A03 Sales and marketing (ใบเสร็จรับเงิน และ การตั้งหนี้)

Training Manual

Microsoft Dynamics AX Version 2012 R2

กระบวนการใบเสรจรบเงน

[Sales and Marketing]

Rajamangala University of Technology Thanyaburi

[10 June 2014]

Prepared by

First One Systems Co., Ltd.

Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Sales and Marketing

Version 2012 R2

Prepared by First One Systems Co., Ltd.


Version 2012 R2


ค ำน ำ

คมอกระบวนการใบเสรจรบเงน เขยนขนเพอใชเปนเอกสารประกอบการอบรมการใชงานระบบขาย Microsoft Dynamics AX version 2012 เนอหาของคมอเลมนประกอบดวยขนตอนการท างานของกระบวนการใบเสรจรบเงน การก าหนดขอมลเบองตนของกระบวนการใบเสรจรบเงน การบนทกรายการใบเสรจ และ รายงานทเกยวของกบการจดท าใบเสรจรบเงน

บรษท First One System จ ากด หวงวาคมอเลมนคงจะเปนประโยชนแกลกคาทกทาน

Copyright 2012 by First One System Co., Ltd

All rights reserved


Version 2012 R2



Version 2012 R2


Table of Contents 1. ค าแนะน า [INTRODUCTION] .......................................................................................................................... 1

1.1. การเขาสโปรแกรม (Logging In) ............................................................................................................... 1 1.2. การเลอกเมน [Menu navigation] ............................................................................................................. 2 1.3. แถบเครองมอ [The Toolbar] .................................................................................................................... 4 1.4. แถบสถานะ [The Status Bar] .................................................................................................................. 4 1.5. ป มลด [Keyboard Shortcut Keys] .......................................................................................................... 5 1.6. การใสวนท [Entering Dates] ................................................................................................................... 6 1.7. การเรยกด/พมพรายงาน [Viewing/Printing Reports] ................................................................................ 7

2. โครงสรางบรษท [CORPORATE STRUCTURE] ............................................................................................ 12 2.1. รหสบรษท [Company Account] ............................................................................................................ 12 2.2. การเปลยนรหสบรษท [Changing Company Code] ............................................................................... 12

5.1.1. การเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบสถานะ [The Status Bar] .............................................................. 13 5.1.2. การเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบเครองมอ [The Toolbar] ............................................................... 14

3. ระบบขาย [SALES AND MARKETING] ........................................................................................................ 15 3.1. ขอมลทวไป (Overview) ......................................................................................................................... 15 3.2. การเตรยมขอมลเบองตน (Prerequisite) ................................................................................................. 16 3.3. โครงสรางเลขทเอกสาร (Document Structure) ....................................................................................... 16 3.4. การก าหนดเลขทเอกสารส าหรบระบบขาย (Number Sequence) ............................................................. 18 3.5 การก าหนดคาตวเลอก (Account Receivable parameter) ...................................................................... 20

3. ขอมลหลก [Masters] ...................................................................................................................................... 35 4.1 ขอมลหลกลกหน (Customer) ................................................................................................................. 35 4.2 ขอมลหลกสนคา (Product) .................................................................................................................... 35 4.3 การก าหนดระยะเวลาการขนสงสนคา (Terms of delivery) ...................................................................... 35 4.4 การก าหนดประเภทของการขนสงสนคา (Modes of delivery) .................................................................. 36 4.5 การก าหนดกลมของเหตผลการคนสนคา (Return reason group) ............................................................ 37 4.6 การก าหนดเหตผลการคนสนคา (Return reason code) .......................................................................... 38 4.7 การก าหนดสถานะของสนคาทรบคนจากลกคา (Disposition code) ......................................................... 39

4. การบนทกรายการ [Transaction] ..................................................................................................................... 40 5.1 Sales Order (ใบเสรจรบเงน) ................................................................................................................. 41

5.1.1 การสราง Sales order........................................................................................................................ 41 5.1.2 การผานรายการใบสงขาย (Post Confirmation) .................................................................................. 55 5.1.3 การผานรายการการตงหน (Post Invoice) ........................................................................................... 57


Version 2012 R2


5.2 กรณตางๆในระบบ Sales Order ............................................................................................................ 64 5.3.1 การแกไขกรณ Post Invoice ผด ......................................................................................................... 64 5.3.2 การยกเลกใบเสรจรบเงน .................................................................................................................... 66

6 Sales order Inquiries .................................................................................................................................... 67 6.1 Open sales order lines ........................................................................................................................ 67 6.2 Sales confirmation ............................................................................................................................... 68 6.3 Voided Sales Order ............................................................................................................................. 69

7 รายงานระบบขาย [Sales and Marketing Reports] ........................................................................................ 70 7.1 Sales Order ......................................................................................................................................... 70 7.2 Order Line............................................................................................................................................ 71 7.3 Customer/Item statistics ...................................................................................................................... 72 7.4 Customer Top 100 ............................................................................................................................... 73 7.5 Sales analysis by invoice .................................................................................................................... 74


Version 2012 R2

Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 1

1. ค ำแนะน ำ [INTRODUCTION]

1.1. กำรเขำสโปรแกรม (Logging In)

Microsoft Dynamic AX สามารถใชงานได เมอ Log in เขาส Windows โดยใช User name และ Password ตวเดยวกบการ login เขา Window

ในการ เปดโปรแกรม Microsoft Dynamics AX 2012 จะท าโดยการ double click ท Microsoft Dynamics AX 2012 icon หรอ สามารถเลอกจาก Windows Start Menu > Programs > Microsoft Dynamics AX 2012


Version 2012 R2


1.2. กำรเลอกเมน [Menu navigation]

เมอท าการ เขาส ระบบจะแสดงหนาจอ Main Menu มาให โดยการแสดงเมน จะขนอยกบ Permissions ทมการก าหนดไวในแตละ User Main Menu จะมลกษณะดงน:

โดยทางดานซายมอ จะเปนการแบง Menu ตางๆ ซงประกอบไปดวย

‘‘My Favorite Menu’ เปนสวนทเกบ Menu ทมการเรยกใชงานประจ า โดยสามารถดงเมนทใชงานประจ ามาไวในสวนของ My Favorite Menu เพอเปน Short cut ในการเขาสค าสง

‘Main Module’ Main modules/sections ของ Dynamics AX 2012 เมอท าการ Click แตละ Module จะเหน Subdirectories ภายใตแตละ Module อยทางดานขวามอ:

‘Subdirectories Menu’ เมอท าการ Click แตละ Subdirectories จะเหน Subdirectories หรอ Function

‘Area Page’ เปนการแสดง Menu บน Desktop ของ Dynamics AX โดย Menu ใน Area Page Menu จะสอดคลองเทากนกบ Menu ใน Subdirectories Menu


Version 2012 R2


‘Common Forms’ จะเปนสวนทใชในการบนทกขอมล เชน PR, PO

‘Journals’ จะเปนสวนทใชในการบนทกขอมลสมดรายวน เชน Movement Receipt, Movement Issue

‘Inquiries’ จะเปนสวนทใชเรยกด (inquiries) รายละเอยดรายการตางๆ.

‘Reports’ จะประกอบไปดวยรายงานตางๆทเกยวของกบ Module นนๆ.

‘Periodic’ จะประกอบไปดวยขนตอนการท างาน (processes) ทมลกษณะเปนขนตอนทตองท าเปนประจ าแบบ periodic basis, เชน รายเดอน รายสปดาห.

‘Setup’ ประกอบไปดวยสวนทตองก าหนดขนเพอใชงานระบบ เชน parameters และ Master ตางๆ ซงจะถกก าหนดขนในขนตอนการออกแบบระบบแตละ function การท างานในแตละ Module ของ AX2012 R2


Version 2012 R2


1.3. แถบเครองมอ [The Toolbar] Toolbar จะปรากฏอยดานบนของหนาจอ โดยการใชงานจะขนอยกบการเปดแตละหนาจอ/ฟอรมในระบบ

Microsoft Dynamics AXดงน

1 – New ใชในการสรางขอมลใหม หรอ Ctrl+N 2 – Delete ใชในการลบขอมล 3 – Lines ส าหรบสรางรายการใหมทหนาตางหลก (Journal Header) 4 – Validate ส าหรบท าการตรวจสอบความถกตองของรายการกอนท าการบนทก Post 5 – Post ส าหรบท าการ Post รายการ 6 – Create New ใชในกรณทตองการใหระบบท าการสรางรายการทหนาตางหลก (Journal Header) ให

อตโนมต 7 – Log ส าหรบตรวจสอบรายการทเกด Error 8 – Function เปน Function ส าหรบการท ารายการในแตละ Module ซงจะแตกตางกนออกไป 9 – Print เพอท าการจดพมพรายงานท Function การท างานนนๆ 10 – Help ใชในการเรยกดขอมลชวยในการท างาน

1.4. แถบสถำนะ [The Status Bar] Status bar จะถกแสดงอยในสวนลางของหนาจอ โดยการแสดงขอมลจะขนอยกบการก าหนดในแตละ user:

1 – First, Previous, Next, Last Record 2 – Edit Records 3 – Document Handling ใชในการแนบ file หรอ แนบ Note เพมเตมใน Records ทบนทกรายการ 4 – Help text ขอความแนะน าการท างาน โดยจะแสดงตามฟลดทเลอก 5 – Notification แสดง Message กรณทมการ Setup Alert คาเอาไว และตกลงในเงอนไขทถก Setup

ระบบจะสง Message เขามาเตอนให


Version 2012 R2


6 – Default currency แสดงรหสสกลเงนทใชงานอย 7 – Company แสดงรหสบรษททใชงานอย 8 – Close กดป ม Close เพอปดหนาจอ

1.5. ป มลด [Keyboard Shortcut Keys]

ในการใชงาน Microsoft Dynamics AX สามารถทจะเลอกใช Mouse หรอ Keyboard เพอชวยกอใหเกดความสะดวกในการใชงานตางๆ โดยอาจเลอกใช Keyboard shortcut keys ซงเปนวธทเพมสะดวกรวดเรว ดงน

Ctrl+N สราง Record ใหม Tab เลอนไปยงฟลดถดไปของ Record หรอ ฟอรม Shift-Tab เลอนไปยงฟลดกอนหนาของ Record หรอ ฟอรม Alt+F9 ลบขอมล Ctrl-S บนทกขอมล Ctrl-Q ออกจากการใชงาน โดยไมบนทก Shift-F1 ขอความชวยเหลอ (Help text) Alt-Down Arrow เปด Dropdown list เพอเลอก Ctrl+Alt+F4 ไปยงตารางขอมลหลก [Go to the main table’ functionality] Ctrl+X ตด Ctrl+C คดลอก Ctrl+V วาง Ctrl+F คนหา. (Global Search) Ctrl+K คนหา แบบ Filter F3 คนหาถดไป


Version 2012 R2


1.6. กำรใสวนท [Entering Dates]

มสองวธหลกในการใสวนทในระบบ Microsoft Dynamics AX คอ 1. โดยการใช Mouse คลกเลอกใน calendar icon โดยเลอกวนททตองการจากปฎทน หรอ กดป ม ‘Today’ เพอ

เลอกวนทปจจบนตาม System date ดงรป:

2. การพมพใสวนทเอง ระบบจะสามารถจ าเดอนและปปจจบนไดโดยอตโนมต เชน ถาตองการใส วนท 20 ของเดอนและปปจจบนกสามารถพพมแค 20 ดงรป:

โดยระบบจะใสสวนทเหลอเองโดยอตโนมต :

ในท านองเดยวกน ถาตองการใสปเดยวกน กใสแควนทและเดอน

โดยระบบจะใสสวนทเหลอเองโดยอตโนมต : ในฟลดของวนท สามารถใสขอมลวนทโดยไมจ าเปนตองใสตวแบงตางๆ เชน ‘\’ or ‘.’.


Version 2012 R2


1.7. กำรเรยกด/พมพรำยงำน [Viewing/Printing Reports]

ในการสงพมพรายงานจากระบบ สามารถพมพไดหลากหลายรปแบบดงน

o พมพออกทหนาจอกอนเพอเชคขอมล (print to the screen to view the report first) o พมพออกเครองพมพโดยตรง (print directly to the printer) o พมพในรปแบบไฟลขอมล (print to a file of type) โดยสามารถเลอกไดดงน :

ASCII HTML PDF RTF

o พมพในรปแบบ e-mail เปนเอกสารแนบ (Email the report as an attachment) จากรป เลอก Destination ในการสงพมพรายงานในรปแบบตาง ๆ ดงน


Version 2012 R2


Screen ระบ Screen เพอ Preview รายงานตรวจสอบกอนพมพออกทาง Printer


Version 2012 R2


Printer ระบ Printer ทตองการพมพรายงาน


Version 2012 R2


File การพมพเปน File หรอ e-mail จะตองก าหนด File Format เปน CSV, Excel, HTML4.0, Image, MHTML,

PDF หรอ XML และก าหนด Path และ filename ของรายงานทตองการพมพดวย.

E-mail การ Emailing เปน Attachment, จะตองมการระบ email address ของผ รบ, พรอมทงระบหวเรองในการสง

email :


Version 2012 R2


Tip: โดยปกต เราสามารถตงคา Default เปน Screen เพอเรยกดรายงานบนหนาจอกอนเพอเชคความถกตองหลงจากนน สามารถกดป ม Print Button เพอพมพรายงานออกทางเครองพมพได

กดป ม Print เพอพมพรายงานออกทางเครองพมพ


Version 2012 R2


2. โครงสรำงบรษท [CORPORATE STRUCTURE]

โครงสรางหลกของบรษท จะถกก าหนดใน

Code Company Name

RT หาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร

โดยจะมปการเงน/การบญช (Financial year) อยระหวาง 1 ตลาคม ถง 30 กนยายน

2.1. รหสบรษท [Company Account] Path: Organization administration > Common > Organizations > Internal organizations

รหสบรษททจะถกสรางเพอใชในระบบ Dynamics AX จะประกอบดวย 1 Company Account ดงน 1. RT - มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร

2. DAT - Demonstration Company

2.2. กำรเปลยนรหสบรษท [Changing Company Code]

การเปลยนรหสบรษท สามารถท าได 2 วธ ดงน:

สามารถด Company ปจจบนทก าลงท างานอยไดโดยดท Status bar ทดานขวาลาง:

จากรป จะเหนวาก าลงท างานอยบน Company Code ‘RT’ ซงเปน Live Company


Version 2012 R2


5.1.1. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบสถำนะ [The Status Bar]

ท าการ Double-click บนฟลด ‘Company’ ท status bar จะปรากฎฟอรม ‘Select Company Accounts’ ซงจะประกอบไปดวย Company ทงหมดบน Dynamics

Ax สามารถ Click เลอก Company ทตองการจะใชงาน :

หลงจากเลอก Company code ทตองการ ระบบจะแสดงหนา Main Menu โดยสามารถเชค Company code ทก าลงใชงานปจจบนไดท Status bar ดานลางขวาเชนเดม จากรป ก าลงท างานอยบน Company code ‘RT’


Version 2012 R2


5.1.2. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบเครองมอ [The Toolbar]

ท าการ Select icon ท Address bar จะปรากฎฟอรม ‘Select Company Accounts’ ซงจะประกอบไปดวย Company ทงหมดบน Dynamics

Ax สามารถ Click เลอก Company ทตองการจะใชงาน :

หลงจากเลอก Company code ทตองการ ระบบจะแสดงหนา Main Menu โดยสามารถเชค Company code ทก าลงใชงานปจจบนไดท Status bar ดานลางขวาเชนเดม จากรป ก าลงท างานอยบน Company code ‘RT’


Version 2012 R2


3. ระบบขำย [SALES AND MARKETING] ในบทนจะกลาวถงวธการท างานในกระบวนการขาย เรมตนตงแตพนกงานขายกบลกคามการเจรจากนเพอขอใบ

เสนอราคา เมอมการซอขายกนจรงกจะมการจดสงสนคาใหลกคา และมการสงใบก ากบภาษไปดวย พรอมกบ post รายการขายไปทระบบลกหน เพอตงการดลกหน พรอมกบบนทกรายการบญช จากนนกจะรอการรบช าระเงนจากลกคาตอไป

3.1. ขอมลทวไป (Overview)

ระบบขายประกอบดวยขนตอนตงแตการจดท าใบเสนอราคา ( Quotation ) สงใหลกคา และเมอลกคาตกลงทจะซอสนคาตามทเสนอในใบเสนอราคานน กจะท าการยนยนการสงซอโดยการ Post confirmation หรอท าการเปลยนสถานะของใบเสนอราคาใหเปน Sales order ( สามารถเรมตนการท างานจากการท า Sales order โดยไมจ าเปนตองท าใบเสนอราคากได ) จากนนจะท าการสงสนคาพรอมกบใบก ากบภาษ ( Tax invoice ) สงใหลกคา และ Post ขอมลการตงหนไปทระบบลกหนเพอรอการรบช าระเงนตอไป

ขนตอนกำรท ำงำนในระบบขำย มดงตอไปน

บนทกขอมลใบเสนอราคา Sales Quotation

พมพใบเสนอราคาสงใหลกคาในกรณทลกคาตองการ

เมอลกคาตกลงสงซอสนคา สามารถเปลยนสถานะจากใบเสนอราคาใหเปน Sales order ได

บนทกขอมลการขายท Sales order ซงประกอบดวย order ประเภทตางๆ ไดแก Sales order, Journal, Subscription , Returned order, และ Item requirement

พมพ Confirmation เพอตรวจสอบความถกตอง หรอสงใหลกคารบทราบ

พมพ Picking list เพอใชเปนเอกสารเตรยมเบกสนคาออกจากคลงสนคา

พมพ Picking registration เพอเปนหลกฐานแสดงวาไดเบกสนคาออกจากคลงสนคาแลว

พมพ Packing slip คอใบสงสนคาใหลกคา

พมพ Invoice หรอใบก ากบภาษสงใหลกคา และ Post รายการเพอสงขอมลไปตงหนและสรางรายการบญช ถาเลอกพมพ Invoice โดยไม Post จะไดเอกสารออกจากระบบเปน Pro forma invoice เพอใชส าหรบตรวจสอบความถกตองกอนสง Invoice จรงไปใหลกคา


Version 2012 R2


3.2. กำรเตรยมขอมลเบองตน (Prerequisite) กอนเรมใชงานระบบขาย ตองมการสรางขอมลในระบบอนๆ ทเกยวของ ดงตอไปน

ระบบบญชแยกประเภททวไป (General ledger) - ก าหนด Sales tax code และ Tax rate - ก าหนด Currency และอตราแลกเปลยนเพอใชในกรณขายตางประเทศ

ระบบทวไป ( General ) ในสวนของขอมลบรษททตองการใชงาน

ระบบบรหารสนคาคงคลงเพอก าหนดรหสสนคา คลงสนคาทจ าเปนตองใช

ระบบลกหนเพอก าหนดรหสลกหน และ code อนๆ ทจ าเปนโดยจะตองก าหนด

Parameters ในระบบขายดวย โดยจะมบางรายการทจะก าหนดหรอไมกได ไดแก

ราคาขาย/สวนลด ( Price/Discount)

Charge อนๆ ในการขาย( Miscellaneous charges )

ขอความแสดงหมายเหตเพอใชแสดงขอความในเอกสารทสงใหลกคา ( Form notes )

สาเหตของการคนสนคา ( Return reason )

Order pools เพอจดกลมของ Sales order เพอไปแสดงในรายงาน

3.3. โครงสรำงเลขทเอกสำร (Document Structure)

Number Seq. group

Description Reference Number seq code

Number Sequence

1SO900 ใบเสรจรบเงน - เงนงบประมาณ Quotation - - Sales order SO-1SO900 571SO900#### Packing slip - - Customer invoice SO-1RC900 571RC900#### Sales credit note SO-1RR900 571RR900#### Packing slip voucher - - Customer invoice voucher SO-1RC900 571RC900#### Sales credit note voucher SO-1RR900 571RR900####

2SO103 ใบบนทกรายได - เงนรายได - คณะเทคโนโลยการเกษตร

Quotation - - Sales order SO-2SO103 572SO103#### Packing slip - -


Version 2012 R2


Number Seq. group

Description Reference Number seq code

Number Sequence

Customer invoice SO-2RC103 572RC103#### Sales credit note SO-2RR103 572RR103#### Packing slip voucher - - Customer invoice voucher SO-2RC103 572RC103#### Sales credit note voucher SO-2RR103 572RR103####

2SO900 ใบเสรจรบเงน - เงนรายได Quotation - - Sales order SO-2SO900 572SO900#### Packing slip - - Customer invoice SO-2RC900 572RC900#### Sales credit note SO-2RR900 572RR900#### Packing slip voucher - - Customer invoice voucher SO-2RC900 572RC900#### Sales credit note voucher SO-2RR900 572RR900####

หมำยเหต: YY หมายถง ป พ.ศ. เชนป 2557 YY จะหมายถง 57

###### หมายถง หมายเลข running ของชดเอกสาร


Version 2012 R2


3.4. กำรก ำหนดเลขทเอกสำรส ำหรบระบบขำย (Number Sequence)

Path: Account Receivable > Setup > Account Receivable parameters > Number sequences

เปนการก าหนดชดของเลขทเอกสารทใชในระบบขาย โดยจะตองท าการสรางชดเลขทเอกสารจากเมน Organization Administration > Common > Number sequences > Number sequences กอนแลวจงน ามาก าหนดในพารามเตอรของระบบขาย

ขนตอนกำรบนทกขอมล Number Sequence ของ Sales Order ส าหรบการก าหนด Running no. ของ Sales Order แยกตาม Series ใหไปทบรรทด Sales Order และคลกทป ม


Version 2012 R2


1. ท าการสรางชดเลขทเอกสารตามโครงสรางเลขทเอกสารทก าหนดไว

2. เลอกชดเลขทเอกสาร แลวคลกท Reference เพอก าหนดเลขทเอกสาร


Version 2012 R2


3.5 กำรก ำหนดคำตวเลอก (Account Receivable parameter)

Path: Accounts payable > Setup > Account Receivable Parameters

สามารถก าหนดคาพนฐานตาง ๆ ไดทระบบ Account Receivable module ดงน

Tab General

Field ค ำอธบำย Mandatory tax group เลอก ถาตองการใหระบบตรวจเชคเมอมการสรางรหสลกคา ให

ระบ “Sales Tax Group” ทกครงกอนการ Save ขอมล Tax exempt number requirement ตองระบเลขประจ าตวผ เสยภาษของ One-time customer หรอไม Minimum reimbursement ระบจ านวนเงนทนอยทสด เพอบนทกรายการ Overpayment One-time customer account เลอกรหสลกหนทใชเปนมาตรฐานส าหรบ One-time customers Order type เปนคา Default เมอสราง order ใหมในระบบ Sales order

Order type ตางๆ มความหมาย ดงน


Version 2012 R2


Field ค ำอธบำย

Journal - เปนเหมอน Memo/Draft ซงไมมผลกระทบกบระบบ Inventory คอ ไมมผลตอการเรยกดขอมลปรมาณสนคา ไมเกด Stock transaction ไมมการตรวจสอบวงเงนสนเชอของลกคา ไมถกน าไปใชในการค านวณ Cash flow

Subscription - เปน order ประเภทขายบรการ ทตองมการออก Invoice เพอเรยกเกบเงนจากลกคาเปนงวดๆ เปนรายเดอน เปนรายป เชน ลกคาทเปนสมาชกวารสาร, Cable T.V เปนตน

Sales order - ใชในกรณการขายทวๆ ไป

Return order - เปนใบลดหนทมการรบคนสนคาจากลกคา สามารถระบ Return code เพอบอกสาเหตทลกคาคนของ

Item requirements – ใชกบ Project Module Period of validity ก าหนดจ านวนวน ทใชค านวณวนทหมดอายของ Sales order รวมถง

ใบเสนอราคาดวย โดยเรมนบจากวนททสราง Sales order นนๆ ผใชงานสามารถลบ Sales order ทเกนก าหนดเวลา และยงไมได Post ได วนทหมดอาย จะไปปรากฏทชอง Deadline ภายใตกลม Status ใน Tab General ของ order นนๆ

Sales order pool ก าหนดคา default ของ order pool ซงจะไปแสดงในชอง Pool ในกลม Administration ภายใต Tab Setup ใชส าหรบการจดกลม order หรอเพอใชเปนเงอนไขของ Order เพอท ารายงาน

Reservation มใหเลอกตอบ Manual , Automatic และ Explosion Automatic - ถาตองการใหเมอมการบนทก sales order และระบรายการสนคาแลว ใหมการจองสนคา คอท าใหม status ‘Physical reserved’ เกดขน Manual - จะเปนเพยง status ‘ On order’ เมอดใน Transaction เทานน ถาตองการใหมการจองสนคา จะตองท าในหวขอ Reservation เอง

Sales origin คา Default ของ Sales origin ทจะแสดงใน Order ภายใตกลม Administration ของ Tab setup ใชส าหรบจดกลม Order เพอออกรายงาน

Prompt for customer information ให ในชองถาตองการใหระบบม Window แสดงขอความขณะทก าลงปอนรหสลกคาใน Order วาตองการโอนขอมลอนๆ ไดแก ชอ ทอย จาก Customer table มาไวท Sales order ทก าลงปอนขอมลอย


Version 2012 R2


Field ค ำอธบำย หรอไม ถาไม ทชองน หมายความวาระบบจะดงชอ ทอยจาก Customer table มาไวท Order ทก าลงปอนขอมลอยทนทโดยไมตองถาม User กอน

Mark order as voided ถาเลอก ในชองน หมายความวา เมอมการท าฟงกชน Delete orders ภายใต Periodic order ทถก Delete จะหายไปจากระบบ จะไมพบ Order นนใน Menu sales order อก แตสามารถ Inquiries ไดจากหวขอ Voided sales order ถาไมเลอก ทหวขอน แลวมการ Delete sales order จะท าให Order ทถกลบ หายไปจากระบบทนท ไมสามารถ Inquires ไดจากหวขอ Voided sales order ไดอก

Prompt quantity field value when posting documents

ให ถา Mark ในชองนหมายถง เวลาท า Packing Slip Posting ระบบจะแจง Message วาตองการ Post ตามยอดทมการ Picked หรอไม และเมอท า Invoice Posting ระบบจะแจง Message วาตองการ Post ตามยอดทมการ Packed หรอไม

Quotation type customer ระบ Default ชนดของ Quotation ทออกใหกบลกคา Require reasons for payment

cancellations

เลอก ถาตองการใหมการระบเหตผลส าหรบการท ารายการยกเลกรบเงน

Require reasons for return orders เลอก ถาตองการใหมการระบเหตผลส าหรบการท ารายการรบคนสนคา

Require reasons for transaction

reversals

เลอก ถาตองการใหมการระบเหตผลส าหรบการท ากลบรายการบนทก


Version 2012 R2


Tab Update


Accept over-delivery ระบ ในชอง ถายอมใหมการจายสนคา (Deliver now) มากกวาจ านวนทลกคาสง ถาไมเลอก โปรแกรมจะไมยอมใหมการ Post picking list หรอ Packing slip หรอ Invoice ถาจ านวนทสงมากกวาจ านวนทลกคาสง

Accept under-delivery ระบ ถายอมใหมการสงสนคานอยกวาจ านวนทลกคาสงซอ (Partial delivery)

Safety level of invoiced orders อนญาตใหมการแกไข Sales order ทมการ Post Invoice แลวหรอไม เลอก

None - คอยอมใหมการแกไข Sales order ทม status เปน invoiced ซงถามการเพมรายการสนคาเขาไปใน Order นน แลวจะท าให Status เปลยนเปน Open order อกครง

Warning - คอยอมใหมการแกไข Sales order ทม Status เปน Invoiced แตจะมขอความเตอน ‘This sales order has been fully invoiced, do you want to modify?‘ แลวถาตอบ Yes ระบบจะเปลยน Status เปน Open order อกครง

Locked - ไมอนญาต ใหมการแกไขใดๆ ใน Sales order ทม


Version 2012 R2



Status เปน Invoiced Use default language ภาษาหลกทใช

Automatic reduction of picking list เลอก ในชอง ถาตองการใหระบบ Deliver สนคาเทาทมพอในคลงสนคา เชน ถาลกคาสงซอสนคา A 10 หนวย แตในคลงสนคามเพยง 9 โปรแกรมจะ Update deliver quantity ใหเปน 9 ตามทมอยจรงเมอ Post picking list แตถาไมเลอก ในชองน โปรแกรมจะไมยอมให Post picking list ถาในคลงสนคามสนคานนนอยกวาจ านวน Order quantity

Picking route status สถานะของ Picking Route

Post packing slip in ledger เลอก ถาตองการใหมการ Post รายการบญชสนคากบบญช

Offset ไปทระบบบญชแยกประเภท เมอมการ Post packing slip ซง

เปนบญชชวคราว โดยจะมการ Reverse บญชคนออกเมอ Post

invoice

* ตองก าหนดบญชไวท Inventory posting ภายใต Tab Sales order

ในหวขอ Packing slip และ Packing slip offset

Automatic reduction of picking slip

ถา แสดงวาไมตองการท า Post Picking list Registration โดยระบบจะยอมใหท า Post Packing slip ได

Delete order line invoiced in total ในชอง หมายความวา รายการสนคาใน Order ทสามารถ Deliver ไดเทากบจ านวนทลกคาสง เมอ Post invoice รายการนนจะหายไปจาก Order นนหรอถก Voided ไว ใหด Parameter ‘ Mark order as voided ‘ ดวย ถาไม ในชอง แสดงวารายการสนคาทสามารถสงใหลกคาไดเทากบจ านวนทลกคา Order เมอ Post invoice แลว รายการนนกจะยงคงอยใน Order โดยทในชอง Invoiced จะมจ านวนสนคาเทากบชอง Delivered

Delete order after invoicing ในชอง แสดงวา ถาสามารถสงสนคาในทกรายการสนคาใน Order และเมอ Post invoice แลวจะท าให Order นนถกลบออกจากระบบ Sales order แตตองด Parameter ‘ mark order as voided‘ ดวย ถาไม ในชองและเมอมการ Post invoice จะท าให Order นนยงคงอยในระบบ Sales order

Automatic reduction invoice เลอก ถาตองการใหระบบ Deliver สนคาเทาทมพอในคลงสนคา


Version 2012 R2



เชน ถาลกคาสงซอสนคา A 10 หนวย แตในคลงสนคามเพยง 9 โปรแกรมจะ Update deliver quantity ใหเปน 9 ตามทมอยจรงเมอ Post invoice แตถาไมเลอก โปรแกรมจะไมยอมให Post invoice ถาในคลงสนคามสนคานนนอยกวาจ านวน Order quantity

Use exchange rate เชคทฟลดนเพอใช Exchange rate จาก Designated transaction เมอ Posting sales order ทกๆ Exchange rate ส าหรบ Designated transaction จะตองถกระบ

Credit Note as correction (ไมไดใช)

Tax exempt number requirement ก าหนดเปน None

Tab Summary update


Default value for summary update เลอกคา Default ส าหรบการท า Summary update เมอมการ Post sales order พรอมกนครงละหลายๆ ใบ เลอก

None - ไมม summary update เชน 1 order 1 invoice

Invoice account - ทกๆ ใบ Order ทเลอกจะถกท า Summary update ตามเงอนไขทถกก าหนดใน “Summary update


Version 2012 R2



parameters”

Order - Summary update จะท าตามชวงของใบ Order ทเลอก

Automatic summary - ทกๆ ใบ Order ทเลอกจะถกท า Summary update ตามเงอนไขทถกก าหนดใน “Summary update parameters” เวนแตถาใบ Order นนอาจจะท า Summary update ตามทระบใน Accounts receivable >> Sales order >> Setup button >> Summary update

ถาใบ Order ไมไดถก Summary update จะถก Post แยกตางหาก คา default นสามารถแกไขได โดยในขณะทท าการ post รายการ Sales order จะมหนาจอ pop-up ขนมาทหนาจอนนไปทแทป Other เพอเปลยนคา Summary update ได

Order error tolerance เลอกประเภทของ Error message ทจะแสดง เมอมการท า Summary update Accept - ไมมการ Warning ยกเวนเมอเกด Error ถา Invoice account และ Currency ไมเทากนส าหรบทกๆ ใบ Order ทเลอก Warning - จะปรากฏ Warning แสดง List ของฟลดซงไมเทากน Error - จะม Error message พรอมทง List ของฟลดซงไมเทากน

Split base on delivery information – Confirmation

เลอก ในชองน Colum Site หากตองการพมพเอกสาร Confirmation แยกตามSite เลอก ในชองน Colum Delivery information หากตองการพมพเอกสาร Confirmation แยกตามขอมลการจดสงสนคา

Split base on delivery information – Picking List

เลอก ในชองน Colum Site หากตองการพมพเอกสาร Picking List แยกตามSite เลอก ในชองน Colum Delivery information หากตองการพมพเอกสาร Picking List แยกตามขอมลการจดสงสนคา

Split base on delivery information – Packing Slip

เลอก ในชองน Colum Site หากตองการพมพเอกสาร Packing Slip แยกตามSite เลอก ในชองน Colum Delivery information หากตองการพมพเอกสาร Packing Slip แยกตามขอมลการจดสงสนคา

Split base on delivery information – Invoice

เลอก ในชองน Colum Site หากตองการพมพเอกสาร Invoice แยกตาม Site เลอก ในชองน Colum Delivery information หากตองการพมพ


Version 2012 R2



เอกสาร Invoice แยกตามขอมลการจดสงสนคา

Tab Shipments

Field ค ำอธบำย Shipping specification ก าหนดเปน None

ATP time fence (ไมไดใช)

ATP incl. Planned (ไมไดใช)

Shipment report layout (ไมไดใช)

Bill of lading (ไมไดใช) ระบวาถาและเมอไหรทจะสราง Bill of lading (ใบขนของ) โดยสามารถสรางตอน Packing slip update, Invoice posting หรอทงสองกรณ

Language เลอกภาษา

Carrier name ระบชอผขนสง

Freighted by ระบวธการขนสง

Freight charge terms ระบวธการจายคาขนสง

Trailer loaded ระบวาสนคาจะถก Load โดย Shipper หรอ Driver

Freight counted ระบวาใครเปนผนบสนคา


Version 2012 R2


Tab Ledger and sales tax

Field ค ำอธบำย Posting profile ระบคา Default ของ Profile เพอใชในการบนทกบญช Primary sales posting ตองการใหบนทกรายการขายตาม Item หรอตาม Customer Primary consumption transaction ตองการใหบนทกรายการการเบกใชสนคาตาม Item หรอตาม

Customer Primary discount posting ตองการใหบนทกรายการสวนลดตาม Item หรอตาม Customer Bill of exchange (ไมไดใช) Protest bill of exchange (ไมไดใช) Remit for collection (ไมไดใช) Remit for discount (ไมไดใช) Period between delivery and invoicing

ระบรหสเวลาทแตกตางระหวางวนทสงของและวนทออกใบแจงหน เพอประเมณ Cashflow (ไมไดใช)

Invoicing period ระบระยะเวลาการออกใบแจงหนเพอประเมณ Cashflow Term of payment ระบระยะเวลาการจายช าระหนเพอประเมณ Cashflow Settle Period (ไมไดใช)


Version 2012 R2


Field ค ำอธบำย Settle account (ไมไดใช) Allocation key (ไมไดใช)

Tab Settlement

Field ค ำอธบำย Automatic settlement เลอก ถาตองการบนทกรบช าระหนอตโนมตเมอผานรายการใน

Journal Cash-discount administration เลอกวาตองการใหโปรแกรมค านวณสวนลดเงนสดแบบใด Maximum penny difference ระบจ านวนผลตางทมากทสดทยอมรบไดในการรบช าระ Maximum over/underpayment ระบจ านวนทยอมรบไดในการรบช าระเกนหรอขาด ถาจ านวนเงนใน

การรบช าระอยในชวงของ Maximum penny difference ทระบในฟลดขางตน รายการจะถกบนทกทบญช Penny difference


Version 2012 R2


Tab Collection letter


Update Collection letter code ตองการใหระบบ Update การท า Collection letter ใน Customer Transaction เมอใด ● Posting ● Print out

Interest calculation จะใหมการค านวณดอกเบยเมอไหร ● Open and closed ● Open ● Closed


Version 2012 R2


Tab Credit rating

Field ค ำอธบำย Credit limit type เลอกวธการตรวจสอบยอด Credit limit โดยสามารถเลอกไดดงน

Credit check level description ● None - ไมตองการใช Credit limit type ● Balance - Microsoft Dynamics AX จะใชยอด Balance ของ

Invoice คงคางมาค านวณ Credit limit ● Balance + all - Microsoft Dynamics AX จะใชยอด Balance

ของ Invoice คงคางรวมกบจ านวนสนคา ทงหมดทสงใหลกคาแลวแตยงไมไดออก Invoice ใหรวมกบจ านวนสนคาทลกคาสงซอแตยงไมไดสงของให

● Balance + Packing slip - Microsoft Dynamics AX จะใชยอดของ Invoice ทงหมดรวมกบยอดสนคาทสงใหแลวแตยงไมไดออก Invoice ให

Check credit limit for sales order ตรวจสอบยอด credit limit ของ Sales order ● None - ไมตองตรวจสอบยอด Credit limit ● Header - ตรวจสอบยอด Credit limit ท Head ของ Sales order ● Heading + lines - ตรวจสอบยอด Credit limit โดยดท Head

กบ Line ของ Sales order


Version 2012 R2


Field ค ำอธบำย Check credit limit in free text

Invoice

ตองการใหตรวจสอบยอด Credit limit ท Free text invoice หรอไม

Message when exceeding credit

limit

Error - เมอเกนวง Credit limit ตองการใหแสดงเปน Error

Warning - เมอเกนวง Credit limit ตองการใหขนเปนขอความเตอน

Require identification with credit (ไมไดใช)

Limit (ไมไดใช)

Check credit limit for sales orders ระบเงอนไขในการตรวจสอบวงเงนเครดต

Massage when exceeding credit

limit

กรณการขายเกนวงเงนเครดต ตองการใหระบบท าอยางไร ● Error: ระบบ Lock การท างาน และไมอนญาตให Save รายการ ● Warning: ระบบแจง Message เตอน แตอนญาตใหท ารายการ

ตอ


Version 2012 R2


Tab Prices Field ค ำอธบำย Discount ก าหนดวธการค านวณสวนลด เมอมทง Line discount และ Multi

line discount ● Line - ค านวณสวนลดโดยใช Line discount เทานน ● Multi line - ค านวณสวนลด โดยใช Multi line discount เทานน ● MAX(line, multi line) - ใชเฉพาะคาทมากกวาระหวาง Line

discount และ Multi line discount ● MIN(line, multi line ) - ใชเฉพาะคาทนอยกวาระหวาง Line

discount และ Multi line discount ● Line + Multi line - ค านวณสวนลดรวมจากผลรวมระหวาง Line ● Line * Multi line - ค านวณสวนลด โดยคดจาก Line discount

กอน แลวจงคด Multi line discount ในสวนทเหลอ เชน Line discount = 10 % Multi line discount = 10 %

Total discount = 19 % Find main misc. charges เลอก ถาตองการใหมการเพม Surcharge อนๆ ใน Sales order

โดยอตโนมต Find misc. charges for line เลอก ถาตองการใหมการเพม Surcharge อนๆ ในรายการสนคา

ใน Sales order โดยอตโนมต Total discount is calculated automatically

เลอก ถาตองการใหระบบค านวณยอดสวนลดทายรายการใหอตโนมต


Version 2012 R2


Tab Number sequences

Field ค ำอธบำย Reference ชนดของเอกสารทตองการจะอางอง

Number-sequence code เลอกรหสของล าดบหมายเลขทจะใชส าหรบเอกสาร/รายการทเลอก Follow เลอก เพอระบใหเลขทอางองไปแสดงเลขทอางองเดยวกนกบ

เอกสารอน Reference that may be followed ระบเอกสารทตองการใหเอกสารไปอางองเปนเลขทเดยวกน


Version 2012 R2


3. ขอมลหลก [Masters]

4.1 ขอมลหลกลกหน (Customer)

++ รายละเอยดของการสรางขอมลหลกรหสลกหน สามารถดไดทคมอระบบลกหน (Account Receivables)

4.2 ขอมลหลกสนคำ (Product)

++ รายละเอยดของการสรางขอมลหลกสนคา สามารถดไดทคมอระบบสนคาคงคลง (Inventory and warehouse management)

4.3 กำรก ำหนดระยะเวลำกำรขนสงสนคำ (Terms of delivery)

Path: Sales and Marketing > Setup > Distribution > Terms of delivery

ขนตอนกำรบนทกขอมล

1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม


Version 2012 R2


2. ระบรายละเอยดตาง ๆ


Delivery terms ระบรหสของ Delivery terms (ไมเกน 10 ตวอกษร)

Description ระบค าอธบายของ Delivery terms (ไมเกน 60 ตวอกษร)

4.4 กำรก ำหนดประเภทของกำรขนสงสนคา (Modes of delivery)

Path: Sales and Marketing > Setup > Distribution > Modes of delivery


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบรายละเอยดตาง ๆ Field ค ำอธบำย

Mode of delivery ระบรหสของ Mode of delivery (ไมเกน 10 ตวอกษร)

Description ระบค าอธบายของ Mode of delivery (ไมเกน 60 ตวอกษร)


Version 2012 R2


4.5 กำรก ำหนดกลมของเหตผลกำรคนสนคำ (Return reason group)

Path: Sales and marketing > Setup > Sales order > Returns > Return reason code groups


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบรายละเอยดตาง ๆ

Field ค ำอธบำย Return reason group code ระบรหสของ Return reason group

Description ระบค ำอธบำยของ Return reason group


Version 2012 R2


4.6 กำรก ำหนดเหตผลกำรคนสนคำ (Return reason code)

Path: Sales and marketing > Setup > Sales order >Returns > Return reason codes


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบรายละเอยดตาง ๆ


Return reason code ระบรหสของ Return reason code

Description ระบค ำอธบำยของ Return reason code

Return reason code group ระบรหสของ Return reason group


Version 2012 R2


4.7 กำรก ำหนดสถำนะของสนคำทรบคนจำกลกคำ (Disposition code)

Path: Sales and marketing > Setup > Sales order >Returns > Disposition code


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ททลบาร ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบรายละเอยดตาง ๆ ท Tab Overview


Disposition code ระบรหสของ Disposition code

Action ระบเปน - Credit only กรณทเปนลดหนจ ำนวนเงน - Credit กรณทเปนกำรรบคนสนคำและลดหน

Description ระบค ำอธบำยของ Disposition code


Version 2012 R2


4. กำรบนทกรำยกำร [Transaction] รายการการขายในระบบสามารถแบงไดเปนชนดตาง ๆ ดงน

Quotation ผใชงานสามารถสรางใบเสนอราคาในระบบขาย และสามารถพมพสงใหลกคาได เมอลกคาตกลงสงซอสนคาในใบเสนอราคา กใหท าการเปลยนสถานะของ Order type ใหเปน Sales order แลวพมพ Confirmation ออกจากระบบตอไป

Journal เปน Sales order ประเภท Memo คอไมมผลตอปรมาณสนคา ไมมผลกระทบกบวงเงนสนเชอของลกคา

Subscription เปน Sales order ประเภทหนงทอนญาตใหมการออก Invoice เรยกเกบเงนจากลกคาไดหลาย ๆ ครงโดยสราง Sales order แบบนเพยงครงเดยว โดยปกตของ Sales order ประเภทอน ๆ เมอสงสนคาใหลกคาไดครบทกรายการแลวเมอ Post invoice จะถอวามสถานะเปนปด จะไมสามารถออก Invoice ไดอก แตส าหรบ Subscription order ผใชงานยงคงสามารถออก Invoice ใหลกคาไดในงวดถดไปอก ตวอยางของ Sales order ประเภทนไดแก Order ประเภทบอกรบเปนสมาชก เชน วารสาร, Cable T.V, ทตองมการเรยกเกบเงนทกๆ ป ทกๆ เดอน ตามล าดบ

Sales order ใชส าหรบเปนการออก Sales order เพอการขายสนคาหรอบรการทวไป

Returned order ใชส าหรบเปน Credit note (ตองระบ qty.เปนลบ) เพอรบสนคาคนจากลกคาหลงจากทออก Invoice ขายไปแลว ในการสราง Order ประเภทนจะใชเลขทตาม Series ของ Return order และจะใหระบ Return reason code เพอบอกสาเหตของการคนสนคา และ Disposition code เพอบอกวาจะจดการอยางไรกบรายการลดหนน

Item requirement ใชรวมกบ Project Module

เมอเรมบนทกรายการขาย ระบบจะใหเลอกประเภทของรายการขายทจะท า หลงเลอกแลวระบบกจะจดการกบ

รายการขายนนตามประเภทของรายการทไดเลอกไว ดงทจะกลาวตอไปแยกเปนแตละประเภท กอนทจะปอนขอมล Sales order เขาระบบขายในครงแรก ควรตรวจสอบล าดบเลขท ดงตอไปน วาไดก าหนด ไว

ครบถวนหรอไม Order number Sales order – confirmation number

Sales order – Picking list number Sales order – Packing slip voucher


Version 2012 R2


Sales order – Invoice number Sales order – Invoice voucher Sales order – Credit note number Sales order – Credit note voucher Sales order – Return item number

5.1 Sales Order (ใบเสรจรบเงน)

5.1.1 กำรสรำง Sales order

Path: Sales and Marketing > Common > Sales Order > All Sales Order

กอนทจะปอนขอมล Sales order เขาระบบขายในครงแรก ควรตรวจสอบล าดบเลขท ดงตอไปน วาไดก าหนด ไว

ครบถวนหรอไม - Order number - Sales order – confirmation number - Sales order – Picking list number - Sales order – Packing slip voucher - Sales order – Invoice number - Sales order – Invoice voucher - Sales order – Credit note number - Sales order – Credit note voucher - Sales order – Return item number

Sales order ประกอบดวย 2 สวนหลกคอ - Sale header ขอมลของลกคา และ ขอมลการขายทวไป - Sale lines รายละเอยดของรายการสนคา/บรการทตองการขาย

Status ของการท ารายการประกอบดวย - Open order เมอมการสรางรายการใหมจะมสถานะเปน Open order ไปจนกวาจะมการ post

Packing slip รวมถงรายการท Confirm มาจาก Quotation ดวย - Delivered เมอมการ post Packing slip สถานะจะเปลยนจาก Open order ไปเปน Delivered

นนคอไดมการสงของใหลกคา หรอมการตดของจากคลงสนคาแลวนนเอง - Invoiced เมอมการ post Invoice สถานะจะถกเปลยนเปน Invoice


Version 2012 R2


หมำยเหต: Status ของการท ารายการไมสามารถแกไขได ระบบจะเปนผจดการเอง


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบบจะแสดงหนาตาง Create sales order และเปดหนาตางของแฟมลกคาใหอตโนมต เลอกรหสลกคา

ทตองการขายสนคา


Version 2012 R2


Tab Customer


One-time customer ถาขายสนคาใหกบลกคารายนเปนครงแรก และจะไมขายใหกบลกคารายนอก

Customer account รหสลกคา

Contact เลอกผทตดตอ ซงระบหรอไมระบกได

Delivery name ชอสถานทสงสนคา

Delivery address ทอยทตองการใหสงสนคา

3. เมอเลอกรหสลกคา เรยบรอย ระบบจะดงขอมลของลกคาทเลอกมาให เชน ภาษา และ สกลเงนทใชตดตอ

กบลกคานนมาไวท หนาจอ Create sales order และระบรายละเอยดตาง ๆ เพมเตม

Tab General


Number sequence group ระบ group ของ Number sequence ทมการก าหนดไวแลวท Account Receivable Parameter

Sales order เลขทใบสงขาย


Version 2012 R2



Sales type ประเภทของ Sales order

Journal

Subscription

Sales order

Return order

Item requirements การเปดบลขายใหเลอกเปน Sales Order

Invoice account รหสลกคาทจะแจงหน

Name ชอลกคาทจะแจงหน

Currency ก ำหนดสกลเงนทตองกำรใชในกำรท ำรำยกำร ระบบดงคำมำใสใหโดยอตโนมตจำกคำทผกไวกบ Customer account แตสำมำรถแกไขคำได

Site ระบรหส Site ทจดสงสนคา

Warehouse ระบคลงสนคาทจดสงสนคา

Customer requisition ระบเลขทใบสงซอของลกคา


Version 2012 R2


Tab Shipping


Request receipt date วนททลกคำตองกำรรบสนคำ Request ship date วนททลกคำตองกำรใหสงสนคำ

Mode of delivery ระบวธการสงสนคา

Delivery date control ระบวธการใหระบบค านวณวนทสามารถยนยนการจดสงสนคา - None ยดตามวนทลกคาตองการ - Sales lead time ใหระบบค านวณจาก Sales lead time - ATP ใหระบบค านวณจากระยะเวลาในการจดสงสนคา

4. คลกป ม OK ระบบจะแสดงหนาจอ Sales Order Line เพอใหบนทกรายการสนคาทตองการขาย

5. คลกท เพอตรวจสอบและบนทกรายการสวนของ Sales Order Header ใหครบถวน โดย ประกอบดวยขอมลดงตอไปน


Version 2012 R2


Sales Order Header - Tab General


Sales order แสดงหมายเลข Sales order

Name ชอลกคำ

Customer account รหสลกคำ

Invoice account รหสลกคำ ใชส ำหรบกำรออก Invoice

Contact ระบชอผตดตอ

Status จะแสดง สถานะของ Sales order - Open order สถานะ Sales order ทยงไมมการสงสนคา - Delivered สถานะ Sales order ทมการสงของแลวทกรายการ - Invoiced สถานะ Sales order ทมการตงหนรายการสงสนคา

ครบทกรายการแลว - Canceled สถานะ Sales order ททกรายการมการยกเลก

Customer Requisition ระบหมำยเลข PO ของลกคำ

เลมท ระบเลมท

เลขท ระบเลขท

วนทยนยนเอกสำร ระบวนทยนยนเอกสำร

ทท ำกำร ระบทท ำกำร


Version 2012 R2


- Tab Setup จะแสดงรายละเอยดเกยวกบภาษ พนกงานขาย วนทสรางรายการ Sales Order

- Tab Address จะแสดงรายละเอยดเกยวกบสถานททตองการสงสนคา

- Tab Delivery จะแสดงรายละเอยดของวนทและวธการสง


Version 2012 R2


- Tab Price and discount จะแสดงรายละเอยดของสกลเงนทขาย รายละเอยดเกยวกบราคาและสวนลด

- Finance Dimension แสดงรายละเอยด Dimension ทใชในการวเคราะหขอมลทางดานบญช เชน แหลงเงน, ศนยตนทน, กจกรรม, โครงการ, ปการศกษา, รายได, กองทน และ รหสคาใชจาย เปนตน จะมการตงคาผกไวกบ Customer อยแลว ดงนนคานจะถกดงมาอตโนมต แตยงสามารถแกไขได


Version 2012 R2


6. คลกท เพอระบรายการสนคา Sales Order Line

- การระบสนคาใน Sales Line สามารถท าได 3 วธ คอ

1. กดป ม เพอระบสนคาครงละ 1 รายการ

2. กดป ม เพอระบสนคาไดมากกวา 1 รายการ

3. กดป ม เพอระบสนคามากกวา 1 รายการ และสามารถคนหาสนคาตาม Category หรอ item group ได

- คลก ส าหรบการสรางรายการสนคาทตองการขาย โดยระบบจะแสดงหนาจอเพอใหบนทกรายละเอยดของการขาย จากนนใหบนทกรายละเอยดของการขายในสวนของ Sales Line


Version 2012 R2



Item number ระบรหสสนคาทตองการ โดยสามารถเลอกไดจาก List ถารายการขายถก Update แลวจะไมสามารถเปลยนรายการขายนนไดอก ถาตองการเปลยนใหลบรายการนนทงและสรางใหม

Product name ชอสนคำทขำยแสดงตำมรหสสนคำทเลอกมำขำย

Quantity ระบจ านวนหนวยหลกทตองการขาย

Unit ระบบจะแสดงหนวยนบหลก จากทก าหนดในแฟมขอมลรหสสนคา

Unit price ราคาขายตอหนวย

Discount สวนลดตอหนวย

Discount percent เปอรเซนตทไดรบสวนลด ค านวณจากมลคารวมในรายการนนๆ

Net amount ราคาขายรวมตอรายการขายบรรทดน ระบบจะค านวณให

- กดป ม เพอระบสนคาไดมากกวา 1 รายการ โดยระบบจะ popup หนาจอใหม เพอใหเลอกสนคาไดมากกวา 1 รายการ โดยผใชสามารถระบ Quantity ไดครงละหลายๆ รายการ แลวกดป ม Create

- ระบบจะสราง Sales Line ตาม Line ทระบ Quantity


Version 2012 R2


7. บนทกขอมลในสวนของ Sales Order Line โดย ประกอบดวยขอมลดงตอไปน - Tab General


Product name ชอสนคำทขำยแสดงตำมรหสสนคำทเลอกมำขำย

Text ค าอธบายของรายการ ระบบจะแสดงใหตามชอสนคาทก าหนดไวทแฟมสนคา โดยสามารถแกไข/เพมเตมได

External ระบรหสสนคาตามทผซอก าหนด


Version 2012 R2



Line status สถานะของ Sales order ซงจะถก Update โดยอตโนมต Open order – ยงไมไดจดสงสนคา หรอ ยงสงไมครบ Delivered – สงสนคาครบแลว Invoiced – สงสนคาครบแลว และ ออกใบก ากบภาษแลว Canceled – ยกเลกรายการสนคา

Stopped ถาไมตองการจายสนคารายการนอกตอไป

Complete ถาไมตองการจายสนคาเพยงบางสวน

- Tab Setup


Lot ID ระบบจะ running ใหอตโนมต

Reservation จะแสดงตามทมการก าหนดไวท Sales order parameter

Main account รหสบญชส ำหรบกำรบนทกรำยกำรเมอ Post Invoice

Date and times แสดงเวลำทสรำงรำยกำรใบสงขำย


Version 2012 R2


- Tab Address จะแสดงสถานทในการจดสงสนคา

- Tab Product จะแสดงรายละเอยด Storage ทจะท าการเบกสนคาออกจากคลง


Version 2012 R2


- Tab Delivery จะแสดงรายละเอยดวนทลกคาตองการสนคา และวนทก าหนดในการจดสงสนคา วธการจดสง

- Tab Financial dimension จะแสดงรายละเอยดของการวเคราะหขอมลทางดานบญช เชน แหลงเงน, ศนยตนทน, กจกรรม, โครงการ, ปการศกษา, รายได, กองทน และ รหสคาใชจาย เปนตน


Version 2012 R2


5.1.2 กำรผำนรำยกำรใบสงขำย (Post Confirmation)

Path: Sales and Marketing > Common > Sales Order > All Sales Order > Sell > Sales Order Confirmation

ขนตอนกำรบนทกขอมล 1. เลอก Sales Order ทตองการ Confirmation 2. เลอก Tab Sell แลวเลอก Sales Order Confirmation 3. ระบบจะแสดงหนาจอ เพอใหยนยนการ Post Confirmation


Version 2012 R2


Tab Parameter Field ค ำอธบำย

Posting ถาตองการ Post รายการ

Print confirmation ถาตองการพมพเอกสารดวย

Function ตำงๆ

ปม ค ำอธบำย

Select ส าหรบเลอก Sales order ใบอน เพอท าการ Post รายการ

Total แสดงรายละเอยดตาง ๆของแตละ Sales order

Printer setup เพอท าการก าหนดรายละเอยดในเรองเครองพมพ

Tab ตำงๆ ของ lines มดงน

Tab ค ำอธบำย

Overview แสดงเลขท Sales order และ ชอของผซอ

Setup แสดงวนทของเอกสาร

Lines แสดงรายละเอยดสนคา, จ านวนทตองการจดสง และ Net amount

Line details แสดงรายละเอยดของราคา, จ านวนสนคาทยงคางสง และสวนลดตาง ๆ ในแตละ line

Sales order แสดงเลขท Sales order , ชอของผซอ

4. หลงการ Post confirmation ระบบจะท าการ Update confirmation journal ท Sales order ใบนน ถา

ตองการดรายการ Confirmation ทได Post ทงหมดสามารถดไดท Sell > Sales order confirmation


Version 2012 R2


5. ระบบจะแสดง Version ทงหมดของการ Post Confirmation ของ Sales Order นน ดงรป

5.1.3 กำรผำนรำยกำรกำรตงหน (Post Invoice)

Path: Sales and Marketing > Common > Sales Order > All Sales Order > Invoice หวขอนจะเปนเรองเกยวกบการตงหน หลงจากทไดมการสงสนคาสนคาเรยบรอยแลว


Version 2012 R2


ขนตอนกำรบนทกขอมล 1. เลอก Sales Order ทตองการ Post Invoice 2. เลอก Tab Invoice แลวเลอก Invoice 3. ระบบจะแสดงหนาจอ เพอใหยนยนการ Post Invoice

Tab Parameter


Quantity Deliver now – เฉพาะปรมาณทระบไวท Deliver now ของแตละรายการทขาย All – ปรมาณทงหมดทยงไมไดตงหน Picked – เฉพาะปรมาณท Post Picking List Registration แลว Packing slip – เฉพาะปรมาณตามท Post Packing Slip แลว ** ส าหรบ RMUTT ใหเลอก All

Posting ถาตองการ Post รายการ

Print ก าหนดเปน Current

Print invoice ถาตองการพมพรายละเอยดของการตงหน เชน ปรมาณ ราคา


Version 2012 R2


Tab Overview Field ค ำอธบำย

Update ระบบจะแสดงเปน Invoice อตโนมต Sales order ระบบจะแสดงเลขท Sales order ทตองการจะตงหน อตโนมต

Name ระบบจะแสดงชอของผซออตโนมต

Currency ระบบจะแสดง สกลเงนทมการซอขาย

Tab Setup


Invoice date วนท Post Invoice

Document date วนทออกเอกสาร

Due date วนทครบก าหนดช าระเงน

Bank account ไมไดใช


Version 2012 R2


Tab Lines


Sales order ระบบจะแสดงเลขท Sales order อตโนมต

Item number ระบบจะแสดงรหสสนคา อตโนมต

Site ระบบจะแสดงรหสสาขา

Warehouse ระบบจะแสดงรหสคลงสนคาอตโนมต

Update จ านวนหนวยทตองการตงหน สามารถแกไขได Net amount ระบบจะแสดงมลคาของสนคาทท าการตงหนอตโนมต

หมำยเหต: ผใชสามารถ คลกป ม Inventory ถาตองการดรายการทเกดขนทระบบสนคาคงคลงได


Version 2012 R2


4. Tab Line details แสดงรายละเอยดของจ านวนสนคาทยงคางสง และรายละเอยดของการ Pack รวมถงทอยทตองการใหจดสงสนคา


Version 2012 R2


5. Tab Sales Order แสดงเลขท Sales order และ ชอขอผซอ ของ Sales order ใบนน

6. ค าอธบายป มดานขวามอ

7. คลกป ม เพอท าการตรวจสอบปรมาณและจ านวนเงนทตงหนของ Invoice และ Sales order วาตรงกนหรอไม

8. คลกป ม ถาตองการ Post Invoice หรอคลกป ม ถาตองการยกเลกการตงหน

9. คลกป ม ถาตองการ Post Invoice แบบตงก าหนดเวลาใหโปรแกรมท างาน 10. เมอผานรายการการตงหนครบทง Sales order แลว สถานะของ Sales order จะเปลยนเปน “ Invoiced”

เพอเลอก Sale order ทตองกำร

เพอตรวจสอบยอดเงนเงนกอน VAT , ยอด VAT และยอดรวม เพอตรวจสอบภำษขำย กำรตงคำเครองพมพ

เพอเลอก Packing slip ทตองกำร


Version 2012 R2


11. ถาตองการดรายการ Invoice ทได Post ทงหมดสามารถดไดท เมน Account receivable > Inquiries >> Journals > Invoice แตถาตองการดเฉพาะขอมลการ Post Invoice ของ Sales order ทตองการ กใหดไดทหนาตางการบนทก Sales order คลกเลอก Invoice ใบทตองการ

12. ระบบจะแสดงขอมลการ Post Invoice ของ Sales Order นน เพอสามารถตรวจสอบขอมล หรอ Re-print เอกสารได


Version 2012 R2


13. สามารถดการบนทกรายการบญชไดโดยคลกท Voucher

5.2 กรณตำงๆในระบบ Sales Order

5.3.1 กำรแกไขกรณ Post Invoice ผด

เมอ Post ตงหนผด เชน จ านวนเงนผด หรอ มตผด ใหแกไขดงน 1. เลอก Sales Order ทตองการแกไข กดป ม Edit เพอแกไข


Version 2012 R2


2. จากนนใหเพม Line 2 Line คอ

Line (-) เพอลางขอมลทผดออก

Line (+) เพอบนทกขอมลทถกตองใหม

3. แลว Post Invoice ตงหน 2 ครง ครงละ Line


Version 2012 R2


5.3.2 กำรยกเลกใบเสรจรบเงน

Path: Sales and Marketing > Common > Sales Order > All Sales Order

ใชส าหรบการยกเลกเอกสาร นนใหปฎบตดงน 1. เลอกรายการ Sales Order ทตองการ แลวคลกป ม Cancel

2. กดป ม Yes เพอยนยนการยกเลกเอกสาร 3. หลงจากนนเอกสารจะเปลยนสถานะเปน Cancelled


Version 2012 R2


6 Sales order Inquiries

6.1 Open sales order lines

Path: Sales and marketing > Inquiries > Order status > Open sales order lines

แสดงรายการ Sales order ทงหมดทสถานะ Open order

Tab Overview

Tab Sales Order


Version 2012 R2


6.2 Sales confirmation

Path: Sales and marketing > Inquiries > Journals > Confirmation

แสดงรายการ Confirm Sales Order ทงหมด Tab Overview

Tab Lines


Version 2012 R2


6.3 Voided Sales Order

Path: Sales and marketing > Inquiries > History > Void Sales Order

แสดงรายการ Sales Order ทถกยกเลก

Tab Overview

Tab General

Tab Lines


Version 2012 R2


7 รำยงำนระบบขำย [Sales and Marketing Reports]

7.1 Sales Order Path: Sales and marketing > Reports > Transactions > Sales order > Sales order

ขนตอนกำรท ำงำน 1. ระบ เงอนไข (Criteria) ในการออกรายงาน

2. รปแบบรายงาน


Version 2012 R2


7.2 Order Line Path: Sales and marketing > Reports > Transactions > Sales order > Order lines




Version 2012 R2


7.3 Customer/Item statistics Path: Sales and marketing > Reports > Statistics > Customer > Customer/Item statistics




Version 2012 R2


7.4 Customer Top 100 Path: Sales and marketing > Reports > Statistics > Customer > Top 100




Version 2012 R2


7.5 Sales analysis by invoice Path: Sales and marketing > Reports > Statistics > Invoice > Sales analysis by invoice



Documents

A03 Sales and marketing (ใบเสร็จรับเงิน และ การตั้งหนี้)