100% e-AWB El Primer Paso al Comercio de Carga Electrónico Mayo 2013

1 © International Air Transport Association 2013

100% e-AWBEl Primer Paso al Comercio

de Carga Electrónico

Mayo 2013


Qué es e-AWB?

© International Air Transport Association 20133

Qué es la Guía Aérea?

La Guía Aérea (AWB) es el Contrato de transporte

entre el ‘shipper’ (forwarder) y el ‘carrier’ (línea aérea)


Un poco de historia sobre la AWB de papel Está gobernada bajo la Resolucion IATA

600a “The Air Waybill”

Las “Condiciones de Contrato de la Air Waybill” están impresas en el reverso de la guía según lo estipulado en la Resolución IATA 600b

Cuando es emitida se requiere un set de por lo menos ocho copias - Color es opcional

En los países con convención de Varsovia es mandatoria la AWB de papel.


Ha llegado el momento para e-AWB La e-AWB es un contrato de carga electrónico, que

es una alternativa al contrato de papel.

La guia aérea electrónica (e-AWB) simplifica los procesos de carga aérea para todos los participantes incluyendo Reguladores:

Elimina la necesidad de una AWB de papel

Un solo ingreso de datos

No hay necesidad de imprimir, manipular o archivar este contrato en papel.

La e-AWB se especifica en la Recommended Practice (RP) 1670


Las líneas aéreas miembros del Comité de Carga IATA están liderando e-AWB en sus países

Sobre 75 % 75 to 20 % Menos de 20 %


Los días para la AWB de papel están contados…

2013: 20% e-AWB dónde sea posible*



* Factible: 2012: En rutas MP4 y MC99 2013: En rutas MP4 y MC99 y en rutas entre el Tratado de Varsovia y países MP4 o MC99


e-AWB está en camino…pero aun tiene una gran ruta por recorrer – 7.7%

9 © International Air Transport Association 2013© International Air Transport Association 2013

e-AWB pavimenta el camino para e-freight

Número de documentos & Complejidad

Beneficios & Embarques

e-AWB

e-Freight

Actualmente

e-freight requiere e-AWB !

10 © International Air Transport Association 2013© International Air Transport Association 2013

e-freight: nuestra meta final Shipper

Export Customs

Import Customs

OriginFreight Forwarder

Carrier

Consignee

DestinationFreight Forwarder

1. Invoice2. Packing List3. Certificate of Origin4. Letter of Instruction5. Dangerous Goods Dec.6. CITES Certificate*

7. Air Waybill8. House Waybill9. House Manifest10. Export Goods Declaration11. Customs Release Export12. Security Declaration*

13. Flight Manifest*14. Freight Booked List*15. Export Cargo Declaration16. Import Cargo Declaration17. Transfer Manifest18. Transit Declaration*

19. Import Goods Declaration20. Customs Release Import

Ground Handler Ground

Handler


Por qué una e-AWB?


Todos los actores se benefician con e-AWB Reducción de costos de procesamiento debido a la

eliminación total de AWB de papel

Mayor precisión de la información del AWB

Reducción de las demoras por manejo de la carga debido a pérdida del AWB o AWB ilegibles

Eliminación de la necesidad de archivo de AWB de papel mediante la utilización de registros electrónicos

Acceso en tiempo real a la información del AWB de todo el personal de todos los lugares, permitiendo control y revisión cruzada de los datos

Primer paso hacia e-freight, transporte de carga sin papel


Beneficios de e-AWB

Aumenta productividad

Elimina tareas operacionales Elimina doble digitación y reduce el

número de errores Elimina el riesgo de pérdida de

documentos Procesos mas rápidos

Mejora el servicio al

cliente

Proporciona un servicio mas eficiente al agente de carga, al simplificar el trabajo de manejo de papel y reduciendo los tiempos de espera.

Alertas proactivas a los agentes en problemas con los documentos, soluciones mas rapidas para asegurar el embarque en la fecha prevista

Reducecostos

Reduce costos de almacenaje Elimimando el papel se libera

espacio de la oficina.

Respuesta mas rápida

a los reguladores

Reduce los ciclos de respuesta Realiza pre-clearance con aduana Entrega de datos de calidad a

aduana Contribuye a los requerimientos de

reportes anticipados

Aumenta calidad

de la información

Reutilización de la información en forma automática

Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información

Aerolíneas


Beneficios de e-AWB


Elimina tareas operacionales y riesgo de pérdida de documentos

Ahorra tiempo al no tener que esperar aceptación en el mesón de la aerolínea

Ahorra tiempo en corregir errores Agiliza procesos: al reemplazar

procesos en papel por intercambio electrónico de datos

Reducecostos

Reduce costos de almacenaje y libera importante espacio de oficina

Elimina costos de destrucción de papel y reciclaje en el ambiente e-freight

Elimina la compra de AWB neutrales

Reduce costos de impresión

Aumenta calidad

de la información


El uso de datos electrónicos en lugar de papeles que se pueden extraviar

Mejora el servicio al

cliente

Elimina el manejo de discrepancias debido a la pérdida de documentos

Manejo de envíos urgentes con facilidad

Proporciona respuesta inmediata a los clientes a través de acceso de datos digitales

Facilita la liberación en aduanas y la rápida entrega de la mercancia

Freight Forwarders


Beneficios de e-AWB


Capacidad de automatizar procesos

Capacidad de acceder a los datos antes del arribo fisico de la carga, contribuyendo a los requerimiientos de reporte anticipado

Reduce la necesidad de ingreso de datos.

Reducecostos

Reduce costos de almacenaje y libera importante espacio de oficina.

Reduce costos de mano de obra relacionados a la manipulación del papel e información

Aumenta el nivel de

seguridad

Capacidad de detectar automaticamente inconsistencias entre documentos.

Capacidad de obtener automaticamente informacion relacionada con temas de seguridad

Aumenta calidad

de la información

Reutilizar datos de aduana en forma automatizada


Permite compartir los datos con otras entidades de gobierno

Aduanas


Qué necesita saber? Marco Legal


Sin tratados

Rutas con Varsovia

80% del volumen de carga a nivel mundial se produce en rutas con tratados internacionales compatibles con e-AWB

Convención de Montreal (MC99) y Protocolo de Montreal (MP4) reconoce y acepta el uso de e-AWB en lugar de AWB de papel

En rutas de Varsovia las AWBs de papel aún son requeridas.

Países que no tienen tratados podrían aceptar e-AWB por ley local

En ciertas aduanas el papel puede ser requerido aún con MC99 & MP4

Los países con MC99/MP4 permiten

e’AWB (totalizando 80% del volumen de la carga)

Aduanas requieren AWB de papel por

cada embarque

http://www2.icao.int/en/leb/Lists/Current%20lists%20of%20parties/AllItems.aspx

http://www2.icao.int/en/leb/Lists/Current%20lists%20of%20parties/AllItems.aspx


e-AWB es compatible con la Convención Revisada de Kyoto

La AWB no es una Declaración de Aduana

Segun la RKC Aduanas puede solicitar la AWB como Documento de Apoyo

Documentos de apoyo pueden ser entregados en formato electrónico

Mas y mas Aduanas aceptan documentos de apoyo en formato electrónicoWCO Survey on Dematerialization

October 2011“25 (61%) of 41 indicated that they dispense with need for paper with the availability of online access to supporting documents”


Qué necesita saber?

Pre-requisitos para e-AWB


Su check list para e-AWB

Pista: Disposición reglamentaria

Motor: Disponibilidad Técnica & Legal

Plan de Vuelo: Procesos de Negocios Preparados


Apoyo de las Convenciones Internacionales, idealmente ratificado el MC99 y como segunda opción MP4. Complicado cuando el país solo tiene W29.

Legalmente autorizados a nivel local (se permite contratos y transacciones electrónicas).

Compatible con procedimientos establecidos por las autoridades locales (particularmente en exportaciones).

La “pista” debe estar libre para que la e-AWB pueda despegar…


Los “motores” deben estar en su lugar para e-AWB

Front (600a) Reverse (600b)

Mensajes electrónicos

Contrato de e-AWB firmado

+

+e-AWB

AWBde papel


La visión de los dos tipos de contratos de e-AWB

Bilateral agreements(RP 1670)

Multilateral agreement(Resolution 672)

MULTILATERALAGREEMENT&


El Contrato Multilateral de e-AWB es clave PoC comenzó en Dic 2012 Multilateral agreement aprobado por IFCC: Feb 2013 Multilateral agreement aprobado por CSC: Mar 2013 Multilateral agreement aprobado por Gobiernos Multilateral agreement efectivo desde: 18 Abr 2013

Fírmalo ahora ya esta disponible en:

www.iata.org/e-awb-multirateral

http://www.iata.org/e-awb-multirateral


Partes Principales del

Contrato

Anexo A: define los mensajes electrónicos y otros aspectos técnicos

Anexo B: define las condiciones del contrato (Resolución 600i)

Contrato Bilateral de e-AWB (RP1670)

Un modelo de contrato de e-AWB (IATA RP1670) ha sido desarrollado por la industria

Anexo C: define las especificaciones técnicas del Cargo Receipt

Annex D (opcional): sección de rutas de Varsovia

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/Documents/rp1670-nov2010.pdf


Contrato Multilateral de e-AWB (Res 672)

Partes Principales del

Contrato

Annex A: define las condiciones del contrato (Resolución 600i)

Formulario de incorporación de FF: declara sucursales y contactos

Con el multilateral agreement, las partes solo tienen que firmar el contrato una vez para tener derecho a hacer e-AWB con muchos socios

comerciales.

Formulario de Incorporación Aerolínea: declara aeropuertos y contactos

El multilateral agreement da derecho a la línea aérea a imprimir una AWB de papel a nombre del agente de carga cuando sea necesario, en el caso que la aerolínea quiera ofrecer este servicio.

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Pages/multilateral.aspx


El Cargo Receipt evidencia la celebración del contrato de transporte

El cargo receipt debe ser emitido por la aerolínea según solicitud del Shipper. La Resolución 600g especifica el modelo. El Cargo Receipt es usado en

ambos contratos bilateral o multilateral.


Diferentes métodos y estándares están disponibles para intercambiar mensajes electrónicos

ERP

ERP

Web OCR

Air WaybillStatus Update

Freight Forwarder 1

Airline

Air Waybill

Status Update

Air Waybill standards: IATA Cargo-IMP “FWB” or IATA Cargo-XML “Waybill”Status Update standards: IATA Cargo-IMP “FSU” or IATA Cargo-XML “Status Update”

Freight Forwarder 2


Varias aerolíneas han creado sus propios portales para e-AWB IATA Strategic Partners, son proveedores de TI que están

trabajando con IATA en nuevas iniciativas de carga:

Algunos de ellos ya han desarrolado soluciones para e-AWB

Aerolíneas y Proveedores de TI están desarrollando soluciones para e-AWB


Información importante va incorporado en el pouch

Algunas aerolíneas solicitan al agente poner una etiqueta en el pouch.

La etiqueta puede estar diponible a través del mismoportal de e-AWB, accesible en la oficina de la aerolínea, o producida por el agente de carga.

La práctica recomendada 1600u especifica el contenido de la etiqueta para el pouch.

Como identificar el pouch en un ambiente de e-AWB


El “Plan de Vuelo” debe estar claramente definidoDos procesos de negocio recomendados para e-AWB

“Recibo de Carga de entrega Inmediata”

“Recibo de Carga de entrega Diferida”

Process 1 - “Immediate Cargo Receipt Delivery”Freight Forwarders

Recibe embarqueEntrega embarque

Aerolíneas

ERP Web OCR

Proveedores Servicios

Embarque Aceptado(se emite cargo receipt)FSU/RCS

Recibe InformaciónFWBPrepara el envío

ERP

Identica discrepancias(con forwarder si existe)FNAResuelve discrepancias

(con aerolínea si existe)

reconocimiento(con forwarder si existe)FMA

Process 1 - “Immediate Cargo Receipt Delivery”Freight Forwarders

Recibe EmbarqueEntrega Embarque

Aerolíneas

ERP Web OCR


Embarque Aceptado(se emite cargo receipt)FSU/RCS

Recibe InformaciónFWBPrepara envío

ERP

Identifica discrepancias(con forwarder si existe)FNAResuelve discrepancias

(con aerolinea si existe)

Reconocimiento(con forwarder si existe)FMAAduana accede “como excepción”

a la AWB ya sea on-line o en papel

(impresión de los registros

electrónicos)

)

Process 2 - “Deferred Cargo Receipt Delivery”Freight Forwarders


AerolíneasERP Web OCR


Embarque Aceptado(emite cargo receipt)FSU/RCS

Recibe InformaciónFWB*Prepara Envío

ERP

Identifica discrepancias(with forwarder if any)FNAResuelve discrepancias

(with airline if any)

Reconocimiento(with forwarder if any)FMA

Freight On Hand(emite recibo de warehouse )FSU/FOH

Recibe CorrectaInformacionFWB *Reenvía los datos con la

correcta Informacion

*: FWB y mensajes FHLque sean posibles son enviados

Process 2 - “Deferred Cargo Receipt Delivery”Freight Forwarders


AerolíneasERP Web OCR


Embarque Aceptado(emite cargo receipt)FSU/RCS

Recibe InformacionFWB*Prepara envío

ERP

Identifica discrepancias(con forwarder si existe)FNAResuelve discrepancias

(con aerolínea si existe)

Reconocimiento(con forwarder si existe)FMA

Freight On Hand(emite recibo de warehouse)FSU/FOH

Recibe InformaciónCorrectaFWB*Reenvia los datos con

La correct información

Aduana accede “como excepción”

a la AWB ya sea on-line o en papel

(impresión de los registros

electrónicos)

*: FWB y mensajes FHLque sean posibles son enviados



Involucre a su GHA


GHAs juegan un rol “fundamental” Aerolíneas generalmente utilizan GHAs (ground handling

agents) fuera de sus centros de operaciones (hubs)

GHAs pueden aceptar carga, almacenar y envíar información a Aduanas a nombre de las aerolíneas.

Sus capacidades de e-AWB son claves para la migración de procesos sin papeles en toda la cadena de suministros.


GHAs deben estar integrados en el flujo de datos Un flujo correcto de información

debe ser implementado.

Forwarder↔Aerolínea↔GHA

La información debe ser recibida a tiempo, ej: antes de recibir la carga

Calidad de los datos desde la fuente es necesario, para tener solo un FWB

La última versión del Cargo-IMP o Cargo-XML is recomendada



Rutas de Varsovia


Como puede un agente saber si una AWB de papel se necesita o no en un embarque?

En rutas con MC99/MP4 no se requiere contrato en papel En rutas de Varsovia, un contrato de papel es mandatorio Para países sin tratados, el contrato de papel podría ser necesario Al hacer tránsito por un tercer país, un contrato de papel puede ser

requerido por las autoridades locales.

?


Algunas aerolíneas tienen un solo proceso para todas las rutas

Algunas aerolíneas decidieron mejorar su Atención al Cliente haciendo e-AWB

Forwarders nunca emiten la AWB de papel pero siempre envian los datos electronicamente

Para las rutas de Varsovia las aerolíneas imprimen y firman la AWB a nombre de los forwarders

Esta opción se está incorporando en la RP1670, y se encuentra en proceso de aprobación.



Códigos


Código del Contrato de Carga Electrónico (ECC)

En caso que: Un contrato de e-AWB haya sido firmado entre la línea aérea y el forwarder La ruta del embarque es viable para e-AWB El freight forwarder y la aerolínea tienen la capacidad de intercambiar datos

electrónicos de AWB y estatus de aceptación del embarque (RCS)

Entonces Un contrato de carga electrónico puede ser usado

(sin AWB de papel) y el código ECC puede ser aplicado

Recomendación: Las aerolíneas asignan el código ECC a los envíos.


Use el código del Contrato de Carga Electrónico (ECC)

Ventajas asociadas al uso del código ECC:

evidencia un contrato electrónico (e-AWB)

alerta al personal de operaciones de la aceptación de un embarque sin AWB de papel

alerta a las aerolínes interlineales de un embarque con e-AWB

estandariza la comunicación entre las partes

se puede utilizar para identificar en que casos es necesario entregar un Cargo Receipt al forwarder.

Recomendación: use el código ECC


Cuantos mensajes FWB?

El objetivo es solo un correcto FWB por embarque

Los sistemas deberían ser capaces de manejar mas de un FWB* para lidiar con errores y modificaciones en el contenido

*Actualizaciones de FWB solo es posible si mensajes de FSU-RCS no han sido enviados.


Cargo-XML y la última versión del Cargo-IMP ayudarán a aumentar la calidad

Algunos cambios al FWB han sido realizados en 2012:

1. Tamaño de los campos de nombres (ej: shipper) y direccciones extendido de 35 to 70

2. Tamaño del mensaje de Cargo-IMP extendido de 1600 a 3500 carácteres

Migración a Cargo-XML es el siguiente paso

La mantención de Cargo-IMP se terminará a finales de 2014

Manual de Cargo-XML está disponible http://www.iata.org/whatwedo/workgroups/Pages/cxml.aspx

http://www.iata.org/whatwedo/workgroups/Pages/cxml.aspx





Como hacer que suceda?


Recomendaciones para una eficiente implementación de e-AWB Comience en su mercado local con un aeropuerto y luego

desplieguese a otras estaciones Cubra todas las rutas desde un aeropuerto de origen y no

solamente algunas rutas, se le puede hacer muy complejo Debería incluir Rutas de Varsovia donde se imprima y firme a

nombre del forwarder Aerolíneas deberían aplicar el ECC code cuando

no hay contrato de AWB de papel. Involucre a sus socios en una fase de acercameinto , pero rápidamente involucre a todos para evitar procesos dobles


Recomendaciones para un eficiente plan de implementación (1/3)

Algunos hitos han sido identificados, que deberían ser considerados por los interesados:

A. Al comienzo Asegúrese que tiene el compromiso de la alta dirección de su empresa

Asegúrese que su equipo cuenta con los recursos necesarios

Asegúrese que el equipo del proyecto ha sido entrenado en e-AWB

Asegúrese que el equipo del proyecto esta desarrollando un plan


B. Revisar & desarrollar la preparación Asegurarse que están listos legalmente ej: e-AWB agreement aprobado y

enviado Asegurarse que está listo tecnicamente:

Forwarders: envian FWB/Waybill, reciben FSU/Status Updates (FOH & RCS)

Aerolíneas/GHA: reciben FWB/Waybill, envian FSU/Status Updates (FOH & RCS), ofrecen portales web, administran el codigo ECC, emiten cargo receipt

Asegurarse que sus procesos se han rediseñado (bodega y su oficina pueden trabajar sin la AWB de papel)

Asegurarse que la calidad de sus datos han sido chequeados y mejorados (participación en MIP)



C. Comunicar, pruebas y puesta en marcha Asegúrese que su Procedimiento Operativo está definido Asegúrese de comunicar regularmente interna y externamente Asegúrese que su plan de implementación está definido para aumentar

volumen Comprometa a forwarders, terminales de carga y reguladores Asegúrese que las partes interesadas tanto internas como externas estan

entrenadas. Realice algunas pruebas y vaya en vivo en etapas Asegúrese que la aerolínea reporta los embarques de e-AWB a IATA a

través de MIP



Apoyo a la Industria

Reporte de embarques e-AWB


IATA esta haciendo seguimiento de la penetración de e-AWB en la industria CARGO-IS (CASS) y MIP son usados para monitorear e-AWB Criterio usado para calificar un embarque como e-AWB:

1. El contrato de transporte es electrónico 2. No hay AWB de papel como prueba de contrato3. AWB de papel no es transportada a destino en el avión

Los embarques e-AWB son monitoreados usando los datos enviados por las aerolíneas a MIP: Código ECC es reportado; o Reglas especiales de la aerolínea han sido reportadas a IATA como:

Todos los embarques de una aerolínea - forwarder – aeropuerto Embarques e-freight (códigos EAP & EAW) cuando incluyan e-AWB

Las rutas de Varsovia no son contabilizadas


1. Un reporte para embarques internacionales de e-AWB

Embarques internacionales solamente

Número de e-AWB y %

Ranking de participantes y países

2. Un reporte para embarques de e-AWB doméstico a solicitud

3. El e-Freight Matchmaker Web tool tiene una sección de e-AWB que muestra (aerolíneas & forwarders) quien esta haciendo e-AWB y donde (aeropuerto).

Reportes de la industria están disponibles para monitorear penetración y apoyo

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Documents/e-awb-monthly-report-r17.pdf








http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/Pages/matchmaker.aspx


Apoyo a la Industria

IATA Estándares y Herramientas


IATA Estándares y Herramientas

Herramientas Functional specifications Modelo

e-AWB agreement (RP1670) CIMP and CXML standards e-learning solution Presentations, FAQ, Glossario

Compromisos Comunicado FIATA Artículos de prensa de Aerolíneas

ej: CX, EK Resultados de encuestas Lista de países que aceptan e-AWB

y AWB en papel blanco Reportes estadísticos; reportes de

MIP, e-freight Matchmaker

Mas información www.iata.org/e-awb

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/Pages/materials.aspx

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Documents/rp1670-june2012-web.pdf



http://www.iata.org/publications/Pages/cimp.aspx


http://www.iata.org/training/courses/Pages/tcgp72.aspx

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Documents/201112-e-awb-basics.pdf

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Pages/faq.aspx

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Pages/glossary.aspx

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Documents/fiata-afi-circular-e-awb.pdf



http://www.airtransportnews.aero/article.pl?mcateg=&id=27460

http://www.emirates.com/pl/english/about/news/news_detail.aspx?article=737153

http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/eawb/Documents/e-awb-acceptance-by-customs.xls














http://www.iata.org/whatwedo/cargo/e/Pages/matchmaker.aspx

http://www.iata.org/e-awb


Próximos eventos e-AWB

e-AWB Workshop in Expo Carga Mexico 12 de junio

IATA e-Cargo Conference, Ginebra 18-20 de junio

LATAM Cargo Day, Lima 24 de octubre


Próximos Pasos


Próximos Pasos

1. Asegurese que está listo para e-AWB

2. Identifique a sus clientes que estan listos para comenzar

3. Realice pilotos de e-AWB con alguno de sus socios de negocios

4. Aumente el volumen de e-AWB para obtener grandes beneficios


Gracias!Mayor información

www.iata.org/e-AWB

Consultas a [email protected] Contacto Regional: Olivier Secache, [email protected]

e-AWB on-line training Mas de 400 actores de la industria

Ya han completado el entrenamiento en-línea en:http://www.iata.org/training/courses/pages/tcgp72.aspx

http://www.iata.org/e-AWB

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.iata.org/training/courses/pages/tcgp72.aspx