12-Como Usar Calendarios en Project

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12. DESCRIPCIÓN GENERAL: CÓMO USAR CALENDARIOS EN

PROJECT

Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project: calendarios base, calendarios de proyectos, calendarios

de recursos y calendarios de tareas. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, para determinar

cómo se asignan los recursos a las tareas y cómo se programan las tareas. Los calendarios de proyectos y de

tareas se usan para programar tareas, y si se asignan recursos a las tareas, también se usan calendarios de

recursos.

Puede modificar estos calendarios para definir los días laborables y las horas de todo el proyecto, para grupos de

recursos, para recursos individuales y para tareas. Estos calendarios son distintos de la vista Calendario, que

muestra la programación del proyecto en formato de calendario.

NOTA Si usa Microsoft Office Project Professional 2007 y está conectado a Microsoft Office Project Server 2007, los

calendarios se implementan en Project Server para su organización. Póngase en contacto con el administrador del

servidor para ver si se permiten calendarios locales en Office Project Professional 2007.

12.1. ¿Qué es un calendario base?

Un calendario base se usa como una plantilla en la que están basados el calendario de proyectos, calendario de

recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo estándar y los tiempos de descanso del proyecto.

Especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana, así como las

excepciones, como son los días festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del

proyecto o como base para un calendario de recursos. También puede aplicar un calendario base a tareas

específicas.




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Project tiene tres calendarios base predeterminados:

Estándar El calendario base Estándar refleja la programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de

8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.

24 horas El calendario base 24 horas refleja una programación sin tiempo de descanso. El calendario 24

horas se puede usar para programar recursos y tareas de los diferentes turnos de todo el día, o para

programar continuamente recursos de equipos.

Turno de noche El calendario base Turno de noche refleja una programación por turnos desde el lunes

por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.

También puede crear su propio calendario base, que resulta muy útil si cuenta con programaciones alternativas para

varios recursos. Por ejemplo, puede tener recursos que estén trabajando a tiempo parcial, en turnos de 12 horas o

durante los fines de semana.

12.2. ¿Qué es un calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas para las tareas. Este calendario

suele representar las horas de trabajo tradicionales de la organización. Project usa ese calendario para programar

tareas que no tienen recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de duración fija. De forma predeterminada, se

usa el calendario base Estándar como el calendario de proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas

usando otros calendarios base.




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El calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar un proyecto. En este calendario del proyecto, todos

los días de la semana son días laborables.

En este calendario del proyecto, el trabajo sólo tiene lugar los fines de semana.

Los días y las horas de trabajo del calendario del proyecto reflejan los días y horas de trabajo de todo el proyecto.

Puede especificar días libres especiales, como los festivos de la empresa. También puede indicar otros tiempos de

descanso para reflejar períodos en los que todo el equipo esté trabajando en actividades que no sean del proyecto,

como las reuniones de la empresa o las retiradas de departamentos.

El calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista Calendario del cuadro de diálogo

Información del proyecto.

12.3. ¿Qué es un calendario de recursos?

El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos) únicamente están programados

para aquellos que están disponibles para trabajar. Afectan a un recurso específico o categoría de recursos. De forma

predeterminada, la configuración de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con el calendario del

proyecto. Sin embargo, puede personalizar el calendario de recursos para mostrar la información de programación

individual, como vacaciones, ausencias laborales o período de mantenimiento del equipo.




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Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso,

puede editar los calendarios de recursos para indicar el tiempo de descanso. También puede crear o asignar

diferentes calendarios base para recursos individuales, o grupos de recursos, para indicar horas de trabajo

específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso a un calendario que ha creado para los carpinteros que puedan

estar trabajando durante un período de tiempo diferente de los otros trabajadores.

SUGERENCIA Si dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo parcial o en

turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un calendario base independiente para cada turno. Use

los calendarios de recursos para acomodar las excepciones a los tiempos de trabajo de recursos individuales.

Cuando Project programa el proyecto, usa el calendario de recursos para programar las tareas que no tienen una

duración fija y que tienen asignados recursos. Por ejemplo, si un recurso tiene una semana de vacaciones

especificada en su calendario de recursos, Project no programará la tarea para esa semana.

Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de proyectos.

Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de recursos refleja que este recurso

no está disponible para el trabajo del proyecto este mes en los últimos tres días de la segunda semana o en los

primeros cuatro días de la tercera semana.

Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos, y el recurso ya está asignado

a una tarea, ésta se vuelve a programar para reflejar los cambios en los tiempos de trabajo.




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12.4. ¿Qué es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso, tal como se define en el

calendario de proyectos o calendario de recursos. Por ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una

tarea que haya que realizar por la noche o durante el fin de semana.

Un calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral como un nuevo calendario

base. Después se aplica el calendario base a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo

Información de la tarea.

Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos asignados, de forma predeterminada,

dicha tarea estará programada para los tiempos de trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de

recursos tienen en común. Si desea programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la casilla de

verificación La programación omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo

Información de la tarea.

12.5. ¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los tiempos de trabajo?

La configuración de las opciones del calendario en la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones (menú

Herramientas, comando Opciones) define la programación de las horas en Project, pero no determina cuándo se

puede programar el trabajo. Únicamente los calendarios pueden determinar estos períodos.




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Ilustración 1 – Opciones de configuración de calendarios

En la ficha Calendario, puede establecer configuraciones predeterminadas, como el día en que comienza cada

semana, el mes en que comienza el año fiscal, la hora del día para cualquier fecha especificada manualmente, las

horas de trabajo totales por día y el número de días al mes. Por ejemplo, la opción Hora de comienzo

predeterminada permite especificar la hora de comienzo que Project asigna a las tareas de forma predeterminada

cuando se especifica una fecha de comienzo sin determinar una hora. Asimismo, la opción Jornada laboral permite

definir el número de horas que Project calcula para una tarea cuando se especifique una duración en días, como el

parámetro predeterminado de 8 horas en 1 día. Especificar 2 días es equivalente a especificar una duración de 16

horas.

Si cambia los tiempos de trabajo en un calendario, recuerde que Project usa la configuración de la ficha Calendario

para determinar cuántas horas definen a un día, semana o mes. Si el tiempo de trabajo de un calendario es diferente

de la configuración de Jornada laboral o Semana laboral en la ficha Calendario, el campo Duración puede no

mostrar el valor de duración que espera. Por ejemplo, si un calendario está configurado con una jornada laboral de

cuatro horas, pero las horas predeterminadas por día están configuradas en 8 horas (en el cuadro de diálogo

Opciones), la tarea de un día aparecerá en dos días. En este caso, es posible que desee considerar la coincidencia

con la configuración del calendario del tiempo de trabajo en la ficha Calendario.




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12.6. Establecer los tiempos de trabajo para recursos o tareas en el proyecto

El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estándar

predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario de tareas.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

Ilustración 2 – Menú Herramientas Cambiar calendario laboral

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual

es seguido por (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del

proyecto).




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Ilustración 3 – Cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral

NOTA Si desea crear un nuevo calendario en lugar de cambiar el calendario predeterminado, haga clic en

Crear calendario, escriba un nombre para el calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo

calendario de base o crear un calendario basado en una copia de otro calendario.

3. Para cambiar la semana laboral predeterminada, haga clic en la ficha Semanas laborales.

Para elegir una semana laboral adicional para un intervalo de día que difieren del día laborable

predeterminado, como un programa de verano para un trabajo de obras, en la tabla Tiempos de trabajo,

escriba un nombre descriptivo en la columna Nombre para la programación de la semana laboral como,

por ejemplo, Obras y las horas de comienzo y fin en las que tendrá lugar la programación adicional.

4. Haga clic en la fila de la tabla Semanas laborales que indica la programación predeterminada y, a

continuación, haga clic en Detalles.




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Ilustración 4 – Cambiar calendario laboral – Semanas laborales

5. En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione los días de la semana que desea cambiar en la

programación y, a continuación, seleccione uno de los siguientes:

Ilustración 5 – Detalles de la semana laboral

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben utilizar los

tiempos de trabajo predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de

lunes a viernes, y los tiempos de descanso en fines de semana.




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Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar

ningún trabajo. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.

Establecer días en estos tiempos de descanso específicos Para establecer los tiempos de

trabajo para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que

desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el

trabajo en los cuadros A.

Puede elegir una festividad (u otro tiempo de descanso) o un día específico que tiene un tiempo de trabajo distinto

del tiempo de trabajo predeterminado.

1. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la ficha Excepciones.

2. Escriba un nombre descriptivo para la excepción tal como Festividad y las horas de comienzo y fin durante

las que se producirá la excepción.

Ilustración 6 – Calendario laborer - Excepciones

3. Haga clic en Detalles.




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Ilustración 7 – Detalles de las excepciones

4. En Establecer los tiempos de trabajo de estas excepciones, seleccione uno de los siguientes:

Tiempos de descanso No se programará ningún trabajo durante estos días.

Tiempos de trabajo Para establecer los tiempos de trabajo para los días de trabajo específicos,

escriba las horas a las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas a las

que desea que finalice en los cuadros A.

5. Si la excepción se repetirá en una parte de la programación, en Patrón de repetición, seleccione la

frecuencia de Diaria a Anual y, a continuación, seleccione detalles adicionales acerca del patrón de

repetición a la derecha. Los detalles del patrón de repetición cambian, dependiendo de si desea crear un

patrón diario, semanal, mensual o anual.

En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo

y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.

6. Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.

Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.




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NOTAS

Para realizar cambios en la información de programación de un recurso de empresa, debe desproteger el

recurso. También puede actualizar los cambios en los calendarios de recursos mediante Microsoft Office

Project Server 2007.

Los calendarios de tiempos de trabajo no se aplican a recursos materiales.

Los calendarios de tareas y recursos reemplazan el calendario del proyecto. Por tanto, puede seleccionar

períodos de vacaciones para recursos diferentes cuyos calendarios se basan en el mismo calendario de

proyecto, si necesita realizar el mismo cambio en todos los calendarios, como por ejemplo una fiesta,

puede aplicar el calendario del proyecto en vez de realizar cambios en cada calendario de recursos.

El panel lateral Tiempos de trabajo del recurso ofrece una manera sencilla de establecer los tiempos de

trabajo de los recursos. En la barra de herramientas Guía de proyectos, haga clic en Recursos. Haga clic

en Definir tiempos de trabajo generales y, a continuación, siga las instrucciones que aparecen en el

panel lateral.

Puede utilizar las horas del trabajo del calendario de proyecto para dar cabida a trabajo en tareas que no

son del proyecto. Si los miembros del equipo sólo pueden invertir, siendo realistas, seis horas al día en

tareas del proyecto, dedicando las otras dos horas a reuniones y tareas administrativas, puede reflejarlo

indicando una disponibilidad de recursos de seis horas al día en el calendario del proyecto.

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