20130201 we like to move it veronique rega

De reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek

Antwerpen

Studiedag VVBAD We like to move it2 februari 2013

Veronique RegaCampusbibliothecaris Humane en Sociale Wetenschappen

2

•Een

korte

geschi

edenis

van

het

Antwer

pse

univer

sitaire

landsc

hap

1

•De

bibliot

heek

Huma

ne en

Sociale

Weten

schap

pen op

de

Stadsc

ampus

2•De

verhui

zing

van de

bibliot

heekc

ollecti

es

3

•De

person

ele

relocat

ie

4

•De

toeko

mst

van de

Univer

siteits

bibliot

heek

Antwer

pen

5

3

•Een

korte

geschi

edenis

van

het

Antwer

pse

univer

sitaire

landsc

hap

1

•De

bibliot

heek

Huma

ne en

Sociale

Weten

schap

pen op

de

Stadsc

ampus

2•De

verhui

zing

van de

bibliot

heekc

ollecti

es

3

•De

person

ele

relocat

ie

4

•De

toeko

mst

van de

Univer

siteits

bibliot

heek

Antwer

pen

5

4

Deel 1: een korte geschiedenis van het Antwerpse, universitaire landschap

• Antwerpen kende 3 autonome, universitaire instellingen:• UFSIA (Universitaire Faculteiten St.-Ignatius)

- ° 1965- Disciplines: TEW (kandidaturen, licenties en doctoraten) +

Humane en Sociale Wetenschappen (kandidaturen) - Locatie: Stadscampus

• RUCA (Rijksuniversitair Centrum Antwerpen)- ° 1965- Disciplines: TEW (kandidaturen, licenties en doctoraten) +

Exacte en Biomedische Wetenschappen (kandidaturen) - Locaties: Campus Groenenborger en Campus Middelheim

• UIA (Universitaire Instelling Antwerpen)- ° 1971- Disciplines: Humane en Sociale Wetenschappen (licenties en

doctoraten) + Exacte en Biomedische Wetenschappen (licenties en doctoraten)

- Locatie: Campus Drie Eiken

• Vele vormen van samenwerking, ook tussen de bibliotheken

5

Deel 1: een korte geschiedenis van het Antwerpse, universitaire landschap

• 2000: fusie faculteiten TEW van RUCA en UFSIA• Oktober 2003: fusie tot Universiteit Antwerpen

- Plannen om de faculteiten te hergroeperen per campus- Plannen om de bibliotheken te reorganiseren tot 1 bibliotheek

per campus• Stadscampus (CST): bibliotheek Humane en Sociale Wetenschappen• Campus Drie Eiken (CDE): bibliotheek Biomedische Wetenschappen• Campus Groenenborger (CGB): bibliotheek Exacte Wetenschappen• Campus Middelheim (CMI): bibliotheek Wiskunde/Informatica

• Voordelen van 1 bibliotheek per campus:- ruimtelijke integratie- geïntegreerd aanschafbeleid- grotere toegankelijkheid- verbeterde dienstverlening- grotere uitstraling

6

•Een

korte

geschi

edenis

van

het

Antwer

pse

univer

sitaire

landsc

hap

1

•De

bibliot

heek

Huma

ne en

Sociale

Weten

schap

pen op

de

Stadsc

ampus

2•De

verhui

zing

van de

bibliot

heekc

ollecti

es

3

•De

person

ele

relocat

ie

4

•De

toeko

mst

van de

Univer

siteits

bibliot

heek

Antwer

pen

5

7

Deel 2: de bibliotheek Humane en Sociale Wetenschappen op de Stadscampus

• Collecties HSW zouden samengebracht worden op de Stadscampus

• De collecties HSW waren op ogenblik van fusie verspreid over:- 2 leeszalen op Campus Drie Eiken - 1 centrale bibliotheek op de Stadscampus- 7 seminariebibliotheken op de Stadscampus

• Collecties HSW = collecties van de faculteiten en instituten:- Letteren en Wijsbegeerte- Rechten- Politieke en Sociale Wetenschappen- Toegepaste Economische Wetenschappen- Instituut voor Ontwikkelingsbeleid en –beheer- Instituut voor Onderwijs- en Informatiewetenschappen

8


• De bestaande bibliotheek op de Stadscampus (ca. 10.000 m²) voldeed niet.

• Faculteiten en instituten stelden hoge eisen aan de bibliotheek HSW:- Elke faculteit claimde een eigen ruimte - Open-kastbibliotheek (ca. 500.000 vols)- 850 werkplekken, waaronder groepslokalen,

computerwerkplekken, individuele werkplekken- Scan- en kopieerruimtes, …

9


• Einde jaren 90: UFSIA koopt samen met de provincie Antwerpen de gebouwen Photogravure De Schutter aan- Bouw van nieuwe faculteit Rechten- Bouw van nieuwe vleugel van de bibliotheek (ca. 7.000 m²)

• Renovatie van de publieksruimtes van bestaande bibliotheek (bouwjaar: 1978) om eenheid te creëren

• Uiteindelijk 7 leeszalen:- Niveau 0: leeszaal Algemeen, Informatie- en Bibliotheekwetenschappen,

Onderwijswetenschappen + studiebibliotheek Rechten- Niveau 1: leeszaal Taal- & Letterkunde + leeszaal Geschiedenis/Filosofie- Tussenniveau: leeszaal Historische Collecties- Niveau 2: leeszaal Rechten + leeszaal Politieke & Sociale

Wetenschappen/Ontwikkelingsbeleid- Niveau 3: leeszaal Toegepaste Economische Wetenschappen

10

Maquette van de bibliotheek Stadscampus

11

De bibliotheek op de Stadscampus vóór

de renovatie (2005)

12

De afbraak van de gebouwen de Schutter (2006)

13

De bouw van de nieuwe vleugel (2006)

14

De renovatie van de bestaande

bibliotheek (2007)

15

De bibliotheek HSW (september 2007):

bibliotheekplein

trappenhal met plattegrond van de 4

vloerlagen voor het publiek

16

De bibliotheek HSW: ruimte, licht, rust

17

•Een

korte

geschi

edenis

van

het

Antwer

pse

univer

sitaire

landsc

hap

1

•De

bibliot

heek

Huma

ne en

Sociale

Weten

schap

pen op

de

Stadsc

ampus

2•De

verhui

zing

van de

bibliot

heekc

ollecti

es

3

•De

person

ele

relocat

ie

4

•De

toeko

mst

van de

Univer

siteits

bibliot

heek

Antwer

pen

5

18

Deel 3: de verhuizing van de bibliotheekcollecties

2 leeszalen

CDE

CMI

CGB

CST

7 seminarie-

bibliothe-

ken

CST

Bestaande

bibliotheek CST

Ca. 100.000 werken open

kast + ca. 500.000 werken

in magazijn

> 120.000

werken

> 300.000 werken

19


Fase 1: voorbereiding (2005-

september 2007)

•Voorbereiding integratie collecties

•Voorbereiding fysieke verhuizing

collecties

Fase 2: fysieke verhuizing (jan. 2007-

sept. 2007)

•Verhuizing van de bestaande

bibliotheek naar de nieuwe vleugel

•Finale verhuizing van de

collecties(naar hun definitieve

plaats in de leeszalen)

20



september 2007)



collecties


sept. 2007)



•Finale verhuizing van de collecties

(naar hun definitieve plaats in de

leeszalen)

21

Fase 1: voorbereiding integratie van de collecties

- Doel: de collecties van de humane en sociale wetenschappen in een geïntegreerde opstelling onderbrengen in 1 gebouw

• Opstelling per cluster – 1 cluster=1 faculteit of een departement binnen een faculteit

Clusterbenaming Acroniem Verdieping

Algemeen ALG 0

Onderwijswetenschappen OW 0

Informatie- en Bibliotheekwetenschappen IBW 0

Geschiedenis GES 1

Filosofie FILO 1

Taalkunde en Letterkunde T&L 1

Ontwikkelingsstudies DEV 2

Politieke en Sociale Wetenschappen PSW 2

Rechten RECH 2

Toegepaste Economische Wetenschappen TEW 3

22

Fase 1:voorbereiding integratie van de collecties

• Uniform plaatsingssysteem voor alle werken (op basis van UDC en relatoren)

Relator Documentsoorten

A Naslagwerken, zoals woordenboeken, encyclopedieën, woordenlijsten, repertoria, enz.

F Reeksen, die als dusdanig herkend moeten blijven in de opstelling

G Monografieën

H Enkel voor taal- en letterkunde, om bepaalde subrubrieken aan te duiden, gevolgd door een nummer dat de subrubriek aanduidt

J Tijdsgebonden studies. Deze relator wordt altijd gevolgd door de aanduiding van de specifieke historische periode

L Geografisch gebonden studies, gevolgd door de aanduiding van de specifieke geografische streek

N Persoonsgebonden studies, gevolgd door de aanduiding van de specifieke persoon

P Tekstuitgaven

Y Schoolboeken

Z Grote formaten

23

24

Fase 1: voorbereiding van de integratie van de collecties

Om de integratie voor te bereiden zijn we uitgegaan van4 principes:1. Inhoudelijke afbakening:

• Clusters samenstellen op basis van de inhoud van de publicaties• vb: boeken over geschiedenis -> cluster GES, boeken over economie ->

cluster TEW

2. Actualiteits- en gebruikswaarde• In overleg met faculteiten nagaan wat thuishoort in open rek en in het

magazijn op basis van actualiteits- en gebruikswaarde• Rekken mogen maar tot 75% gevuld worden om aangroei mogelijk te

maken

25

Fase 1: voorbereiding van de integratie van de collecties

3. Aantal exemplaren• Dubbels van boeken werden mee verhuisd.• Dubbels van tijdschriften werden op voorhand uitgezuiverd.

4. Converteren van collecties• Collecties met een eigen plaatsingssysteem moeten geconverteerd

worden naar het algemeen plaatsingssysteem op basis van UDC• Taakverdeling tussen faculteit/departement en bibliotheek

- Inhoudelijk -> faculteit/departement: concordantie tussen de ‘oude’ rubrieken en de UDC-rubrieken

- Praktisch -> bibliotheek: verhuizing, de heretikettering

26



september 2007)



collecties


sept. 2007)



•Finale verhuizing van de collecties

(naar hun definitieve plaats in de

leeszalen)

27

Fase 1: voorbereiding fysieke verhuizing van de collecties

- Projectmedewerkers:• Ter plekke opmeten

- Vb. opmeting collectie Rechten in de leeszaal CDE

• Planken of rekken nummeren voor een vlot verloop van de verhuizing van A naar B

- Bibliotheekpersoneel + personeel seminariebibliotheken: • Zorgen dat uitgeleende werken zoveel mogelijk terugbezorgd worden voor de

verhuisdatum• Controleren of de boeken correct geplaatst zijn op het rek

udc relator aantal lm

03 A 2,3

030.8 A 0,15

030.8 M /

030.82 A 0,5

28


Fase 1: voorbereiding

(2005-september 2007)

•Voorbereiding

integratie

collecties•Voorbereiding

fysieke verhuizing

collecties

Fase 2: fysieke

verhuizing (jan. 2007-

sept. 2007)

•Verhuizing van de

bestaande bibliotheek

naar de nieuwe

vleugel•Finale verhuizing van

de collecties (naar hun

definitieve plaats in de

leeszalen)

29

Fase 2: de verhuizing van de bestaande bibliotheek naar

de nieuwe vleugel

CDE

CMI

CGB

seminarie-

bibliothe-

ken CST

Bestaande

bibliotheek

Ca. 100.000 werken open

kast

> 120.000

werken

> 300.000 werken

Nieuwe vleugel

CST

30


de nieuwe vleugel

• Opdracht: • Collecties blijven niet langer dan 24u onbeschikbaar• De bibliotheken sluiten niet tijdens de verhuisbewegingen

• Aanpak:• Verhuizing met eigen personeel• Zoveel mogelijk werken al op definitieve plek • Verhuizing rek per rek met SmartCarts

31


de nieuwe vleugel

32


Fase 1: voorbereiding

(2005-september 2007)

•Voorbereiding

integratie

collecties•Voorbereiding

fysieke verhuizing

collecties

Fase 2: fysieke

verhuizing (jan. 2007-

sept. 2007)

•Verhuizing van de

bestaande bibliotheek

naar de nieuwe

vleugel•Finale verhuizing van

de collecties (naar hun

definitieve plaats in de

leeszalen)

33

Fase 2: de finale verhuizing van de collecties

CDE

CMI

CGB

seminarie-

bibliothe-

ken CST

> 120.000

werken

> 300.000 werken

Nieuwe vleugel

CST

Gerenoveerde

vleugel

34

Fase 2: de finale verhuizing van de collecties

• Opdracht bleef dezelfde:• Collecties blijven niet langer dan 24u onbeschikbaar• De bibliotheken sluiten niet tijdens de verhuisbewegingen

• Aanpak• Gefaseerde aanpak: seminariebibliotheek per seminariebibliotheek,

collectie per collectie• Verhuizing met verhuisfirma• Verhuizing met kleine vrachtwagens• Ieder rek/plank nummeren op locatie A en op locatie B• Verhuizing rek per rek met SmartCarts of plank per plank met dozen• Omnummering van de collecties met een ander plaatsingssysteem

NA verhuizing (eigen personeel + jobstudenten)• Ontdubbelen van collecties = geen prioriteit.

35

•Een korte geschiedenis van het Antwerpse

universitaire landschap1•De bibliotheek Humane en Sociale Wetenschappen

op de Stadscampus2

•De verhuizing van de bibliotheekcollecties3

•De personele relocatie4•De toekomst van de Universiteitsbibliotheek

Antwerpen5

36

Deel 4: de personele relocatie

• Relocatie van medewerkers naar CST: stapsgewijs• Reorganisatie van de back office diensten:

- Centralisatie van de back office diensten op de Stadscampus• Personeel van de seminariebibliotheken blijven bij de

faculteiten (ca. 8 personeelsleden)• vraag vanuit de universiteit om te besparen op personeel

- Zieken werden niet vervangen - geen naakte ontslagen, maar opvulling van een functie na pensionering was niet evident (-10 FTE tussen 2003 en 2009)

Erg moeilijke periode voor het personeel

37

Deel 4: de personele relocatie

• Communicatie cruciaal: veel informatiemomenten, veel overleg en inspraak… en toch veel ontevredenheid (risicoanalyse 2008)

• Ontevredenheid had ook te maken met de communicatie tussen medewerkers onderling:- Medewerkers komen uit verschillende bedrijfsculturen- Medewerkers werden in de 3 instellingen anders verloond voor

hetzelfde werk- Medewerkers van de back office moeten diensten presteren in de

front office => ‘behoort niet tot mijn takenpakket”, geen betrokkenheid

38

•Een korte geschiedenis van het Antwerpse

universitaire landschap1•De bibliotheek Humane en Sociale Wetenschappen

op de Stadscampus2

•De verhuizing van de bibliotheekcollecties3

•De personele relocatie4•De toekomst van de Universiteitsbibliotheek

Antwerpen5

39

Deel 5: de toekomst van de Universiteitsbibliotheek

Antwerpen

• Bibliotheken Universiteit Antwerpen na oktober 2013

Biomedische Bibliotheek

CDE

Bibliotheek Exacte Wetenschappen

CGB

Bibliotheek Wis/INFO

CMI

Bibliotheek HSW CST

Bibliotheek Toegepaste Ingenieurswet.

Campus Paardenmarkt

Bibliotheek Revalidatiewet.

Campus Merksem

2016/17/18

2016/17/18

Bibliotheek Vertalers-Tolken

Campus Schildersstr.

2017

Bibliotheek Ontwerpwet.

Campus Mutsaert

?

2014? Bibliotheek Toegepaste Ingenieurswet.

Campus Hoboken

40

Deel 5: de toekomst van de Universiteitsbibliotheek Antwerpen

• We zullen opnieuw geconfronteerd worden met:- Het verbouwen en uitbreiden van de bibliotheken CGB en CDE- Het verhuizen en integreren van collecties

• Ervaring uit het verleden zal van pas komen• Iedere verhuizing apart analyseren

- Het personeel van de integrerende hogeschool • Personeel met een andere bedrijfscultuur• Personeel met een ander personeelsstatuut• Personeel met een andere functiestructuur-> communicatie!

• In afwachting: - 5 nieuwe locaties- 4 hybride bibliotheken- Personeel? Beheer bibliotheekgebouw door universiteit of

hogeschool? Welk bibliotheekreglement? Wat met toegang tot e-info?

41

Vragen?- Veronique Rega: [email protected] of tel:

03/265.44.64- Jef Tegenbos: [email protected] of tel:

03/265.49.71- Anke Jacobs: [email protected] of tel:

03/265.21.42

mailto:[email protected]







