4 - Processamento do Purchase to Pay no SAP ERP.docx

7/26/2019 4 - Processamento do Purchase to Pay no SAP ERP.docx

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compra de material estoc*vel e de consumo e em seguida a#orda aconverso dessa re!uisio de compra em um pedido2

Exemplo

.ua organiao est* implementando o processo empresarial

purchase-to-pay2 oc6 precisa entender como as empresas gerenciamsuas atividades de suprimento2 Por este motivo so necess*rios osseguintes conhecimentos7

1ntendimento do processo empresarial purchase-to-pay

Tempo estimado para a concluso deste tpico:80 Minutos

b!etivo"s#

Descrever o processo empresarial Purchase-to-Pay

S$ntese de Purchase-to-Pa%

Etapas do processo empresarial Purchase-to-Pa%:

92 Determinar necessidades2

: departamento respons*vel cria manualmente uma re!uisio decompra para informar o departamento de compras so#re suasnecessidades de material2 .e voc6 definir um procedimento deplaneamento de necessidades de material ;M'P< para um materialno mestre de materiais a aplicao .3P 1'P gerar*automaticamente uma re!uisio de compra2

=2 Determinar a fonte de suprimento2


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C possvel incorporar compras E estrutura da empresa atri#uindo aorganiao de compras a uma empresa e aos centros2 Isso significa!ue voc6 precisa levar em considerao se a sua empresa organiaas compras de modo centraliado ou descentraliado2 oc6 pode

com#inar essas duas formas de organiao2r(ani)ao de compras espec$/ica do centro

2o suprimento espec%fico do centro, uma organizao de compras &responsvel pelo suprimento de materiais para apenas um centro. organizao de compras & atribu%da a uma 'nica empresa e a um'nico centro da empresa.

&esumooc6 agora deve estar apto a7

Identificao dos nveis organiacionais compatveis com oprocesso purchase-to-pay

Sobre este tpico1sta lio a#orda a criao e atualiao de um registro mestre demateriais !uando um material @ o#tido e)ternamente2

Exemplo

+omo resultado do novo design de um dos novos produtos aca#adosda sua empresa um novo componente foi adicionado e ser* o#tidoe)ternamente2 Depois de consultar os demais departamentosenvolvidos voc6 cria um registro mestre de materiais para o novo

componente2 Por este motivo so necess*rios os seguintesconhecimentos7


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1ntendimento do registro mestre de materiais


b!etivo"s#

+riar um registro mestre de materiais&e(istro mestre de materiais

O registro mestre de materiais & a fonte central de dados espec%ficosdo material de uma empresa. O registro mestre de materiais & usadoem todas as reas da log%stica.

integrao de todos os dados do material em um 'nico ob(eto debanco de dados elimina o problema da redund7ncia de dados. 3odasas reas, como compras, administrao de estoques, plane(amento

de materiais e reviso de faturas, tamb&m podem utilizar os dadosarmazenados ao mesmo tempo.

Dados mestre de materiais0rios departamentos de uma empresa trabalham com um material ecada um deles armazena informaes diferentes. !or isso, o sistemasubdivide os dados em um registro mestre de materiais, de acordocom cada departamento espec%fico. #essa forma, cada departamentotem sua prpria viso de um registro mestre de materiais e &responsvel pela atualizao dos seus dados.

s dados arma)enados no mestre de materiais so necess0rios

para muitas atividades, incluindo:


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+riar um registro mestre de materiais

Sobre este tpico

1sta lio e)plica o conceito de dados mestre de fornecedor edescreve como criar e)i#ir e modificar dados mestre de fornecedor2

Exemplo

+omo empregado do departamento de compras voc6 precisaatualiar informa%es de fornecedores2 Por este motivo sonecess*rios os seguintes conhecimentos7

1ntendimento so#re como atualiar um registro mestre defornecedor

1ntendimento de dados mestre especficos do fornecedor


b!etivo"s#

+riar um registro mestre de fornecedor

&ista de outros dados mestre especficos do fornecedor

&e(istro mestre de /ornecedor


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O registro mestre de fornecedor cont&m informaes sobre osfornecedores de uma empresa. O sistema armazena essasinformaes nos registros mestre de fornecedor.O registro mestre poder ser usado no apenas na administrao de

materiais, mas tamb&m na -ontabilidade financeira. 0oc" s precisainserir dados uma vez, pois os dados mestre de fornecedor soarmazenados centralmente e compartilhados para toda a organizao.0oc" pode evitar inconsist"ncias nos dados mestre se os mantivercentralizados.Se algum dos fornecedores alterar seu endereo, s & preciso inseriressa modificao uma vez. #epois de inserida a modificao, osistema atualiza os departamentos de contabilidade e compras.1nfatize as diferentes categorias de dados e d" e$emplos de dadosem cada n%vel organizacional.

Os dados do registro mestre de fornecedor so subdivididosnestas categorias:

#ados gerais

Os dados gerais de cada mandante so atualizados, incluindo oendereo e detalhes bancrios do fornecedor.

#ados contbeis

Os dados contbeis so atualizados no n%vel da empresa e incluem

o n'mero da conta de conciliao e as formas de pagamento paratransaes de pagamento automtico.

#ados de compras

Os dados de compras so atualizados para cada organizao decompras e incluem a moeda do pedido, incoterms e diversos dadosde controle associados ao fornecedor. 2esta categoria, tamb&m &

poss%vel atualizar dados de categorias secundrias de centros oufornecedores espec%ficos.

0oc" pode decidir se atualiza os registros mestre de fornecedorcentralmente )todos os dados so atualizados (untos* ou de formadescentralizada )cada departamento envolvido atualiza seus prpriosdados*.


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.l1m do nome e endereo do /ornecedor, um re(istro mestre de/ornecedor cont1m os se(uintes dados:

3 moeda utiliada nas transa%es com o fornecedor

3s condi%es de pagamento

:s nomes de contatos importantes relacionados ao fornecedor;por e)emplo vendedores

sistema determina uma posio adequada no depsito.


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#epois que o sistema cria a O3, o estoque na rea de recebimento demercadorias fica indispon%vel porque est sendo movido. viso geralde estoques de 8M mostra isso como o estoque a ser removido dodepsito, na rea de recebimento de mercadorias, e o estoque a ser

colocado no armazenamento )entrada em depsito*, no tipo dedepsito de recebimento. Observe que o processo de entrada emdepsito ainda no est completo.

Tare/as da administrao de depsitos.e a 1M for reservada em um dep(sito sueito a KM o sistemareconhecer* o nAmero do dep(sito e gerar* uma necessidade detransporte2 3 necessidade de transporte @ a #ase para a entrada emdep(sito ;colocao em dep(sito


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=uando o sistema cria uma fatura com uma refer"ncia de pedido, osistema usa dos dados do pedido e as entradas de mercadorias)1Ms*. !or e$emplo, os dados incluem o fornecedor, o material, aquantidade ainda a ser faturada e as condies de pagamento.

Se houver diferenas entre o pedido ou a 1M e a fatura, o sistemaavisar o usurio e bloquear o pagamento da fatura.O lanamento da fatura conclui o processo de reviso de faturas. Osistema atualiza o histrico do pedido. -ontabilidade financeira ):A*

paga as partidas em aberto da fatura.

&eviso de /aturas com re/er3ncia ao pedido

Se os valores da fatura do fornecedor forem diferentes dos valoressugeridos, a pessoa que inserir os dados dever substituir os valoressugeridos pelos n'meros da fatura original.Se as diferenas entre os valores da fatura e os valores previstose$cederem as toler7ncias, o sistema bloquear o pagamento da fatura)por e$emplo, se o preo da fatura for diferente do preo do pedido*.

"am#@m @ possvel atri#uir os itens da fatura a um pedido utiliando onAmero da nota de remessa ou o conhecimento de transporte desde!ue esses nAmeros esteam presentes na entrada de mercadorias2

.e voc6 entrar uma fatura para um pedido o sistema sugerir* os itensdo pedido !ue ainda no foram totalmente faturados2 Por e)emplo


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das 900 unidades fornecidas O0 foram faturadas portanto 40unidades ainda precisam ser faturadas2

: sistema tam#@m sugere o valor previsto dos itens2 : valor previsto @a !uantidade !ue ainda precisa ser faturado multiplicado pelo preo da

ordem2Documentos na reviso de /aturasO documento de faturamento consiste em um cabealho dedocumento e em pelo menos um item. s informaes do cabealhoincluem o fornecedor )emissor da fatura*, a data de lanamento e onome da pessoa que criou o documento. Os dados do item indicamqual & o montante cobrado por uma determinada quantidade de ummaterial.O documento contbil e$ibe os efeitos da entrada da fatura nacontabilidade. O cabealho do documento cont&m a data dodocumento, a data de lanamento, o per%odo de lanamento e amoeda do documento. O sistema registra os n'meros das contas do


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O sistema entra o documento de faturamento no histrico dopedido.

Se o preo da fatura for diferente do preo do pedido, o sistema

recalcular e atualizar o valor de estoque e o atual preo m&diomvel no mestre de materiais.

&epartio de documento4 uma fatura de fornecedor de 1+< CC.>??. #ois segmentos)centros de custo, centros de lucro ou divises* foram divididos emdois segmentos. figura e$ibe a viso da entrada.

3tualmente voc6 precisa derivar o segmento do centro de lucro2 oc6pode derivar o centro de lucro de um centro de custo uma ordeminterna de +ontrolling ;+:< ou um proeto2

,rupos corporativos precisam criar #alanos no nvel do segmento2 3sentradas de segmento no podem e)istir em duas partidas individuais


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-riar um pedido

Se uma partida individual do pedido for um bem de consumo paraum ob(eto de custo, ento, no momento de gravar o pedido, osistema criar um compromisso na -ontabilidade gerencial.

9anar uma entrada de mercadorias

=uando voc" grava uma entrada de mercadorias para materiaisestocveis, isso aumenta o estoque dispon%vel.

Se houver mudanas na avaliao do material, o sistema criar umdocumento contbil na -ontabilidade financeira ):A*.

Se o pedido se destinar a bens de consumo, o sistema criar umdocumento contbil em :A e, depois, criar um documento de

contabilidade de custos na -ontabilidade gerencial.Se a organizao usar a dministrao de depsitos, o sistemacriar uma necessidade de transporte.

!or fim, o sistema atualizar o histrico do pedido.

9anar uma entrada de fatura

=uando voc" lana uma fatura, o sistema cria um documentocontbil em :A para registrar o passivo devido ao fornecedor. Osistema tamb&m cria uma partida em aberto na conta dofornecedor.

Se o pedido contiver materiais de consumo e o montante da faturadiferir do montante do pedido, o sistema criar um documento decontabilidade de custos na -ontabilidade gerencial.


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1)plicao so#re os pontos de integrao do processo

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