การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)

คมอ วธการจดทำาทะเบยนประวต ( ก . พ . ๗ ) ก.พ. ๗ เปนเอกสารของทางราชการประเภทเอกสาร “ลบ”

(ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ และคมอพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐) ลกษณะของ ก.พ. ๗ ทใชอยในปจจบนมขนาดหรอความหนาของกระดาษตามมาตรฐานหรอทสำานกงาน ก.พ. กำาหนดไว ดงนลกษณะของ ก . พ . ๗

ก.พ. ๗ เปนบตรทพมพดวยกระดาษชนดขาว ๓๑๐ แกรม ขนาดสำาเรจ ๙ X ๑๒ นวประกอบดวยรายการสำาหรบบนทกขอมลทง ๒ ดาน สวนรายการใน ก.พ. ๗ ประกอบดวยขอมลทสำาคญ๓ ตอน มทงหมด ๑๔ รายการ คอ

ตอนท ๑ รายการทเปนขอมลเกยวกบประวตสวนตวของขาราชการ ไดแก ชอตว ชอสกลวน เดอน ปเกด ชอคสมรส ชอบดา ชอมารดา และประวตการศกษา ฝกอบรม และดงาน

ตอนท ๒ รายการทเปนขอมลแสดงถงการรบรองความถกตองของการบนทกขอความในตอนท ๑ไดแก การรบรองของเจาของประวตและการรบรองของหวหนาสวนราชการ หรอผทหวหนาสวนราชการมอบหมาย

ตอนท ๓ รายการทเปนขอมลเกยวกบทางราชการ ไดแก วนครบเกษยณอาย วนสงบรรจเปนขาราชการ วนเรมปฏบตราชการ ประเภทขาราชการ การไดรบโทษทางวนย วนทไมไดรบเงนเดอนหรอไดรบเงนเดอนไมเตม และวนลาในระหวางเวลาไดนบทวคณ ตำาแหนงและอตราเงนเดอน

เมอไดทราบถงลกษณะของ ก.พ. ๗ ทถกตองตามระเบยบแลวผเขยนมความประสงคจะทำาความ

1

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)เขาใจถงวธการจดทำา ก.พ. ๗ วาควรจะจดทำากฉบบ ใครเปนผมอำานาจในการจดทำา เมอจดทำาเรยบรอยแลวควรนำาไปเกบรกษาไวทใดบาง

การจดทำา ก.พ. ๗ ใหสวนราชการในระดบกรมหรอจงหวดซงเปนผสงบรรจบคคลเขารบราชการเปนผจดทำา โดยปฏบตดงน

๑.สำาหรบกระทรวง ทบวง กรม ทไมมราชการบรหารสวนภมภาคใหจดทำาตนฉบบ ก.พ. ๗จำานวน ๒ ฉบบ โดยกรอกขอความใหตรงกนทง ๒ ฉบบ สงไปเกบไว ณ สำานกงาน ก.พ. ๑ ฉบบสวนอกฉบบหนงใหกรมเจาสงกดเปนผเกบรกษา

๒.สำาหรบกระทรวง ทบวง กรม ทมราชการบรหารสวนภมภาคใหจดทำาตนฉบบ ก.พ. ๗จำานวน ๓ ฉบบ โดยกรอกขอความใหตรงกนทง ๓ ฉบบ สงไปเกบไว ณ สำานกงาน ก.พ. ๑ ฉบบเกบรกษาไว ณ จงหวดและกรมเจาสงกดแหงละ ๑ ฉบบ

๓.เจาหนาทผรบผดชอบในการจดทำา ก.พ. ๗ ตองดำาเนนการจดทำา ก.พ. ๗ ทนททขาราชการมารายงานตวเพอเขารบการบรรจเปนขาราชการโดยจะจดทำา ๒ หรอ ๓ ฉบบ แลวแตกรณ ทกฉบบจะตองจดทำาเปนตนฉบบทงหมด (คอเจาของประวตและหวหนาสวนราชการตองลงชอในทกฉบบ) มใชจดทำาเปนสำาเนา

๔. ถาเปนกรณรบโอนขาราชการประเภทอนมาบรรจเปนขาราชการพลเรอนสามญ และไดเคยจดทำาประวตไวแลว แตเปนแบบฟอรมทแตกตางไปจาก ก.พ. ๗ (แบบใหม) กตองใหจดทำา ก.พ. ) (แบบใหม) ขนเชนเดยวกน

๕.สำาหรบกรณการบรรจขาราชการกลบเขารบราชการ ถาขาราชการผนนออกจากราชการกอนวนท ๙ กนยายน ๒๕๑๘ กจะไมเคยจดทำา ก.พ. ๗ (แบบใหม) ไว ดงนน จงตองจดทำา ก.พ. ๗ (แบบใหม) โดยเจาหนาทจะกรอกประวตการ

2

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)รบราชการเดมกอนออกจากราชการ ลงในรายการขอ ๑๓ ของ ก.พ. ๗ ฉบบททำาใหม หรอจะแนบภาพถายประวตการรบราชการเดมตดไวกบ ก.พ. ๗ ฉบบททำาใหมกได

๖.การจดทำา ก.พ. ๗ จำานวน ๒ หรอ ๓ ฉบบ แลวแตกรณตามขอ ๑ และขอ ๒ นน ก.พ. ๗ ของขาราชการแตละคนทกฉบบทจดทำาขน จะตองมรายการทกรายการตรงกน ในกรณทมขอขดแยงระหวาง ก.พ. ๗ ของขาราชการแตละฉบบ ใหถอวา ก.พ. ๗ ฉบบทสงไปเกบรกษาไว ณ สำานกงาน ก.พ. เปนฉบบทถกตอง

๗. โดยเหตท ก.พ. ๗ เปนหลกฐานสำาคญยงสำาหรบนบอายบคคลในการรบราชการ และการบนทกประวตอน ๆ ของขาราชการ การขด ฆา หรอแกไขเปลยนแปลงรายการใน ก.พ. ๗ อาจเปนผลกระทบกระเทอนสทธบางประการของขาราชการผเปนเจาของประวตได ฉะนน ในกรณทมการขด ฆา ขด ลบ ตก เตม แกไขเปลยนแปลงรายการใน ก.พ. ๗ ขอใหผทกระทำาดงกลาวและหวหนาสวนราชการผลงนามรบรองความถกตอง ลงลายมอชอกำากบไวทกแหงทมการขด ฆา ขด ลบ ฯลฯ ดวย

วธการเกบรกษา ก . พ . ๗ สำานกงาน ก.พ. มหนาทในการเกบรกษา ก.พ. ๗ ของ

ขาราชการพลเรอนสามญทงหมดไวรายละ ๑ ฉบบ สวน ก.พ. ๗ อก ๒ ฉบบ เปนหนาทของสวนราชการเจาสงกดเปนผเกบรกษา ทงน การเกบรกษา ก.พ. ๗ เพอประโยชนในการใชงานอาจกระทำาได ๒ วธ คอ

๑. การเกบ ก.พ. ๗ โดยพบครง ก.พ. ๗ และเกบเรยงตามระดบของตำาแหนง ชอตว และชอสกล ตามลำาดบอกษร

๒. การเกบ ก.พ. ๗ ในตใชเกบบตรการดเดกซ ใหเกบ ก.พ. ๗ เรยงตามระดบของตำาแหนง ชอตว และชอสกล ตามลำาดบอกษร

สมควรจดทำาปก ก.พ. ๗ เพอเกบรกษาตว ก.พ. ๗ ไมใหเกดการชำารดเสยหายและปองกนการลบเลอนของตวอกษร ในปก ก.พ. ๗ ใหมการบนทกขอมลเลขทตำาแหนง ชอตว - ชอสกล วนเดอนป ทเรมเขา

3

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)รบราชการ วนเดอนปทครบเกษยณอายราชการ ประวตการรบเครองราชอสรยาภรณ และประวตการรบเงนเดอน ๑.๕ ขน, ๒ ขน

การเกบและรกษา ก.พ. ๗ ในกรณทขาราชการออกจากราชการใหเปนไปตามระเบยบงานสารบรรณ เวนแตการเกบและรกษา ก.พ. ๗ ของขาราชการบางประเภท สวนราชการเจาสงกดอาจวางระเบยบเพมเตมไดตามแตจะเหนสมควร เพอสทธและผลประโยชนของทายาทหรอผลประโยชนอน ๆ

ขอมลสำาคญโดยยอ

รปท ๑พ.ศ.

……….

รปท ๒พ.ศ.

……….

รปท ๓พ.ศ.

……….

รปท ๔พ.ศ.

……….

รปท ๕พ.ศ.

……….

รปท ๖พ.ศ.

……….

รปท ๗พ.ศ.

……….๑. ชอ ……………………………….. เกดวนท ………. เดอน ……………………. พ.ศ. ……………๒. ทอยปจจบน บานเลขท ……… ตรอกหรอซอย

………………………… ถนน …………………….. ตำาบล ……………….. อำาเภอ ……………….. จงหวด ……………….. โทรศพท ………………..๓. เครองราชอสรยาภรณ วนทไดรบและวนสงคน รวมทงเอกสารอางอง

4

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)

๔. จำานวนวนลาหยดราชการ ขาดราชการ มาสาย

พ.ศ.

ลาปวย

ลากจและพก

ผอน

มาสาย

ขาดราชก

าร

ลาศกษาตอ

พ.ศ.

ลาปวย

ลากจและพก

ผอน

มาสาย

ขาดราชก

าร

ลาศกษา

ตอ

ขอมลสำาคญโดยยอ๕. ความสามารถพเศษ

๖. การปฏบตราชการพเศษพ.ศ.

รายการ พ.ศ.

รายการ

5

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)

๗. รายการอน ๆ ทจำาเปน

วธการจดทำาและเกบรกษาแฟมประวตขาราชการ๑ ใหสวนราชการเจาสงกดจดทำาแฟมประวตขาราชการประจำาตว

ขาราชการทกคน ๆ ละ ๑ แฟม ใหมขอมลทสมบรณและทนสมยอยเสมอ และเกบไวทสวนราชการเจาสงกดระดบกรม

๒. เมอมการโอนใหสวนราชการเจาสงกดเดมจดสงมอบแฟมประวตขาราชการไปยงสวน -ราชการทรบโอนโดยตรง มควรใหเจาของประวตเปนผนำาไป เพอปองกนมใหเอกสารบางสวนสญหายและปองกนการสญหาย และปองกนการแกไขเพมเตมขอมลตาง ๆ

๓. การเกบรกษาแฟมประวตของขาราชการทพนจากราชการไปแลวคงเปนไปตามระเบยบ

6

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)งานสารบรรณ เวนแตการเกบรกษาแฟมประวตขาราชการของขาราชการบางสวนราชการซงทายาทมสทธทจะไดรบการสงเคราะหเปนพเศษ สวนราชการนน ๆ อาจวางระเบยบเกบรกษาแฟมประวตขาราชการเกนกวาระยะเวลาตามระเบยบงานสารบรรณไดเทาทจำาเปน

๔. การเกบแฟมประวตขาราชการควรเกบเรยงตามชอ ระดบของตำาแหนง เพอความสะดวกในการคนหาและหยบใชรายละเอยดเกยวกบขอมลและหลกฐานในแฟมประวตขาราชการ

๑. ขอมลสำาคญโดยยอ ใหเจาหนาทผเกบรกษาแฟมประวตขาราชการบนทกไวทปกแฟม -ประวตดานในทง ๒ ดาน สำาหรบรายการสำาคญทใชประโยชนอยเสมอ ไดแก

๑.๑ ใหปดรปถายของเจาของประวต (ขนาด 1” X 1½”) ทก 5 ป โดยใชรปตามระเบยบวาดวยการจดทำาบตรประจำาตวขาราชการ และใหบนทกป พ.ศ. ทถายรปนน ๆ ไวใตรปถายตามรายการทกำาหนดดวย

๑.๒ รายการหมายเลข ๑ ชอ “ ……………….. เกดวนท ………. เดอน ………………..พ.ศ. ……….” ใหบนทกชอ นามสกล และวนเดอนปเกดใหถกตอง

๑.๓ รายการหมายเลข ๒ ทอยปจจบน บานเลขท “………. ตรอกหรอซอย ………...ถนน ………………...…. ตำาบล …………………. อำาเภอ

จงหวด ………………… …………………โทรศพท ………………..” ใหบนทกไวโดยละเอยด และเปลยนแปลงแกไขใหทนสมยอยเสมอเพอสะดวกในการตดตอ

๑.๔ รายการหมายเลข ๓ เครองราชอสรยาภรณ วนทไดรบ“และวนสงคน รวมทงเอกสาร

7

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)อางอง ใหบนทกเครองราชอสรยาภรณทไดรบ วนเดอนปทไดรบ และวนสง”คนรวมทงเอกสารอางองใหชดเจน

๑.๕ รายการหมายเลข ๔ จำานวนวนลาหยดราชการ ขาด“ราชการ มาสาย ใหบนทก”ยอดรวมจำานวนวนลาหยดราชการ ขาดราชการ หรอมาสาย แลวแตกรณในรอบ ๑ ปไว โดยทนทกไวเปน๒ ลกษณะ คอ ลกษณะแรก รอบปความดความชอบ ตงแตวนท ๑ ตลาคมของปหนง ถงวนท ๓๐ มนาคมของปถดไป และวนท ๑ เมษายน ถงวนท ๓๐ กนยายน ของปเดยวกน เพอประโยชนในการพจารณาบำาเหนจความดความชอบประจำาป และลกษณะทสองรอบปปฏทนตงแตวนท ๑ มกราคม ถง ๓๑ ธนวาคมในปเดยวกน เพอประโยชนในการคำานวณบำาเหนจบำานาญของขาราชการ และเรองอน ๆ ทใชคำาวา รอบปปฏทน เปนเกณฑ“ ”คำานวณ

๑.๖ รายการหมายเลข ๕ ความสามารถพเศษ ใหบนทก“ ”ความสามารถพเศษนอกเหนอความรความสามารถทตองใชปฏบตราชการในตำาแหนงหนาทและสามารถใชประโยชนตอทางราชการได

๑.๗ รายการหมายเลข ๖ การปฏบตราชการพเศษ ให“ ”บนทกการปฏบตราชการเปนกรณพเศษนอกเหนอจากตำาแหนงหนาทโดยปกต หรอการปฏบตราชการพเศษทเจาของประวตขอใหบนทกเพอเปนเกยรตแกเจาของประวต

๑.๘ รายการหมายเลข ๗ รายการอน ๆ ทจำาเปน ให“ ”บนทกขอผกพนหรอสญญาตาง ๆทเจาของประวตทำาไวกบทางราชการ ตลอดจนวสดอปกรณทไดรบจากทางราชการตามตำาแหนงหนาท เชนรถยนตประจำาตำาแหนง โทรศพท หรอรายการอนทมความสำาคญทควรบนทกไว เปนตน

๒. นอกจากการบนทกขอมลสำาคญโดยยอทปกแฟมประวตขาราชการแลว ยงมเอกสารหลกฐาน

8

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)และรายละเอยดตาง ๆ เกยวกบขาราชการทสำาคญซงควรเกบรวบรวมไวในแฟมประวตขาราชการ คอ

๒.๑ ใบสมครเขารบราชการ ๒.๒ ใบรายงานตวเขารบราชการ ๒.๓ รายละเอยดเกยวกบคณวฒการศกษา ฝกอบรมและด

งาน ทงกอนและขณะรบราชการเชน หลกฐานการสำาเรจการศกษา และ/หรอบตรบนทกผลการศกษา (transcript) เปนตน

๒.๔ หลกฐานการสอบสวนประวต เชน หนงสอแจงผลการพมพลายนวมอของกรมตำารวจเปนตน

๒.๕ หนงสอรองเรยนกลาวโทษเจาของประวต หรอคำารองของเจาของประวตทยนตอผบงคบบญชา

๒.๖ คำาสงเกยวกบการพจารณาโทษทางวนยของเจาของประวต

๒.๗ ใบรายงานผลการปฏบตราชการของเจาของประวตทผบงคบบญชาจดทำาขนเพอ -ประเมนผลการปฏบตราชการ

๒.๘ รายละเอยดเกยวกบการไปดำารงตำาแหนงในสวนราชการประจำาตางประเทศของ -เจาของประวต เชน จำานวนบคคลในครอบครว รายการเดนทาง เปนตน

๒.๙ คำาสงใหพนจากราชการ หรอโอนไปยงสวนราชการอน ๆ ใหเกบสำาเนาคำาสงทง๒ กรณไวในแฟมประวตขาราชการ (สวนคำาสงทเกยวกบการแตงตง เลอนเงนเดอน ฯลฯ เมอไดบนทกรายการใน ก.พ. ๗ แลวไมจำาเปนตองเกบสำาเนาคำาสงดงกลาวไวในแฟมประวตขาราชการอก)

9

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗) ๒.๑๐ หลกฐานเอกสารและรายละเอยดตาง ๆ เกยวกบประวต

ขาราชการนอกจากทระบไวแลวนน ใหพจารณาเกบไวในแฟมประวตขาราชการโดยถอหลกวา เอกสารใด“มคณคานานทสดและอาจใชประโยชนในอนาคตไดใหเกบไว เชน สำาเนาทะเบยนสมรส เปนตน”

๓. ในการเกบเอกสารหลกฐาน และรายละเอยดตาง ๆ เกยวกบประวตขาราชการไวในแฟมประวตขาราชการนนใหเกบเพยงชดเดยว โดยไมจำาเปนตองเกบตนรางของเอกสารดงกลาวไวดวย และในกรณทหลกฐานหรอคำาสงทเกยวของกบขาราชการหลายรายและมเอกสารหลายแผน กควรทำาสำาเนาเฉพาะขาราชการผนนไวในแฟมประวตขาราชการเพอมใหแฟมประวตขาราชการมเอกสารทไมจำาเปน

๔. ในกรณทมปญหาวาขอมลและเอกสารใดควรบนทกและเกบรวบรวมไวในแฟมประวตของขาราชการหรอไม ใหเปนหนาทของผบงคบบญชาระดบหวหนากองขนไป ซงมหนาทโดยตรงในการจดทำาทะเบยนประวต หรอผทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชาดงกลาวเปนผพจารณาสงดำาเนนการในเรองนการแกไขคำาสงและยกเลกคำาสง

การแกไขคำาสงใหใช ปากกาหมกแดง แกไขรายการทถกแกไข ถาเปนการยกเลกคำาสงกใหใชปากกาหมกแดงขดรายการทงหมดในคำาสงเดมทถกยกเลกทงไป และใหเขยนคำาสงทแกไขหรอยกเลกดวยปากกาหมกแดงดวยรายการประวตการศกษา ฝกอบรม และดงาน

การเพมเตมประวตการศกษา ฝกอบรม หรอดงาน โดยเฉพาะการเพมเตมประวตการศกษานนจะตองเปนปรญญาหรอประกาศนยบตรท ก.พ. รบรองเทานน เพราะหากจะเพมเตมรายการปรญญา หรอ

10

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)ประกาศนยบตรท ก.พ. ไมรบรองอาจจะทำาใหการพจารณาและการใชดลยพนจในเรองตาง ๆ ทตองพจารณาคณวฒประกอบผดพลาดได เชน การแตงตงใหดำารงตำาแหนง เปนตน

การเพมเตมประวตการศกษา ฝกอบรม และดงานทไดรบเพมขนหรอสงขนในขณะรบราชการกมหลกเกณฑในการบนทก ก.พ. ๗ เชนเดยวกบการบนทกประวตการศกษา ฝกอบรม และดงาน การบนทกประวตการศกษา ฝกอบรม และดงาน

ในกรณทขาราชการไดรบวฒเพมขนหรอสงขน ใหบนทกรายการใน ก.พ. ๗ ขอ ๑๐ โดย

- ระบชอโรงเรยนหรอสถานศกษาทไดรบวฒเพมขนหรอสงขน พรอมสถานทตง

- บนทกชวงเวลาทศกษาและดงานในรายการตงแต - ถง- ลงรายการเพมวฒทไดรบ โดยบนทกชอปรญญาหรอ

ประกาศนยบตรทไดรบ ถาวฒนนมสาขาวชาเอกกใหระบสาขาวชาเอกดวย โดยวงเลบชอวชาเอกไวหลงชอวฒทไดรบหมายเหต - ในการบนทกรายการเพมวฒใน ก.พ. ๗ ชอสถานศกษา ใหเขยนชอเตมพรอมระบสถานทตงของสถานศกษานนดวย (จงหวด) ยกเวนมหาวทยาลยของรฐ ไดแก มหาวทยาลยมหดล มหาวทยาลยขอนแกน มหาวทยาลยเชยงใหม มหาวทยาลยศลปากร จฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลยธรรมศาสตรมหาวทยาลยรามคำาแหง มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ไมตองระบสถานทตง

- วฒทไดรบใหเขยนชอเตม หามเขยนชอยอ เชนคำาวา ปรญญาหรอประกาศนยบตร

11

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)

เอกสารและรายละเอยดตาง ๆ เกยวกบขาราชการทสำาคญซงควรเกบรวบรวมไวในแฟมประวตขาราชการ

ลำาดบท

รายการ ม ไมม

หมายเหต

123456789

101112131415

161718

1920

ใบสมครคดเลอกเพอบรรจและแตงตงขาราชการพลเรอนใบรายงานตวเขารบราชการหนงสอรบรองการเปนทายาทหนงสอแสดงเจตนาระบตวผรบเงนชวยพเศษหนงสอแสดงเจตนาระบตวผรบบำาเหนจตกทอดใบรบรองแพทยสำาเนาทะเบยนบาน และสำาเนาบตรประชาชนสำาเนาทะเบยนสมรสหนงสอแจงผลการพมพลายนวมอของกรมตำารวจ/แผนพมพลายนวมอแบบรายงานผลการทดลองปฏบตหนาทราชการคำาสงบรรจคำาสงรบโอนคำาสงใหโอนคำาสงเกยวกบการพจารณาโทษทางวนย

12

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)ของเจาของประวตหนงสอรองเรยนกลาวโทษเจาของประวต หรอคำารองขอของเจาของประวตทยนตอผบงคบบญชาหนงสอรบรองความประพฤตหนงสอยนยน วน เดอน ปเกดสำาเนาวฒ ………………………………………………...……………………………………………………………...……………………………………………………………...สำาเนาใบอนญาตประกอบ ………………………………อน ๆ …………………………………………………

วธปฏบตเกยวกบการรบ - สง ก . พ . ๗ และแฟมประวตกรณรบโอน , ใหโอนขาราชการ

ใหสวนราชการเจาสงกดเดมจดสง ก.พ. ๗ และแฟมประวตไปยงสวนราชการเจาสงกดใหม(สวนราชการทรบโอน) โดยตรงและทำาหนงสอจดสงเปนทางการ มใหเจาของประวตเปนผถอไปเอง ทงน เพอปองกนมใหเอกสารบางสวนสญหาย และปองกนการแกไขเพมเตมขอมลตาง ๆ

13

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)เมอสวนราชการ (กรมทสงกด) ทรบโอนไดรบ ก.พ. ๗ และแฟม

ประวตขาราชการแลว ใหตรวจสอบ ก.พ. ๗ และขอมลในแฟมประวตวาลงรายการครบถวนและถกตองหรอไม ถามปญหาหรอขาดหลกฐานอยางไรใหดำาเนนการทวงถามหรอขอไปทางสวนราชการสงกดเดมโดยตรงกรณรบโอน การรบโอนพนกงานเทศบาล หรอขาราชการตามกฎหมายอนมาบรรจเปนขาราชการพลเรอนสามญและแตงตงใหดำารงตำาแหนง ใหจดทำา ก.พ. ๗ ขนใหม ๓ ฉบบ ใหคดลอกรายการทกรายการใน ก.พ. ๗ ฉบบใหมใหตรงกบฉบบเดม แลวใหหวหนาสวนราชการ (ผอำานวยการกองการเจาหนาท) ลงนามใน ก.พ. ๗ (ทจดทำาขนใหมทง ๓ ฉบบ) ก.พ. ๗ ฉบบเดมพรอมกบ ก.พ. ๗ ฉบบใหม รวม ๒ ฉบบ จะเกบไวทสวนกลาง ฉบบทจดทำาใหมอกหนงฉบบใหสงไปเกบไว ณ สำานกงาน ก.พ.

แฟมประวตขาราชการ ใหตรวจสอบขอมลในแฟมประวตขาราชการซงแยกเปน

๑. ขอมลโดยยอ ตรวจสอบไดทปกดานในทง ๒ ดานของแฟม จะใชเปนทบนทกขอมลซงประกอบดวย

- ชอตว ชอสกล วนเดอนปเกด ทอยปจจบน เจาของประวตจะเปนผบนทกรายการเองตงแตบรรจเขารบราชการ

- เครองราชอสรยาภรณทไดรบ เจาหนาทจะเปนผบนทก บนทกวาไดรบเหรยญใดบางวน เดอน ป ทไดรบและวนสงคน ทงระบวาไดรบตามหนงสอราชกจจานเบกษาฉบบท ตอนทเทาใดลงวนทใด

- จำานวนวนลาหยดราชการ ขาดราชการ มาสาย ลาศกษา ใหเจาหนาทเปนผบนทก โดย

14

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)แยกวนลาเปนรายปงบประมาณ ตงแตปทเรมเขารบราชการจนถงวนทพนจากตำาแหนงและอตราเงนเดอนทางสวนราชการนน

๒. ขอมลรายละเอยด จะปรากฎเอกสารหลกฐานตาง ๆ ทเกบรวบรวมไวในแฟมประวต ขาราชการตงแตเรมบรรจเขารบราชการครงแรก และเมอโอนมาจะตองมเอกสารเดมเหลานนพรอมเอกสารทสำาคญเพมเตมรวมอยดวยดงน

๑. ใบรายงานตวเขารบราชการ๒. หนงสอรบรองการเปนทายาท๓. หนงสอแสดงเจตนาระบตวผรบเงนชวยพเศษ๔. ใบรบรองแพทย๕. สำาเนาทะเบยนบาน๖. สำาเนาทะเบยนสมรส (ถาม)๗. หนงสอแจงผลการพมพลายนวมอของกรมตำารวจ/แผนพมพ

ลายนวมอ

๘. แบบรายงานผลการทดลองปฏบตหนาทราชการ๙. คำาสงบรรจ

๑๐. คำาสงรบโอน ๑๑. คำาสงใหโอน ๑๒. คำาสงเกยวกบการพจารณาโทษทางวนยของเจาของประวต ๑๓. หนงสอรองเรยนกลาวโทษเจาของประวต หรอคำารองขอ

ของเจาของประวตทยนตอผบงคบบญชา

๑๔. หนงสอรบรองความประพฤต (กรณบรรจกลบฯ) ๑๕. หนงสอยนยนวน เดอน ปเกด ๑๖. สำาเนาวฒ - วฒทใชบรรจครงแรก

- วฒทไดรบเพมขน สงขน (ถาม)

15

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗) ๑๗. สำาเนาใบอนญาตประกอบวชาชพ - ทใชเปนคณสมบต

เฉพาะในการบรรจครงแรก - ทไดรบเพมเตม

๑๘. อน ๆ - เอกสารทสำาคญ เชน สตบตรของบตร หลกฐานเปลยนชอตว - ชอสกล (ถาม)

- สญญาและหนงสอคำาประกนการลาตาง ๆ - แบบประเมนฯ ตาง ๆ

ขอพงระวง ใหตรวจสอบเอกสารหลกฐานตาง ๆ โดยเฉพาะหลกฐานในขอท ๘, ๙, ๑๐ เครองราช อสรยาภรณทไดรบ วนลาหยดราชการ ขาดราชการ มาสาย ลาศกษา และวนลาหยดราชการในชวงประกาศใชกฎอยการศก วามครบถกตองหรอไม ถาไมถกตองครบถวนใหรบดำาเนนการขอหรอทวงถามไปทางสวนราชการสงกดเดมโดยตรงหมายเหต การจดทำา ก.พ. ๗ และตรวจสอบเอกสารหลกฐานในแฟมประวตทรบโอน d องการเจาหนาทจะเปนผดำาเนนการในกรณทสงกดเดมสงแฟมประวตมาใหโดยตรงตามระเบยบพรอมกบเจาของประวตไดมาดำาเนนการจดทำา ก.พ. ๗ เพมในกรณทรบโอนพนกงานเทศบาลหรอขาราชการตามกฎหมายอนมาบรรจเปนขาราชการพลเรอนสามญ และใหเจาหนาทผรบผดชอบบนทกรายการเกยวกบตำาแหนงและอตราเงนเดอน (ตงแตเรมบรรจเขารบราชการจนถงวนทรบโอนมาสวนราชการใหม) แลวใหหวหนาสวนราชการ (ผอำานวยการกองการเจาหนาท) ลงนามใน ก.พ. ๗ (ทจดทำาขนใหมทง ๓ ฉบบ) และตรวจสอบขอมลเอกสารหลกฐานในแฟมประวต เมอไดดำาเนนการเสรจแลวจะเกบไวทกองการเจาหนาท

กรณใหโอน ใหกรมจดสง ก.พ. ๗ และแฟมประวตของขาราชการทโอนไปรบราชการทางสงกดใหมโดยตรงตามระเบยบ (หามมใหเจาของประวตเปนผถอไปเอง) ทงน กอนสง ก.พ. ๗ และเอกสารดงกลาวตองตรวจสอบความถกตองวา

๑. ก . พ . ๗ ไดลงรายการตงแตบรรจเขารบราชการ เลอนขนเงนเดอน ปรบเงนเดอน เลอนระดบ

16

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)แตงตงโยกยาย และรายการอน ๆ ทมจนถงรายการสดทายคอใหโอนไปรบราชการทางสงกดใหมครบถวนแลวหรอยง

๒. แฟมประวตจะตองบนทก๒.๑ เครองราชอสรยาภรณ ไดรบเหรยญใด วนเดอนปทได

รบ และวนสงคน ทงระบวาไดรบตามหนงสอราชกจจานเบกษาฉบบทเทาใด ลงวนทใด

๒.๒ วนลาหยดราชการ ขาดราชการ มาสาย ลาศกษา ใหลงรายละเอยดโดยแยกเปนรายปงบประมาณ ใหแยกวนลาหยดราชการในชวงทปฏบตราชการอยในเขตพนททประกาศใชกฎอยการศกคอระหวางวนท ๒๓ กมภาพนธ ๒๕๓๔ (หรอวนทเรมปฏบตราชการในเขตพนทดงกลาว) ถงวนท ๒ พฤษภาคม ๒๕๓๔ หรอวนทไปรายงานตวทางสงกดใหม (โดยใหระบวนเดอนปทไปรายงานตวทางสงกดใหมใหทราบดวย) ซงเขตพนทนนยงไมไดประกาศยกเลกใชกฎอยการศก วาขาราชการผนไดลาหยดราชการประเภทใดบาง จำานวนกวน ตงแตเมอใดถงเมอใด ซงจะตองบนทกไวใน ก.พ. ๗ ขอ ๑๒ หรออาจทำาเปนบญชแจงรายละเอยดการลาซงมผรบรองเกบไวในแฟมประวตของขาราชการผนนกไดหมายเหต กรณถาผใดไดประจำาปฏบตหนาทราชการอยในเขตทไดมประกาศใชกฎอยการศกกอนหนาน และอาจจะมตอไปในภายหนากใหปฏบตทำานองเดยวกน

๒.๓ เอกสารหลกฐานตาง ๆ ทจะตองเกบรวบรวมไวในแฟมประวตขาราชการ คอหลกฐานเดมทเกบไวตงแตบรรจเขารบราชการ และหลกฐานทเพมเตมในระหวางปฏบตราชการอยจนถงใหโอนไป (ซงไดกลาวไวในเรองการรบโอนแลว)

เมอดำาเนนการจดทำา ก.พ. ๗ และตรวจสอบเอกสารหลกฐานตาง ๆ ในแฟมประวตถกตองครบถวนเรยบรอยแลวกใหจดสง ก.พ. ๗ และแฟม

17

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)ประวตไปเกบไวทางสวนราชการสงกดใหมทขาราชการผนนโอนไปรบราชการโดยทำาเปนหนงสอราชการหมายเหต ๑. การเกบหลกฐานเอกสารและรายละเอยดตาง ๆ ใหเกบเพยงชดเดยวไมจำาเปนตองเกบตนรางของเอกสารดงกลาวไวดวย

๒. คำาสงทเกยวกบการแตงตง (เลอน, ยาย) เลอนขนเงนเดอน ฯลฯ เมอไดบนทกรายการในก.พ. ๗ ไมจำาเปนตองเกบสำาเนาคำาสงดงกลาวไวในแฟมประวตขาราชการอก

การจดทำา ก . พ . ๗ และแฟมประวตผบรรจกลบเขารบราชการ การบรรจกลบเขารบราชการของผออกไปรบราชการทหารตาม

กฎหมายวาดวยการรบราชการทหารกลบเขารบราชการ ใหใช ก.พ. ๗ ฉบบเดม โดยใหขดเสนใตชวงทลาออกจากราชการชวงแรกดวย ปากกาหมกแดง กอนทจะบนทกรายการคำาสงบรรจกลบเขารบราชการจะตองบนทกรายการในชองตำาแหนงวา พนจากราชการทหารตงแตเมอใด แลวจงบนทกคำาสง“ ”บรรจกลบเขารบราชการ (ตามรายละเอยดในคำาสง) กรณสวนราชการใดเปนผออกคำาสงบรรจกลบเขารบราชการกใหสวนราชการนนจดสงคำาสงบรรจกลบเขารบราชการใหสำานกงาน ก.พ. สำาหรบแฟมประวตกใหใชแฟมประวตเดมดวย

การบรรจกลบเขารบราชการของผออกจากราชการไปแลวกลบเขารบราชการตามกฎหมายมาตราอน ๆ ใหจดทำา ก.พ. ๗ และแฟมประวตขนใหมเหมอนกบการบรรจเขารบราชการครงแรก

- กรณทขาราชการผขอบรรจกลบเคยเปนขาราชการในสงกดเดมนน และม ก.พ. ๗ เดมอยเชน เดมเปนขาราชการกรมการศาสนา ตอมาลาออกจากราชการและขอบรรจกลบเขารบราชการในกรมการศาสนาใหม กรณนใหใช ก.พ. ๗ ฉบบเดม และใหขดเสนใตชวงทลาออกดวย ปากกาหมกแดง

พรอมบนทกรายการคำาสงบรรจกลบเขารบราชการ

18

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)- กรณทขาราชการผขอบรรจกลบเปนขาราชการในสงกดอน เชน

เดมเปนขาราชการสงกดกรมวฒนธรรมแหงชาต ตอมาลาออกจากราชการและบรรจกลบเขารบราชการในสงกดสำานกงานปลปดกระทรวงวฒนธรรม ใหเจาของประวตจดทำา ก.พ. ๗ ขนใหม ๓ ฉบบ โดยขอสำาเนา ก.พ. ๗ จากสงกดเดมและเจาของประวตจะเปนผคดลอกรายการตาง ๆ และเมอไดตรวจสอบความถกตองสมบรณแลวใหหวหนาสวนราชการ (ผอำานวยการกองการเจาหนาท) ลงนามใน ก.พ. ๗ โดยใหสงไปเกบไว ณ สำานกงาน ก.พ. ๑ ฉบบ และเกบรกษาไวทกรม ๒ ฉบบ

ในแฟมประวตจะปรากฎเอกสารตาง ๆ ดงน๑. คำาสงลาออกจากราชการ๒. แบบคำาขอบรรจกลบเขารบราชการ๓. ประวตการรบราชการและการทำางานทกแหง๔. หนงสอแสดงเจตนาระบตวผรบเงนชวยพเศษ๕. ใบรบรองแพทย๖. สำาเนาทะเบยนบาน๗. สำาเนาทะเบยนสมรส (ถาม)๘. หนงสอแจงผลการพมพลายนวมอของกรมตำารวจพรอมแผน

พมพลายนวมอ ๙. คำาสงบรรจกลบเขารบราชการ

๑๐. หนงสอรบรองความประพฤต๑๑. สำาเนาวฒทใชบรรจครงแรกจนถงวฒทไดรบเพมขนสงขน

(ถาม)๑๒. สำาเนาใบอนญาตประกอบวชาชพทใชเปนคณสมบตเฉพาะใน

การบรรจ๑๓. เอกสารทสำาคญ เชน หลกฐานการเปลยนชอตว - ชอสกล

(ถาม) และอน ๆ เปนตนขอสำาคญ

- การเกบหลกฐานเอกสารและรายละเอยดตาง ๆ ในแฟมประวตใหเกบเพยงชดเดยว

19

การจดทำาทะเบยนประวต (ก.พ.๗)- แฟมประวตขาราชการเปนเอกสารของทางราชการไมพงเปดเผย

ตอผอน แมเจาของประวตเองกอาจจะใหดหรอตรวจสอบไดเพยงบางรายเทานน

/ศวช พลศร นกจดการงานทวไปชำานาญการ...ขอมลอางองหลกฐาน: การเรยนดวยตนเอง หลกสตรการบรหารงานบคคล เลม ๕

การจดทำาทะเบยนประวตขาราชการ และการรายงาน ก.พ.สำานกงาน ก.พ.

20