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A Contabilidade na Tecnologia do Mundo de hoje.
Technology Driven Paperless Cloud-based Accounting Systems. Get tips, techniques, and the best practices for dealing with and moving to paperless work environments.
Você, sua firma e seus clientes já consideraram as seguintes perguntas?
• Em qual frequencia os dispositivos manuais, laptops e
computadores pessoais são utilizados por seus funcionários
no desempenho de seus trabalhos?
• Quantos destes dispositivos são de propriedade da firma?
O Ambiente da Contabilidade hoje: Tendências, Ferramentas, Problemas e Oportunidades.
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Você, sua firma e seus clientes já consideraram as seguintes perguntas?
– Quais protetores estão implantados de maneira a garantir o
controle de informações de sua firma e o uso de maneira apropriada
pelos seus funcionários, e não interceptados por hackers?
– Você deveria usar um serviço de hardware e software baseado
em web/núvem como substituto de seu servidor e programas de
software para finanças, impostos e outros?
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iPhones, Androids, Droids, e Smart Phones
iCloud, Microsoft SkyDrive, Dropbox, Núvem AT&T ,
Serviços de Web da Amazon, e Rackspace
Apple, Microsoft, Rackspace, Intuit, Thompson Reuters,
CCH, e a indústria bancária
O Ambiente da Contabilidade Hoje: Ferramentas
Você, sua firma, empregados ou clientes tem
presença na web e mídias sociais?
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O Ambiente da Contabilidade hoje: Tendências, Ferramentas, Problemas e Oportunidades.
Este movimento da web e mídia social assim como a
prestadoras de serviço, hardwares e softwares baseados
em nuvem/web são similares as mudanças de servidores
de arquivos para computadors desktop na década de 80 e
90.
O Ambiente da Contabilidade hoje: Problemas
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A falta de planejamento criou um pesadelo para cada
desktop que negativamente afetou:
A eficiencia e efetividade do ambiente de trabalho
Proteção e segurança fisica dos dados
Backup de dados
Disposição segura de equipamentos e dados.
O Ambiente da Contabilidade hoje: Problemas
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A sua empresa e clientes dispõe de planos escritos
que endereçam o recolhimento, a sumarização, o
armazenamento, o relato e a destruição destas
informações eletronicas? Seus clientes já pensaram alguma vez em um plano?
O Ambiente da Contabilidade hoje: Problemas e Oportunidades
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Objetivos de Aprendizagem:
• Aprenda com as melhores práticas para migrar e lidar com ambientes sem papel incluindo:
– Workflow no escritório
– Comunicações com os clientes, fornecedores e outros negócios associados
Dicas, Técnicas e Melhores Práticas para mover-se a um ambiente de trabalho sem papel
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Recursos:
• Copanion: Is Your Firm Ready to Go Paperless?:
aaup.info/PaperlessAssessment
• GruntWorx: aaup.info/GruntWorx
• ShareFile: aaup.info/Sharefile10
Dicas, Técnicas e Melhores Práticas para mover-se a um ambiente de trabalho sem papel
Você e seu cliente estão neste momento em um limbo
utilizando em parte papel e em parte arquivos
eletronicos. Para cubrir as correspondencias com seus
clientes, arrecadadores de impostos, relatórios
financeiros , papéis de trabalho e arquivos de Excel e
Word.
Migrar para o Sem Papel: Uma visão geral para o Planejamento, Implementação e Integração aos Controles Internos
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O básico:
• Migrar da estrutura sem papel não é só fazer puplicação
online e receber arquivos via scanner e email.
• Avaliar e documentar o fluxo de trabalho atual do seu
cliente requer avaliar o melhor plano de migração para
a estrutura sem papel.
• Qual é o plano de sua empresa para eliminar os
papéis?
Migrar para o Sem Papel
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O basico:
• Qual tecnologia atende sua necessidade assim como
a do seu cliente, bem como seu orçamento para
hardware, software, e treinamento
• Como irá monitorar, avaliar e relatar sua migração
• Quais as políticas e procedimentos de proteção de dados
serão necessários serem implementadas nesta migração.
Migrar para o Sem Papel
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Um Escritório sem papel–A pessoa no comando do projeto deverá avaliar e
compreender o fluxo de trabalho atual e dispor de técnica
especializada e ser um gestor de alto nível ou um sócio da
firma.
– Não há uma plano certo de implementação que se
enquadre a todas as empresas ou clientes e nem todos os
clientes podem migrar para um estrutura sem papel.
Migrar para o Sem Papel:
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Um Escritório sem papel
– Siga a regra do menor dano.
Se este processo fracassar qual será o custo?
– Quantifique e comunique os custos e economias em tempo e dinheiro por todo o processo.
Migrar para o Sem Papel:
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Dê suporte a escritórios sem papel• O que aconteceu no passado quando você trouxe a nova
tecnologia ?
• Quão efetivo foi seu programa de treinamento ?
– Não pressuponha que todos poderão e conseguirão
aprender isso sob pressão de atender seus orçamentos e
deadlines.
Migrar para o Sem Papel:
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Estabeleça agora suas Melhores Praticas
–Política de nomeação de pastas e arquivos
–Utilize um scanner de alta velocidade
–Adote a mesma edição pdf para todos
–Crie documentos de PDF dos clientes no front-end
Utilize o software de gestão de dados
Migrar para o Sem Papel:
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A sua empresa possui um scanner que pode:
–manusear 30 – 40 páginas por minuto
– cópia duplex
– as demandas do do periodo de impostos
Você tem scanners suficientes?
Fundamentos do Trabalho Sem Papel!
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Does everyone in your firm have at least two
monitors?
• Você pode revisar o processo de dados eletronicos
eficientemente se tiver que alternar entre documentos ou
imprmir em papel para concluir o trabalho.
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Fundamentos do Trabalho Sem Papel!
Establish Best Practices• Arquivar docmuntos usando um servidor em nuvem
• Estabelecer uma politica de restrição de acesso
• Aprenda sobre leis e regulamentos federais, estaduais ou de
outras agencias a respeito de retenção de documentação
• Use portais-web seguros para transferir dados e evite email e
dispositivos USB
Migrar para o Sem Papel:
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Questão de Estudo
Como você transfere e recebe dados do cliente correntemente ?• Mail (Snail-mail)
• Portais de Compartilhamento de dados
• Núvens compartilhadas
• Todos acima
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Como você transfere e recebe dados do cliente correntemente ?• Mail (Snail-mail)
• Portais de Compartilhamento de dados
• Núvens compartilhadas
• Todos acima
Objetivos de aprendizagem:
• Compreenda o novo ambiente de contabilidade associado a:
– Pequenos dispostivos computacionais móveis
– Websites, e-mail, e mídia social
– Sistema de armazenamento baseado em núvem
– Downloading transações
– Proteção e segurança de dados
Movendo-se do uso de papel para sistemas contábeis em nuvens: Tendências, Ferramentas, Problemas e Oportunidades
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Recursos:• CAN-SPAM Act from FTC website: aaup.info/can-spam
• KeePass aaup.info/keepass
• PCI DSS, Payment Card Industry Data Security Standard:
aaup.info/pcidssfaq
• ShareFile: aaup.info/Sharefile
Movendo-se do uso de papel para sistemas contábeis em nuvens:
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• O movimento BYOD cria oportunidade para que os empregados
mantenham pricacidade no seu local de trabalho para comunicação
pessoal.
• BYOD promove muitas desvantagens
– Redução da produtividade
– Exposição do dados sensíveis do empregador a um risco inaceitável.
iPhones, Android/Droid Phones, Tablets, Laptops: BYODTraga seu próprio dispositivo
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• BYOD prove muitos beneficios
– Redução do custo total de propriedade da tecnologia
– Aumento de produtividade com agenda de trabalho flexível
– Local de trabalho flexivel
– Aumento da satisfação do cliente
Onde os pequenos dispositivos móveis se encaixam
no seu plano?
Movimento Traga seu próprio dispositivo (BYOD)
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O que os“smart phones” e pequenos dispositivos móveis podem alcançar hoje?
- Acessar a web e desempenhar operações similares aquelas
realizadas por um desktop e o laptop com acesso a internet.
- Iniciar, revisar, criar e finalizar relacionamentos pessoais e de
negócio a qualquer hora em qualquer lugar.
Movimento Traga seu próprio dispositivo (BYOD)
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• Motivação Primária: atrair novos clientes e reter os
existentes.
– Torna fácil de utilizar os smart phones e pequenos
dispositivos computacionais móveis.
Websites, e-mail, mídia social, e portais seguros
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• Oportunidades Exclusivas para engajar com coinetes atuais e potenciais.
• A próxima geração de CPAs que estão abraçando este meio irão clher seus
beneficios.
• Adquirir novos clientes pode custar de 5 a 10 vezes mais do ue manter os
atuais.
Engajamento do Cliente pelo Website e Midia Social
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É importante que cada entidade crie a uma política escrita de
proteção para uso de mídias sociais, endereçando o aceitável e
inaceitável quanto ao uso, assim como os procedimentos para o
formato dos conteúdos postados pelos empregados.
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Engajamento do Cliente pelo Website e Midia Social
Política Essencial:
• Identidade do departamento e da pessoa responsável pelas redes
sociais.
• Política de seguros não infrigem os direitos legal de empregados ou
da gestão.
– Apresente tópicos inaceitáveis, declarações caluniosas ou
difamatórias e estabeleça um protocolo de revisão de postagens
questionáveis. 32
Engajamento do Cliente pelo Website e Midia Social
• Estabelecimento de políticas claras do que é informação
confidencial que não pode ser discutida em plataformas de
redes sociais.
• Esteja alerta quanto a regulamentos estaduais, locais e
federais como a HIPAA quando esiver criando suas políticas
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Engajamento do Cliente pelo Website e Midia Social
• Um website pode prover novas ferramentas e tecnologia para nos
ajudar a migrar de tarefas e serviços repeptitivos para um nível mais
elevado ao nosso clientes.
• É vital consideramemos a possibilidade de uma falha de segurança
de informações confidenciais, assim como questões de
cumprimento de leis e regulamentos como a HIPAA, Health
Insurance Portability and Accountability Act. Ato de
Portabilidade e Responsabilização de Planos de Saúde)
Ferramenta de Produtividade, Portal de Dados & Websites
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Você , sua empresa e seus clientes serão requeridos a aprender como manusear seguramente informações confidenciais.
Você pode implantar as soluções mais seguras para qualquer
problema, mas srá inefetivo se for dificl de usar e tedioso de enviar e
receber arquvivos.
• Estabeleça um portal de compartilhamento de arquivos como ShareFile para troca segura de dados e reports entre a empresa e o cliente 24/7/365.
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Ferramenta de Produtividade, Portal de Dados & Websites
• A maioria dos sistemas de software tributários e contábeis
incluem um portal para adicionar arquivos que automaticamente
importa dados no seu sistema de software.
• Portais aumentam a eficiência permitindo que seus clientes a:
– Fazerem upload e download de dados 24/7/365,
– Reduzirem a entrada manual de dados
– Aumentam a acuracidade
– Mudar o foco de entrada de dados para revisão e analise de dados 36
Ferramenta de Produtividade, Portal de Dados & Websites
Quando for engajar no e-commerce é importante compreender suas
responsabilidade para leis, regulamentos e padrões profissionais.
• Leis de Imposto de Renda estão mudando de estado para estado
para enquadrar vendas pela internet.
• HIPAA, Health Insurance Portability and Accountability Act (Ato de
Portabilidade e Responsabilização de Planos de Saúde), contém
requerimentos para manuseio das informações relacionadas a saúde.
E-Commerce & Websites
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• Aceitação de pagamento via cartão de crédito estão sujeitos ao PCI DSS,
• Industria de Cartões de Pagamento e Padrões de Segurança de dados
para armazenamento processamento e transmissão de pagamentos via
cartão de crédito.
• Use uma prestadora de serviço como a PayPal para pagamentos por
cartão para tranferir responsabilidade de segurança, proteção de dados e
assuntos de cumprimento regulatório ao provedor.
E-Commerce & Websites
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Questão de Estudo
O movimento BYOD criou novos problemas de privacidade e proteção de dados: • Acesso Wireless
• Arquivamento & Destruição de Dados
• Pagamento por Cartão de Crédito
• Acesso a dispositivos móveis
• Todos acima
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O movimento BYOD criou novos problemas de privacidade e proteção de dados: • Acesso Wireless
• Arquivamento & Destruição de Dados
• Pagamento por Cartão de Crédito
• Acesso a dispositivos móveis
• Todos acima
O Modelo da Industria Bancária para Websites, Pequenos dispositivos móveis e Mídia Social
Objetivos de Aprendizagem, Você irá…
– Como a indústria bancário usa seus websites, pequenos dispositivos
computacionais móveis, e midia social
– Aprenda as melhores praticas para proteção e privacidade de dados para
pequenos dispositivos computacionais móveis
– Aprenda sobre downloading de transações bancárias direto nos QuickBooks
– Aprenda como smartphones estão sendo usados para ceitar cartões de crédito
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Recursos– BB&T: aaup.info/BB&T
– GoPayment by Intuit: aaup.info/GoPayment
– Intuit: aaup.info/Intuit
– Square: aaup.info/Square
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O Modelo da Industria Bancária para Websites, Pequenos dispositivos móveis e Mídia Social
O Modelo da Industria Bancária: Marketing & Prestação de Serviço
Use seu website Para fazer markting & prover acesso 24/7 dos:
–Serviços–Assinatura automática de serviços–Atendimento ao cliente–Distribuição das politicas e procedimento corporativos e informações financeiras.
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Fones simples, androids, iPhones, e Blackberry agor tem a habilidade de:
– Checar saldos bancários– Realizar depósitos– Transferir dinheiro entre contas ou para outras instituições financeiras
ligada – Pagamento de contas– Contactar o serviço de atendimemtno ao cliente por telefone – Fóruns de Perguntas e Respostas e “Live Chat”
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O Modelo da Industria Bancária: Prestação de Serviço
O Modelo da Industria Bancária : Criando Transações & Downloads Automático
The banking industry is eliminating the need for manual data
input and generating financial reports automatically • Technology is great for replacing repetitive manual tasks but is extremely
ineffective for any transaction involving an inconsistent or incomplete processing
decision model.
• Automated systems for data gathering, generation, processing, and reporting
require human interaction and review for accuracy. 46
O Internet Banking é seguro?
Data encryption with 128-bit Secure Sockets Layer (SSL) technology is started the instant you access BB&T Online for a secure login to ensure that only BB&T has access to your account information.
–Encryption is the scrambling of information during the transmission back and forth between two points and requires a key to decode the information throughout the process.
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All computing devices require users to establish essential controls. Small mobile computing devices are easily
– Misplaced– Lost– Stolen– Generally left unattended by users.
Migrando do modelo baseado no sistema de Web para Smart Phone e pequenos dispositivos computacionais móveis
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• Entity-owned devices used to access financial accounts require standardization of internal controls and protection of data–This can be difficult because of:
• Ease of establishing access on any device • Flexible work schedules• Working Remotely• The BYOD movement
Políticas e Treinamento para Smart Phone pequenos dispositivos computacionais móveis
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Acesso para dispositivos que não são de popriedade da entidade, requerem:
•Tipologia de dispositivos permitidos
•Padrão para estabelecimento de acesso
•Padrão de encriptografia e prevenção do mal uso
destes dispositivos
•Revisão sistematica e controles de segurança 50
Políticas e Treinamento para Smart Phone pequenos dispositivos computacionais móveis
• Requer que todos os dispositivos tenham:
–Senha segura de acesso, incluindo–Autenticação de usuário
–Alteração sistematica de mudanças de senhas
–Controle de senhas e acesso por funcionário
apropriado ou dono da entidade
Política e Treinamento
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–Encriptografia de dados
–Procedimentos para dispositivos que foram
perdidos, roubados e extraviados incluindo:
–Localização de GPS location e sistemas de
rastreamento
–Destruidor de dados remoto52
Política e Treinamento
• Declarações claras da expectativa do empregador
no uso de:
–Dispositivos móveis computacionais
–Ferramentas de comunicação
–Redes sociais como Facebook, Twitter, LinkedIn,
websites e blogs
• Prover programas de treinamentos atualizados 53
Política e Treinamento
• Sistemas de Report para notificações de assuntos
e problemas, incluindo os reports anonimos.
• Revisões de Desempenho inclui avaliação dos
funcionários quanto ao cumprimento das politicas de
ameaça cibernética.
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Política e Treinamento
• Supervisão inclui:–Monitoramento de contas de e-mail e sistemas de comunicação
–Revisão de assuntos de segurança que envolvem:•privacidade•backup• recuperação•Eliminação permanente 55
Política e Treinamento
Revisão & Trreinamento referente:
*Requerimentos Legais relacionados a e-discovery
* Revisão das transações históricas e pendentes
* Revisões de segurança de dispositivos planejadas
e surpresas 56
Política e Treinamento
O Básico – Suas senhas estão seguras?
Manuseio de senhas é um dos maiores riscos
de segurança.
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Migrando do modelo baseado no sistema de Web para Smart Phone e pequenos dispositivos computacionais móveis
Nós podemos anexar dispositivos para os nosso
smart phones para conduzir o negócio
remotamente.
Aceitando cartões de crédito no Website e pequenos dispositivos computacionais móveis
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E-commerce é tão simples quanto criar uma
conta com um prestador de serviço como a
Square ou a GoPayment e linkar o leitor de
cartão a conta bancária.
Sistema de pagamento Mobile com Cartão de Crédito em Square e GoPayment
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Questão de Estudo
Uma firma deve estar e cumprimento de ________ quando aceitando cartões de crédito via seu website ou pequenos dispositivos computacionais móveis.• Can-Spam Act
• Sneakernet
• PCI DSS, Padrão de Segurança de dados para indústria de
cartões de pagamento
• 128-bit SSL encriptografia61
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Uma firma deve estar e cumprimento de ________ quando aceitando cartões de crédito via seu website ou pequenos dispositivos computacionais móveis.• Can-Spam Act
• Sneakernet
• PCI DSS, Padrão de Segurança de dados para indústria de
cartões de pagamento
• 128-bit SSL encriptografia
