.
Et leurs interprétations :
Notification d’arrivée
Manifestée Notification
de Sortie COMMENTAIRES
La notification d’arrivée est prise en compte par le CIN
La marchandise est sous contrôle douane
La LTA est sur le manifeste de la Compagnie aérienne
Le départ est confirmé, la demande de sortie est effectuée
Le départ est confirmé, la demande de sortie est en cours
Le départ est confirmé, la sortie est définitive
Le départ est confirmé, la sortie présente une anomalie
Figure 24
Etape n°3 : Suivre l’état d’avancement par MRN
En cliquant sur la LTA qui correspond à vos critères de recherche, vous obtenez, comme dans
l’exemple ci-dessous (figure10) :
- les MRN associés à votre LTA
- l’état d’avancement de leur déclaration
- l’historique des messages pour chacun d’entre eux : vous obtenez le résultat suivant :
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Figure 25
Les différentes icônes et leurs significations :
la notification a été envoyée à la Douane et que le CIN est en attente de la réponse.
La marchandise est sous contrôle douanier
cette étape de la notification est prise en compte par la Douane, mais attention, cela ne présume pas nécessairement d’une réponse positive pour la suite de l’opération.
une anomalie s’est produite dans la prise en compte de votre notification.
AER demandé: (état temporaire) La douane interroge un autre bureau douanier.
indique que toutes les étapes du processus (notification d’arrivée, manifeste et notification de sortie) sont allées à leur terme, sans incident bloquant. La sortie est alors définitive.
Donne l’accès à l’historique des messages et transactions pour le MRN considéré.
NB : En pointant le curseur sur chacun d’entre elles, une info bulle apparait qui vous donne plus
d’information.
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Les codes anomalies affichés issus des réponses douanes :
Codes Messages Significations Actions correctives
3003 L'agrément n'existe pas. L’agrément MADT indiqué
lors du paramétrage dans CIN est incorrect.
Vérification auprès de la cellule support CIN.
3005
Vous n'êtes pas habilités à utiliser cet agrément.
Le magasin indiqué dans la déclaration ECS ne correspond pas à votre agrément.
- Refaire la notification avec le bon magasin. - demander à la douane l’ajout du magasin à votre agrément.
3006
Vous n'êtes pas habilités à utiliser cette localisation de marchandise sur ce bureau.
Le magasin indiqué en ECS ne correspond pas au bureau de sortie indiqué dans la déclaration.
- Refaire la notification avec le bon magasin.
3009 Le mouvement n’existe pas.
Le MRN est inconnu. Vérifier l’EAD et ou refaire la saisie avec le bon MRN.
3010
Le mouvement doit être à l’état « STOCKE » pour qu'une demande de sortie soit réalisée.
Le MRN a déjà été notifié en sortie dans Prodouane.
Vérifier dans Prodouane que la sortie est effective.
3016
Aucune action EDI n'est possible sur un mouvement qui n'a pas été notifié en mode EDI.
La notification d’arrivée a été déjà été faite dans Prodouane.
Faire la sortie dans Prodouane.
En cas d’ajout de MRN :
Si un nouveau MRN a été associé à une LTA déjà connue, on obtient bien une modification dans
l’onglet ECS reprenant le nouveau MRN, et les jours et dates de saisie :
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Figure 26
NB : Les notifications d’arrivée saisies après le départ effectif du moyen de transport seront prises en
compte par le CIN mais ne pourront pas donner lieu à la notification de sortie. Il appartiendra alors
au déclarant en Douane de se rapprocher de son bureau de douanier pour obtenir l’apurement de
son dossier.
5 Extraction des LTA et MRN notifiés dans CIN :
Vous pouvez à tout moment, dans l’onglet ECS, extraire sous forme de fichier (au format tableur), la
liste des LTA et /ou des MRN associés, selon les critères renseignés en utilisant le bouton situé à
droite.
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5.1 Extraction des LTA et/ou MRN notifiés dans CIN :
En cliquant sur le bouton, une fenêtre d’option à l’écran :
Le choix « OK » vous permet d’exporter la liste des LTA affichée sur le premier écran ainsi que tous
les MRN attachés et le statut dans lequel il se trouve au moment de l’extraction.
Ces différents statuts peuvent être :
Etat stocké La notification d’arrivée est correcte
Sortie définitive validée La sortie définitive est acquise
Déjà notifiée La notification d’arrivée est déjà connue
Sortie définitive demandée La sortie définitive est demandée
Sortie définitive refusée par la douane La demande de sortie est refusée
Notification envoyée, attente réponse Douane La notification d’arrivée ou de sortie est en cours
AER demandé Détournement en cours d’interrogation
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Sorti par un autre EM MRN déjà sorti par un autre état membre
Le choix « No », vous permettra d’exporter uniquement la liste des LTA notifiées dans le CIN selon
votre critère de recherche.
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5.2 Extraction des MRN pour une LTA :
Vous pouvez à tout moment, dans l’onglet ECS, extraite sous forme de fichier (au format tableur), la
liste des MRN associés à une LTA.
Sélectionnez la LTA dont vous souhaitez extraire les MRN.
Cliquez sur le bouton en bout de ligne pour obtenir la liste.
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6 Liste des codes magasins codifiés dans CIN :
La liste des magasins est disponible à l’adresse suivante :
http://cin-fr.fr/index.php/17-actualites/22-la-liste-des-codes-magasins
