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EDUCATION SPONSORED BY:ANNUAL CONFERENCE AND EXHIBITIONMAY 7, 2015HOLIDAY INN BOXBOROUGH

Thriving in Place: Planning a Successful Environment 

(Master Planning)(Master Planning)

May 7th, 2015(1:45pm‐3:00 pm)

2015 ANNUAL CONFERENCE AND EXHIBITION

Session Speakers

Frank Muraca President ARCH Consultants, Ltd.

Jim Freehling Chief Executive Officer Brookhaven at Lexington

Andrew Nesi Executive Vice President HJ Sims

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Session Agenda

• Master Plan Process

– Project Manager’s Perspective

• Best Practices for Successful Results

– Operator’s Perspective

• Trends in Senior Housing

– Investment Banker’s Perspective

Master Plan Process

The Impact of Innovation

• We need to evolve our perspective from Aging‐in‐Placeto Thriving‐in‐Place

• Define Brookhaven’sVision of the future and thedesired continuum of careto support programs, care,and services offered

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What is Master Planning?

• Start with the mission statement

• Programming as a first step

• Defines objectives and timeline to achieve goals

• Determine provider organizations desired continuum of care

Master Plan Process

1. Data Collection

2. Survey/Questionnaires

3. Zoning Analysis

4. Facility Assessmenty

5. Market Overview

6. SWOT Analysis

7. Site Planning

8. Project Scope Definition

Data Collection

• Review current conditions

– Site

– Facilities

Services– Services

– Resident Satisfaction

– Prior Market Research

– Current Operating Statements

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Perspective Residents

• Are you balancing current resident preferences with those of the future consumer?

• Do you fully understand the income and net worth of future generations?

• How have their preferences changed?

• What options are needed in the future?

• Where will they want their services? 

Survey/Questionnaires

• Define goals that become a baseline for planning

Specific Areas of Interest

• Dining Venues

• Healthcare

• Wellness Programming

• Community Outreach

• Desirable Housing Product

• Technology

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Zoning Analysis

• Present zoning conditions and factors affecting expansion

Facility Assessment

• Investigation of existing physical plant and site

• Capital maintenance budgets are forecasted

Market Overview

• Primary Market Area (PMA) Analyzed

• Anticipated Target Market Determined

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SWOT Analysis

• Review with planning committee:

– Strengths

– Weaknesses

Opportunities– Opportunities

– Threats

• Wish list is then developed with desired programming

Site Planning

• Conceptual site plan options are developed

Project Scope Definition

• Project goals defined

• Potential unit count/mix determined

• Entitlement processes scheduled

• Financial modeling

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Program Considerations

• Hybrid Homes

• Neighborhoods

Hybrid Homes 

• Hybrid Homes or Villa Buildings

– 10‐12 units/building with parking below

– All corner units (four per floor)

Attempts to appeal to cottage customer and– Attempts to appeal to cottage customer and increase density

– Create residential product variety

Hybrid Homes: Principals

• Cottage amenities in an apartment setting

• Incremental growth

• Higher density 3:1 ratio increase

• Different residential housing product

• Underground parking

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Hybrid Homes

The Village at Crystal SpringsAnnapolis, Maryland

Neighborhoods

• Neighborhoods of 20 +/‐

• Staff are neighborhood based and may be structured different for am/pm care

S i l i i i hb h d b d• Social experience is neighborhood based

• Short travel distances

Unit Configurations

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Neighborhood: Principles

• All neighborhoods have a front door

• All neighborhoods have a country kitchen

• Living areas are the focus

• Staff areas remain behind the scenes

• Privacy is a priority 

Neighborhoods

Innovate, Evolve, Grow

• Innovate:  How are we evolving our products and services and staying ahead of the curve?

• Evolve:  How are we embracing change and g gleading that change?

• Grow:  What is the consequence of not growing?

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Why Master Plan?

• Internal assessment and evaluation are essential in understanding how to remain competitive in today’s senior housing environmentenvironment

• Results in a detailed plan for implementation 

Best Practices for Successful Results

Case Study: Brookhaven at Lexington

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Celebrating 25 Years

• Fully occupied with 200 on Priority Wait List

• CARF/CCAC Accredited

• Fitch Bond Rating A+

Programs

• Independent Living Units (ILU)

• Assisted Care Units (ACU)

• Skilled Nursing Facility (SNF)

Program Overview

• 217 ILUs• 23 Cottages• 20 ACUs• 32 SN Units (49 beds)

• Unit Mix– 77% ILU– 7% ACU– 16% SNF

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Property Site Plan

Building Site Plan

Services

• Dining– Main Dining Room– Bistro– Café

• Wellness– Personal Fitness Training– Personal Wellness Coordinator

– Massage Therapy– Esthetician – Beauty Salon and Barber

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Services Continued

• Tufts/Osher Life Long Learning– Brookhaven’s on‐site campus

• Resident Services– TripsLectures music art and film programs– Lectures, music, art and film programs

– Resident transportation– Personal technology support

• Maintenance Services• Housekeeping Services

Brookhaven Master Planning 

• First Master Planning ‐ 2004

• Master Planning Task Force Established ‐ 2014

– Trustees, Management, Residents

fi di f ll d f– Report findings to full Board of Trustees

– Build on direction identified in Strategic Plan

• Engaged Master Planning Consultant – 2014

– Update MP Task Force on Current Trends

5 Major Focus Areas

• Healthcare

• Dining

• Programming

• Outreach

• Location and Use of Space

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Brookhaven Best Practices

• Educate entire group• Include Residents from the beginning• Keep an open mind• Engage MP consultant• Bring in Architect/Engineers after developing• Bring in Architect/Engineers after developing wish list

• Don’t set unrealistic deadlines• You can always erase what is on paper• Master plan every 5‐7 years

Trends in Senior Housing

Trends in Senior Housing

• State of the Industry

• Capital Markets

• Health Care Reform

• What Investors & Lenders Look For

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State of the Industry

State of the Industry

State of the Industry

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State of the Industry: Affordability

• Four drivers

– Contract type (e.g. lifecare, modified lifecare or fee‐for‐service)

– Monthly fee and entrance fee refund (e.g. 90%, 50% 0%)50% or 0%)

– Employee and administrative expenses

– Community amenities and unit size amenities

State of the Industry: Affordability

• 70% reduction in number of defined benefit pension plans since 1990

• More residents in future generations will rely on income from investments 

• Periodically survey households on the wait list to obtain estimates of net worth and income 

• Modify the contract type, unit size, monthly fee and entrance fee refund to develop affordable options for future customers

State of the Industry:Senior Living Bankruptcies

• Small number of bankruptcies: 19 in past 35 years (approximately 1% of the 1,900 CCRCs)

• Many more senior living communities entered into forbearance agreements, sales, permanent restructurings and bond exchanges

• Bankruptcy rate similar to local government bankruptcy rate of 1.2% in the past 75 years (641 out of approximately 55,000 local governments) (source: James Spiotto, Chapman & Cutler)

• In the past 21 years there were six major government bankruptcies: four in California and three occurred in 2008 (Vallejo, Stockton and San Bernardino – all in California)

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Senior Living Bankruptcies by Period

600 

800 

1,000 

1,200 

Amount of Bonds (M

illions)  

10 Bankruptcies

‐

200 

400 

Dollar A

Years 

1970‐1979  1980‐1989  1990‐1999  2000‐2009  2010 ‐ Present 

2 Bankruptcies

7 Bankruptcies

No Bankruptcies

Source: HJ Sims and independent counsel

Capital Markets: Financial Headlines

• Tax‐exempt Bond Rates have dropped since 2013– A reduction in tax‐exempt bond supply and increased demand from investors has caused rates to drop since the beginning of 2014

• Mutual tax exempt bond fund inflows confirm investor appetite for tax‐exempt bond issues

• Treasury yields have also followed this declining trend as well as short‐term interest rates

Capital Markets: Senior Living Tax Exempt Bonds

$334.6 BillionTAX EXEMPT

BONDS (PUBLIC: 2013)

Source:  Thomson Reuters and SIFMA 

TAX EXEMPT SENIOR LIVING

$3.672 Billion(1.0% of Municipal)

Healthcare$25.1 Billion

(8.0%)

2013)

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Capital Markets: Tax Exempt Rates Trend Lower

7.00%

8.00%

9.00%

10.00%

11.00%

A 

BBB

Source: Thomson Reuters and SIFMA

3.00%

4.00%

5.00%

6.00%

BBB

BIG

NR Start‐Up

Capital Markets: Historic Low US Treasury Bond Yields

10

12

14

16

18

ent 

US Treasury 10 and 30 Year Bond Yields

0

2

4

6

8

1/8/1963

1/8/1965

1/8/1967

1/8/1969

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1/8/1985

1/8/1987

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1/8/2001

1/8/2003

1/8/2005

1/8/2007

1/8/2009

1/8/2011

1/8/2013

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Perce

Date

10 Year Yield 

30 Year Yield 

Capital Markets: Historic Low Short Term Rates

6.00

7.00

8.00

9.00

10.00

ent

Historic Short Term Rates

0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.00

Perce

Date

LIBOR (30 Day) 

SIFMA

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Capital Markets:Increase Demand for Tax‐Exempt Bonds

$8,000 

$10,000 

$12,000 

$14,000 

2014 Municipal Bond Fund Flows     (Excludes Some State Specific Funds)  

($4,000)

($2,000)

$0 

$2,000 

$4,000 

$6,000 

Capital Markets: Fixed Rate Available Through Swap are at Historic Low

4%

5%

6%

SIFMA Interest Rate Swaps

0%

1%

2%

3%

Year 

10 Year ‐ SIFMA

5 Year ‐ SIFMA

Capital Markets: Senior Living Volume by Use of Funds

$4 000

$5,000

$6,000

$7,000

$8,000

$Millions)

Volume by Use of Funds 

Source: Thomson Reuters

$0

$1,000

$2,000

$3,000

$4,000

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013Dollar Amount ($

New Money  Refunding 

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Temporary Financing Options• Construction Loan

– Variable Rate– 5  Year Maturity– Amortization Schedule Likely– Loan‐to‐ Value Restriction

• Entrance Fee Principal Redemption Bonds®– Fixed RateFixed Rate– 7 – 10 Year Maturity– No Set Amortization Schedule – Redemption Made With Entrance Fees Received

• Draw Down Bonds– Tax Exempt Bonds Sold to Targeted Investors– Ability to Access Funds as Needed vs. Borrow All at Closing– Reduces Debt Amount and Negative Arbitrage

Permanent Financing Options

• Fixed Rate Tax Exempt Bonds–Sold to Institutional and Retail Investors–Up to 35 Year Maturity

• Direct Bank Placement of Tax Exempt Bonds with Swap

–Variable Rate Bonds Purchased by Bank(s)–Up to 35 Year Maturity

–Bank(s) Agree to Hold Bonds for 7‐10 Year Period

Capital Markets:Bank Letter of Credit Volume Shrinks

• Bank rating downgrades (Moody’s downgraded 15 large banks in June, 2012)

• Basel III requires banks’ to allocate more capital to letters of credit by 2015

• American Recover and Reinvestment Act (“AARA”) of 2009 reduces bank tax‐exempt income. Many banks developed programs to purchase tax exempt bonds. Large number of banks converted outstanding letters of credit to direct purchase bonds in 2009 and 2010. AARA expired end of 2010. 

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Capital Markets: Senior Living Letter of Credit Backed Bonds

$2,000

$2,500

$3,000

 ($Millions)

Letter of Credit Backed

Source:   Thomson Reuters

$0

$500

$1,000

$1,500

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Dollar Amount

Date 

Capital Markets: Bank Purchase of Tax‐Exempt Bonds

• Significant number of banks continue to purchase tax‐exempt bonds. Rate is typically calculated as (spread over LIBOR) x fraction.  The fraction converts taxable rate to tax‐exempt rate

• Direct purchase often contains longer term than letter of credit (up to 15 years) – reduced renewal and replacement and interest rate i krisk

• Bank agrees to own the direct purchase bonds for a fixed time period (i.e. term). At the end of the term the bank may renew or put the bonds back to the borrower. New bank may purchase the bonds if the original bank does not renew purchase agreement.

Fixed Rate Bonds

Bank Purchase of Bonds

Entrance Fee Principal Redemption Bonds

Bank Construction Loan

Draw Down Bonds

Maturity 35 years 7 – 10 years 7‐10 years 5 years 7‐10 years

Fixed Rate Fixed rate Fixed rate Fixed rate Variable Fixed rate

Call Protection 7 ‐10 yearsPrepayment Penalty

Callable At Any  TimeRepayable at Any 

TimeCallable At Any  Time

Financing Options ‐ Summary

Financial Covenants Flexible Restrictive Flexible Restrictive Restrictive

Ancillary Business None Required None Required None

Loan‐to‐Value Limit None Typically 75% None Typically 75% None

Appraisal None Required  None Required None

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Health Care Reform• Goal: Improve Quality and Reduce Cost

– CMS priority is to improve quality and reduce cost of  Medicare programs

– Key focus is  to reduce hospital readmissions 

– Hospitals incur financial penalties for readmissions.    They team with high quality post‐acute providers  to reduce readmissions

– High quality post‐acute providers track patient outcomes and document quality

Health Care Reform Case Study

• Hebrew Home for the Aged at Riverdale– From 2009  to 2012 HHAR participated in the CMS value based 

purchasing demonstration project

– Project goal: improve the quality of nursing home care and reduce hospital readmission rates

– The project evaluated patients with six medical conditions: heart failure, respiratory infection, electrolyte imbalance, sepsis, urinary tract infections and anemia

– HHAR implemented five new protocols and successfully reduced hospital readmission rates 41%.

What Investors & Lenders Look ForCredible Sponsor

Good Market Characteristics

Liquidity & Resources

Investor 

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Experienced Development 

Team

Capable Manager

Market Validation

Attractive Financial Forecast

Appetite

#4

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Lessons Learned

• Create steps or phases for planning efforts

• Involve all stakeholders

– Management, Board, Residents, etc.

• Address all disciplines

– Marketing, Operations, Finance, Design, etc. 

Thank you

Session Speakers

Frank Muraca ARCH Consultants, Ltd. FMuraca@archtltd.com

Jim Freehling Brookhaven at Lexington JFreehling@brookhavenatlexington.org

A d N i HJ Si i@hj iAndrew Nesi HJ Sims anesi@hjsims.com