5W + 1H COLLECTION5W + 1H COLLECTION5W + 1H COLLECTION5W + 1H COLLECTION

TRAINING KOMPREHENSIF USAHA JASA PEMBIAYAAN

AGENDA

1. WHAT?

2. WHY?

3. WHEN?4. WHO?

5. WHERE?

6. HOW?

The rules:

1. Silent your phone

2. Respect others

3. Raise your hand if you

want to ask

4. Stay focus

5. Let’s make it works

Marketing &

Product Dev.

Sales &

Channel

Mgmt.

Account

Acquisition

Accout

Maint.

Re-

Marketing

AR Mgt.

Remedial

AR Mgt.

(Collection)

Information Technology.

Financial, Strategic, & Treasury

Risk, Compliance, & Human Capital

Support: Audit Intern; Change Management Office; Corp. Secretary

Multifinance Process

SIKLUS PEMBIAYAAN

Adm & CatatAdm & Acc

SINERGICapai Tujuan Perusahaan

Sumber DanaFinance

BookingMarketing

TagihanCollection

Share

Pencatatan & Pelaporan

Pemasukan dana ke perusahaan

AR Management Process

Penagihan

melalui telp

PENERBITAN LKP

& Surat

Peringatan

Konsumen

Penagihan

melalui FIELD

COLL

Pembuatan Surat

Tugas Penarikan

untuk Field Coll

Penarikan

Kendaraan oleh

Field Coll

Pembuatan surat

kuasa penarikan

untuk pihak

ekternal

Pemilihan

pelaksana

ekteranal

PembuatanLKR,Surat tugas,

Penarikan & BASTBJ

untuk REPOSESSOR

PENARIKAN

KENDARAAN oleh

REPOSESSOR

Pembayaran biaya

penarikan

kendaraaan & biaya

penyelesaian kasus

pihak Eksternal

Penarikan

kendaraan

melalui pihak

remedial

Perpanjangan

perjanjian

kerjasama untuk

pelaksana

eksternal

Penerimaan

kendaraan tarikan

dari ekternal

Collection oleh

Admin Coll

Penerimaan

kendaraan

tarikan oleh

Admin Coll

Penerimaan

kendaraan

tarikan dari

ekternal

Pembuatan

Perjanjian

Kerjasama untuk

Pelaksana Eksternal

Pembuatan

LKR,Surat tugas,

Penarikan & BASTBJ

untuk REMEDIAL

Penarikan

kendaraan

melalui pihak

ekternal

PERINGATAN PENAGIHAN PENARIKAN INVENTORY

AR Management Goals

Pengendalian operasi

Collection yang

handal dan terukur

Risk Mgt.

VS

Account

Mgt.

3. Manage

Risk

Pencapaian

produktifitas yang

tinggi (OD rendah)

Cash Mgt.

VS

Account Payable

1. Increase

Revenue

Penanganan A/R yang

cepat & tepatAsset Mgt

VS

Relationship Mgt

2. Reduce

Loss

Definisi (bebas)

AR Collection adalah segala aktifitas yang dilakukan yang berhubungan dengan pengelolaan dan

pengendalian piutang yang ditujukan untuk menunaikan piutang tersebut � to turn account

receivable to cash

Komponennya:

1. Kesepakatan(konsumen vs M/F Coy)

2. Piutang (hutang uang)

3. Pembayaran kembali

Account Receivable (Piutang) =

Hak/tuntutan terhadap debituryang timbul karena penjualan

barang/jasa secara kredit

1. Konsumen membelikendaraan secara kredit

2. M/F Coy melunasipembelian kredit konsumen

kepada dealer

3. Timbul hak & kewajiban

Kesepakatan:

1. Konsumen meminjam uanguntuk membeli kendaraan

2. M/F Coy memberikanpinjaman kepada konsumen

3. Pinjaman: Pokok + Bunga

4. Dikembalikan denganmencicil

5. Kendaraan tsb sebagaijaminan

Pembayaran kembali

1. Konsumenmembayar kembali

2. M/F Coy berhakmenagih

3. Angsuran bulanan

Kesepakatan pembiayaan kredit antara konsumen vs M/F Coy

memunculkan piutang

Konsumen

M/F Coy

Dealer

1. Konsumen datang ke dealer untuk membeli kendaraan secara kredit

6. Dealer mengirimkan kendaraaan ke konsumen

2. Meneruskan permohonan ke M/F Coy

5. M/F Coy memberikan persetujuan / penolakan

aplikasi konsumen.

3. M/F Coy melakukan survey ke konsumen

4. M/F Coy dan konsumen sepakat mengikat

perjanjian pembiayaan konsumen

7. Konsumen melakukan pembayaran kembali

pinjamannya ke M/F Coy

11

22

33

44

55

66

77

Account Receivable (Piutang)

PokokPinjaman

BungaTotal

Hutang

Angsuran PokokPinjaman

Investasi

Angsuran Bunga

Pendapatan

Pengembalian investasi dan perolehan pendapatan lewat

angsuran bulanan selama jangka waktu kredit

Ada resiko yang harus dikelola agar pengembalian INVESTASI dan perolehan

PENDAPATAN bisa dipastikan lancar , lewat aktifitas penagihan piutang

ANGSURAN BULANAN

Diatur :

1. Tenor (jangka waktu kredit) : 36 bulan

2. Tanggal jatuh tempo bulanan : Tanggal 17 setiap bulannya

3. Jumlah angsuran bulanan : Rp. 700.000

Tanggal 17 adalah tanggal paling lambat

konsumen harus melakukan pembayaran

angsurannya

Lewat tanggal 17 belum bayar,

maka konsumen tersebut

MENUNGGAK (Overdue – OD)

Kewajiban konsumen membayar tepat waktu Hak perusahaan pembiayaan menagih

Bayar sebelum jatuh tempo1. Bayar terlambat

2. Menunggak

Bayar tepat waktu

1 3017

Tujuan investasi pembiayaan kredit adalah

Untuk mendapatkan keuntungan lewat

perolehan pendapatan bunga dari piutang

konsumen

Tidaktertagih

Kegagalaninvestasi

Kerugianusaha

INVESTASI

KEUNTUNGAN

Oleh sebab itu piutang konsumen harus

dikelola dengan baik lewat operasi penagihan

yang terkendali sehingga pengembalian

investasi yang menguntungkan bisa terjamin

Piutang yang tak tertagih itu beresiko

bagi kelangsungan hidup M/F Coy ?

Piutang tidaktertagih

• Kualitas booking yang jelek

• Kegagalan pengelolaan operasi collection

• Produktifitas team collection yang rendah

• Kinerja team collection yang tidak terkendali

• Kualitas booking yang jelek

• Kegagalan pengelolaan operasi collection

• Produktifitas team collection yang rendah

• Kinerja team collection yang tidak terkendali

KegagalanInvestasi

• Tingkat pengembalian investasi rendah

• Menurunnya kepercayaan investor

• Kesulitan sumber dana pembiayaan kredit

• Cost of fund tinggi

• Tingkat pengembalian investasi rendah

• Menurunnya kepercayaan investor

• Kesulitan sumber dana pembiayaan kredit

• Cost of fund tinggi

KerugianUsaha

• OD (Tunggakan) tinggi

• NPL Tinggi

• Kredit macet tinggi

• Pendapatan < biaya

• OD (Tunggakan) tinggi

• NPL Tinggi

• Kredit macet tinggi

• Pendapatan < biaya

Akibat yang ditimbulkan bila piutang tidak tertagih – (Contoh)

PIUTANG TIDAK TERTAGIH

OD (tunggakan) tinggi

Semakin besar jumlah uang yang tidak tertagih (resiko tinggi)

OD (tunggakan) tinggi

Semakin besar jumlah uang yang tidak tertagih (resiko tinggi)

Umur piutang semakin tua

Semakin tinggi hari OD, semakin susah ditagih

Umur piutang semakin tua

Semakin tinggi hari OD, semakin susah ditagih

Dibutuhkan banyak tenaga kerja penagihan

Semakin tinggi biaya-biaya yang dikeluarkan

Dibutuhkan banyak tenaga kerja penagihan

Semakin tinggi biaya-biaya yang dikeluarkan

Sulit melakukan kontrol yang maksimal

Semakin besar potensi masalah yang muncul karena faktor manusia

Sulit melakukan kontrol yang maksimal

Semakin besar potensi masalah yang muncul karena faktor manusia

Kontrol yang lemah, resiko meningkat

Semakin tinggi resiko, semakin tidak terjamin pengembalian investasi

Kontrol yang lemah, resiko meningkat

Semakin tinggi resiko, semakin tidak terjamin pengembalian investasi

TERJADI KERUGIAN

Sumber dana pembiayaan kredit

Credit yang success adalah kredit

yang berhasil dibayar tepat

waktunya (bayar angsuran bulanan

lancar) hingga lunas, bukan pada

saat berhasilnya booking

(pembiayaan) dilakukan

Pencatatan & pelaporan

Uang Angsuran

Salah satu sumber dana pembiayaan

1. Angsuran tertagih

2. ………………………….

3. ………………………….

Share

Adm & Catat

Adm & Acc

Tagihan

Collection

Sumber Dana

Finance

Booking

marketing

SINERGI

Capai tujuanperusahaan

Operasi penagihan piutang adalah operasi yang

berlangsung terus menerus selama kredit belum lunas

Masapembentukan

pola bayarkonsumen

Masa meyakinkanpembayaran

piutang lancar

Kesempatanmembangung

hubungan yang langgeng (RO)

1. Berkenalan dengan

konsumen

2. Lakukan segera setelah AR

muncul

3. Tegaskan cara pembayaran

4. Tegaskan konsekuensi

5. Tegaskan batasan toleransi

6. Tagilah sesering mungkin

7. Tagihlah secepat mungkin

1. Memahami kebiasaan

pembayaran konsumen

2. Pengelompokan pola bayar

konsumen

3. Penanganan yang tepat

4. Mengukur tingkat resiko

5. Pelihara hubungan baik

1. Diferensiasi konsumen

2. Diferensiasi penagihan

3. Pintu informasi bagi kredit

konsumen

4. Semuanya untuk

kepentingan konsumen

(everything for you…me)

5. Potensi RO

6. Potensi : Low cost booking

1/3 Tenor 1/3 Tenor 1/3 Tenor

JANGKA WAKTU KREDIT (TENOR)

SASARAN PENANGANAN AR COLLECTION PADA TIAP FASE

Sebelum OD

• Membangunhubungan baik

• Membentukpola bayarkonsumen

• Memastikanmetodepenangananyang tepat

• Membangunhubungan baik

• Membentukpola bayarkonsumen

• Memastikanmetodepenangananyang tepat

Saat OD

• Mendidikkonsumenagar taatbayar

• Mengingatkankonsekuensigagal bayar

• “ Bina ataubinasakan”

• Mendidikkonsumenagar taatbayar

• Mengingatkankonsekuensigagal bayar

• “ Bina ataubinasakan”

Penarikan -Inventory

• Pengamananaset daripotensikerugian besar

• Kualitasinventory

• Recovery kerugianinvestasi

• Pengamananaset daripotensikerugian besar

• Kualitasinventory

• Recovery kerugianinvestasi

Siapa saja yang dilibatkan dalam operasi penagihan piutang ?

INTERNAL EKSTERNAL

Team Collection Dept Institusi Perorangan

1. Desk Collector

2. Field Colllector

3. Respossessor

4. Remedial

1. Perbankan

2. PT. Pos

3. Merchant network

4. Jaringan dealer

5. Outsource company

1. Proffessional Collector

Pihak yang terlibat dalam operasi AR Collection

HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MELIBATKAN

PIHAK-PIHAK LAIN DALAM MENANGANI AR

1. Control

• 1.

• 2.

2. Teknologi

• 1.

• 2.

3. Investment

• 1.

• 2.

4. Network

• 1.

• 2.

5. People Management

• 1.

• 2

6. Wellknow organisasi

• 1.

• 2.

Keuntungan & kerugian melibatkan pihak external dalam

operasi penagihan hutang

NO KEUNTUNGAN KERUGIAN

1 Fokus penanganan masalah Potensi informasi terputus

2 Man power supply Koordinasi yang lemah

3 Mengalihkan resiko penagihan Standar pelayanan berunah

4 Efektifitas penanganan masalah Acaman kredibilitas perusahaan

5 Efisiensi ruangPotensi tuntutan hukum dari

konsumen

Aliran pembiayaan

Aliran penagihan

M/F Coy Masyarakat /

konsumen

INTERNAL EKSTERNAL

Inside (Controlled)

Keputusan kredit (investasi) internal :

1. Prudent (hati – hati)

2. Acceptable (sesuai kebutuhan

masyarakat)

3. Antisipate (antisipatif)

4. Controllable (terkendali)

5. Profitable (menguntungkan)

Outside (Out

Of Controlled)

Investasi (uang) M/F Coy berada di pihak

luar :

1. Disalurkan ke banyak konsumen

2. Tersebar di wilayah yang luas

3. Dinamika sosial ekonomi budaya

politik

4. Di luar kendali M/F Coy

5. Beragam potensi masalah

HIGH RISKHIGH RETURN

M / F

Coy

Konsumen

DEMI – COLORE – PISAN

Pembiayaan

Pasar besar (+/- 8,2 jutaunit),

80 : 20 (credit : cash),

Low DP strategy,

Self financing by dealer

Bank / ATPM punya M/F

Competittor anyak,

Kompetisi ketat,

Perang harga

Konsumen

Menengah bawah, low education,

spekulatif, tersebar hingga ke

pelosok, rentanakan pengaruh

fluktuasi ekonomi, gejolak sosial

Dealer :

Resmi/chanel/makelar, banyak, sampai

pelosok, grup dealer & ATPM

MARKET CONDITION

Contoh : Pembiayaan motor

Bagaimana pasar yang lain ?

1. Sinkronisasi Visi Misi Nilai Perusahaan – AR Management

Perusahaan Collection

Visi

Pembiayaan

Terkemuka

Terpercaya

Pilihan Indonesia

Visi

Kualitas pembiayaan

Sehat

Terkendali

Misi

Pembiayaan

Unggul

Terbaik

Menguntungkan

Misi

Collection

Meningkatkan penerimaan

Menekan kerugian

Mengelola resiko

Nilai

Prinsip bekerja

Integritas

Kerjasama

Menjadi yang terbaik

Orientasi pada kualitaas

Fokus pada nasabah

Nilai

Team Collection bekerja

Berkenaan pada Tuhan & Perusahaan

Sinergi

Bertanggung jawab

Kreatif

Iklan hidup agar konsumen R/O

Keberhasilan kita bertumpu pada PEOPLE yang ada

STRATEGI

COLLECTION

2. People Dev &

Management

Capacity building Character building

VISION

To Build a healthy A/R in a powerfull environment

multifinance company

MISSION

3 Mission of Collection :

1. Increase revenue

2. Reduce loss

3. Manage risk

VALUE

Sinergy (collection success is depends to all people

contribution in the teamwork atmosphere)

PROCESS

Professional transformation

1. Collection Strategic Management � MVP Strategy

2. Collection Policy � SOP

3. Collections System � IT System technologies

4. Collection Operation Management � Controllable

5. Collection Internal Control � Tight

Be – ASK COMPETENCIES

1. Knowledge (K)

2. Skill (S)

CAPABILITY

1. To Solve the problem

2. To find the new idea/things to increase our capability

LIFE RECREATION

Success � Collection professional side

Fulfill our responsibility as professional collection

TRAINING – COACHING – MENTORING - ASSIGNING

BELIEF

We work (as a collection team) for the glory of company

PARADIMN

1. Collection is a chain circle in the credit cycle

2. Collection is the machine that mves the company

3. Collection is the profit maker in credit sales company (turn

A/R to cash)

VALUE

Integrity (our powerful participation starts from the trust that

build in the heart)

PEOPLE

Spritual transformation

1. Belief

2. Value

3. Attitude

4. Behaviour

Be – ASK COMPETENCIES

1. Attitude (A)

2. Behaviour (Be)

WISDOM

1. To empowering Collection team

2. To do our responsibilities prudently in best quality

LIFE RECREATION

Happinest �Collection spiritual side

Fulfill our responsibility as creation of GOD

3. Function Covering

Jlh Kons Kode Pos Area FC I FC II Repo Rem.I Rem II External

(optional)

250 1 1 11

1

100 22 2

11 1

2

150 3 2 2 3

200 43 3

4

50 5

3

5

100 6

4 475 7

25 8

450 9

500 10 5 5

6 6

Tergantung

jumlah konsumen

dalam 1 kode pos

Jumlah manpower yang dibutuhkan di fungsi berikutnya tergantung rasio konsumen yang ditetapkan

menjadi beban tagih masing-masing fungsi tsb.

Cth. 1 FC : 450 kons , 1 Repo : 30 Kons, 1 Rem I : 15 kons…dst

4. Strategi penanganan konsumen

Bucket Management vs Fungsi Penanganan

Function Adm Coll Desk Coll Field Coll RepossessorRemedial

Staff

Professional

CollWO

Bucket OD 0 – 3 days 0 – 60 days 61 – 90 days 91 – 120

days

121 – 180

days

180 up

Task Collection

Adm

Collect by

phone

Collect

Resposses

Repossess Repossess Repossess

Superior Koordinator Koordinator

Collection Head

BM

Bucket disusun sedemikian rupa untuk :

1. Penekanan FOKUS penanganan konsumen di masing – masing bucket

2. Fungsi berlapis yang juga sebagai MEKANISME KONTROL untuk mendeteksi kemungkinan adanya

penyimpangan di fungsi sebelumnya

Strategi Penanganan KonsumenSasaran kerja di 2 area operasi AR Collection

D

u

e

d

a

t

e

=

J

/

T

Activities :

1. Field collection

2. Proses hukum

3. Repossession

� Internal

� Eksternal

Mengelola, menagih konsumen

yang menunggak agar menjadi

lancar

Overdue Customer

1. Menjaga konsumen yang

tetap menjadi lancar

2Activities :

1. Collect by phone

2. Sending Warning Letters

3. Field Collection

Current Customer

Strategi Penanganan Konsumen3 Tujuan AR Collection

J

/

T

Mengelola konsumen menunggak agar menjadi

lancar

Overdue Area

1. Field Collection

2. Repossession1. Menjaga konsumen

yang lancar tetap lancar

21. Collect by phone

2. Field collection

Current Area

Pengendalian operasi

collection yang handal

& terukur

Risk Mgt vs

account Mgt

Penanganan A/R yang

cepat & tepatAsset mgt vs

Relationship Mgt

Pencapaian

produktifitas yang

tinggi (OD Rendah)

Cash Mgt vs Account

Payable

Strategi Penanganan KonsumenPenagihan – Penarikan vs harga Jual Barang Tarikan – Sisa PH

Konsumen menunggak

Strategi FOKUS

PENAGIHAN

I

III

II

Bila harga jual barang tarikan ada

di atas sisa pokok hutang = sisa

pokok hutang = untung POR (Profit

Of Repossession

Strategi FOKUS

PENAGIHAN

Strategi Penanganan KonsumenPenagihan – Penarikan vs harga Jual Barang Tarikan – Sisa PH

Menghitung LOR (Loss of Repossession)

Case 1

Konsumen menunggak di angsuran ke 7 selanjutnya akan susah melakukan pembayaran

angsuran. Berpotensi pindah tangan. Sisa pokok hutang Rp. 8.000.000, harga barang bekas

konsumen di pasaran = Rp. 7.000.000

Bila barang konsumen ditarik dan di jual , berapa LOR nya ?

Case 2

Konsumen yang sama, tipe barang beda. Harga jual barang bekas konsumen di pasaran Rp.

8.750.000. Bila barang konsumen ditarik & dijual, berapa LOR nya ?

Collection Internal Control Framework

Internal control collection � Proses yang dirancang & diimplementasikan oleh Collection Division untuk

mencapai tujuannya dengan kemampuan memetakan resiko & penanganannya

Collection Internal Control

1. Control Environment

2. Risk Assessment

3. Control Activities

4.Information & Communication

5. Monitoring

Menciptakan lingkungan organisasi yang mendukung bagi

suksesnya operasi Collection

(visi, misi, value,corporate conduct,policy,SOP,TOP Mgts.

Complience, Guidelines, Commitment)

Analisis & Antisipasi resiko yang mungkin muncul akibat

operasi Collection baik secara internal & eksternal

(Pola penanganan konsumen, SWOT analysis, penerapan

strategi collection)

Pengendalian operasi Collection yang handal

OD naik / turun vs Controllable operation

(semua aktifitas collection dikontrol secara ketat baik

melalui pengamatan langsung di lapangan maupun melalui

analisa laporan yang ada

Membangun pola komunikasi yang jelas,adaptif,

informatif, inter – koneksi

(Komunikasi dengan TOP Mgts ke bawah & sebaliknya, dari

pusat ke cabang &sebaliknya, cepat tanggap atas situasi &

kondisi R/R, Komunikasi kepada konsumen

Pengendalian operasi collection agar tidak melanggar

kebijakan & prosedur yang ditetapkan

(Collection 5W1H, pengembalian keputusan,

otorisasi,verifikasi,rekonsiliasi,review,pembagian tugas,

pengawasan)

1

2

3

4

5

Collection Internal Control Framework

Implementation

FRAMEWORK TO BE MANAGED

Control Environment � Sosialisai visi,misi,nilai perusahaan & departemen

collection

� Sinkronisasi dengan operasional harian collection

� Sesi motivasi

Risk Assestment � Analisa-analisa atas operasi collection

� Memetakan potensi resiko

� Menemukan solusi yang tepat atas tiap resiko

Control Activities � Collection 5W 1H

� Kontrol kerja masing-masing fungsi

� Mekanisme random checking

� Early warning system

Information & communication � Meeting yang harus ada & dilakukan secara

reguler di cabang & head office

� Mekanisme informasi & komunikasi collection dari

pusat ke cabang & sebaliknya

Monitoring � Jenis laporang yang wajib ada di tingkat cabang,

area, regional & pusat

� Penggunaan laporan untuk evaluasi

TERIMA KASIH