20130201 we like to move it saskia scheltjens

BIBLIOTHEKEN AAN DE UGENT IN BEWEGING :

Een bibliotheekreorganisatie bij de Faculteit Letteren en

Wijsbegeerte

Saskia Scheltjens Faculteitsbibliotheek Letteren & Wijsbegeerte, UGent

VVBAD‘We like to move it’ studiedag

01/02/2013

• 49 verschillende bibliotheekcollecties

• 222 locaties op minstens 7 adressen

• 49 verschillende plaatsingssystemen

• collectie van 669.000 banden

waarvan slechts 52% in Aleph

• geen gebruikerscijfers

• geen collectie- of acquistiebeleid

• verschillende reglementen en

openingsuren

• onderbezet & gedemotiveerd personeel

• geen centrale bibliotheekleiding

2

Cursus Heuristiek prof. Koen Verboven, 2008

Situatie pre-2008 : Versnippering & Irritatie

01/02/2013 VVBAD Studiedag

Zware gebruikersontevredenheid

Bijzonder slechte visitatierapporten & gebruikersonderzoeken

2004 Reorganisatie bibliotheken UGent : rapport Bjørnshauge

2005 Aantreden nieuwe decaan Freddy Mortier

2006 Infrastructureel Masterplan Faculteit LW

< keuze voor een centrale Faculteitsbibliotheek

LW >

2007 Onroerend beleidsplan (DGFB) - begroting project ‘1133’

2010 Actualisering Masterplan Faculteit LW + tijdelijke LW

depots

2012 Onroerend beleidsplan (DGFB) - uitbreiding met atrium301/02/2013 VVBAD Studiedag

Nood aan verandering

Qua infrastructuur & collecties

• Zorgen voor een flexibele en moderne onderzoeks- en

onderwijsomgeving

die kan fungeren als het laboratorium van de hele faculteit

• Alle bibliotheekcollecties centraliseren op één plaats

• Verbeterde circulatie met slechts één beveiligde ingang

• Bieden van gediversifieerde bibliotheekruimtes


Doel reorganisatie

1. Opzetten beleidsstructuur & creëren consensus• Ontwikkelingsplan Faculteitsbibliotheek LW (2006) ism UB• Autonome uitvoering reorganisatie met steun decanaat LW

en UB

2. Gefaseerd centraliseren/overdragen en professionaliseren van• Collecties• Personeel• Financiering• Dienstverlening

3. Nieuwe infrastructuur• Renovatie Rozier 44 (voormalig ‘Institut des Sciences’) als

huisvesting van de nieuwe Faculteitsbibliotheek LW• Renovatie Blandijnberg 2 als huisvesting van de meeste

vakgroepen van de faculteit

5

Onderdelen reorganisatie


1. Infrastructuur (Rozier 44)• 8.070 m² volledig gerenoveerde en nieuw ingerichte bibliotheekruimtes• 753 werken studieplaatsen• Centraal atrium met een glazen overkapping en een centrale balie• Extra ruime en lichte studiezaal op open kelderniveau atrium• Multifunctioneel gelijkvloers, rustige boekenverdiepingen• Library Lab (2 multifunctionele ruimtes met IT-faciliteiten & -services)

=> ‘Digital Humanisties’ Lab ism Centre for Digital Humanties Ghent (GCDH)

2. Collectie• Volledig geregistreerde collectie in Aleph (min. basic MARC level)• 12 km collectie in open kast, 6 á 7 km collectie in depot

3. Dienstverlening• openingsuren: 52u p/w (les- en examenweken); 40u p/w (vakantieperiode)• nieuwe diensten met focus op ondersteuning digitaal onderzoek (‘digital

humanities’)

4. Personeel• 20 FTE (hergroepering bestaande medewerkers + nieuwe medewerkers)

6

Resultaten reorganisatie (2015)


Globaal overzicht begin masterplan FLW 2006

kleuren = kleuren uit masterplan FLW 2006

cop

. Pie

ter

Pau

wel

Globaal overzicht – stand van zaken 2010

blauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria,neutrale seminarieruimtes of centrale diensten

cop

. Pie

ter

Pau

wel

Globaal overzicht einde masterplan FLW 2015

cop

. Pie

ter

Pau

wel

blauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria,neutrale seminarieruimtes of centrale diensten

Overzicht totaalproject

10

gelijkvloers

1e verdieping

tussenverdiep

2e verdieping

2012

2014

2015

Open kast collecties LW

Fase 1 Letterkunde, Nabije Oosten en bibliotheekadministratie

(gedeeltelijk)ca. 2.400 m²

ca. 3.560 lm boekencollectie open kast242 studie- en raadpleegplekken

>> in gebruikname: 17 februari 2012

Fase 2 Kunst, Wijsbegeerte & Geschiedenis

ca. 2.370 m²ca. 3.965 lm boekencollectie open kast 226 studie- en raadpleegplekken

>> verhuis: januari 2014 o.v.>> in gebruikname: februari 2014 o.v.

Fase 3 Taalkunde, Talen & Culturen, Archeologie en bibliotheekadministratieca. 3.300 m²ca. 4.470 lm boekencollectie open kast285 studie- en raadpleegplekken

>> verhuis: september 2015 o.v.>> in gebruikname: oktober 2015 o.v.

2009 – 2015

1. Retrocatalografie2. Deselectie (80/20)3. Verhuis

Maar daarnaast ook uitwerken ...

4. Infrastructuur5. Beleid6. Personeel7. Financiering8. Bedrijfsprocessen9. Dienstverlening10. Collectiebeleid11. Publiekswerking

11

Meerdere projecten tegelijkertijd


2017 – 2020

1. Deselectie (40/60)2. Hernummeren (LCC)3. Beveiligen (RFID)

1. Benchmarking• ‘Collections on the Move’ – studiedag in Gent op 15/12/2008• Plaatsbezoeken (oa Felixarchief, Muntpunt, ....) & vakliteratuur

2. Inventarisatie • In kaart brengen van alle bibliotheekcollecties in master spreadsheet• Verzamelen meta-informatie per collectie (‘systematieken’,

grondplannen, tijdschriftenlijsten, bibliotheekarchief, ….)

3. Ontwikkeling verhuismethodologie• Ism De Melker Logistiek, verhuisconsultancy – zie verder

4. Samenstelling verhuisteam• 1 voltijdse projectmedewerker verhuis• 1 bibliotheekmedewerker tijdens de deselectie- en verhuis• 1 verhuiscoördinator (aka faculteitsbibliothecaris)

5. Overleg met betrokken vakgroepen , centrale diensten en verhuisfirma

12

Voorbereiding verhuis


• 669.000 volumes waarvan 48% NIET is geregistreerd (situatie 2008)

• Per bibliotheek een specifiek plan van aanpak en workflows

• Projectteam van LW catalografen registreert de werken ter plaatse (circa 5 FTE)

• Constante monitoring en bijsturing

• Focus op copy-cataloging en geautomatiseerde dataverrijking

• Fase 1 (Letterkunde – 160.000 volumes) voor verhuis januari 2012 volledig geregistreerd

• Fase 2 (Geschiedenis, Wijsbegeerte, Kunst) is nu bezig 1301/02/2013 VVBAD Studiedag

Uitvoering : Retrocatalografie

An en Marianne in actie in de Vakgroepbibliotheek Engelse Letterkunde, 2011 – foto: SS

• Per bibliotheek, nadat ze volledig is geregistreerd

• Deselectie = plaatsing in depot

• Collectieanalyse & - profiel

• Bepaling selectiecriteria en –methodologie door vakgroep

• Tijdelijke LW depots (7 km totaal)

• Digitalisering preciosa (Google Books project)

• Ontdubbeling • Complexe workflows!• Niet-gemotiveerde dubbels worden

gefaseerd afgevoerd


Uitvoering : Deselectie

Deselectiestroken in de Vakgroepbibliotheek Duitse Letterkunde, 2011 – foto: Geert Roels

Uitgangspunten

• Planning en coördinatie door Faculteitsbibliotheek LW

• Tijdelijke verhuis vs definitieve verhuis

• (Tijdelijk) depot vs open kast

• 80% vulling planken open kast (aangroeiruimte circa 2 jaar)

• Belang projectplanning (workflows, plannen van aanpak, ...)

• Specifieke verhuisdatabank (idee nadien verlaten)

• (de inhoud van) elke plank krijgt een unieke code

• Nauw overleg met vakgroep en verhuis-, en depotpartners (DGFB, UB)

15

Verhuismethodologie


Verhuisstappen

1. Inventariseren• Per biblotheek grondplan• Per bibliotheek detailinventaris (plankinventaris) in Excel

2. Intekenen• Per bibliotheek een Van-Naar lijst in Excel

3. Verhuisetiketten aanbrengen • Bevat zowel unieke plankcode oude én nieuwe locatie• Etiketten aanbrengen op oude én nieuwe locatie als dubbelcheck

4. Fysieke verhuis• Verhuis met meterbakken (= inhoud plank)• Dagelijkse verhuisinstructies (‘s ochtends)• Dagelijkse evaluatie vorderingen (‘s avonds)

5. Nazorg & Communicatie16

Verhuisstappen


‘definitiefase’- dML

‘ontwerpfase’- dML

‘realisatiefase’- dML

Vakgroepbibliotheken Geschiedenis en Archeologie (september 2009)

Kenmerken• Verhuis van 6 vakgroepbibliotheken in de Blandijn• Van 7 locaties naar 2 (op 4e en 5e verdieping Blandijnberg 2)• Met behoud van meubilair• Tijdelijke locatie in afwachting van definitieve verhuis naar de

Faculteitsbibliotheek LWTiming

• 15 werkdagen• Slechts 2 weken gesloten voor het publiek, 1 week depotservice

Omvang• 120.000 volumes• bestaande kasten

Verhuisritme• 8.000 boeken per dag -> 1.000 boeken per uur

Ingezet personeel• 1 verhuismedewerker, 1 verhuiscoördinator, circa 15 verhuismannen

17

Case tijdelijke verhuis


Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157622402994568/

18

Case tijdelijke verhuis


http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157622402994568/

Vakgroepbibliotheken Letterkunde en Nabije Oosten (januari 2012)

Kenmerken• Verhuis van 8 vakgroepbibliotheken in de Blandijn & Sint-Pietersplein• Van 63 lokalen naar 2 locaties (open kastcollectie: Rozier 44 – 1e

verdieping vleugel Magnel ; depotcollectie: Hoveniersberg – Depot A)• Afvoer oud meubilair - naar nieuw meubilair• Verhuis naar depot gebeurde gespreid tussen augustus – december 2011

Timing• 30 werkdagen (waarvan 15 werkdagen voor verhuis boekencollecties)• Plukjesverhuis deed voorsprong van 7 dagen te niet• 4 weken gesloten voor het publiek, 2 weken depotservice

Omvang• 188.720 volumes

(124.628 volumes open kast ; 64.092 volumes depot)Verhuisritme

• 8.309 volumes naar open kast per dag -> 1.187 volumes per uurIngezet personeel

• 2 verhuismedewerkers, 1 verhuiscoördinator, circa 15 verhuismannen19

Case definitieve verhuis


Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157628342631355/

20



http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157628342631355/

Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte Ugent – Fase 1 (2012) – Foto: Geert Roels

21



• Planning, planning, planning

• Opvolging & controle

• Communicatie!

• Steun van beleid (decaan), patrons (vakgroepen) en peers (UB!)

• Flexibel team

• Samenwerking over diensten heen

• Pleidooi voor een ‘holistische’ benadering:laat de urgentie & adrenaline van een een verhuis maximaal renderen door het verhuisproject in te bedden in een langere termijnvisie

22

Aanbevelingen



Bald

er

devic

e ‘

om

alle

s te

con

trole

ren

’– f

oto

: S

S

Vragen? Contact...

Saskia ScheltjensUniversiteit Gent Faculteit Letteren & WijsbegeerteB - 9000 Gent

T + 32 (0)9 331 33 75saskiascheltjens (skype id)@saschel (twitter id)

http://www.flw.ugent.be/bibliotheek

24

http://www.flwi.ugent.be/bibliotheek

Documents

20130201 we like to move it saskia scheltjens