Educational  Presentations          1001  -­‐  BCTA  101  Presenter:    Mary  Baker  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Nashville,  Tennessee    Abstract:      Join  us  for  an  entry  level  overview  of  MEDITECH's  BCTA  (Bar  Coded  Transfusion  Administration).    If  you  are  new  to  MEDITECH  nursing  or  blood  bank  modules,  or  are  considering  implementing  BCTA,  this  session  will  give  you  an  overview  of  its  functionality  and  implementation.    Mary  Baker  is  a  Clinical  Analyst  with  HCA  TriStar  Division.          1002  -­‐  BMV  101  Presenter:    Carole  Weinstein  Organization:    The  Valley  Hospital,  Ridgewood,  New  Jersey    Abstract:    Join  us  for  an  entry  level  overview  of  MEDITECH's  Bedside  Medication  Verification  functionality  -­‐  how  it  works,  pitfalls  to  beware  of,  and  what  you'll  need  in  the  way  of  hardware  to  make  scanning  a  breeze.        Carole  Weinstein  is  a  Project  Specialist  at  The  Valley  Hospital  in  Ridgewood  NJ.      She  has  installed  and  supported  MEDITECH  clinical,  administrative  and  financial  modules  for  the  past  15  years.          

1003  -­‐  Clinical  Review  101  Presenter:    Sandy  DePlonty  Organization:    War  Memorial  Hospital,  Sault  Ste.  Marie,  Michigan    Abstract:    Do  know  about  Clinical  Review?  Do  you  want  to  know  more?  This  session  will  be  a  basic  tutorial  going  through  each  and  every  button/panel  located  on  the  clinical  review  screen.        Sandy  DePlonty,  MT(ASCP),  MBA,  MPA  IS  Applications  Director,  first  worked  as  a  Medical  Technologist  in  the  lab  for  11  years.  She  set  up  and  supported  the  first  lab  computer.  Sandy  joined  IS  to  implement  MEDITECH  in  1997;  in  later  years  she  worked  as  a  controller  and  the  Director  of  Fiscal  Reporting  and  Budgeting.  She  has  participated  in  MUSE  since  1997  as  both  a  peer  group  leader  and  a  presenter.      1004  -­‐  EDM  101  Presenter:    Michael  Laidlaw  Organization:    The  Valley  Hospital,  Ridgewood,  New  Jersey    Abstract:    Join  us  for  a  brief  overview  of  EDM  that  will  cover  the  basics  of  Trackers,  Indicators,  and  documentation.    The  presentation  will  also  give  an  explanation  of  some  of  the  more  in  depth  capabilities  of  the  system.          Mike  Laidlaw  is  a  long  time  MEDITECH  analyst  with  expertise  in  a  variety  of  different  modules,  including  the  clinicals  and  financials.          1005  -­‐  NUR  101  Presenter:    Mary  Baker  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Nashville,  Tennessee    Abstract:      If  you  are  new  to  MEDITECH's  nursing  module  or  you  support  other  MEDITECH  modules  that  integrate  with  nursing,  this  presentation  will  give  you  an  overview  of  its  functionality  and  integration  with  other  modules.        Mary  Baker  is  a  Clinical  Analyst  with  HCA  TriStar  Division.        1006  -­‐  POM/CPOE  101  Presenter:    Moshgan  Jones  Organization:    Nathan  Littauer  Hospital  and  Home,  Gloversville,  New  York    Abstract:    POM  101  will  cover  the  basic  set  up  and  functionality  of  Provider  Order  Management  (CPOE)  and  its  integration  to  MEDITECH's  clinical  applications        Moshgan  Jones,  MS,  BS,  MT  is  a  Senior  Clinical  Application  Analyst  at  the  Nathan  Littauer  Hospital  and  Home  in  upstate  New  York,  and  an  active  volunteer  with  MUSE.    

1007  -­‐  Off  to  See  the  Wizard  of  EDM...  A  Journey  Down  the  Yellow  Brick  Road  Presenters:    Deborah  Lake  and  Paul  Bleim  Organization:    Fitzgibbon  Hospital,  Marshall,  Missouri    Abstract:    Moving  to  electronic  documentation  in  the  Emergency  Department  will  increase  patient  safety,  faster  turnaround  times,  improved  communication,  and  ensure  proper  documentation  for  reimbursement.    Of  course  this  did  not  come  without  resistance  and  fear.    Even  though  we  successfully  have  been  LIVE  with  EDM  Phase  I  we  still  have  part  of  the  Yellow  Brick  road  ahead  of  us  …  but  we  now  know  most  of  the  fear  is  gone,  and  the  journey  will  become  easier.    Fitzgibbon  Hospital  is  a  small  rural  Facility  10  miles  north  of  I-­‐70  in  mid-­‐Missouri.    We  would  like  to  share  our  travel  down  that  Yellow  Brick  road  and  discuss  our  trials,  tribulations,  and  success.    This  all  was  possible  because  of  a  pro-­‐active  ED  Nurse  Manager,  and  a  positive  EDM  Core  Team.    Our  presentation  will  discuss  what  we  determined  as  our  most  important  areas  for  success:  

• Choosing  the  right  Core  Team  Members  • Assigning  task  to  the  Core  Team  • Reviewing  Core  Team  Progress  • Developing  Educational  Material  • Education  • Parallel  Testing  • Assignment  of  Reviewing  Documentation  • GO  LIVE!  • Post  Go  LIVE  Lessons  Learned  

 Off  to  see  the  Wizard  of  EDM  …  Fitzgibbon  Hospital  began  their  journey  in  February  2011  on  the  Yellow  Brick  Road.  The  EDM  Core  Team  was  selected  by  our  ED  Nurse  Director,  and  training  began.    The  first  part  of  our  project  was  focus  on  getting  bedside  nurses  to  understand  MEDITECH  language  (CDS,  query).    The  next  step  of  most  importance:    determining  what  types  of  devices  would  be  most  effective  to  be  used  in  the  ED.    Many  hours  were  spent  reviewing  and  researching  the  types  of  devices  that  were  best  of  Fitzgibbon  to  travel  down  the  Yellow  Brick  road  to  success!    Our  team  reviewed  their  current  paper  method  of  documentation,  and  began  to  build  their  documentation  screens  in  EDM.    Parallel  testing  was  most  important  to  our  success.    In  the  beginning  of  the  parallel  phase  most  of  the  ED  staff  did  not  understand  the  importance,  but  it  became  very  clear  to  the  staff  the  more  you  practice  the  better  you  become!    Fitzgibbon  ED  staff  paralleled  for  about  30  days  prior  to  go  LIVE.    On  October  11,  2011  at  0800,  Fitzgibbon  ED  went  LIVE  with  EDM  Phase  I  nursing  documentation.    The  road  down  the  Yellow  Brick  road  is  more  than  half  way  completed  and  that  half  was  more  successful  than  any  person  at  the  faculty  ever  dreamed!    Thanks  to  a  dedicated  Core  Team,  Nurse  Director,  and  hard  work  by  the  ED  staff.    Big  Board  …  

Using  a  Big  Board  (Tracker)  has  shortened  the  wait  times  in  the  ED  by  about  30  minutes.    Since  everyone  has  the  ability  at  a  glance  to  review  the  patient  load,  resulted  orders,  and  time  waiting,  EDM  has  made  a  HUGE  difference  in  customer  satisfaction  to  date.    Ruby  Slippers…  Providers  wanted  to  click  their  heels  and  stay  in  their  paper  world,  but  the  EDM  nursing  staff  gave  the  providers  a  heart!    Like  anything  else  change  is  hard!    It  is  extremely  difficult  when  the  providers  are  accustomed  to  a  piece  of  paper  to  give  them  the  information  they  may  need.    Fitzgibbon  providers  came  out  of  their  tornado  ridden  house,  and  landed  right  on  that  Witch  of  the  West  and  skipped  right  on  down  that  Yellow  Brick  road  with  enthusiasm,  cooperation,  and  skill!        Deborah  Lake,  RN/BSN,  IT  Clinical  Coordinator,  has  worked  as  a  bedside  nurse  for  over  20  years,  but  started  her  Nursing  Informatics  Career  seven  years  ago.    She  worked  at  another  facility  that  went  with  a  “big  bang”  MEDITECH  implementation,  and  since  has  been  working  at  Fitzgibbon  Hospital  in  Marshall,  Missouri.              1008  -­‐  How  to  Keep  Your  Cost  Accounting  Implementation  Moving  and  Avoid  the  Dreaded  “Stagnant”  Status  Presenter:    Chad  McLaughlin  Organization:    Stamford  Health  System,  Stamford,  Connecticut    Abstract:    The  Cost  Accounting  application  can  be  hard  to  take  seriously.    It  is  not  required  for  a  system  go-­‐Live,  and,  as  in  Stamford  Hospital’s  case,  it  can  be  implemented  years  after  the  main  go-­‐Live.    Many  customers  do  not  even  purchase  the  product.    Those  that  do  purchase  it  run  the  risk  of  a  stagnant  project  because  of  the  massive  amount  of  effort  involved  in  the  implementation  and  the  stress  of  making  the  right  system  configuration  decisions.    Attempts  at  pressing  the  MEDITECH  team  for  answers  and  guidance  can  easily  result  in  frustration  due  to  the  perception  of  “wishy-­‐washy’  answers  like  “There’s  no  one  right  way  to  do  it.”  or  “Customers  have  done  this  in  many  different  ways  –  I  can’t  tell  you  which  one  is  most  popular.”        But  the  benefits  of  Cost  Accounting  are  immense:  even  a  little  insight  into  the  true  costs  of  procedures  can  be  a  great  help  when  negotiating  reimbursements  with  insurance  companies  and  analyzing  department  performance.        When  embarking  on  a  Cost  Accounting  implementation,  it  is  important  to  realize  that  the  MEDITECH  Specialists  are  there  to  show  you  how  the  software  works,  not  necessarily  to  consult  you  in  the  best  configuration  strategy,  and  it  is  very  easy  to  find  yourself  leading  a  stalled  project.    This  presentation  will  cover:  

• The  Cost  Accounting  implementation  experience  at  Stamford  Hospital  from  an  IT  perspective.  

• Stamford  Hospital’s  methodical,  step-­‐by-­‐step  Cost  Accounting  processing  guide.    Future  customers  may  use  this  document  as  a  starting  point  for  their  own  procedures,  and  current  customers  may  use  it  to  adjust  existing  procedures.  

• Useful  custom  reports  developed  at  Stamford  Hospital  that  can  aid  in  the  Cost  Accounting  implementation  and  regular  processing.  

     Chad  McLaughlin  is  a  Senior  Systems  Analyst  at  Stamford  Hospital  supporting  various  financial  and  administrative  applications,  including  some  MEDITECH  products.    In  his  previous  position,  he  was  employed  at  MEDITECH  for  nearly  a  decade  implementing  general  financial  applications  and  Scanning  &  Archiving.        1009  -­‐  Tarot  Cards  and  Tea  Leaves  –  Reading  Your  Teams  and  Changing  the  Future  Presenter:    Yvonne  Martin  Organization:    Betsy  Johnson  Regional  Hospital,  Dunn,  North  Carolina    Abstract:    Whether  you  are  migrating,  upgrading  or  implementing  if  you  have  teams  you  must  know  how  to  read  them.  Based  on  what  you  read  you  can  guide  them  using  your  knowledge  of  their  strengths  and  weaknesses.  Harnett  Health  System  went  live  on  6.02  on  February  1,  2012.  Teams  were  comprised  of  personnel  recruited  from  their  departments  and  many  had  never  worked  on  the  background  of  a  computer  system.  This  presentation  will  show  how  one  IT  support  person  examined  her  teams  and  made  the  most  of  what  she  had.      Yvonne  Martin  is  a  Systems  Analyst  at  Harnett  Health  System  in  Dunn,  North  Carolina.  For  the  six  migration  she  supported  LAB,  PHA,  ITS  and  EDM  and  was  lead  for  RD/RW.  She  began  her  experience  with  the  MEDITECH  system  when  she  built  the  LAB  module  for  a  hospital  in  Baton  Rouge  in  1997.        1010  -­‐  Tying  It  All  Together:    Discharge  through  ePrescribing  Presenter:    Sheila  Smith  Organization:    Stamford  Health  System,  Stamford,  Connecticut    Abstract:    Stamford  Hospital,  a  MEDITECH  CS  5.65  site,  has  recently  implemented  ePrescribing  and  fully  integrated  the  discharge  &  medication  reconciliation  processes.    Join  us  in  a  lively  discussion  as  we  share  our  pearls,  pitfalls,  and  lessons  learned  in  automating  the  discharge  process.    Presentation  topics:  

• Design/Build  • Testing  • Training  • Pilot    • House  wide  Go-­‐LIVE  • User  Adoption  • Questions  &  Answers  

 

Stamford  Hospital  is  a  305-­‐bed,  not-­‐for-­‐profit  provider  of  comprehensive  healthcare  services  in  lower  Fairfield  County  and  the  region.  Stamford  Hospital  is  affiliated  with  New  York  Presbyterian  Health  System  and  is  a  major  teaching  affiliate  of  the  Columbia  University  College  of  Physicians  and  Surgeons.  We  are  a  proud  member  of  the  Planetree  Alliance,  a  group  of  hospitals  nationwide  focused  on  patient-­‐centered  care.  Our  areas  of  expertise  include:  cancer  care,  heart  services,  orthopedics  and  women's  health          Sheila  Smith,  Clinical  Systems  Analyst  at  Stamford  Hospital,  has  15  years  of  healthcare  experience,  with  nine  years  being  in  the  Information  Systems  field.      1011  -­‐  Standardized  Care  Planning  and  the  Clinical  Information  System  (CIS)  –  Are  they  Frenemies?  Presenter:    Corey  Tillyer  Organization:    Fraser  Health  Authority,  Surrey,  British  Columbia    Abstract:    According  to  Wikipedia,  a  frenemy  can  refer  to  either  an  enemy  disguised  as  a  friend  or  to  a  partner  who  is  simultaneously  a  competitor  and  rival.    Fraser  Health  (FH)  is  one  of  six  Health  Authorities  within  British  Columbia,  Canada  and  services  a  population  of  1.6  million  people.  FH  has  implemented  an  integrated  clinical  information  system  initiative  called  myHEALTHSystem.  The  vision  of  myHEALTHSystem  is  to  integrate  person-­‐centred  health  information,  across  the  continuum  of  care,  in  support  of  optimizing  health  care  for  Fraser  Health  citizens  and  providers.  This  discussion  will  include  FH's  CIS  architecture,  governance  operating  models  to  support  standards  for  planning  care  and  the  CIS  roadmap  to  support  FH's  mission  of  Better  Health,  Best  in  Health  Care.    Corey  Tillyer  is  the  Director  of  Health  Informatics  -­‐  Advanced  Clinical  Systems  with  Fraser  Health  Authority  and  your  MUSE  Board  Chair-­‐elect.  Corey  has  worked  in  Health  Informatics  and  with  MEDITECH  since  1995.  Corey's  background  in  nursing  along  with  a  Graduate  degree  in  Healthcare  Leadership  helps  her  to  bring  together  the  clinicians  needs  with  IT's  ability  to  support  those  needs.      1012  -­‐  Utilizing  Tools  in  CPOE  to  Meet  Quality  Initiatives  Presenter:    Jayne  Cloutier  Organization:    Parkview  Adventist  Medical  Center,  Brunswick,  Maine    Abstract:    Any  one  can  roll  out  CPOE  but  optimizing  it  to  improve  quality  initiates  can  be  a  real  challenge.  This  presentation  will  assist  you  with  strategies  learned  from  real  experiences.  Focus  will  be  on  Care  Measure  and  Meaningful  Use  Quality  measures.    Learn  from  what  Parkview  did  right  and  what  we  have  had  to  improve  on  to  make  CPOE  the  engine  that  drives  all  of  our  clinical  initiatives.      Jayne  Cloutier,  RN  BSN  is  the  Clinical  Information  Manager  at  Parkview  Adventist  Medical  Center  in  Brunswick,  Maine  where  she  has  been  employed  since  2000.    She  is  the  lead  analyst  supporting  all  the  advanced  clinical  modules  since  2005.  Her  clinical  background  includes  critical  care  nursing,  resource  nurse  as  well  as  nurse  educator.    

1013  -­‐  How  to  Win  Friends  and  Influence  Doctors:    Physician  Engagement  Helps  Beaufort  Memorial  Hospital  Reach  Stage  1  and  Beyond  Presenter:    Ed  Ricks  Organization:    Beaufort  Memorial  Hospital,  Beaufort,  South  Carolina    Abstract:    As  a  technology  leader  in  the  healthcare  market,  the  move  to  EMR  was  a  foregone  conclusion  from  the  start  at  Beaufort  Memorial  Hospital.      Yet,  while  the  long-­‐term  benefits  that  a  paperless  environment  would  have  on  hospital  efficiency,  PHI  security  and  improved  patient  outcomes  were  substantial,  the  immediate  impact  on  caregiver  workflow  had  the  potential  to  turn  clinicians  away.    New  online  systems  would  introduce  more  complex  passwords  to  users  already  overburdened  with  remembering  credentials.    Multiple  log  ins/out,  user  lock-­‐outs  and  time  spent  calling  the  help  desk  could  frustrate  users  and  jeopardize  the  EMR  project.    Any  technology  that  reduced  the  amount  of  time  spent  caring  for  patients  would  be  resisted  by  clinicians,  and  it  was  clear  that  electronic  engagement  was  going  to  be  a  challenge,  particularly  with  physicians.        For  Ed  Ricks,  Beaufort  Memorial  Hospital’s  VP  and  CIO,  understanding  the  physicians’  requirements  and  presenting  a  flexible  solution  that  actually  improved  their  productivity  –  while  at  the  same  time  securing  patient  data  –  was  key  to  their  engagement,  and  ultimately  attesting  for  Meaningful  Use.    By  rethinking  the  way  clinicians  access  the  data  they  need,  the  IT  team  was  able  to  develop  an  electronic  system  that  delivered  faster  workflows  and  higher  efficiency.    Through  a  combination  of  virtual  desktops,  single  sign-­‐on  and  strong  authentication,  clinicians  today  have  secure,  one-­‐touch  access  to  roaming  sessions  that  follow  them  throughout  their  shifts.    Users  access  data  at  standalone  office  PCs,  generic  shared  workstations,  and  virtual  roaming  desktops.  They  log  in  once  at  the  start  of  their  shifts,  and  move  throughout  their  day  during  a  predefined  grace  period,  logging  in  and  out  of  their  sessions  with  a  simple  tap  of  their  employee  ID  badges.    Physicians  have  been  delighted  with  the  results  as  the  information  they  need  is  always  at  their  fingertips.    They  are  spending  more  time  with  patients  and  less  time  clicking  through  applications  to  access  patient  records.    As  one  doctor  put  it,  “IT  has  finally  done  something  for  me  instead  of  to  me.”    In  this  presentation,  Ed  Ricks,  VP  and  CIO  at  Beaufort  Memorial  Hospital,  will  describe  the  path  that  his  team  took  to  reach  Stage  1  Meaningful  Use  and  how  they  won  over  doctors  and  nurses  by  redefining  the  parameters  of  access  to  PHI.        Learning  Objectives:  

• Learn  how  to  design  a  system  that  users  will  embrace    • Understand  the  benefits  and  nuances  of  a  virtualized  desktop  environment  • Avoid  common  mistakes  made  during  the  implementation  and  deployment  of  EMR    • Become  familiar  with  technologies  that  can  help  speed  EMR  adoption  by  physicians  • Recognize  the  value  that  different  SSO  and  Strong  Authentication  solutions  can  bring  to  your  

EMR  project    Ed  Ricks,  MHA,  CPHIMS,  CHPS,  has  more  than  20  years  of  experience  in  healthcare  information  systems.  Prior  to  becoming  Vice  President  of  Information  Services  and  CIO  at  Beaufort  Memorial,  he  served  in  the  same  roll  at  Samaritan  Medical  Center  in  Watertown,  N.Y.  Ricks  earned  a  Bachelor  of  Science  degree  in  computer  science  from  Central  Michigan  University  and  a  Master  of  Health  Administration  degree  from  the  University  of  North  Carolina  in  Chapel  Hill.        

 1014  -­‐  Security  Risk  Analysis:    Toolkits  for  a  Complex  Project  Presenter:    Jim  Sehloff  Organization:    Holy  Family  Memorial,  Manitowoc,  Wisconsin    Abstract:    HIPAA  requires  that  we  do  a  security  risk  analysis.    ARRA  and  meaningful  use  places  more  emphasis  on  getting  this  done  right.    Doing  a  good  security  risk  analysis  requires  a  lot  of  time  and  the  right  tools  for  documentation.    We  will  examine  tools  available  and  provide  insight  on  how  we  made  use  of  them.    Jim  Sehloff  has  worked  in  healthcare  since  1973,  first  as  a  medical  technologist  and  then  in  MIS  supporting  lab  and  other  modules.    About  10  years  ago,  him  boss  gave  him  the  task  of  complying  with  the  HIPAA  security  rules.    Since  then,  Jim  has  worked  with  HIPAA  COW,  a  collaborative  of  Wisconsin  healthcare  organizations  to  write  whitepapers  and  model  policies  relating  to  compliance  with  the  security  rule.    Jim  is  currently  the  co-­‐chair  of  their  security  work  group.  He  has  a  Master’s  degree  in  computer  medicine  from  Texas  Tech  University.    He  has  also  been  active  in  MUSE,  serving  the  central  region  board  and  doing  both  lab  and  security  presentations.  And  like  one  security  guru  always  says  “Jim  may  be  a  little  nerdy,  but  he  is  basically  a  nice  guy”.        1015  -­‐  Automating  Medication  Reconciliation  Presenter:    Kim  Maples  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri      Abstract:    “Around  here,  however,  we  don’t  look  backwards  for  very  long.  We  keep  moving  forward,  opening  up  new  doors  and  doing  new  things,  and  curiosity  keeps  leading  us  down  new  paths.”  –  Walt  Disney  at  the  end  of  Meet  the  Robinsons.        That  about  sums  up  Citizens  Memorial  Healthcare  (CMH)  organization’s  journey  in  developing  an  automatic  medication  reconciliation  process.  Med  rec  is  a  continual  struggle  for  organizations  around  the  country,  but  it  is  a  struggle  worth  fighting  through  to  ensure  patient  safety.  This  presentation  will  outline  how  CMH  developed  an  automated  med  rec  process  using  MEDITECH’s  Client  Server  platform  in  2008  and  the  journey  they  have  been  on  to  improve  the  process  along  the  way.  They  will  also  review  their  anticipated  expectations  for  the  MEDITECH  Phase  II  Med  Rec  process  that  comes  with  CS  5.65.  They  plan  to  take  5.65  in  the  Spring  of  2012  and  will  be  able  to  discuss  how  that  update  will  impact  their  current  med  rec  process,  changes  they  encounter  between  the  two  phases  of  med  rec,  and  if  their  expectations  were  met.          Kim  Maples,  RN  BSN  has  worked  at  Citizens  Memorial  Hospital  in  Bolivar,  Missouri  for  12  years.  She  has  nursing  experience  in  Med/Surg,  ICU,  and  as  a  clinical  nursing  instructor.  She  has  worked  as  a  clinical  information  specialist  for  four  years.  She  is  the  primary  support  specialist  for  PCS  and  QRM,  and  offers  secondary  support  for  ORM,  EDM,  LAB,  and  RAD  for  their  MEDITECH  C/S  5.64  PP20  platform  soon  to  be  migrating  to  5.65.          

1016  -­‐  Integrate,  Interface,  Innovate!  Presenter:    Sherry  Montileone  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    At  Citizens  Memorial  Hospital,  our  goal  is  to  provide  the  most  efficient  EMR  possible.    We  believe  that  if  you  make  the  system  fast,  reliable  and  the  "one  stop  shop"  for  data  -­‐  people  will  use  it  and  that's  good  for  everyone.        Attend  this  session  to  see  how  we:  

• Integrate  data  from  other  systems  (link  from  the  EMR,  no  additional  login  required)  • Interface  data  with  other  systems  (some  standard  interfaces  and  some  not  so  standard..)  • Innovate  (send  /  receive  data  from  a  third-­‐party  vendor,  get  outside  PACS  images  and  OB  

records  into  the  system,  etc.)        Sherry  Montileone  has  30  years  of  IT  experience.    She  has  worked  with  Citizens  Memorial  Hospital  since  2000  assisting  with  the  award  winning  implementation  of  the  MEDITECH  system  in  multiple  Acute,  LTC  and  clinic  settings.        1017  -­‐  Personal  Health  Records  and  Patient  Portals:  To  Infinity  and  Beyond!  Presenter:    Karrie  Ingram  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    In  this  technologically  savvy  age,  patient  portals  and  personal  health  records  are  a  great  way  to  engage  our  patients  as  part  of  their  own  healthcare  team.  Like  Woody  and  Buzz,  they  are  different,  each  having  their  own  unique  qualities  and  purposes.      Patient  Portals  offer  the  convenience  of  accessing  their  medical  record,  communicating  with  their  physician's  office,  keeping  track  of,  requesting  and  rescheduling  appointments,  online  bill  pay,  printing  med  list  or  immunization  record  from  home  or  workplace,  any  time  of  day.    PHR's  can  house  their  medical  information  as  well  as  data  they  find  pertinent,  from  ODL's  to  a  record  of  preventative  health  measures,  chronic  disease  management  techniques  and  more.      Benefits  aren't  just  for  the  patient!  Both  can  help  you  meet  Meaningful  Use  measures.  You’ve  got  a  friend  in  Portals  and  PHR’s  Come  take  part  in  a  discussion  about  current  use,  benefits,  engagement  strategies,  and  what  we  need  in  the  future  as  these  two  products  evolve  and  help  us  take  our  patient’s  records  “to  infinity  and  beyond”!      Karrie  Ingram  joined  Citizens  Memorial  Hospital  (CMH)  in  2002  to  lead  the  MEDITECH  implementation  for  CMH's  long  term  care  facilities.  She  transitioned  to  supporting  the  MPM  Suite  for  CMH's  25+  clinics  in  2008  and  has  led  implementation  projects  including  the  Patient  Portal,  e-­‐Prescribing,  and  external  document  scanning.    Prior  to  CMH,  she  spent  several  years  in  Project  Management  and  attained  her  PMP  certification  in  2011.  Her  next  adventure  is  as  Project  Manager  for  a  recently  awarded  HRSA  Rural  Health  IT  Network  Development  Grant.      

1018  -­‐  Stage  2  Meaningful  Use  Winnie  the  Pooh  Halloween  Movie  Preview  Presenter:    Denni  McColm  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    Few  people  love  Halloween  candy  more  than  Winnie  the  Pooh!  However,  when  Tigger  warns  everyone  about  a  monster  who  turns  unsuspecting  trick-­‐or-­‐treaters  into  jack-­‐o-­‐lanterns,  Pooh  thinks  twice  about  venturing  out  for  sweet  treats.  Will  his  sweet  tooth  get  the  best  of  them  and  cause  them  to  risk  becoming  a  jack-­‐o-­‐lantern  in  exchange  for  some  sugary  goodness?    Similarly,  few  hospitals  love  incentive  payments  more  than  Citizens  Memorial  does!  However,  when  the  Advisory  Board  warns  everyone  about  a  monster  timeline  that  can  turn  an  unsuspecting  incentive  money  hound  into  a  jack-­‐o-­‐lantern  –  even  Citizens  was  forced  to  think  twice  about  venturing  out  for  the  sweet  incentive  dollars.  Thankfully,  that  monster  timeline  has  been  pushed  back,  but  the  horror  continues  because  Stage  2  of  Meaningful  Use  will  be  upon  us  before  we  know  it.      The  start  date  for  meeting  the  Stage  2  requirements  will  be  October  1,  2013.  Unlike  Stage  1,  when  we  had  a  90-­‐day  window  during  our  first  year  of  qualification,  it  is  expected  that  we’ll  be  required  to  meet  the  Stage  2  requirements  all  year  –  meaning  that  we  better  be  ready  to  hit  the  ground  running.  Come  hear  about  the  proposed  Stage  2  requirements,  the  process  for  finalizing  those  requirements  and  participate  in  a  discussion  about  how  we  all  can  meet  them  with  our  MEDITECH  software.    Denni  McColm  is  Chief  Information  Officer  for  Citizens  Memorial  Healthcare  (CMH).  Denni  has  been  at  Citizens  Memorial  since  1988,  serving  as  Director  of  Human  Resources  and  Director  of  Finance  before  moving  into  the  CIO  role  in  June,  2003.  Denni  served  on  the  Certification  Commission  for  Health  Information  Technology  as  a  Commissioner  from  2006-­‐2008.  She  also  served  on  the  Davies  Awards  of  Excellence  Organizational  Selection  Committee  from  2006  -­‐2008  and  again  in  2010-­‐present.    Denni  is  a  member  of  the  Board  of  Directors  for  MUSE,  Medical  Users  Software  Exchange  and  the  Editorial  Board  for  Healthcare  IT  News,  published  in  partnership  with  HIMSS.    Denni  holds  a  Master  of  Business  Administration  degree  from  the  University  of  Missouri-­‐Columbia.  CMH  achieved  Stage  1  of  Meaningful  Use  in  May,  2011.          1019  -­‐  Support  the  System  Presenters:    David  Tilley  and  Sherry  Montileone  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    Attend  this  session  to  find  out  what  everyone  REALLY  wants  to  know!    We’ll  cover  these  real  life,  “in  the  trenches”  topics  and  more:  

• Tools  (Help  Desk  and  server  /  network  performance  monitoring  that  doesn’t  cost  a  fortune)  • Staffing  (Our  organizational  hierarchy  and  how  we  handle  on-­‐call)  • Service  Initiatives  (How  we  Walk  A  Mile  in  our  users’  shoes  and  monitor  user  satisfaction)  • MEDITECH  Performance  (How  your  module  mix  matters,  new  MEDITECH  performance  metrics,  

and  changes  we’ve  made  that  matter)    

David  Tilley,  BSCS,  serves  as  the  IT  Supervisor  for  Citizens  Memorial  Healthcare  in  Bolivar,  Missouri.    While  working  in  healthcare  IT  over  the  last  nine  years,  David  has  served  in  a  variety  of  roles  and  has  been  involved  with  numerous  projects  and  IT  initiatives  at  CMH.        Sherry  Montileone  has  30  years  of  IT  experience.    She  has  worked  with  Citizens  Memorial  Hospital  since  2000  assisting  with  the  award  winning  implementation  of  the  MEDITECH  system  in  multiple  Acute,  LTC  and  Clinic  settings.        1020  -­‐  Downtime  Toolbox  Presenters:    David  Tilley  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    Downtime  planned  or  unplanned  can  be  difficult  to  manage  especially  in  an  electronic  environment.    Learn  how  Citizens  Memorial  Healthcare  handles  downtime  using  Report  Scheduler,  a  read  only  EMR,  and  scripting  tools  to  ensure  vital  clinical  and  operational  data  is  available  during  an  outage.            David  Tilley,  BSCS,  serves  as  the  IT  Supervisor  for  Citizens  Memorial  Healthcare  (CMH)  in  Bolivar,  Missouri.    While  working  in  healthcare  IT  over  the  last  nine  years,  David  has  served  in  a  variety  of  roles  and  has  been  involved  with  numerous  projects  and  IT  initiatives  at  CMH.          1021  -­‐  Medication  Administration  –  Reducing  Documentation  Overkill  Presenters:    Donna  Haid,  Lisa  Marra,  and  Patti  Grandinetti  Organization:    Butler  Health  System,  Butler,  Pennsylvania    Abstract:    The  Electronic  Medical  Record  (EMR)  team  evaluated  the  relevance  of  patient  assessment  and  reassessments  related  to  medication  administration.  Previously,  we  reassessed  for  narcotic  medications  efficacy  forty-­‐five  minutes  after  administration  and  blood  pressure  and  heart  rate  were  assessed  prior  to  giving  many  cardiac  medications.  The  team  reviewed  this  practice  and  identified  opportunities  to  streamline  the  forty-­‐five  minute  reassessment.  Pain  assessment  was  eliminated  for  patients  receiving  long  acting  scheduled  narcotics  or  continuous  epidural  or  patient  controlled  analgesia.    The  assessment  function  also  prompts  the  staff  to  remove  patches  and  measure  mantoux  (PPD)  testing  in  48  hours.  After  the  revisions,  the  number  of  medication  with  attached  documentation  decreased  by  60%,  from  261  to  105.          Donna  Haid  is  the  Informatics  Manager  at  Butler  Health  System,  a  296-­‐bed  acute  care  facility  in  Butler,  PA.  She  has  worked  in  a  variety  of  nursing  positions  including  med/surg,  critical  care  and  quality  improvement.  She  developed  an  electronic  medical  record  team  consisting  of  front  line  staff  members.  This  multidisciplinary  team  identifies  revision  opportunities  in  the  MEDITECH  documentation  system  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  has  been  instrumental  in  developing  computerized  provider  order  entry.  Haid  is  currently  pursuing  a  Masters  Degree  in  Nursing  Informatics.        

Lisa  Marra  is  a  registered  nurse  at  Butler  Health  System,  working  as  a  telemetry/med/surg  nurse.  She  serves  as  a  front  line  staff  member  on  the  electronic  medical  record  committee,  a  multidisciplinary  team  which  identifies  opportunities  to  improve  the  MEDITECH  documentation  system  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  was  also  instrumental  in  the  implementation  of  computerized  provider  order  entry.  She  is  currently  pursuing  a  Bachelors  Degree  in  Nursing.    Patti  Grandinetti,  a  registered  nurse  at  Butler  Health  System,  works  in  the  obstetrics-­‐gynecology  department.  Grandinetti  is  a  member  of  a  multidisciplinary  team  which  addresses  opportunities  to  improve  the  MEDITECH  documentation  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  was  also  instrumental  in  the  implementation  of  computerized  provider  order  entry.        1022  -­‐  “All  for  One  and  One  for  All”  Admission  Assessment  Presenters:    Donna  Haid,  Lisa  Marra,  and  Patti  Grandinetti  Organization:    Butler  Health  System,  Butler,  Pennsylvania    Abstract:    The  electronic  medical  record  team  identified  an  opportunity  to  streamline  the  admission  assessment  using  lean  methodology.  The  goal  was  to  incorporate  five  adult  admission  assessments  into  one.  Previously,  inpatient,  outpatient,  and  specialty  units  had  their  own  assessments.  By  separating  the  assessment  into  three  parts,  History,  Part  I,  and  Part  II  we  gained  significant  efficiency.    The  History  and  Part  I  information  can  be  gathered  over  the  phone  prior  to  procedures  or  on  arrival  to  outpatient  areas.  Part  II  only  occurs  if  the  out-­‐patient  becomes  an  admission.      Dissecting  the  admission  into  three  parts  allows  the  process  to  match  workflow  and  skill  set.  The  results  of  this  improvement  have  decreased  questions  asked  of  patients  by  six  percent,  decreased  the  pre-­‐procedural  arrival  time  for  our  outpatient  procedures  from  2  hours  to  1  ½  hours.  The  screens  needed  to  be  entered  decreased  by  11%  by  rearranging  and  combining  information  collected.  This  limits  the  number  of  repeated  questions  to  patients  and  families,  increasing  both  staff  and  patient  satisfaction.      Donna  Haid  is  the  Informatics  Manager  at  Butler  Health  System,  a  296-­‐bed  acute  care  facility  in  Butler,  PA.  She  has  worked  in  a  variety  of  nursing  positions  including  med/surg,  critical  care  and  quality  improvement.  She  developed  an  electronic  medical  record  team  consisting  of  front  line  staff  members.  This  multidisciplinary  team  identifies  revision  opportunities  in  the  MEDITECH  documentation  system  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  has  been  instrumental  in  developing  computerized  provider  order  entry.  Haid  is  currently  pursuing  a  Masters  Degree  in  Nursing  Informatics.        Lisa  Marra  is  a  registered  nurse  at  Butler  Health  System,  working  as  a  telemetry/med/surg  nurse.  She  serves  as  a  front  line  staff  member  on  the  electronic  medical  record  committee,  a  multidisciplinary  team  which  identifies  opportunities  to  improve  the  MEDITECH  documentation  system  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  was  also  instrumental  in  the  implementation  of  computerized  provider  order  entry.  She  is  currently  pursuing  a  Bachelors  Degree  in  Nursing.    Patti  Grandinetti,  a  registered  nurse  at  Butler  Health  System,  works  in  the  obstetrics-­‐gynecology  department.  Grandinetti  is  a  member  of  a  multidisciplinary  team  which  addresses  opportunities  to  improve  the  MEDITECH  documentation  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  was  also  instrumental  in  the  implementation  of  computerized  provider  order  entry.    

 1023  -­‐  One  Discharge  Intervention  –  Endless  Possibilities  Presenters:    Donna  Haid,  Lisa  Marra,  and  Patti  Grandinetti  Organization:    Butler  Health  System,  Butler,  Pennsylvania    Abstract:    In  the  past  year,  the  electronic  medical  record  team  identified  an  opportunity  to  streamline  the  discharge  process  using  lean  methodology.  The  process  goal  was  to  give  better  instruction  using  less  nursing  time.    Previously  the  patient  received  discharge  instructions  for  each  diagnosis  and  or  procedure.  This  duplicated  the  discharge  medication  list  for  each  discharge  instruction  chosen.  The  team  was  able  to  decrease  these  instructions  from  sixty  to  one  discharge  form.  The  physician’s  office  phone  number  now  defaults  when  the  staff  enter  the  physician’s  mnemonic.  Previously,  when  regulatory  requirements  changed,  sixty  discharge  instructions  required  revisions;  now  only  one  needs  to  be  revised.  Discharge  instructions  can  now  have  graphics  and  the  font  and  format  are  no  longer  limited.  The  discharge  instructions  include  required  queries  to  meet  CORE  measures.  The  charge  nurse/team  leader  can  now  complete  the  discharge  instructions,  print  them,  and  have  them  ready  to  give  to  the  nurse  caring  for  the  patient  with  time  savings  of  thirty  minutes  per  discharge.  The  change  in  the  process  has  made  the  discharge  instructions  more  focused  and,  we  believe  more  understandable  for  the  patient.      Donna  Haid  is  the  Informatics  Manager  at  Butler  Health  System,  a  296-­‐bed  acute  care  facility  in  Butler,  PA.  She  has  worked  in  a  variety  of  nursing  positions  including  med/surg,  critical  care  and  quality  improvement.  She  developed  an  electronic  medical  record  team  consisting  of  front  line  staff  members.  This  multidisciplinary  team  identifies  revision  opportunities  in  the  MEDITECH  documentation  system  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  has  been  instrumental  in  developing  computerized  provider  order  entry.  Haid  is  currently  pursuing  a  Masters  Degree  in  Nursing  Informatics.        Lisa  Marra  is  a  registered  nurse  at  Butler  Health  System,  working  as  a  telemetry/med/surg  nurse.  She  serves  as  a  front  line  staff  member  on  the  electronic  medical  record  committee,  a  multidisciplinary  team  which  identifies  opportunities  to  improve  the  MEDITECH  documentation  system  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  was  also  instrumental  in  the  implementation  of  computerized  provider  order  entry.  She  is  currently  pursuing  a  Bachelors  Degree  in  Nursing.    Patti  Grandinetti,  a  registered  nurse  at  Butler  Health  System,  works  in  the  obstetrics-­‐gynecology  department.  Grandinetti  is  a  member  of  a  multidisciplinary  team  which  addresses  opportunities  to  improve  the  MEDITECH  documentation  to  match  the  workflow  for  the  end  user.  This  team  was  also  instrumental  in  the  implementation  of  computerized  provider  order  entry.        1024  -­‐  Engaging  the  Patient  While  Working  with  the  Electronic  Record  Presenter:    Kim  Maples  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    With  the  implementation  of  technology  in  healthcare,  there  is  always  the  criticism  by  staff  that  the  computer  takes  away  from  hands  on  patient  care  and  is  actually  a  barrier  to  effective  healthcare.  Citizens  Memorial  Healthcare  (CMH)  has  been  successful  with  their  implementation  of  healthcare  technology  in  their  organization  and  continues  to  pursue  effective  ways  to  integrate  technology  to  improve  patient  care.  This  success  has  led  them  to  pursue  ways  to  dispel  the  myth  that  

technology  is  a  barrier  to  patient  care  and  can  actually  be  a  great  tool  to  provide  better,  more  effective  health  care  to  patients.      As  the  White  Rabbit  sings:  “I'm  late.  I'm  late.  For  a  very  important  date.  No  time  to  say  Hello.  Goodbye.  I'm  late,  I'm  late,  I'm  late.”    In  healthcare’s  fast  paced  world,  CMH  has  been  able  to  offer  workshops  to  all  of  their  clinical  staff  and  new  clinical  employees  to  train  on  ways  to  provide  patient  care  and  utilize  technology  without  adding  any  more  time  to  their  busy  day.    The  benefit  is  improved  patient  healthcare,  satisfaction,  real  time  documentation,  and  staff  satisfaction.    Come  see  what  a  patient  experiences  as  they  begin  in  the  ambulatory  setting,  proceed  for  a  pre-­‐op  visit,  and  then  come  in  for  their  day  of  surgery.  This  presentation  will  be  a  skit  demonstration  and  overview  of  how  CMH  is  training  users  with  key  changes  to  process  and  scripting  to  engage  the  patient  during  their  healthcare  visit  while  utilizing  technology.    Kim  Maples,  RN  BSN  has  worked  at  Citizens  Memorial  Hospital  in  Bolivar,  Missouri  for  12  years.  She  has  nursing  experience  in  Med/Surg,  ICU,  and  as  a  clinical  nursing  instructor.  She  has  worked  as  a  clinical  information  specialist  for  four  years.  She  is  the  primary  support  specialist  for  PCS  and  QRM,  and  offers  secondary  support  for  ORM,  EDM,  LAB,  and  RAD  for  their  MEDITECH  C/S  5.64  PP20  platform  soon  to  be  migrating  to  5.65.          1025  -­‐  “I  Believe  in  Being  an  Innovator”  –  Walt  Disney  Presenter:    Alexa  Thompson  Organization:    Golden  Valley  Memorial  Hospital,  Clinton,  Missouri    Abstract:    Isn’t  innovation  what  having  an  EHR  is  all  about?    As  HIT  professionals  we  have  the  responsibility  and  clinical  expertise  to  improve  health  care  information  through  technology.    Aggressive  timelines  and  stringent  requirements  associated  with  Meaningful  Use  along  with  limited  budgets  require  this.    We  must  be  innovative  and  creative  in  our  approach  to  meeting  MU.  Unless  you’re  one  of  the  fortunate  organizations  with  unlimited  resources  or  you’re  advanced  in  your  EHR  journey,  you  have  most  likely  not  implemented  all  of  the  necessary  modules  to  meet  MU  “by  the  book.”        The  only  way  to  meet  Stage  1  Meaningful  Use  without  the  recommended  modules  is  to  be  innovative.    When  the  perfect  solution  isn’t  an  option,  then  an  option  or  solution  that  works  for  your  organization  must  be  achieved.    Golden  Valley  Memorial  Hospital  has  met  all  Stage  1  MU  requirements,  including  patient  education  and  discharge  instructions  without  the  RXM  module.    Attend  this  presentation  to  learn:  

• MEDITECH  options  to  meet  MU  without  all  modules  being  implemented,  i.e.  RXM,  CPOE.  • Uses  of  technology  to  remind  patients  about  outpatient  appointment  through  phone  calls  and  

texting.  • How  MU  has  influenced  the  implementation  of  modules.  It  is  our  responsibility,  as  HIT  

professionals,  to  create  an  environment  for  staff  and  physicians  to  use  the  EHR  to  benefit  in  such  a  way  that  requires  us  to  be  innovative.    Phase  II  of  MU  has  totally  changed  the  implementation  plan  for  meaning  facilities.  

 

Alexa  Thompson  RN  is  a  Clinical  Systems  Analyst  at  Golden  Valley  Memorial  Healthcare  in  Clinton,  Missouri.  She  is  a  current  member  of  MEDITECH’s  Nursing  Advisory  Board.  She  has  ARRA  HITECH  certification  (pending)  and  will  graduate  as  Project  Management  in  May  2012.  Alexa’s  current  responsibilities  include  implementation,  continued  support,  and  education  of  all  advanced  clinicals  for  nursing,  ancillary  services  and  physicians.        1026  -­‐  The  Challenges  of  Integrating  and  Implementing  CPOE  in  MEDITECH  6.0  Presenters:    Leigh  Shipper  and  Dana  Monroe  Organization:    Beaufort  Memorial  Hospital,  Beaufort,  South  Carolina    Abstract:    To  be  prepared  for  a  successful  CPOE  implementation,  it  is  important  to  understand  some  of  the  challenges  and  issues  you  might  encounter  in  your  CPOE  implementation.    This  presentation  will  include  the  integration  challenges  between  Order  Management  and  the  other  MEDITECH  modules  to  include  supporting  the  functionality  of  the  other  modules  while  meeting  the  ultimate  goal  of  CPOE.    Process  and  communication  issues  that  became  apparent  while  implementing  CPOE,  and  how  we  addressed  these  issues,  and  the  challenges  of  building  codified  data  into  the  system  to  meet  meaningful  use  requirements  will  also  be  discussed    Leigh  Shipper  is  a  Senior  Programmer/Analyst  at  Beaufort  Memorial  Hospital  with  12  years  of  MEDITECH  experience  and  a  graduate  of  Louisiana  Tech  University.      Dana  Monroe  RN  is  a  Clinical  Analyst  at  Beaufort  Memorial  Hospital  with  16  years  nursing  experience  and  five  years  in  IT.            1027  -­‐  Use  of  PDoc  for  Clinical  Pharmacist  Documentation  Presenter:    Connie  Saltsman  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Nashville,  Tennessee    Abstract:    This  session  will  provide  an  overview  of  the  use  of  PDoc  for  Clinical  Pharmacist  Documentation.    Our  facilities  implemented  PDoc  for  provider  documentation  and  pushed  the  physicians  to  use  PDoc  100%.    As  part  of  this  implementation,  we  took  the  opportunity  to  include  Clinical  Pharmacist  documentation  in  PDoc  as  well.    This  session  will  discuss  the  process  to  identify  what  documents  needed  to  be  built,  how  the  templates  were  drafted  and  the  pilot  process  to  implement.    We  will  review  the  change  control  process  and  what  lessons  were  learned  as  part  of  the  pilot  and  overall  implementation  process.    Connie  L.  Saltsman  is  the  Electronic  Health  Record  Medication  Management  Expert  Lead  for  Hospital  Corporation  of  America  (HCA)  in  Nashville,  Tennessee.    She  is  also  an  Assistant  Professor  at  the  University  of  Tennessee  College  of  Pharmacy.    She  received  her  Doctor  of  Pharmacy  degree  from  Albany  College  of  Pharmacy,  her  MBA  from  the  University  of  Baltimore  and  recently  became  CPHIMS  certified.    Dr.  Saltsman  spent  10  years  at  The  Johns  Hopkins  Hospital  in  Baltimore,  Maryland;  five  years  as  a  Clinical  Pharmacist  and  five  years  as  the  Division  Director  of  Pharmacy  in  the  Medicine/Neurosciences/GYN-­‐OB  

Pharmacy,  supporting  over  400  patient  beds  and  managing  a  staff  of  over  40  pharmacists  and  certified  pharmacy  technicians.    The  EHR  Medication  Management  Expert  Lead  supports  the  HCA  Clinical  agenda  and  reviews  and  coordinates  the  medication  modules  for  the  various  systems  included  in  the  Electronic  Health  Record.      Dr.  Saltsman  provides  leadership  for  enterprise  wide  adoption  for  the  following  projects:    Medication  Reconciliation,  CPOE,  reviewing  and  helping  to  update  and  standardize  medication  management  across  the  HCA  facilities,  review  of  computer  system  upgrades  as  they  affect  the  electronic  health  record,  and  the  review  of  the  medication  modules  for  new  computer  systems.            1028  -­‐  Integrating  Real  Time  Charge  Estimation  into  Your  CWS/ARM  Workflow  Presenter:    Bryan  Martin  Organization:    Southeastern  Ohio  Regional  Medical  Center,  Cambridge,  Ohio    Abstract:    We  are  going  live  with  version  6.06  in  April  2012.  Part  of  our  transition  will  be  to  interface  a  real-­‐time  charge  estimation  tool  into  the  CWS/ARM  module.  Learn  how  we  created  exception-­‐based  workflows,  validate  insurance  benefits  at  the  point  of  scheduling  with  live  270/271  feeds  and  create  .pdf  estimates  that  we  can  email  to  the  patients  prior  to  arrival  at  our  facility,  or  mail  to  them.  This  is  a  part  of  our  Point  of  Service  collections  initiative  here  at  Southeastern  Ohio  Regional  Medical  Center.    Bryan  Martin  joined  Southeastern  Ohio  Regional  Medical  Center  in  2009.    Southeastern  Med  is  a  non-­‐profit  facility  located  in  Cambridge,  Ohio  and  licensed  for  171  acute  care  beds.  His  healthcare  career  began  over  15  years  ago  as  the  Operations  Manager  for  a  multi-­‐specialty  physician  group.  Then  a  couple  years  later  he  began  his  endeavors  as  Director  of  Patient  Financial  Services  in  hospitals  in  West  Virginia  and  Ohio.  During  his  time  at  Southeastern  Med  he  has  developed  and  implemented  various  initiatives  to  increase  reimbursement  as  well  as  efficiencies  throughout  the  revenue  cycle.  In  2011  Southeastern  Med  has  accomplished  record  lows  in  A/R  days  at  33  and  record  cash  collections.  In  his  current  position  he  is  responsible  for  contract  negotiation  and  management,  financial  counseling,  scheduling,  registration,  billing,  collections  and  nurse  auditing.  He  is  active  in  the  revenue  enhancement  arena  by  serving  on  various  committees  within  the  hospital.    Bryan  has  a  bachelor’s  degree  from  West  Virginia  University.  He  is  an  active  member  and  past  president  of  the  Central  Ohio  Patient  Account  Managers  (COPAM).  Bryan  has  given  revenue  cycle  presentations  to  various  Quadramed  User  Groups,  HFMA  and  AAHAM.          1029  -­‐  BCMA  Implementation  and  Success  Presenters:    Jennifer  Alexander  and  Erika  Anderson  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    This  panel  presentation  will  provide  information  about  the  process  Centura  Health  clinical  personnel  used  to  implement  BCMA  (bar  code  medication  administration).    Jennifer  Alexander,  RN,  is  a  Clinical  Informatics  Specialist  at  Porter  Adventist  Hospital  in  Denver,  CO.  She  has  been  involved  in  the  standardization  and  development  of  the  EHR  project  with  Centura  Health  since  2006.  

 Erika  Anderson,  RN,  CRNI  is  a  Clinical  Informatics  Specialist  at  Porter  Adventist  Hospital  in  Denver,  CO.  She  has  been  involved  in  the  standardization  and  development  of  the  EHR  project  with  Centura  Health  since  2005.            1030  -­‐  Breaking  Down  Module  Silos:    Becoming  Connected  with  Restraint  Policies,  Documentation  and  Data  Collection  Presenters:    Jan  DeBruin  and  Lisa  Stevenson  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    This  presentation  will  provide  information  about  the  process  Centura  Health  clinical  personnel  used  to  standardize  system  restraint  policies,  EDM,  ORM  and  PCS  clinical  documentation  in  behavioral  and  non-­‐behavioral  restraints  and  providing  reports  to  monitor  restraint  use  documentation.    Centura  Health  is  a  multi-­‐facility  healthcare  organization  in  Colorado,  with  a  single  data  base,  that  implemented  MEDITECH  applications  in  13  hospital  facilities  over  the  past  five  years.    An  upgrade  to  MEDITECH  C/S  5.56  PP5-­‐8  was  completed  in  October  2010.      Jan  DeBruin  RN  is  a  Clinical  Informatics  at  Avista  Adventist  Hospital  in  Louisville,  CO.    Jan  has  over  35  years  of  clinical  experience  in  healthcare.    She  has  been  involved  in  the  standardization  and  development  of  the  EHR  project  at  Centura  Health  since  2005.    Lisa  Stevenson  RN  is  a  Clinical  Informatics  at  Parker  Adventist  Hospital  in  Parker,  CO.    Lisa  has  over  -­‐-­‐-­‐-­‐years  of  clinical  experience  in  healthcare.  Lisa  has  over  10  years  of  clinical  experience  in  healthcare.    She  has  worked  with  MEDITECH  in  the  ED,  Acute  Care,  and  Quality  settings  since  it  was  instituted  at  Parker  in  2007.            1031  -­‐  Make  That  to  Go  –  How  Secure  Roaming  Desktops  Transformed  Technology  from  Adversary  to  Productivity  Tool  for  Clinicians  at  Augusta  Health  Presenter:    Bruce  Hall  Organization:    Augusta  Health,  Fishersville,  Virginia    Abstract:    Care  providers  are  constantly  on  their  feet,  moving  between  shared  workstations  in  offices,  hallways  and  patient  rooms.    And  while  the  benefits  of  CPOE,  Clinical  Documentation,  Bedside  Medication  and  other  electronic  systems  are  huge,  accessing  Protected  Health  Information  (PHI)  when  and  where  it  is  needed  has  been  a  thorn  in  the  side  of  clinicians.  For  care  providers  at  Augusta  Health  –  in  particular  the  hundreds  of  nurses  who  were  spending  10  seconds  per  log-­‐in,  20-­‐30  times  day  –  technology  had  become  their  adversary.    Optimized  workflows  translate  directly  into  increased  efficiency  and  more  time  spent  with  patients  and  IT  knew  that  in  order  for  users  to  adopt  the  new  systems  that  they  planned  to  deliver,  they  needed  to  find  a  way  to  make  technology  portable  and  transparent.    

 After  assessing  a  range  of  alternatives,  roaming  Citrix  desktops  with  no-­‐click  access  were  implemented,  transforming  technology  into  a  productivity  tool  and  creating  a  welcomed  attitude  shift  among  clinicians.    With  thin  clients  in  every  patient  room,  care  providers  tap  their  badges  to  log-­‐in  once  at  the  beginning  of  the  shift.    When  their  work  is  completed,  they  tap  out  to  suspend  their  session,  securing  the  PHI  until  they  access  it  again  with  a  tap  of  their  badge  at  their  next  location.    Sessions  are  timed  to  run  throughout  a  user’s  shift,  requiring  a  PIN  as  a  second  factor  every  three  hours  for  strong  authentication.    Workflows  are  more  efficient.    More  time  is  spent  with  patients  as  opposed  to  logging  in  and  out  of  computers.    PHI  is  more  secure.  And  physicians,  nurses  and  other  care  providers  are  happy  and  more  inclined  to  adopt  new  technology.        Attend  this  session  to  learn  the  details  of  Augusta  Health’s  Big  Bang  go-­‐live  implementation  of  Roaming  Desktops.    Attendees  will  learn:    

• The  pros  and  cons  of  thin  clients  vs.  portable  devices  for  fast  and  secure  access  to  PHI  • The  underpinnings  of  the  infrastructure  that  has  given  technology  a  new  lease  on  life  in  the  eyes  

of  physicians,  nurses  and  other  care  providers  • The  methodology  behind  the  phased  approach  to  deployment  • What  you  can  expect  to  gain  in  terms  of  improved  productivity,  increased  security  and  reduced  

costs    Bruce  Hall  has  25  years  of  experience  in  healthcare  IT.    Prior  to  joining  Augusta  Health  as  CIO,  he  was  the  CIO  at  Cayuga  Medical  Center  in  Ithaca  New  York  and  worked  as  a  consultant  for  five  years.          1032  -­‐  Meaningful  Use  Public  Health  Reporting  Using  the  Centralized  Immunization  Management  Method  Presenter:    Wally  Dickson  Organization:    Lake  Regional  Health  System,  Osage  Beach,  Missouri    Abstract:    This  presentation  will  be  a  step-­‐by-­‐step  walk  through  of  the  set-­‐up  of  Meaningful  Use  Public  Health  reporting  of  immunizations,  using  the  Centralized  Immunization  Management  Method.    We  will  then  explore  how  the  interfacing  was  constructed,  through  other  vendor  interfacing.    Wally  Dickson  RN,  MS-­‐HSA  currently  works  for  Lake  Regional  Health  System,  Osage  Beach,  Missouri  as  a  Clinical  Applications  Specialist.    He  has  been  an  RN  for  26  years  with  primary  emphasis  in  emergency  care.  The  most  recent  16  years  have  been  spent  in  IT  as  an  analyst  focusing  on  MEDITECH  clinical  applications.    While  in  Denver,  Colorado,  he  supported  and  implemented  Magic  clinical  applications.    For  the  past  six  years,  while  at  Lake  Regional,  he  has  assisted  in  the  conversion  from  Magic  to  Client  Server  Platform  and  implemented  EDM  along  with  advanced  clinical  applications.  Recently,  he  has  turned  his  attention  to  ARRA  Meaningful  Use,  concentrating  on  the  implementation  of  its  measures.          

1033  -­‐  LSS  Physician  Experience  Presenters:    Louise  E  Schottstaedt,  MD  and  Marty  Schultz  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    Although  the  concept  of  managing  a  patient’s  health  information  electronically  for  efficiency  and  safety  reasons  is  attractive  to  any  physician,  the  reality  of  changing  from  paper  to  an  electronic  system  is  anything  but  easy.  Centura  has  brought  over  130  physicians  and  other  practitioners  onto  LSS  in  the  past  two  years.  This  talk  will  discuss  the  transition  from  the  physician’s  perspective,  and  from  the  implementation  team’s  perspective.  For  the  physician,  there  are  developmental  stages  to  learning  and  use  of  an  EHR,  and  there  are  stages  of  grieving  and  loss  that  must  be  dealt  with.  Both  the  provider  and  the  implementation  team  members  must  be  aware  of  these  in  order  to  make  the  transition  smooth.    Louise  E  Schottstaedt  MD,  MBA  has  practiced  family  medicine  for  28  years  in  a  variety  of  settings,  including  a  community  health  center,  a  residency  teaching  practice,  a  private  group  practice,  and  now  as  an  employed  physician  at  Centura  Health.  She  has  practiced  the  full  spectrum  of  family  medicine,  including  OB  and  newborn  care,  inpatient  care,  office  practice,  nursing  home,  and  home  care.  She  has  used  LSS  in  her  current  practice  for  three  years.  She  is  the  Physician  Champion  for  LSS  at  Centura  and  the  co-­‐CMIO.    Marty  Schultz  is  the  Director  of  IT  Applications  for  LSS  for  Centura  Health  and  is  responsible  for  the  implementation  and  adoption  of  LSS  in  our  practices.  She  has  worked  in  healthcare  for  over  20  years,  and  has  an  extensive  background  in  physician  practice  management,  and  IT  applications  management  both  in  hospitals  and  office  practices.  Her  deep  understanding  of  the  ambulatory  aspect  of  healthcare  has  served  Centura  well  in  meeting  the  IT  needs  of  employed  physicians.        1034  -­‐  Implementation  of  LSS  across  Multiple  Specialties  and  Geographic  Areas  Presenters:    Louise  E  Schottstaedt,  MD  and  Marty  Schultz  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado  90  minutes    Abstract:    Centura  Health  has  embarked  on  an  ambitious  project  of  bringing  all  of  it  employed  providers  onto  LSS  financials  and  clinicals  within  a  3  year  time  frame.  Over  300  providers  in  20  specialties  and  12  geographical  areas  will  be  ultimately  woven  into  one  group  practice  without  walls  using  the  shared  EHR.  This  is  the  story  of  our  journey.  Topics  to  be  discussed  include:    project  design,  management  and  oversight,  implementation  and  training,  support  structure  and  adoption  strategies,  content  development  and  management,  turning  on  functionality,  and  integrating  with  our  hospitals  and  home  health  partners.  Our  approach  to  each  of  these  facets  of  the  project  has  matured  as  we  learn  what  works  and  strive  to  meet  ever-­‐changing  needs  of  our  healthcare  environment  over  time.  We  will  describe  where  we  started  and  how  we  have  adjusted  for  success.    Louise  E  Schottstaedt  MD,  MBA  has  practiced  family  medicine  for  28  years  in  a  variety  of  settings,  including  a  community  health  center,  a  residency  teaching  practice,  a  private  group  practice,  and  now  as  an  employed  physician  at  Centura  Health.  She  has  practiced  the  full  spectrum  of  family  medicine,  including  OB  and  newborn  care,  inpatient  care,  office  practice,  nursing  home,  and  home  care.  She  has  used  LSS  in  her  current  practice  for  three  years.  She  is  the  Physician  Champion  for  LSS  at  Centura  and  the  co-­‐CMIO.  

 Marty  Schultz  is  the  Director  of  IT  Applications  for  LSS  for  Centura  Health  and  is  responsible  for  the  implementation  and  adoption  of  LSS  in  our  practices.  She  has  worked  in  healthcare  for  over  20  years,  and  has  an  extensive  background  in  physician  practice  management,  and  IT  applications  management  both  in  hospitals  and  office  practices.  Her  deep  understanding  of  the  ambulatory  aspect  of  healthcare  has  served  Centura  well  in  meeting  the  IT  needs  of  employed  physicians.          1035  -­‐  Upping  the  Game:    Take  Your  EMR  to  Major  League  Status  Presenters:    Leslie  Brooks  and  Pamela  Owens  Organization:    Hanover  Hospital,  Hanover,  Pennsylvania    Abstract:    The  HIM  checklist  used  in  the  beginning  of  a  project  will  assist  in  integrating  administrative  and  clinical  systems.    This  checklist  will  ask  questions  that  cover  topics  of  HIPAA  compliance,  medical  records,  charging,  release  of  information,  coding,  etc.    Used  in  the  initial  and  planning  stages  of  a  change,  it  helps  to  identify  time,  dollars  and  resources  that  will  be  needed.    It  maximizes  uncovering  the  risks  and  constraints.    It  minimizes  change  control  and  scope  creep.    Who  doesn't  have  limited  time,  money  and  resources?    By  using  a  checklist,  we  coordinate  our  (HIM/EMR)  piece  of  the  project  or  change  with  less  frustration  and  more  efficiency.    Department  Directors  and  vendors  will  be  assured  that  all  bases  are  covered  in  HIPAA  Privacy  and  Security,  Payer  Contracts  and  Core  Measures,  Data  Creation,  Correction,  and  Conversion,  Document  Authentication  and  Printing,  and  Interfaces.    Leslie  Brooks,  MLT,  ASCP,  MT(HEW),  is  a  HIM  System  Specialist/Project  Coordinator  at  Hanover  Hospital  in  Hanover,  PA.  Leslie  has  30  years  of  experience  including  Laboratory  Generalist,  LIS  Coordinator  and  MIS  Applications  Analyst,  of  which  the  last  10  years  have  been  with  MEDITECH  products  (both  CS  and  Magic)  including  LIS,  PCS,  PCI,  EMR,  EDM,  OE,  PHA,  and  MIS.    Pamela  Owens,  RHIA,  is  the  Director,  HIM  and  HIPAA  Privacy  Officer  at  Hanover  Hospital  in  Hanover,  PA.  She  has  30  years  of  experience  spanning  HIM,  HIPAA  Privacy,  HIE,  Case  Management,  Compliance,  and  Systems  Integration.    Her  MEDITECH  CS  module  responsibilities  include  ABS,  B/AR,  EMR,  ITS,  and  MRI.        1036  -­‐  Processes  for  CPOE  in  the  Peri-­‐operative  Arena  Presenter:    Nancy  Stimson  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    The  processes  for  CPOE  in  the  peri-­‐operative  arena  present  many  challenges.  Patients  may  have  both  pre-­‐op  testing  and  procedural  visits,  mandating  different  order  sets.    Inpatient  post-­‐operative  orders  may  include  PACU,  the  inpatient  floor  or  both.    Centura  Health  has  recently  implemented  CPOE  in  multiple  facilities  and  has  refined  the  peri-­‐procedural  processes.    Nancy  Stimson,  RN,  BSN  has  worked  with  Centura  Health  on  the  build,  implementation  and  multiple  upgrades  of  the  OR  module.    She  has  worked  extensively  with  process  improvement  and  change  in  the  course  of  implementing  and  expanding  the  role  of  the  HER  in  a  14  hospital  system.    

1037  -­‐  Technical  Device  Considerations  for  EMAR/BMV  Systems  Implementation  Presenter:    Charles  Still  Organization:    Southwestern  Vermont  Medical  Center,  Bennington,  Vermont    Abstract:    The  presentation  will  go  into  considerable  detail  outlining  technical  considerations  for  the  best  possible  performance  in  your  EMAR/BMV  environment.  Topics  will  include:  

• Scanners  • Bluetooth  Settings            • Tablet  computers  and  tools  to  make  them  more  user  friendly            • Hardware  Monitoring  in  the  clinical  environment  • Printing  2D  barcodes  without  middleware  from  any  environment  • Direct  Label  examples  • Printing  Tips  • Armbands  that  work  and  simplify  positive  patient  ID  • Generating  Keyboard  shortcuts  via  barcode  scanning  • Known  Workarounds  to  Bedside  Scanning  and  how  to  spot  and  stop  them  • Auditing  needs  • Reporting  • Disaster  Recovery  /  Downtime  planning.  • Barcode  Considerations  

o Linier  and  2D  Barcodes  • Nursing,  Pharmacy,  and  Information  Technology  Departmental  Roles  • Go  Live  Preparation  • Post  Live  Considerations  • Case  Study  

o Pharmacy  Medication  Receipt  /  Check  in  Validation  Process  o Pharmaceutical  Manufacturer  Barcode  Errors  o Unplanned  Downtime  /  Disaster  Recovery  o 2D  Barcode  Utilization  o Labeling  /  Repackaging,  Workflows  for  Safety  o Post  Live  Analysis  o Continuous  Improvement  o Results  Statistics  and  Analysis  

 After  a  full  year  of  EMAR  BMV  Implementation,  many  hospitals  have  seen  a  significant  reduction  in  administration  errors  and  an  improvement  in  patient  safety.    We  will  review  the  results  in  detail  for  one  such  organization.    Site  discussions  will  focus  on  a  MEDITECH  Magic  HIS  environment.            We  will  focus  on  real  world  experience  and  practical  applicability;  what  worked  and  what  didn't.    This  presentation  has  been  developed  by  and  for  Hospital  Providers.    Charles  J.  Still,  MBA  is  a  Project  Manager  for  Southwestern  VT  Healthcare.  He  was  the  2011  winner  of  the  Waypaver  for  Bedside  Barcoding  Award.        1038  -­‐  Business  Intelligence  at  Centura  Health  

Presenters:    Lisa  Camplese  and  David  Pruitt  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    Through  this  presentation  we  will  explore  the  power  of  basic  reporting  including  the  relationships  between  writing,  scripting  and  report  delivery.    We  will  discuss  the  ability  to  use  advanced  reporting  and  features  such  as  cube  drill  down  and  dash  boarding  to  drive  outcomes.    We  will  also  discuss  the  importance  and  ability  to  provide  these  BI  tools  and  functionality  while  promoting  regulatory  compliance  with  protection  of  Protected  Health  Information  (PHI),  core  measure  abstraction,  and  providing  ongoing  provider  practice  review  data.        Lisa  Camplese  is  a  seasoned  health  care  executive  with  27  years  of  experience  in  health  care  administration.    She  holds  a  bachelor’s  degree  in  nursing  and  is  a  Registered  nurse  practitioner  as  well.    She  went  on  to  receive  her  MBA  in  Health  services  Administration  from  Brenau  University  in  Georgia.    Lisa  joined  Centura  Health  in  2006  as  the  Vice  President  of  Clinical  Quality  and  Care  Coordination  after  serving  as  a  COO,  Administration  and  Quality  executive  in  hospitals  in  Atlanta  and  Tucson.    David  Pruitt  is  the  manager  of  Business  Intelligence  for  Centura  Health  IT.    He  has  a  Master’s  in  Business  Administration  from  Regis  University.    David  was  introduced  to  the  world  of  MEDITECH  reporting  by  managing  the  conversion  of  7,000  active  reports  from  CS  5.5  to  5.6          1039  -­‐  KOIN  (Knowledge  Orders  Interventions  Notes)  Plan  of  Care  Presenter:    Carol  Butler  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    Centura  Health  had  five  different  methods  for  planning  patient  care,  none  of  which  made  full  use  of  the  capability  of  the  MEDITECH  system.    A  multidisciplinary  team  with  representatives  from  all  the  Centura  acute  inpatient  facilities  was  formed  to  accomplish  a  standardized  and  efficient  method  of  care  planning  which  maximizes  efficiency  and  reduces  nursing  time  required.    The  method  utilizes  a  Plan  of  Care  Intervention  which  pulls  associated  data  from  documentation,  and  a  Status  Board  which  pulls  key  elements  of  interdisciplinary  documentation.    Carol  Butler  RN,  MSN-­‐HCA  is  a  professional  Health  Care  Administrator  with  over  20  years  of  experience  in  patient  care,  quality  and  risk  management,  clinical  informatics  and  program  development  and  implementation  strategies.    As  a  CNO,  Carol  led  clinical  operations,  very  successfully,  through  the  process  of  opening  two  new  hospitals.                  1040  -­‐  TAR  in  the  OR  Abstract  Presenter:    Janice  Schmidt  

Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    St  Anthony  Summit  Medical  Center  was  chosen  as  the  pilot  site  for  the  transfusion  administration  record  in  the  operating  room  because  of  size  and  volume  of  blood  products  administered.    The  TAR  in  the  OR  would  involve  anesthesia  and  the  Certified  Registered  Nurse  Anesthetists  (CRNAs)  to  do  the  blood  administration  check  and  then  do  the  scanning  process  when  blood  needed  to  be  given  in  the  OR.    This  presentation  will  include  the  challenges  we  encountered,  the  training  involved,  the  need  to  maintain  efficiency  for  the  physicians  and  anesthesiologists,  and  the  current  state  of  this  implementation.  The  final  result  was  a  successful  implementation  with  buy  in  to  the  point  that  other  electronic  pilots  were  requested  by  this  group  of  physicians  as  well.    Janice  Schmidt  RN,  MSN  has  been  a  nurse  for  32  years  covering  a  wide  variety  of  specialty  fields  including  ER,  PACU,  ICU,  Transplant,  and  CVICU.    The  last  five  years  have  been  in  the  field  of  Clinical  Nursing  Education  and  Informatics  Manager  for  a  32-­‐bed  facility  and  three  urgent  care  mountain  clinics.    In  this  role,  Janice  manages  the  challenges  of  a  facility  in  a  remote  location  with  shared  resources  electronic  support  from  the  system  as  a  whole.    Responsibilities  include  support  for  managers,  the  computer  charting  system,  web  based  training  administrator,  orientation  of  new  employees  for  the  facility  and  mountain  clinics,  MEDITECH  projects  and  pilots,  physician  support  and  training,  staff  training  for  MEDITECH  updates,  and  education  and  certifications  for  employees.    She  completed  her  MSNed  in  2007  and  is  currently  planning  to  take  the  nurse  informatics  exam  in  2012.            1041  -­‐  MEDITECH  and  Home  Care:    Enabling  Point  of  Care  Assessment  and  Clinical  Documentation  in  the  Community  Presenters:    Mark  Helmak  and  James  Weir  Organization:    Alberta  Health  Services,  Edmonton,  Alberta    Abstract:    Mobile  technologies  are  evolving  rapidly,  transforming  conventional  work  processes  to  enable  agile  service  delivery.    Learn  how  Alberta  Health  Services  implemented  MEDITECH  in  our  Home  Care  Services  area.    This  was  a  project  that  included  in  its  scope  point-­‐of-­‐care  access  for  more  than  1,000  nurses  and  other  service  providers  who  provide  care  to  our  22,000  active  clients.    This  presentation  will  provide  an  opportunity  for  other  organizations  using  MEDITECH  to  learn  from  the  experiences  of  a  successful  project  and  facilitate  the  dialogue  for  future  initiatives.      With  a  focus  on  mobility,  our  presentation  will  profile  the  specific  strategies  for  initiating  a  mobile  deployment,  executing  an  effective  project  and  creating  sustainable  work  processes  for  our  users.      The  presentation  will  focus  on:  

• The  steps  taken  in  the  selection  of  our  mobility  solution.  • Our  strategy  for  the  implementation  and  support  of  800+  mobile  devices.  • The  mobile  user  landscape:    What  information  is  collected  and  what  information  is  available  to  

those  working  in  the  community?  • Transition  of  both  device  and  MEDITECH  support  from  project  to  operations.      

• An  overview  of  our  aggressive  approach  to  training  which  included  not  only  MEDITECH  but  use  of  the  Resident  Assessment  Instrument  for  Home  Care  (RAI-­‐HC)  assessment  tool  and  mobile  technology.      

• Lessons  learned,  including  both  the  challenges  we  have  faced  and  the  optimizations  achieved.  • Where  we  are  at  in  terms  of  user-­‐adoption,  data  quality,  and  user  compliance  including  the  

evaluation  metrics/KPI’s  that  were  developed  both  project  and  post  project.  • Next  steps  and  the  continuing  quest  for  opportunities  for  improvement.  

 Mark  Helmak,  Director  Community  Care  Support,  Alberta  Health  Services,  has  been  involved  in  clinical  Information  Systems  since  1989  supporting  implementations  in  Acute  and  Community  Care  settings.    Technology  settings  have  been  many  from  mainframe  to  web  based  solutions  and  is  a  graduate  from  the  Computer  Systems  program  from  the  Northern  Alberta  Institute  of  Technology  (NAIT).    James  Weir,  Manager  Community  Operations  Support,  Alberta  Health  Services,  has  been  involved  in  supporting  community-­‐based  solutions  since  1997  initially  in  the  role  of  an  Application  Analyst  and  later  as  a  manager,  overseeing  the  operational  support  for  Community  Services,  including  Home  Care.    Most  recently  James  led  the  technical  team  responsible  for  the  implementation  of  MEDITECH  in  Edmonton  Zone  Home  Care.    That  project  successfully  saw  the  implementation  of  the  RAI  Home  Care  assessment  tool  and  Point  of  Care  Clinical  Documentation.    James  has  a  Bachelor  of  Science  degree  from  the  University  of  Alberta  and  is  a  graduate  of  the  Computer  Systems  Technology  program  at  the  Northern  Institute  of  Technology  (NAIT).          1042  -­‐  The  “Impossibility”  of  Physician  Engagement  Presenters:    Christi  Rousseau  and  Mallory  Brown  Organization:    Magnolia  Regional  Health  Center,  Corinth,  Mississippi    Abstract:    When  Magnolia  Regional  Health  Center  began  working  on  implementation  of  a  computerized  physician  order  entry  system,  in-­‐house  critics  told  us  it  would  never  work  and  the  physicians  would  never  adopt  an  ERM.  A  mere  month  into  our  limited  go  live  we  had  physicians  volunteer  to  go  on  a  waiting  list  for  training.  We  learned  what  worked  to  obtain  physician  buy  in,  and  what  did  not.  We  also  learned  valuable  lessons  about  identifying  which  physicians  would  be  our  champions  and  which  would  resist  implementation.    Physician  engagement  is  a  critical  part  of  any  new  CPOE  implementation.  Let  us  share  our  success  stories  and  difficulties  with  you  so  you  might  learn  from  our  experiences.        “It’s  kind  of  fun  to  do  the  impossible.”-­‐  Walt  Disney    Christi  Rousseau,  RN,  had  30  years  of  surgical  management  experience  before  transferring  to  the  IT  department  as  a  clinical  analyst  in  October  of  2009.    Her  first  assignment  was  project  manager  for  the  PCM  implementation  –  a  successful  implementation  of  Phase  I  (PWM,  E-­‐signature,  and  Pocket  PC)  in  January  2010  was  followed  by  a  successful  implementation  of  Phase  II  (CPOE  and  PDoc)  in  June  2011.    Implementation  of  RxM  and  E-­‐Prescribing  are  set  for  March  2012.        

Mallory  Brown,  RN,  BSN  is  a  registered  nurse  with  10  years  Emergency  Department  experience  before  beginning  her  career  as  a  Physician  Liaison  in  the  IT  Department.  Her  role  has  been  crucial  to  successful  physician  engagement  and  implementation  of  PCM  through  her  efforts  with  training,  on-­‐boarding,  physician  contact,  and  issue  resolution.            1043  -­‐  MEDITECH  Interconnectivity  Improves  Quality  of  Care  While  Saving  Clinician’s  Time  Presenters:    Andrea  Englund  and  Rick  Gagnon  Organization:    Centura  Health,  Englewood,  Colorado    Abstract:    Centura  Health  at  Home  implemented  Maestro,  MEDITECH’s  homecare  solution,  at  our  first  site  in  Pueblo  in  September  of  2010  and  then  with  Colorado  Springs  in  October  of  2011.  One  of  the  benefits  of  using  Maestro  is  the  interfacing  capability  with  the  acute  Centura  Health  facilities.  In  particular,  the  medication  interface  has  proven  to  decrease  the  amount  of  time  the  clinician’s  spend  entering  and  reconciling  medications  in  the  patient’s  home.  This  presentation  focuses  on  the  time  saving  aspect  with  the  utilization  of  the  medication  interface  as  well  as  the  impact  that  the  medication  interface  has  on  improving  the  quality  of  patient  care  at  the  point  of  service  and  improved  patient  outcomes.        Andrea  Englund  MSN,  RN,  COS-­‐C  is  a  graduate  of  the  University  of  Nebraska  Medical  Center  with  a  BSN  in  2001  and  a  MSN  in  2008.  Andrea  received  her  Masters  of  Science  in  Nursing  as  a  Health  Systems  Nurse  Specialist  with  a  focus  in  Nursing  Informatics.  In  2009,  Andrea  certified  as  an  OASIS  specialist  in  home  health  and  received  the  designation  of  Certified  OASIS  Specialist-­‐Clinical.  Andrea  has  worked  in  the  hospital  setting  in  the  critical  care  step  down  unit,  in  homecare  as  a  informatics  nurse  specialist,  a  home  care  nurse,  clinical  information  systems  trainer,  liaison  between  clinical  needs  and  information  technology,  and  has  served  as  a  clinical  preceptor  and  mentor  for  hospital  staff  as  well  as  homecare  staff.  In  her  current  role  as  the  statewide  manager  of  clinical  informatics  at  Centura  Health  at  Home,  Andrea  is  very  involved  in  process  structuring,  improvement,  and  the  implementation  of  the  Maestro  product.      Rick  Gagnon  is  a  graduate  of  Sonoma  State  University  as  a  Family  Nurse  Practitioner  and  a  Public  Health  Nurse.  Over  his  30-­‐year  career,  he  has  worked  as  a  clinician  in  acute  care,  public  health  and  home  health  care,  and  has  been  a  small  business  owner,  manager,  supervisor  and  mentor  in  public,  private  and  corporate  settings.    Rick  has  worked  in  home  care  informatics  on  both  the  software  vendor  and  the  software  user  sides  of  the  business  for  more  than  15  years.    In  his  work  with  Patient  Care  Technologies,  Rick  worked  on  the  Maestro  design  project  and  is  presently  a  systems  analyst  with  Centura  Health  Information  Technology  where  he  supports  the  Maestro  Application.          1044  -­‐  Transfusion  Administration  Record:    The  Journey  from  Paper  Lost  to  Documentation  Found  for  Blood  Products  Presenter:    Kathy  Hawkins  Organization:    Stillwater  Medical  Center,  Stillwater,  Oklahoma  

 Abstract:    From  LAB  to  PCS,  walk  through  the  building  and  learning  process  of  documenting  blood  products  in  a  Client  Server  5.64  PP20.    This  presentation  will  look  at  the  ins  and  outs  of  building  an  integrated  TAR  and  how  important  teaching  to  use  TAR  was  for  implementation.    The  steps  made  to  insure  cohesive  and  seamless  documentation  will  be  explored.    Also  a  brief  look  at  what  comes  next  in  5.65  PP11  and  how  this  will  affect  staff,  nursing,  and  lab.        Kathleen  Hawkins,  RN,  BSN,  MHCA,  has  worked  at  Stillwater  Medical  Center  for  20  years.    She  has  served  as  a  nurse  in  ED,  ICU,  Cath  Lab,  and  house  supervisor.    For  the  last  three  years,  Kathleen  has  worked  in  the  IT  department  helping  implement  CPOE/POM  in  ED,  BMV/eMAR  and  TAR  for  inpatient  and  outpatient  areas.        1045  -­‐  Partnering  with  Surgeons’  Offices  Presenter:    Karen  Cordeiro  Organization:    Headwaters  Health  Care  Centre,  Orangeville,  Ontario    Abstract:    Attend  this  presentation  to  learn  how  Headwaters  Health  Care  Centre  (HHCC)  partnered  with  surgeons  and  MEDITECH  to  collect  data  for  the  purposes  of  managing  surgical  wait  times.  Learn  about  Headwaters  Health  Care  Centre  and  the  key  players  (and  their  roles)  in  this  project.    Topics:  

• Wait  Time  Information  System  (WTIS)  and  the  purpose  of  data  collection  • Methodology  

o Time  lines  o Using  MEDITECH  for  the  necessary  data  collection  o Collaboration  with  other  facilities  o Teaching  o Implementation    o Support  strategies  for  the  surgeon  offices  

• IT  Involvement  –  MEDITECH  accesses;  ROAM  accesses;  Procedure  Mapping  strategy  • Customer  Defined  Screens  –  Screen  creation  for  patient  data  elements  • MEDITECH  Customs  –  Learn  how  MEDITECH  was  able  to  meet  our  unique  requests  to  allow  for  

data  collection  • Recommendations  –  Pros/cons  of  the  implementation;  Lessons  learned  from  this  

 Karen  Cordeiro,  RN,  BScN,  is  an  Applications  Specialist  (ORM  &  EDM)  at  Headwaters  Health  Care  Centre  in  Orangeville,  Ontario.          1046  -­‐  Connecting  MEDITECH  6.0  to  a  Statewide  Health  Information  Exchange  Presenter:    Arthur  Hauser  Organization:    Boulder  Community  Hospital,  Boulder,  Colorado    

Abstract:    Boulder  Community  Hospital  (BCH)  is  the  first  data  provider  to  the  new  Colorado  Regional  Health  Information  Organization  (CORHIO).  We  will  present  how  MEDITECH  functionality  allowed  us  to  easily  and  securely  connect  and  send  patient  information  to  the  regional  Health  Information  Exchange  (HIE)  so  that  our  providers  have  access  to  patient  information  from  facilities  outside  BCH.      Arthur  Hauser  is  Certified  Medical  Technologist  with  25  years'  experience  with  laboratory  and  hospital  information  systems,  interfaces,  implementations  and  project  management.        1047  -­‐  Navigating  the  Interoperability  Waters  –  It’s  Not  So  Rough  After  All  Presenter:    Edward  Ricks  Organization:    Beaufort  Memorial  Hospital,  Beaufort,  South  Carolina    Abstract:    Is  your  organization  facing  any  of  the  following  integration  projects  or  mandates  this  year?      

• Migrating  to  MEDITECH  6.0  • Achieving  Meaningful  Use    • Connecting  3rd  party  ancillary  systems  with  MEDITECH  • ED  HCIS  integration  into  MEDITECH    • Vital  Sign  monitoring  devices  • Physician  Office  Integration  • HIE/RHIO  Integration  

 Well  you  aren’t  alone.    Whether  you  are  a  small  critical  access  hospital,  large  IDN  or  community  based  facility,  interoperability  is  a  “buzz”  word  that  isn’t  going  away!    Learn  about  the  interoperability  road  map  at  Beaufort  Memorial  Hospital  (BMH).  Starting  with  MEDITECH  6.0  planning  in  early  2009,  Go-­‐Live  in  March  2011,  and  achieving  stage  one  Meaningful  Use  by  July  2011,  BMH  continues  to  travel  down  this  much  talked  about  integration  path.    This  presentation  will  highlight  our  strategic  integration  goals,  accomplishments,  and  what’s  still  left  to  tackle.    We  will  also  highlight  how  technology  plays  a  role.    Learn  how  your  organization  can  do  more  than  just  stay  afloat  in  the  interoperability  waters  without  stressing  your  staff  or  breaking  the  bank.      Edward  D.  Ricks,  MHA,  is  the  Vice  President  of  Information  Services  and  Chief  Information  Officer  for  Beaufort  Memorial  Hospital  in  Beaufort,  SC.  Prior  to  joining  Beaufort  Memorial  in  2008,  he  filled  the  same  role  for  Samaritan  Medical  Center  in  Watertown,  NY.  Ed  has  over  20  years  of  health  care  information  systems  experience,  with  the  last  ten  years  at  a  senior  level.      Ed  earned  a  Bachelor  of  Science  degree  in  computer  science  from  Central  Michigan  University  in  Mt.  Pleasant,  Michigan  and  a  Master  of  Health  Administration  degree  from  the  University  of  North  Carolina  in  Chapel  Hill.  Ed  was  selected  as  a  Premier  100  IT  Leader  by  Computerworld  magazine  in  2011.  He  was  selected  as  a  winner  of  the  “Game  Changer”  award  by  Health  Data  Management  magazine  in  December,  2011.  He  is  a  member  of  HIMSS  and  CHIME.    

For  the  ninth  year  in  a  row,  Beaufort  Memorial  Hospital  was  named  one  of  the  nation’s  Most  Wired  Hospitals  according  to  the  2011  Most  Wired  Survey  and  Benchmarking  Study  printed  in  the  July  issue  of  Hospitals  &  Health  Networks  magazine.  Healthcare  IT  News  magazine  ranked  Beaufort  Memorial  Hospital  at  #4  nationally  as  a  “Best  Places  to  Work  for  Hospital  IT  Departments”  in  the  medium  hospital  category  as  part  of  their  inaugural  program.        1048  -­‐  Post  Discharge  Call  Tracking  in  MEDITECH  Presenters:    Saheyala  Gleason  and  Kathleen  Jedlicka  Organization:    Rapid  City  Regional  Hospital,  Rapid  City,  South  Dakota    Abstract:    With  the  new  Hospital  Value-­‐based  Purchasing  (HVBP)  Program,  post  discharge  calling  is  more  important  than  ever.  Instead  of  purchasing  standalone  software  we  were  able  to  use  MEDITECH  to  create  a  post  discharge  call  tracking  system  that  we  could  report  off  of  and  manage  all  in  one  centralized  location.  A  team  of  nurses  call  all  adult  discharges  and  even  specific  discharges  from  the  Emergency  Department,  Pediatrics,  and  Labor  and  Delivery.  The  data  is  entered  on  custom  built  assessments  in  PCS  and  reporting  off  of  it  is  done  via  Data  Repository  and  NPR.  In  the  year  of  2011,  statistics  have  shown  a  2%  decrease  in  readmits  and  an  overall  increase  in  patient  satisfaction.    Regional  Health  is  the  largest  health  care  provider  in  western  South  Dakota  and  provides  a  continuum  of  care  through  its  hospitals,  clinics,  nursing  homes,  specialty  institutes,  and  assisted  living  facilities.  Within  the  integrated  delivery  system  Regional  Health  also  includes  the  Regional  Cancer  Care  Institute,  Regional  Rehabilitation  Institute,  Regional  Behavioral  Health  Center,  Rapid  City  Regional  Hospital  Auxiliary  Hospice  House,  Spearfish  Regional  Surgery  Center  and  other  health  care  services,  all  serving  communities  in  western  South  Dakota  and  surrounding  five  state  areas.  Rapid  City  Regional  Hospital  is  a  regional  referral  center  with  417  licensed  beds,  is  the  busiest  emergency  room  in  South  Dakota,  and  is  the  largest  hospital  located  between  Sioux  Falls,  South  Dakota  and  Billings,  Montana.    Kathleen  Jedlicka  RN  has  been  a  Registered  Nurse  for  over  25  years.  She  has  married  for  22  years  and  has  two  teenage  children.      Kathleen’s  expertise  in  nursing  has  been  an  Orthopedic  /  Neurological  /  Surgical  nurse  and  a  Case  Manager  at  Rapid  City  Regional  Hospital.    She  is  a  Certified  Professional  in  Utilization  Review.  During  the  past  two  years,  she  has  helped  launch  the  Discharge  Call  Nurse  position  for  Rapid  City  Regional  Hospital.    It  started  out  as  a  department  of  one  and  has  grown  to  a  department  of  three.    They  call  all  inpatient  discharges  including  adult,  pediatric,  Obstetrical  and  Rehabilitation,  and  recently  they  included  the  Emergency  room  discharges.    The  calls  are  very  rewarding  in  that  they  have  seen  customer  satisfaction  increase  as  well  as  readmission  rates  decrease.    Saheyala  Gleason  BS  MIS  knows  that  life  is  no  fun  without  challenges,  so  is  always  pushing  herself  to  the  limits.  She  and  her  husband  have  five  healthy,  active,  great  children.  Saheyala  is  currently  employed  by  Regional  Health  as  an  Applications  Analyst.  She  began  her  employment  here  as  an  intern  while  she  was  completing  her  Bachelor  of  Science  in  Management  Information  Systems.  Her  initial  experience  within  MEDITECH  was  as  an  NPR  report  writer;  she  also  used  Visual  Studio  to  script  data  into  the  MEDITECH  dictionaries.      In  2010,  Saheyala  was  hired  on  full-­‐time,  during  which  she  has  supported  a  variety  of  MEDITECH  applications  including  ITS,  PCS,  and  OE/POM.  She  recently  finished  her  Health  Information  Technology  

(HIT)  Management  Certification  and  is  actively  working  towards  my  Certified  Associate  of  Project  Management  (CAPM)  certification.      Kathy  and  Saheyala  worked  together  to  create  specific  assessments  within  the  PCS  application.  They  recently  implemented  an  NPR  report  that  prints  a  letter  to  send  to  patients  that  the  team  was  not  able  to  reach  via  phone.        1049  -­‐  Implementing  CPOE  in  the  Rural  Setting  Presenters:    Shera  Hintzen  and  Tammy  Burke  Organization:    Rapid  City  Regional  Hospital,  Rapid  City,  South  Dakota    Abstract:    Bringing  CPOE  to  any  setting  has  its  challenges,  but  add  in  a  60-­‐mile  radius  of  network  facilities  that  cover  the  majority  of  the  western  half  of  South  Dakota  and  you  will  encounter  many  different  opportunities  to  create  best  practices  for  the  patient.  Regional  Health  has  five  hospitals  ranging  in  size  from  11  beds  to  300+  beds;  this  creates  many  unique  situations  that  must  be  handled  delicately  through  standardization,  evidence  based  medicine,  quality  measures,  and  best  practices.    Composing  the  correct  team,  and  building  and  testing  thoroughly  prior  to  implementation,  are  the  first  keys  to  a  successful  CPOE  rollout.  Dedicating  hours  and  staff  for  training,  elbow  support,  and  continued  availability  to  providers  cultivates  a  positive  setting  to  continue  to  build  and  maintain  a  usable  system.  Last,  but  by  no  means  least,  is  follow-­‐up.  Taking  the  feedback  from  providers  to  make  improvements  and  actually  implementing  changes  increases  the  functionality  of  the  electronic  system  and  can  breakdown  invisible  barriers  that  exist  throughout  hospitals.  A  rural  area  provides  geographic  challenges  but  doesn’t  limit  us  from  accomplishing  great  goals  for  the  patient.        Shera  Hintzen,  Clinical  Informatics  Application  Specialist  specializes  in  Client  Server  Order  Entry,  POM,  PDoc,  and  Zynx.    Tammy  Burke,  RRT,  CPFT,  Clinical  Informatics  Specialist  is  a  Provider  trainer  and  advocate  for  POM  and  PWM.        1050  -­‐  Connecting  with  Rural  Communities  –  Success  of  Telehealth  eICU  at  Avera  Health  Presenter:    Ross  Stolle  Organization:    Avera  Health,  Sioux  Falls,  South  Dakota    Abstract:    Avera  Health  is  a  large  healthcare  organization  based  in  Sioux  Falls,  South  Dakota.    While  Sioux  Falls  may  be  a  bustling  town  with  access  to  advanced  healthcare,  there  are  many  rural  areas  in  the  neighboring  cities  and  states  with  limited  access  to  specialized  care.            In  2004,  Avera  Health  created  an  eICU  (Central  ICU  Monitoring  Station)  staffed  with  intensivist  physicians  providing  critical  care  to  over  34  hospital  facilities  located  in  the  various  states  of  North  Dakota,  South  Dakota,  Wyoming,  Nebraska,  Minnesota  and  Iowa.  The  eICU  model  has  lowered  mortality  rates,  decreased  length  of  hospital  stay  and  quickly  demonstrated  ROI.      

Curious  about  the  business  model  and  technology  platform  to  support  this  connectivity?    Join  our  presentation  to  find  out!      While  the  results  are  astonishing;  the  path  to  get  up  and  running  was  not  as  difficult  to  achieve  as  you  can  imagine.        This  presentation  geared  toward  clinical  staff  including  IT.  We  will  also  discuss  the  technology  to  support  this  model  including  interface  management  requirements.        Ross  Stolle  is  a  Supervisor  on  the  Integration  Team  at  Avera  Health  based  in  Sioux  Falls,  SD.    He  has  17  years  of  MEDITECH  experience  and  10  years  of  interfacing  experience.        1051  -­‐  Triage  –  An  Important  Skill  That  Can  One  Day  Save  a  Life  Presenters:    Krystle  Salao  and  Bryan  Tiongson  Organization:    The  Scarborough  Hospital,  Scarborough,  Ontario    Abstract:    Many  of  you  who  have  worked  in  the  Emergency  Department  (ED),  or  have  been  a  patient  in  the  ED,  know  that  it  can  be  a  very  chaotic  place.  At  The  Scarborough  Hospital  (TSH),  we  see  over  100,000  patients  per  year  –  an  average  of  180-­‐200  patients  on  a  daily  basis  at  each  campus.  Triage  is  required  for  the  effective  management  of  an  emergency  situation.  This  means  patients  are  not  seen  according  to  when  they  arrive  at  the  hospital,  but  are  seen  according  to  guidelines  which  determine  who  needs  care  most  urgently.      The  ability  to  triage  is  an  important  skill  that  a  nurse  can  have  because  it  involves  critical  thinking,  excellent  assessment  skill  and  being  able  to  prioritize  as  well  as  multitask.    The  ED  is  a  very  fast  paced  environment  and  things  can  take  a  turn  for  the  worse  within  minutes  or  even  seconds.  The  Canadian  Emergency  Department  Triage  and  Acuity  Scale  (CTAS)  has  been  recognized  in  standardizing  triage  in  Canadian  ED’s  to  improve  patient  care  through  more  appropriate  triaging  of  patient  by  implementing  a  5  Level  Triage  guideline.  CTAS  helps  guide  the  nurse  through  triage  to  help  ensure  patient  safety.      We  at  TSH  have  incorporated  this  5-­‐level  triage  system  in  to  our  MEDITECH  Magic  EDM  module.  This  design  includes  guided  questions  and  algorithms  as  well  as  auto-­‐calculating  CTAS  scores.  Join  us  as  we  discuss  how  we  have  developed  and  redesigned  our  own  triage  system  to  meet  the  CTAS  standards.  Let  us  show  you  the  power  and  functionality  of  MEDITECH  Magic  5.63  and  the  modifications  that  were  implemented  to  the  specific  requests  of  the  users  and  the  flow  of  the  department.    The  integration  of  CTAS  calculations  using  1st  order  and  2nd  order  modifiers  in  our  ED’s  that  will  benefit  both  staff  and  patients  alike,  improving  accessibility,  ensuring  best  practice  and  improving  quality  patient  care.      Krystle  Salao,  RN,  BScN,  graduated  in  June  2009  with  a  Bachelor  of  Science  in  Nursing.  She  first  started  out  studying  sports  and  human  kinetics  working  towards  a  bachelor  of  science  in  Kinesiology,  but  switched  after  two  years  to  nursing  due  to  the  wide  range  of  career  opportunities.  Krystle  started  her  career  at  Sunnybrook  Science  Center  on  an  inpatient  stroke/general  medicine  unit.  Soon  after,  she  joined  the  Scarborough  Hospital  working  in  the  Emergency  Department  in  January  2010  to  follow  her  passion  as  an  emergency  nurse.  She  loved  the  quick  decision  making  and  the  fast  pace  environment.    She  then  recently  joined  the  Clinical  Informatics  team  in  July  and  is  now  working  with  the  rest  of  the  team  as  an  Application  Analyst.      

She  is  currently  working  on  the  Clinical  Electronic  Documentation  project  for  the  Emergency  Department  focusing  on  building  and  redesigning  triage.  This  is  all  new  to  her  but  she  is  up  for  the  challenge  and  is  excited  to  work  with  an  amazing  team.  She  is  looking  forward  to  using  her  creativity,  originality  and  clinical  background  to  put  together  an  outstanding  triage  program  within  EDM  and  moving  the  Emergency  Department  documentation  electronically  that  will  benefit  both  the  staff  and  the  patients’  alike,  improving  accessibility,  ensuring  best  practice  and  improving  quality  patient  care.    Bryan  Tiongson  RN  graduated  from  the  nursing  program  and  began  his  career  at  The  Scarborough  Hospital  in  1999  on  4A  Surgery  (Birchmount  Campus)  where  he  worked  fulltime.    Following  that,  he  decided  to  work  casual  to  explore  other  opportunities,  and  took  on  a  new  challenge  as  a  Case  Manager  at  another  organization.  Bryan  joined  the  Clinical  Informatics  team  in  2006.  He  worked  in  conjunction  with  such  areas  like  the  Emergency  Department,  Diagnostic  Imaging,  OR  and  Pre  Admission,  Registration,  Nutrition  and  Food  Services  in  hopes  to  improve  the  patient  care  experience,  by  learning  different  modules  and  providing  support.    With  the  current  focus  on  Electronic  Documentation,  Bryan  will  be  working  with  Krystle  on  the  triage  assessment  program  for  the  Emergency  Department.    Taking  on  this  new  project,  Bryan  is  looking  forward  to  using  his  imagination  and  creativity,  along  with  his  clinical  background  in  building  a  triage  program  that  is  efficient,  user  friendly,  and  promotes  best  practice  and  patient  care.          1052  -­‐  TSHone  –  One  User  ID,  One  Password,  One  E-­‐mail  system  at  The  Scarborough  Hospital  Presenters:    Alison  Gonsalves  and  Denmark  Robles  Organization:    The  Scarborough  Hospital,  Scarborough,  Ontario    Abstract:    The  presentation  is  intended  to  give  insight  to  hospitals  on  how  a  large  Toronto,  Ontario,  Canada  hospital  integrated  their  Active  Directory  with  MEDITECH  in  a  cost  effective  manner.  Additionally,  we  accomplished  replacing  MOX  with  Outlook  while  keeping  the  needs  for  much  loved  functions  such  as  distribution  groups  and  canned  text  in  mind.          The  Scarborough  Hospital  (TSH)  is  situated  in  the  most  diverse  community  in  Canada.    TSH  delivers  innovative,  high-­‐quality  patient  care  at  two  hospital  campuses  and  six  satellite  sites.  Our  vision  is  to  be  recognized  as  Canada’s  leader  in  providing  the  best  healthcare  for  a  global  community.    With  over  100,000  Emergency  visits  annually  and  over  3,500  staff  and  physicians  the  ability  to  have  one  user  id,  one  password  and  one  email  system  was  critical  in  the  continued  growth  of  the  hospital.    The  hospital  has  been  on  MEDITECH  since  the  early  90s  and  is  a  mixed  platform  which  provides  all  core  applications  in  Magic  and  utilizes  ITS  in  Client  Server.            A  key  IT  project  was  undertaken  to  eliminate  MOX  and  all  of  the  beloved  applications  that  were  utilized  including  Distribution  Groups,  Canned  Text  and  Cabinets  and  move  all  users  to  Microsoft  Outlook.    At  the  same  time  we  were  challenged  to  integrate  MEDITECH  to  our  Active  Directory  platform  so  that  users  only  need  to  remember  one  user  id  and  one  password  for  MEDITECH  and  any  other  applications  we  have.    We  also  needed  to  ensure  that  passwords  could  be  changed  easily  and  remotely  to  improve  customer  satisfaction.      

This  presentation  will  demonstrate  the  planning  and  implementation  of  what  we  wanted  to  accomplish,  some  of  the  obstacles  and  issues  we  encountered  along  the  way,  and  how  we  resolved  these  to  provide  a  positive  user  experience.      This  was  accomplished  with  a  minimal  budget  and  an  amazing  team  of  application  analysts  and  technical  staff  who  rose  to  the  challenge.  Their  innovative  thinking  and  tenacity  enabled  them  to  design  a  system  to  support  the  needs  of  the  end-­‐users.    Alison  Gonsalves  -­‐  Biography  to  Follow  Denmark  Robles  -­‐  Biography  to  Follow          1053  -­‐  The  ABCs  of  BMV  Presenter:    Rene  Gibbs  Organization:    Adirondack  Medical  Center,  Saranac  Lake,  New  York    Abstract:    Adirondack  Medical  Center  began  using  the  electronic  medication  administration  record  (eMAR)  in  partnership  with  the  Bedside  Medication  Verification  (BMV)  application  within  the  MEDITECH  computer  system,  and  discontinued  documenting  medication  doses  on  the  paper  computer  generated  MAR  for  inpatients.    A  rolling  go-­‐LIVE  phase  for  the  inpatient  nursing  areas  began  on  September  7,  2011.    Other  inpatient  units  followed  throughout  the  month  as  the  functionality  and  effectiveness  of  the  design  was  confirmed,  so  that  all  inpatient  areas  were  utilizing  this  new  system  before  the  end  of  September.    The  outpatient  Ambulatory  Care  Center  was  added  in  November,  and  the  Emergency  Department  will  go  LIVE  in  early  February.  Currently,  RNs,  LPNs  and  Respiratory  Therapists  are  using  BMV/eMAR  to  identify,  process  and  document  medication  administration.    A  very  dedicated  team  of  nursing,  pharmacy  and  IS  staff  have  been  actively  working  since  mid-­‐March  with  an  installer  from  our  computer  vendor  MEDITECH,  to  learn,  design  and  train  for  this  conversion.  This  team  continues  to  meet  bi-­‐weekly  to  evaluate  the  installation  progress  to  date,  resolve  issues  that  have  developed  and  prepare  for  the  next  units  to  go  LIVE.    This  presentation  will  discuss  the  key  concepts  associated  with  our  successful  installation  of  BMV,  including:  

• Vision  and  goals  • Leadership  • Resource  allocation  • Best  practices  review  • Equipment  evaluation  and  selection  • Staff  training  • Medication  preparation  • Evaluation  

 Rene  Gibbs,  RN  MSN  is  a  Senior  Clinical  System  Analyst  Information  Systems  at  Adirondack  Medical  Center.  She  was  the  Project  Manager  for  the  conversion  to  MEDITECH,  and  has  installed  or  managed  these  MEDITECH  clinical  applications:    OE,  PCI,  LAB,  RAD,  PHA,  NUR,  and  BMV.  

 Rene  has  worked  in  the  Nursing  Department  Faculty  at  North  Country  Community  College,  Keuka  College,  and  Syracuse  University.  She  worked  in  the  Patient/Family  Nurse  Education  Home  Dialysis  Training  Unit  at  Upstate  Medical  Center  and  is  a  Captain  with  Army  Nurse  Corps,  US  Army  Reserve.  Rene  earned  a  BS  at  State  University  of  New  York  at  Albany  and  an  MSN  at  Syracuse  University.        1054  -­‐  CPOM  and  Evidence-­‐Based  Order  Sets  Presenter:    Melissa  Biggers  Organization:    CHRISTUS  Health,  Houston,  Texas    Abstract:    This  presentation  will  cover  the  reasoning  behind  CHRISTUS  Health’s  decision  to  use  Computerized  Patient  Order  Management  (CPOM)  and  Evidence-­‐Based  Order  Sets  and  move  away  from  paper  based  and  physician  specific  order  sets.    Included  in  the  presentation  will  be  a  discussion  regarding  our  evaluation  of  current  dictionary  builds,  the  enterprise  governance  structure,  project  management  and  issues  identified.  Determination  of  operational  readiness  through  facility  assessments  will  be  presented  as  well  as  regional  rollout  strategy,  and  tips  for  overcoming  clinician  resistance.    Melissa  Biggers  started  as  a  MEDITECH  Super  User  while  performing  her  duties  as  a  Registered  Nurse  in  the  Neonatal  Intensive  Care  Unit.    She  then  moved  into  Information  Management  as  a  Sr.  Clinical  Analyst  followed  by  a  Sr.  Process  Analyst  for  Clinical  Ancillary  areas  and  now  assumes  the  role  of  Program  Manager  for  Clinical  Nursing.    She  has  been  with  CHRISTUS  Health  for  seven  and  a  half  years  of  which  nine  months  have  been  in  her  current  role.    As  Program  Manager  she  is  responsible  for  the  evaluation  of  new  and  existing  clinical  technologies  and  incorporating  those  platforms  into  the  strategic  vision  of  the  enterprise.        1055  -­‐  H.I.V.E  –  Health  Information  Viewed  Electronically  Presenter:    Sharon  MacSween  Organization:    The  Scarborough  Hospital,  Scarborough,  Ontario    Abstract:    The  goal  of  the  presentation  is  to  share  with  the  MUSE  community  how  a  large  Toronto,  Ontario,  Canada  hospital  scanned  all  of  its  paper  records  and  significantly  changed  the  way  that  Health  Records  at  the  hospital  works.    All  paper  charts  are  scanned  externally,  deficiencies  placed  on  each  patient  record  and  physicians  complete  these  deficiencies  online.    Subsequent  retrieval  is  made  easy  as  a  universal  chart  order  was  implemented  and  each  page  scanned  is  indexed  individually  allowing  users  the  ability  to  find  what  they  are  looking  for  quickly  and  easily.    During  the  presentation  we  will  review  the  difficulties  we  faced,  obstacles  that  we  overcame  and  share  with  you  lessons  learned  on  the  project.    The  Scarborough  Hospital  is  situated  in  the  most  diverse  community  in  Canada.    The  Scarborough  Hospital  (TSH)  delivers  innovative,  high-­‐quality  patient  care  at  two  hospital  campuses  and  six  satellite  sites.  The  Scarborough  Hospital’s  vision  is  to  be  recognized  as  Canada’s  leader  in  providing  the  best  healthcare  for  a  global  community.          

The  hospital  has  been  a  MEDITECH  hospital  since  the  early  90s  and  is  a  MIX  environment  which  provides  all  core  applications  in  Magic  and  ITS  in  Client  Server.    We  have  over  100,000  Emergency  visits  per  year  and  500+  inpatient  beds.    Upon  embarking  on  our  Scanning  and  Archiving  project,  a  shared  RFP  was  issued  for  the  scanning  service  as  well  as  the  viewing  and  workflow  software.    The  CELHIN  Hospitals  (9  in  total)  came  together  and  selected  both  viewing  software  and  scanning  service  vendors.    The  Scarborough  Hospital  negotiated  the  main  contract  and  was  first  to  implement  with  the  Emergency  Department  records  first  from  April  1,  2010.    All  Surgical  Day  Care  and  Inpatient  discharges  came  next  and  went  live  on  June  1,  2011.  Deficiencies  are  placed  on  the  charts  and  physicians  have  been  completing  their  charts  online  since  June  1,  2011.    Outpatient  charts  followed  and  went  live  December  1,  2011.  Due  to  efficiencies  realized  within  the  system  The  Scarborough  Hospital  was  able  to  eliminate  11  full  time  equivalents  from  Health  Records  and  has  changed  the  way  we  do  business  in  Health  Records.    The  records  are  now  available  throughout  the  organization  and  as  well  via  our  external  portal.    Presenters  Biography:  TBD  -­‐  will  send  along  next  week      1056  -­‐  e-­‐MAR  and  BMV  Implementation  –  How  to  Do  It  Effectively  in  a  Community  Hospital  Setting  Presenters:    Mohammad  Siddiqui  and  Don  Carpenter  Organization:    St.  Claire  Regional  Medical  Center,  Morehead,  Kentucky    Abstract:    e-­‐MAR  (electronic  Medication  Administration  Record)  and  use  of  Bedside  Medication  Verification    present  many  different  challenges  for  implementation  teams  and  users  in  healthcare  organizations.  This  presentation  will  share  with  you,  how  to  implement  e-­‐MAR  and  BMV  effectively  in  a  community  hospital  setting.        We  will  provide  valuable  insight  into  the  preparation  and  implementation  of  the  e-­‐MAR  and  BMV  modules.  The  discussion  will  entail  the  complete  procedure  including  project  team  selection,  workflow  assessment,  change  management,  dictionary  building,  and  post  go  live  considerations.    During  this  presentation  we  hope  to  share  with  our  audience  valuable  lessons  that  we  have  gained  during  our  implementation  process  to  help  making  the  transition  and  implementation  of  e-­‐MAR  and  BMV  at  their  respective  organizations.    Mohammad  A.  Siddiqui,  PharmD,  MBA  joined  St.  Claire  Regional  Medical  Center  in  2000  as  Assistant  Director  of  Pharmacy.    He  is  currently  serving  as  a  member  of  Project  Management  Team  at  St.  Claire  Regional  that  is  overseeing  Electronic  Health  Record  implementation.    Don  Carpenter,  BS,  CPhT  III  has  a  Bachelor’s  in  Biology  and  has  been  a  pharmacy  technician  at  St.  Claire  Regional  Medical  Center  in  Morehead,  KY  since  1996.  He  has  been  a  certified  technician  since  1997  and  a  member  of  the  Bedside  Medication  Verification  Implementation  team.          1057  -­‐  Converting  To  V2  Allergies:    It's  Nothing  To  Sneeze  At  

Presenter:    Kim  Frick  Organization:    Licking  Memorial  Hospital,  Newark,  Ohio    Abstract:    In  July  2011,  Licking  Memorial  Hospital  converted  from  MEDITECH's  version  1A  allergies  to  version  2.  This  presentation  will  show  the  basic  functionality  of  the  V2  allergy  management  system  in  the  Magic  platform.      Kim  Frick  has  been  a  registered  nurse  for  30  years.  She  has  worked  the  past  10  years  as  a  clinical  systems  analyst  and  nursing  project  coordinator.          1058  -­‐  Moving  to  MEDITECH  6.1  –  Practical  and  Workable  Advice  to  Help  you  Achieve  Your  Project  Goals  Presenter:    Pamela  Reese  Organization:    Interior  Health,  Kelowna,  British  Columbia    Abstract:    As  the  first  organization  to  go  live  with  MEDITECH  6.1,  Interior  Health  –  a  Canadian  health  authority  employing  more  than  18,000  staff  –  has  developed  effective  strategies  to  navigate  the  challenges,  risks  and  opportunities  associated  with  managing  a  project  of  this  magnitude  and  complexity.  Learn  about  the  process,  lessons  learned  and  practical  advice.    Topics:    

• How  to  develop  a  project  migration  strategy.  • How  to  manage  the  risks  of  being  an  early  adopter  for  6.1.    • Effective  strategies  for  physician  and  staff  engagement  and  training.  • Why  managing  the  change  is  critical  for  success.  

 Interior  Health  (IH)  is  a  Canadian  health  authority  serving  a  large  geographic  area  covering  almost  215,000  square  kilometers  and  spanning  four  mountain  ranges.  Now  over  three  years  into  the  phased  implementation  of  MEDITECH  6.1,  more  than  50  per  cent  of  IH’s  18,000  active  employees  (12,000  MEDITECH  users),  including  more  than  1,471  physicians,  are  live  in  the  new  system.    Pamela  Reese  BSc.  (Honors),  PMP  is  Senior  Project  Manager  for  CONNEX,  a  four  year  initiative  in  Interior  Health  to  migrate  to  MEDITECH  6.1  from  MEDITECH  Magic  5.6.        With  more  than  30  years  IT  systems  experience,  including  20  years  project  management,  Pamela  has  a  solid  understanding  of  the  risks,  challenges  and  opportunities  associated  with  a  project  of  this  magnitude  and  complexity.  Pamela  is  the  overall  initiative  project  manager  for  the  Interior  Health  migration,  which  comprises  over  30  project  teams.  She  coordinates  the  planning,  execution,  monitoring,  change  management  and  engagement  activities  of  the  overall  project,  and  acts  as  the  key  liaison  with  MEDITECH.    Prior  to  joining  Interior  Health  in  2005,  Pamela  was  responsible  for  managing  software  development  and  complex  software  package  installations  for  companies  based  in  the  UK  and  Canada.  Pamela  lives  in  Kelowna,  British  Columbia  with  her  husband  Dave  and  their  three  children.    

1059  -­‐  Moving  to  MEDITECH  6.1  –  Real  Life  Solutions  and  Strategies  to  Guide  You  Through  Potential  Technical  Challenges  Presenter:    Anne  Brunton  Organization:    Interior  Health,  Kelowna,  British  Columbia    Abstract:    Interior  Health  –  a  Canadian  health  authority  covering  almost  215,000  square  kilometers  and  spanning  four  mountain  ranges  –  is  the  first  organization  to  go  live  with  MEDITECH  6.1.  Learn  about  the  hardware  procurement  and  configuration  challenges,  the  changes  to  universe  and  MIS,  as  well  as  the  nuances  of  the  roles  based  desktop.      Topics:  

• Architectural  challenges  in  moving  to  MEDITECH  6.1.  • How  to  optimize  this  new  environment  for  better  performance.    • Why  NPR  and  Advanced  Technologies  (AT)  have  to  work  together  and  the  challenges  this  

introduces.  • How  to  leverage  the  physician  web  portal  and  data  repository.  

 Anne  Brunton  is  Regional  Manager,  Acute  Systems  at  Canadian  health  authority,  Interior  Health.  Interior  Health  is  currently  migrating  its  12,000  MEDITECH  users  from  MEDITECH  5.6  to  MEDITECH  6.1.  The  health  authority  has  adopted  a  phased  approach  to  implementation  and  is  currently  in  the  final  year  of  a  four  year  initiative.  As  part  of  her  role,  Anne  is  responsible  for  MEDITECH  support  of  Order  Management,  Enterprise  Medical  Record,  Community  Wide  Scheduling,  Registration,  Medical  Records  and  Abstracting  throughout  Interior  Health’s  vast  geographic  area.    Anne  has  almost  30  years  of  experience  working  in  information  management  and  technology,  17  of  these  in  health  care.  During  this  time  she  has  experienced  MEDITECH  $T,  MEDITECH  Magic  (various  versions)  and  now  MEDITECH  6.1.    Anne  lives  in  Kelowna  with  her  husband  Ramsay  and  their  two  teenagers.        1060  -­‐  Moving  to  MEDITECH  6.1  –  Learn  More  About  the  New  Applications  in  MEDITECH  6.1  from  the  Perspective  of  an  Early  Adopter  Presenter:    Cheryl  Spelliscy  Organization:    Interior  Health,  Kelowna,  British  Columbia    Abstract:    Hear  firsthand  the  experiences  and  lessons  learned  from  an  early  adopter  of  the  new  applications  contained  in  6.1  (Registration,  Abstracting,  Community-­‐Wide  Scheduling  and  Billing/Accounts  Receivable).      Topics:  

• How  Interior  Health  has  implemented  the  new  applications  in  MEDITECH  6.1  (and  the  not  so  new  applications  of  6.0).  

• How  users  are  responding  to  the  new  applications.  • The  benefits  and  challenges  presented  by  the  new  applications.  • How  to  manage  the  hybrid  world  of  NPR  and  Advanced  Technologies  (AT).  

 

Cheryl  Spelliscy  is  Regional  Manager,  MEDITECH  Systems  at  Canadian  health  authority.  Interior  Health  is  currently  migrating  its  18,000  employees  (12,000  users)  from  MEDITECH  MAGIC  5.6  to  6.1.  The  health  authority  has  adopted  a  phased  approach  to  implementation  and  is  currently  in  the  final  year  of  a  four  year  initiative.  As  part  of  her  role,  Cheryl  is  responsible  for  the  MIS  and  Universe  applications,  conversions  and  coordinates  the  technical  activity.    The  server  infrastructure  is  currently  over  150  virtual  servers,  and  growing  as  the  migration  to  6.1  continues.        Cheryl  is  an  IT  professional  with  over  30  years  of  IT  experience  in  health  care,  with  21  year  of  those  years  implementing  and  supporting  MEDITECH  applications  and  systems.  Cheryl  lives  in  Kelowna  with  her  husband  Dan  and  three  children.          1061  -­‐  Lessons  Learned  for  MEDITECH  Magic  5.6.4  CPOE  Implementation  Presenter:    David  Allinder  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Sanford,  Florida    Abstract:    This  presentation  provides  a  brief  overview  of  how  to  engage  key  players  to  help  with  adoption  of  CPOE.    It  also  covers  the  steps  needed  to  collect  information  to  build  an  intuitive  and  easy  to  use  system  for  providers  order  entry.    MEDITECH  Magic  specific  details  are  discussed  in  relation  to  optimization  of  order  sets  which  also  leads  to  higher  adoption  among  providers.    Key  reminders  and  quality  assurance  items  are  discussed  in  depth  to  ensure  that  the  providers  confidence  level  is  boosted.      David  Allinder  RN,  BSN,  MHSA  has  13  years  of  experience  with  CPOE,  physician  documentation,  project  management,  Nursing  and  provider  education  and  support.    He  has  implemented  CPOE  at  over  16  facilities  with  four  health  care  systems  and  three  different  vendors.    He  has  also  been  in  nursing  leadership  for  five  years  and  has  been  a  nurse  since  1996.    He  received  his  Masters  in  Health  Care  Administration  from  Strayer  University  in  2010.  He  received  his  BSN  with  a  3.7  GPA  in  1996.    He  has  also  received  an  Associates  in  small  business  management.      1062  -­‐  Tips  About  Scripts  Presenter:    Michael  Laidlaw  Organization:    The  Valley  Hospital,  Ridgewood,  New  Jersey    Abstract:    This  presentation  will  review  getting  a  satisfactory  ROI  on  scripting  tools.    It  will  touch  upon  uses  for  simple  one-­‐time  scripts,  scheduled  recurring  scripts,  and  how  we  saved  a  forest  and  moved  to  paperless  distribution  of  MEDITECH  Reports.    Michael  Laidlaw  is  an  Application  Analyst  at  The  Valley  Hospital  in  Ridgewood,  NJ.    In  his  nine  years  at  Valley,  he  has  supported  clinical,  financial  and  administrative  modules  of  MEDITECH  as  well  as  other  vendor  systems  and  programming  in  support  of  the  systems.      In  his  spare  time,  he  has  just  completed  his  Masters  degree.          

1063  -­‐  The  Ultimate  CPOE  Survival  Guide  Presenter:    Jeanne  Muellman  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Clearwater,  Florida    Abstract:    Our  division  implemented  CPOE  in  eight  of  our  facilities  –  come  and  learn  all  of  the  details  from  one  of  the  project  managers.    This  presentation  will  cover  in  detail  our  CPOE  implementation  experience,  looking  at  the  planning  process,  identifying  key  team  players,  discussing  the  necessary  tools,  reviewing    process  analysis,  building  coordination,  implementation  steps,  training,  support,  and  go  live  –  and  there  will  be  a  question  and  answer  session.    Jeanne  Muellman  has  been  working  in  healthcare  for  the  majority  of  her  career.  She  was  employed  at  a  large  level  1  Trauma  Center  in  Chicago  for  several  years  in  various  departments  and  positions  until  she  became  a  RN  in  the  early  90s.  She  then  worked  in  critical  care  units  gaining  valuable  nursing  experience.    Jeanne  relocated  to  Florida  as  a  travel  RN  working  at  three  facilities:    Brandon  Regional  Hospital,  Fawcett  Memorial  Hospital,  and  St  Petersburg  General  Hospital.      In  1995,  Jeanne  was  recruited  to  be  the  Order  Entry  Team  Lead  for  her  facility’s  initial  MEDITECH  implementation  and  she  has  been  working  with  MEDITECH  ever  since.    She  has  headed  her  facility’s  MEDITECH  related  projects  including  Nursing  (PCD),  BCMA  (eMAR),  CMI,  EDM,  QM,  and  Scheduling.  Jeanne  transferred  to  her  current  position  as  a  Clinical  Specialist  at  West  FL  Division  IT&S  in  2006,  and  led  several  major  projects  including  eMAR  (BCMA)  Optimization,  ePOM  in  the  ED,  Inpatient  CPOE,  pDOC,  GE  MUSE,  and  HPF  (Horizon  Patient  Folder).          1064  -­‐  Following  the  Yellow  Brick  Road  of  Meaningful  Use  Presenter:    Michael  Burke  Organization:    The  Valley  Hospital,  Ridgewood,  New  Jersey    Abstract:    Join  us  to  take  a  look  at  The  Valley  Hospital's  journey  down  the  yellow  brick  road  of  qualification  for  MU  Phase  I.    Hang  on  tight  through  the  tornado  of  reconciling  CMS  MU  documentation  and  MEDITECH  Best  Practices  (and  try  to  stay  awake  through  the  poppy  field  of  massive  regulations).      Stop  in  Munchkinland  to  review  Project  Organization.    Journey  through  the  Enchanted  Forest  of  operational  process  changes  to  support  MU,  watch  out  for  the  Winged  Monkeys  of  "Gotchas"  and  search  for  a  heart  (nursing  support),  a  brain  (system  changes),  and  some  nerve  (physician  support).    Finally,  we'll  arrive  in  the  Emerald  City  of  Phase  I  Attestation  and  Acceptance,  visit  the  Wizard  for  ongoing  monitoring,  and  see  if  clicking  the  ruby  slippers  three  times  will  help  us  move  on  to  the  next  phase  of  Meaningful  Use.    Michael  Burke,  RN  is  the  Director  of  Applications  Support  at  The  Valley  Hospital,  a  451-­‐bed  acute  care  facility  in  Bergen  County,  New  Jersey.            

1065  -­‐  Weighted  Evaluation  Matrix:    As  Much  a  Tool  as  It  is  a  Process  Presenter:    JJ  Cruz  Organization:    Angleton  Danbury  Medical  Center,  Angleton,  Texas    Abstract:    Nursing  Documentation,  Bedside  Medication  Verification,  Computerized  Physician  Order  Entry,  eMAR,  e-­‐Prescribing,    Enterprise  Forms  Management,  Decision  Support  Solutions,  Network  Infrastructure,  WiFi  arrays,  server  virtualization,  ICD-­‐10  …  and  the  list  goes  on  and  on.    Whether  driven  by  fixing  a  problem,  achieving  the  Electronic  Medical  Record  or  meeting  Meaningful  Use  objectives  and  other  deadlines,  healthcare  organizations  are  making  decisions  regarding  solutions  and  services  like  never  before.    These  decisions  will  involve  both  dollars  and  implementation  resources  that  are  not  easy  to  come  by.    Furthermore,  the  solutions  and/or  services  selected  today  may  be  around  for  years  to  come  paving  the  way  for  other  systems,  building  a  foundation  to  grow  on  or  providing  much  needed  data  for  decision  makers  …  or  not.        Question:    With  solutions  in  high  demand,  deadlines  looming  “…  and  miles  to  go  before  I  sleep”,  how  do  you  minimize  the  risk  of  making  a  mistake?    What  is  the  cost  of  failure  associated  with  making  the  wrong  selection  decision?    How  devastating  is  one  bad  choice  to  an  organization,  a  plan,  and  even  a  career?      Bottom  line:    We  (healthcare)  do  not  have  the  money,  time  or  resources  to  invest  in  the  wrong  decision.    Answer:    Weighted  Evaluation  Matrix.    A  weighted  evaluation  matrix  is  as  much  a  tool  as  it  is  a  process:  

• Right  Team  • Establish  Criteria  • Create  Tool  • Engage  vendors  • Evaluate  • Document  IT  • Decide  

 JJ  Cruz  has  20+  years  of  healthcare  experience,  a  BS  in  Management  of  Information  Systems  from  University  of  Houston,  and  well-­‐rounded  knowledge  and  experience  in  hospital  IT,  Project  Management,  Implementation  Consulting,  and  Sales  and  Marketing.        1066  -­‐  The  Importance  of  Pharmacist  Involvement  in  the  Implementation  of  Electronic  Medical  Records  Presenter:    Pamela  Hughes  Organization:    St.  Claire  Regional  Medical  Center,  Morehead,  Kentucky    Abstract:    This  presentation  will  discuss  the  vital  role  that  pharmacists  play  in  the  implementation  process.  The  pharmacist  has  specific  qualifications  that  make  he/she  crucial  to  this  process.  Many  other  modules  rely  heavily  on  the  information  contained  in  dictionaries  located  within  the  PHA  module.  A  pharmacist  trained  in  the  PHA  dictionaries  will  be  able  to  assist  other  departments  better  than  any  other  employee.  Overall  collaboration  between  departments  is  crucial  when  using  a  system  as  inter-­‐connected  as  MEDITECH.  The  pharmacist  is  in  a  unique  position  to  facilitate  this  collaboration.      

Pamela  Hughes  is  a  clinical  pharmacist  at  St.  Claire  Regional  Medical  Center  in  Morehead,  Kentucky.  She  completed  her  pre-­‐pharmacy  studies  at  Morehead  State  University  in  2002  and  graduated  with  her  PharmD  degree  from  The  Ohio  State  University  in  2006.  She  completed  her  Bachelor's  degree  in  Chemistry  from  Morehead  State  University  in  2008  and  obtained  board  certification  status  in  pharmacotherapy  in  2010.  Dr.  Hughes  is  a  core  team  member  both  the  PHA  and  EDM  modules  and  assists  the  BMV  core  team  when  needed.          1067  -­‐  Is  Timely  Reporting  a  Problem?  Not  Anymore!  Presenter:    Rachel  Tomkowicz  Organization:    Berkshire  Health  Systems,  Pittsfield,  Massachusetts    Abstract:    Timely  reporting  is  no  longer  a  problem  at  Berkshire  Health  Systems  (BHS).    We  no  longer  wait  days  or  weeks  for  key  information.    It’s  waiting  for  us-­‐-­‐  every  morning.    Our  CFO  starts  each  day  with  a  quick,  3-­‐4  minute  review  of  up-­‐to-­‐the  minute  metrics  –  even  on  her  iPad.    In  fact,  over  350  people  at  BHS  (the  CEO,  all  levels  of  management  and  select  end  users)  utilize  our  automated  reporting  system  in  their  daily  activities.    We  now  have  a  valuable  tool  that  enables  us  to  spot  problems  before  they  become  major  challenges.    This  presentation  explains  how  we  solved  our  reporting  frustrations.    We’ll  explain  the  options  we  tried  and  what  ultimately  worked  for  us.    We’ll  share  what  we  learned  along  the  way  and  show  examples  of  reports  we  can  no  longer  live  without.    Rachel  H.  Tomkowicz  is  the  Manager  Business  Applications,  Information  Technology  at  Berkshire  Health  Systems  in  Pittsfield,  Massachusetts.  She  has  been  an  employee  of  BHS  for  15  years.  Her  responsibilities  include:      Support  various  MEDITECH  modules,  including  the  data  repository;  Support  many  non-­‐clinical  applications;  Revenue  cycle  department  liaison;  SQL  Report  writer.      1068  -­‐  Connecting  to  your  State  Health  Information  Exchange  Presenter:    Becky  Blevins  Organization:    Ephraim  McDowell  Regional  Hospital,  Danville,  Kentucky    Abstract:    This  presentation  will  detail  Ephraim  McDowell  Health’s  journey  in  connecting  to  the  Kentucky  Health  Information  Exchange  (KHIE).  Including  how  to  begin  the  process  of  contacting  the  exchange  and  completing  the  participation  agreement;  what  type  of  data  will  HIE's  accept,  how  to  make  the  connection,  HIE  team  members  and  considerations  for  the  various  data  feeds  to  the  HIE.      Discussion  will  include  direct  connections  supplied  by  MEDITECH  and/or  the  use  of  an  interface  engine.  This  presentation  will  also  detail  how  HIE  data  is  used  throughout  our  organization  by  a  variety  of  users  from  ED  physicians  to  Infection  Control  Specialists.  Standardization  of  data  will  be  discussed  along  with  data  mapping.  Additional  functionality  that  may  be  available  through  the  HIE  will  be  reviewed  as  well.      Becky  Blevins  is  the  Information  Services  Project  Manager  at  Ephraim  McDowell  Health,  a  multi-­‐hospital  healthcare  system  in  central  Kentucky.  In  addition  to  managing  all  IT  related  projects  for  the  healthcare  system,  she  specializes  in  interfacing  (both  point  to  point  and  through  an  interface  engine)  various  clinical  systems  to  MEDITECH  Client  Server.  She  has  interfaced  outbound  lab,  radiology,  pathology,  and  

dictated  results  from  MEDITECH  Client  server  to  various  physician  office  EMR  products  and  the  Kentucky  Health  Information  Exchange.  She  is  experienced  in  producing  and  directing  various  flat  file  and/or  HL-­‐7  feeds  to  external  sources.            1069  -­‐  Using  MEDITECH  Technology  to  Optimize  Clinical  Pharmacy  Initiatives  Presenters:    John  Timmins  and  Shannon  Roest  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Clearwater,  Florida    Abstract:    Join  us  for  a  demonstration  of  how  we  have  successfully  used  MEDITECH  technology  to  support  the  Clinical  Pharmacy  Team.    This  technology  has  improved  patient  therapy  while  reducing  costs  through  the  use  of  rules,  CDSs  and  reports  as  illustrated  in  an  increase  of  clinical  interventions.    John  M.  Timmins  Jr.  graduated  with  a  PharmD  from  University  of  Maryland  in  1999.  He  has  spent  the  last  seven  years  working  for  HCA  as  a  pharmacist.    Presently,  he  works  for  the  IT&S  department  supporting  the  West  Florida  Division.    Shannon  Roest  has  worked  in  the  pharmacy  arena  for  20  years  starting  as  a  pharmacy  tech  while  obtaining  a  computer  science  degree.    Shannon  landed  a  position  in  a  software  development  warehouse  where  she  gained  experience  in  all  facets  of  the  software  development  life  cycle.    This  led  her  to  obtaining  a  pharmacy  position  on  the  clinical  side  of  IT&S  at  HCA.        1070  -­‐  NPR  Reports  That  Don't  Break  (as  much)  Presenter:    Clarence  Weddle  Organization:    Ephraim  McDowell  Regional  Hospital,  Danville,  Kentucky    Abstract:    Tired  of  having  to  fix  NPR  reports  broken  by  “hard-­‐coded”  values  that  are  no  longer  relevant?  Learn  techniques  to  write  your  NPR  reports  smarter,  minimizing  future  maintenance.  This  presentation  will  demonstrate  several  techniques  for  writing  NPR  reports  that  break  less  often.    Clarence  Weddle  is  a  Clinical  Systems  Programmer  at  Ephraim  McDowell  Regional  Medical  Center  in  Danville,  KY.        1071  -­‐  Tapping  into  the  Hidden  Potential  of  the  MEDITECH  Sign  on  Graphic  Presenter:    TJ  Temple  Organization:    Ozarks  Medical  Center,  West  Plains,  Missouri    Abstract:    Communication  is  a  challenge  in  any  organization,  hospitals  are  no  exception.    By  utilizing  "change  MEDITECH  sign-­‐on  graphic"  routine  in  MEDITECH  Client  Server,  Ozarks  Medical  Center  has  tapped  into  a  FREE  tool  to  communicate,  market,  recognize  employees,  and  even  shape  hospital  culture  This  presentation  will  explain  how  to  change  the  sign  on  graphic,  what  free  tools  can  be  used  for  graphic  development,  generate  ideas  for  sign  on  screen  uses,  and  discuss  some  FAQ's.      

 TJ  Temple,  MT/MBA  is  IT  Applications  Manager  at  Ozarks  Medical  Center  in  West  Plains,  Missouri.    He  has  worked  in  hospital  IT  for  seven  years  and  is  currently  concentrating  on  advanced  clinical  implementation.    He  is  also  currently  serving  as  a  member  of  the  MUSE  education  committee.  Ozarks  Medical  Center  is  a  110-­‐bed  Client  Server  hospital  located  in  southern  Missouri.          1072  -­‐  5.64  to  5.65  –  A  Small  Step  or  a  Giant  Leap?  Presenter:    TJ  Temple  Organization:    Ozarks  Medical  Center,  West  Plains,  Missouri    Abstract:    Ozarks  Medical  Center  recently  made  the  move  from  MEDITECH  Client  Server  5.64  PP16  to  5.65  PP10.    Though  this  seems  like  a  small  move,  there  were  several  large  changes  that  impacted  the  organization.    This  move  for  our  organization  included  the  ARRA  priority  packs.    This  presentation  will  detail  some  of  the  bigger  changes  with  emphasis  on  the  changes  that  were  not  well  highlighted  in  the  update  documentation.    The  presentation  will  discuss  changes  found  in  clinical  and  non-­‐clinical  modules.    We  will  share  information  we  wish  we  would  have  had  to  help  prepare  other  facilities  prepare  for  the  5.65  transition.        TJ  Temple,  MT/MBA  is  IT  Applications  Manager  at  Ozarks  Medical  Center  in  West  Plains,  Missouri.    He  has  worked  in  hospital  IT  for  seven  years  and  is  currently  concentrating  on  advanced  clinical  implementation.    He  is  also  currently  serving  as  a  member  of  the  MUSE  education  committee.  Ozarks  Medical  Center  is  a  110-­‐bed  Client  Server  hospital  located  in  southern  Missouri.          1073  -­‐  Training  Pharmacists  for  CPOE  Go-­‐Live  Presenter:    Jessica  Dana  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Nashville,  Tennessee    Abstract:    This  session  will  provide  an  overview  of  the  pharmacist  training  strategy  and  agenda  provided  for  our  facilities  implementing  CPOE.    Physicians  are  typically  a  major  focus  for  CPOE  training  efforts  however  pharmacist  training  is  also  an  essential  component  in  ensuring  CPOE  implementation  is  successful.    As  our  facilities  have  started  the  process  of  implementing  CPOE,  a  proactive  approach  to  providing  pharmacist  specific  training  on  CPOE  was  essential.    The  goal  of  the  training  is  to  allow  pharmacists  not  only  to  navigate  the  CPOE  MEDITECH  module  but  also  to  understand  the  clinician  workflow  changes  occurring  with  CPOE  implementation.    This  session  will  discuss  the  process  to  identify  and  meet  pharmacist-­‐centered  training  logistical  needs,  training  content  needs,  how  to  provide  training  for  the  trainer,  and  strategies  to  improve  training.        Jessica  Dana  received  her  Doctor  of  Pharmacy  degree  from  the  University  of  Mississippi  after  receiving  her  Bachelor  of  Science  in  Pharmaceutical  Sciences  from  the  University  of  Mississippi.    Prior  to  her  current  position,  Dr.  Dana  completed  a  medication  use  safety  pharmacy  residency  at  the  Hospital  Corporation  of  America  (HCA)/University  of  Tennessee  in  Nashville,  Tennessee.    She  also  completed  a  pharmacy  practice  residency  at  Huntsville  Hospital  in  Huntsville,  Alabama.    She  is  currently  serving  as  an  EHR  Medication  Management  Clinical  Pharmacist  with  HCA  and  as  a  Belmont  University  School  of  Pharmacy  Assistant  Professor  of  Pharmacy  Practice.      

 1074  -­‐  Dissolving  the  “Paper  Clot”  –  An  Anticoagulation  Center’s  Practice  Transformation  from  Traditional  Paper  Charting  to  Care  Activity  Charting  using  MEDITECH  Presenters:      Charles  Geibig,  Jerry  Lopez,  Denise  Bowie,  and  Kern  Low  Organization:      St.  Mary-­‐Corwin  Medical  Center,  Pueblo,  Colorado;  Centura  Health,  Denver,  Colorado    Abstract:      We  will  describe  the  experience  of  a  long-­‐established  anticoagulation  center  (ACC)  moving  from  tradition  paper  driven  processes  of  clinical  assessments,  laboratory  data  collection,  billing  and  dissemination  of  information  to  new  processes  that  use  MEDITECH  applications  exclusively.      By  way  of  background,  the  prevention  of  venous  Thromboembolism,  (also  known  as  unwanted  clots  that  cause  potentially  catastrophic  roadblocks  in  the  bloodstream),  with  anticoagulation  therapy  is  of  paramount  importance.  To  this  end,  many  healthcare  systems  have  developed  specialized  care  strategies  and  multi-­‐disciplinary  teams  determined  to  optimize  patient  outcomes  when  they  have  underlying  risk  factors  for  clots.  The  scope  of  this  concern  is  wide-­‐reaching  because  both  inpatients  and  outpatients  can  be  at  risk  and  there  is  a  plethora  of  underlying  medical  trigger  points.  Many  practice  specialties  must  be  aware  of  clotting  dangers,  including  but  not  limited  to  cardiology,  emergency  medicine,  internal  medicine,  neurology,  orthopedics,  and  oncology.  Quality  and  Safety  Departments  are  also  attuned  to  clot  prevention  as  anticoagulation  prevention  is  specifically  highlighted  in  the  Joint  Commission’s  National  Patient  Safety  Goals.    Our  organization  has  a  physician  directed  and  pharmacists-­‐led  ACC  that  has  over  a  decade  of  experience  centering  on  the  complex  issues  described  above.  Patients  are  admitted  to  the  ACC  by  primary  care  referral  and  patient-­‐ACC  service  relationships  can  be  acute  or  long-­‐term.  We  feel  that  the  two  essential  ingredients  that  makes  the  anticoagulation  service  successful  is  access  to  real  time  information  and  then  communication  of  care  plans  to  all  parties  involved.  We  will  describe  the  enormous  relieve  that  we  experienced  after  we  cut  a  dependence  on  paper  processes  and  became  more  skilled  in  using  all  the  MEDITECH  applications  relevant  to  providing  our  complex  patient  care  service.      Our  presentation  will  highlight  early  planning  steps,  development  of  standard  of  care  interventions  related  to  an  ACC,  the  play-­‐by-­‐play  on  “conversion”  day,  and  the  subsequent  discovery  of  new  efficiencies,  as  well  as  opportunities  for  improvements.  For  other  ambulatory  based  practices  such  as  physical  therapy,  family  practice,  and  wound  care  to  name  a  few,  we  feel  that  many  of  the  same  issues  that  we  faced,  such  as  providing  continuity  of  care  across  many  different  settings,  orchestrated  by  tapping  into  the    robust  information  system  of  MEDITCH,  will  also  be  of  great  interest  to  those  care  givers.      Charles  Geibig,  Pharm.D.  is  the  lead  Clinical  Pharmacist  for  the  Anticoagulation  Center  at  St.  Mary-­‐Corwin  Medical  Center.  He  is  a  graduate  of  the  Ohio  State  University  school  of  Pharmacy.      Dr.  Geibig  is  interested  in  using  information  technology  to  optimize  patient  outcomes.    Jerry  Lopez,  RPh.,  is  a  Clinical  Pharmacist  for  the  Anticoagulation  Center  at  St.  Mary-­‐Corwin  Medical  Center.  He  is  a  graduate  of  the  University  Of  Colorado  School  of  Pharmacy  and  has  specialized  in  providing  anticoagulant  therapy  for  over  10  years.    Shirley  Denise  Bowie,  is  an  RN,  Clinical  Informatics  Specialist  that  assisted  with  the  setup  of  this  paperless  process  at  the  Anticoagulation  Clinic.    She  has  a  BSN  from  Colorado  Technical  University  and  has  16  years  of  clinical  experience  with  an  additional  5  years  in  Clinical  Informatics.    Currently  she  is  very  involved  in  

an  inpatient  CPOE  Pilot  project  at  St  Mary  –  Corwin  Hospital  in  Pueblo,  CO.    She  has  also  had  past  experience  as  a  paramedic  ground  and  fixed-­‐wing  air  ambulance  transport.    Kern  Low,  MD  is  the  Medical  Director  for  the  Anticoagulation  Center  at  St.  Mary-­‐Corwin  Medical  Center.  He  graduated  the  Chicago  Medical  School  and  practices  at  the  Southern  Colorado  Family  Medicine  Clinic.        1075  -­‐  Migrating  to  6.0:    Successful  Change  through  Interprofessional  and  Interdepartmental  Collaboration  Presenters:    Sharon  Avey  and  Nancy  Fletcher  Organization:    Markham  Stouffville  Hospital,  Markham,  Ontario    Abstract:    Using  a  planned  change  strategy,  the  information  technology  and  professional  practice  teams  at  a  multi-­‐site  community  hospital  collaborated  to  facilitate  the  successful  migration  to  6.0  -­‐  the  first  6.0  migration  in  Canada.      A  project  charter  was  developed  linking  the  software  upgrade  and  migration  to  the  organization's  strategic  plan.  Opportunities  and  benefits  were  defined;  project  scope,  stakeholders,  deliverables,  timelines  and  resources  were  identified,  and  a  comprehensive  transition  and  training  plan  was  developed.  A  key  driver  for  success  was  engagement  of  departments,  clinicians  and  physicians.  The  implementation  was  led  and  championed  by  a  team  of  key  departmental  users.  A  project  council  oversaw  the  project  and  was  comprised  of  implementation  team  leaders,  a  physician  liaison,  and  the  Directors  of  Professional  Practice  and  Information  Technology.    This  presentation  will  provide  practical  information  highlighting  the  importance  of  interprofessional  and  interdepartmental  collaboration  when  implementing  a  system-­‐wide  significant  change  initiative.  The  described  processes  and  tools  can  be  used  as  a  template  by  others.    Sharon  Avey,  RN,  BScN,  MN(c)  is  the  Manager,  Clinical  Informatics  at  Markham  Stouffville  Hospital,  Ontario,  Canada.  She  was  responsible  for  developing  and  implementing  the  transition  and  training  plan  for  the  6.0  migration.    Nancy  Fletcher,  RN,  BScN,  MEd,  is  the  Director  of  Professional  Practice  and  Clinical  Informatics  at  Markham  Stouffville  Hospital,  Ontario,  Canada.        1076  -­‐  Bed  Management  Implementation,  Benefits,  and  Pitfalls  Presenters:    Patrick  Burke  and  Justine  Cavanaugh  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Nashville,  Tennessee    Abstract:    Increasingly,  hospital  reimbursements  are  dropping  and  hospitals  are  forced  to  seek  out  means  to  increase  efficiency.  In  that  pursuit,  many  organizations  have  found  maximizing  resources  it  already  has  is  preferable  in  a  cost  conscious  business  environment.  Bed  management  systems  have  the  potential  to  increase  ER  throughput,  visibility  to  beds,  and  maximize  bed  use.      

Managing  beds  and  patients  in  a  busy  hospital  can  be  at  times  an  insurmountable  task.  There  are  many  obstacles  to  insuring  that  Emergency  Department  throughput  is  maintained  and  that  the  quality  of  patient  care  is  maintained  both  in  perception  and  actuality.  Now  it  is  not  only  important  that  we  treat  a  patients  illness,  but  also  that  we  keep  the  perception  of  timely  service  up  for  patients.  Patient  perception  is  shortly  to  become  a  part  of  reimbursements  through  HCAPS  scores.        This  is  no  more  evident  than  in  the  Emergency  Department  (ED)  where  roughly  55%  to  65%  of  inpatients  originate.  Throughput  is  essential  to  enable  responsiveness  of  care  in  the  ED  and  the  rest  of  the  hospital.  The  key  is  implementing  a  real  time  bed  management  system  that  provides  a  just  in  time  service  for  bed  placement,  increasing  patient  visibility  and  throughput.  This  is  accomplished  via  the  Bed  Management  application  in  MEDITECH’s  Admissions  module.    Through  the  implementation  of  the  Bed  Management  Application,  MEDITECH  facilities  are  able  to:  

• Improve  patient  care  delivery  • Increase  timely  placement  of  patients  to  appropriate  level  of  care.  • Increase  patient  throughput  and  decrease  LOS.    • Increase  visibility  of  available  beds  in  the  hospital.  • Decrease  ED  hold  hours.  • Decrease  the  occurrence  of  hiding  beds.  

 In  this  presentation,  we  intend  on  providing  a  high  level  view  from  a  division  (multi-­‐hospital  implementation)  and  a  facility  perspective.  This  will  cover  the  general  purpose  for  implementation,  benefits,  and  pitfalls  of  technical  and  process  driven  issues.      References  -­‐  Cowan,  R  M,  Trzeciak  S.  (2005)  Clinical  review:  Emergency  department  overcrowding  and  the  potential  impact  on  the  critically  ill.  Critical  Care  2005,  9:291-­‐295    Patrick  M.  Burke  RN,  BSN  has  been  a  nurse  for  six  years.  For  the  last  1.5  years,  he  has  been  managing  a  facility’s  nursing  documentation/EMAR/BCTA/Bed  Management  processes.  He  has  implemented  the  Bed  Management  system  from  scratch,  and  assisted  at  three  other  facilities.    Justine  Cavanaugh        1077  -­‐  Medication  Reconciliation  for  Clinicians  Presenter:    Tracey  Rainwater  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Florida    Abstract:    The  Agency  for  Healthcare  Research  and  Quality  (AHRQ)  reported  that  33%  of  patients  have  had  a  moderate  harm  potential  and  6%  a  severe  harm  potential  related  to  an  unintended  medication  discrepancy  at  the  time  of  hospital  admission.  (PSN,  2012)  In  2005,  the  Joint  Commission  (TJC)  included  medication  reconciliation  as  a  National  Patient  Safety  Goal  and  in  2006  mandated  “all  accredited  organizations  were  to  implement  a  process  for  obtaining  and  documenting  a  complete  list  of  the  patient’s  current  medication  upon  admission  into  the  organization  with  the  assistance  of  the  patient  or  their  representative”  (PSN,  2012).      

With  consensus  from  the  ACEP  (American  College  of  Emergency  Physicians),  the  American  Academy  of  Emergency  Medicine  (AAEM),  and  the  Emergency  Nurses  Association  (ENA),  in  2007,  TJC  clarified  the  expectation  of  role  the  emergency  department  (ED)  would  take  in  the  process  of  home  medication  reconciliation  upon  admission  to  the  ED.  (ACEP,  2012)      Using  information  technology,  such  as  the  Medication  Reconciliation  feature  and  Medication  Claims  History  in  MEDITECH  to  reconcile  home  medications  upon  admission,  as  a  medication  transfer  record  and  a  discharge  home  medication  list  has  proved  to  decrease  the  number  of  patient  medication  discrepancies  and  errors.  (NCBI,  2012)      In  this  presentation,  we  will  demonstrate  a  safe  and  effective  workflow  process  for  clinicians  to  reconcile  home  medications  and  use  the  Medication  Reconciliation  to  transfer  throughout  the  organization  as  well  as  reconcile  inpatient  medications  to  the  patient’s  discharge  medication  record.    References  -­‐    Retrieved  from:  http://www.acep.org/content.aspx?id=30046  Retrieved  from:  http://www.ncbi.nlm.nih.gov/books/NBK2648/pdf/ch38.pdf  Retrieved  from:  http://psnet.ahrq.gov/primer.aspx?primerID=1    Tracey  Rainwater,  BSN,  RN  has  been  a  Clinical  Nurse  Informatics  Specialist  for  12  years.  She  currently  works  as  the  Senior  Clinical  Systems  Analyst  at  a  422-­‐bed  hospital.  She  has  significant  experience  with  system  design  and  build,  QA  testing  and  implementation  of  multiple  EMR's.  She  is  a  seasoned  software  applications  trainer  and  has  led  multiple  EHR  projects  in  various  matrix  organizations.  She  has  a  certificate  in  Project  Management  and  is  currently  completing  her  Masters  of  Science  in  Nursing  with  a  focus  on  Nursing  Informatics  at  Walden  University.              1078  -­‐  Worklist  Magic:    Enhancing  QRM  Workflow  Presenter:    Rosemary  Bloomfield  Organization:    HCA  -­‐  The  Healthcare  Company,  Nashville,  Tennessee    Abstract:    Learn  about  creating  efficient  workflow  processes  to  manage  and  enhance  review  and  data  abstraction/analysis  in  QRM  through  the  use  of  the  compiled  reports  and  worklist  functions.    Rosemary  Bloomfield  is  a  Registered  Nurse  of  36  years  with  Obstetrical  and  Surgical  Pre/Post  Operative  care  clinical  background.  She  has  Utilization  Management  experience  and  worked  as  a  Director  of  Quality,  and  then  Director  of  Risk  Management.  Rosemary  is  Florida  Licensed  Healthcare  Risk  Manager  and  a  Certified  Professional  in  Healthcare  Risk  Management  (CPHRM).  She  has  30  years  of  experience  with  HCA,  16  years  of  experience  with  MEDITECH,  and  12  years  with  the  QRM  module.  After  29  years  at  the  same  hospital,  Rosemary  transitioned  from  Director  of  Risk  Management  to  Division  IT&S  as  the  QRM  module  clinical  support  specialist  for  the  division's  16  hospitals.              

1079  -­‐  Revenue  and  You  Presenter:    Lee  Ann  Smith  Organization:    Angleton  Danbury  Medical  Center,  Angleton,  Texas    Abstract:    Attend  this  presentation  for  an  overview  of  the  Revenue  Cycle  …  

• Determine  how  processes  impact  the  Revenue  Cycle  • Define  ways  to  ensure  accurate  charge  capture  • Introduce  the  structure  model  of  the  Revenue  Management  department  • Learn  strategies  for  developing  partnerships  within  your  organization  to  increase  cash  flow  

 Lee  Ann  Smith,  RN  has  served  as  the  Director  of  the  Revenue  Management  Department  and  Case  Management  Department  at  Angleton  Danbury  Medical  Center  utilizing  her  20  years  of  clinical  expertise  as  a  registered  nurse  to  identify  opportunities  for  improvement  in  documentation  and  charge  capture.  She  then  utilizes  the  findings  to  educate  both  physicians  and  clinicians  to  make  a  positive  impact  on  retained  revenue.  Under  her  leadership,  the  Revenue  Management  Department  pursues  the  5-­‐6%  of  revenue  that  is  typically  left  on  the  table.  The  divisions  of  the  Revenue  Management  Department  include  Charge  Audit,  Code  Base  Reimbursement,  Denial  Management,  Early  Out  Insurance  and  Process  Improvement.  As  the  Director  of  Case  Management,  Lee  Ann  ensures  healthcare  services  and  resources  utilized  in  the  delivery  of  those  services  conform  to  governmental  regulations.    Lee  Ann  is  also  involved  with  the  Chargemaster  and  serves  on  multiple  teams  including  the  RAC  Team.  She  was  project  manager  for  the  implementation  of  the  electronic  documentation  solution  in  the  Emergency  Department  and  the  implementation  of  Advance  Beneficiary  Notice  of  Non-­‐Coverage  for  outpatient  ancillary  services.  Her  clinical  experience  includes  Charge  nurse  in  the  following  areas:    ICU,  PACU,  and  Med  Surg,  and  she  has  served  in  the  capacity  of  Nursing  Supervisor.          1080  -­‐  Starting  From  the  Very  Beginning  …    Scheduling,  Admissions  and  Authorization/Referral  Management  Presenter:    Kim  Tilley  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    In  this  session,  you  will  learn  about  welcoming  patients  into  the  healthcare  system  efficiently  using  MEDITECH’s  integrated  tools.      For  scheduling  patients,  this  session  will  cover  the  use  of  community  wide  scheduling  (CWS)  and  the  authorization/referral  management  (ARM)  to  make  it  easy  for  patients  to  access  care  from  your  organization.      These  tools  include  the  use  of  CWS  and  ARM  for:  

• Scheduling  appointments  from  clinics  using  linked  orders  in  the  MEDITECH  MPM/AOM  module  • Streamlining  scheduling  for  those  clinics  using  non-­‐MEDITECH  software  • Use  of  the  patient  portal  to  initiate  and  track  appointments  • Use  of  pending  appointments  to  facilitate  follow  up  appointments  for  the  emergency  room,  

walk-­‐in  clinic  and  upon  patient  discharge  from  the  hospital  

• Use  of  ARM  to  facilitate  centralize  and  streamline  the  process  of  obtaining,  assuring  and  recording  pre-­‐authorizations  for  radiology  and  rehab  visit  

 Once  the  patient  arrives,  we  all  want  to  get  them  checked  in  ASAP.  To  do  so,  the  integration  within  MEDITECH  Admissions  can  help.      Here  are  some  of  the  topics  that  will  be  covered:  

• Use  of  a  boarding  pass  along  with  the  patient  reminder/instruction  letter  • Patient  identification  using  patient-­‐friendly  identification  cards  and  patient  photos  • Obtaining  and  verifying  consent  using  a  patient-­‐friendly  card,  expiring  consents  and  pre-­‐view  

tools  • Promoting  consistency  in  screens  and  efficiency  using  demo  recall  • Patient-­‐less  pre-­‐registration  to  queue  up  quick  reminders  • Alternatives  for  obtaining  insurance  verification  • Use  of  collection  notes  to  promote  organization-­‐wide  payment  collection  

 Kim  Tilley,  HCIS  Manager,  has  been  a  member  of  the  Citizens  Memorial  Healthcare  (CMH)  team  since  1997.    She  began  her  career  at  CMH  in  the  Patient  Access  and  Revenue  Cycle  arena  (1997  to  2007).    She  has  served  as  the  HCIS  Manager  and  HIPAA  Security  Officer  since  2007.    Kim  earned  a  Bachelor  of  Social  Work  from  Missouri  State  University  in  2002,  a  Master  of  Business  Administration,  with  a  Healthcare  Administration  concentration,  from  Southwest  Baptist  University  in  2006,  and  the  CPHIMS  credential  in  2010.          1081  -­‐  Providing  Care  …  Using  MEDITECH’s  Integration  to  Help  Nurses,  Physicians  and  Other  Clinicians  Deliver  Care  Efficiently  and  Effectively  Presenters:    Kim  Maples  and  Karrie  Ingram  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Topics  will  include:  

• Medication  management,  including  how  the  integration  within  MEDITECH  using  one  home  medication  list  can  be  used  to  facilitate  medication  history,  reconciliation,  continue  from  ambulatory,  convert  to  ambulatory  and  ePrescribing  

• Demo  recall,  promoting  use  without  abuse  • Allergies  management  and  accuracy  • Use  of  the  problem  list  organization-­‐wide  • Creating  consistency  and  consensus  around  patient  patient/social/family  history  • Use  of  the  integrated  data  within  physician  documentation  • Use  of  PACS  interfaced  with  the  EMR  for  tracking  and  trending  of  ambulatory  radiology  and  EKG  

images    Kim  Maples,  RN  BSN,  has  worked  at  Citizens  Memorial  Hospital  in  Bolivar,  Missouri  for  12  years.  She  has  nursing  experience  in  Med/Surg,  ICU,  and  as  a  clinical  nursing  instructor.  She  has  worked  as  a  clinical  information  specialist  for  four  years.  She  is  the  primary  support  specialist  for  PCS  and  QRM,  and  offers  

secondary  support  for  ORM,  EDM,  LAB,  and  RAD  for  their  MEDITECH  C/S  5.64  PP20  platform  soon  to  be  migrating  to  5.65.      Karrie  Ingram  joined  Citizens  Memorial  Hospital  (CMH)  in  2002  to  lead  the  MEDITECH  implementation  for  CMH's  long  term  care  facilities.  She  transitioned  to  supporting  the  MPM  Suite  for  CMH's  25+  clinics  in  2008  and  has  led  implementation  projects  including  the  Patient  Portal,  e-­‐Prescribing,  and  external  document  scanning.    Prior  to  CMH,  she  spent  several  years  in  Project  Management  and  attained  her  PMP  certification  in  2011.  Her  next  adventure  is  as  Project  Manager  for  a  recently  awarded  HRSA  Rural  Health  IT  Network  Development  Grant.          1082  –  Afterward  …  Using  MEDITECH’s  Integration  to  Streamline  Billing  so  That  It  is  Patient-­‐Friendly  and  Efficient  for  the  Organization  Presenter:    Amy  Morrow  Organization:    Citizens  Memorial  Hospital,  Bolivar,  Missouri    Abstract:    Learn  about  how  Citizens  Memorial  Hospital  and  other  organization  use  the  integration  to  achieve  positive  metrics  in  for  billing  and  accounts  receivable.      Topics  include:  

• Use  of  interim  billing  for  rehab  services  • MPM  billing  for  lab  tests  drawn  at  the  physician  clinic,  but  resulted  in  the  hospital  lab    • Use  of  the  LTC  integration  account  to  Lab  billing  for  LTC  • MEDITECH  BAR  for  radiology,  anesthesia  and  ED  physician  professional  billing  • Online  bill  pay  on  the  LSS  patient  portal  

 Also,  some  sites  go  even  further  and  combine  billing  from  MPM  into  BAR.  A  speaker  will  discuss  how  this  works,  how  to  set  it  up  and  the  pros  and  cons  of  this  approach.    Amy  Morrow  has  worked  at  Citizens  Memorial  Hospital  in  Bolivar,  Missouri  for  12  years.  She  has  registration  and  hospital  billing  experience  and  was  the  Billing  Coordinator  before  moving  to  the  Information  Systems  department.    She  has  been  a  Revenue  Cycle  Information  Specialist  for  four  years  and  has  participated  in  the  MEDITECH  Home  Care  Billing  Advisory  board.    Currently,  she  is  primary  support  for    ABS  ,  BAR,  and  MRI  for  the  Acute  and  Long  Term  Care  ring  as  well  as  ARM,  and  PBR,  and    secondary  support  for  ADM,  QRM,  SCH,  and    MEDITECH  Home  Care  in  the  CS  5.64  PP  20  platform.                      

1083  –  MEDITECH  Tools  to  Promote  Success  in  the  Patient  Financial  Services  Area  Presenter:    Cathy  Mulloy  Organization:    Inland  Northwest  Health  Services,  Spokane,  Washington    Abstract:    Inland  Northwest  Health  Services  (INHS)  has  created  numerous  tools  to  assist  the  Chief  Financial  Officer  and  Patient  Financial  Service  (PFS)  Leadership  manage  AR  days,  Unbilled  Revenue,  and  Cash  Collections  along  with  identifying  and  managing  any  accounts  that  would  possibly  be  identified  in  a  RAC  audit.    INHS  has  also  worked  with  MEDITECH  to  create  custom  code,  which  allows  facilities  using  a  Guarantor-­‐based  system  to  work  multiple  Guarantor  accounts  at  a  time.    This  presentation  will  review  three  of  the  many  tools  created  by  INHS  and  will  give  CFO’s  and  PFS  leadership  an  opportunity  to  examine  and  appreciate  the  value  of  each  one.    The  first  tool  consists  of  a  trio  of  custom  Period  End  and  Daily  Dashboard  reports  that  can  be  used  to  identify,  at  a  glance,  both  the  areas  of  achievement  and  areas  of  concern.    The  second  tool  was  designed  for  Guarantor-­‐based  systems  and  is  a  custom  MEDITECH  routine  that  allows  staff  to  view  information  about  a  specific  guarantor  and  print  either  summary  or  detail  information  about  that  guarantor’s  accounts.    Finally  a  Custom  Defined  Screen  and  a  series  of  custom  reports  that  allows  the  facility  to  identify  accounts  to  be  reviewed  to  possibly  prevent  an  audit  and  to  follow  the  RAC  audits  from  notification  through  the  appeal  process.      Cathy  Mulloy  has  been  with  Inland  Northwest  Health  Services  since  2006.    Her  primary  responsibility  is  as  a  B/AR  Analyst  and  also  works  in  ADM,  ABS,  MIS  and  MRI.    Cathy  came  to  INHS  from  a  large  hospital  system  where  she  was  the  Supervisor  of  Account  Transactions.    Ms.  Mulloy  has  more  than  13  years  of  experience  in  a  600+  bed  hospital  including  Managed  Care  Contracting,  Cash  Posting,  Transaction  Posting,  Credit  Balance  resolution,  Charge  Entry  and  Document  Storage.    In  her  current  position,  she  has  daily  responsibility  for  all  B/AR  dictionaries,  troubleshooting  issues,  report  scheduling  and  development  and  project  leadership.    She  has  a  key  role  in  all  INHS  network  MEDITECH  upgrades.    Recently  she  was  the  team  co-­‐lead  for  implementation  of  the  regulatory  required  HIPAA  Administrative  transaction  sets  upgrade  to  the  5010  format.    In  her  role  as  a  lead  analyst  at  INHS,  she  is  also  a  key  member  of  the  Revenue  Cycle  Consulting  team  who  provide  Business  Office  Best  Practice  solutions.    Her  primary  focus  on  this  team  is  in  Account  transactions.          1084  –  Get  the  Most  Out  of  Compiled  Reports  Presenter:    Karen  Long  Organization:    Inland  Northwest  Health  Services,  Spokane,  Washington    Abstract:    Compiled  reports  are  often  under-­‐utilized  within  a  facility  because  users  find  it  challenging  to  create  efficient  reports  they  can  use.    Learn  how  to  make  your  reports  run  quickly  and  select  the  data  you’re  looking  for.    We'll  review  some  tips  for  better  reporting,  review  some  sample  reports  and  custom  print  formats,  and  when  to  throw  in  the  towel  and  hand  it  off  to  the  NPR  report  writer.    Karen  Long  has  been  with  Inland  Northwest  Health  Services  since  1998.    Her  primary  responsibility  is  as  an  ADM/ABS/MRI/MIS  Analyst  and  also  works  in  B/AR.    Karen  came  to  INHS  from  a  large  hospital  system  where  she  was  a  Senior  Applications  Analyst  for  Admitting,  Medical  Records,  and  Abstracting  in  a  system  other  than  MEDITECH.    Ms.  Long  has  more  than  23  years  of  experience  in  the  Heath  Information  Systems  industry  with  15  of  those  years  highlighting  Admitting  and  Heath  Information  Management.    Karen  has  

acted  as  primary  analyst  on  13  MEDITECH  implementations  including  Magic,  C/S  and  6.0  MEDITECH  platforms  for  MIS,  Registration  and  HIM  areas  of  focus.    Some  of  these  implementations  were  for  multi-­‐hospital  systems  and  required  heavy  customization.    In  her  current  position,  she  also  has  daily  responsibility  for  all  ADM,  ABS,  MRI  and  MIS  dictionaries  within  the  INHS  network  to  include  troubleshooting,  maintenance,  customization,  report  scheduling  and  development  and  project  leadership.    She  has  a  key  role  in  all  INHS  network  MEDITECH  upgrades.    In  her  role  as  a  lead  analyst  at  INHS,  she  is  also  a  key  member  of  the  Revenue  Cycle  Consulting  team  who  provide  Financial  Application  Best  Practice  solutions.    Her  primary  focus  on  this  team  is  in  Admitting  and  Health  Information  Management.        1085  –  Using  the  Awesome  Potential  of  General  Ledger  to  Its  Fullest  Presenter:    Anita  Gow  Organization:    Inland  Northwest  Health  Services,  Spokane,  Washington    Abstract:    Many  times  some  of  the  most  powerful  tools  within  the  GL  go  unused  or  under-­‐utilized.    In  this  presentation,  we  will  explore  all  of  the  following  and  more:  

• Balance  monthly  feeder  application  transactions  to  GL  • Import  external  budget  files  • Import  Other  Vender  money  and  statistic  batches  • Use  GL  Report  Writer  to  its  full  potential  • Build  allocation  tables  

 Anita  Gow  serves  as  Senior  Financial  Systems  Analyst  at  Inland  Northwest  Health  Services  (INHS).    As  an  expert  in  MEDITECH  General  Ledger  and  Budgeting,  she  has  successfully  completed  numerous  implementations,  including  multiple  facility  health  care  organizations.    Often  personally  requested  by  name,  Anita  provides  consulting  services  to  several  hospitals  outside  the  INHS  network,  assisting  with  statistical  implementation  and  GL  report  writing.    She  easily  builds  rapport  with  clients,  which  ensures  a  solid  foundation  for  continued  association.    Prior  to  her  current  position,  Anita  earned  a  business  degree  from  the  Kaufmännische  Schule  in  Munich,  Germany  and  worked  24  years  in  health  care  accounting.  She  draws  extensively  from  her  hands-­‐on  experience  performing  financial  analysis  and  zero  based  budgeting.    Anita  enjoys  applying  her  expertise  interacting  with  financial  management  at  all  levels.    She  is  well-­‐qualified  to  train  and  guide  organizations  in  the  use  of  financial  analytical  tools  that  control  operating  costs  and  improve  overall  efficiency  and  outcome.                        

1086  –  Are  you  Taking  Advantage  of  All  the  Tools  Available  Within  MEDITECH’s  Payroll/Personnel  System?  Presenters:    Susan  Hammond  and  Anita  Gow  Organization:    Inland  Northwest  Health  Services,  Spokane,  Washington    Abstract:    MEDITECH’s  Payroll/Personnel  system  can  help  you  navigate  complex  issues  and  provide  automated  solutions.    In  this  presentation,  we  will  review  all  of  the  following  tools  that  are  at  your  disposal.  

• Increase  withholding  and  earning  capabilities  through  the  use  of  tables  and  special  expressions  • Use  Group  Responses  to  provide  custom  report  security  and  additional  personnel  functions  • Use  withholdings  to  administer  FSA  accounts  which  will  reduce  the  need  for  a  third  party  vendor  • Demonstrate  option  for  importing  Withholdings,  Miscellaneous  fields  and  Customer-­‐Defined  

fields  • Explore  secure  way  to  allow  employees  to  see  check/direct  deposit  information  and  eliminate  

the  need  to  mail  direct  deposit  notices    Susan  Hammond  has  been  with  Inland  Northwest  Health  Systems  for  nine  years,  with  the  past  four  of  those  years  in  the  position  of  Senior  Financial  Analyst.    Her  primary  responsibility  is  as  a  payroll  analyst  for  over  25  hospitals  which  have  employee  counts  ranging  from  100  to  over  7,000  employees.  During  this  time,  she  has  been  instrumental  in  a  number  of  MEDITECH  Payroll  implementations.    She  also  is  accomplished  at  custom  report  writing,  plus  has  experience  supporting  and  implementing  MEDITECH  Materials  Management,  Accounts  Payable,  and  General  Ledger  applications.      Susan  has  a  Bachelor  of  Science  degree  in  Education  with  nine  years  teaching  experience  in  the  public  school  systems.  She  has  a  Masters  Degree  in  Business  Administration  with  an  emphasis  in  marketing  and  information  systems.    Susan  has  applied  her  education  in  her  past  career  opportunities  as  a  business  owner,  a  trainer  and  implementation  specialist  for  a  manufacturing  software  company  as  well  as  a  financial  analyst  for  another  MEDITECH  consulting  firm.    Anita  Gow  serves  as  Senior  Financial  Systems  Analyst  at  Inland  Northwest  Health  Services  (INHS).    As  an  expert  in  MEDITECH  General  Ledger  and  Budgeting,  she  has  successfully  completed  numerous  implementations,  including  multiple  facility  health  care  organizations.    Often  personally  requested  by  name,  Anita  provides  consulting  services  to  several  hospitals  outside  the  INHS  network,  assisting  with  statistical  implementation  and  GL  report  writing.    She  easily  builds  rapport  with  clients,  which  ensures  a  solid  foundation  for  continued  association.    Prior  to  her  current  position,  Anita  earned  a  business  degree  from  the  Kaufmännische  Schule  in  Munich,  Germany  and  worked  24  years  in  health  care  accounting.  She  draws  extensively  from  her  hands-­‐on  experience  performing  financial  analysis  and  zero  based  budgeting.    Anita  enjoys  applying  her  expertise  interacting  with  financial  management  at  all  levels.    She  is  well-­‐qualified  to  train  and  guide  organizations  in  the  use  of  financial  analytical  tools  that  control  operating  costs  and  improve  overall  efficiency  and  outcome.                

1087  –  Community  Wide  Scheduling:    How  to  Send  an  OA  Message  Based  on  a  Query  Response  Presenter:    Sherri  Charneski  Organization:    Inland  Northwest  Health  Services,  Spokane,  Washington    Abstract:    Have  you  ever  wondered  if  it  is  possible  to  send  a  message  based  on  a  specific  response  to  a  query?    How  do  I  notify  another  department  when  a  patient  requires  an  interpreter  to  be  scheduled  along  with  their  appointment?    Prior  to  this  new  setup,  phone  calls  were  made,  messages  left,  emails  sent  and  the  list  goes  on.    Come  and  learn  how  to  complete  this  setup  so  that  it  can  all  be  automated  and  there  is  no  additional  time  wasted  coordinating  resources.    Sherri  Charneski  is  a  senior  analyst  for  Community  Wide  Scheduling  at  Inland  Northwest  Health  Services  (INHS).    Ms.  Charneski  has  17  years  of  experience  utilizing  Community  Wide  Scheduling  (CWS)  as  both  a  super  user  and  an  analyst.    She  has  been  the  core  team  leader  for  multiple  successful  implementations  for  both  hospitals  and  physician  clinics.    Ms.  Charneski  has  significant  experience  with  upgrades  to  include  both  ring  releases  and  priority  pack  upgrades.    Her  major  strengths  include  strong  leadership,  excellent  communication  and  project  management  skills.    Ms.  Charneski  has  also  been  involved  in  the  migration  from  Magic  5.63  to  MEDITECH  6.0  as  the  core  team  leader.          1088  –  Calming  the  Tsunami  of  CPOE  Transition  in  the  ED  –  The  Stillwater  Experience  Presenter:    Angela  Schroeder  Organization:    Stillwater  Medical  Center,  Stillwater,  Oklahoma    Abstract:    This  presentation  will  outline  Stillwater  Medical  Center's  implementation  of  CPOE  in  the  ER.    We  currently  use  MEDITECH  C/S  5.64  pp20.    Working  with  Pharmacy  to  develop  provider  friendly  order  strings,  decreasing  customer  defined  screens,  training  and  the  importance  of  an  engaged  Physician  Champion  will  all  be  discussed.    Dr.  Charles  W.  Olson  is  Board  Certified  by  the  American  Board  of  Family  Medicine  and  has  been  a  member  of  the  Active  Medical  Staff  in  the  Emergency  Department  at  Stillwater  Medical  Center  since  1999.    He  is  currently  the  CPOE  Physician  Champion  for  Stillwater  Medical  Center.    Angela  Schroeder  is  an  Application  Analyst  at  Stillwater  Medical  Center.    She  supports  EDM,  PCM,  PDOC  and  RXM  at  SMC.  She  is  currently  the  Core  Team  Lead  for  the  implementation  of  CPOE.                      

1089  –  Falling  Down  the  Rabbit  Hole,  Into  the  World  of  6.0  –  Lessons  Learned  Presenter:    Jennifer  Foreman  Organization:    Randolph  Hospital,  Asheboro,  North  Carolina    Abstract:    Randolph  Hospital  was  considered  a  conversion  site  for  6.0.  However,  coming  from  5.63  to  the  world  of  6.0  was  no  small  feat.  In  fact,  it  felt  more  like  a  brand  new  install.  Join  us  to  look  back  into  the  year  that  overtook  our  lives,  challenged  our  mental  capabilities,  sent  some  of  us  running  to  a  psychiatrist  (joking!  or  am  I?),  but  left  us  with  a  feeling  of  accomplishment  and  excitement.      As  Alice  said,  "well,  after  this  I  should  think  nothing  of  falling  down  stairs".    Jennifer  Foreman  is  the  Director  of  IT  Applications  at  Randolph  Hospital  since  2008.  Prior  to  that,  Jennifer  served  in  the  roles  of  Clinical  Systems  Coordinator,  Project  Integration  Analyst,  and  Registered  Nurse.  With  nearly  12  years  of  experience  in  healthcare,  Jennifer  enjoys  the  challenges  that  information  systems  presents  and  strives  to  face  the  challenges  head  on  and  with  a  smile.    Jennifer  has  an  Associate  Degree  in  Nursing  from  Randolph  Community  College;  a  Bachelor  of  Science  in  Health  Sciences:  Health  Care  Management  from  the  former  Touro  University  International;  and  has  taken  master  level  courses  through  Strayer  University.          1090  –  Product  and  Integration  and  Parallel  ...  Oh  My!  Presenter:    Jennifer  Foreman  Organization:    Randolph  Hospital,  Asheboro,  North  Carolina    Abstract:    Successful  implementations  come  from  thorough  testing.  Join  us  to  learn  tips  and  tricks  on  all  phases  of  testing  -­‐  product,  integration  and  parallel.  Topics  shared:    documentation,  scheduling,  involving  end  users,  developing  plans,  using  what  you've  learned  in  testing.  Lessons  learned  from  a  recent  6.0  LIVE  site  will  prove  valuable  whether  you  are  implementing  6.0,  client  server,  or  an  ancillary  system.    Jennifer  Foreman  is  the  Director  of  IT  Applications  at  Randolph  Hospital  since  2008.  Prior  to  that,  Jennifer  served  in  the  roles  of  Clinical  Systems  Coordinator,  Project  Integration  Analyst,  and  Registered  Nurse.  With  nearly  12  years  of  experience  in  healthcare,  Jennifer  enjoys  the  challenges  that  information  systems  presents  and  strives  to  face  the  challenges  head  on  and  with  a  smile.    Jennifer  has  an  Associate  Degree  in  Nursing  from  Randolph  Community  College;  a  Bachelor  of  Science  in  Health  Sciences:  Health  Care  Management  from  the  former  Touro  University  International;  and  has  taken  master  level  courses  through  Strayer  University.                

1091  –  Denial  Management  101  Presenter:    Jordan  Russell  Organization:    Satilla  Regional  Medical  Center,  Waycross,  Georgia    Abstract:    Electronic  remittances  give  us  the  opportunity  to  greatly  increase  efficiency  in  the  Billing  department.  This  presentation  will  give  an  overview  of  how  we  implemented  the  Denial  Management  Desktop  at  Satilla  Health  Services  to  organize  and  track  remittance  advice  codes  with  great  success!    Jordan  Russell  has  been  the  Financial  Applications  Analyst  at  Satilla  Health  Services  for  the  past  three  years.  In  the  past  year,  he  has  lead  implementation  of  the  Denial  Management  Desktop,  Scanning,  and  5010  in  the  Business  Office.  He  is  the  primary  support  analyst  for  all  the  financial  modules  as  well  as  DR,  MM,  and  SCA.  Satilla  Health  Services,  located  in  Waycross,  Georgia,  is  made  up  of  an  acute  care  hospital  licensed  for  231  beds,  several  specialty  physician  practices,  two  long-­‐term  care  facilities  and  a  rehabilitation  facility.          1092  –  Multiple  Module  Management  –  Navigating  the  100  Acre  Woods  of  a  6.0  Conversion  Presenter:    Wendy  Chriscoe  Organization:    Randolph  Hospital,  Asheboro,  North  Carolina    Abstract:    Become  the  Christopher  Robin  of  leading  your  multiple  teams  comprised  of  both  clinical  and  non-­‐clinical  personnel.    Work  with  teams  setting  up  training  and  build  times,  developing  educational  documents,  implementing  training  classes  for  the  whole  facility,  reporting  up  to  PIAs,  working  closely  with  your  MEDITECH  specialists  and  keeping  your  teams  on  target  and  meeting  the  goals  of  the  project  plan  and  time  lines  for  your  organization.    Time  management  is  an  essential  skill  to  make  it  through  this  project  successfully.    If  you  or  your  organization  has  analysts  that  support  multiple  modules,  clinical  and  non-­‐clinical,  this  will  be  an  invaluable  session.    Wendy  Chriscoe  is  currently  employed  with  Randolph  Hospital  and  serves  as  a  Systems  Clinical  Analyst.  She  has  worked  in  health  care  for  more  than  20  years  with  a  range  of  experience.  She  has  served  as  a  Practice  Manager,  IT  Implementation  Consultant,  beta  tester  for  software  and  has  clinical  experience  too.  Wendy’s  most  recent  experience  has  offered  the  challenge  of  being  the  lead  analyst  for  seven  modules  and  teams  that  were  converting  to  6.0  and  going  live  in  phase  1.  She  supports  the  Admissions,  Abstracting,  MRI/HIM,  QM/RM,  Scanning  &  Archiving  and  ITS  modules.    Supporting  these  areas  and  implementing  for  the  conversion  was  challenging  and  presented  opportunities  for  continued  advancement  of  knowledge  within  each  module  and  the  integration  that  they  have  in  6.0  environment.    Previous  experience  has  given  Wendy  the  opportunity  to  implement  EMR  software  and  consult  with  physician  offices,  both  Part  A  and  B  providers,  on  a  range  of  practice  management  solutions  using  a  variety  of  software.    Systems  experience  include  MEDITECH  6.0,  MEDITECH  MG/CS,  CCA-­‐Chart  Revolution,  CCA-­‐Practice  Revolution,  Forward  Advantage  &  The  Find  It  Solution,  Emdeon,  CBAY,  CCA-­‐Practice  Express,  Valco,  3M,  Impac,  Experian,  Phillips  PACS,  Ophthalmic  EMR,  Iatrics,  Per-­‐Se  Technologies,  and  Practice  Data  System.        

 1093  –  Don’t  Let  Your  MPI  Conversion  and  Validation  Process  Become  a  Tower  of  Terror  Presenter:    Wendy  Chriscoe  Organization:    Randolph  Hospital,  Asheboro,  North  Carolina    Abstract:    Validating  the  MPI  conversion  in  multiple  rings  and  working  the  errors  is  time  consuming  but  also  critical  to  having  a  successful  conversion  for  your  move  to  the  6.0  environment.    This  session  will  break  down  the  steps  to  putting  a  successful  team  in  place  and  the  processes  we  used  to  hold  back  the  horror  of  incomplete  or  bad  data  that  would  have  impacted  our  entire  phase  one  go  live.    Timelines  and  data  maps  will  also  be  key  elements  to  this  presentation  to  ensure  that  multiple  conversions  for  the  MPI  stay  on  track  and  to  ensure  the  integrity  of  your  data.    Wendy  Chriscoe  is  currently  employed  with  Randolph  Hospital  and  serves  as  a  Systems  Clinical  Analyst.  She  has  worked  in  health  care  for  more  than  20  years  with  a  range  of  experience.  She  has  served  as  a  Practice  Manager,  IT  Implementation  Consultant,  beta  tester  for  software  and  has  clinical  experience  too.  Wendy’s  most  recent  experience  has  offered  the  challenge  of  being  the  lead  analyst  for  seven  modules  and  teams  that  were  converting  to  6.0  and  going  live  in  phase  1.  She  supports  the  Admissions,  Abstracting,  MRI/HIM,  QM/RM,  Scanning  &  Archiving  and  ITS  modules.    Supporting  these  areas  and  implementing  for  the  conversion  was  challenging  and  presented  opportunities  for  continued  advancement  of  knowledge  within  each  module  and  the  integration  that  they  have  in  6.0  environment.    Previous  experience  has  given  Wendy  the  opportunity  to  implement  EMR  software  and  consult  with  physician  offices,  both  Part  A  and  B  providers,  on  a  range  of  practice  management  solutions  using  a  variety  of  software.    Systems  experience  include  MEDITECH  6.0,  MEDITECH  MG/CS,  CCA-­‐Chart  Revolution,  CCA-­‐Practice  Revolution,  Forward  Advantage  &  The  Find  It  Solution,  Emdeon,  CBAY,  CCA-­‐Practice  Express,  Valco,  3M,  Impac,  Experian,  Phillips  PACS,  Ophthalmic  EMR,  Iatrics,  Per-­‐Se  Technologies,  and  Practice  Data  System.