¡•LrjlTjRALORlA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORIA AUXILIAROFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE COSTOS AMBIENTALES

CÓDIGO

12.2.1.22

262.2.26.13

2.2.26.82

2.2.26.41

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ACTAACTAS DE APROBACIÓN DE INFORMES

INFORMESINFORME PROCESO AUDITOR* Queja, derecho de petición o denuncia (opcional)* Memorando de encargo* Memorando de planeación.* Presentación comisión* Oficio solicitud documentos* Papeles de Trabajo* Validación y preinforme* Análisis de las observaciones (opcional)* Parte pertinente Acta de Comité de Aprobación de Informes* Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas

INFORME TRASLADO DE HALLAZGOS* Informe de Auditoria* Comunicación oficial al Sujeto de Control* Función de Advertencia (opcional)* Traslado de Hallazgo (opcional)* Comunicaciones al quejoso y otros (opcional)* Plan de mejoramiento (opcional)* Aprobación del Plan de Mejoramiento (opcional)* Avances del Plan de Mejoramiento (opcional)* Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas

INFORME ANUAL DEL ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DELAMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

* Comunicaciones Oficiales enviadas y recibidas, temas específicosInforme Anual del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente delDepartamento de Cundinamarca* Soportes* Informe

RETENCIÓN

ArchivoGestión

3

3

3

4

ArchivoCentral

4

4

4

DISPOSICIÓN FINAL

CT

X

X

X

X

X

M

X

X

s PROCEDIMIENTOS

Los documentos que requierenMicrofilmacion y conservación son elInforme Final, Comunicación Alcalde,Traslado Hallazgos, Plan deMejoramiento y aprobación Plan deMejoramiento; los los avances y demáscomunicaciones se eliminan

El informe se consolida en mediomagnético, por lo cual se debeConservar Totamente en la oficinaprouctora, las comunicaciones oficialesenviadas y recibidas, que sirven comoinsumo serán conservadas en elarchivo de gestión y se eliminaranluego de 4 años.

CÓDIGO:PA06-PR02-F01 Página 1 de 2 VERSIÓN 3.0

CÓDIGO

2.2.26.84

2.2.36.62

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

INFORMES SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL* Acuerdos de Gestión* Seguimiento a Planes de Mejoramiento* Mapa de Riesgos

PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA* Plan de Actividades

RETENCIÓN

ArchivoGestión

2

4

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

CT E

X

X

M SPROCEDIMIENTOS

VERSIÓN TRD: 5.0, Acto Administrativo: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO No. 003 de 25 - 06 - 2013

CONVENCIONES:CT= Conservación TotalE = EliminaciónM = Microfilmación u otros soportesS = Selección

LINA DUQUE YOSCUAResponsable Oficina

MIGUEL NÚÑEZ-ÍORRÉSJefe deXDficina^

CÓDIGO:PA06-PR02-F01 Página 2 de 2 VERSIÓN 3.0