Implementar una solución de Business Intelligence puede parecer una tarea ardua y agobiante.

Gracias a la experiencia de Jet Reports en la implementación de Business Intelligence en más de 1.000 empresas, podemos identificar y resumir 9 amenazas claras que podrían afectar a sus planes empresariales, pero que, afortunadamente, se pueden afrontar para que tenga una mayor probabilidad de éxito.

Este libro electrónico analizará esos 9 errores a fin de que los comprenda y sepa cómo evitarlos por completo o, al menos, minimizarlos.

9 errores graves en un proyecto de Business Intelligence para Dynamics NAV

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Error n.º 1: Al crearlo, ellos vendrán.

Comenzar un proyecto de Business Intelligence con esta idea significa que la iniciativa está patrocinada por IT y, por lo tanto, se lleva a cabo desde una perspectiva técnica y centrada en los datos.

El problema principal es que su iniciativa de Business Intelligence la lleva a cabo TI y NO la empresa. SOLUCIÓN: Asegúrese de que en el equipo del proyecto haya una representación significativa del área comercial de la empresa, desde el comienzo de la planificación hasta el mantenimiento continuado.

Pregúntese lo siguiente: «¿Quién utilizará el sistema?» (La respuesta nunca debe ser «IT»). A menos que TI tenga un argumento comercial o una experiencia de usuario propia que quiera incluir aquí, no está involucrado en el consumo del producto de Business Intelligence y solo debe desempeñar un rol limitado a su desarrollo.

¿Desea obtener una lista completa de los roles necesarios en un proyecto de Business Intelligence y sus tareas específicas? ¡Haga clic aquí!

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Error n.º 2: Su cultura de Excel.

Excel: a todos nos encanta. Es una excelente herramienta de presentación de informes. También es la «base de datos» más utilizada en el mundo. Conoce bien el procedimiento, porque, admítalo, seguramente lo ha hecho: extraer datos de un sistema interno, cargarlos en Excel y manipular los números.

El peligro que esto implica es bastante obvio: cada una de las personas que lo haga tendrá un marco de referencia diferente. Tienen distintas formas de combinar números para obtener métricas. Incluso podrían tener diferentes agendas. Al final, no obtiene la integridad de datos que tanto desea. Eso equivale a nada menos que un RIESGO para la empresa. Riesgo que se origina por tomar decisiones de alto coste sobre información defectuosa.

SOLUCIÓN: La solución mecánica es crear un data warehouse. Este sería el lugar donde todos se reúnen y acuerdan qué datos utilizarán para gestionar su empresa, cómo se combinarán esos datos y qué métodos utilizarán para calcular cuestiones como el beneficio bruto y el ingreso neto, incluso cuando esos datos se obtienen en Excel.

La manera no mecánica de hacer esto es incluir a un patrocinador empresarial en el equipo que cree en un enfoque transparente basado en hechos para llevar a cabo la gestión y que tenga el poder de derribar las barreras culturales y generar un cambio.

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Error n.º 3: Problemas con la calidad de los datos.

Los problemas que generan inquietudes con respecto a la calidad de datos son universales y el impacto sobre el Business Intelligence (BI) es significativo: nadie querrá utilizar aplicaciones de BI que se basen en datos irrelevantes, incompletos o dudosos.

SOLUCIÓN: Establezca un proceso o conjunto de controles automatizados para identificar datos erróneos y bloquearlos para que no puedan acceder al data warehouse o al entorno de Business Intelligence.

Lo interesante es que un entorno de Business Intelligence puede resolver este problema por sí mismo. La mejor manera de poner en relieve los problemas de calidad de datos es verlos aparecer en un panel de control; eso le dará una idea más clara de cómo dar con ellos.

¿Desea obtener más información sobre la calidad de datos? Descargue nuestro documento informativo:

Cómo eliminar errores de BI: 4 pasos para evitar la gestión inapropiada de datos.

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Error n.º 4: Existen demasiadas opciones.

Si busca «Soluciones de BI» en Google, asiste a cualquier evento relacionado o escucha varios representantes de ventas hablar sobre BI, quedará desconcertado. Hay demasiadas «respuestas». ¿Cómo saber cuál es la correcta?

SOLUCIÓN: La manera de solucionarlo es NO empezar la casa por el tejado. Primero, evalúe sus necesidades: desde una perspectiva comercial, desde una perspectiva del personal y desde una perspectiva tecnológica. Luego, deje que esa práctica revele la manera de salir a buscar las soluciones y los proveedores de soluciones.

¿No está seguro de qué preguntas hacerle a un posible proveedor de BI? ¡Consulte esta guía!

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Error n.º 5: Recurramos a nuestro partner de IT actual para hacer esto.

El BI es distinto a otros proyectos. La realidad es que hay una parte de alquimia, porque está tratando con seres humanos, sus procesos y las arenas movedizas del mundo empresarial a la vez. No puede confiar en una empresa que se aventura en proyectos de BI para convertirlo en una persona exitosa.

SOLUCIÓN: Necesita un especialista: busque una firma que se dedique a construir entornos de BI.

Una vez que haya determinado que poseen las habilidades técnicas y la experiencia suficiente para ayudarlo a triunfar, no dude en evaluarlos según su «adaptación», «deseo» y «compromiso». Esas cuestiones son más difíciles de evaluar, pero los proyectos de BI suelen durar mucho tiempo, por lo que estará trabajando con ellos durante un largo período: en este caso, los errores se pagan caro.

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La triste realidad es que un proyecto de BI nunca queda del todo terminado.

SÍ, puede adoptar un modelo de mantenimiento de bajo coste, pero su empresa nunca dejará de cambiar. Y puesto que el BI tiene el objetivo de modelar su empresa, también tiene que seguir cambiando.

Incluso aunque la empresa no cambie, el usuario sí lo hará. Una estadística de Gartner sugiere que las empresas pueden esperar que su proyecto de BI cambie entre un 35 % y 50 % durante el primer año tras la implementación sólo por las aportaciones de los usuarios.

SOLUCIÓN: Controle las expectativas. Encárguese de que todos sepan cómo funcionará. Planifíquelo. Programe los resultados en función de dicho plan. Haga un presupuesto. El éxito del BI es un objetivo en constante movimiento a lo largo del tiempo.

Error n.º 6: Finalmente, queda perfecto.

50%PHASE THREE

PHASE TWO

PHASE ONE

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Error n.º 7: Solo deme un panel. ¡Ahora!

Desde fuera, e incluso en ocasiones desde dentro, es difícil comprender todas las dimensiones en movimiento que tienen que trabajar juntas para obtener los datos. Simplemente no parece una tarea tan difícil el generar los números que el personal necesita para hacer su trabajo.

SOLUCIÓN: Nuevamente, no tenga miedo de definir las expectativas adecuadas según los plazos. También se trata de estar dispuesto a invertir tiempo y dinero para tolerar el riesgo de un verdadero proyecto de BI.

Y una idea sobre los informes preelaborados, listos para que los utilice de manera original. Si quiere paneles e informes, podemos conectar nuestra solución de Jet Reports a sus sistemas internos y, sin trucos, brindarle

paneles de control e informes preelaborados, a partir de sus datos, en un par de horas.

Pero ¿serán los únicos paneles e informes que necesite? ¿Reflejan todas las necesidades empresariales? ¿Utilizan datos de sus otros sistemas? ¿Tienen los indicadores (KPI) de la industria que usted necesita? ¿Modelan correctamente la manera en que el personal necesita ver sus datos?

Esas cuestiones son únicas de cada empresa y es importante ver cómo la solución que está considerando se adapta a ellas.

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Error n.º 8: ¿Por qué mis cifras de beneficio bruto son distintas a las suyas?

Todos hemos asistido a esas reuniones donde dos personas del sector financiero se presentan y, ¿qué ocurre?, ambos tienen números ligeramente diferentes. Pasan los primeros 15 minutos discutiendo sobre quién tiene razón. Es una gran pérdida de tiempo y perjudica la confianza que se tiene en los números y en los compañeros de trabajo.

SOLUCIÓN: Decida cuál es la «versión de la verdad» de su empresa y construya su data warehouse en función de esa versión. En Jet, siempre hablamos de este concepto antes de referirnos al data warehouse.

Estas son algunas de las preguntas que su equipo de implementación debería tener en cuenta:

► ¿Cómo queremos que estén estructuradas nuestras jerarquías de fechas?► ¿A qué nos referimos con «ventas»?► ¿Cómo segmentamos nuestras líneas de productos para la presentación

de informes?

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Error n.º 9: ¿Estrategia? Suena un poco exagerado...

Este podría ser el error más grave de todos: no idear ni documentar la estrategia de BI.

El BI puede ser algo que realmente cambie su empresa. Imagínese a todos utilizando un conjunto único de números validados y fiables. Todos enfocados en los mismos objetivos numéricos y trabajando con los mismos indicadores de rendimiento clave para impulsar las medidas destinadas a mejorar los procesos.

Es el poder de los datos, pero no sucede así como así. Sin duda, instalar un componente de software no es suficiente.

SOLUCIÓN: Elabore un documento de estrategia. Suena difícil y complicado, pero no tiene por qué serlo.

Ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo; las cosas cambiarán. Considere su documento de estrategia como una hoja de ruta. Debe ser un plan, una referencia y una guía. Si realiza pequeñas modificaciones a lo largo del camino, mejorará su estado y crecimiento.

«Vaya a una sala, trabaje en un plan, elabore las hojas de cálculo, pero no le dedique TANTO tiempo».

Jack Welch sobre la estrategia.

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